AULA2 INTRODUÇÃO A FUNÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO

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AULA 2
Introdução às funções 
da administração
CURSO
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1
Organizar e executar atividades de apoio 
aos processos da organização
AULA 2
Introdução às funções 
da administração
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1
Organizar e executar atividades de apoio 
aos processos da organização
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 1
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente 
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional
Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD
Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento
Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 1
AULA 2 - INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ................................... 05
CONTEXTUALIZANDO ....................................................................................... 05
1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ............................... 06
2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR ......................................... 09
3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL ...................... 12
4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE ................................................. 16
4.1 PODER DE AUTORIDADE .......................................................................... 17
4.2 PODER PESSOAL ....................................................................................... 17
5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO ....................................... 20
CONSIDERAÇÕES ............................................................................................... 24
REFERÊNCIAS .......................................................................................................... 25
06
 
05
UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
AULA 2
INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
CONTEXTUALIZANDO
Após estudar o planejamento de carreira, chegamos 
ao estudo das funções da administração. Essas 
funções são frutos da Teoria Neoclássica e 
consistem no planejamento, na organização, na 
direção e no controle de uma organização.
Nesta aula, nosso foco será estudar os 
elementos que contribuirão para que você 
receba e dê encaminhamento às solicitações recebidas dos diversos setores de uma 
organização. Para isso, será necessário compreender as estruturas e os processos 
organizacionais, bem como a organização do ambiente de trabalho, reconhecendo 
a importância da comunicação com os diferentes setores em contextos diversos.
Lembre-se de que a competência desta Unidade Curricular é organizar e executar 
atividades de apoio aos processos da organização. Portanto, ao estudar as funções 
da administração e seus processos, você chegará ainda mais perto do que o 
mercado de trabalho requer de seus colaboradores, e poderá se preparar melhor 
para aproveitar as oportunidades.
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UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
Saiba mais
Para que seja possível entender as configurações do trabalho do 
profissional que atua no âmbito administrativo nos dias de hoje, 
é fundamental que se compreenda alguns aspectos históricos 
da Administração. Sendo assim, convidamos você a acessar o 
material complementar e conhecer a Evolução Histórica da 
Administração.
Todas as informações trocadas nos processos organizacionais passam por cada 
uma das quatro funções da administração: o planejamento, a organização, a direção 
e o controle. É necessário, portanto, estar atento à relevância de cada uma delas. 
A administração possui, entre suas principais características, um circuito de atividades 
integradas, que tem como objetivo a busca por resultados, a utilização racional de 
recursos, ou seja, uma utilização de recursos que evite desperdícios e o envolvimento 
das funções administrativas. Dentre as funções administrativas, queremos que, 
neste momento, você considere o planejamento. Posteriormente detalharemos 
cada uma das demais funções. 
Conceito
É importante que você compreenda, logo de início, que o 
planejamento é muito importante porque possui o intuito de 
definir objetivos e auxiliar na criação de metas, identificando, 
nesse processo, quais são as oportunidades, ameaças, forças e 
fraquezas da organização, algo que também é conhecido como 
análise SWOT.
A análise SWOT é utilizada durante a etapa de Planejamento Estratégico, com o 
intuito de auxiliar na compreensão do cenário em que se encontra a organização. 
A sigla, em inglês, tem como origem as seguintes palavras:
 ` Strengths  Forças 
 ` Weaknesses  Fraquezas 
 ` Opportunities  Oportunidades 
 ` Threats  Ameaças 
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A matriz SWOT permite uma melhor visualização das caraterísticas que a nomeiam 
e é aplicável a qualquer organização.
Strength
Opportunity
Weakness
Threat
S W
O T
Algumas estratégias são necessárias para realizar uma análise SWOT. Confira, 
no Quadro 1, um passo a passo sobre como realizar essa análise.
Quadro 1 - Estratégias para realizar a análise SWOt
Estratégias Descrição
Dividir o cenário 
empresarial em 
duas partes
Para entender melhor o cenário que engloba a empresa, é preciso dividi-lo em 
ambiente externo e interno. O ambiente externo englobará variáveis que afetam 
a empresa do lado de fora, enquanto o ambiente interno analisará variáveis que 
partem de dentro da organização.
Definir o ambiente 
interno
Na análise do ambiente interno, é preciso diagnosticar as forças e fraquezas da 
organização, comparando-a com outras empresas que atuam no mesmo ramo. 
Essas variáveis são determinadas pelo contexto em que a organização vive, 
juntamente com a sua forma de atuação.
Determinar o 
ambiente externo
É nesse contexto que estão as chamadas oportunidades e ameaças da empresa. 
tais itens variam de acordo com o mercado em que o negócio está inserido.
Organizar os dados em 
formato de um diagrama
Uma vez determinados os dados referentes ao ambiente interno e externo, 
as informações são organizadas, conforme apresenta a Figura 1.
