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CLIQUEAQUIPARA VIRARAPÁGINACompetências Profissionais Autoria: Milton Rodrigues Gonçalves Tema 07 A Importância das Funções da Administração para Alcance dos Objetivos Organizacionais seç ões Tema 07 A Importância das Funções da Administração para Alcance dos Objetivos Organizacionais Como citar este material: GONÇALVES , Milton Rodrigues. Competências Profissionais: A Importância das Funções da Administração para Alcance dos Objetivos Organizacionais. Valinhos: Anhanguera Educacional, 2014. SeçõesSeções Tema 07 A Importância das Funções da Administração para Alcance dos Objetivos Organizacionais 5 CONTEÚDOSEHABILIDADES Conteúdo Nessa aula você estudará: • A importância das quatro funções da administração – planejamento, organização, direção e controle. • As vantagens e os benefícios do planejamento. • Elementos do processo de organização. • A importância dos elementos liderança e motivação na direção. • Os níveis organizacionais da função da administração controle. Introdução ao Estudo da Disciplina Caro(a) aluno(a). Este Caderno de Atividades foi elaborado com base em diversas bibliografias adotadas durante todo o seu curso, que poderão ser identificadas no final de cada leitura obrigatória. Você poderá observar que os temas abordam as disciplinas que você já viu no decorrer de seu curso, demonstrando a interdisciplinaridade entre as mesmas para a construção do profissional que estará atuando no mercado de trabalho. Roteiro de Estudo: Milton Rodrigues Gonçalves Competências Profissionais 6 CONTEÚDOSEHABILIDADES A Importância das Funções da Administração para Alcance dos Objetivos Organizacionais As funções da administração são atividades que devem ser desempenhadas em todo processo administrativo nas empresas e por cada uma de suas unidades organizacionais (OLIVEIRA, 2009). Das quatro funções da administração – planejamento, organização, direção e controle – a primeira, o planejamento, segundo Sobral e Peci (2013), se torna a função mais central ao processo de administração, já que as outras se originam desta. Afinal, quando não há uma definição clara das metas e dos objetivos da organização, torna-se complicado organizar os recursos, dirigir as pessoas e controlar os resultados. Cabe ressaltar que o planejamento permite definir os objetivos da organização e colabora com a concepção de planos que integram e coordenam suas atividades. Portanto, define o que deve ser feito (objetivos) e como deve ser feito (planos). Habilidades Ao final, você deverá ser capaz de responder as seguintes questões: • Qual o objetivo do planejamento? • Quais as vantagens do processo de planejamento? • Quais elementos são importantes no processo de organização? • Qual a finalidade da função direção? • Quais instrumentos podem ser utilizados no processo de controle? LEITURAOBRIGATÓRIA 7 LEITURAOBRIGATÓRIA Os planos são guias que indicam o que há a ser feito, especificando como os recursos devem ser alocados e quais atividades devem ser realizadas de maneira que se alcancem os objetivos. Já os objetivos são resultados ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar, por meio da alocação de esforços e recursos em determinada ação. Sobral e Peci (2013) resumem os principais tipos de plano organizacional, além do planejamento por nível organizacional (Figuras 7.1 e 7.2): Figura 7.1: Tipos de Plano Fonte: Sobral e Peci, 2013, p. 199. 8 Figura 7.2: Planejamento por nível organizacional Fonte: Sobral e Peci, 2013, p. 198. O processo de planejamento permite que os administradores se afastem da rotina operacional e se concentrem no futuro da organização. Os autores Sobral e Peci (2013) destacam a seguir as vantagens e os benefícios do planejamento: • Proporciona senso de direção – permite o direcionamento dos esforços para um objetivo comum. • Focaliza esforços – promove a integração e a coordenação das atividades dos membros organizacionais. • Maximiza a eficiência – estabelece prioridades, evitando os desperdícios e as redundâncias. • Reduz o impacto do ambiente – obriga os administradores a interpretar as mudanças ambientais, tomando as medidas necessárias para enfrentá-las. • Define parâmetros de controle – proporciona critérios de avaliação do desempenho organizacional. LEITURAOBRIGATÓRIA 9 • Atua como fonte de motivação e comprometimento – facilita a identificação das pessoas com a organização. • Potencializa o autoconhecimento organizacional – durante o processo de planejamento, a organização busca conhecer o ambiente externo, suas ameaças e oportunidades, analisando ao mesmo tempo seu ambiente interno. • Fornece consistência à ação gerencial – fornece fundamento lógico para a tomada de decisão. • O planejamento tem