Arquivologia - Esquema Giovana Carranza

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Prof.ª Giovanna Carranza
ARQUIVOLOGIA
1. ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO  01
2. ARQUIVO – Conceito  03
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 05
4. ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS 09
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS 10
6. MATERIAL DE ARQUIVOS 12
7. MICROFILMAGEM 12
8. PRINCÍPIOS ARQUIVISTICOS 13
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 14
10. QUESTÕES  36
 
 
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ARQUIVOLOGIA 
 
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 
1.  A  Arquivologia,  também  conhecida  como  Arquivística,  é  a  disciplina  que  estuda  as  funções  dos  arquivos  e  seus 
documentos.  Então  cabe  à Arquivologia, ou Arquivística,  estudar  os princípios  e  técnicas  a  serem  observados  na  produção, 
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, 
suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais. 
Conhecendo  a  disciplina,  vamos  então  definir  o  seu  objeto  de  estudo:  os  arquivos. A  palavra  “arquivo”  é  um  termo 
polissêmico, com quatro significados. 
São eles: 
1º ‐ Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; 
2º ‐ Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc.); 
3º ‐ Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 
4º  ‐  Unidade  administrativa,  prevista  em  organograma  institucional,  com  a  responsabilidade  de  gerenciar  e  guardar 
documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc.). 
O  Documento,  em  seu  conceito  mais  básico,  é  a  informação  registrada  em  um  suporte.  Então,  para  termos  um 
documento, são necessários dois elementos: 
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 
Suporte: é o material físico onde está registrada a informação. 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
Como  exemplo  de  documento,  temos  a  carta,  a música  gravada,  o  email,  os  filmes,  as  fotografias,  etc.  Todos  esses 
documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc. 
 
 MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS 
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta,  estudo, prova e 
pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar. 
Documentos  de  arquivo  são  todos  os  que,  produzidos  e/ou  recebidos  por  uma  pessoa  física  ou  jurídica,  pública  ou 
privada, no exercício de  suas atividades,  constituem elementos de prova ou de  informação. Formam um  conjunto orgânico, 
refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua 
condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato. 
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, 
ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É 
o  que preceitua  a  Lei  nº  8.159/91  (Lei  dos Arquivos):  “Consideram‐se  arquivos    os  conjuntos  de  documentos  produzidos  ou 
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES”. 
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma 
taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por 
executar uma atividade administrativa. 
Contudo,  o  recibo,  o  boleto  ou  a  nota  fiscal  para  o  pagamento  da  assinatura  será  documento  de  arquivo,  pois  é 
consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico. 
Ainda,  além  de  ser  fruto  de  uma  atividade,  o  documento  de  arquivo  deve  ser  capaz  de  provar,  testemunhar  que  a 
referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que 
possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. 
Os  documentos  de  um  arquivo  apresentam  características,  conteúdo  e  formas  diferentes;  são  classificados  em  dois 
grupos: 
 
 
 
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1.1 Quanto ao gênero 
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: 
 Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; 
 Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas 
ou de engenharia. 
 Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. 
 Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a 
trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. 
 Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. 
 Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de  imagens, mediante utilização de 
técnicas específicas. 
 Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 
 
1.2 Quanto à natureza do assunto 
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: 
 Ostensivo ‐   A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.  
 Sigilosos  ‐   os documentos que, por  sua natureza, devam  ser de  conhecimento  restrito  e, portanto,  requeiram medidas 
especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 
Graus de sigilo  
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à 
Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que   entrou em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos 
documentos  e  material  de  caráter  sigiloso  para  a  Administração  Pública.  As  normas  citadas  atribuem  graus  de  sigilo,  sua 
classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as 
suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:  
 ultrassecreto;  
 secreto;  
 confidencial;  
  reservado.  
A  classificação  de  ultrassecreto  é  dada  aos  assuntos  que  requeiram  excepcional  grau  de  segurança  e  cujo  teor  ou 
características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.  
São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos 
de Estado.  
Consideram‐se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do 
conhecimento de pessoas que,  sem estarem  intimamente  ligadas ao estudo ou ao  seu manuseio,  sejam autorizadas a deles 
tomar conhecimento, funcionalmente. 
São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os 
assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam 
de  maior  difusão,  tais  como:  planos  ou  detalhes  de  operações  militares;  planos  ou  detalhes  de  operações  econômicas  ou 
financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, 
econômicos,  psicossociais  e  militares  de  países  estrangeiros  e  meios  de  processos  pelos  quais  foram  obtidos;  materiais 
criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.A  classificação  de  confidencial  é  dada  aos  assuntos  que,  embora  não  requeiram  alto  grau  de  segurança,  seu 
conhecimento por pessoa não‐autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.  
 
 
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São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material,  finanças e outros cujo sigilo 
deva  ser mantido por  interesse das partes,  como por exemplo:  informações  sobre a atividade de pessoas e entidades, bem 
como suas respectivas fontes; radiofrequência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional.  
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre 
outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos 
que indiquem instalações importantes. 
Seguem as tabelas de classificação: 
 
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 
4.553/02 não foi modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é fundamental 
que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto, considerem a primeira 
tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. 
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de prorrogação dos prazos, como o Decreto; Prevê apenas sua 
redução. 
Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a legislação, será objeto de 
recurso de muitos candidatos. 
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou 
discursivas. 
 
