ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

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GESTÃO DE PROCESSOS
Prof. Alexandre Magno
Tema da Apresentação
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Tema da Apresentação
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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO
 DO TRABALHO
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Prof. Alexandre Magno
Tema da Apresentação
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Estudo e Análise do Trabalho
 Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa
 Análise do Processamento do Trabalho - racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho
 Análise das Operações e Postos de Trabalho - otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho
Tema da Apresentação
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Insatisfação de unidades que mantêm alguma relação informal com a unidade gerente
Demora na transmissão de dados
Divulgação de dados incorretos
Existências de filas
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Indicadores de Problemas
Tema da Apresentação
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Objetivos
 Diagnosticar eventuais tempos de ócio
 Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização
 Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas
 Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas
Tema da Apresentação
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Quadro de distribuição do trabalho (QDT) é um instrumento utilizado para analisar as diversas atividades atribuídas a cada uma das unidades existentes em uma empresa.
Função: Corresponde a uma agregação de atividades análogas, interdependentes, que encadeiam num único campo especializado de trabalho
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Conceitos
Tema da Apresentação
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Atividade: Compreende um agrupamento de tarefas complementares.
Tarefa:è o meio pelo qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade, compreendendo uma rotina (passo a passo)
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Conceitos
Tema da Apresentação
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Estudo e Análise do Trabalho
Exemplo:
Função
Conferência de assinatura e de saldo, Debitar valor na conta etc.
Tarefas
Pagamento de cheques, Recebimento de depósitos etc.
Atividades
Controle de Contas Correntes, Cobrança de Títulos etc.
Tarefas seqüenciais (Ex.: coletar dados e tabular dados)
Tarefas paralelas (Ex.: coletar dados capital e coletar dados interior)
Função
Tema da Apresentação
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Levantar as atividades que o colaborador está envolvido
Descrever as tarefas executas
Identificar quanto as tarefas
Se diárias, regulares ou esporádicas
Tempo gasto para sua execução
Consolidação da lista diária em semanal
Elaboração da lista de atividades do setor
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Etapas da QDT
Tema da Apresentação
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Montagem do Quadro de Distribuição do Trabalho – QDT
Analise do QDT com base em quatro blocos:
Tempo,
Capacidade profissional 
Equilíbrio no volume de trabalho
Possibilidade de mudanças
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Etapas da QDT
Tema da Apresentação
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Etapas QDT
1. Registro das Tarefas Individuais
	a) preliminar
Tema da Apresentação
Plan1
		Nome: João da Silva
		Órgão: Setor de Compras
		Cargo: Comprador				Tempo Base: Dia
		TAREFAS		OPERAÇÕES		TEMPO		QUANTID
		1. Consultar Cadastro de Fornecedores		. Verifico se o cadastro do está atualizado		00:05h		2
				. Se não estiver, telefono para que este o atualize		00:15h		2
				. Verifico a data do último fornecimento		00:02h		2
				. Etc.
		2. Emitir Pedido de Cotação		. Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço		00:20h		2
				. Remeto essa relação para digitação		00:02h		2
				. Confiro digitação		00:30h		2
				. Etc.
		3. ...		....		...
Plan2
		
Plan3
		
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1. Registro das Tarefas Individuais
	b) definitiva
Etapas QDT
Tema da Apresentação
Plan1
		Nome: João da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
		Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Carlos Ribeiro														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Henrique Campos
						Data: 19/04/2010
Plan2
		
Plan3
		
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2. Agrupamento das Tarefas em Atividades
Etapas QDT
Tema da Apresentação
Plan1
		Nome: José Antonio da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
		Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Carlos Ribeiro														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Henrique Campos
						Data: 19/04/2002
		
		
		Nº		ATIVIDADES		TAREFAS
		1.		Fazer Cotação de Preços		Consultar cadastro de fornecedores
						Emitir pedido de cotação
						Digitar pedido de cotação
						Executar tomada de preço
						Verificar o pedido de cotação
		2.		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		Elaborar mapa comparativo de cotação
						Digitar mapa comparativo de cotação
						Julgar propostas
		3.		...		...
Plan2
		
