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Módulo Noções de Documentação2 Brasília - 2017 Introdução ao Sistema de Gestão Assentamento Funcional Digital - SGAFD © Enap, 2016 Enap - Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Comunicação e Pesquisa SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178 Fundação Escola Nacional de Administração Pública Presidente Francisco Gaetani Diretor de Educação Continuada Paulo Marques Coordenadora-Geral de Educação a Distância Natália Teles da Mota Teixeira Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap. SUMÁRIO 1 Conceitos fundamentais ..............................................................................5 1.1 Conceitos importantes no processo de gestão de documentos ..................... 6 2 Recepção de documentos ............................................................................7 3 Preparação de documentos .........................................................................8 3.1 Higienização .................................................................................................. 8 3.2 Recuperação .................................................................................................. 9 4 Digitalização de documentos .......................................................................9 4.1 Captura de imagens .................................................................................... 10 4.2 Aplicação de OCR ......................................................................................... 11 4.3 Conhecendo equipamento de digitalização (Scanner) .................................12 5 Validade jurídica do documento digital ...................................................... 12 5.1 Assinando documentos com certificado digital ...........................................13 6 Registro de documentos ............................................................................ 14 7 Registro de índices adicionais .................................................................... 14 7.1 Classificação .................................................................................................. 5 8 Resumo ..................................................................................................... 15 Referências Bibliográficas ............................................................................. 16 5 1 Conceitos fundamentais Você já ouviu falar em gestão de documentos? Sabe do que se trata? Então vamos entender um pouco melhor sobre gestão de documentação. Módulo Noções de Documentação2 6 De acordo com a art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Nesse contexto, o Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD, alinhado às diretrizes do Arquivo Nacional, busca, em um processo de tratamento documental, promover o acesso às informações integrantes das pastas funcionais dos servidores e empregados do poder executivo federal, utilizando técnicas especializadas em documentos. A realidade de muitas instituições públicas impõe o tratamento da massa documental acumulada, de forma que, conforme determina a Lei 12.527/2011, seja possível franquear o acesso aos assentamentos funcionais, de maneira restrita aos agentes públicos legalmente autorizados que trabalhem nos recursos humanos dos órgãos ou entidades, e aos servidores, cuja pasta lhe pertençam, para que possam pesquisar a informação de que necessitar. Nesse sentido, o SGAFD trabalha dentro dos parâmetros determinados pela Legislação Arquivística Brasileira, que possui diversos instrumentos determinantes de deveres e práticas que devem ser seguidas pelos órgãos públicos. 1.1 Conceitos importantes no processo de gestão de documentos • Acesso - Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização. • Documento - Unidade de registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado. • Suporte - Material no qual são registradas as informações. • Formato - É a forma como se apresenta o documento determinado de acordo com as características física e técnica dos registros, tais como livros, fichas, cadernos, processos. • Digitalização - Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um scanner. • Preservação - Prevenção de deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico adequado. 7 • Armazenamento - Guarda de documentos em depósito apropriados. • Prazo de guarda - Definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção. • Classificação de documentos - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. • Tabela de Temporalidade e Destinação - Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. • Acondicionamento - Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. • Princípio do Respeito à Ordem Original - Os documentos devem ser mantidos na origem ou arranjo original instituída pela entidade produtora. Esta ordem deve ser mantida ou reconstruída. • Preparação - Processo de trabalho constituído das atividades de higienização e recuperação de documentos. • Digitalização - É o processo pelo qual são capturadas as imagens dos documentos. • OCR (Optical Character Recognition) - É uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos. • PDF - É um formato de arquivo usado para exibir e compartilhar documentos de maneira compatível, independentemente de software, hardware ou sistema operacional. Criado pela Adobe, o PDF agora é um padrão aberto mantido pela International Organization for Standardization (ISO). PDFs podem conter links e botões, campos de formulário, áudio, vídeo e lógica de negócios. Eles também podem ser assinados eletronicamente e são facilmente exibidos com o software gratuito Acrobat Reader DC. • PDF/A - É um formato de ficheiro de arquivamento a longo prazo para documentos eletrônicos. • Registro de Metadados - É o processo pelo qual são registradas no SGAFD as informações de cada documento de acordo com as exigências do sistema. • Assinatura digital - É o processo pelo qual os documentos digitalizados são assinados eletronicamente por meio do certificado digital, assegurando-se a integridade e a autenticidade destes. • Documento Funcional - São documentos gerados ou produzidos em decorrência da vida funcional do servidor público. A inclusão de documentos no Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD será de forma direta e indireta a partir de documentos originais ou cópias. 