Analisar o cenário 
encontrado
A análise SWOt auxilia o gestor a obter maior clareza a respeito do seu 
empreendimento, permitindo que sejam identificados os pontos fortes a serem 
explorados, bem como os pontos fracos a serem melhorados. Essa análise 
permite a atuação em todo o âmbito da organização, ajudando-a a determinar 
sua posição no mercado e a antecipar o futuro ao precaver ameaças e visar a 
maiores oportunidades.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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A análise da Figura 1 permite conhecer como está organizado o processo administrativo 
com base nas funções da administração.
Figura 1 - Processo administrativo
 Dividir o trabalho
 Designar as atividades
 Agrupar as atividades 
em órgãos e cargos
 Alocar recursos
 Definir autoridade e 
responsabilidade
Organização
 Designar as 
pessoas
 Coordenar os 
esforços
 Comunicar
 Motivar
 Liderar
 Orientar
Direção
 Definir os padrões
 Monitorar o 
desempenho
 Avaliar o 
desempenho
 Agir de forma 
corretiva
ControlePlanejamento
 Definir a missão
 Formular objetivos
 Definir os planos 
para alcançar os 
objetivos Programar as 
atividades
Fonte: Bergamini (2016).
Ainda com relação às funções da administração, vale considerar o seguinte:
 ` Planejamento: a base do planejamento é o estudo do projeto a ser 
implementado. É necessário realizar muita pesquisa antes de iniciar a 
implantação de qualquer projeto, podendo esse planejamento durar 
semanas, meses ou até mesmo anos, de acordo com a magnitude do que 
se planeja implantar. 
 ` Organização: a função da organização funciona como um meio de preparar 
os processos, com o intuito de obter os resultados previamente planejados. 
 ` Direção: a direção alinha os objetivos do planejamento. 
 ` Controle: o controle permite vislumbrar todo o processo e, dessa forma, 
auxilia a diagnosticar se os resultados foram ou não alcançados.
A seguir você estudará, de forma detalhada, 
as quatro funções administrativas.
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2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR
Como vimos, o planejamento é o ponto de 
partida das quatro funções administrativas 
que integram o processo de gerência. É por 
meio do planejamento que os objetivos e as 
metas são traçados, bem como os meios para 
atingi-los. O planejamento funciona como a 
cabeça da organização, pois é ele que vai guiar 
importantes decisões futuras.
Mas de que forma é possível fazer um bom planejamento?
Existem seis passos para que seja feito um bom planejamento:
1) Definir objetivos: é nessa hora que a organização deve especificar 
aonde quer chegar, quais metas deseja atingir e quais objetivos pretende 
alcançar. É importante ser bastante específico nessa etapa para conseguir 
desenvolver os meios certos de se chegar lá.
2) Determinar a posição da empresa diante dos objetivos: esse momento 
é essencial para calcular a distância que a empresa se encontra de seus 
objetivos. Analisar os pontos fortes e fracos, assim como confrontar a 
situação presente com o futuro (aonde se quer chegar), é fundamental 
para avaliar a capacidade de alcançar metas ou não.
3) Desenvolver roteiro para condições futuras: é importante criar cenários 
em que se possa prever o que pode atrapalhar ou ajudar no processo de 
execução do planejamento.
4) Analisar caminhos alternativos: listar mais de uma ação a ser executada 
evita que imprevistos atrapalhem o processo. Por isso, é fundamental 
que a organização tenha o que comumente conhecemos como “carta na 
manga”, ou seja, um plano alternativo caso o original não dê certo. 
5) Colocar o plano em prática: depois de traçar os objetivos específicos, 
avaliar as condições, determinar a posição e ter um plano alternativo, 
é hora de colocar o plano em prática. 
6) Avaliar resultados: para que o plano prossiga como o planejado, não se 
pode esquecer de avaliar os resultados, tendo sempre em mente o objetivo 
inicial e corrigindo erros se necessário. 
Planejar é um ato que auxilia todo tipo de organização, pois é um processo que 
visa a resultados, criando um senso de direção para o desempenho; a prioridades, 
garantindo que coisas mais importantes ganhem a atenção necessária; a vantagens, 
administrando recursos para auxiliar na melhor utilização das forças da organização; 
a mudanças, antecipando problemas ou oportunidades, de modo que não haja 
surpresas no caminho.
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Para uma melhor organização do planejamento, os gerentes trabalham com dife-
rentes tipos de planos ao longo do tempo. Afinal, objetivos e metas estão sempre 
evoluindo, e, diante de tais mudanças, é preciso frequentemente adaptar os planos 
à situação atual da empresa. 
A Figura 2 apresenta diferentes tipos de planos utilizados por gerentes, de acordo 
com o tempo disponível para a sua implementação.
