gestao de escritorios de advocacia fev 2017 aula2

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Gestão de Escritórios 
de Advocacia
Advogada, inscrita na OAB/PR sob o número 25.690, sócia fundadora da RADAR – Gestão para Advogados. Consultora
especialista em Planejamento e gestão de Serviços Jurídicos. Mais de 15 anos de experiência na gestão de escritórios de
advocacia, implantação de Controladorias Jurídicas, estruturação do Setor Técnico Jurídico e da Produção Jurídica, Qualidade
(inclusive ISO 9001) e Organização e Métodos na Advocacia. Membro da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR e
autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos (Juruá, 2014).
Contatos: (41) 99975-1951 e sa@radardagestao.com.br
Facebook: Radar – Gestão para Advogados
Ministrante
Samantha Albini
O que é ADVOGAR hoje
Segundo os gestores dos maiores e mais admirados escritórios de 
advocacia do Brasil.
POSICIONAR-SE no mercado
Fazer um PLANO DE NEGÓCIOS
Criar um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Aplicar FERRAMENTAS DE GESTÃO
Realizar a GESTÃO UNIFICADA dos processos
Investir em TECNOLOGIA e em PESSOAS
Primar pela QUALIDADE NO ATENDIMENTO
Inovar Sempre!
Sair da zona de conforto!
7 Grandes Lições
POSICIONAR-SE no mercado com estratégia
POSICIONAMENTO DE MERCADO
Identificar oportunidades
Explorar conhecimentos e experiências
Fazer uso das relações – rede de contatos
Tornar-se CONHECIDO aos poucos, naquele tema ou segmento: artigos, 
eventos, sindicatos, associações, livros
Tornar-se referência no assunto, mesmo que em uma região pequena –
expandir (se desejar).
O caminho é a especialização!
Criação de grupos de trabalho = task forces – para isso
Cursos, livros e consultoria disponíveis
Fazer um
PLANO DE NEGÓCIOS
PLANO DE NEGÓCIOS
É um documento escrito, no qual o empreendedor insere informações 
pesquisadas sobre o mercado e o serviço a ser prestado e verifica a 
viabilidade da empresa. Auxilia a alcançar os objetivos propostos. E permite 
evitar erros.
Ao final, o plano de negócio ajudará a responder a seguinte pergunta: 
“Vale a pena abrir, manter ou ampliar o negócio?”
Modelo de Plano de Negócios enviado
Cursos, livros e consultoria disponíveis
Sebrae
http://www.sebrae.com.br/momento/quero-abrir-um-negocio/vou-abrir/consulte-a-
viabilidade/plano-de-negocio/bia-1440/BIA_1440
Criar um 
PLANEJAMENTO 
ESTRATÉGICO
(47) 3026 4950
sustentare.net
É o principal documento escrito do escritório ou departamento jurídico, 
composto de missão, visão, valores e as metas de curto, médio o longo 
prazos, bem como os objetivos para alcance das metas.
Composto de:
Missão, Visão e Valores +
Metas de curto, médio e longo prazos +
Objetivos para alcançar as metas.
Modelo de Planejamento Estratégico enviado
Cursos, livros e consultoria disponíveis
Planejamento Estratégico
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Missão: é a razão de ser de um escritório. Os motivos institucionais. (Por 
que decidiu ser advogado? Por que resolveu abrir o escritório? Para atuar 
de que forma? 
Fazer que tipo de advocacia?
(a missão está ligada ao passado, contextualizando para o presente. Por 
isso, não muda – pode apenas ser renovada).
Planejamento Estratégico
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Visão: é uma meta do escritório, a ser alcançada no prazo de 3 a 5 anos. 
Precisa ser específica, desafiadora e inspirar todos os colaboradores do 
escritório a alcançá-la. 
É algo que o escritório ainda não é, ou não faz e quer se tornar ou vir a 
fazer.
Está ligada ao futuro, com base no presente.
