Arquivologia Aula 3

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Aula 02
Curso: Noções de Arquivologia p/ MTE - Agente Administrativo
Professor: Felipe Petrachini
Noções de Arquivologia para Agente Administrativo 
Ministério do Trabalho e Emprego 
Teoria e exercícios comentados 
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AULA 02 – 2 Gerenciamento da informação e a gestão de 
documentos. 2.1 Diagnósticos. 2.2 Arquivos correntes e 
intermediário.2.3 Protocolos. 2.4 Avaliação de 
documentos. 2.5 Arquivos permanentes. 
 
 
SUMÁRIO PÁGINA 
 
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2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos 
arquivos ...................................................................................................................... 2�
2.1 Organização dos Arquivos ..................................................................... 2�
2.1.1 Levantamento de Dados ................................................................. 2�
2.1.2. Análise dos Dados Coletados ........................................................ 4�
2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5�
2.1.4. Implantação e Acompanhamento ................................................. 11�
2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos ..................................... 12�
2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 17�
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 20�
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 27�
2.3. Arquivos Correntes e Intermediários ................................................... 30�
2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 31�
2.3.2. Atividades dos Arquivos Permanentes............................................. 58�
2.4. Plano de Classificação dos Documentos ............................................ 63�
Questões Comentadas .................................................................................. 66�
Questões Propostas ...................................................................................... 96�
 
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2. O gerenciamento da informação e a gestão de 
documentos aplicada aos arquivos 
 E aqui estamos de novo. Não falta muita coisa para se ver, mas o que falta 
vai demandar bastante da sua atenção. Então, foco!2. Gestão de documentos 
2.1 Organização dos Arquivos 
Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a 
constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do 
arquivo. 
Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o 
CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em quatro 
fases: 
- Levantamento de dados 
- Análise dos dados coletados 
- Planejamento 
- Implantação e acompanhamento 
Vamos analisar cada um dos passos. 
2.1.1 Levantamento de Dados 
Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e 
produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja, 
inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua 
cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso. 
E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar 
o arquivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os 
documentos. 
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A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a 
instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos, 
normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da 
instituição. 
Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da 
instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de 
produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas, 
instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da 
própria instituição). 
Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e 
assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos 
analisar o gênero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentos 
escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies 
documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos). 
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do 
encarregado pelo levantamento de dados: 
- Estado de conservação do acervo; 
- Arranjo e classificação dos documentos; 
- Existência de registros e protocolos 
- Controle de empréstimos de documentos; 
- Média de arquivamentos diários; 
- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de classificação pré-
existentes. 
Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com 
nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral 
e saiba de sua existência :P. 
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E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre 
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de 
escolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de 
conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e 
umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo :P. 
Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumas 
dicas úteis: 
- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários, 
onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas 
que já descrevemos); 
- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer 
tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, você 
deverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito 
provavelmente através de questionários e formulários :P (mas reze para que seja só 
o seu examinador, e não o seu futuro chefe). 
2.1.2. Análise dos Dados Coletados 
Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos 
aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir 
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. 
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que 
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental. 
O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas 
e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais 
simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo. 
Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um 
problema específico do arquivo zoneadoque ele te entregar. Fique tranquilo que, se 
você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem 
memorizar soluções padronizadas. 
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Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado 
informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos): 
- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar); 
- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); 
- Condições de armazenamento; 
- Estado de conservação dos documentos; 
- Espaço físico ocupado; 
- Volume documental; 
- Controle de empréstimos (frequência de consultas); 
- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação 
profissional); 
- Acesso à informação; 
- Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, 
iconográficos, micrográficos e informáticos); 
- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento 
adotados); 
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados). 
(Fonte: Miranda, Elvis Correia) 
2.1.3. Planejamento 
Nesta parte vocês irão conhecer todo o trabalho intelectual anterior à 
existência do arquivo. 
Um arquivo jamais conseguirá cumprir seus objetivos em qualquer fase de 
sua evolução (corrente, intermediária ou permanente) sem que antes tenha 
formulado um plano arquivístico. 
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E aqui começamos a longa saga de considerações a serem feitas no 
planejamento: 
- Posição do arquivo na estrutura da entidade; 
- Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo; 
- Coordenação do arquivo; 
- Escolha de métodos de arquivamento adequados 
- Estabelecer normas de funcionamento 
- Recursos Humanos 
- Instalações e equipamentos 
- Recursos Financeiros 
E, para variar, estes são apenas exemplos. Todo o pensar anterior à 
existência do arquivo é parte da fase de planejamento, então, mantenha a mente 
aberta. 
Vamos às considerações sobre alguns dos itens citados acima. 
Quanto à posição do arquivo na estrutura da instituição, estou falando 
aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituição o arquivo ocupa. 
Não dá para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns 
problemas que podem surgir: 
- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nível dos 
departamentos que visa atender, pode haver conflitos entre arquivo e 
departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competência de recusar documentos 
fora dos padrões (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por 
outro lado, em pé de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria 
determinar um padrão único a ser seguido pelos departamentos, vez que cada 
unidade possuiria autonomia em relação às demais para organizar-se neste quesito. 
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Pois bem, tia Marilena (a queridinha do CESPE :P) simplifica bem a questão: 
a posição recomendada é a mais alta possível, vinculando-se o arquivo ao mais alto 
setor dentro da instituição. Isto evita problemas de hierarquia. 
