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ARQUIVOLOGIA PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Preservação: Em um sentido geral, trata-se de toda a ação que se destina à salvaguarda dos registros documentais. Conservação Preventiva: É um conjunto de medidas e estratégias administrativas, políticas e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a conservação da integridade dos acervos e dos prédios que os abrigam. São ações para adequar o meio ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a degradação. Conservação reparadora: Trata-se de toda intervenção na estrutura dos materiais que compõem os documentos, visando melhorar o seu estado físico. Higienização: Trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os itens generalizados utilizados como marcadores de páginas, as poeiras e, todos os elementos espúrios à estrutura física dos documentos. Restauração: Considerada como um conjunto de ações técnicas de caráter intervencionista nos suportes dos documentos, a restauração se propõe a executar o trabalho de reversão de danos físicos ou químicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do tempo. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O conhecimento das principais características do papel, independente do seu tipo, ajuda a detectar e determinar eventuais problemas e, a escolher em cada caso o procedimento e os materiais mais adequados para seu tratamento. O ph O ph é o valor que se usa para indicar o grau de acidez ou alcalinidade de uma substância, que é determinado pelo cálculo de íons de hidrogênio presente nela. Mede-se numa escala de 0 a 14, sendo o meio, 7, a neutralidade. Os valores de 0 a 6.9 indicam o grau de acidez, a partir dos 7.1 até o 14 o grau de alcalinidade. Os valores do ph podem variar com a temperatura. Um tratamento passa pelo processo de desacidificação do papel. Alguns tipos de deterioração A preservação e a conservação de documentos em papel exigem um conhecimento amplo sobre as deteriorações que os atingem. Estas em geral são de naturezas diversas e, também costumam apresentar diferentes causas. Na maioria das vezes acarretam imperfeições capazes de, em determinados casos, gerarem a destruição total do documento ou peça. Assim, o conhecimento destas deteriorações determina diretrizes a serem seguidas para a realização de ações corretas quanto a conservação, bem como a adoção de medidas ideais de prevenção contra futuros danos. Sujidades As sujidades são formadas por partículas e materiais estranhos depositados sobre os documentos, que interferem em seu aspecto geral e, por vezes, causam alterações em sua leitura, propiciando uma aparência de descuido com o documento. Poeiras São os acúmulos de partículas que se depositam sobre a superfície dos papéis, que em decorrência dos tipos de elementos e materiais que as compõem, costumam favorecer diversas deteriorações. Como por exemplo, o aumento da umidade na superfície dos papéis e nos cortes superiores ou cabeça dos livros, possibilitando o desenvolvimento de microorganismos e o aumento dos efeitos de uma contaminação atmosférica, propiciando o surgimento de oxidações e acidificações. Gorduras O manuseio e a limpeza inadequadas geram o surgimento e o acúmulo de substanciais gordurosas sobre a superfície dos papéis. Estes depósitos de gordura podem oxidar com o passar do tempo e provocar o aparecimento de manchas que tentem a escurecer e amarelecer os papéis e, também favorecer um possível ataque biológico. Manchas As manchas têm as mais diversas causas. Afetam diretamente a integridade física e a aparência estética dos documentos. Aquelas provocadas por oxidações e por colas são as mais comuns. Devem ser tratadas adequadamente, eliminando as causas que as provocam para que não se transformem em deteriorações para os documentos. Manchas de ferrugem As manchas de ferrugem nos papéis são geralmente provocadas pela oxidação de elementos metálicos aderidos e em contato com eles. Estes elementos podem ser grampos, clipes, fechos, etc que em determinadas condições de umidade oxidam e geram manchas de ferrugem nos papéis. Manchas de cola São ocasionadas pelo uso incorreto de colas e também de fitas adesivas, tipo durex, impróprias aos papéis. Com o tempo o papel, que é higroscópico, absorve a cola ácida deste tipo de fita e, esta perde seu poder de adesão e se desprende do papel gerando manchas irreversíveis no mesmo. Por outro lado as colas não aconselhadas para atividades de conservação, podem provocar ou mesmo acelerar algumas reações químicas nos papéis como oxidações e mudanças de cor. Deformações Num sentido comum, as deformações que afetam os papéis enquanto suporte de documentos são provocadas devido a manuseios inadequados, como também em decorrência de intervenções incorretas. Um exemplo clássico são as dobras feitas nos cantos superiores de livros e documentos pra marcar a página de leitura. O correto é o uso de marcadores de papel de qualidade, criados para esta finalidade. Rasgos e rupturas Os rasgos são rompimentos em partes do papel e, não implicam necessariamente, em perdas. Podem ocorrer a partir de ações de manuseios e armazenamentos inadequados. Quando acontecem deixam a vista, suas fibras na margem do rasgo. O que irá viabilizar sua recomposição por meio de ações de conservação reparadora. As rupturas acarretam perdas de partes dos papéis e comprometem a integridade dos documentos. Auréolas São conhecidas como auréolas de umidade e, aparecem nos papéis (documentos) a partir da penetração de qualquer tipo de líquido, frequentemente, de água. Quando esta penetra no papel arrasta as sujidades e as partículas depositadas sobre ele, gerando o aparecimento de manchas e de áreas com tonalidades diferentes. Uma das causas é atribuída ao armazenamento de documentos em áreas