2 Recepção de documentos A inclusão de documentos no Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD será de forma direta e indireta a partir de documentos originais ou cópias. O documento poderá ser recebido diretamente do servidor quando apresentado à Unidade de Recursos Humanos para atualização de seu Assentamento Funcional, ou por intermédio de processos e procedimentos que, ao fim de seu trâmite, produzemdocumentos elencados como passíveis de arquivamento no SGAFD. 8 A recepção de documentos poderá ocorrer em cópias ou originais, sendo ambas válidas para fins de arquivamento no SGAFD, mantendo-se a preferência da digitalização em documento original quando houver as duas situações simultaneamente. 3 Preparação de documentos Previamente ao procedimento de digitalização, o operador do SGAFD deverá realizar os procedimentos de higienização e recuperação dos documentos de forma a garantir o máximo de fidelidade entre o representante digital a ser gerado e o documento original no processo de captura das imagens. 3.1 Higienização • Desdobrar e planificar os documentos; • Retirar clipes, grampos e outros prendedores; • Remover poeira, fitas adesivas e outras sujidades superficiais prejudiciais à clareza da captura das informações durante a atividade de digitalização. • Se estiverem empilhados fora de estantes, devem ser separados com folhas de papelão entre cada nível da pilha, no máximo em quatro níveis, de forma a não danificar as caixas nem os documentos nelas acondicionados. 9 A armazenagem consiste na guarda dos documentos em mobiliário ou equipamentos em áreas que lhes são destinadas, preferencialmente, a quinze centímetros (15 cm) acima do chão. O acondicionamento refere-se às embalagens (invólucros) destinadas a proteger os documentos contra danos físicos e a facilitar seu manuseio. A limpeza consiste na retirada de objetos metálicos (clipes, grampos, etc.), barbantes, poeira e outros resíduos prejudiciais à conservação dos documentos. Após o processo de captura das imagens, os documentos devem retornar à composição original quando integrantes de conjunto documental, tais como processos e cadernos. 3.2 Recuperação A Recuperação consiste na reparação de pequenos danos encontrados nos documentos, tais como rasgos e furos que, se não reparados, podem comprometer a digitalização. Documentos que não tenham condições de digitalização deverão receber tratamento específico de restauração. É importante ressaltar que não se pode confundir a restauração com a recuperação. A restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. 4 Digitalização de documentos No âmbito do AFD, a Digitalização é entendida como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original, que deve ser preservado. A digitalização, portanto, é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental. No caso das pastas funcionais que apresentam seus documentos em suporte papel e que passarão pelo processo de digitalização, serão gerados representantes digitais (DIGITAL SURROGATES), definidos como a representação em formato digital de um documento originalmente não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato digital. 10 Representante digital - (Digital Surrogate) - Nos termos dessa Recomendação, é a representação, em formato de arquivo digital, de um documento originalmente não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato de arquivo digital (born digital). FONTE: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes - 2010. http://docfilm.com.br/wp-content/ uploads/2014/11/recomendaes_para_digitalizao.pdf 4.1 Captura de imagens Durante o processo de digitalização, especificamente na etapa de captura de imagens, exige-se que o trabalho realizado garanta o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original. Para isso, devem-se levar em consideração as características físicas do documento, atentando-se para que seja evitada qualquer ação que possa significar riscos ao documento original, desde as condições de manuseio, a definição dos equipamentos de captura, o estado de conservação até o valor intrínseco do documento original. Papéis fotossensíveis - aqueles comumente utilizados em fax e também encontrados em pastas funcionais. Devem ser analisados antes do processo de captura, pois, em muitos casos, devido à ação do tempo, a informação não estará nítida. Nessa situação, será considerado o estado de conservação. Os documentos digitalizados, mesmo sendo cópias, devem estar inseridos no Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD, obedecendo aos mesmos princípios para documentos em suporte tradicional - o papel. Considerando o alto nível de exigência quanto à qualidade do trabalho realizado, sugere- se que seja utilizado o modelo de verificação da qualidade do representante digital abaixo especificado, conforme previsto na Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Verificação de Qualidade Digital por comparação com o documento original no âmbito do SGAFD a. A imagem tem o tamanho/resolução pretendido? b. O Formato Digital da imagem está correto? c. A imagem está correta no modo de cor (tons de cinza)? d. Recorte correto (contorno)? e. Sem rotação? f. Sem inversão (rotação 270º)? g. Sem inclinação? 