Outra opção é colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os órgãos, 
constituindo-se em órgão autônomo, desvinculado dos demais, e com autoridade 
sobre todos apenas naquilo que diz respeito à gestão documental. Esta foi a 
escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional. 
Passando às considerações sobre Centralização ou Descentralização dos 
serviços de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de consideração só cabe 
quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediária e permanente, 
os arquivos serão sempre centralizados, mesmo que os documentos encontrem-
se separados fisicamente. A gestão é centralizada. 
Pois bem, eu falei, falei, falei, mas não disse o que significa a centralização. 
Humildemente peço desculpas, e passo a corrigir meu erro :P. 
Entenda por Centralização a “concentração de todas as atividades de 
controle – Recebimento, Registro, Distribuição, Movimentação e Expedição de 
documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional” By 
Marilena, of course :P. 
Basicamente, todo documento que entrar na instituição, bem como todo 
aquele que por ela transita ou dela é expedido, é controlado por este grande órgão 
central. É o grande irmão dos documentos, em toda sua extensão e glória 
arquivística. 
Por que uma instituição optaria por esta forma específica de sistema. A maior 
parte das vantagens está ligada a uma palavra mágica: padronização. Tenha ela em 
mente quando ler os itens abaixo: 
- Padronização de normas e procedimentos (um plano dividido entre várias 
cabeças está destinado ao fracasso :P) 
- Delimitação de responsabilidades (não há em quem jogar a culpa quando 
somos filhos únicos) 
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- Redução de custos operacionais, economia de espaço e equipamentos (eu 
ainda moro com meus pais e tão cedo não pretendo sair :P) 
Mas nem tudo são flores no reino da centralização. Ela passa a ser 
desaconselhável quando: 
- Algumas unidades administrativas desempenham funções específicas, que 
destoam das atividades “habituais” dos outros departamentos, sendo mais 
interessante que mantivessem seus acervos próximos a seus locais de trabalho. 
- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os 
documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso constante, o 
que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informação e a respectiva tomada de 
decisão. (estamos agora em Presidente Prudente, precisando consultar um 
documento com dados a respeito de um projeto de obras a ser realizado nas 
imediações. Infelizmente, nosso arquivo central está localizado em São Paulo, e vai 
levar alguns dias para chegar aqui. Complicado, não?) 
Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralização. Mas 
com muita, muita prudência. Costuma-se dizer que uma centralização rígida é 
prejudicial à instituição, mas a descentralização excessiva é ainda mais desastrosa. 
A Descentralização mais bem cotada nesta disciplina é aquela que divide as 
atividades de controle entre as grandes áreas de atividades da Instituição. Assim, se 
uma entidade possui três departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadação, 
Julgamento ou Fiscalização de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informações de 
interesse de cada departamento, poder-se-ia sugerir a descentralização em três 
arquivos, cada qual com informações de interesse de cada Departamento. 
Mas, para variar, não para por aí. Existem dois critérios principais de 
descentralização: 
- Podemos descentralizar os arquivos, mas ainda assim, manter 
centralizadas as atividades de controle (vinculadas ao protocolo, a seremvistas 
ainda nesta aula) ou; 
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- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os próprios 
arquivos da instituição. 
Só para você não ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em 
protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuição, 
Movimentação e Expedição. Como seu professor disse, não entre em pânico, a 
gente chega lá. 
No primeiro caso (centralização de protocolo e descentralização de arquivos), 
existe um órgão central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos 
em si estão localizados junto às unidades administrativas que farão uso das 
informações neles contidas. O nome destes mini arquivos já nos é bastante claro: 
arquivos setoriais ou ainda, núcleos de arquivo (olha o curso fazendo "clanc" na 
sua cabeça :P). 
Quanto ao segundo caso (descentralização tanto do controle quanto dos 
arquivos), a ressalva é maior ainda. A doutrina recomenda a utilização deste método 
apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados 
ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente 
descentralizados). 
Aqui os arquivos setoriais também trabalharão como setores de Protocolo. 
E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no serviço 
público: critérios técnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pense 
nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o 
problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um órgão caindo aos 
pedaços, cuja solução poderia ser encontrada por um servidor recém chegado 
enquanto toma café na sua primeira hora de trabalho). 
A Coordenação é a faceta pensante do já pensante planejamento. É a 
mente por trás da mente, por trás do braço operacional. Suas atribuições estão 
ligadas a funções normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras, é 
quem escreve as regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las. 
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Agora chegamos à parte mais importante do Planejamento: a escolha do 
método de arquivamento. É tão importante que este método é visto ao final do 
curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabeça. 
Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocínio introdutório: o que um 
arquivo precisa fornecer é informação em tempo rápido. Informação está guardada 
em documento, então, é o documento quem deve ser localizado com facilidade. 
Um método de arquivamento impróprio gerará dificuldades na localização do 
documento, perda de eficiência, atraso nas decisões, isto tudo se o referido 
documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta 
arquivar documentos exclusivamente pelo método alfabético se para encontrar a 
ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas tais como “São Paulo”, 
“Servidores”, “Secretaria de Segurança”, "Secretaria do Verde”, “Sapopemba” entre 
outras? 
Se dividíssemos este arquivo por localização, assunto, além de adotar o 
método alfabético, tudo ficaria mais fácil de ser encontrado. Este é o raciocínio que 
guia esta fase do planejamento. 