um impacto positivo na rentabilidade da organização (maiores lucros e melhor retorno sobre os ativos). Sobral e Peci (2013) alertam que, mais do que o resultado da função planejamento, o que importa é o grau de integração e motivação que ele desencadeia nos membros organizacionais, bem como a aprendizagem organizacional que seu processo possibilita. Outra função da administração é a organização, responsável não só pela distribuição de tarefas e recursos pelos membros e unidades da empresa, mas também pelo estabelecimento dos mecanismos de comunicação e coordenação entre eles (SOBRAL; PECI, 2013). O objetivo final dessa função é a criação de condições para que os objetivos estratégicos possam ser alcançados (como fazer). Sendo assim, a função organização envolve o processo de diferenciação e integração, que devem estar inter-relacionados, conforme demonstra a figura 7.3 a seguir: Figura 7.3: O processo de organização Fonte: Sobral e Peci, 2013, p. 252. LEITURAOBRIGATÓRIA 10 Em um processo de organização, o resultado final é a estrutura organizacional, que se refere ao modo como as atividades de uma empresa são ordenadas para possibilitar o alcance dos objetivos, especificando os papéis, as relações e os procedimentos organizacionais. Dessa forma, os administradores de topo definem o desenho estrutural da organização como um todo; os gerentes de nível tático estruturam e organizam os departamentos pelos quais são responsáveis; e os administradores operacionais definem o desenho dos cargos e tarefas de cada atividade organizacional (SOBRAL; PECI, 2013). Sobral e Peci (2013) apresentam alguns elementos importantes no processo de organização, que devem ser considerados pelos gestores, como: • A definição do grau desejável de especialização do trabalho que permita ganhos de eficiência. • A definição da cadeia de comando, que distribui a autoridade e a responsabilidade pelos membros organizacionais. • O número de subordinados sob a responsabilidade de cada gestor. • A definição dos critérios de departamentalização para agrupar tarefas. • Definição do grau desejável de centralização do processo de tomada de decisão. • Definição do grau desejável de formalização das funções e tarefas organizacionais. Uma vez estabelecidos os objetivos da organização, bem como as estratégias e as estruturas necessárias para alcance desses objetivos, destaca-se a importância da função da administração direção, que articula, integra e direciona esforços dos membros organizacionais em prol dos objetivos organizacionais, alinhando pessoas a estratégias e estruturas (SOBRAL; PECI, 2013). No exercício da função direção, Sobral e Peci (2013) afirmam que os gestores devem entender a dinâmica das pessoas, em grupo ou individualmente, já que os indivíduos e os grupos manifestam padrões diferentes de comportamento no âmbito organizacional. Os autores ainda enfatizam a motivação e a liderança como dimensões importantes da função direção, pois,enquanto a motivação busca compreender fatores internos e externos ao indivíduo que o estimulem ou o limitem a trabalhar de forma a alcançar os objetivos organizacionais, a liderança trata das habilidades do gestor que o fazem influenciar os colaboradores para levá-los a uma mudança de comportamento, em direção aos objetivos organizacionais (SOBRAL; PECI, 2013). Ao compreender como os indivíduos são motivados, os líderes podem exercer o estilo de liderança mais adequado ao perfil de seus colaboradores. LEITURAOBRIGATÓRIA 11 Finalmente, apresentamos o último vínculo funcional do processo de administração – a função controle, que se refere às decisões tomadas para detectar possíveis desvios no caminho da organização com intuito de alcançar seus objetivos e de corrigi-los em tempo hábil. Através do controle é possível monitorar as atividades, comparando o desempenho real com o planejado, e corrigir qualquer desvio significativo (SOBRAL; PECI, 2013). O controle garante que o ciclo administrativo se complete. Além disso, também ajuda os gestores a monitorar as mudanças ambientais que afetam a organização em seu percurso e a sugerir mudanças que permitam alcançar os resultados desejados. Dessa forma, o controle é a forma que as organizações encontraram para lidar com a incerteza e a dinâmica naturais do contexto em que estão inseridas (SOBRAL; PECI, 2013). A função controle da administração pode ser aplicada em diferentes níveis organizacionais. O controle estratégico, por exemplo, monitora o desempenho de toda a organização, acompanhando inclusive tendências do ambiente externo, utilizando indicadores como rentabilidade, produtividade, competitividade, inovação, satisfação dos clientes, trabalhadores, acionistas, imagem etc. Já o controle tático refere-se ao