Figura 2 - tipos de planos
Tipo de Plano Descrição Detalhamento
Plano de curto 
prazo versus 
longo prazo
Os planos podem conter caráter 
de curto prazo (até 1 ano); prazo 
intermediário (entre 1 e 2 anos); e 
longo prazo (cinco anos ou mais). 
Os objetivos definidos são diferentes para cada tipo de 
plano, sendo os de longo prazo menos definidos e os 
de curto prazo mais específicos. 
Planos 
estratégicos 
versus planos 
operacionais
Enquanto os planos estratégicos 
estão relacionados às 
necessidades de longo prazo, 
estabelecendo grandes metas 
futuras, os planos operacionais 
seguem um caminho mais 
definido, servindo de base 
para a implementação dos 
planos estratégicos. Os planos 
estratégicos podem ser 
classificados em cinco tipos, 
detalhados na coluna ao lado.
Planos de produção: responsáveis pelos métodos e 
tecnologias necessários na área de produção.
Planos financeiros: responsáveis pelo dinheiro 
necessário para financiar a produção.
Planos de instalações: responsáveis pelas instalações 
necessárias na execução de tarefas.
Planos de marketing: responsáveis pela venda e 
distribuição de produtos ou serviços.
Planos de recursos humanos: responsáveis pela 
distribuição de funcionários nas diversas áreas.
Planos 
permanentes
Esses tipos de plano têm o intuito 
de orientar ações recorrentes. 
Eles podem ocorrer de duas 
formas, detalhadas na coluna 
ao lado.
Política: esse plano permanente descreve quais ações 
devem ser tomadas em amplas situações. Uma política 
de recursos humanos, por exemplo, deve preocupar-se 
com recrutamento e seleção, treinamento e 
desenvolvimento, plano de cargos e salários, avaliação 
de desempenho, entre outros aspectos. 
Procedimentos ou regras: esses planos permanentes 
descrevem quais ações devem ser tomadas em 
situações específicas, ou seja, em casos nos quais seja 
necessário um plano preciso para resolver uma situação. 
Planos para 
único uso
Diferentemente dos planos 
permanentes, esse tipo de plano 
é utilizado apenas uma vez e 
com o intuito de atingir objetivos 
muito específicos. vejamos, 
ao lado, dois exemplos de planos 
de único uso.
Orçamentos: são planos para a aplicação de recursos 
para atividades, projetos ou programas.
Projetos: são planos que visam identificar as tarefas 
necessárias para atingir metas de tempo determinado.
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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Após conhecer os diversos tipos de planejamento utilizados pelos gerentes dentro das 
organizações, chegou a hora de estudar as diferentes abordagens de planejamento.
 ` Planejamento de dentro para fora: essa abordagem analisa o ambiente 
interno com o intuito de melhorá-lo, aprimorando o que já se faz dentro de 
uma empresa. O objetivo aqui é fazer melhor.
 ` Planejamento de fora para dentro: nessa perspectiva, o objetivo é, 
primeiramente, analisar o ambiente externo para que se possa explorar 
um campo que quase ninguém está explorando. O foco é encontrar uma 
oportunidade e tirar o melhor proveito dela.
 ` Planejamento de cima para baixo: nesse tipo de planejamento, os objetivos 
são definidos no topo da pirâmide, ou seja, as metas são traçadas pela gerência 
superior. 
 ` Planejamento de baixo para cima: essa abordagem de planejamento começa 
na base da pirâmide, ou seja, os objetivos são traçados pelos níveis mais baixos 
da organização, tendo sempre em mente os planos predeterminados pela 
gerência de alto nível. A missão aqui é planejar como executar tarefas tendo por 
base o planejamento que já foi definido anteriormente pelo topo da gerência. 
 ` Planejamento contingencial: esse tipo de plano visa buscar alternativas 
caso um primeiro plano apresente falhas ou simplesmente pare de funcionar 
em razão de uma mudança de cenário. Para exemplificar como ocorre essa 
mudança de cenário,vamos analisar, a seguir, um exemplo relacionado 
ao mercado de cobranças.
O planejamento não é a única atividade desempenhada pelos 
gerentes, mas, com certeza, é uma das mais importantes, 
pois é a base para qualquer ação a ser realizada dentro de 
uma organização.
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3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL
Após estudarmos como funciona o processo de 
planejamento, é hora de reunir recursos e recrutar 
pessoas para realizar as tarefas da organização 
da melhor maneira possível. Nessa etapa, a orga-
nização tem como principais objetivos: 
 ` identificar quem irá fazer o quê por meio da distribuição de responsabilidades 
e tarefas;
 ` identificar quem está encarregado de quê; e
 ` estabelecer uma rede de comunicação, fazendo com que todos os 
colaboradores tenham contato com os demais membros da equipe.
A estrutura organizacional de uma empresa, na maior parte das vezes, se dá por 
meio de um organograma. O organograma é uma estrutura formal que apresenta 
a posição de cada representante dentro da organização, assim como a divisão de 
trabalho e a alocação de recursos.