Quanto à escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema é vasto 
(tão grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas 
alguns conceitos, para você não ser pego de surpresa: 
- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou médio 
prazo, ou seja, não foram feitos para durar para sempre. Por suas características, o 
uso contínuo acaba por esgotar este bem ao final de um período curto de 
tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais 
frequência. 
- Material permanente: é justamente o material que tem grande duração, não 
perdendo sua substância e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso 
corrente destes bens não o destrói. Ele tende a permanecer com as mesmas 
características da data de sua aquisição durante um longo tempo (pelo menos 
mais de dois anos). 
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E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o 
planejamento desembocará em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no 
dinheiro. 
Aqui há um trabalho de conscientização: uma instituição tem diversas 
demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer 
gestor ficará reticente em distribuir recursos para a modernização ou mesmo a 
manutenção do arquivo. Cabe, então, um belo trabalho de conscientização, 
explicando ao gestor porque é importante conseguir localizar documentos de 
maneira rápida. 
2.1.4. Implantação e Acompanhamento 
Pois bem, Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer. 
Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas 
de preservação e organização do arquivo. Além disso, também ocorrerão 
treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem 
problemas. 
Mas isso ainda não é o mais importante. A implantação de normas 
elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do 
responsável pelo projeto, o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer 
falhas ou omissões no planejamento. 
Se tudo até o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaboração 
do manual de arquivo. Este será o livro sagrado do operador do arquivo, que deverá 
abandonar sua religião anterior para aprofundar seus estudos no manual (Ó todo 
poderoso manual, não somos dignos :P). 
Manuais de arquivo não podem ser produzidos em massa. Em outras 
palavras, não há como eu traçar aqui o que um manual de arquivo deve conter para 
ser um manual de arquivo “correto”. O tio já falou que o arquivo reflete a instituição a 
que está vinculado, e assim, também suas peculiaridades. 
Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas 
gerais, que estão sempre presentes nos mesmos: 
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- Apresentação, objetivos e abrangência do manual; 
- Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e 
responsabilidades, sua interação e subordinação; 
- Organogramas e fluxogramas; 
- Conceitos Gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento, 
bem como terminologias adotadas; 
- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários, plano de 
classificação dos documentos; 
- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em 
separado). 
2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos 
A quantidade de informações com que os órgãos públicos e as empresas 
precisam trabalhar hoje em dia é cada vez maior. O colosso de informações a que 
todos estão sujeitos é impressionante. Neste contexto, tão importante quanto 
possuir a informação será a capacidade de gerenciá-la,permitindo sua rápida 
localização. 
Lembra-se do IIRGD? Não foi um exemplo apenas motivacional, aquele 
instituto transparece a importância do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a 
gestão de documentos. 
A primeira definição a ser estudada será a mais simples. A gestão de 
documentos consiste em atividades que asseguram que a informação contida nos 
arquivos (informação arquivística) seja administrada com eficácia. 
Isto é, a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a 
recuperação das informações de forma ágil e eficaz, otimizando os recursos 
humanos, físicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador do 
trabalho dentro das instituições. 
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Mas como sempre, embora a definição acima auxilie na compreensão, nosso 
bom amigo Congresso Nacional também possuí uma definição para o termo, e o 
CESPE como de praxe, a adora. :P 
Assim sendo, voltemos nossa atenção ao artigo 3º da lei 8.159 de 1991: 
“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos 
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente.” 
Bastante colorido e grifado né? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e 
em pouquíssimas palavras, define este capítulo do curso. Vamos observar em que 
você deve prestar atenção. 
Note que a gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos 
e operações técnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questão 
que tenda a limitar a gestão documental a um único procedimento está fatalmente 
incorreta. 
Mas não é só isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compõem a gestão 
de documentos: 
Produção; 
Tramitação; 
Uso; 
Avaliação; 
Arquivamento. 
Através destes itens, podemos entender as três fases básicas da gestão 
documental: Produção, Utilização e Destinação, e, mais importante nessa parte, 
saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades 
Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função 
das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos). Talvez 
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seja um pouco difícil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E já adianto: 
muita coisa :P. 
Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a: 
- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à 
administração, sem duplicidades; 
- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no 
decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidações, sob 
pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados :P) 
- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários ; 
- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento 
de pessoal (recursos humanos); 
- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de 
tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo); 
Utilização – Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de 
Tramitação e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos 
falando das atividades de: 
- protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de 
documentos; Tramitação. 
- expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando 
estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação 
- política de acesso aos documentos do arquivo; Uso 
Na fase de Utilização estão concentradas todas as atividades relacionadas 
ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a própria 
organização dos documentos, e até mesmo a sua classificação, de maneira a 
permitir a recuperação da informação. 
Destinação – A fase mais tortuosa das três, responsável pela maior parte dos 
capítulos desta aula. Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento, da 
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Lei 8.159/1991. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos 
arquivos, buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases 
corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados 
ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente. 
O assunto ficará bem mais claro quando estudarmos a Tabela de 
Temporalidade. 
Agora um bônus, meu caro aluno: devemos saber que a gestão de 
documentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Não 
falamos de gestão de documentos na fase permanente, então, bastante cuidado. 
Sim, sim, ainda não vimos com profundidade o que são as fases dos 
documentos do arquivo. 
