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Planejamento Estratégico em Bibliotecas BRASÍLIA, 29 DE JUNHO DE 2017 3 SUMÁRIO 4 1. INTRODUÇÃO O planejamento estratégico é uma área altamente estudada atualmente devido os benefícios que um bom planejamento prévio traz para empresas e organizações, no entanto, o interesse por essa área existe desde o século XX. O planejamento estratégico (PE) é atualmente uma área bastante estudada devido os benefícios que um bom planejamento prévio traz para empresas e organizações, sendo uma área de interesse desde o século XX. O motivo pelo qual o planejamento é indispensável em qualquer empresa ou organização é devido às preocupações das mesmas em evitar custos e melhorar a qualidade de seus serviços. E essa preocupação não é diferente no ambiente das bibliotecas. Apesar das bibliotecas não terem fins lucrativos, em seu cotidiano elas precisam lidar com verbas para compra de acervo, infraestrutura física, conservação, restauração, e outras necessidades. Sem mencionar que um melhor planejamento garante o melhor exercício de seus objetivos, e com isso, podem atender melhor o público. A informação é um recurso de extrema importância em todos os campos, administrá-la pode ser uma tarefa árdua, que requer um planejamento claro e objetivo para que as metas sejam alcançadas (SILVA REIS, 2011, p. 1). Neste sentido, o PE também é de interesse na área da Ciência da Informação. 5 2. DEFINIÇÃO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Planejamento é o ato de decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando fazer e quem dever fazer, para o alcance de uma situação desejada. Enquanto estratégia significa a adoção de ações adequadas para se atingir um determinado objetivo, ou seja, a maneira que uma empresa vai encontrar para se chegar ao lugar almejado (SILVA, 2012, p. 1). Desta forma, o planejamento estratégico é o oposto da improvisação, sendo um processo racional e científico, onde se é feita uma análise do ambiente interior e exterior de uma empresa para se determinar seus objetivos e como atingi-los. Normalmente são definidos metodicamente as fases que devem ser realizadas para alcançar objetivos maiores, sendo que estas podem ser modificadas com o tempo, tendo em vista que o planejamento é um processo contínuo e dinâmico (a modificação do ambiente exterior e interior de uma empresa a obriga a repensar seu planejamento estratégico). 3. TIPOS DE PLANEJAMENTOS Porém, do ponto de vista das instâncias das organizações (BARBOSA, 2005, p.8), o planejamento pode ser dividido em: • Estratégico: é o processo de decisão relativo aos objetivos da organização, às mudanças nesse objetivos, aos recursos utilizados para atingi-los e às políticas que deverão governar a aquisição, distribuição e utilização desses recursos; • Intermediário: é o desdobramento do planejamento estratégico em planejamentos táticos que permitem que as decisões estratégicas se traduzam em planos concretos, em outras palavras, tem como função controlar e integrar as operações na organização, garantindo a implementação das decisões estratégicas; • Operacional: é o detalhamento do planejamento intermediário. É aqui que se decide o que fazer e como fazer. Representa os procedimentos e operações. 6 Se levado em conta o ponto de vista das atividades(BARBOSA, 2005, p.9), o planejamento é dividido nas seguintes categorias: • De espaço físico: planejamento do espaço; • Organizacional: esboço da estrutura que permite que sejam alcançados os objetivos previstos; • De produtos: produtos e serviços que serão oferecidos aos clientes; • De recursos: recursos humanos, materiais e financeiros necessários; • De operações: são os processos de produção e distribuição de serviços e produtos; • Das formas de acompanhamento e avaliação, assim como da continuidade dos planos; • Global: é a combinação de todos os planos existentes em uma organização e o processo pelo qual todos os planos internos se integram ao seu planejamento estratégico. Do ponto de vista de tempo, o planejamento se divide em: • A longo prazo: são ações que visam resultados em um futuro mais distante; • A médio prazo: é o elo entre os grandes objetivos e diretrizes e os procedimentos do planejamento a curto prazo; • A curto prazo: são as atividades mais imediatas que procuram dar frutos o mais rápido possível. É importante ressaltar que muitos bibliotecários deixam de fazer um planejamento bem elaborado por falta de tempo ou por acharem que é um desperdício de tempo. De fato, fazer um bom planejamento é algo que leva tempo, porém, vale muito mais a pena bolar estratégias racionais a processos improvisados, que não garantem resolver os problemas encontrados. 