Resumo Aula 02 Admnistração de Compras e Suprimentos

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Resumo Aula 02 Admnistração de Compras e Suprimentos
Principais Variáveis de Compras
A qualidade da compra de um produto define-se através da comparação de suas características com os desejos do consumidor ou com as normas e especificações de fabricação. Um produto pode ter alta qualidade para o consumidor e qualidade apenas regular para os departamentos técnicos que o fabricam. O problema central do controle de qualidade é manter determinado nível de qualidade para um produto de acordo com a política da empresa, ou seja, de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos. O nível de qualidade a ser alcançado e/ou mantido depende de uma série de fatores internos e externos a empresa.  
A relação Preço X Custo representa a busca de um ponto no qual a aplicação de um insumo/serviço em uma atividade vai impactar de forma positiva a margem desse produto/serviço. O tempo da compra é o prazo de entrega após o pedido da compra ser efetivado. As condições de compra focam, dentre diversas variáveis que compõem as condições de compra, a negociação e o julgamento das propostas.
Principais variáveis de compras
Embora todos saibam comprar em função do cotidiano de nossas vidas, é imprescindível a conceituação da atividade no âmbito das empresas, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais conforme os fatores abaixo:
Na qualidade certa
Na quantidade certa
No prazo Estabelecido
Na relação preço-custo
Nas condições contratuais estabelecidas
Estes fatores, se mal planejados, acarretam, além de custos financeiros indesejáveis, eventualmente lucros cessantes.
A compra na qualidade certa
A qualidade de um produto define-se através da comparação de suas características com os desejos do consumidor ou com as normas e especificações de fabricação. Um produto pode ter alta qualidade para o consumidor e qualidade apenas regular para os departamentos técnicos que o fabricam.
O problema central do controle de qualidade é manter determinado nível de qualidade para um produto de acordo com a política da empresa, ou seja, de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos. O nível de qualidade a ser alcançado e/ou mantido depende de uma série de fatores.
Na fabricação de um produto, leva-se em conta dois fatores básicos:
Aspecto interno: As condições materiais, instalações, matéria-prima, pessoal e custos para atingir ou manter determinado nível de qualidade. A medida de confiabilidade de um produto aceito, como de boa qualidade em relação às especificações do projeto e do processo, é a qualidade de fabricação.
Aspecto externo: Quais são os desejos dos consumidores? Existem condições governamentais quanto à qualidade do produto fabricado? Ocorrem exigências para determinado tipo de mercado consumidor?
Os padrões de qualidade podem enfocar variados aspectos. Para manter esses padrões de qualidade, é necessário controlá-los, ou seja, é preciso a existência do controle de qualidade que deve estar sob a orientação de um grupo de indivíduos especializados com funções de estabelecer normas e especificações que determinarão:
Os níveis ou padrões de qualidade a serem seguidos.
Inspeção e registro de dados.
Técnicas estatísticas de controle de qualidade.
Métodos de reparo de produtos ou peças defeituosas.
Manutenção de equipamentos e ferramentas de inspeção.
Prevenção das condições que prejudicam a qualidade.
Quanto mais altos os níveis de qualidade fixados, mais rígido será o controle, mais difícil a produção e o universo de fornecedores de matéria-prima disponíveis. Em vista disso, os padrões de qualidade devem ser práticos e apresentar tolerância, ou seja, limites de qualidade dentro dos quais determinado produto pode ser fabricado e aceito pelo consumidor.
As tolerâncias podem ser:
Quantitativas:
Dimensões;
Pesos;
Composições químicas;
Processo de fabricação; 
Especificações de materiais utilizados; 
Tratamentos térmicos.
Qualitativas
Cor;
Cheiro;
Sabor;
Aspecto.
A definição da qualidade pode ser muito simples ou complexa, porém o importante é que seja criteriosamente estabelecida. As definições dos padrões de qualidade devem ser precedidas de uma descrição sumária, em termos técnicos adequados e usuais, que serão apresentadas ao fornecedor.