A Figura 3 apresenta a estrutura básica de um organograma em uma empresa fictícia.
Figura 3 - Organograma
Departamento 
de Planejamento 
Departamento 
de Controle 
Operacional
Departamento
de Contabilidade 
Departamento
de Prestação
de Contas
Gerência
de Planejamento 
Gerência
de Finanças
Gerência
de Logística
Diretor
de Planejamento
Diretor
de Finanças
Diretor
de Logística
Departamento
de Compras 
Departamento 
de Material,
Patrimônio e 
Serviços Gerais 
Presidente
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 3 mostra um modelo de organograma tradicional comum à grande parte 
das empresas. Embora a ocupação dos cargos na figura possa variar de acordo 
com a organização, em muitos casos é o diretor ou presidente que ocupa a posição 
do topo. 
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Nas posições intermediárias, encontram-se analistas, gerentes, coordenadores e 
outros profissionais. Os cargos localizados na base do organograma são, geralmente, 
representados por posições não estratégicas diretamente relacionadas a trabalhos 
operacionais. Apresentaremos mais modelos de organograma na Aula 3 desta 
Unidade Curricular.
Existem também as chamadas estruturas informais, aquelas 
que apresentam uma suborganização em que as relações de 
trabalho não oficiais são estabelecidas. 
Esse tipo de estrutura representa as relações de trabalho do 
dia a dia e pode, muitas vezes, ser benéfica para a empresa, 
principalmente quando as estruturas formais se encontram 
ultrapassadas. As estruturas informais, nesse sentido, são 
uma alternativa para realizar o trabalho de uma maneira mais 
espontânea, permitindo que os funcionários sejam criativos, 
superem limites e se comuniquem melhor entre si. 
Um grande desafio do processo organizacional é estruturar as unidades de trabalho, 
ou seja, agrupar pessoas para desempenhar funções em um departamento comum 
e sob a supervisão de um líder. Esse processo pode se dar por meio de estruturas 
funcionais, divisionais ou matriciais. Vamos conhecer melhor essas maneiras de 
organizar as unidades de trabalho.
 ` Estruturas funcionais 
As estruturas funcionais têm o objetivo de agrupar pessoas com habilidades 
parecidas para desempenhar funções similares. Esse tipo de estrutura 
apresenta uma linha de produção em que cada departamento tem a 
obrigação de se preocupar somente com a sua área. 
Essa divisão, apesar de benéfica para pequenas empresas (uma vez que 
apresenta economia de recursos e treinamento especializado para cada 
função), pode apresentar problemas na comunicação entre departamentos. 
Isso ocorre quando um departamento se preocupa somente com a sua área, 
esquecendo-se de que a organização funciona como um todo. Um exemplo 
disso é um profissional que se recusa a colaborar com o colega de outro setor 
sob a alegação de que aquilo não compõe a lista de responsabilidades dele.
 ` Estruturas divisionais
A estrutura divisional pode ser realizada por meio da estrutura do produto, 
estrutura geográfica e estrutura por cliente:
 § Estrutura por produto: é aquela na qual diferentes funções trabalham 
em um único produto.
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 § Estrutura geográfica: é aquela na qual as funções são realizadas em 
uma mesma região geográfica.
 § Estrutura por cliente: é aquela na qual as funções são realizadas para 
servir a diferentes clientes. 
As estruturas divisionais apresentam vantagens (como maior flexibilidade, 
melhor comunicação entre diferentes especialidades e bens ou serviços 
focados em produtos, clientes ou serviços). Analise, no Quadro 2, cada 
um desses tipos de estrutura.
Quadro 2 - Organização das estruturas divisionais
Estrutura
Forma de 
funcionamento
Exemplo
Estrutura 
por Produto
todas as especialidades 
trabalham em um mesmo 
produto ao mesmo tempo, 
tornando o ambiente 
de trabalho muito 
mais dinâmico.
Supermercados que, em vez de dividirem a 
organização de acordo com as funções de seus 
colaboradores, trabalham com o foco voltado aos 
produtos disponíveis aos clientes: frutas, verduras e 
legumes; laticínios; açougue; utilitários; perfumaria; 
mercearia; entre outros.
Estrutura 
Geográfica
Produtos que apresentam 
diferentes características 
de acordo com a 
sua localidade. 
Empresas de varejo que concentram suas vendas 
de acordo com a região em que trabalham. Uma loja 
de uma determinada rede, localizada no estado de 
Colorado, nos Estados Unidos, pode facilmente vender 
equipamentos para ski. No Brasil, por conta do clima 
tropical, tais produtos não seriam vendidos, dando 
lugar a produtos destinados a um clima mais quente, 
como equipamentos de praia.
Estrutura 
por Cliente
Dedica atenção às 
necessidades específicas 
de cada cliente, 
tornando o produto ou 
serviço personalizado.