Plan3
		
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3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT
Etapas QDT
Tema da Apresentação
Plan1
		Nome: José Antonio da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
		Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Carlos Ribeiro														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Henrique Campos
						Data: 19/04/2002
		
		
		Nº		ATIVIDADES		TAREFAS
		1.		Fazer Cotação de Preços		Consultar cadastro de fornecedores
						Emitir pedido de cotação
						Digitar pedido de cotação
						Executar tomada de preço
						Verificar o pedido de cotação
		2.		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		Elaborar mapa comparativo de cotação
						Digitar mapa comparativo de cotação
						Julgar propostas
		3.		...		...
Plan2
		ATIVIDADES						Sérgio				José Antonio				Vilma
								Chefe				Comprador				Secretária
		Nº		Denominação		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana
		1		Fazer Cotação de Preços		32h		Verificar o pedido de cotação (C)		5h		Consultar cadastro de fornecedores (G)		2h		Digitar pedido de cotação (A)		10h
												Emitir pedido de cotação (G)		5h
												Executar tomada de preço (G)		10h
		2		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		19h		Julgar Propostas (G)		4h		Elaborar mapa comparativo de cotação (E)		5h		Digitar mapa comparativo de cotação (A)		10h
		...		...		...		...		...		...		...		...		...
		TOTAL				147h				43h				37h				37h
		Características Operativas				Tempo Semana
		A		Digitação		37h
		B		Prest. Inform.		21h
		C		Verificação		11h
		D		Compr. Emerg		5h
		E		Elab. mapas		30h
		F		Atendim telef		10h
		G		Outros		33h
Plan3
		
Plan1
		Nome: José Antonio da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Carlos Ribeiro														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Henrique Campos
						Data: 19/04/2002
		
		
		Nº		ATIVIDADES		TAREFAS
		1.		Fazer Cotação de Preços		Consultar cadastro de fornecedores
						Emitir pedido de cotação
						Digitar pedido de cotação
						Executar tomada de preço
						Verificar o pedido de cotação
		2.		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		Elaborar mapa comparativo de cotação
						Digitar mapa comparativo de cotação
						Julgar propostas
		3.		...		...
Plan2
		ATIVIDADES						Sérgio				José Antonio				Vilma
								Chefe				Comprador				Secretária
		Nº		Denominação		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana
		1		Fazer Cotação de Preços		32h		Verificar o pedido de cotação (C)		5h		Consultar cadastro de fornecedores (G)		2h		Digitar pedido de cotação (A)		10h
												Emitir pedido de cotação (G)		5h
												Executar tomada de preço (G)		10h
		2		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		19h		Julgar Propostas (G)		4h		Elaborar mapa comparativo de cotação (E)		5h		Digitar mapa comparativo de cotação (A)		10h
		...		...		...		...		...		...		...		...		...
		TOTAL				147h				43h				37h				37h
		
		
		
		
		
		
		
																				Características Operativas				Tempo Semana		Características Operativas				Tempo Semana		Características Operativas				Tempo Semana
																				A		Digitação		37h		C		Verificação		11h		E		Elab. mapas		30h
																				B		Prest. Inform.		21h		D		Compr. Emerg		5h		F		Atendim telef		10h
																																G		Outros		33h
Plan3
		
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Tema da Apresentação
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Fator Tempo
Está relacionado com o tempo que cada tarefa caba consumindo em sua execução. 
Deve existir uma relação direta entre a quantidade de tempo consumido na tarefa e a sua importância declarada na área.
Tema da Apresentação
*
Quais as atividades que absorvem mais tempo?
2. Quais as atividades que deveriam absorvem mais tempo?
3. As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução?
4. Existe esforço mal empregado?
Fator Tempo
Tema da Apresentação
*
Fator Capacidade Profissional
Está relacionado com a perfeita adequação da mão de obra empregada nas tarefas e atividades em análise, contando com tal o cargo ocupado, as tarefas desempenhadas, o treinamento oferecido, o salário atribuído. 
Tema da Apresentação
*
1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente?
2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos superiores?
3. Há indícios de necessidade de treinamento?
4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e equipamentos?
5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu cargo?
6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si?
7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas?
Fator Capacidade Profissional
Tema da Apresentação
*
1. O trabalho está distribuído de forma adequada?
2. Há acúmulo de trabalho? Urgente?
3. Existe tarefa dispersa por vários executantes sem necessidade?
4. Qual o regime de execução dos trabalhos (sazonal, etc.)? Por que?
Fator Capacidade Profissional
Tema da Apresentação
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O desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja de elaboração, de produção ou de manutenção.
 Este salário pago se converte num total de horas que o funcionário coloca a disposição da empresa. E são estas horas que estão alocadas no QDT. 
 