11 h. Perda de nitidez/ excesso de nitidez? i. Sem alto contraste / sem alta luminosidade? Vale registrar que os itens de verificação são parametrizáveis no software da maioria dos scanners, eliminando, dessa forma, grande parte do trabalho. Os arquivos das imagens a serem geradas para o AFD serão no formato Portable Document Format - PDF/A, pesquisável, em tons de cinza, com resolução mínima de 300 dpi, escala 1x1, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR) e compactação sem perdas. A captura das imagens será realizada com o auxílio de scanners que atendam a produção diária de documentos de cada unidade de recursos humanos integrantes do SIPEC e as especificações técnicas do MP, disponíveis em: https://www.servidor.gov. br/gestao-de-pessoas/assentamento-funcional-digital/orientacoes-tecnicas. No processo de captura (digitalização), o operador deverá: • Ajustar o ângulo para melhoria de imagem; • Solidificar e eliminar fundo e ruídos; • Melhorar ou eliminar linhas verticais e horizontais para, por exemplo, ser utilizado reconhecimento em formulários que possuem separadores de campos; • Ajustar a orientação (rotação) do documento, como giro na imagem; • Remover páginas em branco. Para evitar comprometimento da integridade do documento pela atividade de digitalização, o operador deverá utilizar o recurso da mesa digitalizadora e não do alimentador automático do scanner, pois este pode triturar documentos com estrutura física sensível. Como resumo das normas de digitalização, especificamos que os documentos que possuem informações referentes a despachos e anotações no verso das páginas devem ser digitalizados em frente e verso, formando um único arquivo PDF/A de várias páginas, e as páginas em branco, dos versos que não possuem informações, deverão ser eliminadas durante o processo. 4.2 Aplicação de OCR O recurso OCR (Optical Character Recognition), em português Reconhecimento Óptico de Caracteres, é uma tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como papéis escaneados, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital em dados pesquisáveis e editáveis. É de suma importância a utilização desse recurso no processo de digitalização, de forma que seja possível otimizar o processo de busca de informações com o uso da ferramenta disponível SGAFD, que permite, por exemplo, localizar textos contidos em documentos digitalizados pertencentes ao AFD. 12 4.3 Conhecendo equipamento de digitalização (Scanner) Apresentamos a seguir detalhamento das característicasdo equipamento scanner oriundo do pregão 04/2014 realizado especificamente para os trabalhos do AFD. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Bandeja de entrada Guias Laterais Liberação de espaço Tampa do Scanner Saliência Barra de bloqueio Bandeja de saída Botão Liga/Desliga Botões de rolagem Botão iniciar Indicador luminoso Painel de controle Alavanca de liberação 5 Validade jurídica do documento digital Uma atividade comumente realizada pelas Unidades de Recursos Humanos é a conferência das cópias de documentos com seu respectivo original, conferindo atestado de autenticidade às cópias físicas: estamos falando do tradicional carimbo “Confere com o original”. Transpondo essa ação, o “carimbo digital” será dado ao documento digitalizado após conferência do seu correspondente em papel, conforme previsto na Portaria nº 04 SEGRT/MP de 2016, §2º do artigo 2º. Tal procedimento respalda-se nas disposições do artigo 3º da Lei nº 12.682 de 09 de julho de 2012 , que estabelece como condição para a manutenção da integridade, autenticidade e confidencialidade dos documentos digitalizados o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 13 Segundo informações do sítio eletrônico do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, autoridade Certificadora raiz da ICP-Brasil, além de personificar o cidadão na rede mundial de computadores, o certificado digital da ICP-Brasil garante, por força da legislação atual, validade jurídica aos atos praticados com o seu uso. Sendo assim, a Certificação Digital é uma ferramenta que permite que aplicações como comércio eletrônico, assinatura de contratos, operações bancárias, iniciativas de governo eletrônico, entre várias outras, sejam realizadas. São transações feitas de forma virtual, ou seja, sem a presença física do interessado, mas que demandam identificação clara da pessoa que a está realizando pela Internet. Tecnicamente, o certificado é um documento eletrônico que por meio de procedimentos lógicos e matemáticos assegura a integridade das informações e a autoria das transações. Este documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, seguindo regras emitidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil e auditada pelo ITI, associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. 5.1 Assinando documentos com certificado digital Sendo assim, com a assinatura digital pode-se afirmar que um documento não foi modificado e realmente procede da pessoa que diz ter enviado tal documento. Trabalhar na internet se tornou algo recorrente e necessário e por isso é importante zelar pela segurança e confiabilidade dos documentos que são encaminhados ou recebidos. A ideia de poder autenticar de forma inegável um documento digital surgiu nos anos 70. No ano de 1976, Whitfield Diffie e Martin Hellman publicaram um trabalho que viria a ser o início das várias inovações no campo da criptografia. Umas das principais mudanças decorrentes desse trabalho foi a criação da chave pública, usada no processo de assinatura digital. 