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Projeto POUSADA 1 Pós-Graduação em Gestão de Projetos 89ª Turma Plano do Projeto POUSADA Cristian Túlio Carvalho Oliveira Fred Araújo Ulhôa Gláucio Amarante Pereira José Roberto Costa Ferreira Orientador: Clênio Senra de Oliveira, MSc, PMP Belo Horizonte – MG Julho de 2010 Projeto POUSADA 2 Autores do Trabalho Cristian Túlio Carvalho Oliveira Formado em Ciências da Computação pela PUC-MG em 2003 e Pós-graduado em Engenharia de Software pela UFMG em 2005, trabalhou em implantações de sistemas na LOCALIZA como analista de sistemas. Atualmente é prestador de serviços na GERDAU/Açominas pela PSV Sistemas onde exerce atividades como Analista de sistemas e gerente de projetos. Implantou projetos na área da redução e projetos de LIMS (Laboratory Information Manager System). Fred Araújo Ulhôa Graduado em Sistemas de Informação pela Faculdade Metropolitana de Belo Horizonte – FAME, Pós-graduando em Gestão de Projetos pelo IETEC. Atualmente trabalhando como Líder de Projetos na NetService, atuando em projetos de Cabling, Networking e Telefonia na Vale do Rio Doce, nas minas dentro de Minas Gerais, seguindo as metodologias do PMBOK e metodologias da Vale. Gláucio Amarante Pereira Graduado e Pós Graduado em Analise de Sistemas. Experiência de dois anos com desenvolvimentos de projetos para nas áreas de siderurgia. Experiência de doze anos em desenvolvimento de projetos financeiros do Banco Mercantil do Brasil. Atualmente atuo nas etapas de levantamento de requisitos, prova de conceito, definição de escopo, análise de custo e viabilidade, execução e implantação de projetos referentes a produtos de carteira administrada de títulos, fundos de investimentos e administração de corretora de valores. José Roberto Costa Ferreira Engenheiro Eletrônico e de Telecomunicações, pós-graduado em Especialização de Redes de Telecomunicações, trabalhou no setor de eletrônica e informática da Construtora Andrade Gutierrez por quatro anos. Atuou por outros quatro anos no segmento de telecomunicações em uma integradora Nortel e uma distribuidora Siemens. Há cinco anos está na Maxtrack Industrial onde é responsável por Projetos Especiais, envolvendo soluções de rastreamento desenvolvidas e fabricadas pela empresa. Projeto POUSADA 3 SUMÁRIO 1. RESUMO EXECUTIVO .............................................................................................................................. 5 2. GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO ...................................................................... 6 2.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 6 2.2 CICLO DE VIDA DO PROJETO ............................................................................................................... 6 2.3 PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO ......................................................................................... 6 3. GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO ................................................................................ 8 3.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 8 3.2 REQUISITOS DO PROJETO ................................................................................................................... 9 3.3 DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO .......................................................................................... 11 3.4 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO ............................................................................................... 14 3.5 DICIONÁRIO DA EAP .......................................................................................................................... 14 4. GERENCIAMENTO DO PRAZO DO PROJETO ................................................................................. 18 4.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 18 4.2 CRONOGRAMA DO PROJETO ............................................................................................................. 19 5. GERENCIAMENTO DE CUSTO DO PROJETO ................................................................................. 20 5.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 20 5.2 BASE DAS ESTIMATIVAS DE CUSTO .................................................................................................. 20 5.3 ESTRUTURA DE CUSTO DO PROJETO................................................................................................ 21 5.4 CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO DO PROJETO E CURVA “S” DE CUSTO DO PROJETO ................ 22 5.5 CUSTO ESTIMADO DAS ATIVIDADES .................................................................................................. 22 6. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO ....................................................................... 23 6.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 23 6.2 QUADRO DA QUALIDADE PLANEJADA .............................................................................................. 23 7. GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DO PROJETO ................................................... 24 7.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 24 7.2 ORGANOGRAMA DO PROJETO ........................................................................................................... 24 7.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ..................................................................................................... 25 7.4 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES ......................................................................................................... 27 8. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO ........................................................... 29 8.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 29 8.2 PARTES INTERESSADAS NO PROJETO .............................................................................................. 29 8.3 GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS ............................................................................... 30 8.4 MAPA DE COMUNICAÇÕES ................................................................................................................ 30 9. GERENCIAMENTO DE RISCOS DO PROJETO ................................................................................ 33 9.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 33 9.2 REGISTRO DOS RISCOS ..................................................................................................................... 35 9.3 CLASSIFICAÇÃO GERAL DOS RISCOS ............................................................................................... 35 9.4 LISTA DE RISCOS QUANTIFICADOS PRIORITÁRIOS ........................................................................... 35 9.5 PLANO DE RESPOSTA A RISCOS ....................................................................................................... 