2. ARQUIVO 
2.1 ‐ CONCEITO DE ARQUIVO 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto 
de documentos oficialmente produzidos e  recebidos por um governo, organização ou  firma, no decorrer de  suas atividades, 
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. 
Segundo  a  Lei nº  8.159/91,  consideram‐se  arquivos os  conjuntos de documentos produzidos  e  recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como 
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
2.2 ‐ FINALIDADE  E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 
Podemos destacar como finalidades do arquivo:  
1 – Guarda dos documentos que circulam na  instituição, utilizando para  isso  técnicas que permitam um arquivamento 
ordenado e eficiente;  
2  –  Garantir  a  preservação  dos  documentos,  utilizando  formas  adequadas  de  acondicionamento,  levando  em 
consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;  
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da  instituição, de 
forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. 
 
 
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Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:  
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;  
b. estar instalado em local apropriado;  
c. dispor de instalações e materiais adequados;  
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;  
e. contar com normas de funcionamento;  
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo‐se, com o decorrer 
do  tempo,  em  base  do  conhecimento  da  história”.  Destaca  ainda  que  a  “função  básica  do  arquivo  é  tornar  disponível  as 
informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
 
2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e 
começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, 
sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda 
dos  tesouros  culturais da época mas  também  com a  finalidade de proteger a  integridade dos documentos que atestavam a 
legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza. 
Em uma empresa, as  informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo  tempo, estabelecer 
critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se 
existir um arquivo,  seja ele convencional, micrográfico ou automatizado,  com objetivo de  fornecer  informações vitais para a 
manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.  
 
2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. 
São eles: Horizontal e Vertical. 
 Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É 
amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável 
nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre 
ele, o que dificulta a localização da informação. 
 Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de 
manipular ou remover outros documentos ou fichas. 
 
Órgãos de Documentação 
Arquivo 
O  arquivo  guarda  documentos  com  finalidades  funcionais.  Os  documentos  de  arquivo  são  ACUMULADOS  de  forma 
orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo 
assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo 
possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela 
sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal 
gênero o  textual  (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão  receptor e  seu público  são os administradores  (ou 
quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar. 
 
 
 
 
 
 
 
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Biblioteca 
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. 
Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses 
documentos  existem  em  vários  exemplares,  são  unidos  pelo  seu  conteúdo  e,  em  sua  maior  parte,  são  impressos.  Os 
documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua 
função é instruir e educar. 
 
Centro de Documentação / Informação 
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária 
uma especialização para que  funcionem de  forma eficiente. Seus documentos  são geralmente  reproduções  (audiovisuais) ou 
referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar. 
 
Museu 
O museu é órgão de  interesse público, guarda documentos com finalidades de  informar e entreter. Suas peças são dosmais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais. 
Estes  são  os  quatro  órgãos  de  documentação  que  aparecem  em  provas  de  concursos.  Ao  dar  atenção  aos  termos 
destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões. 
 
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:  
 as entidades mantenedoras (públicos ou privados);  
 a natureza dos documentos (especial ou especializado);  
 aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente);  
 à extensão de sua atuação (setorial e central).  
 
Classificação  quanto  à  entidade  mantenedora:  quanto  à  entidade mantenedora  os  arquivos  podem  ser  públicos  ou 
privados. 
Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e 
devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos. 
Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por  instituições de caráter privado. São documentos 
que  dizem  respeito  a  suas  atividades  particulares,  e,  portanto,  não  é  obrigatória  a  sua  disponibilidade  para  consulta  da 
sociedade.  Contudo,  existe  a  possibilidade  de  esses  arquivos  serem  declarados  de  interesse  público,  por  meio  de  decreto 
presidencial  através  de  parecer  favorável  do  CONARQ.  Caso  isso  ocorra,  seu  mantenedor  terá  o  dever  de  zelar  pelos 
documentos e deixá‐los à disposição do Estado. 
Existe  ainda  outra  classificação,  atribuída  pela  autora Marilena  Leite  Paes,  em  que  os  arquivos  podem  ser:  públicos, 
comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. 
Públicos: mantidos por instituições de caráter público.  
Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos. 
Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos. 
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias. 
Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam‐se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora 
acima, classificam‐se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. 
 
 
 
 
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Classificação segundo a natureza dos Documentos  
Arquivos  especiais  ‐  Chama‐se  arquivo  especial  aquele  que  tem  sob  sua  guarda  documentos  de  tipos  diversos  – 
iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos 
em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como 
também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.  
 
Arquivo  especializado  ‐  Aquele  que  guarda  documentos  de  determinado  assunto  específico,  independentemente  da 
forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.  
 
Classificação quanto à extensão de atuação: quanto  à extensão de  sua  atuação, os  arquivos podem  ser  setoriais ou 
centrais (ou gerais). 
Os  arquivos  setoriais  são  aqueles  que  estão  localizados  próximos  aos  seus  produtores.  Esse  arquivo  guarda  os 
documentos  próximos  aos  interessados  diretos  para  facilitar  e  agilizar  a  sua  localização  e  utilização.  Encontram‐se 
principalmente  em  empresas,  órgãos  e  entidades  de  grande  porte,  ou  de  estrutura  administrativa  complexa  (vários 
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor 
de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). 
Os  arquivos  centrais  ou  gerais  são  aqueles  que  guardam  todos  os  documentos  de  uma  entidade  em  um  só  lugar.  É 
utilizado  principalmente  por  empresas  e órgãos de médio  e  pequeno porte,  ou por  instituições  de  estrutura  administrativa 
simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um  local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma 
empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. 
É  importante  ressaltar  que  esta  classificação  se  aplica  somente  aos  arquivos  correntes!  Somente  estes  podem  ser 
divididos em setorial ou geral. 
 