Planejamento Estratégico
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Valores: são os princípios ou regras morais pela quais o escritório pauta 
seu trabalho. 
Em geral, derivam dos valores dos sócios fundadores.
Enunciá-los e explicá-los, a fim de torná-los mais objetivos.
Planejamento Estratégico
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Portanto: 
Missão: quem é?
Visão: o que quer alcançar (3 a 5 anos)?
Valores: como quer chegar lá-pautado em que?
Planejamento Estratégico
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Exemplos: 
Missão: Prestar serviços jurídicos diferenciados, 
pautados na transparência e sempre na busca do 
melhor resultado para o cliente.
Visão: Tornar-se referência em Direito Previdenciário
no Paraná, no prazo de 3 anos.
Valores: Ética, Comprometimento, Lealdade, Inovação, 
Obstinação.
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Definindo Estratégias: 
Fazer exercício SWOT
SWOT é uma sigla que significa, em Inglês, as iniciais de 
Strongnesses, Weaknesses, Opportunities and Threats. 
Em Português pode ser traduzida como Pontos Fortes, Pontos 
Fracos (ou frágeis), Oportunidades e Ameaças. 
Trata-se de uma matriz muito útil para avaliação do ambiente 
externo e interno, pela qual levantamos dados para conhecer 
melhor nosso negócio.
Planejamento Estratégico
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Diagnosticando a situação: 
Analisando o resutado do SWOT, pode-se fazer diagnóstico 
organizacional a fim de saber em que situação se encontra o 
escritório de advocacia ou departamento jurídico. 
Situação de sobrevivência: redução de custos, desinvestimento, 
liquidação.
Situação de manutenção: estabilidade, nicho, especialização.
Situação de desenvolvimento: inovação, internacionalização, 
associação, expansão.
Situação de crescimento: mercado, serviços, financeiro, 
estabilidade, fusão.
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Criando as metas:
Como criar uma META? Regra SMART de fixação de metas, a saber:
eSpecífica
Mensurável
Atingível
Relevante
Temporal
Planejamento Estratégico
Meta 1
Meta 2
Meta 3
MISSÃO
VISÃO
objetivos
POSICIONAMENTO → PLANO DE NEGÓCIOS → 
MISSÃO → VISÃO → VALORES → 
SWOT → ESTRATÉGIA GLOBAL → 
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO (METAS)
Planejamento 
Estratégico
Análise dos 
Resultados 
(da Produção 
Jurídica + 
Financeiros)
Gestão
Aplicar FERRAMENTAS de gestão
As ferramentas de gestão funcionam bem 
quando PERSONALIZADAS as suas 
necessidades.
Cada advogado e cada escritório precisa mais 
ou menos de algumas ferramentas. 
Há uma dosagem a ser feita.
Principais ferramentas de gestão
Planejamento e Políticas: planejar, criar políticas e regras gerais 
que se aplicam a todos, criar um calendário do escritório, implantar 
reuniões, fazer o organograma e distribuir as funções, etc.
Estrutura e Infraestrutura: rever a estrutura física do escritório, a 
localização, infraestrutura de equipamentos e TI, telefonia, móveis, 
etc. 
Execução dos Serviços: ter um sistema, desenhar os fluxos de 
trabalhos, criar procedimentos de trabalho, implantar a Controladoria 
Jurídica, estabelecer relatórios ara clientes, criar relatórios internos 
de análise de resultado, etc.
Principais ferramentas de gestão
Pessoas: melhorar a comunicação interna, criar um programa de 
desenvolvimento de pessoas, implantar treinamentos constantes, 
reter talentos, etc.
Marketing Jurídico: posicionar-se melhor no mercado, rever sua 
marca, fazer um site, fazer um folder, cartão de visitas, analisar sua 
clientela, fazer grupos de estudos, desenvolver novos produtos, etc.
