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APLICAÇÃO DE FERRAMENTAS DE QUALIDADE NA GESTÃO DE ESTOQUES EM UMA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS Ana Claudia Salatiel Arruda (FAP Poços) anac.salatiel@gmail.com Erlandson de Lima Ricardo (FAP Poços) erlandson.ricardo@pitagoras.com.br Luciene Vanessa Maia da Rocha Judice (FAP Poços) lucienemaia@yahoo.com.br Gustavo Henrique Judice (FAP Poços) gustavoghj@hotmail.com Diego Henrique de Almeida (FAP Poços) diegoestruturas@gmail.com O setor de distribuição de medicamentos apresenta forte concorrência e alta competitividade, a qualidade do produto ou serviço, já não são diferenciais, e sim, obrigatórios. O gerenciamento de estoque garante que os itens estejam disponíveis no tempo e quantidade necessária para a produção dos produtos. O controle de estoques deve possibilitar e definir as melhores maneiras dos itens serem entregues para os clientes. O objetivo deste estudo é identificar as problemáticas no estoque de uma distribuidora de medicamentos e propor melhorias a partir de ferramentas de qualidade simples e determinantes para a competitividade. Nesse trabalho foram utilizadas algumas ferramentas da qualidade como a adoção da Curva ABC para resolver a XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 2 divergência entre os dados do estoque real diferentes dos fornecidos pelo software WMS RX. Além da Curva ABC, foi proposta a adoção de um fluxograma padronizando a contagem dos itens de todas as seções do estoque. Foi utilizado também o Gráfico de Pareto que apresenta os problemas encontrados na empresa, informando que das 209 reclamações de clientes, 101 foram sobre lote incorreto e 57 sobre produtos vencidos, totalizando aproximadamente 65% dos problemas apontados na empresa. Palavras-chave: Qualidade, gestão, estoques XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 3 1. Introdução As ferramentas de qualidade são de suma importância para as organizações e auxiliam na sua melhoria, nesse sentido, no que se refere a um bom gerenciamento objetivando a lucratividade e agilidade, o gestor deve estar atento às metodologias que se aplicam para alcançar as metas planejadas. Dentre as ferramentas da qualidade que podem ser utilizadas desde pequenas a grandes empresas, existem o gráfico de Pareto, o diagrama de Ishikawa. Estas ferramentas podem ser utilizadas com o objetivo de manter a produção de bens e serviços de acordo com as especificações normativas internas (índices de qualidade) e externas (documentos normativos) às organizações (CUSTODIO, 2015; MARSHAL JUNIOR et al., 2012). A distribuição de produtos farmacêuticos é um ramo comercial que exige, de seus administradores, criatividade para enfrentarem a concorrência e problemas relacionados com os produtos, entre eles, datas de vencimentos de validades e avarias nas entregas aos clientes. Em relação à competitividade, abrange-se o estado de conquista de mercado, que só é economicamente viável àquelas distribuidoras de medicamentos que se mantêm com foco em aprimorar a atividade fim deste setor, que é a entrega de mercadoria aos clientes da maneira, lugar e quantidades corretas (CAMPOS, 2003), passando por uma gestão de estoques apurada e bem planejada (CONTADOR, 1998) O objetivo deste artigo é identificar as problemáticas no estoque de uma distribuidora de medicamentos situada no município de Poços de Caldas, sul do estado de Minas Gerais, e propor melhorias a partir de ferramentas de qualidade simples e determinantes para a competitividade. 2. Gerenciamento de estoques O objetivo do gerenciamento de estoque é garantir que os itens estejam disponíveis no tempo e quantidade necessária para a produção ou para os clientes. O controle de estoques deve XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 4 possibilitar e definir as melhores maneiras dos itens serem entregues para os clientes (BALLOU, 2006). Com a globalização e clientes com muitas informações (portanto, mais críticos), é conclusivo que um bom gerenciamento fará toda diferença, e arremessará a empresa para o sucesso ou insucesso, caso não seja adotado novas maneiras de encarar os negócios da empresa. Por meio de uma boa administração de estoque é possível