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência 
que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido). 
Como  exemplo,  temos  o  Contrato.  O  contrato  apresenta  as  informações  de  forma  que  se  possa  identificá‐lo  como 
contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental 
(considerando o aspecto formal). 
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, 
por exemplo, aluguel de  imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de  imóvel. Em resumo, temos o 
contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos.  
Vejamos alguns exemplos: 
 Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) 
 Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) 
 Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo) 
 
É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma. 
O formato é a configuração física que o suporte assume.  
Ex: suporte 
papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. 
A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia. 
 
 
 
 
 
 
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Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução  
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases 
por que passam os documentos dentro da  instituição. Este é  com  certeza o assunto mais presente em provas de  concursos 
públicos,  destacadamente  os  promovidos  pelo  Cespe‐UnB,  que  exige  do  candidato  o  entendimento  de  como  esta  teoria  é 
aplicada na prática.  
Essas  fases  são definidas por  Jean‐Jacques Valette  (1973) como as  três  idades dos arquivos: corrente,  intermediária e 
permanente, e são assim descritas:  
1.   Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados 
nos escritórios ou nas  repartições que os  receberam e os produziram ou em dependências próximas de  fácil acesso. Por 
documentos  em  curso  entenda‐se  que,  nesta  fase,  os  documentos  tramitam  bastante  de  um  setor  para  outro,  ou  seja, 
podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .  
2.   Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, 
mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá‐los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar 
um problema novamente  focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência 
dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos 
adotados na Grã‐Bretanha para designar esta fase. 
3.   Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa 
e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua 
evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva” 
Estas  fases  são  complementares,  poisos  documentos  podem  passar  de  uma  fase  para  outra,  e  para  cada  uma 
corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada, ou 
seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais 
adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente.  
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna‐se necessário compreender alguns termos técnicos da Arquivologia, 
como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos. 
 
Valoração dos Documentos  
Basicamente, o documento é guardado pela  instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, 
quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico.  
Valor  administrativo:  O  valor  administrativo,  também  chamado  de  primário,  refere‐se  ao  valor  que  o  documento 
apresenta para o  funcionamento da  instituição. É o valor pelo qual o documento  foi criado  (todo documento nasce com um 
objetivo administrativo) e por  isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, 
todo  documento,  em  determinado  momento  de  sua  existência,  perderá  seu  valor  administrativo,  quando  atingir  todas  as 
finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da  instituição. Este valor também é chamado, por alguns 
autores, de valor funcional, em virtude de suas características.  
 
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere‐se à possibilidade de uso dos documentos para 
fins  diferentes  daqueles  para  os  quais  foram  originariamente  criados,  quando passa  a  ser  considerado  fonte  de  pesquisa  e 
informação para  terceiros e para a própria administração. O documento, após perder  seu valor administrativo, pode ou não 
adquirir valor histórico, e uma vez tendo‐o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.  
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria 
das 3  Idades, nas  fases  correntes ou  intermediária. Quando perde o  valor administrativo, o documento pode  ser eliminado, 
desde que não adquira valor histórico  (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez 
que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente 
ou documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído.  
 
Prazo de Guarda dos Documentos  
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de 
guarda vincula‐se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:  
 frequência de uso das informações contidas nos documentos;  
 
 
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 existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); 
 existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);  
 necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).  
O  período  em  que  o  documento  deverá  ficar  arquivado  na  fase  corrente  será  chamado,  tecnicamente,  de  prazo  de 
guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase 
intermediária. O  termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de  fase  será, portanto, a  soma das duas  fases em 
questão.  
 
Destinação final dos Documentos    
Todo  documento,  ao  término  de  seu  ciclo  vital,  deverá  ser  encaminhado  à  sua  destinação  final,  que  ocorrerá  no 
momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou 
guarda permanente.  
 Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico;  
 Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.  
É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte:  
‐ Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? 
 ‐ Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária?  
‐ Como saber se o documento tem ou não valor histórico? 
 
Tabela de temporalidade 
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos 
nas  fases  corrente  e  intermediária  (período  em  que o mesmo  será  guardado nestas  fases),  bem  como  sua  destinação  final 
(eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada 
de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade 
do órgão para que possa ser aplicada na instituição.  
Cada  instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez 
concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou  inclusões deverão ser submetidas à Comissão que a 
criou,  a  fim  de  serem  novamente  avaliadas.  Na  tabela,  cada  documento  terá  seu  próprio  prazo  para  as  fases  correntes  e 
intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de 
guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de 
acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela.  
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:  
 
 
 
Os  prazos  acima  variarão  de  acordo  com  o  documento,  podendo  haver  documentos  com maior  ou menor  prazo  de 
guarda nas fases corrente e  intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, 
documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) 
têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente. 
 
