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1 Introdução à Administração Aula 3 – Funções do Administrador A Organização Prof. Paulo Massillon 2 Funções da Administração � Planejamento � Especificar objetivos a serem atingidos, decidir antecipadamente as ações a serem executadas para atingir esses objetivos � Análise da situação atual � Antecipação do futuro � Determinação de objetivos � Decisão sobre os tipos de atividades a exercer � Escolha de estratégias corporativas e de negócios � Determinação dos recursos necessários 2 3 Funções da Administração � Organização � Reunir e coordenar recursos � Humanos � Financeiros � Físicos � De informação � Atrair pessoas � Especificar tarefas � Especificar responsabilidades por tarefas � Agrupar tarefas em unidades de trabalho � Ordenar e alocar recursos � Criar condições para o sucesso 4 Funções da Administração � Liderança � Estimular pessoas a serem grandes executores � Dirigir, motivar e comunicar-se com os liderados � Individualmente � Em grupo � Contato diário e próximo � Guiar e inspirar na direção dos objetivos � Equipe � Organização � Existe em equipes, departamentos, divisões e no topo de qualquer organização 3 5 Funções da Administração � Controle � Assegurar que os objetivos sejam atingidos � Compatibilizar resultados com objetivos � Efetuar ajustes corretivos � Planos abrangentes, organizações sólidas e líderes destacados não garantem o sucesso. 6 Definição � Organização � Escola clássica � organização é: � um conjunto de duas ou mais pessoas � que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, � atuando num determinado contexto ou ambiente, � com vistas a atingir um objetivo pré-determinado � através do uso eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, � liderados ou não por alguém com as funções de planejar, organizar, liderar e controlar. 4 7 Organizações � Elementos característicos � Os indivíduos ou grupos � Os objetivos � A estrutura � A tecnologia � Uma certa continuidade 8 Indivíduos � Características Individuais � Idade, formação, motivação � Tipo de participação na organização � Participação em outras organizações Dimensão Regras Formais Divisão do Trabalho Expectativas Formalizadas Comportamento dos indivíduos Existe sempre uma dimensão do comportamento humano que não é possível prever e que influencia a Organização condicionam 5 9 Objetivos � O reconhecimento de que a Organização é uma entidade social que possui objetivos específicos permite distingui-la de outros grupos sociais (como a família ou o Estado, que possuem objetivos distintos). � A organização tem de procurar que os seus objetivos sejam assumidos pelos seus participantes, contribuindo estes com os seus esforços e competências para a sua obtenção. Socialização 10 Estrutura � Estrutura (Meios usados para atingir os objetivos) � Dimensão Formal � Divisão do trabalho � Diferenciação de funções � Diferenciação de autoridade � Coordenação do trabalho � Estandardização � Supervisão direta � Contatos diretos � Dimensão informal 6 11 Tecnologia e Continuidade � Tecnologia (processo de transformação de inputs e outputs) � Inclui o equipamento mecânico, bem como os conhecimentos e competências dos participantes � Continuidade � As indivíduos, os objetivos, a estrutura e a tecnologia não mudam, pelo menos durante um certo tempo 12 Teoria Neoclássica � Características básicas � Ênfase na prática da Administração � Administração como Técnica Social � Objetivos � Próprios e sociais � Administração � Diferentes nos objetivos � Iguais na administração � Desempenho individual � Mais importante � Eficácia e eficiência 7 13 Teoria Neoclássica � Muda princípios de Fayol: � De: � Planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar � Para: � Planejamento, organização, liderança e controle 14 Teoria Neoclássica Eficiência Eficácia Ênfase nos meios Ênfase nos resultados Fazer corretamente as coisas Fazer as coisas corretas Resolver problemas Atingir objetivos Salvaguardar os recursos Otimizar a utilização dos recursos Cumprir tarefas e obrigações Obter resultados Treinar os subordinados Proporcionar habilidades aos subordinados Manter as máquinas Máquinas disponíveis Presença nos templos Prática dos valores religiosos Rezar Ganhar o céu Jogar futebol com arte Ganhar a partida 8 15 Teoria Neoclássica Vantagens da Centralização Desvantagens da Centralização As decisões são tomadas por administradores que possuem uma visão global da empresa As decisões são tomadas por administradores que estão distanciados dos fatos Tomadores de decisão situados no topo são geralmente mais bem treinados do que os que estão nos níveis mais baixos Tomadores de decisão situados no topo raramente têm contato com as pessoas e situações envolvidas As decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais globais Administradores nos níveis inferiores estão distanciados dos objetivos globais Elimina esforços duplicados e reduz custos operacionais com a descentralização As linhas de comunicação mais distanciadas provocam demoras e maior custo operacional Certas funções – como compras – promovem maior especialização e aumento de habilidades com a centralização Pelo envolvimento de muitas pessoas, cresce a possibilidade de distorções e erros pessoais no processo 16 Teoria Neoclássica Vantagens da Descentralização Desvantagens da Descentralização As decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores da ação Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre os departamentos envolvidos Tomadores de decisão são os que tem mais informações sobre a situação Maior custo pela exigência de melhor seleção e treinamento dos administradores médios Maior participação no processo decisorial promove motivação e moral elevado entre os administradores médios Riscos da subobjetivação: os administradores podem defender mais objetivos departamentais do que os empresariais Proporciona excelente treinamento para os administradores médios As políticas podem variar por departamento 9 17 Níveis de Administração Administração Estratégica Administração Tática Administração Operacional 18 Planejamento � Planejamento Estratégico � Em que atividade está a entidade ou a organização? � Características: � Longo prazo � Alta complexidade (variáveis internas e externas) � Especificidade: depende da estrutura, da cultura, do pessoal, ... � Planejamento Tático � É o planejamento feito em nível departamental. Suas principais características são: � É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual; � Envolve cada departamento, abrangendo seus recursos específicos, e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais; � É definido por cada departamento da empresa. � Planejamento Operacional � É projetado para curto prazo, para o imediato; � Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas; � É definido para cada tarefa ou atividade. � O planejamento operacional é constituído geralmente por metas, programas, procedimentos, métodos e normas. 10 19 Planejamento Planejamento Conteúdo Extensão Amplitude Estratégico Genérico Sintético Abrangente Longo prazo Macro-orientado, aborda a empresa na totalidade Tático Menos genérico e mais detalhado Médio Prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente Operacional Detalhado, específico e analítico Curto Prazo Orientado para apenas cada tarefa da operação 20Planejamento � Processo de planejamento � Identificação do que a organização pode fazer � Pode ser determinado pelo ambiente, principalmente em termos da oportunidade de mercado � Avaliação do que a organização deve fazer em termos de seus recursos e capacidades � Decidir o que a organização deveria fazer em termos de valores e das aspirações da administração � Determinar o que a organização deveria fazer em termos de suas obrigações para com os segmentos da sociedade e seus acionistas � Relacionar as oportunidades, as capacidades, os valores e as obrigações para com a sociedade, a um nível aceitável de risco, em busca da missão da organização 11 21 Organização � Vários significados � Organização como uma unidade ou entidade social � Organização como função administrativa e parte integrante do processo administrativo � Atividade básica da administração � agrupar e estruturar todos os recursos � atingir os objetivos predeterminados � elemento humano é o mais importante 22 Organização � Estrutura formal da empresa � Estrutura hierárquica, definindo os diversos níveis da organização � Órgãos componentes da estrutura; � Canais de comunicação que ligam os órgãos � Nomes dos ocupantes dos cargos 12 23 Liderança � Definido o planejamento � Estabelecida a organização � Fazer as coisas andarem e acontecerem � Acionar e dinamizar a empresa � Diretamente relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa � Se relaciona diretamente com a maneira pela qual o objetivo ou os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização 24 Liderança � Nível global ➨ abrange toda a organização � Departamental ➨ abrange cada unidade da empresa � Operacional ➨ abrange as pessoas e suas tarefas 13 25 Liderança � Princípios Gerais � Unidade de comando � Cada subordinado tem um superior a quem deve prestar contas � Delegação � Compreende designação de tarefas, de autoridade, de responsabilidade � Amplitude de controle � Há um limite quanto ao número de posições que podem ser eficientemente supervisionadas por um único indivíduo. � Principio da coordenação ou das relações funcionais � Uma ação globalizada e convergente, que harmoniza e capitaliza todos os esforços individuais em beneficio do objetivo comum. 26 Controle � Fases: � Um objetivo, um plano, um alinha de atuação, um padrão, uma norma, uma regra decisória, um critério � Um meio de medir a atividade desenvolvida � Um procedimento para comparar tal atividade com o critério fixado � Algum mecanismo que corrija a atividade em curso para que alcance os resultados desejados O que não se pode medir, não se pode gerenciar – Peter Drucker 14 27 Controle � Princípios gerais aplicados ao controle � Garantia do objetivo � O controle deve contribuir para identificação dos desvios em tempo para permitir a ação corretiva � Definição dos padrões � Facilitará a aceitação por parte de quem executará as tarefas � Principio da exceção � O administrador deve concentrar seus esforços de controle em desvios e em exceções � Ação � O controle somente se justifica quando indica providências capazes de corrigir os desvios apontados ou verificados em relação aos planos 28 Controle � Significados: � Controle como função coercitiva � negativo limitativo, coercitivo, limitador, manipulativo � Controle como sistema automático de regulação � funcionamento automático de um sistema � Controle como função administrativa � controle como parte do processo administrativo 15 FIM Aula 3 – Funções do Administrador A Organização Prof. Paulo Massillon
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