Marca do produto;
Especificações;
Desenhos;
Influência do mercado;
Amostra;
Combinação de dois ou mais aspectos acima.
Existem situações para materiais comuns, como ferramentas, e materiais de uso e consumo geral em que uma simples indicação do tipo e das dimensões ou até mesmo da referência do fabricante é suficiente.
Um dos principais objetivos e finalidades da função Compras é a aquisição na qualidade correta, que significa melhor qualidade para determinado uso.
O objetivo real de Compras é conseguir a qualidade adequada ao mais baixo preço possível. Existem determinadas utilizações para as quais os tipos mais inferiores e baratos de materiais são suficientemente adequados. Nessas situações, a qualidade mais inferior é a qualidade correta.
Existem também ocasiões em que a melhor qualidade disponível no mercado é suficiente. Se é esse o padrão que a empresa precisa, preço algum será alto demais. Toda compra de materiais com qualidade muito específica reduz substancialmente a área de escolha por eliminação de tudo aquilo que não se enquadra dentro dos padrões solicitados.
A compra na quantidade certa
A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante
Até pouco tempo atrás, eventualmente, a quantidade a ser adquirida era aumentada, objetivando obter escala para melhorar o preço. Entretanto, outros fatores, como custo de armazenagem e capital investido em estoques, fizeram com que maiores cuidados fossem tomados na determinação da quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida.
Para isso, foram deduzidas fórmulas matemáticas, objetivando facilitar a determinação da quantidade a ser adquirida. 
Entretanto, qualquer que seja a fórmula ou método a ser adotado, não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações dessas quantidades como consequência de situações peculiares do mercado naquele momento.
Preço-custo
"Em muitos casos, não é o custo que determina o preço de venda, mas o inverso. O preço de venda necessário determina qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em redução de custo de compra, que é uma parte de despesa de operação de uma indústria, é 100% lucro. Os lucros das compras são líquidos". (Henry Ford).
Apesar de óbvio, muitas empresas ainda não perceberam o que o potencial de compras feitas tem no lucro.
É importante para um comprador fazer uso da análise preço-custo e ter conhecimento básico de sistemas de custos, ou seja, conhecer como é montada a estrutura do preço de venda do produto para o comprador.
Preço: é o valor que o fornecedor exige ao vender seu produto.
Custo: é quanto o fornecedor gasta para fabricar esse mesmo produto. O preço do produto do fornecedor é o custo do produto para o comprador.
Pode-se afirmar que custo pode significar a soma de esforços que são aplicados para se produzir alguma coisa. Como o termo custo é bastante vago, passou-se a usá-lo também em expressões mais específicas: custo de reposição, custo estimado, custo variável etc.
Em geral, na indústria, existem três grupos principais de custos:
Custo de fabricação;
Custo de pesquisa e desenvolvimento;
Custo das vendas.
Os mecanismos de apuração de custos podem ser:
Há duas categorias de custo:
Custos fixos, que não variam com a quantidade produzida;
Custos variáveis, que variam com a quantidade produzida.
Para melhorar os preços ou as condições de compra, emprega-se o controle de preços, visando ao estabelecimento de técnicas de gerenciamento que permitem manter um adequado equilíbrio sobre o preço de produtos comprados, principalmente quando se trata das compras mais representativas em termos de volume de dinheiro.
As condições que influem na composição do preço de um produto para o comprador são:
a) qualidade; 
b) quantidade; 
c) atendimento; 
d) utilidade;e) entrega; 
f) capacidade competitiva; 
g) integridade do fornecedor; 
h) termos de aceitação do pedido; 
i) política da empresa.