 
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 Informações importantes 
1) Todo documento será criado na fase corrente;  
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, 
e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;  
3) Após  cumprir  seu prazo na  fase  corrente, os documentos poderão, de  acordo  com  a Tabela de Temporalidade da 
instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);  
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da 
instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);  
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;  
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das  três  fases do  ciclo  vital  (corrente ou  intermediária) e nunca na  terceira 
(permanente); 
 
4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES 
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o 
uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a 
disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço físico 
e equipamento (material permanente e de consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos 
documentos correntes, por suas atividades encontra‐se na estruturaorganizacional das instituições a designação de órgãos de 
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares. 
Embora  as  atividades de protocolo, expedição e  arquivo  corrente  sejam distintos, o  ideal é que  funcionem de  forma 
integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes: 
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação ‐ Receber, separar e 
distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, 
no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for 
o  caso;  elaborar  o  resumo  do  assunto  a  ser  lançado  na  ficha  de  protocolo;  encaminhar  os  papéis  ao  setor  de  registro  e 
movimentação etc.; 
Registro e Movimentação ‐ Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, 
procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da 
ficha ao documento encaminhando‐o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os 
documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. 
 
b)  Expedição  –  que  como  rotina  receber  a  correspondência  enviada  do  protocolo;  verificar  se  não  faltam  folhas  ou 
anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for 
o caso, malotes ou em mãos; 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. 
 
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de 
decisão e comprovação de direitos e obrigações.  
 
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do 
recebimento  ao  arquivamento,  é desenvolvido  visando  à  recuperação  rápida  e  completa da  informação. De modo  geral, os 
documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos 
encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. 
 
e) Destinação – Há documentos que frequentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz referencia 
com menos frequência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou 
referência. 
 
 
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Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de 
documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas. 
 
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO 
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: 
 
 LEVANTAMENTO DE DADOS 
Deve‐se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além de 
buscar  entender  as  finalidades,  funções  a  atividades,  o  volume  da  documentação,  o  gênero  dos  documentos  (escritos, 
audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais frequentes (cartas, relatórios etc.), os modelos e os formulários, bem como 
os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos. 
Legislação pertinente: 
‐ âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos 
‐ âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos 
‐ âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos 
 
Organização 
‐  organograma:  gráfico  que  representa  a  organização  formal  da  instituição  delineada  pelo  estudo,  permitindo  a 
visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. 
‐ Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma  tornando claras as atividades de cada um de seus 
órgãos. 
 
Documentação 
‐ gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.; 
‐ tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador; 
‐ volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês; 
‐ estado físico: necessidade de restauração. 
 
Processos 
‐ rotinas e formulários em uso na empresa; 
‐  registros e protocolo  (receber,  separar, distribuir, encaminhar,  classificar  a  correspondência  com base no  código de 
assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); 
‐ arranjo e classificação documental. 
 
Recursos 
‐  Humanos:  todas  as  pessoas  que  são  usadas  para  otimizar  o  funcionamento  da  empresa  (nível  das  pessoas, 
escolaridade); 
‐ físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento; 
‐ ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. 
 
 
 
 
 
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 ANÁLISE DE DADOS COLETADOS 
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentação 
de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no 
complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado. 
 
 PLANEJAMENTO 
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a  localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é 
elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e 
permanente. 
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três partes: 
1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e prioridades 
para sua implantação. 
 
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO 
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento. 
 
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Os  acervos  de  bibliotecas  e  arquivos  são  em  geral  constituídos  de  livros,  mapas,  fotografias,  manuscritos  etc.  que 
utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições. 
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose proveniente de 
diferentes origens. A acidez e a oxidação  são os maiores processos de deterioração química da  celulose,  também há outros 
agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem. 
Embora,  com  muita  frequência,  não  possamos  eliminar  totalmente  as  causa  do  processo  de  deteriorização  dos 
documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, 
mas intervenções e a higiene, entre outros. 
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, 
através  de  procedimentos  mínimos  de  intervenção.  Por  exemplo:  estabilizar  por  higienização  significa  que  uma  limpeza 
mecânica corrige o processo de deteriorização. 
 Preservação ‐ É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem 
direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. 
 
Conservação ‐ É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos 
ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
Neste sentido pode‐se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações,um 
plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário 
em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de 
um programa de conservação. 
 
Restauração  ‐  É  um  conjunto  de medidas  que  objetivam  a  estabilização  ou  a  reversão  de  danos  físicos  ou  químicos 
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter 
histórico. 
 
 
 
 
 
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6. MATERIAL DE ARQUIVO 
Na  estrutura  de  um  setor  de  arquivo  devemos  considerar,  além  dos  seus  objetivos,  dois  aspectos  fundamentais:  o 
material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico. 
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona todo 
o seu patrimônio.  Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser  incluído no  inventário, pois tem duração 
média inferior a três anos e é constantemente substituído. 
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc. 
 
 
 
 
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, 
etc.). 
 
 
7. MICROFILMAGEM 
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, 
deslumbrou  seus amigos,  reduzindo um documento  tamanho ofício a uma  imagem de menos de meio  centímetro. Em 1925 
George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo 
de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias. 
Hoje,  o  microfilme  representa  um  papel  significativo  na  administração  pública  e  particular.  Reduzindo  custos  de 
manutenção, acelerando o processo de  informação, diminuindo  as  áreas quadradas ocupadas pelos  arquivos  convencionais, 
protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. 
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. 
Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser 
lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. 
São os vários  formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação  final como  instrumento de arquivo ou de 
recuperação da informação. 
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em 
forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 
 
 
 
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8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar  seus  trabalhos e estudos. Esses princípios  são 
utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles: 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que 
os  documentos  e  arquivos  originários  de  uma  pessoa  ou  instituição  devem  manter  sua  individualidade,  não  podendo  ser 
misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são complementares, e 
possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e  funcionamento de seu produtor, razão 
pela  qual  não  deve  ser  alterado  (ter  documentos  retirados,  acrescidos  de  forma  indevida  ou misturados  com  os  de  outras 
pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”. 
 
Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade  segundo a qual os 
documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de 
seu produtor. 
 
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, 
pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a 
origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade. 
 
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou 
suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e 
para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão 
únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas. 
 
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade 
pela  qual  os  fundos  devem  manter‐se  preservados  sem  dispersão,  mutilação,  alienação,  destruição  não  autorizada  ou 
acréscimos  indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os  fundos de arquivo devem  refletir a estrutura e o 
funcionamento da  instituição, e os documentos que o compõem  têm muito mais valor quando no seu conjunto do que  fora 
dele. Portanto, os fundos devem manter‐se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá 
se o mesmo não estiver íntegro. 
 
Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma  formação progressiva, natural e orgânica. 
Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos 
se  dá  de  forma  gradativa  (com  a  aquisição  dos  documentos  por  compra,  permuta  ou  doação),  o  arquivo  acumula  seus 
documentos  conforme  seu  produtor  realiza  suas  atividades.  Os  documentos  de  arquivo  são,  então,  um  produto  imediato, 
natural e direto dessas atividades. 
 
Princípio  da  Territorialidade:  Este  princípio,  nascido  de  questões  políticas  pelas  fronteiras  do  Canadá,  é  utilizado  no 
sentido de definir o domicílio  legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o  local onde serão produzidos seus efeitos. Essa 
jurisdição do documento deve ser definida conforme a área  territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde  foi 
produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do  local onde foi produzido, seja 
uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a documentos produzidos por 
acordos diplomáticos ou por ações militares. 
 
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta 
teoria  constitui um  verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela  afirma que os documentos de um  arquivo passam por 
estágios  conforme  seus  valores  mudam.  Quando  um  documento  é  produzido,  ele  possui  um  valor  primário,  que  é  sua 
importância para  a  atividade que o gerou. Contudo, esse  valor é  temporário:  cessa  logo que  a  atividade  acaba. Mas  alguns 
documentos  (não  todos) ainda possuem o valor  secundário, que é  sua  importância para outras atividades ou outros campos 
diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por 
exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. 
 
 
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Princípio da Reversibilidade:  É  a qualidade pela qual os procedimentos, métodos, decisões  e processosadotados no 
arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser “desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuição 
de código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc. Como exceção prática a aplicação desse princípio, ou 
seja, operações que não podem ser desfeitas, podemos citar a expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há 
como  recuperá‐lo,  devendo  ser  emitido  outro  solicitando  a  desconsideração)  e  a  eliminação  de  documentos  (o  documento 
eliminado jamais pode ser recuperado). 
 
Princípio  da  Pertinência  ou  Temático:  É  a  qualidade  pela  qual  os  documentos,  quando  recolhidos  a  uma  instituição 
arquivística, devem  ser  reclassificados e  reorganizados por assuntos,  independentemente da  sua proveniência e organização 
originais.  Este  conceito  não  é  mais  adotado  na  Arquivística  por  ir  de  encontro  ao  Princípio  da  Proveniência.  Se  todos  os 
documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto 
perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições. 
 
Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem confundir. São eles: 
Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os documentos devam ser 
transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a  continuidade 
administrativa. Também está em desuso. 
 
Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custódia 
de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que 
foram produzidos. 
 
Princípio  da  Proveniência  Territorial:  Este  princípio,  contrário  ao  anterior,  afirma  que  os  documentos  deveriam  ser 
conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações 
militares ou representações diplomáticas. 
 
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, 
de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada 
pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização. 
Para  o  arquivamento  e  ordenação  dos  documentos  no  arquivo,  devemos  considerar  tantos  os  métodos  quanto  os 
sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso 
de instrumentos. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por exemplo, os 
métodos alfabético e geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um  sistema  indireto de busca e/ou  recuperação, como  são os métodos 
numéricos. 
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o método alfanumérico. Este método se 
caracteriza pela “necessidade parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para 
localizar uma estante, mas não para  localizar uma  gaveta ou prateleira:  a partir da  localização da estante,  a prateleira  será 
localizada de forma direta. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um 
arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em duas 
classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). 
Pertencem  à  classe  dos  básicos  quatro  métodos:  alfabético,  numérico,  geográfico  e  ideográfico.  À  classe  dos 
padronizados  pertencem  outros  cinco  métodos:  variadex,  automático,  soundex,  mnemônico  e  rôneo.  Vamos  observar  (e 
guardar) os esquemas: 
 
 
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BÁSICOS 
 MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas  físicas ou  jurídicas. Neste método, as 
fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando‐se as regras de alfabetação. 
REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera‐se o último sobrenome e depois o prenome. 
Exemplo:  
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
Sistemas 
Direto 
Indireto 
 
 
 
Arquivam‐se:  
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 
Exemplo:  
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
 
 
 
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Arquivam‐se:  
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
Exemplo:  
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa‐Lobos 
Arquivam‐se:  
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa‐Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um 
adjetivo e um substantivo. 
Exemplo:  
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
Arquivam‐se:  
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo:  
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam‐se:  
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira José 
 
 
 
 
 
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5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9) 
Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
Arquivam‐se:  
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6.  Os  sobrenomes  que  exprimem  grau  de  parentesco  como  Filho,  Junior,  Neto,  Sobrinho  são  consideradas  parte 
integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. 
Exemplo:  
Antônio Almeida Filha 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam‐se:  
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. 
 