Financeira e da Administração Interna: separar as contas pessoas 
física e pessoa jurídica, precificar bem os serviços, dar alçada para 
operacional financeiro, criar regras e procedimentos financeiros, 
rever forma de atendimento, etc.
Serviços: ter um software de gestão, implantar a Controladoria 
Jurídica, rever o fluxo de trabalho, eliminar retrabalho, etc.
Principais documentos/manuais de gestão
Planejamento e Políticas: Plano de Negócios, Planejamento 
Estratégico,Regulamento Interno
Execução dos Serviços: Manual Jurídico 
Pessoas: Código de Postura e Vestimenta, Manual de Gestão de 
Pessoas e Plano de Carreira
Marketing Jurídico: Plano de Marketing e Manual de Identidade 
Visual, Manual de Marketing
Financeira e da Administração Interna: Manual Financeiro e 
Manual Administrativo
Calendário Corporativo 
É o calendário do escritório
Prevê pelo menos os próximos 12 meses:
-Reuniões
-Feriados
-Emendas de feriados
-Aniversários dos colaboradores 
-Aniversário de fundação do escritório
-Aniversário de tempo de trabalho dos colaboradores no escritório
-Seminários Internos
-Confraternização de fim de ano
-Recessos
-Férias/dispensas
-etc.
Outra Ferramenta crucial é a REUNIÃO:
-É indispensável na administração de um escritório de advocacia
-Resolve diversos problemas comuns, como por exemplo a falta de 
comunicação, falta de integração entre as equipes, dificuldades de 
liderança, dificuldades de relacionamento interpessoal, dificuldades de 
relacionamento entre os departamentos, falta de clareza sobre as 
informações, falta de clareza sobre os procedimentos de trabalho, falta de 
envolvimento da equipe no trabalho, falta de comprometimento de todos 
com os resultados, etc.
-Influencia todas as áreas e toda a gestão do escritório de advocacia
Ela é CHATA?!
É improdutiva e penosa? Não leva a objetivo algum e faz com que se 
perca tempo?
Quem assim pensa, provavelmente participa ou faz reuniões, sem a 
técnica adequada.
Mas a reunião pode ser realizada de forma muito eficaz, tanto para 
quem a convoca, como para os participantes, trazendo todos os 
resultados desejados.
Existe técnica adequada para criar, realizar e manter reuniões eficazes 
no escritório ou departamento jurídico.
COMO fazer reuniões eficazes:
O segredo de uma reunião efetiva é o uso da técnica adequada, a 
saber:
a) fixar as datas das reuniões anualmente, em outubro, para o ano 
seguinte, com objeto, participantes, dia, horário e duração fixos, por 
exemplo: “Reunião dos advogados do setor tributário – toda última 
quinta-feira do mês, às 10:30 h, com duração de 1 h”;
b) duração de 1 h (ideal) ou no máximo 1,5 h (para reuniões menos 
frequentes e mais complexas). Se necessário, indicar a duração da 
discussão e decisão sobre cada tópico da pauta;
c) horário dentro do expediente comercial;
d) toda reunião deverá ter 1 condutor (para dirigir a reunião e fazer 
com que a pauta seja observada e o horário cumprido) e 1 
secretário (para construir a pauta e fazer a ata e encaminhar a todos 
os participantes – ou salvá-la em ambiente compartilhado);
e) comunicar aos envolvidos o calendário de reuniões do ano seguinte 
no final de outubro do ano anterior e orientar para que todos se 
agendem, devido à importância das mesmas;
f) se a reunião contiver uma pauta fixa, já informá-la em outubro, 
juntamente com as datas e horários;
g) no caso de pautas não fixas, os participantes deverão ter a 
oportunidade de sugerir pauta por e-mail ao secretário. Este deverá 
construir a pauta até 2 dias úteis antes da reunião e comunicar a 
todos, por e-mail, mediante o formulário de pauta e ata adequado –