14 Os certificados contêm os dados de seu titular, como nome, número do registro civil, assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, entre outros, conforme especificado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora. Na prática, o certificado digital equivale a uma carteira de identidade virtual, permitindo a identificação de uma pessoa no meio digital/eletrônico. Ao enviar uma mensagem ou fazer alguma transação pela rede mundial de computadores usando um certificado digital, confere-se validade legal ao documento e identificação inequívoca. Essa tecnologia confere validade jurídica ao documento assinado digitalmente de forma equivalente ao papel assinado de próprio punho. Verifique a demonstração do sistema no conteúdo disponibilizado no Ambiente Virtual de Aprendizagem - AVA. 6 Registro de documentos O registro de documentos consiste na inclusão, no Sistema Eletrônico de Informação do Assentamento Funcional Digital - SEI-AFD, dos metadados administrativos referentes a cada documento, informações essas que serão utilizadas pela ferramenta de busca. 7 Registro de índices adicionais Índice Adicional - É o índice de documentos não previstos na Portaria nº 04 SEGRT/MP de 2016, havendo necessidade de inclusão de novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados para o AFD, os órgãos e entidades do SIPEC deverão solicitar a inclusão desses ao DGSIS, mediante a apresentação de justificativa, conforme §1º do artigo 6º da portaria acima. 15 7.1 Classificação No âmbito do Sistema Eletrônico de Informação do Assentamento Funcional Digital - SEI-AFD, a Classificação contempla a identificação do tipo de assunto. Como um roteiro, a classificação de documentos tem as seguintes tarefas sugeridas: • Identificação do tipo de documento; • Leitura do documento, identificação do assunto principal de acordo com seu conteúdo; • Localização do tipo e do(s) assunto(s) do documento na Tabela de Documentos Funcionais integrante do SGAFD; • A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. • Todo o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. É a classificação que define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. • Dessa forma, a Classificação no âmbito do AFD consiste na identificação do assunto, de acordo com a Tabela de Documentos Funcionais integrante do SGAFD, que deverá ser rigorosamente observada. • Vale registrar que a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, apresenta a codificação para classificação de documentos de arquivo, instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades, e que, no âmbito do AFD, o código do CONARQ a ser utilizado é sempre o 20.5, ou seja, o sistema realiza essa classificação automaticamente, não sendo necessário o operador realizar esta classificação apenas a classificação por assunto já tratada acima. 8 Resumo Chegamos ao final do módulo 2! Nesse módulo você aprendeu sobre Noções de Documentação, conceitos de documentação do AFD, entre outros assuntos importantes quanto aos procedimentos relativos aos serviços de preparação e de digitalização dos documentos funcionais. 16 Referências Bibliográficas BRASIL. Lei 8.159/1991, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 8 de janeiro de 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm. Acesso em: 29 mar. 2016. ____. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 18 de novembro de 2011. Disponível em: http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm . Acesso em: 29 mar. 2016. ____. Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Institui a Infraestruturade Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 24 de agosto de 2001. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm. Acesso em: 29 mar. 2016. ____. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria Normativa nº 4, de 10 de março de 2016. Cria o Assentamento Funcional Digital-AFD. Brasília, DF. 2016. Disponível em: http://www.conarq.gov.br/legislacao/portarias-federais/463-portaria-normativa-n-4,-de-10- de-marco-de-2016.html . Acesso em: 29 mar. 2016. ____. Lei nº 12.682 de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm . Acesso em: 29 mar. 2016. PRIBERAM. Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. 2016. Disponível em: www.priberam. pt/dlpo/online Acesso em: 29 mar. 2016. CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Disponível em: http://www.conarq.gov.br/legislacao/resolucoes-do- conarq/273-resolu%C3%A7%C3%A3o-n%C2%BA-31,-de-28-de-abril-de-2010.html. Acesso em: 29 mar. 2016. ____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: http://sistema.utfpr.edu.br/audit/ audit_arquivos/legis/Res14.htm. Acesso em: 29 mar. 2016. https://pt.wikipedia.org/wiki/Log_de_dados - 20/03/2017 1 Conceitos fundamentais 1.1 Conceitos importantes no processo de gestão de documentos 2 Recepção de documentos 3 Preparação de documentos 3.1 Higienização 3.2 Recuperação 4 Digitalização de documentos 4.1 Captura de imagens 4.2 Aplicação de OCR 4.3 Conhecendo equipamento de digitalização (Scanner) 5 Validade jurídica do documento digital 5.1 Assinando documentos com certificado digital 6 Registro de documentos 7 Registro de índices adicionais 7.1 Classificação 8 Resumo Referências Bibliográficas
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