Não se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok? 
Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gestão documental. Se uma 
questão de prova disser que a gestão de documentos aplica-se unicamente à fase 
corrente; marque “errado”! Se disser que se aplica unicamente à fase intermediária; 
“errado” neles! Repetindo, então, para você não se esquecer: a gestão documental 
aplica-se às duas fases: corrente e intermediária. 
E para você que pensava que havíamos terminado, SUPRESSA! O artigo 3º 
da Lei 8.159 é tão versátil que suas quatro linhas ainda não disseram tudo que 
havia para ser dito. 
Nós vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a 
uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece 
depois que essa finalidade acaba. 
Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua 
vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou o 
documento “morre”, ou se torna “imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a 
parte final do artigo 3º 
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Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o 
recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro você já 
vai saber). 
Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinações 
distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o 
documento, após a avaliação não será necessariamente eliminado, nem 
necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela terá somente 01 das 
duas destinações: ou uma; ou outra. 
E como não poderia deixar de ser, você não confiou em mim para reproduzir 
a legislação, e sim para enterrar a informação na sua cabeça para que ela não 
consiga mais sair (o papo do recém-nascido no berço era mentira :P). E assim 
sendo, aí vai o esquema gráfico e multicolorido: 
 
 
A partir da avaliação, há dois caminhos possíveis: a eliminação do 
documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente. 
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos: 
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2.2.1. Valor do documento 
Este tópico da aula, na verdade, é um pré-requisito para entendermos de 
modo mais natural o tópico seguinte da aula (teoria das 03 idades). 
Lembremo-nos das lições de Schellenberg: 
 
Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse 
valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O 
documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas 
finalidades. 
Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre 
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário 
(secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural), de interesse para outros 
indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais lembrado em provas é 
o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil não possua mais nenhum 
interesse administrativo (como funcionário público, eu não respondo mais à Coroa 
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Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é inquestionável, uma vez 
que retrata a estrutura estatal da época. 
O que falei até agora era mera transcrição do que tratamos na aula 01. Daqui 
para frente, não mais :P. 
Depois que o objetivo de criação do documento é atingido, ele pode ou não 
ter um valor secundário. A atribuição ou não de um valor secundário é uma tarefa 
um pouco subjetiva e é tarefa afeta ao tópico “avaliação de documentos” e a outro 
tópico chamado “tabela de temporalidade”, os quais também serão vistos hoje. Uma 
vez atribuído valor secundário ao documento, isto é permanente: o documento 
nunca perderá seu valor secundário e nunca poderá ser descartado. Vamos a um 
exemplo: 
Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Irã. Esse acordo, 
assinado pelos presidentes dos dois países (se já viu Direito Internacional, abstraia 
os aspectos intermediários :P), é um documento e possuirá valor primário assim que 
for assinado. 
O objetivo do documento é selar o acordo comercial e guiar as diretrizes 
negociais entre Brasil e Irã enquanto parceiros comerciais. 
No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do 
documento já foi atingido, de tal forma que o valor primário é perdido. Ou seja, 
assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primário. 
Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuirá ou não valor 
secundário. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Irã possui importância 
secundária e deverá servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas históricas 
ou culturais. 
Assim, este documento, com certeza, terá valor secundário. Uma vez 
reconhecido em um documento o valor secundário, tal característica é reputada 
permanente, e jamais poderá ser retirada do documento. Observe, portanto, que 
todo documento possuirá valor primário, mas nem todo possuirá valor secundário. 
Mas não fiquemos por aí. 
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Já que você está estudando, imagine-se, daqui a um ano, como servidor 
público, decidindo solicitar uma alteração do seu período de férias junto ao RH do 
setor onde trabalha. Neste caso, você deverá assinar um memorando ou um pedido 
formal à sua chefia, solicitando a troca das datas de suas férias. Isto é, você deverá 
assinar um documento para ser encaminhado à chefia competente para analisar o 
seu pedido. 
Logo que nasce, este documento assinado por você possuirá valor primário 
(ele tem o propósito administrativo de fazer com que seu período de férias seja 
alterado). 
 Depois que sua chefia autorizar (ou não) a alteração do período de férias, o 
documento terá cumprido sua finalidade, de tal forma que perderá seu valor 
primário. Mas esse documento não possuirá valor secundário, pois é irrelevante do 
ponto de vista cultural ou histórico (espero que você não tenha vindo ao Serviço 
Público atrás de glória :P). 
Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo, 
para justificar os procedimentos essa guarda será temporária, o documento será 
descartado após o decurso do prazo. 
Agora, observe: o valor primário de um documento é temporário, enquanto o 
valor secundário é eterno. 
Os documentos que possuem este último traço não serão descartados ou 
eliminados, nunca, jamais, em hipótese alguma (não meu caro concurseiro, isso não 
desmente o mantra “nunca, jamais, em hipótese alguma diga nunca, jamais em 
hipótese alguma”, é apenas a exceção que confirma a regra). 
Temos um problema agora: esse tópico não está completo. Cara de pau a 
minha não? Não leve a mal seu querido professor, a matéria está toda entrelaçada, 
e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um 
círculo :P. 
Este tópico está incompleto pois: 
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- Você não sabe o que é a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em 
cada uma das fases do arquivo (o tio já vai falar disso); 
- Você ainda não está familiarizado com o conceito de “avaliação de 
documentos”. 