excessivamente úmidas. Amarelecimento Entre algumas causas que geram o amarelecimento dos papéis (documentos), duas se destacam: 1º) o grau de acidez do papel que pode gerar escurecimento, amarelecimento e fragilidade; 2º) a luz que como é um dos principais agentes de degradação dos papéis, facilita o surgimento do processo de oxidação, que é acentuado quanto maior for a quantidade de lignina existente no papel. Descoloração Trata-se da perda de intensidade da cor original do papel, como consequência imediata das ações dos raios UV e IR da luz. Os efeitos da luz (seja natural ou artificial) são cumulativos e tendem a aumentar com aumento do tempo de exposição. Assim a prevenção é reduzir ao máximo a exposição dos documentos e obras à luz. É sabido e aceito que o parâmetro ideal de intensidade de luz em exposições deve ser de 50 lux, valor obtido com o auxílio do equipamento luxímetro. Biodeterioração Trata-se das deteriorações e deformações causadas por agentes biológicos, notadamente fungos, insetos e roedores. As causas destas deteriorações são decorrentes principalmente de dois fatores: 1º) a existência de alimentos nos componentes formadores do papel, como celulose, açucares e glicose. 2º) o encontro de ambientes adequados em termos de umidade e temperatura que favorecem a vida, o desenvolvimento e a reprodução destes agentes. Deste modo, a prevenção imediata é o controle dos parâmetros ambientais de UR e temperatura das áreas de guarda de acervos. Fungos São microorganismos que se alimentam das substâncias orgânicas do papel. De modo geral, sedesenvolvem em condições de umidade e temperatura elevadas. Os fungos possuem uns filamentos que podem promover alguns tipos de rasgos nos papéis. Porém, o pior dano são as manchas deixadas como resultado de sua atividade de metabolização das substâncias que os alimentam. Esta ação gera a ruptura da cadeia molecular da celulose, ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves podem acarretar o apodrecimento e a perda total do papel. A disseminação dos fungos se dá através dos esporos (células reprodutoras), que são carregados por meio de diversos veículos, p.ex. correntes aéreas, gotas d’água, insetos, vestuários, etc. Foxing Trata-se de uma deterioração que se caracteriza pelo surgimento de manchas de cor castanha no papel (documento). Até hoje sua origem gera controvérsias. Há pesquisadores que pensam tratar-se de um microorganismo, porém outros defendem que são manchas originárias do processo de oxidação de impurezas metálicas que ficaram nos papéis durante sua formação. Este tipo de deterioração tende a aparecer em documentos que tenham ficado em contato direto com papeis ácidos, ou em obras que tenham sido emolduradas com cartões e papéis de baixaqualidade arquivística. Insetos Os insetos tal como os fungos alimentam-se de substâncias formadoras dos papéis, fundamentalmente a celulose. Desenvolvem-se em condições de umidade e temperatura elevadas e na ausência de luz. Roedores São geralmente perigosos. Além de atacarem os materiais documentais, tendem a atacar também o revestimento isolante dos condutores elétricos, favorecendo a instalação de sinistros. O aparecimento de roedores se dá devido a presença de resíduos de alimentos nas áreas de guarda de acervos. O hábito de levar e comer qualquer tipo de guloseimas nas áreas de guarda e consulta, deve ser combatido, tanto para aos funcionários quanto para os usuários dos acervos. RESUMO Cuidados gerais na conservação dos documentos: Os livros de grandes dimensões devem ser guardados na posição horizontal, em estantes, evitando o empilhamento. Documentos em papel: 1. As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); 2. Devem-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos; 3. Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; 4. Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado; 5. Não escrever nos documentos; 6. Não dobrar as páginas; 7. Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar; 8. Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; 9. Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento; 10. Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão; 11. Durante a limpeza, removem-se grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos; 12. Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário. Fotografias: 1. Devem receber proteção individual de boa qualidade; 2. Devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço; 3. Não forçar a separação de uma fotografia da outra; 4. Escrever o necessário somente no verso, com lápis macio. Microfilmes: 1. Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade; 2. Devem ser feitas duplicatas. Disquetes e CD-ROM: 1. Usar os disquetes de boa qualidade; 2. Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; 3. Usar programas antivírus; 4. Proteger o CD contra arranhões e poeira. Caixas de arquivo: 1. Utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas; 2. Na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas autoadesivas impressas eletronicamente ou, na impossibilidade desta impressão, utilizando canetas hidrográficas ou esferográficas. Os documentos devem ser acondicionados em caixas–arquivo, produzidas em material inerte ou alcalino. A maioria das caixas e pastas disponíveis no mercado é feita de papéis e papelões ácidos. A acidez migra através do contato, ou seja, uma embalagem confeccionada com material ácido fatalmente irá passar a acidez para os documentos nela acondicionados. As caixas comerciais poderão ser usadas desde que as mesmas sejam revestidas com papel alcalino. Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza, pois limpeza é um dos fatores prioritários de preservação e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento. IMPORTANTE! Todos os documentos deverão estar protegidos por um envelope de papel alcalino na cor branca, com identificação a lápis na parte superior à direita; o uso de lápis macio (6b) é recomendado para fazer anotações em documentos, sendo que o grafite é um material estável que não danifica o papel. Substituir os barbantes e elásticos por cadarços de algodão cru. Os barbantes e elásticos cortam e danificam a embalagem e os documentos acondicionados. Não superlotar as caixas arquivos, isto pode causar danos aos documentos quando forem retirados. Para preencher os espaços das caixas que não estiverem completamente cheias, deve-se utilizar cartões de espaçamento, confeccionados em materiais alcalinos. Somente no caso de sobra de espaço dentro das caixas, para evitar a deformação dos documentos. Lembre-se Acondicionamentos Os acondicionamentos são os itens de proteção mais próximos aos documentos, formando uma barreira contra os poluentes, a luz, a temperatura, a umidade relativa, o ataque biológico, e o manuseio. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. Um bom acondicionamento depende de um bom projeto de design, deve utilizar materiais de qualidade arquivística (papel permanente/durável livre de qualquer impureza, quimicamente estável e resistente) e formar uma proteção contra o manuseio inadequado; deve, também, ser uma embalagem funcional e conter a identificação do conteúdo. Não Esqueça!!! Os materiais especiais como: discos, CDs, fitas cassete, fotografias, negativos, diapositivos, filmes (película), fitas VHS, umatik ou similar, discos ópticos, CD-Rom, disquetes, fitas magnéticas, etc devem ser recolhidos em depósitos climatizados, acondicionados e identificados por remissivas devidamente preenchidas em duas vias (uma fica no processo ou dossiê) e outra acompanha o documento original no depósito climatizado. Natureza do DOcumento Tipo de Suporte Manuseio Guarda Estado de COnservação Exemplo: remissiva de arquivamento de documentos especiais Notação: Indicar a notação padrão da NOBRADE. Ex.: BR AN,BSB N8.38.1,p.304/545. Características: Descrever, sucintamente, o suporte (papel, metal, filme, fita magnética, tecido, etc.) e o tipo (mapa, planta, etc.). Ex: mapa de grande dimensão, em papel. Conteúdo: Indicar o teor do material. Ex: obrade engenharia; vista aérea de Brasília. Localização: Indicar o local de guarda do material não convencional, preenchendo o campo com o código de endereçamento constante no topográfico p. ex. depósito X, mapoteca 12, gaveta 2. Observação: Qualquer detalhe relevante relacionado à caixa. Rotina de limpeza nos depósitos de guarda A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja frequência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem. As prateleiras de metal, as mapotecas e todos os demais tipos de móveis de metal destinados ao armazenamento de documentos devem ser limpos com o auxílio de um pano limpo e com álcool. Deve-se evitar o uso de água como agente para estas limpezas. O piso das áreas de guarda de acervos deve ser limpo com produtos biodegradáveis não agressivos aos documentos e às pessoas que trabalhem na área. Usar sempre aspirador de pó, para não levantar poeira, e flanela seca para limpeza do mobiliário. Observar, durante a limpeza, se há excrementos de cupim, asas de insetos, túneis (galerias externas) e pequenos orifícios próximos às obras ou no piso no ambiente de guarda. Limpeza do assoalho: 1. Para se evitar a umidade, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos úmidos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água. Higienização de documentos Corresponde à limpeza de superfície, ou seja, retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos. A higienização trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes considerados agressores, tais como os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os elementos generalizados utilizados como marcadores de folhas, as poeiras, as partículas sólidas, e todos os elementos espúrios à estrutura física dos documentos. A consolidação do suporte consiste na recomposição das partes faltantes e na união dos rasgos e cortes, e a planificação consiste na correção de dobras e amassados. Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis, flanela macia, aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica, de diferentes formas, tamanhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon, material sintético ou lã); • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações, por exemplo; • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada; • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete. Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: • raladores de plástico ou aço inox; borrachas de vinil; • fita-crepe; • lápis de borracha; • luvas de látex ou algodão; • máscaras; • papel mata-borrão (papel muito absorvente); • pesos; • poliéster (mylar); • folhas de papel siliconado; • microscópios; • cola metilcelulose • lápis HB etc. Mesa de Higienização Já foi questão de prova: Com a utilização de pó de borracha, resultante da ação de ralar borracha plástica branca em um ralador de aço inox. Esta ação será efetivamente mais usada nos documentos impressos. Deve ser executada com o máximo de cuidado e sobre mesas de grande formato. Coloca-se um punhado desse pó de borracha sobre o documento e, com movimentos leves e circulares, partindo do centro para as bordas, executa-se a limpeza com o auxílio de uma boneca (espécie de chumaço feito com algodão e gaze). Este procedimento pode ser repetido tantas vezes quantas forem necessárias até a limpeza total do documento. Ao final este pó de borracha deve ser bem retirado com um pincel de pelos macios. Retirada de grampos Principais operações de Conservação: 1. Desinfestação: método de combate mais eficiente contra os insetos: fumigação. São utilizados produtos como Timol, DDT, fluoreto de sódio etc. 2. Limpeza: fase posterior à fumigação. 3. Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante 1 hora, em uma câmera de umidificação. Em seguida, são passadas a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Na falta desse equipamento usa-se o ferro caseiro. 4. Encadernação e reencadernação: No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a obra deverá ser apenas acondicionada. Principais operações de Restauração: 1. Banho de Gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a resistência, sem prejudicar a visibilidade e passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. 2. Tecido: processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. 3. Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade e o processo é semelhante ao do Tecido. 4. Laminação Mecanizada: processo em que envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel seda e outra de acetato de celulose, colocando numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8 kg/cm a uma temperatura entre 145 a 155º C. 5. Laminação Manual: Igual a Laminação Mecanizada, porém não utiliza calor nem pressão, utiliza acetona que em contato com o acetato, transforma-se em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel seda. 6. Encapsulação: utiliza películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. É considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. 7. Planificação: é a prensagem do documento. Os documentos que apresentarem deformações devem ser planificados. 8. Montagem: compreende a reorganização das folhas conforme a sequência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original. 9. Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. 10. Reintegração cromática: é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento. 11. Costura: é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; 12. Velatura: é um novo suporte em papel ou tecido, agregado ao original. Um reforço. RESUMO AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS: Físicos (ambientais): Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiação da Luz, Qualidade do Ar. 1. Luminosidade - Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos através da oxidação. O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luzpode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes geradoras de UV. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: • As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; essa medida também ajuda no controle de temperatura, minimizando a geração de calor durante o dia. • Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). 2. Temperatura e umidade relativa - O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos, principalmente quando em suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração. A velocidade de muitas reações químicas, inclusive as de deterioração, é dobrada a cada aumento de 10°C. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais, desde que estáveis e constantes. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc. MUITO IMPORTANTE: A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. A medição da temperatura se faz com o uso de termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo-se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos). Químicos: 1. Poluição atmosférica: representada pela poeira e fumaça. 2. Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração. 3. Gordura e oleosidade: o manuseio dos documentos acaba por danificá-los. 4. Objetos metálicos: devem-se evitar grampos, clipes etc, pois os mesmos tendem a enferrujar e danificar os documentos. A melhor opção é utilizar clipes de plástico. Biológicos: 1. Insetos: baratas, traças, brocas, cupins. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos insetos. 2. Microorganismos: fungos. Os fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: • estabelecer política de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e ar circulante, mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas; • praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas adequadas; • instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local; • manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água, secando-os imediatamente caso ocorram. Observações importantes: • O uso de fungicidas não é recomendado; os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. • Caso se detecte situação de infestação, chamar profissionais especializados em conservação de acervos. • Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferação de colônias de fungos. • Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: • Usar proteção pessoal: luvas de látex, máscaras, aventais, toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). • Luvas, toucas e máscaras devem ser descartáveis. 3. Roedores: ratos. A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscas são válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, além de higiene periódica. 4. Homem: por utilizá-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los. Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional De Arquivos (CONARQ) As recomendações a seguir têm como objetivo possibilitar o planejamento de estratégias de guarda e de preservação de documentos de arquivo, de acordo com sua temporalidade e destinação. Estrutura A estrutura contempla seis princípios que devem ser observados para assegurar a preservação dos documentos de arquivo: • Produção e acesso • Áreas de Armazenamento • Condições Ambientais • Acondicionamento • Manuseio e transporte • Segurança Produção e Acesso Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados procedimentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua preservação durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação. Alguns documentos, conforme as normas vigentes, deverão ser produzidos em formatos padronizados. Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de valor permanente deverão ser produzidos em papéis alcalinos. Cabe acrescentar que: • Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos; • As presilhas devem ser em plástico ou metal não oxidável; • As práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas; • Os dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. A informação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que a localização e a devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a manutenção das condições de acesso, eles devem ser regularmente revistos. Áreas de Armazenamento Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientaisapropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. Áreas Externas A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: • áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos; • áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares; • áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo; • áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos. Áreas Internas O terreno destinado à construção de um edifício para arquivo deve ser seco, livre de risco de inundação, deslizamentos e infestações de térmitas. Assim, devem ser evitadas áreas propensas a perigos para a segurança e a preservação dos acervos, tais como: • proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações; • terrenos e subsolos úmidos; • regiões de fortes ventos e tempestades; • regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos; • proximidade com indústrias que liberam poluentes; • proximidade com usinas químicas, elétricas e nucleares; • proximidade com linhas de alta tensão; • proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos; • terminais de tráfego aéreo e terrestre; e • áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição. Áreas de Depósito Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a: • evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático. No caso de depósitos em andares térreos, prever pisos mais elevados em relação ao solo e com boas condições de drenagem deste, pelas mesmas razões; • prever condições estruturais de resistência a cargas, de acordo com as Recomendações para a construção de arquivos, do CONARQ; • a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Se necessário, os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; • evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; • evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; • aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento. • térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação; IMPORTANTE: Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber: • documentos textuais, como manuscritos e impressos; • documentos encadernados; • documentos textuais de grande formato; • documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas; • documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; • documentos em meio micrográfico; • documentos fotográficos; • documentos sonoros; • documentos cinematográficos; • documentos em meios magnéticos e ópticos. • Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo com sua base e condição de preservação. Condições Ambientais Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte. A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura e de umidade relativa) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as proporções dos danos. Acondicionamento Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático. Manuseio e Transporte O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usuários, merecendo recomendações afixadas nas salas de trabalho e de consulta, a saber: • manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência fazendo uso de luvas. Além de luvas, os técnicos devem também utilizar guardapós, e máscaras para o manuseio de documentos. • utilizar também luvas e máscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos e ópticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteção dos usuários; • manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões; • utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o depósito e a sala de consulta, visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos; • transportar documentos entre seções, para exposições ou para empréstimos externos ou serviços de terceiros, como microfilmagem e conservação, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando à preservação e segurança dos documentos. Segurança Toda instituição arquivística deve contar com um Plano de Emergência escrito, direcionado para a prevenção contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situações de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e vandalismo. Este plano deve incluir: Um programa de manutenção do edifício, partindo de um diagnóstico prévio do prédio e de sua localização, para identificar: • riscos geográficos e climáticos que possam ameaçar o prédio e o acervo; • vulnerabilidades do edifício, quanto à sua função de proteger os acervos; • níveis de vulnerabilidade dos materiais que compõem o acervo; • vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segurança). Um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminação do maior número possível de riscos: • inspecionar regularmente o prédio; Um plano de salvamentoe de segurança humanos: • efetuar treinamentos e simulações periódicas de emergência. Um plano de salvamento de acervos (plano de emergência): • As instituições depositárias de acervos deverão ter um plano de emergência escrito para salvamento do acervo em casos de calamidade, atendendo às especificidades de seu acervo e às condições de localização do mesmo em suas dependências.
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