Exemplo:  
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam‐se:  
Abreu Filho, Jorge 
Abreu Sobrinho, Jorge 
Abreu Neto, Jorge 
 
 
 
 
 
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7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. 
Exemplo:  
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam‐se:  
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais 
(ver também regras nº 10 e 11). 
Exemplo:  
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Müller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam‐se:  
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Müller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá‐las como parte 
integrante do nome quando escritas com letrasmaiúsculas. 
Exemplo:  
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
 
Arquivam‐se:  
Capri, Giulio di 
De Penedo, Chales 
Du Pont, Chales 
 
 
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Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. 
Exemplo:  
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
 
Arquivam‐se:  
Arco y Molinero, Andel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco 
Rios, Antonio de los 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. 
Exemplo:  
Al Bem‐Hur 
Li Yutang 
 
Arquivam‐se:  
Al Bem‐Hur 
Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, 
não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite‐se, para facilitar a 
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
Exemplo:  
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getulio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam‐se:  
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
 
 
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Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getulio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou 
escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
Exemplo:  
II Conferência de Pintura Moderna 
Quino Congresso de Geografia 
3º Congresso de Geologia 
Arquivam‐se:  
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3º) 
 
 MÉTODO NUMÉRICO 
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes métodos: 
numérico simples ou numérico cronológico. 
 
Numérico Simples 
Atribui‐se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondências, 
sejam de pessoa física ou jurídica. 
 
Numérico Cronológico 
Neste método  os  documentos  são  numerados  em  ordem  cronológica  de  emissão.  Assim,  além  da  ordem  numérica, 
observa‐se  também  a  data.  É  adotado  em  quase  todas  as  repartições  públicas. Numera‐se  o  documento  e  não  a  pasta. O 
documento  depois  de  autuado  colocado  numa  capa  cartolina,  onde  além  do  número  de  protocolo  são  transcritas  outras 
informações, em geral, passa a ser denominado de processo. 
Além  da  ficha  numérica,  também  chamada  ficha  de  protocolo,  devem  ser  preparados  índices  auxiliares  (em  fichas) 
alfabético‐onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação. 
 
Método Dígito‐terminal 
Considera o número do próprio documento como elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há 
grande  volume  de  documentos,  para  reduzir  erros  em  seu  arquivamento  e  agilizar  sua  recuperação.  Diferente  dos  outros 
métodos numéricos, que atribuem um número ao documento  (cronológico) ou à pasta  (simples), este método, como  já dito, 
utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura. 
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
O número de arquivamento será: 25‐67‐41 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 
 
 
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67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição). 
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este  se 
repita,  observamos  o  grupo  secundário  e  também  ordenamos  do menor  para  o maior.  Se  também  for  repetido,  devemos 
observar o grupo terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO) 
Não  é  um método  de  fácil  execução  por  ser  necessário  que  o  arquivista,  para  elaborar  a  tabela  de  classificação  de 
assunto, conheça bem a organização da  instituição, além de ter que possuir a capacidade de  interpretação dos documentos a 
serem  analisados.  É  aconselhado  nos  casos  de  grandes  massa  de  documentais.  Podem  ser  adotados  dois  métodos  no 
arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico. 
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica. 
 Alfabético Dicionário 
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética. 
 
Alfabético Enciclopédico 
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente. 
 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX 
Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. São portanto 
métodos indiretos. 
Classifica‐se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo‐se do geral para o particular. 
Exemplo: 
0 Administração Geral 
1 Pesquisas 
1‐1  Psicologia 
1‐1‐2  Aplicada ao trabalho 
1‐1‐3       Aplicada à educação 
1‐2  Ciência política 
1‐3  Administração 
1‐4  Economia 
Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. 
 
 
 
 
 
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 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL 
Esse  método  é  baseado  na  técnica  do  Sistema  Decimal  de  Melvil  Dewey,  cuja  classificação  divide  o  conhecimento 
humano  em  nove  classes  principais  e  uma  décima  reservada  para  os  assuntos  inerentemente  gerais  e  que  não  podem  ser 
incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para 
generalidades,  e  assim  sucessivamente.  A  parte  inteira  do  número  é  composta  de  três  algarismos.  A  parte  decimal,  que  é 
facultativa, pode  ter um, dois,  três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes, 
subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, subseções etc.  
Suas  principais  desvantagens  são  a  limitação  de  dez  números  para  cada  nível  de  classificação  o  que  não  ocorre  no 
método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. 
Método numérico unitermo: também conhecido como indexação coordenada, esse método tem como base a analogia, e 
é usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) 
de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha‐índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que 
se refere. 
 
 
 
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em 
prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta 
do  item. No nosso exemplo,  são os números 55 e 95  (destacados). Trata‐se basicamente de descobrir qual documento  tem 
relação com outros assuntos. 
 