O preço-custo é que vai servir de orientação ao comprador quando de uma compra. No julgamento da compra, duas situações são as possíveis:
Preço muito mais alto do que o preço de referência do comprador: nessas circunstâncias, eventualmente, o comprador poderá chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justificativa do preço. Nesse caso, o fornecedor ou está querendo ter um lucro excessivo ou possui sistemas onerosos de fabricação ou um mau sistema de apropriação de custos.
Preço muito mais baixo que o preço de referência: o menor preço não significa, hoje em dia, o melhor negócio. Se o preço do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 
• O fornecedor melhorou sua técnica de fabricação e conseguiu diminuir seus custos; 
• O fornecedor não soube calcular os seus custos. Nessas circunstâncias, dois problemas podem ocorrer: ou ele não descobre os seus erros e fatalmente entrará em dificuldades financeiras com a possibilidade interrupção de fornecimento ou ele descobre o erro e então solicita um reajuste de preço que poderá ser eventualmente maior que o preço da segunda proposta na concorrência original.
Portanto, se o preço for muito mais baixo que o preço estimado, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Caso o preço seja inexequível, o comprador deve desclassificar a proposta do fornecedor.
Deve-se sempre partir do princípio de que todo fornecimento deve dar lucro para o fornecedor, evidentemente um lucro comedido, pois não interessa para o comprador que qualquer fornecedor tenha prejuízo.
O tempo como variável-chave
O desenvolvimento industrial atual e o aumento cada vez maior do número de empresas de produção em série tornou o prazo de entrega do produto um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência.
As flutuações de preços do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem com que o comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o produto para a empresa.
Condições de compra
As seguintes condições que influenciam na realização de uma compra são: prazo, frete, embalagem, condições de pagamento e descontos e negociação.
Prazo
Prever as necessidades de uma empresa consiste em calcular o que virá a ser necessário durante determinado período, quer seja para assegurar o funcionamento da linha de produção quer seja para o funcionamento de toda a empresa. No caso das empresas que trabalham por programação, esses prazos são gerados por um programa de produção, sendo este resultante de uma previsão de vendas.
Sendo o planejamento das necessidades uma consequência da política de vendas da empresa, ele deverá ser uma função de seção específica do planejamento e controle da produção que, após todas as verificações e análises, terão definidas as quantidades a comprar e a que prazos esses materiais deverão estar disponíveis dentro da empresa.
Mesmo não sendo de responsabilidade da Seção de Compras a definição dos prazos necessários, para que os materiais estejam à disposição da linha de produção, é sua atribuição se esforçar o máximo para consegui-lo. Nos casos em que a Seção de Compras verifica a impossibilidade no cumprimento dos prazos, seja por atraso da entrega ou por não conseguir fornecedor que o atenda, o departamento do usuário deverá ser informado imediatamente para que sejam tomadas medidas alternativas.
Frete
Atualmente, o frete já está representando urna parcela bastante significativa no preço do produto e merece ser analisado separadamente.
As condições mais frequentes são para preços "FOB' ou "CIF", ou seja, respectivamente, o transporte do fornecedor até a fábrica não está incluso ou então está incluso no preço da entrega.
É importante avaliar a diferença existente entre as duas situações a fim de fechar a melhor negociação. Dentro da análise de frete, caso o preço seja FOB, é importante verificar a modalidade de transporte e saber se existem alternativas mais econômicas.
Embalagens
Outro fator preponderante no preço do produto é o tipo de embalagem. Deve-se sempre lembrar e verificar se não existe um preço elevado por causa da contribuição do fator embalagem.
A embalagem com que o Setor de Compras deve preocupar-se é a embalagem de transporte que deve dar proteção ao produto sem excessos ou sofisticação.
A embalagem de transporte pode ser dividida em duas categorias:
As embalagens retornáveis (os cestos metálicos caixas e engradados de madeira reforçados, contentores de metal ou plásticos), quando planejadas adequadamente, têm longa vida de uso. Geralmente, levam a marca do fornecedor e, no caso do não retorno ou de avaria, o valor da embalagem é debitado ao comprador.