Lojas de móveis planejados, que trabalham de acordo 
com as necessidades específicas do cliente e seu 
imóvel, fazendo com que cada etapa do processo de 
criação seja realizada especificamente para aquele 
empreendimento contratante.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Uma das desvantagens das estruturas divisionais é a falta de especialização 
dos funcionários e o aumento dos custos. Mas, apesar de apresentar 
algumas falhas, muitos acreditam que esse tipo de estrutura será a que 
fará sucesso no futuro, uma vez que explora toda a energia de seu pessoal 
e colabora para uma maior integração entre departamentos. 
 ` Estruturas Matriciais
Nessa estrutura, os funcionários trabalham em dois ou mais departamentos ao 
mesmo tempo. A ideia, nesse tipo de estrutura, é fazer com que a técnica das 
estruturas funcionais se alinhe com a integração das estruturas divisionais, 
tornando o ambiente de trabalho muito mais flexível e multifuncional.
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As estruturas matriciais podem apresentar benefícios como:
 § maior cooperação entre diferentes departamentos;
 § maior flexibilidade;
 § melhor serviço ao cliente;
 § melhor prestação de contas;
 § melhor tomada de decisões;
 § melhor estratégia gerencial.
Assim como acontece com as outras estruturas organizacionais, o método 
matricial também apresenta algumas desvantagens, dentre elas a disputa 
por poder, uma vez que diferentes áreas se relacionam diretamente.
Apesar das desvantagens, a estrutura matricial é amais indicada para 
empresas que realizam diferentes projetos ao mesmo tempo, como as 
empresas de construção civil, por exemplo. 
Podemos perceber que as estruturas organizacionais têm evoluído de acordo com 
as necessidades atuais das organizações. Atualmente, para ganhar vantagem 
competitiva em relação às outras empresas, muitos gerentes têm optado por uma 
organização mais multifuncional, em que ambientes complexos e dinâmicos são 
mais viáveis para uma melhor produção.
Nesse sentido, estruturas de equipe são necessárias para que haja uma integração 
efetiva entre gerentes e funcionários.
As estruturas de equipe trabalham juntas na resolução de problemas e na exploração 
de oportunidades. O objetivo de uma estrutura de equipe é permitir que todo o 
pessoal de uma empresa compartilhe conhecimento, criando uma comunicação 
efetiva e fazendo com que haja uma integração benéfica para toda a organização. 
Agora que você estudou as principais funções do processo 
de organização, chegou a hora de descobrir como direcionar 
as ações voltadas a essas funções. A seguir, você estudará a 
função da direção, que tem por objetivo liderar equipes, 
e conhecerá as características dessa função para entender 
melhor como ela atua em uma organização.
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UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE
A terceira etapa do processo gerencial, 
depois do planejamento e da organização, 
é  a liderança, um importante recurso na 
área da administração. Essa função tem por 
objetivo dirigir esforços e, mais que isso, 
visa inspirar os funcionários, motivando-os a 
trabalharem pelos objetivos da organização e 
empenharem-se mais. 
Conceito
Enquanto o planejamento cria objetivos e metas e a organização 
trabalha para estruturar o trabalho, a direção se preocupa com 
meios de liderar seu pessoal. Um bom líder (ou gerente) tem uma 
capacidade motivadora, que faz com que seus funcionários se 
inspirem e, consequentemente, cumpram suas reponsabilidades.
Uma habilidade muito reconhecida em diversos líderes é a capacidade visionária, 
ou seja, conseguir enxergar oportunidades futuras diante de diferentes cenários. 
Um bom líder possui características que o possibilitam criar ações necessárias para 
se chegar a um objetivo com sucesso. Um líder visionário possui cinco importantes 
características:
1) Desafia o processo, estimulando seu pessoal com inovações e incentivando 
o surgimento de diferentes ideias.
2) É entusiasmado e procura inspirar sua equipe.
3) Esforça-se, efetivamente, para ajudar a sua equipe.
4) Age com coerência, de acordo com as políticas da empresa, colocando-se 
como exemplo para sua equipe.
5) Comemora as conquistas, levando emoção e entusiasmo para o ambiente 
de trabalho.
A direção está diretamente relacionada ao poder. O poder dentro de uma organização 
pode ser utilizado como ferramenta para a obtenção de resultados, uma vez que 
leva os demais colaboradores a trabalharem de acordo com os seus interesses.
Gerentes eficazes são capazes de usar o poder de 
autoridade e o poder pessoal. Você verá a seguir, 
de forma detalhada, a descrição de cada um 
desses tipos de forma de poder.
