Gestão da Qualidade Tema 4 Aula 2

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Plano de ação 5W2H 
 
Caros alunos, sejam bem-vindos ao quarto tema da segunda aula de Gestão da Qualidade! 
 
Como elaborar um plano de ação para implementar a solução de um problema priorizado pela Matriz 
GUT? Este será o tema dos nossos estudos de hoje: traçar um plano que nos ajudará a buscar soluções 
para a causa do problema identificado. Acompanhe com atenção o conteúdo teórico, pois estes 
conhecimentos serão de grande importância para sua vida profissional! 
 
Plano de ação 5W2H 
 
O que é um plano de ação? É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado 
desejado. O principal, sem dúvida, é saber o que fazer: identificar e relacionar as atividades. Para 
“problemas simples”, uma regra prática: relacione tudo, do fim para o começo. 
 
Exemplo: aumentar em 50% a venda de pizzas até 10/09. 
 
 Fazer e distribuir novo panfleto; 
 Adquirir um diferencial de qualidade; 
 Otimizar preços; 
 Otimizar o cardápio; 
 Fazer um relatório; 
 Mapear situação atual. 
 
Para “problemas complexos” existem várias técnicas e métodos. O Plano de Ação 5W2H é um deles e 
bastante usado. 
 
Porque fazer planos de ação 
 
O plano de ação é acima de tudo um conceito que ajuda na tomada de decisões rápidas e eficazes. Há 
ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação 
de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual 
com outras pessoas envolvidas. 
 
Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - realizar uma ou 
geralmente várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma ação necessária para atingir um objetivo. E, 
exceto nos casos de urgência máxima, precisamos definir uma data para concluir – um prazo. 
Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para 
chegar a um objetivo também precisamos de uma orientação, ou de um plano – o Plano de Ação. 
 
Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser 
tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação. O plano de ação 
favorece o planejamento para a solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar. O 
planejamento inicia-se com o levantamento de dados que você pode fazer sozinho ou em reuniões. 
 
Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante é ter um Plano 
de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. Em importantes 
projetos, missões, empreendimentos, um bom Plano de Ação é indispensável. 
 
 
O que é o 5W2H 
 
A planilha 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de 
registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, 
quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa. 
 
5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e 
orientação à ação, tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de 
Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão. De origem atribuída a 
diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson, Rudyard Kipling, Marco Fábio 
Quintiliano até Aristóteles, essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por 
sete perguntas, que estudaremos a seguir. 
 
Por que 5W2H? 
 
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das 
diretrizes utilizadas neste processo. A seguir você pode ver cada uma delas e o que elas representam: 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fonte: http://profissaoatitude.blogspot.com.br/2014/08/a-ferramenta-de-planejamento-5w2h.html
What? 
O que fazer (etapas)? 
 Ações a serem desenvolvidas. 
 
Who? 
Quem irá fazer (responsabilidade)? 
 Quem é o responsável pela implantação? Condução das ações. 
 
When? 
Quando fazer (tempo)? 
 Quando será realizado? Qual o prazo, datas para início e término da ação? 
 
 
Where? 
Onde fazer (local)? 
 Onde a ação será desenvolvida? Qual a abrangência? 
 
Why? 
Por que fazer (justificativa)? 
 Qual a justificativa? Qual o resultado esperado? 
 
How? 
Como será feito (método)? 
 Como a ação será implementada? Qual o passo a passo? Qual a Metodologia a ser utilizada? 
 
 
How much? 
Quanto irá custar (custo)? 
 Análise do investimento a ser realizado. 
 
 
 
Para reforçar estes conceitos, assista ao filme que está disponível a seguir: 
 
https://www.youtube.com/watch?v=3fDBKw6ttaw 
 
 
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (no qual exclui-se o “H” 
referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (no qual inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou 
Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, 
respeitando sempre as características individuais. 
Um plano de ação pode ser implementado em qualquer setor da empresa e para solucionar os mais 
diversos problemas. 
 
Antes da criação do plano de ação, é importante que esteja claro quem será o responsável pelo 
acompanhamento do plano a ser definido. Para elaboração do plano de ação, o responsável deve 
envolver toda equipe que possui relação com o problema que pretende resolver e fazer uma seção de 
brainstorm (modelo no qual todos os envolvidos dão sugestões e ideias), anotando todas as ideias em 
um quadro. 
 
Na sequência, o plano de ação deve ser preenchido respondendo as sete perguntas para cada ação 
definida. É importante que a pessoa responsável para cada ação esteja presente na reunião e concorde 
com esta condição, para que não haja dúvidas no futuro. 
 