a otimização de movimentações dos produtos e da utilização dos barracões e das prateleiras, atendimento mais eficiente, reduzindo o índice de materiais avariados e veracidade das informações do sistema. O gestor deve estar bem atento às demandas do mercado, além de também conhecer tecnicamente os materiais com que se trabalha, assumindo assim atitude racional visando à lucratividade com estratégias e ferramentas da qualidade, principalmente àquelas simples de implantação, porém com feedback mensurável para adoção de melhorias. Para Slack, Chambers e Johnston (2002), a política de gerenciamento de estoques depende de variáveis de decisão que podem atingi-lo positivamente ou não. Para saber quanto e quando comprar é essencial o entendimento sobre os custos para se manter um estoque, resumem-se em três, e que são abordados em cada um deles as suas prerrogativas: os custos de pedidos ou aquisição, os custos de manutenção e os custos totais (CHING, 2010). Custos de aquisição ou pedido, segundo Slack, Chambers e Johnston (2002), referem-se a: escritório, pagamento de entrega e documentos, ou mesmo em certos casos para trocas. Para Ching (2010), custo de manutenção refere ao galpão para alocação dos produtos, materiais para conservação, iluminação, segurança e até mesmo obsolescência ou avarias. Por fim, o custo total é a soma destes dois acima citados. O objetivo de estudar os custos é verificar qual o ponto de pedido em conjunto aos custos relevantes, que é o mais viável economicamente, assim, uma metodologia para aumentar a lucratividade, por meio da redução dos custos. Isto é ilustrado na Figura 1, com a representação do ponto ótimo para compras. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 5 Figura 1 – Representação da quantidade pedida mais viável Fonte: Adaptado de Ching (2010) Em algumas empresas de grande porte o setor de compras tem importância significativa na redução de custos. As estratégias mais utilizadas são: solicitar redução de preços nos contratos; fazer nova licitação daqueles que negarem a redução; trabalhar com os fornecedores maneiras de abater custos, para aumentar a produtividade; estabelecer metas aos fornecedores de redução de custos e melhorias; melhorar as economiasde escala minimizando o número de fornecedores (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002). Para que haja esta conexão entre um bom gerenciamento focado na eficiência e visando a lucratividade é necessário acompanhar os passos largos da tecnologia. Ela concederá, se bem administrada, a visão do todo da empresa, bem como o controle do estoque, verificando os índices de perdas, obsolescência, avarias e produtos em falta (ARRUDA, 2015). XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 6 2.1. Ferramentas da qualidade A qualidade não é um luxo, mas é o mínimo que o cliente espera receber em uma compra, para tanto é notável que empresas dos diversos ramos necessitam projetar e oferecer produtos e serviços que atinjam ao menos o nível que o cliente espera receber por um valor pago por ele. São várias as ferramentas da qualidade que podem ser utilizadas em distribuidoras de medicamentos, e que irão expandir a produtividade e em consequência a lucratividade. Algumas delas são citadas neste artigo com o intuito de demonstrar as ferramentas simples e com eficiência garantida (JORGE et al., 2016; MIGUEL et al., 2016; SILVA et al., 2016). Gráfico de Pareto: Peinado e Graeml (2010) citam que este diagrama serve para separar os poucos problemas vitais dos muitos problemas triviais. Por meio de fatores eleitos, 20% dos problemas vitais correspondem a 80% dos triviais da empresa, ou seja, focalizando na resolução destes 20% dos problemas, serão resolvidos 80% das reclamações. Curva ABC: Segundo Ching (2010), a curva ABC ditará a prioridade de controle dos materiais em estoque. Este método é baseado na lógica de Pareto, o item será controlado de acordo com a análise da curva, logo, cada produto deve ter uma atenção diferenciada. De maneira geral, 20% dos itens constituem 80% do capital de estoque, e os outros 80% dos itens constituem somente 20% do valor do estoque. Para realizar este gráfico é necessário classificar os itens de maior valor até os com valores menores em uma lista (preferivelmente nesta ordem, mas não se abdicando da forma crescente de valores e itens), multiplica-se a quantidade com o valor unitário, soma-se os totais acumulados e classifica a porcentagem que cada um representa (WERKEMA, 2006; CONTADOR, 1998). Diagrama de Ishikawa: Werkema (2006) avalia que o Diagrama de Ishikawa proporciona ao administrador verificar as possíveis causas que possam atrapalhar o resultado esperado. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 7 Fluxograma: Segundo Slack, Chambers e Johnston (2002) o fluxograma concede uma visão geral de como ocorre o fluxo da empresa, mostrando o processo detalhado e ao mesmo tempo sucinto. FIFO: First In First Out, ou, em português, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. No caso de uma distribuidora de produtos perecíveis esta ferramenta deve ser observada e aplicada para que não venha ocorrer obsolescência por falta de organização ocasionada pela carência desse método (ARRUDA, 2015). 2.2. Normas para estoques de medicamentos O Ministério da Saúde editou um artigo em sua Biblioteca Virtual intitulado “Boas Práticas para Armazenagem de Medicamentos”, com estas indicações, as empresas que compõe a área de medicamentos como farmácias, indústrias, distribuidoras e afins consigam maior suporte para melhor gerenciar as empresas deste setor (VALERY, 1989). De acordo com este documento, o interior do almoxarifado deve facilitar a limpeza, impedindo a entrada de insetos e animais. O layout deve ser projetado proporcionar melhor movimentação e limpeza, evitando avarias nos produtos nas atividades realizadas no estoque, além disso, proporcionar a fácil visualização quanto a lotes e validades. Ventilação, iluminação e umidade são variáveis que devem ser controladas para melhor armazenamento e manutenção das propriedades dos medicamentos (VALERY, 1989). No recebimento das mercadorias analisa-se a quantidade, tipo, rotulagem e condições que se encontram os medicamentos. Os produtos com mais de um lote, devem ser estocados conforme o lote de fabricação. Os produtos que não estiverem de acordo com as condições para distribuição devem ser dispostos em quarentena e ser submetido ao setor de qualidade (VALERY, 1989). XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 8 3. Empresa estudada A Distribuidora de medicamentos estudada neste trabalho localiza-se no sul do estado de Minas Gerais, na cidade de Poços de Caldas, estrutura-se em sua matriz 850 m² e mais dois barracões, com aproximadamente 300 m² e o outro com 200 m². Os Barracões 1 e 2 são utilizados como os depósitos de medicamentos da distribuidora. A matriz, além de depósito, também contempla os setores de diretoria, vendas, separação de pedidos e faturamento. A Figura 2 apresenta o organograma da empresa estudada. Figura 2 – Organograma da Distribuidora de medicamentos Fonte: dos Autores A empresa conta com um software próprio para este segmento de mercado, gerenciando as movimentações e transportes, conciliando as vendas e todo setor que envolve a empresa, com gráficos e relatórios. Com os dados obtidos pelo software, foi possível viabilizar as tomadas de decisões para movimentação de materiais, o qual utilizava de meios para que os setores pudessem ter uma boa comunicação entre si. Os fornecedores de medicamentos negociavam com o diretor da empresa a compra e entrega dos mesmos. O recebimento do pedido era realizado conforme as datas e horários definidos no fechamento do negócio. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 9 A entrega dos produtos comprados dos fornecedores era realizada na matriz ou em um dos barracões. A responsabilidade pela conferência, recebimento, estocagem dos produtos nos barracões e atualização do sistema era de cinco funcionários. A empresa era composta por 60 vendedores externos. Após suas negociações com os clientes, os pedidos eram encaminhados diretamente para a Distribuidora utilizando palmtops. O atendimento aos clientes também era realizado por televendedores, com 15 colaboradores neste setor. A carta de pedidos obtida pelos revendedores chegava ao setor financeiro para realizar a cotação do preço. Após, a carta de pedidos era impressa, com os seguintes dados