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UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
4.1 PODER DE AUtORIDADE
A posição de um gerente já pressupõe um 
status de poder, uma vez que existe uma 
hierarquia de autoridade. Para entender melhor 
essa definição, conheça os principais tipos 
de poder:
 ` Poder de recompensa: esse tipo de 
poder oferece alguma coisa de valor 
(que pode ser um bônus, uma promoção, entre outras) em troca de um 
resultado positivo do funcionário. Exemplo: o gerente oferece um dia de 
descanso ao funcionário que melhor cumpriu suas metas.
 ` Poder coercitivo: esse tipo de poder funciona como uma punição. Exemplo: 
o gerente diz que os funcionários terão que fazer hora extra para compensar 
o atraso em uma linha de produção.
 ` Poder legítimo: é o poder decorrente da posição hierárquica propriamente 
dita, a autoridade por status. Exemplo: o gerente decide não seguir a 
orientação de um colaborador e utiliza como justificativa o fato de ele ser 
o chefe.
4.2 PODER PESSOAL
As características individuais de cada líder 
também podem funcionar como uma fonte 
de poder. Esses poderes são organizados em 
poder de especialidade e poder de referência.
 ` Poder de especialidade: esse tipo 
de poder é característico de gerentes 
que dominam uma especialidade, e, 
com isso, têm a capacidade de influenciar outras pessoas. Os líderes com 
esse poder sabem como fazer, e, por isso, são vistos como pessoas de 
credibilidade.
 ` Poder de referência: é o poder gerado pela identificação. São líderes 
que possuem a capacidade de influenciar outras pessoas através de seu 
carisma, despertando a admiração e o respeito dos demais. 
Esse último tipo de poder está relacionado às características muito pessoais de cada 
gerente. Grande parte das pesquisas nessa área mostra que os traços pessoais 
de líderes eficazes apresentam características como: honestidade, determinação, 
inteligência, flexibilidade, conhecimento e autoconfiança. Podemos notar que 
todos esses traços são características positivas, o que nos leva a crer que grandes 
líderes são pessoas que têm a capacidade de influenciar outras através de uma 
postura íntegra.
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UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
Em termos de estilo de liderança, podemos citar a liderança que se preocupa com 
as tarefas e a liderança que se preocupa com as pessoas.
O Quadro 3 apresenta os estilos de liderança e suas características.
Quadro 3 - Estilos de liderança
Estilo de liderança Características
Por tarefas
 § Define o trabalho a ser feito;
 § Divide as responsabilidades;
 § Estabelece as condições de trabalho;
 § Auxilia na conclusão de atividades;
 § Monitora o desempenho; e
 § Analisa os resultados.
Por pessoas
 § É amistoso e dá apoio aos colaboradores;
 § Estabelece relacionamentos sociais;
 § Respeita todos os funcionários;
 § Entende as necessidades dos demais; e
 § Demonstra confiança aos funcionários. 
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Os líderes que utilizam esses estilos de liderança são classificados de quatro formas 
diferentes:
 ` Líderes abdicativos: mostram pouca preocupação tanto com as tarefas 
quanto com as pessoas.
 ` Líderes diretivos: mostram muita preocupação com as tarefas e pouca 
preocupação com a pessoas.
 ` Líderes apoiadores: mostram pouca preocupação com a tarefa e muita 
preocupação com as pessoas.
 ` Líderes democráticos: mostram muita preocupação tanto com a tarefa 
quanto com as pessoas.
Importante
O líder democrático é a melhor característica para representar um 
bom líder, ou seja, alguém que, além de se preocupar em cumprir 
metas, tem a capacidade de ser sensível às necessidades de sua 
equipe. É esse tipo de líder que tem o poder de direcionar sua 
equipe de forma que todos se sintam motivados e cumpram as 
tarefas do dia a dia.
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Esse estudo permite perceber que direcionar uma organização não é uma tarefa fácil. 
É preciso que o gerente em questão desenvolva habilidades específicas, que façam 
dele um líder, para, assim, conseguir inspirar sua equipe e, consequentemente, 
direcioná-la para cumprir os objetivos propostos no processo de planejamento. 
 Depois de estudarmos as funções de planejamento, 
organização e direção, passaremos ao estudo da 
última função da administração.
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5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO
O controle é a última função dos processos 
organizacionais. Esta é uma etapa necessária 
para que a organização se mantenha cumprindo 
metas e alcançando objetivos.
O controle funciona como um complemento 
das outras três funções organizacionais, que 
são o planejamento, a organização e a direção. 
Conceito
Enquanto o planejamento estabelece objetivos, a organização aloca 
pessoas e recursos para a produção; a direção motiva pessoas 
a trabalharem melhor; o controle cuida para que todos esses 
processos sejam realizados de forma correta e no tempo certo.
Para entender melhor o conceito de controle na administração, podemos compará-lo 
a um termostato de um condicionador de ar. No equipamento, um termostato 
funciona como um regulador, pois sempre que há uma mudança na temperatura do 
ambiente, o condicionador de ar identifica o problema e toma as medidas corretivas 
necessárias, com o intuito de reestabelecer a temperatura desejada. 