Tão importante quanto o preenchimento correto do plano de ação é o acompanhamento das ações 
conforme as datas definidas pela equipe. Esta é uma tarefa do gestor que deve ser muito disciplinado 
para acompanhar regularmente se as ações estão sendo executadas no prazo e com a devida qualidade. 
 
Uma sugestão para facilitar o acompanhamento é listar todas as ações em uma planilha e no final pode-
se adicionar mais uma coluna, na qual vai se preenchendo de acordo com a situação de cada tarefa, 
como concluída, atrasada, reagendada, em andamento etc. 
 
 
A importância da planilha 5W2H 
 
Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5W2H é extremamente útil. 
O melhor é que, pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não 
necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o 
processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso. 
 
É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa 
dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H. Além disso, em um mercado 
altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, 
além de perda de vantagem competitiva. 
 
Como fazer a planilha 5W2H 
 
Para fazer a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de 
maneira cuidadosa e sempre de forma correta. Após o término de sua planilha, ficará algo como o 
exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja 
feito em primeiro lugar): 
 
Para o preenchimento da planilha e elaboração do plano de ação 5W2H, siga as orientações a seguir:What? 
Pergunta a ser respondida: o que será feito? 
A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Serão feitas melhorias na produção, 
aumento de vendas etc.? 
 
Why? 
Pergunta a ser respondida: por que isso será feito? 
Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou 
o quê? 
 
 
Where? 
Pergunta a ser respondida: onde (em que local) será feito? 
Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em 
si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, por exemplo, o departamento 
responsável. Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode 
colocar somente “empresa”. 
 
Who? 
Pergunta a ser respondida: quem irá fazer? 
Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso elaborar 
diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação? Cuidado para não designar pessoas 
erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e 
custos (How Much). 
 
When? 
Pergunta a ser respondida: quando será feito? 
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. 
Assim, nesta parte, a resposta deve ser uma data para a execução da ação. 
 
How? 
Pergunta a ser respondida: como será feito? 
Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível. 
 
How Much? 
Pergunta a ser respondida: quanto irá gastar? 
Chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. 
Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos etc. Por isso 
é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto 
custará e ver se isso se adequa aos seus recursos disponíveis. Respondidas as perguntas de maneira 
correta, sua planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática para ganhar muito 
mais dinheiro em sua empresa. 
 
Exemplo de uma aplicabilidade do Plano de Ação 5W2H 
 
Aproveitando ainda a Copa do Mundo que aconteceu no Brasil, vamos exemplificar elaborando um plano 
de ação para organizar um evento de confraternização mensal para os funcionários de uma empresa, 
com o tema do campeonato mundial, em uma hipotética final entre Brasil e Argentina. 
 
 
 
 
Está claro que a ordem dos eventos pode ser alterada de acordo com o tipo de evento, de organização, 
de contratação etc. Colocamos as ações do plano em ordem cronológica (coluna Data) considerando uma 
possível dependência entre atividades. Mas essa é apenas uma abordagem. 
 
É possível verificar, também, que as colunas “Custo” e “Local” não são tão úteis nesse caso, por ser um 
plano simples e por haver pouca variação nessas variáveis. Devemos considerar todas as sete 
circunstâncias descritas para elaborar o plano de ação, mas, em casos em que uma destas circunstâncias 
seja fixa (com uma mesma data de realização, por exemplo), podemos deixar de representá-la em uma 
coluna de nossa tabela. Da mesma forma, pode haver situações em que sejam necessárias ou desejáveis 
informações adicionais em nossa tabela. 
 
 
Além das circunstâncias normais, previstas na ferramenta 5W2H, podemos adicionar informações não 
necessariamente ligadas às circunstâncias, mas que qualificam a própria ação ou seus resultados. 
Para resumir tudo que aprendemos até aqui, assista ao filme que está disponível a seguir: 
 
https://www.youtube.com/watch?v=AHbYdTAg0vA 
 
Se você ainda não utiliza 5W2H em suas atividades, comece a pensar quais os planos de ação você 
poderia formalizar com esta ferramenta e coloque em prática na primeira oportunidade. Você perceberá 
que se trata de um excelente modo de formalização do planejamento, detalhamento da ação, 
comunicação de prazos e responsabilidades. 
 
Para concluir os estudos deste tema, assista ao vídeo que está no material on-line, no qual o professor 
Nelson traz mais informações sobre o 5W2H. Não perca!