Dica  de  prova:  Vocês  também  devem  ter  em  mente  que,  devido  ao  tamanho  do  nome,  os  métodos  ideográficos 
costumam  vir  com  seus  nomes  mais  simples  (dicionário,  enciclopédico,  duplex,  decimal  e  unitermo).  Ex:  o  método  duplex 
consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o 
método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico.MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético com a rapidez do método numérico. 
Como  o  método  alfabético  pertence  ao  sistema  direto  e  o  método  numérico  pertence  ao  sistema  indireto,  o  método 
alfanumérico pertence ao sistema semidireto. 
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que 
vá além das  informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que combina  letras e números, e pertence ao 
sistema semidireto. 
 
 MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o 
principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: 
 
 
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a)  Nome  do  estado,  cidade  e  correspondente:  quando  se  organiza  um  arquivo  por  estados,  as  capitais  devem  ser 
alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão 
estar dispostas após as capitais. 
Exemplo: 
ESTADO  CIDADE  CORRESPONDENTE 
Amazonas 
 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
 
São Paulo 
Manaus (capital) 
Itacoatiara 
Rio de Janeiro (capital) 
Campos 
São Paulo (capital) 
Lorena 
Sobreira, Luísa 
 
Santos, Antônio J. 
Rodrigues, Isa 
 
Almeida, José de 
Corrêa, Gilson 
 
Silva, Alberto 
 
 
 
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, 
deve‐se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais. 
CIDADE  ESTADO  CORRESPONDENTE 
Campos 
Itacoatiara 
Lorena 
Manaus 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Rio de Janeiro 
Amazonas 
São Paulo 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Almeida, José de 
Santos, Antônio J. 
Silva, Alberto 
Sobreira, Luísa 
Rodrigues, Isa 
Corrêa, Gilson 
 
 
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem 
alfabética pela  cidade. É  imprescindível, porém, que  as pastas  tragam os nomes dos estados, em  segundo  lugar, porque há 
cidades com o mesmo nome em diferentes estados. 
Exemplo:  
Brasília (Distrito Federal) 
Brasília (Minas Gerais) 
Itabaiana (Paraíba) 
Itabaiana (Sergipe) 
 
 
 
 
 
 
 
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Correspondências de outros países – alfabeta‐se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente. As 
demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. 
Exemplo: 
PAÍS  CIDADE  CORRESPONDENTE 
França 
França 
Portugal 
Portugal 
Portugal 
Paris (capital) 
Lorena 
Lisboa (capital) 
Coimbra            
Porto 
Unesco 
Vadim, Roger 
Pereira, José 
Albuquerque, Maria 
Ferreira, Antônio 
 
 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
Os  métodos  padronizados  não  devem  ser  objeto  de  preocupação  do  concursando,  pois  eles  raramente  caem  em 
concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; 
 
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, 
devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribuídas em  relação à segunda  letra do nome de entrada no 
arquivo, e devem ser colocadas nas guias. 
Ex: 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve‐se atribuir a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser 
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja 
E – H e abreviações = rosa ou amarelo 
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
 
Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com 
as conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinação de letras, números e cores para evitar o 
acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes. 
 
Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança sonora entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque. 
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (rima). 
Por isso ficam arquivados próximos. 
 
 
 
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Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por combinação de letras e números. Aqui, as letras 
são consideradas símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a 
memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação. 
 
Método  Rôneo:  é  uma  “versão  mais  antiga”  do  método  automático.  Funciona  da  mesma  forma,  fazendo  uma 
combinação de letras, números e cores. 
 
Dica  de  prova:  a  razão  para  falar  tão  pouco  sobre  os métodos  padronizados  é  que  não  são  comuns  em  provas  de 
concursos. O método automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas 
privadas. O método  soundex  não  é  aplicado  no  Brasil,  apenas  nos  Estados Unidos  e  alguns  países  da  Europa. Os métodos 
mnemônico e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de 
nível médio, A NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM 
ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS  PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas  essa não  é uma  afirmação  tão  concreta. O que 
quero com  isso é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM 
FREQUENCIA  EM  PROVAS  DE  CONCURSO  É  O  VARIADEX.  Caso  os  outros  apareçam  em  algum  item,  é  suficiente  que  o 
concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi‐los com 
os métodos básicos. 
 