7 É importante ressaltar que muitos bibliotecários deixam de fazer um planejamento bem elaborado por acharem ser perda de tempo, ou pela falta do mesmo. De fato, fazer um bom planejamento é algo que leva tempo, porém, criar estratégias racionais ao invés de processos improvisados, que não garantem a resolução dos problemas, poderá não só poupar tempo e verba no futuro, como fará as respostas aos problemas mais efetivos, precisos e com um tempo de resposta menor. 4. INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO O planejamento é constituído por um conjunto de instrumentos, cada um com uma função específica que, devidamente articulados, garantem a eficácia do processo. Plano – Objetivos – Metas – Políticas/Diretrizes – Procedimentos – Regras – Passos – Recursos 1) Plano - o plano é uma linha de ação pré-estabelecida que, em determinado período de tempo, orienta a ação na direção da missão, ou seja, o que a instituição deve fazer: o papel ou a função a ela atribuída. Não é um enfeite, e sim um evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento. É um instrumento de trabalho, um meio para alcançar os fins e objetivos determinados, uma força de assegura a execução. Oferece uma estrutura de referência para a tomada de decisão e é um compromisso com a mudança. Além de fazer acontecer, o plano possibilita o controle da mudança, colaborando para que ela ocorra de modo ordenado e seja eficaz. Logo, o plano fornece parâmetros de controle e acompanhamento das ações. O que determina a necessidade de um plano é a missão ou objetivos institucionais, ou, ainda, por problemas específicos relacionados ao bom desempenho da organização. Por essa razão, a eficácia do plano é medida pela proporção em que contribui para a realização dos objetivos e para alcançar os resultados desejados. Em um serviço de informação pode-se falar em plano anual, que define prioridades, objetivos, metas e recursos previstos para o período de tempo 8 especificado. É possível, também, referir-se a planos globais, que fornecem os fundamentos para as atividades da unidade de informação. E, ainda, falar-se em planos específicos, como os voltados a determinada área de atuação, e até em planos especiais, como os destinados a enfrentar catástrofes (por exemplo, incêndios e inundações) e que incluem os passos a serem seguidos quando surgirem determinadas circunstâncias. Em uma situação ideal, haverá um plano global e planos específicos para certos aspectos do serviço de informação. 2) Objetivos - os objetivos (em inglês, goals) são o ponto final do planejamento e constituem o plano básico da organização. Consistem numa situação futura esperada, ou no que se pretende atingir com o esforço do planejamento, como forma de concretização da missão. Os objetivos devem expressarintenções que levem ao cumprimento da missão da organização. Os objetivos são estabelecidos de modo amplo pela alta administração e, com base nos objetivos gerais, os níveis inferiores da organização estabelecem seus objetivos específicos. Há, pois, uma hierarquia que, na pratica, precisa ser respeitada. Os objetivos das bibliotecas e centros de documentação devem ser sempre pensados em relação à instituição a que pertencem e à comunidade a que devem servir. Por essa razão, a definição dos objetivos da unidade de informação é condicionada pelos objetivos da instituição, a fim de garantir a necessária coerência, e pela missão da organização, entendida como a linha de atividades ou campo de atuação desta. O primeiro objetivo do profissional de informação na função de planejador consiste, portanto, em interpretar corretamente a missão institucional e fixar objetivos para o serviço de informação que colabore para o cumprimento daquela missão e ofereçam soluções adequadas aos problemas identificados. 3) Metas - as metas são planos expressos em termos de resultados a alcançar; são a quantificação dos objetivos. Devem ser expressas com clareza, iniciadas por um verbo de ação, e devem ser mensuráveis, mutáveis e ter 9 tempo definido. Os objetivos parecem ser sempre viáveis; é a definição das metas que permitirá uma avaliação mais realista das possibilidades de atingí- los. 4) Políticas (ou diretrizes) - as políticas ou diretrizes são planos gerais de ação, guias genéricos que definem linhas mestras, orientam a tomada de decisão e dão estabilidade à organização. Para Koontz et al. (1987), as políticas permitem decidir questões previamente, evitando repetição de análises, e ajudam a dar uma estrutura unificada a outros tipos de planos e delegar autoridade sem perda de controle. Em uma mesma organização, existem políticas nas diferentes instâncias e com abrangências e abordagens diversas. Por isso, precisam ser coerentes e integradas para serem eficazes, contribuindo, assim, para a consecução dos objetivos da organização. Em bibliotecas e serviços de informação, encontramos políticas gerais e políticas específicas, relativas às diversas áreas de atuação: políticas de formação e desenvolvimento de coleções, políticas de conservação de acervo, políticas de seleção de pessoal, políticas de treinamento e desenvolvimento de recursos humanos, políticas de atendimento, políticas de publicações, etc. Se as políticas são guias de raciocínio que orientam a tomada de decisão e a ação, as regras e procedimentos são guias para o fazer. 