As embalagens não retornáveis geralmente são construídas de madeira, papelão ondulado, plástico ondulado, sacos multifoliados de papel, tambores de fibra etc. Normalmente, essas embalagens já estão inclusas no preço do produto e qualquer modificação desejada será acrescentada no preço final de venda.
Condições de pagamento ou desconto
Um dos objetivos de uma boa compra é conseguir as melhores condições de pagamento. Atualmente, existe uma tendência de padronização que dificulta a ação do comprador, exigindo maior habilidade na tentativa de obter os melhores prazos de pagamento. É bom lembrar que este fator é realmente de bastante valia para a empresa.
Condições de compra
As seguintes condições que influenciam na realização de uma compra são: prazo, frete, embalagem, condições de pagamento e descontos e negociação.
Descontos
Os descontos de pagamentos à vista já estão integrados em qualquer negociação. O que se precisa levar em consideração é o diferencial em percentual do preço à vista e do preço faturado a prazo. Podem ocorrer situações em que existem vantagens substanciais para o pagamento à vista e, do mesmo modo, as vantagens podem ser para o pagamento parcelado.
Os descontos para quantidades são aqueles em que são conseguidos em função da quantidade envolvida na compra. Esse tipo de desconto normalmente é de difícil análise, porque está envolvido o dimensionamento do estoque da empresa. Se o comprador aceitar um desconto em função de um aumento das quantidades adquiridas, pode correr o risco de tornar os estoques da empresa demasiadamente elevados. Nessa situação, o setor solicitante deve ser consultado para fechamento ou não do negócio.
Negociação
Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra perde, embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo. Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando, podemos então afirmar que houve uma boa negociação. Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador.
Objeto negociado: Um fator muito importante é o objeto negociado, pois é de importância fundamental que o bom negociador domine as características do bem e do contrato em negociação.
Conhecimento: Fundamental também é ter conhecimento interpessoal dos negociadores, ou seja, identificar qual estilo de cada um, suas forças e fraquezas, suas necessidades e motivações.
Confiança: É claro que a negociação pode ser bem facilitada se houver confiança no relacionamento entre os negociadores.
É claro que a negociação pode ser bem facilitada se houver confiança no relacionamento entre os negociadores. 
Algumas atitudes que devem ser evitadas:
O negociador não deve jamais ser impessoal, selecionar comportamentos "dentro do figurino” apenas porque são corretos, enfatizar relações profissionais (empresa X cliente, patrão X empregado), tratar o outro como cliente, empregado ou colega ou como pessoa que necessita de ajuda, concentrar-se em abstrações, generalidades ou princípios, concentrar-se em julgamentos morais e avaliação, concentrar-se nas limitações da outra pessoa, preocupar-se com publicações e prêmios, empregar terminologias de medo, risco, precaução e conservação,concentrar-se em palavras, semântica e modo de falar.
As características gerais de um bom negociador são:
Ver a negociação como um processo contínuo no qual nenhum item é imutável, mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato.
Ter mente aberta
Estar em alerta para as necessidades do negócio da mesma forma em não se descuidar das necessidades de seu oponente.
Ser flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos.
Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado.
Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente.
Ser competitivo, porque isso pode contribuir para estimular as duas partes a serem mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados.
Ser cooperativo, porque a cooperação possibilita clima propício para a solução de problemas em harmonia.
Compreender que a manipulação de pessoa é incompatível com as metas de harmonia resultante da cooperação e competição.
Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições significativas para alcançar as metas da organização.
Ops! Alternativa incorreta lembre-se que a principal finalidade de estabelecer os requisitos de qualidade do produto, a ser adquirido na Solicitação de Compras, é comprar na qualidade adequada ao preço mais baixo possível.
Que pena, resposta incorreta! Lembre-se que,  durante as negociações, o comprador deve buscar sempre preservar a relação comercial.