Fator Custo
Tema da Apresentação
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1. O Trabalho está superespecializado?
2. Há duplicidade de trabalho?
3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado?
4. Podem-se simplificar os formulários?
5. O layout permite um fluxo racional do trabalho?
6. Todas as tarefas são realmente necessárias?
Tema da Apresentação
*
Tema da Apresentação
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ANÁLISE E DESENHO
 DE FORMULÁRIOS
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Prof. Alexandre Magno
Tema da Apresentação
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Continua dificuldade na compreensão e preenchimento
Formação de filas
Permanência de problemas após a racionalização do trabalho
Demora na utilização
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Indicadores
Tema da Apresentação
*
Facilitar o fluxo de informações na empresa
Uniformizar procedimentos
Centralizar controles, evitando dispersões
Promover a criação e desenvolvimento de formulários
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Objetivos
Tema da Apresentação
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Fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários
Harmonizar o uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento
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Objetivos
Tema da Apresentação
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Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação
Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações
Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação
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Estratégias de Implantação
Tema da Apresentação
*
Criação de novos formulários
Teste de novos formulários
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Estratégias de Implantação
Tema da Apresentação
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Escalonamento das informações por prioridade de consulta
Ordenamento das informações segundo sua origem
Dimensionamento dos campos a serem preenchidos
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Técnicas Periféricas
Tema da Apresentação
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Atender ao contraste de cores
Cálculo de consumo e estabelecimento do estoque mínimo e máximo
Determinação do tempo de duração e freqüência de manuseio do formulário
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Técnicas Periféricas
Tema da Apresentação
*
Em formulário de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastante a utilização do logotipo
As instruções devem ser reduzidas
Redação deve ser clara e objetiva
Atentar para as terminologias técnicas
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Recomendações
Tema da Apresentação
*
Em formulário de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastante a utilização do logotipo
As instruções devem ser reduzidas
Redação deve ser clara e objetiva
Atentar para as terminologias técnicas
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Recomendações
Tema da Apresentação
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Usar campos (boxes) definidos para respostas
Evitar linha pontilhada ou tracejada para respostas
Prever sempre o uso de equipamentos eletrônicos
Usar cores adequadamente
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Recomendações
Tema da Apresentação
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Considerar o custo final da confecção de formulários
Participação do usuário na elaboração do formulário
Arquivamento do formulário
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Recomendações
Tema da Apresentação
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Neste slide vc fala dos indicadores de problemas de distribuição 
Cita exemplos de como a distribuição mal feita na empresa causa atritos na organização
Fale do caso de um funcionário estar usando a internet para brincar enquanto o outro está sobrecarregado de atribuições
Inicie um discussão sobre como o problema da distribuição do trabalho afeta a vida das empresas familiares onde os parentes não trabalham(ficam enrolando) e os outros funcionários ficam trabalhando. Qual seria a sua atitude perante esta situação ?
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È importante que vc reproduza o slide do modelo de QDT (slide 7)
Peça para eles localizarem a função no QDT que eles tem. Nele não existe a função mas o cargo ai vc explica que a função é a mesma em toda empresa mas os cargos tem variações em cada empresa. Exemplo um caixa em um supermercado não é o mesmo caixa de um banco.
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Dê exemplos sobre Atividades e tarefas. Sugestões:
Atividade: comprar
Tarefas: 
fazer a cotação
Ligar para o fornecedor
Emitir o Pedido de Compra etc
Seguindo esta linha dê os exemplos dos processos do ERP – compra e faturamento