E como resolvemos isso: explicando a você ao longo da aula :P. Mas já já 
chegamos lá, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria 
das três idades documentais, a qual é a pedra angular da disciplina de gestão de 
documentos. 
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) 
Lembrai-vos da Aula 01 
 
Eu falei na Aula 01 dos três arquivos. Mas estava só arranhando a superfície 
de algo muito mais belo e intrincado :P 
Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que só 
não sou advogado porque a OAB não gosta de Fiscal em seus quadros :P), vamos 
começar pela definição legal. 
 Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como 
correntes, intermediários e permanentes. 
 § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em 
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de 
consultas frequentes. 
 § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles 
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões 
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem 
ser definitivamente preservados. 
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 Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será realizada mediante 
autorização da instituição arquivística pública, na sua específica 
esfera de competência. 
 Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis 
e imprescritíveis. 
(grifos nossos, o Planalto não costuma utilizar cores nos diplomas 
legais :P) 
 
Tenha em mente: essas fases são complementares, vez que os documentos 
podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente 
de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes 
costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao 
passo que documentos do arquivo intermediário, por não serem frequentemente 
consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espaço (e 
acredite, eu sei, por experiência própria, que as caixas-arquivo NÃO SERVEM para 
documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda você encontrar um 
processo do “arquivo morto” [intermediário] cinco minutos antes de você sair para 
almoçar). 
Feito o desabafo, sigamos em frente. 
Falemos dos documentos correntes. Preste atenção ao parágrafo 1º: 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo 
sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 
É o propósito que molda o raciocínio caro aluno. Assim, o fato de o 
documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintes 
características dos documentos desta idade: 
- São mantidos próximos aos usuários diretos; 
- São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de uso; 
- Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua integridade o 
setor de origem do documento. 
- Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como de 
valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal); 
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- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: protocolo, 
expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação. Sim, são 
tópicos armadilha também :P. Significa que não posso tratar deles se não em 
capítulo próprio, e fazê-lo aqui vai destruir a visão geral. Respira fundo que 
chegaremos lá. 
Por fim, observe que os arquivos correntes não são, necessariamente, 
aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente 
na instituição, ele será considerado um arquivo corrente. 
Por exemplo: aquele processinho amaldiçoado de execução trabalhista na 
qual o empregador constituiu subsidiárias na Moldávia e no Panamá, com crédito 
obtido através da emissão de debêntures subquirografárias lastreadas no câmbio do 
dólar canadense para se furtar à execução, processo este que está naquela 
prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana, 
continuará a ser um documento corrente até que alguém consiga exaurir sua 
finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P). 
Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermediários, 
extraídos a partir do §2º do art. 3º da lei 8.159/91. Observe: 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, 
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o 
uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme 
expresso neste parágrafo, eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo 
(prazo prescricional a ser observado é o exemplo mais gritante). 
Alias, memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser 
mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais, fiscais, 
técnicas, ou administrativas. E claro, também são armazenados ali pois podem vir a 
ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da 
instituição. 
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Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem 
desempenhadas, o arquivo intermediário, justamente pelo fato de seus documentos 
não serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um número 
reduzido de tarefas, que podemos limitar às seguintes: 
- Arquivamento; 
- Empréstimo e Consulta 
Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonário de notas fiscais 
de uma empresa é um documento. Enquanto aquele talonário for utilizado, ele é 
considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda não pode ser 
descartado. 
Isso se deve a disposições da legislação fiscal, as quais obrigam a empresa 
a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalização. Neste caso, 
após o talonário acabar, ele irá para o arquivo intermediário, no presente caso, por 
questões legais. 
O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda 
temporária ou pré-arquivo. E ainda temos denominações menos nobres 
(detestadas pelos arquivistas): purgatório, limbo e arquivo morto. 
E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, também 
estão definidos na Lei 8.159: 
 § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem 
ser definitivamente preservados. 
 
Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário 
(informativo, probatório ou histórico). 
Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e 
intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. Isto quer dizer 
que, se um documento perder seu valor primário, e não tiver valor secundário, ele 
não será documento permanente (nunca). 
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O artigo 10º, por fim, é a prova de tudo que já falei a vocês 
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis. 
Imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o 
mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade 
estudando isso :P, apenas acredite!). 
Agora que definimos as três idades1 de um documento (lembrando a você, 
caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gestão de 
Documentos), observe o resultado final de nossos esforços: 
 
 
1
 A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento, quando se decidirá 
acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo; se será 
transferido para o arquivo intermediário; se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente. 
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Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiroinseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de 
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas :P. 
O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens. 
Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de um 
documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento 
não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por 
questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária. 
Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo 
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava 
anteriormente). 
Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas 
parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou 
ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu 
valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao 
arquivo permanente. 
Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase 
Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantíssima lição: nenhum 
documento está obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das três idades. Para 
ser bem sincero, a única fase genuinamente obrigatória é a fase corrente. 
Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo após a 
fase corrente: solicitações de senha para sistema (incluindo a sua senha do 
Estratégia, e aquelas que você receberá para bem desempenhar seu ofício). Uma 
vez concedida a senha, o formulário não será transferido ou recolhido, mas 
simplesmente eliminado. 
Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Irã. É o 
típico documento que não passa pela fase intermediária. Enquanto o acordo estava 
vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi 
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imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase 
intermediária. 