5) Procedimentos - os procedimentos são instrumentos que estabelecem métodos rotineiros de execução de atividades e detalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a sequência em que essas rotinas são realizadas. Como exemplos, temos, nas bibliotecas, os manuais de serviços e os fluxogramas. 6) Regras - as regras relacionam-se aos procedimentos, pois orientam a ação, mas não especificam a sequência cronológica. Como exemplos, temos as normas e os regulamentos. As normas são comandos diretos e objetivos de curso de ação a seguir, como a proibição de entrar na sala de consulta com bolsas e sacolas, a proibição de fumar, ou normas internas relativas a rodízio de funcionários no horário de almoço, por exemplo. 10 O tipo de regulamento mais comum nas unidades de informação é o que regula o uso do acervo e dos serviços. Ressalte-se que tem sido observado, com certa frequência, o uso errôneo do termo regimento como sinônimo de regulamento. O regimento, como o nome indica, “rege” a organização, sendo o instrumento organizacional que complementa e explica o organograma. Contém: constituição, competências e atribuições. Os programas são complexos de metas, políticas, procedimentos, regras, passos e recursos. Um programa principal pode ser composto por programas derivados ou subprogramas que garantam sua consecução. Os projetos podem ser, portanto, parte de um programa geral, ou unidades independentes que contemplam determinado aspecto na unidade de informação. São as menores unidades dentro do planejamento, são operativas e contêm um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas e coordenadas para alcançar objetivos específicos, dentro de tempo e espaço determinados. Relacionamento da estratégia com as políticas, objetivos e metas: Figura 1 - Baseado/retirado de: (FISHMANN, 1991, p. 27) 5. ETAPAS DO PLANEJAMENTO A melhor forma de iniciar um planejamento é fazer uma análise das condições atuais e verificar como está a unidade de informação, tanto interna quanto externamente. O objetivo dessa análise é avaliar os recursos 11 disponibilizados internamente da biblioteca, como recursos humanos, materiais, etc. Este diagnóstico consiste da análise dos ambientes interno e externo. Um dos pilares do PE é a análise do ambiente externo, afinal, quanto maior a interatividade fora, maior a necessidade de analisá-lo. A análise interna, por sua vez, consiste da identificação de pontos fortes e fracos da unidade de informação e podemos fazer isso analisando as áreas funcionais da biblioteca e comparando o desempenho destas com outras unidades de informação de relevância. Em seguida, deve-se prosseguir com a definição de objetivos e diretrizes, sendo que os objetivos são os resultados que a unidade de informação pretende alcançar e para tanto, é necessário pensar aonde a biblioteca quer chegar e o que pretende conseguir. O terceiro e quarto passo é a formulação e implantação da estratégia. Após estabelecer os objetivos e estratégias desejados, é preciso coloca-los em pratica de estratégia. É imperativo que estes sejam implementados de forma adequada, caso contrário, por melhor que sejam os objetivos, eles serão inúteis e o plano estratégico terá sido em vão. É nessa etapa que analisamos algumas práticas para assegurar que a estratégia alcance os objetivos desejados, utilizando-se de ações de curto prazo para alcançar objetivos de longo prazo. E o último passo é o monitoramento e controle, ou seja, acompanhar e avaliar a execução da estratégia. Com estas informações apresentadas, vemos que as etapas devem seguir de acordo com o seguinte quadro: Etapas Processos Etapa 1 Análise do ambiente. Etapa 2 Definição de objetivos e diretrizes. Etapa 3 Formulação da estratégia. Etapa 4 Implantação da estratégia. Etapa 5 Monitoramento e controle. 6. VANTANGENS E DESVANTAGENS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 12 O quadro a seguir agrupa algumas das vantagens e desvantagens de se fazer um planejamento estratégico. Logo se nota que as vantagens estão em abundância. Vantagens Desvantagens • Maior flexibilidade; • Agilidade nas tomadas de decisões; • Melhor conhecimento de concorrentes; • Melhor comunicação entre os funcionários; • Maior capacidade gerencial; • Maior orientação nos comportamentos de funcionários; • Maior capacitação, motivação e comprometimento dos envolvidos; • Consciência coletiva; • Melhor conhecimento do ambiente em que os funcionários trabalham; • Melhor relacionamento entre empresa-ambiente; • Maior capacidade e rapidez de adaptação dentro da empresa; • Visão de conjunto; • Entrosamento da empresa. • Pode criar rigidez na organização; • Planos podem substituir criatividade e intuição; • Insegurança nas previsões • Mutação nos cenários; • O planejamento tende a causar demora nas ações. Baseado/retirado de (SILVA, 2012, p.5) 13 7. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS O PE para Bibliotecas e demaisunidades de informação é um tema que interessa a diversos profissionais da informação interessados nos desdobramentos de seus setores. O PE pode ser utilizado em diversas áreas, inclusive nas bibliotecas, ambientes geridos por bibliotecários que devem estar preparados para criarem e se utilizarem de tais estratégias para melhorar as condições de disseminação da informação e atendimento aos usuários. O PE pode ser utilizado em diversas áreas, inclusive nas bibliotecas, ambientes geridos por bibliotecários que devem estar preparados para criarem e se utilizarem de tais estratégias para melhorar as condições de disseminação da informação e atendimento aos usuários, no caso de bibliotecas e demais unidades de informação é um tema que fundamental para aqueles interessados nos desdobramentos de seus setores. Com isso em mente, devemos traçar metas de acordo com a prioridade de cada organização. Para tanto, devemos definir uma estrutura de serviço levando em consideração se os produtos oferecidos ao cliente são satisfatórios e quais inovações se fazem necessárias. É comum que algumas instituições subestimem as bibliotecas e neguem que elas precisam de planejamento, porém entre todas as funções das bibliotecas, que são fontes de recursos de informação e conhecimentos, elas também são um instrumento de apoio para o ensino acadêmico. Por isso um PE se faz imprescindível: as bibliotecas precisam ser planejadas de acordo com sua missão, visão e os caminhos que deverão seguir para alcançar os objetivos e metas estabelecidos visando um melhor desempenho gerencial e no oferecimento de um serviço cada vez melhor, mais eficiente e satisfatório para o seu público. O PE de uma biblioteca segue as mesmas normas e conceitos de uma empresa, e é uma prática que deve ser incorporada ao cotidiano dos bibliotecários. Seu objetivo é adequar-se, através de estudos de usuários, à 14 missão da instituição matriz da biblioteca e também à comunidade que a frequenta. Outros itens imprescindíveis num planejamento são a pesquisa e a avaliação: o primeiro deve ser realizado no período inicial dos trabalhos, através de pesquisas com os usuários e análise dos antigos planos e objetivos, para que seja possível pôr em prática a avaliação dos serviços de informação, isto é, identificar e coletar dados em relação aos serviços ou atividades, estabelecendo critérios de mensuração do desempenho dos mesmos para que assim possa determinar tanto a qualidade do serviço quanto o grau de satisfação de metas e objetivos. A avaliação é uma etapa de suma importância para um planejamento, que engloba todas as etapas e critérios necessários para um bom desempenho da biblioteca, proporcionando satisfação aos usuários. É através dela que identificamos os problemas existentes que dificultam o bom funcionamento da biblioteca, implicando assim na necessidade de garantir que se faça cumprir as metas e objetivos. Durante todo esse processo, o bibliotecário é responsável por verificar mudanças e atualizações a serem incorporadas ao planejamento de acordo com as necessidades existentes, sendo sua responsabilidade verificar os objetivos e a missão da instituição, as metas a serem cumpridas e o período de tempo à qual corresponde a concretização das etapas do planejamento. Somado a isso tudo, o bibliotecário também tem de ser capaz de fazer uma avaliação das atitudes das pessoas envolvidas no processo. Segundo Foggi, a atitude de alguém é composta por três elementos: cognitivo, afetivo e comportamental ou estrutural. A cognição é a maneira pela qual um objeto ou ideia é percebida; o elemento afetivo é o sentimento de gostar ou não, e o elemento estrutural é a tendência de ação (DI FOGGI, p.7) É evidente que o uso do PE é indispensável na gestão de uma bibliotecas, e apesar de toda uma estratégia elaborada, é de extrema dificuldade uma biblioteca conseguir realizar tudo o que havia planejado. Diante 15 disso, o autor Rafael Antonio Di Foggi (colocar só o nome seguido do ano) elaborou um roteiro para um planejamento estratégico bem sucedido: 1º passo Ter a consciência de que o PE pode trazer benefícios à unidade. 2º passo Definir a equipe que vai desenvolver o PE na unidade, com ao menos um representante de cada nível funcional, por exemplo: bibliotecários, técnicos, auxiliares e membros da Comissão de Biblioteca. 3º passo Conscientizar cada funcionário de sua importância neste processo. 4º passo Definir qual é a missão e a visão da unidade ou atualizá-las, se houver. 