O processo de controle funciona exatamente assim, com o poder de identificar 
e corrigir erros. Para tanto, estabelece padrões de desempenho, compara o 
desempenho real com o padrão e toma medidas corretivas. O Quadro 4 apresenta 
detalhadamente as etapas da função de controle na administração.
Quadro 4 - Etapas da função de controle
Etapas Descrição
Estabelece padrões 
de desempenho
Essa etapa, que começa no planejamento, visa definir padrões de produção ou 
de insumo a serem seguidos:
 § De produção: mede quantidade, qualidade, custo e tempo.
 § De insumo: mede esforços de trabalho, como a pontualidade e a eficiência.
Mede o desempenho real
Essa etapa deve fazer o cálculo do desempenho alcançado, tendo sempre em 
mente os padrões de produção e os de insumo definidos pela organização. 
Compara o desempenho 
padrão com o real
É nessa etapa que o controle deve identificar a necessidade de um plano de 
ação. Comparar os resultados obtidos ajuda essa função no cálculo do que se 
deve mudar.
Toma medidas corretivas
Após comparar os resultados obtidos, é hora de tomar as devidas medidas 
corretivas.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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Tais medidas podem acontecer por meio de situação de problema e situação de 
oportunidade:
 ` Situação de problema: acontece quando o desempenho é menor que o 
esperado, e é preciso agir para que os padrões estabelecidos sejam retomados.
 ` Situação de oportunidade: acontece quando o desempenho é maior que 
o esperado. Nesse caso, é preciso aprimorar os padrões estabelecidos.
O Quadro 5 apresenta os principais tipos de controle que podem ser aplicados ao 
longo do processo de produção.
Quadro 5 - tipos de controle
Tipos de controle Descrição
Controles preventivos
O que precisa ser feito antes de começar a produção? Esses controles ajudam 
a prever possíveis problemas, assegurando que tudo esteja de acordo com os 
padrões antes de se começar a produção.
Controles concomitantes
O que precisa ser feito durante o processo para melhorá-lo? Esses controles 
ajudam a identificar e corrigir problemas que ocorrem no meio do processo 
de produção. 
Controles de feedback
O que precisa ser feito da próxima vez? Esses controles têm foco no final de 
todo o processo de produção, ajudando a determinar o que se deve fazer de 
diferente nas próximas vezes. 
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Agora trataremos de um aspecto dentro da função controle que envolve o 
planejamento, a organização e a liderança de um ponto de vista mais direto. Trata-se 
do controle administrativo. 
O Quadro 6 apresenta o controle administrativo, que serve para auxiliar na previsibilidade 
de desempenho de todas as demais etapas de um processo de produção. 
Quadro 6 - Controle administrativo
Tipo de controle Descrição
Controle via estratégia 
e objetivos
Ocorre no início do processo, quando o desempenho padrão é estabelecido.
Controle via política 
e procedimentos
Acontece durante o processo, quando os funcionários são controlados 
através de regras de comportamento e padrões de produção.
Controle via seleção 
e treinamento
Ocorre quando os funcionários são escolhidos e treinados para realizar 
determinados trabalhos, de acordo com suas respectivas funções.
Controle via avaliação 
de desempenho
Ocorre quando os membros de uma equipe são avaliados individualmente 
como forma de identificar a necessidade de treinamento.
Controle via função e 
estrutura de trabalho
Ocorre quando as pessoas são colocadas para trabalhar em funções que se 
ajustam aos talentos de cada um.
Controle via regra 
de desemprenho
Ocorre quando uma equipe trabalha empenhadamente para alcançar os 
padrões de desempenho estabelecidos.
Controle via cultura 
organizacional
Ocorre quando valores individuais se assemelham aos valores 
organizacionais, gerando uma produção efetiva.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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Todos esses controles têm relação com as demais funções organizacionais, 
desempenhando um papel importante em cada uma delas, uma vez que visa 
controlar não somente a empresa como um todo, mas, também, cada uma de suas 
etapas de produção isoladamente. 
O controle, dentro das funções organizacionais, tem o objetivo não somente de 
corrigir erros, mas, também, de evitá-los, e esse é um processo que requer muita 
atenção e responsabilidade do gerente, uma vez que ele tem a missão de monitorar 
todos os processos de produção. 
O controle, junto ao planejamento, à organização e à liderança, forma a base dos 
processos organizacionais e auxilia a empresa a gerenciar suas atividades para que 
a produção aconteça da melhor maneira possível, ou seja, estabelecendo metas 
e objetivos, alocando pessoas e recursos, motivando seu pessoal e monitorando 
os resultados.
Saiba mais
Consumo consciente
Ao realizar estudos ou elaborar técnicas referentes às funções 
administrativas, é comum, muitas vezes, que as empresas 
centralizem suas energias na maximização de lucros e resultados 
e deixem de lado o caráter sustentável dos recursos disponíveis 
no planeta. 