Avaliação de documentos 
Na fase de destinação da Gestão de Documentos é realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. 
Essa atividade também é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por 
arquivistas, profissionais da  área de  contabilidade, direito,  administração, por  representantes da direção  e profissionais que 
trabalham diretamente com as atividades fim da instituição. 
Ela deve  ser  convocada quando da  elaboração da  Tabela de  Temporalidade  e do Plano de Classificação,  assim  como 
quando for necessário programar mudanças nessas ferramentas. 
A  avaliação  tem  a  finalidade  de  atribuir  ou  identificar  o  valor  dos  documentos  para  a  instituição.  Sendo  esse  valor 
subjetivo  (pode  existir para uns  e não para outros),  este  é o motivo pelo qual  a Comissão deve  ser  interdisciplinar. Com  a 
identificação desse valor, é possível preservar aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que não têm importância. 
Além disso, evita‐se o recolhimento de documentos sem valor secundário ou o descarte de documentos com esse valor. 
A Comissão deve fazer uma triagem de documentos com os principais assuntos de que trata a  instituição, estudar esse 
documento e tentar  identificar o que é relevante e o que não é em seu conteúdo  informacional. Então mesmo que traga um 
assunto importante, se a informação se repetir com frequência em outros documentos, o mesmo pode ser descartado. 
Uma  vez definidos os  assuntos que  têm  relaçãodireta  com  a origem, evolução e objetivos da  instituição, devem  ser 
determinados os prazos de guarda em cada fase documental de acordo com a  importância do documento, assim como a sua 
destinação. E isso será feito através da Tabela de Temporalidade. 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação  são o  resultado direto dos  trabalhos da Comissão 
Permanente  de Avaliação.  Esses  dois  instrumentos  são  as  ferramentas  básicas  da Gestão  de Documentos  e  sempre  andam 
juntos, pois a classificação é fundamental para a aplicação da temporalidade e destinação. 
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a  ferramenta da Gestão de Documentos resultante da atividade de 
avaliação documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se 
serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o esquema 
gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da apostila.  
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio  já está definida, cabendo 
aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. 
O  prazo  de  guarda  dos  documentos  (sempre  determinado  em  anos)  começa  a  contar  da  data  da  sua  produção. No 
arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não 
tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do 
momento da sua transferência. 
Dica de prova: Não  se esqueça que a Tabela não define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os 
documentos que ali entram deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a 
 
 
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Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de 
Documentos pára no arquivo intermediário. 
 
Preservação de Documentos 
Já sabemos que o documento é a informação registrada em um suporte material. A principal função de um documento 
(mais precisamente do suporte) é fazer com que a  informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder ou alterar suas 
características. 
A conservação de documentos engloba um conjunto de ferramentas, atividades, métodos e cuidados a serem observados 
para colaborar com a durabilidade do documento,  isto é,  fazer com que ele exista pelo maior prazo de  tempo possível. Está 
dividida  em  conservação  corretiva  (ações no documento quando o mesmo  já  sofreu  algum dano) e  conservação preventiva 
(ações a serem empregadas para evitar os danos). 
Antes de prosseguirmos com a conservação, é preciso conhecer os conceitos de armazenamento e acondicionamento, e 
as determinações do CONARQ para sua aplicação. 
 
Acondicionamento:  é  a  embalagem  ou  guarda  de  documentos  para  sua  preservação.  Trata‐se  de  colocá‐lo  em  uma 
embalagem (pasta ou caixa). 
 
Armazenamento:  é  a  guarda  do  documento  propriamente  dita.  É  a  colocação  do  documento  no  arquivo,  seja  ele  o 
móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito. 
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é nada difícil entender essas 
técnicas. Vamos então às recomendações do CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para elaborar suas questões. 
 
Armazenamento 
Os  documentos  devem  ser  armazenados  em  locais  que  apresentem  condições  ambientais  apropriadas  às  suas 
necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. 
A  localização de um depósito de arquivo deve prever  facilidades de acesso e de  segurança  contra perigos  iminentes, 
evitando‐se, por exemplo: 
‐ áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações; 
‐ áreas de risco de incêndios; 
‐ áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica; 
‐ áreas próximas a instalações estratégicas. 
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, e as de 
armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os 
cuidados devem ser dirigidos a: 
‐ evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações; 
‐ prever condições estruturais de resistência a cargas; 
‐  ter  limite  de  200  m2  de  área.  Os  depósitos  deverão  ser  compartimentados.  Os  compartimentos  devem  ser 
independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta‐fogo e, de preferência,  também 
com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; 
‐ evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; 
‐ evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, 
pinturas e revestimentos; 
‐ aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de 
raios  solares, por meio de  isolamento  térmico e/ou pintura de  cor  clara, de efeito  reflexivo. Além dos  recursos  construtivos 
utilizados para  amenizar  as  temperaturas  internas,  sempre  que  for  possível,  posicionar  os  depósitos  nos  prismas  de menor 
insolação; 
 
 
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‐ promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, 
de forma a facilitar o fluxo do ar; 
‐ evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; 
‐ manter suprimento elétrico de emergência. 
 
Nas áreas de depósito, os documentos devem  ser armazenados  separadamente, de acordo com o  seu  suporte e  suas 
especificidades, a saber: 
‐ documentos textuais, como manuscritos e impressos; 
‐ documentos encadernados; 
‐ documentos textuais de grande formato; 
‐ documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas; 
‐ documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; 
‐ documentos em meio micrográfico; 
‐ documentos fotográficos; 
‐ documentos sonoros; 
‐ documentos cinematográficos; 
‐ documentos em meios magnéticos e ópticos. 
 
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas dos 
depósitos,  as  quais,  por  sua  vez,  também  devem  se  diferenciar  entre  si,  considerando‐se  as  necessidades  específicas  de 
preservação para cada  tipo de suporte. Recomenda‐se um estudo prévio das condições climáticas da  região, nos casos de se 
elaborar  um  projeto  de  construção  ou  reforma,  com  vistas  a  obter  os melhores  benefícios,  com  baixo  custo,  em  favor  da 
preservação dos acervos. 
A  deterioração  natural  dos  suportes  dos  documentos,  ao  longo  do  tempo,  ocorre  por  reações  químicas,  que  são 
aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentes atmosféricos e 
às radiações  luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores 
(de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de 
meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Os índices 
muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de 
infestações de insetos e o desenvolvimento de micro‐organismos, que aumentam as proporções dos danos. 
Com base nessas constatações, recomenda‐se: 
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