E não fica só nisso. Reforço a vocês que os documentos das fases corrente 
e intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade 
administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os 
documentos, caso não sejam transferidos ou recolhidos, são eliminados. 
E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma auréola em cima da Fase 
Permanente. Aquilo, na minha intenção pueril, era para simbolizar que os 
documentos da fase permanente não podem ser ELIMINADOS. 
Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento: 
Fase Valor Pode ser 
eliminado? 
Gestão de 
documentos? 
Corrente Primário Sim Sim Intermediária 
Permanente Secundário Não Não 
 
IMPORTANTE (apenas para lembrar, novamente ;-): A gestão do documento 
envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediária (exatamente 
como estudamos no início da aula, no tópico da “gestão de documentos”). Acho que 
já fui suficientemente chato e repetitivo para que você não se esqueça :P. 
2.2.2.1. Subclassificação do Arquivo Intermediário 
Esta classificação foi vista duas vezes na prova do CESPE: Uma na prova de 
Analista dos Correios, em 2011 e outra em uma questão da ANATEL em 2010, 
também para Analista Administrativo. Não é muito usual, mas merece menção. 
Alguns autores da doutrina, em especial Elio Lodolini, preceituam que o 
arquivo intermediário deve ser subdividido em três subníveis, os quais são 
delimitados em termos de gradação de importância administrativa dos documentos 
dentro do Arquivo Intermediário: 
- Documentos de Interesse Primário Reduzido: são os documentos que 
acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim serão regularmente 
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consultados, devem ser ainda armazenados próximos da repartição 
(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas 
considerável, de serem solicitados. 
- Documentos de Interesse Primário Mínimo: Estes já podem ser 
guardados mais longe, pois o interesse administrativo deles resta apenas no 
aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles 
pode ser feita. 
- Documentos de Interesse Secundário Potencial: A mesma coisa que o 
item de cima, só que com muito menos interesse administrativo ainda. Eles estão 
apenas aguardando a hora da morte :P. 
Arquivologia é uma matéria de doutrina pura. E às vezes, como neste caso, a 
banca pega alguém diferente. Como você pode notar, este conhecimento foi exigido 
em uma prova de Analista, e sai bastante do comum. 
Mas é importante frisar: alguns autores utilizam a classificação acima, outros 
simplesmente classificam o arquivo intermediário como uma coisa só. Tenham em 
mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova. 
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de 
arquivo. 
Talvez você esteja se perguntando: como é que raios um arquivista sabe 
quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou então, como ele fica 
sabendo se aquele ofício do RH precisa mesmo ser encaminhado à fase 
intermediária, ou se pode ser eliminado diretamente? 
Até agora, você aprendeu todos os passos possíveis, mas não faz ideia de 
como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio está aqui, e já vai 
explicar. 
A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos 
documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e 
intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qual 
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orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita 
pela instituição e que chegam ao arquivo. 
Ah sim, como já disse, certa vez, uma organizadora de concursos públicos, 
vulga “banca”, “a tabela de temporalidade de documentos é instrumento de 
gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa 
documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos 
documentos produzidos ou recebidos por uma instituição”. Nem preciso dizer 
que esta definição deve ser observada com carinho. 
Também devo lembrar que nossa tabela é fruto da atividade de Avaliação 
dos documentos , a qual estava inserida dentro da fase de Destinação. 
Aliás, olhe os conceitos agora: 
Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece 
os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinação acordo com os valores 
que lhes são atribuídos. 
Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento 
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 
Aliás, ela é fruto de toda teoria que vimos até aqui, compreendendo 
conhecimento sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gestão Documental, razão pela 
qual só poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela. 
Em sendo fruto da atividade de Avaliação, é vital que tenhamos alguém para 
executar a ação descrita pelo verbo “avaliar” :P. 
E quem é o responsável pela criação de tão gloriosa tabela? Depende! :P. 
Usualmente, a Tabela de Temporalidade é elaborada pela Comissão 
Permanentede Avaliação de Documentos (ou também Comissão de Análise de 
Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituição para tanto. 
Entretanto, existe uma ressalva para os órgãos do Executivo Federal. 
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Os órgãos do Executivo Federal têm de seguir a Resolução 14 do CONARQ 
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid
=46), cujos primeiros artigos assim dispõem: 
Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de 
Classificação de Documentos de Arquivo para a 
Administração Pública: Atividades-Meio, como um modelo a 
ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos - SINAR. 
 
§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o 
Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas 
às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais 
deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na 
sua específica esfera de competência. 
 
§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica 
específica, proceder à atualização periódica deste Código. 
 
Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do 
órgão da Administração Pública (Executivo Federal), não será a Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos quem fará a tabela. Pelo contrário, o 
órgão deverá utilizar o Código de Classificação aprovado pelo CONARQ. 
Se tratar-se de atividade-fim (atividades específicas da instituição), aí sim a 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará a tabela. 
Diga-se de passagem, isto se aplica a qualquer instrumento arquivístico 
utilizado no âmbito do Executivo Federal. Tratando-se de atividade-meio, o órgão 
deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ. 
Como cada instituição tem sua peculiaridade, não é possível montar um 
esquema rígido de elaboração da tabela. Além de compreender certa dose de 
subjetivismo, a fixação dos prazos em cada fase e a decisão pela eliminação ou 
recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juízo a respeito tanto das 
necessidades da instituição, como do regramento legal a que ela encontra-se 
submetida. 