para a separação dos itens: o endereço da seção em que estava o item (barracão e prateleira), o código do produto, o nome do produto, a quantidade de itens e um código de barras identificando aquele pedido. Além destas informações a respeito do pedido, apresentavam-se as informações do cliente: código, nome da razão social, cidade e estado de localização do cliente, quantidade de volumes e a sua razão social com seu Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). Dois funcionários conferiam lotes e validades dos itens do pedido.Com a leitura dos códigos de barras, o programa acusava caso o produto estivesse com a validade vencida. Se houvesse algum problema, o operador deixava ciente o supervisor que tomava as previdências para que o pedido chegasse às condições perfeitas para o cliente, e o pedido era embalado. A finalização do pedido era realizada pelo supervisor de estoque e um ajudante. Além da leitura do código de barras do pedido, gerando para o faturamento a nota fiscal, ele também ficava responsável pelo cumprimento de horários fixados para a saída das vans e caminhões de entrega, caso houvesse anormalidades na expedição com pedidos de rotas que estavam para sair e foram passadas nos horários pré-estabelecidos, os supervisores conferiam se o problema do atraso era no estoque. O software utilizado na Distribuidora possuía a denominação de WMS RX, do fornecedor Delage. Este software é utilizado por empresas do segmento de distribuição de medicamentos XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 10 e produtos correlacionados, suas funcionalidades atendem processos para gerenciamento de lotes, rastreabilidade das atividades (localização dos pedidos e mercadorias), interfaces com o sistema empresarial, inventários por modalidades (de todos os produtos, por prioridade, por local de armazenamento, por validade), ferramenta FIFO acoplada, checkout, além do suporte aos vendedores com ligação das informações passadas por esses, por um palmtop (DELAGE: 2017). Para realização deste trabalho foram analisadas as atividades desenvolvidas na matriz e nos barracões da distribuidora de medicamentos, entre eles: foram utilizados os dados do estoque de medicamentos na matriz e nos barracões fornecidos pelo software WMS RX; os dados das reclamações dos clientes por conta das anormalidades dos pedidos foram obtidos por meio do SAC; a experiência dos funcionários da empresa (separadores, conferentes, faturistas, televendedores, vendedores, supervisores, gerentes e diretores) foi utilizada para obter dados referentes aos problemas e dificuldades encontrados por eles. As atividades desenvolvidas na empresa Distribuidora de medicamentos foram acompanhadas durante um semestre, para reconhecimento dos principais problemas que atrapalhavam o desenvolvimento das atividades. Neste período foram observados reuniões entre diretores e os funcionários, os quais relatavam as dificuldades e problemas encontrados por eles na execução de suas tarefas. Além disso, os dados de reclamações dos clientes (via SAC) por conta das anormalidades nos pedidos também foram estudados. Os relatórios gerados pelo software WMS RX, foram utilizados para saber as divergências entre os seus dados e os que eram realizadas checagens do estoque físico concomitante àquele como no sistema. Estas checagens eram realizadas pelos supervisores do estoque. O Gráfico de Pareto foi utilizado para isolar o principal problema da empresa (o qual apresenta maior porcentagem em relação aos demais). Após isto, foi proposto o Diagrama de Ishikawa para colocar as causas deste problema. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 11 4. Resultados A seguir serão apresentados os resultados obtidos por meio do estudo de caso na empresa Distribuidora de medicamentos. Os resultados (problemas encontrados na distribuidora de medicamentos e os problemas relatados pelos clientes) serão seguidos pelas discussões (propostas de melhorias para cada um dos problemas). 