uso de mecanismos de controle especializados em subsistemas da organização, como divisões ou áreas funcionais: marketing, finanças, produção, entre outras. Por último, o controle operacional se baseia em mecanismos de controles ainda mais específicos, focalizando as atividades operacionais, na maioria de produção ou de acompanhamento, como volume de devoluções e reclamações de clientes, tempo de realização de um pedido, taxa de rejeição de produtos nos testes de qualidade etc. (SOBRAL; PECI, 2013). Observe os tipos de controle, analisando a figura 7.4 a seguir: Figura 7.4: Tipos de controle Fonte: Peci e Sobral, 2013, p. 364. LEITURAOBRIGATÓRIA 12 De acordo com Peci e Sobral (2013), o processo de controle envolve o estabelecimento dos parâmetros de desempenho; a medição do desempenho real; a comparação do desempenho observado com os parâmetros preestabelecidos e a implementação de medidas corretivas, ajustando o desempenho ou os parâmetros. Os administradores utilizam diferentes instrumentos e métodos para controlar o desempenho organizacional, como controles financeiros, sistemas de informação gerencial, auditoria, benchmarking, balanced scorecard, entre outros. Por fim, vale ressaltar que, como gestor, você precisa compreender que o planejamento deve definir os melhores objetivos; a estrutura organizacional precisa ser criada a fim de contribuir para o alcance dos resultados; os colaboradores devem ser motivados e bem liderados; e as atividades executadas devem ser monitoradas para que se atinjam resultados que contribuam com o sucesso da organização. LINKSIMPORTANTES Quer saber mais sobre o assunto? Então: Sites Acesse o artigo “Sistemas de informação gerencial”, de Carlos César. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/sistema-de-informacao- gerencial/71260/>. Acesso em: 3 fev. 2014. O artigo trata dos conceitos e aborda a importância do sistema de informação gerencial. Leia a entrevista com o autor Peter Senge, que esclarece que todos podem ser líderes no seu espaço de trabalho. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/entrevistas/administracao-e-negocios/todos- podem-ser-lideres-no-seu-espaco-de-trabalho-afirma-peter-senge/119/>. Acesso em: 3 fev. 2014. LEITURAOBRIGATÓRIA 13 LINKSIMPORTANTES Vídeos Importantes: “Como proteger seu tempo”. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/tv/adm-ninja/como-proteger-o-seu- tempo/68/>. Acesso em: 3 fev. 2014. O vídeo aborda a importância da gestão do tempo – fator determinante no sucesso dos administradores no desempenho de suas funções. Instruções: Chegou a hora de você exercitar seu aprendizado por meio das resoluções das questões deste Caderno de Atividades. Essas atividades auxiliarão você no preparo para a avaliação desta disciplina. Leia cuidadosamente os enunciados e atente-se para o que está sendo pedido e para o modo de resolução de cada questão. Lembre-se: você pode consultar o Livro-Texto e fazer outras pesquisas relacionadas ao tema. AGORAÉASUAVEZ Questão 1: Analise os seguintes itens: I. Definição dos critérios de departamen- talização para agrupar tarefas. II. Definição da cadeia de comando. III. Definição do grau desejável de formaliza- ção das funções e tarefas organizacionais. IV. Definição do grau desejável de centralização. Os quatro itens anteriores são elementos identificados na seguinte função da admi- nistração: 14 a) Planejamento. b) Direção. c) Controle. d) Organização. e) Nenhuma das alternativas. Questão 2: Assinale a alternativa que preenche corre- tamente as lacunas: “Em um processo de _________________, o resultado final é a ___________________, que se refere ao modo como as atividades de uma empresa são ordenadas para pos- sibilitar o alcance dos objetivos”. a) Organização; estrutura; especializada. b) Organização; tática; organizacional. c) Direção; estrutura; organizacional. d) Planejamento; estrutura; organizacional. e) Organização; estrutura; organizacional. Questão 3: Você observou que o planejamento não só permite definir os objetivos da organização, mas também colabora com a concepção de planos que integram e coordenam suas ati- vidades. Apresente as principais vantagens e benefícios do planejamento. Questão 4: Assinale a alternativa que não corresponde ao processo de controle: a) Medição do desempenho real. b) Implementação de medidas corretivas ajustando o desempenho. c) Análise dos fatores imperativos globais. d) Estabelecimento dos parâmetros de desempenho. e) Comparação do desempenho observa- do com os parâmetros preestabelecidos. Questão 5: Qual o objetivo final da função da adminis- tração caracterizada como organização? Questão 6: Analise os seguintes itens: I. Os objetivos são resultados ou estados futuros que a empresa pretende