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Reforçando: não há prazo mínimo nem máximo para que os documentos 
fiquem nas fases corrente e intermediária, nem qualquer obrigação que os force a 
passar por todas as fases. 
Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipotética: 
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Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada) 
Peguei a tabela emprestada, pois ela apresenta todos os exemplos possíveis 
de movimentação dos documentos entre as fases. 
Gostaria que você observasse cada um dos documentos e visualizasse o 
caminho que ele faz desde sua produção até seu destino final (Recolhimento ou 
Eliminação). Se tiver dúvidas, o fórum está lá para isso. 
2.3. Arquivos Correntes e Intermediários 
Pela estrutura adotada pelo examinador no edital passado, neste ponto, o 
que ele quer saber são as atividades típicas de cada um dos arquivos (como eu 
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disse na aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e 
gerenciar os arquivos) dentro do panorama da gestão de documentos. 
2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes 
Como nós já vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos 
correntes serão frequentemente consultados pela instituição. Alias, esse traço é 
justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo 
intermediário. 
Em sendo frequentemente consultados, você consegue imaginar que 
possuem valor primário, sendo essenciais para a consecução dos objetivos do 
órgão que os abriga. 
Entretanto, o que você ainda não sabe é que, para que o arquivo corrente 
cumpra seus objetivos, provavelmente terá de responder pelas atividades seguintes 
atividades: 
- Protocolo; 
- Expedição; 
- Arquivamento; 
- Empréstimo e consulta; 
- Destinação. 
Estes itens são justamente aqueles que deixei para explicar em outro 
momento. O momento chegou! 
Também quero reforçar que seu examinador apenas solicitou no edital o 
tema “protocolo”. Assim sendo, embora eu vá explicar todas as atividades (pois 
auxiliarão no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso você 
entenda desnecessário, pode apenas ler o tópico de protocolos, e seguir em frente 
(o que o seu querido professor não recomenda). 
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2.3.1.1. Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e 
expedição de documentos. 
Este item foi cobrado em tópico apartado no seu edital. E também pudera, 
não só é um tópico importantíssimo dentro da disciplina de arquivologia, como é o 
próprio rosto de toda repartição pública :P. Sempre que você quiser pleitear algum 
direito, fazer solicitações ou simplesmente informar a administração acerca de 
algum fato, você irá protocolizar seu pedido, o qual será recebido pela repartição 
interessada. É o nosso querido guichê, balcão e tantos outros termos que nos 
remetem à fila de espera e ao papelzinho da senha. 
Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos. 
Protocolo costuma ter três acepções diferentes da que abordaremos neste tópico: 
- Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento, 
registro, distribuição e movimentação de documentos (o “setor de protocolo”). Foi a 
definição que dei logo na introdução; 
- Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada documento 
(o “número de protocolo”); 
- Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou 
Expedidos (essa definição é um pouco comum, mas ainda assim, falamos do “livro 
de protocolo”). 
Não estamos falando nem de setor, nem de número, nem de livro, mas do 
próprio protocolo. Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos 
documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata 
localização e recuperação, garantindo assim, o acesso à informação. 
Veja como a definição enfatiza a importância do acesso à informação e o 
controle na movimentação dos documentos. Estes traçossó se fazem presentes 
com tamanha ênfase na fase corrente dos documentos, razão pela qual, sempre 
que pensar em protocolo, você deve ter em mente que falamos em fase corrente do 
documento. 
Agora, vamos ver o que foi destacado na definição: 
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conjunto de operações: Lembre-se que a palavra “protocolo” possui várias 
acepções, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gestão 
documental são as operações voltadas ao controle dos documentos; 
controle dos documentos: Protocolo é controle (é poder! :P). O protocolo 
existe para que aquele que precisa da informação saiba, exatamente, onde está o 
documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar. 
ainda tramitam no órgão: Um tanto óbvio, mas muita gente esquece que o 
protocolo diz respeito a documentos em tramitação (nem os documentos do arquivo 
intermediário estão incluídos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um 
documento do arquivo intermediário, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de 
se movimentar? :P. Não faria sentido. 
Aliás, você sabe mesmo o que significa tramitação? 
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: 
Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até 
o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação 
ou trâmite. 
assegurar sua imediata localização e recuperação: É o nosso “Para que 
serve”. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propósito. Nós 
utilizamos as operações de protocolo pois precisamos da informação contida em 
documento que não para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e 
ainda assim será frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar 
este documento sem o protocolo. 
Pois bem, agora que você já sabe do que falamos, vamos aprofundar um 
pouco mais o estudo. 
O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as 
seguintes atividades: 
- Recebimento 
- Registro 
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- Autuação 
- Classificação 
- Expedição/Distribuição 
- Controle/Movimentação 
Passemos a elas. 
Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de 
protocolo vai receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que 
tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados. 
Registro: O documento está cru. Sem nenhum tipo de identificação, 
cruzamento ou qualquer dado básico que permita seu controle. No Registro, 
providenciaremos o cadastro dos dados básicos do documento no sistema de 
controle. É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para 
localizar o documento quando precisarmos das informações dele; 
Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser 
transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos não precisarão 
passar por este tratamento (é o caso típico de resposta a um ofício que apenas 
solicite informações). Mas, caso seja necessário um processo, a autuação é 
justamente o procedimento que transforma documentos em processos. 