modelo apresentado a seguir – para que todos saibam de antemão a 
pauta e possam se preparar e colaborar efetivamente na reunião;
h) cuidar para que a pauta seja adequada à duração da reunião;
i) no mesmo e-mail, relembrar os participantes da reunião;
j) realizar a reunião, mesmo sem a presença de todos (para 
reforçar o caráter obrigatório e de importância da reunião);
k) os líderes de equipe devem sempre dar o exemplo, agendando-
se e programando-se para comparecer às reuniões e somente 
faltar em casos de fato muito excepcionais, mediante justificativa 
prévia a toda equipe, recomendando-se que a reunião seja 
realizada mesmo sem a presença do líder (os colaboradores 
diretamente ligados à liderança devem conduzir os assuntos);
l) ao entrar na sala de reunião, todos devem deixar seus celulares e 
tablets com a recepcionista ou desligá-los, a fim de manter o foco 
na reunião. Se possível, deverá ser evitado uso da internet;
m) após a reunião, o secretário deverá encaminhar por e-mail em 
até 1 dia útil, a ata da mesma ou salvá-la em ambiente 
compartilhado;
Sugere-se o emprego de um Formulário de Pauta e Ata de Reunião, que 
deverá ser utilizado para toda e qualquer reunião realizada, ordinária ou 
extraordinariamente, organizando-se as informações. Deve ser preenchido 
no computador, tanto antes da reunião – para o envio da pauta – como 
completado depois – na ata. 
Modelo de Formulário de Pauta e Ata enviado
USE FORMULÁRIOS!
GESTÃO DO TEMPO
É fundamental pois o TEMPO é nosso fator de 
produtividade no trabalho.
Trabalhamos com SERVIÇOS, então não há como 
ganharmos escala senão por meio das ferramentas 
de gestão e da gestão do tempo.
Algumas DICAS sobre gestão do tempo:
Diariamente:
-30 minutos para informar-se: jornais, revistas, newsletters (informativos), 
sites
-reserve tempo, preferencialmente pela manhã, para foco total na produção 
intelectual ou atividades que exijam mais concentração e falta de interrupção. 
O foco total também pode se repetir à tarde.
-tenha um horário para “despachar”com a equipe – uma ou vezes por dia –
restante do tempo, sem interrupções, a não ser em casos urgentes que não 
possam esperar o próximo horário de despacho
- adote reuniões periódicas, pré agendadas no calendário corporativo –
buscar concentrar pauta. Ser eficiente e produtivo.
- e-mails e whattsapp – ler 2 a 4 vezes ao dia, não é necessário mais que 
isso. – no restante do tempo, desativar notificações automáticas, inclusive de 
redes sociais, principalmente facebook
- contatos com clientes – depende muito do tipo de clientela, claro. Mas 
preferencialmente, instituir um horário ou período.
- atendimentos – se possível, procure concentrar os atendimentos no 
escritório à tarde, de forma que mantenha a manhã dedicada ara o trabalho 
intelectual e interno. Da mesma forma, visitas que faça a clientes, também 
à tarde.
Exemplo:
8-8:30 h – informar-se
8:30-9 h – ler e responder mails, whatsapp, direcionar atividades para 
equipe
9-11 h – horário do foco total (mínimo 1,5 – ideal 2 h) – produção 
intelectual,revisões de petições, planejamento, projetos
11-11:30 h – retornos de ligações de clientes (nova checagem de e-mail, 
whatsapp, etc, somente se necessário – caso contrário melhor deixar para 
após o almoço)
11:30-12 h – despachar com equipe
12-13:30 h – ALMOÇO
13:30-14 h – checagem de e-mails, whatsapps, etc.
14-16 h – atendimentos (ou horário do foco total 2)
16-16:30h – retornos a clientes
16:30-17 h- despacho com equipe
17 h-17:30 h – organizar dia seguinte
Você tem 
INOVADO?
SAIA DA ZONA DE CONFORTO!
Tarefa de Casa
Fazer até a próxima aula
-Exercício SWOT