A humanidade consome, hoje, 30% mais recursos naturais do 
que a capacidade de renovação da Terra, fazendo com que 
elementos como água, energia e alimentos possam vir a ser 
racionados de maneira severa no futuro, ameaçando, dessa 
forma, a vida ao redor do globo.
A melhor forma de mudar esse cenário é realizando o uso 
consciente de recursos e insumos, analisando as consequências 
dos seus atos de consumo em relação à qualidade de vida 
do planeta e também das gerações futuras. Criar o hábito de 
reduzir, reciclar e reaproveitar tudo o que for possível, na sua 
vida e também no cotidiano de sua empresa, pode contribuir 
positivamente para a manutenção de um planeta mais saudável.
Para incentivar atitudes como essa, foi criada pela entidade ISO (International Organization 
for Standardization) a família de normas ISO 14000, que trata especificamente do 
gerenciamento ambiental e indica o que as organizações precisam fazer para minimizar 
os impactos ambientais de suas atividades. O Quadro 7 apresenta algumas das 
principais normas já criadas e outras, que estão em fase de desenvolvimento.
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Quadro 7 - Normas ISO
Status da Norma Norma Características
Criada
ISO 14001
trata dos principais requisitos para as empresas identificarem, 
controlarem e monitorarem seus aspectos ambientais, através deum sistema de gestão ambiental.
ISO 14004
Complementa a ISO 14001, provendo diretrizes adicionais para a 
implantação de um sistema de gestão ambiental.
ISO 14010
São normas relativas às Auditorias Ambientais. São elas que asseguram 
credibilidade a todo processo de certificação ambiental, visando às 
auditorias de terceiras partes, nas quais se verificam os compromissos 
estabelecidos pela empresa em seu Sistema de gestão Ambiental.
ISO 14031 guia para avaliação de desempenho ambiental.
ISO 14020 Conjunto de normas que tratam de selos ambientais.
ISO 14040
Conjunto de normas para conduzir análises de ciclo de vida de produtos 
e serviços.
ISO 14064
Contabilização e verificação de emissões de gases de efeito estufa para 
suportar projetos de redução de emissões.
ISO 14065
Complementa a ISO 14064, especificando os requisitos para certificar 
ou reconhecer instituições que farão validação ou verificação da norma 
ISO 14064 ou outras especificações importantes.
ISO 14063 trata da comunicação ambiental por parte das empresas.
Em 
desenvolvimento
ISO 14045 trata dos requisitos referentes à análise de ecoeficiência.
ISO 14051
Norma para MFCA (Material Flow Cost Accounting, ou, em tradução literal, 
contabilidade de custos dos fluxos de materiais), uma ferramenta 
de gerenciamento que busca maximizar a utilização de recursos, 
principalmente em manufatura e processos de distribuição.
ISO 14067
Norma para pegada de carbono em produtos, tratando de requisitos para 
a contabilização e comunicação de emissões de gases de efeito 
estufa associados a produtos.
ISO 14069
guia para as empresas calcularem a pegada de carbono em seus produtos, 
serviços e cadeia de fornecimento.
ISO 14005
guia para a implementação, em fases, de um sistema de gestão ambiental 
para facilitar sua adoção por pequenas e médias empresas.
ISO 14006 Norma para ecodesign.
ISO 14033
Diretrizes e exemplos para compilar e comunicar informações 
ambientais quantitativas.
ISO 14066
Requisitos para as empresas que farão a validação e a verificação 
de emissões de gases de efeito estufa.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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CONSIDERAÇÕES
Nesta aula, você estudou as principais informações a respeito das funções 
administrativas, que permitirão que você, no cotidiano das suas atividades como 
assistente administrativo, tenha uma visão sobre como funciona o fluxo de atividades 
que compõem uma organização. 
Os elementos apresentados objetivaram ampliar seu conhecimento acerca do tema, 
despertando, em você, uma maior compreensão sobre o assunto. Além do caráter 
teórico envolvendo o planejamento, a organização, a direção e o controle, aprender, 
na prática, um passo a passo para a realização da análise SWOT, por exemplo, 
é fundamental para conhecer melhor o direcionamento a ser dado quanto ao rumo 
da empresa, de acordo com as funções trabalhadas. 
Na próxima aula, aprofundaremos nossos estudos acerca da organização, abordando 
principalmente sua estrutura e funções por departamento.
Agora, você está convidado a participar 
da Aula 3 desta Unidade Curricular.
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REFERÊNCIAS
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	AULA 2 - INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
	CONTEXTUALIZANDO
	1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
	2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR
	3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL
	4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE
	4.1 PODER DE AUTORIDADE
	4.2 PODER PESSOAL
	5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO
	CONSIDERAÇÕES
	REFERÊNCIAS