5º passo Avaliar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças da unidade através do método SWOT 6º passo Definir as estratégias a serem utilizadas, de acordo com os objetivos a serem alcançados, e quem será o responsável pela coordenação, execução e aprovação de cada uma delas. 7º passo Definir um cronograma a ser seguido. 8º passo Avaliar constantemente cada estratégia que está sendo utilizada, através de mecanismos de controle/avaliação e se necessário revê-la. 9º passo Não ter medo de mudar a estratégia, entender que muitas vezes o cenário de cada biblioteca pode mudar, devido a eventos externos e internos que podem determinar a revisão da missão, dos objetivos e da estratégia. 8. MÉTODO SWOT Hoje em dia existem diversas ferramentas utilizadas pelas organizações para se desenvolver um bom planejamento, uma delas é o método desenvolvido pelos dois professores de Harvard, Kenneth Andrews e Roland Christensen, o chamado método SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats), conhecido como FOFA no Brasil (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). 16 O método SWOT consiste em fazer uma análise do ambiente da instituição, levando em conta seus pontos fracos e fortes. Ou seja, é prudente que a instituição saiba seus pontos fortes e elabora sua estratégia em cima disso, pois não há significado em querer que sua instituição seja bem sucedida se baseando em algo que ela não desempenha bem. Hoje em dia existem diversas ferramentas utilizadas pelas organizações para se desenvolver um bom planejamento, uma delas é o método desenvolvido pelos dois professores de Harvard, Kenneth Andrews e Roland Christensen, o chamado método SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats), conhecido como FOFA no Brasil (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Este método consiste em fazer uma análise do ambiente da instituição, levando em conta seus pontos fracos e fortes. Ou seja, é vital que a instituição tenha esse conhecimento e que a partir dele elabore a sua estratégia, uma vez que uma instituição que não se conheça e não baseie suas ações nesse conhecimento, dificilmente será bem sucedida em sua função e no cumprimento de sua visão e objetivo. Assim possibilitando que a biblioteca realize uma autoanálise, além de ser uma forma da instituição conhecer sua condição atual antes de definir qualquer plano de ação para curto, médio ou longo prazo. De modo mais aprofundado, ao fazer uma análise utilizando o método SWOT, é estudado: • Força: aquilo que a empresa consegue fazer bem, ou seja, suas competências e recursos (ponto forte); • Oportunidades: aspectos externos que podem oferecer uma vantagem a empresa (ponto forte); • Fraquezas: aquilo que limita ou reduz a capacidade de desenvolvimento e competitividade (ponto fraco); • Ameaças: o inverso de oportunidade, são recursos externos que que prejudicam a empresa por limitar ou reduzir sua capacidade de desenvolvimento e competitividade (ponto fraco);17 É importante lembrar que as vezes é preciso repensar esses pontos múltiplas vezes. Uma empresa é altamente influenciada pelo seu meio externo e interno, então, se algum desses meios sofrer alguma alteração, será necessário fazer ajustes na estratégia, objetivos e missões. 9. CONCLUSÃO Neste trabalho conclui-se que para atingir um determinado objetivo, ou seja, um processo científico de qualidade em uma biblioteca, não basta apenas elaborar planos, e sim, adotar critérios nas tomadas de decisões, fazendo uma análise interna e externa, acompanhar, ter controle do processo, fazer pesquisas com usuários e bibliotecários, para pôr em prática todo o planejamento, como a estratégia, política, objetivos e metas, atingindo o nível de necessidade de uma instituição. A qualidade do serviço decorre de como o planejamento do mesmo foi implantado diante de todos os recursos utilizados. O tempo, o custo e o ambiente, devem ser de extrema importância, pois as bibliotecas não têm fins lucrativos, e por isso, devem adotar um processo muito minucioso e sistemático, para que o acervo disponibilize de assuntos diversos, que o usuário tenha uma sala onde possa estudar em grupo ou individual, que seja permitida a disponibilidade de empréstimos de livros e laboratório para pesquisas. Um dos métodos utilizados para o planejamento de uma organização é o método de SWOT, que consiste em fazer uma análise da instituição traçando seus pontos fracos e fortes, tornando assim, o planejamento mais fácil de ser aplicado pela organização pôr já terem ciência dos "problemas" a serem resolvidos. O planejamento é contínuo, e por isso não deve ser rígido, pois seria um desperdício de tempo, porque a mudança ocorre o tempo todo. A tecnologia da informação só vem avançando e se expandido cada vez mais, e mudar a metodologia de um plano para que os objetivos sejam alcançados, é preciso, pois a partir do planejamento a gestão inicia seus serviços. 18 10. REFERÊNCIAS
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