4.1. Problemas encontrados na distribuidora Os principais problemas encontrados na matriz e nos barracões da distribuidora de medicamentos foram: divergência dos dados do estoque real com o descrito no software; envio de lotes incorretos de medicamentos aos clientes; descarte de medicamentos com data vencida por causa da falta de controle do estoque; medicamentos estocados em locais diferentes do previsto pelo software; ausência de padronização no desempenho das atividades; ausência de treinamentos aos funcionários; atividades desenvolvidas fora do previsto no Manual de Boas Práticas para Estocagem de Medicamentos (VALERY, 1989). Sendo a divergência entre os dados do estoque real diferentes dos fornecidos pelo software, a padronização das atividades na gestão do estoque e a adoção da Curva ABC (Figura 3) foi a sugestão dada à diretoria para empresa para resolução deste problema. Além da Curva ABC, foi proposta a adoção de um fluxograma padronizando a contagem dos itens de todas as seções do estoque (Figura 4). XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 12 Figura 3 – Curva ABC para uma seção de estoque de medicamentos Fonte: dos Autores XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 13 Figura 4 – Fluxograma para contagem dos itens de estoque XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 14 XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 15 Fonte: dos Autores 4.2. Problemas relatados pelos clientes Os problemas relatados pelos clientes da Distribuidora por meio do SAC, durante o semestre de estudo, são apresentados na Tabela 1. Foram 209 reclamações de clientes pelo SAC da empresa. Com as informações da Tabela 1 foi possível realizar o Gráfico de Pareto (Figura 5), que apresenta os problemas Lote incorreto e Produtos vencidos como os principais da Distribuidora de Medicamentos (65,28% dos problemas). Para sanar o problema de lotes incorretos de produtos entregues aos clientes (principal problema apontado pelo SAC), foi proposto um Diagrama de Ishikawa destacando as possíveis causas para ocorrência deste fator de reclamação (Figura 6). Tabela 1 – Problemas relatados pelos clientes Problemas Número de ocorrências Lote incorreto 101 Produtos vencidos 57 Atraso no pedido 17 Divergências no pedido 12 Não solicitado 10 Preço incorreto 6 Falta de informação na negociação 5 Avaria nos produtos 1 Total 209 Fonte: do Autor XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017.16 Figura 5 – Gráfico de Pareto dos problemas encontrados Fonte: do Autor Figura 6 – Gráfico de Pareto dos problemas encontrados XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 17 Fonte: do Autor A proposta de melhoria para os lotes incorretos, além das devidas análises citadas, a implantação de treinamentos com foco na qualidade do serviço prestado, além do próprio operador ser motivado para fazer parte daquela seção, delegando a responsabilidade àquele separador pelo medicamento enviado daquele ponto de trabalho, aumentando assim os níveis de confiabilidade dos produtos enviados. 5. Conclusão O segmento de mercado do presente trabalho apresenta forte concorrência e alta competitividade, a qualidade do produto ou serviço, já não são diferenciais, e sim, obrigatórios. A revisão do processo de gestão gerou grande empenho por toda empresa, pois estas revisões acarretaram muitas mudanças. Neste estudo de caso, analisou-se que importantes questões de controle de estoque não são aproveitadas. A empresa adotou o software WMS RX, porém, com a falta do controle de estoque, o sistema não era abastecido corretamente, gerando informações falsas a todo o sistema. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 18 Assim sendo, relacionando o estudo de caso com a revisão de literatura abordada, notou-se que problemas evidenciados por clientes ou mesmo colaboradores da empresa, que forem sanados, geraram impactos positivos na gestão do estoque da Distribuidora. REFERÊNCIAS ARRUDA, Ana Claudia Salatiel. Estudo da gestão de estoques de uma distribuidora de medicamentos. 2015. 54 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Engenharia de Produção), Faculdade Pitágoras, Campus Poços de Caldas, Poços de Caldas, 2015. BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: logística empresarial. 5. ed. São Paulo: Artmed, 2006. CAMPOS, Vicente Falconi. TQC (Controle da Qualidade Total): no estilo japonês. Nova Lima: INDG, 2004. CHING, H. 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