alcançar. II. Os planos são guias que indicam o que deve ser feito. III. O processo de planejamento permite que os gestores se concentrem no fu- turo da organização. IV. O planejamento pode impactar positi- vamente na rentabilidade do negócio. AGORAÉASUAVEZ 15 São verdadeiras, apenas, as afirmativas: a) Estão corretos somente os itens I, II, III. b) Estão corretos somente os itens I, II, IV. c) Estão corretos somente os itens I e IV. d) Todos os itens estão corretos. e) Todos os itens estão incorretos. Questão 7: Para exercer melhor suas funções de di- reção, quais aspectos os gestores devem compreender claramente? Questão 8: A função controle é considerada o último vínculo funcional do processo de adminis- tração. Explique no que consiste essa fun- ção de administração. Questão 9: “A função da administração denominada direção articula, integra e direciona esfor- ços dos membros organizacionais em prol dos objetivos financeiros, dos acionistas e mercado externo, alinhando pessoas a es- tratégias e estruturas.” A afirmação anterior está: ( ) Certa () Errada Questão 10: Quais ações você, enquanto gestor, pode adotar para motivar a si mesmo e sua equipe? Para responder esta questão, realize a lei- tura e a análise do artigo “Como motivar eficazmente você e sua equipe”. Disponível em: <http://www.rh.com.br/Portal/Motiva- cao/Artigo/8930/como-motivar-eficazmen- te-voce-e-sua-equipe.html>. Acesso em: 3 fev. 2014. AGORAÉASUAVEZ 16 Neste tema você estudou que, na qualidade de gestor, é necessário compreender que o planejamento deve definir os melhores objetivos; que a estrutura organizacional precisa ser criada a fim de contribuir para o alcance dos resultados; que os colaboradores devem ser motivados e bem liderados; e que as atividades executadas devem ser monitoradas para o alcance de resultados que contribuam com o sucesso da organização. Caro aluno, agora que o conteúdo dessa aula foi concluído, não se esqueça de acessar sua ATPS e verificar a etapa que deverá ser realizada. Bons estudos! OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução à administração (Edição compacta). São Paulo: Atlas, 2009. SOBRAL, Felipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São Paulo: Pearson, 2013. REFERÊNCIAS FINALIZANDO 17 Balanced scorecard1: indicadores balanceados de desempenho, que apresentam uma metodologia de medição e gestão de desempenho que considera as perspectivas financeiras, os clientes, os processos internos, o aprendizado e o conhecimento. Benchmarking: busca das melhores práticas que conduzem a um desempenho superior. Sistemas de informação2: sistema automatizado ou manual que abrange pessoas, máquinas e métodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informação para o usuário ou o cliente. Ele manipula dados e gera informação, usando ou não recursos de tecnologia da informação. 1 Wikipédia: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard>. 2 Wikipédia: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informa%C3%A7%C3%A3o>. Questão 1 Resposta: Alternativa D. Questão 2 Resposta: Alternativa E. GLOSSÁRIO GABARITO 18 Questão 3 Resposta: Proporciona senso de direção; focaliza esforços; maximiza a eficiência; reduz o impacto do ambiente; define parâmetros de controle; atua como fonte de motivação e comprometimento; potencializa o autoconhecimento organizacional; fornece consistência à ação gerencial. Questão 4 Resposta: Alternativa C. Questão 5 Resposta: O objetivo final desta função é a criação de condições para que os objetivos estratégicos possam ser alcançados (como fazer). Questão 6 Resposta: Alternativa D. Questão 7 Resposta: Os gestores devem entender a dinâmica das pessoas, em grupo ou individual- mente, já que os indivíduos e os grupos manifestam padrões diferentes de comportamento no âmbito organizacional. Questão 8 Resposta: Refere-se às decisões tomadas para detectar possíveis desvios no caminho da organização rumo ao alcance de seus objetivos e de corrigi-los em tempo hábil. Questão 9 Resposta: Errada. O correto é que a função da administração denominada direção articula, integra e direciona esforços dos membros organizacionais em prol dos objetivos organizacionais, alinhando pessoas a estratégias e estruturas. Questão 10 Resposta: Estabeleça metas de vida; promova sua autoestima e a confiança; estabeleça harmonia no relacionamento da equipe; reforce a autoestima dos colaboradores; estabeleça metas ambiciosas, mas exequíveis; mantenha abertos os canais de comunicação; faça do treinamento uma prioridade; elogie e reconheça; incentive e recompense os riscos (previamente calculados); mantenha um ambiente físico e psicológico agradável; dê o exemplo etc. GABARITO
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