Isto será feito através da inserção de capa específica, numeração das 
páginas e atribuição de um número específico, através do qual aquele processo 
será identificado dali por diante. 
Classificação: Embora não tenhamos estudado o Plano de Classificação 
das Instituições (ver próximo capítulo), a Classificação é procedimento que buscará 
classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da 
instituição. Para a explicação não ficar tão vaga, através da classificação será 
possível determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual 
o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes 
devem ser abertos para que sejam classificados. 
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Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa 
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como é que você vai saber do que se 
trata se não ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita 
carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem 
neles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela 
etapa de autuação, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados. 
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma 
forma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que 
chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores, e menos ainda as informações ali 
constantes devem ser registradas. Ele será simplesmente recebido e encaminhado 
ao interessado. 
Com isso, você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e 
particulares não passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se à etapa de 
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso. 
Expedição e Distribuição: Estas duas atividades consistem em encaminhar 
o documento ao seu destinatário, com as seguintes peculiaridades: 
Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura 
da instituição; 
Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis 
dentro da estrutura da própria instituição. 
Essas tarefas formam um encadeamento lógico: 21111228310
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Por fim, as atividades de Controle e Movimentação estão relacionadas à 
identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua 
recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na 
tramitação. 
2.3.1.2. Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta e Destinação 
Os itens deste tópico compreendem o restante das atividades dos Arquivos 
Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermediário 
(Arquivamento e Empréstimo e Consulta). 
Passemos a elas: 
Expedição: Sim, é a mesma palavra que vimos quando estudamos as 
atividades de protocolo, e de fato, falamos das mesmas coisas aqui e lá. A 
expedição é atividade destinada a dar saída aos documentos da instituição. 
Entretanto, quando abordarmos a expedição como parte do contexto da disciplina 
dos Arquivos Correntes (e não como mera atividade de protocolo), precisamos ir um 
pouco além. 
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A expedição envolve a conferência da correspondência a ser encaminhada, 
verificação do número de folhas, separação dos originais das cópias (uma cópia do 
documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comproveo envio, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cópias para consulta 
imediata da correspondência encaminhada precisam ser elaboradas em papel de 
cor diferente, sendo esta via devolvida após a expedição. Não tenho nada contra :P. 
Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito 
com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase 
corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase. 
Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P), gostaria que 
você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento 
compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais 
importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando 
necessário (recuperar as informações). 
E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para 
proceder ao arquivamento: 
- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final 
realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor; 
- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação, 
compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado 
corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as 
referências necessárias (você quer encontrar este documento, não é mesmo?). 
Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo 
arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto). 
- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz 
respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se 
em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. Entretanto, 
este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de 
Arquivamento”. Será objeto de tópico a parte, logo mais. 
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- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local 
designado para tanto. 
Passando adiante. 
Empréstimo e consulta, são procedimentos que permitem que uma unidade 
interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra 
entidade, através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local onde 
encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no 
local, através de autorização do setor responsável. 
Neste ponto, é importante que você se atente à necessidade de assinatura 
de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos 
estipulados para o empréstimo, através das atividades de “follow up”. 
Por fim, no que se refere às atividades de destinação, você já as estudou no 
início da aula, quando falamos das etapas de “avaliação e destinação de 
documentos”. 
2.3.1.1. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 
Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente 
consultados no futuro. Comecemos. 
Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois 
grandes sistemas: 
Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua 
guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de 
consulta; 
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos 
consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente. 
Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, 
e possibilitar expansões futuras. 
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Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de 
arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes: 
Métodos Básicos: 
- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o 
nome; 
- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a 
procedência do documento (local); 
- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do 
documento ou então, da pasta onde está arquivado; 
- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento. 
Métodos Padronizados: 
- Variadex 
- Automático 
- Soundex 
- Mnemônico 
- Rôneo 
Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em 
itens próprios. 
Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte, sua atenção será fundamental. 
Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados 
em prova atualmente. Destes, o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho, por 
conta da quantidade de regras. Não desanime, vai valer a pena. 
Método Alfabético 
Como você podia imaginar, este método utiliza um dos nomes existentes no 
documento para organizá-lo em ordem alfabética. 
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É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar. 
Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos 
diante de um volume assustador de documentos, é razoavelmente simples 
identificar um erro no padrão de organização. 
Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P. 
Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem 
“comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas, instituições ou eventos), a 
ordem é bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do 
jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por 
diante. 
Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam 
nomes de pessoas, instituições ou eventos, você deverá seguir uma série de regras 
de alfabetação, que veremos abaixo. Para quem já fez alguma monografia na vida, 
verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e 
tortuosa jornada pela ABNT :P. 
Comecemos: 
1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e 
depois o prenome. 
Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida. 
Deverão ser arquivados como: 
Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de 
Moreira, Pedro 
Silva, Flávio 
Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final, 
será o prenome a definir a ordem: 
Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva 
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Deverão ser arquivados como: 
Silva, João 
Silva, Paulo 
Silva, Pedro 
O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome 
herdado do pai. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas 
simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome, uma vez que 
indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e 
existem uma infinidade de "Felipes" por aí, mas pouquíssimos "Petrachinis" o que 
torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo. 
2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou 
ligados por hífen não se separam, quando passamos