35 10. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO ...............................................................36 10.1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 36 10.2 MAPA DE AQUISIÇÕES ....................................................................................................................... 36 10.3 ENCERRAMENTO DE CONTRATOS ..................................................................................................... 38 11. ANÁLISE DE VIABILIDADE ECONÔMICO-FINANCEIRA .......................................................... 39 11.1 PREMISSAS ........................................................................................................................................ 39 11.2 FLUXO DE CAIXA ................................................................................................................................ 40 Projeto POUSADA 4 11.3 CÁLCULO DOS PARÂMETROS DE AVALIAÇÃO .................................................................................. 41 12 ANEXOS ................................................................................................................................................ 46 12.1 T-89-G3-PROJETO_POUSADA - FORMULÁRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS.XLS ................................ 46 12.2 T-89-G3-PROJETO_POUSADA - FORMULARIO STATUS REPORT.DOCX ......................................... 47 12.3 T-89-G3-PROJETO_POUSADA - FORMULÁRIO DE ATA DE REUNIÃO.DOCX ................................... 48 12.4 T-89-G3-PROJETO_POUSADA - FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS.XLS ................... 49 12.5 T-89-G3-PROJETO_POUSADA - RISCOS.DOCX ............................................................................... 50 12.6 T-89-G3-PLANO_QUALIDADE-PROJETO_POUSADA.DOC .............................................................. 54 12.7 T-89-G3-PROJETO_POUSADA.MPP ................................................................................................. 58 Projeto POUSADA 5 1. Resumo Executivo A GerenciArte é uma empresa que atua no ramo de gerenciamento de projetos civis, e está no mercado mineiro há 10 anos fornecendo soluções de administração de projetos, dentro da metodologia do PMI, tendo contribuído com seus clientes para redução de custos, cumprimento dos prazos contratuais e satisfação, principalmente num ramo de negócios que historicamente não submete seus projetos a um planejamento e controle rigoroso. Mais uma vez a GerenciArte foi escolhida para elaborar o projeto executivo da Pousada dos Sonhos, composta por oito chalés, casa principal com administração e refeitório, área comum para lazer e piscina, em terreno localizado em Lavras Novas, distrito de Ouro Preto-MG, com intuito de promover aos clientes do empreendimento a autonomia financeira e uma melhor qualidade de vida, administrando um negócio próprio em uma região compatível com seus anseios pessoais. A pousada tem inauguração prevista para julho de 2011 e o projeto possui um limite de orçamento de R$1.800.000,00 sendo que R$ 80.000,00 é destinado ao pagamento do projeto executivo. Foi designado como gerente deste projeto Fred Araújo Ulhôa, que terá plena autoridade e responsabilidade em todos os processos do projeto. Projeto POUSADA 6 2. Gerenciamento da Integração do Projeto 2.1 Introdução O Gerenciamento da Integração do Projeto tem por objetivo garantir que todas as partes e processos do projeto estejam alinhados e funcionem juntos como um todo. O gerenciamento do projeto junta os planos de projeto, coordena atividades, recursos, restrições e suposições do projeto, e os transforma em um modelo funcional. O plano de gerenciamento do projeto deste projeto segue as melhores práticas recomendadas pelo Guia do Conhecimento de Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), Quarta Edição, sendo totalmente realizado com base na experiência da GerenciArte equipe de projetos, consolidando-se através de opinião especializada interna e externa, quando referente a atividades específicas de execução técnica do projeto. 2.2 Ciclo de Vida do Projeto CICLO DE VIDA DO PROJETO POUDADA Fases do Projeto Gerenciamento do Projeto Projeto Arquitetônico Projeto Civil Projeto Paisagístico Aprovações Encerramento 2.3 Plano de Gerenciamento do Projeto O projeto será gerenciado pelo Gerente de Projetos designado, com apoio da equipe de projetos, conforme definição no plano de recursos e segundo a matriz de responsabilidades englobando os processos de gerenciamento de escopo, prazo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e integração. Projeto POUSADA 7 O detalhamento de cada um destes processos segue nos próximos capítulos deste plano, destacando-se o plano de comunicação que traz o formulário de solicitação de mudanças do projeto, que permitirá a avaliação e, quando aplicável, aprovação e alteração dos planos descritos aqui neste documento, durante a execução do projeto. Ao longo da execução será realizada a constante comparação do desempenho real do projeto com o planejamento aqui realizado, de forma a determinar a necessidade de mudanças, aplicando ações corretivas ou preventivas. Para o controle integrado das mudanças, estão previstas no plano de comunicações reuniões mensais do comitê de gestão de mudanças, que poderá reunir-se extraordinariamente sob demanda, de forma a não gerar impactos maiores no plano do projeto. O projeto será finalizado após a aprovação de toda a documentação entregue ao cliente e subsequente aprovação do mesmo. A equipe da GerenciArte irá arquivar toda a documentação de gerenciamento do projeto e técnica (entregas do projeto), transferindo todas as informações históricas e de lições aprendidas à sua já estabelecida base de conhecimentos, para consulta em projetos futuros. Projeto POUSADA 8 3. Gerenciamento do Escopo do Projeto 3.1 Introdução O Gerenciamento do Escopo do Projeto tem por objetivo garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para garantir que o mesmo termine com todos os seus objetivos alcançados com sucesso. Entende-se por escopo todos os produtos do gerenciamento do projeto e as entregas projeto (produto do projeto). Para o gerenciamento do escopo é necessário a execução de cinco processos: Coleta de Requisitos, Definição, Criação de Estrutura Analítica do Projeto, Verificação e Controle do que esta dentro ou fora do projeto. O processo é iniciado com a identificação e documentação das funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas. A coleta de requisitos será feita através de reuniões e entrevistas com o cliente, levantamento dos dados existentes (documentos, fotos, registros). Eventualmente será feito o uso de protótipos, caso necessário, para o melhor entendimento de algumas funcionalidades do produto. Todas estas informações serão reunidas no “Documento de Requisitos” como produto desta atividade. Na definição detalhada dos requisitos serão consultados especialistas no assunto, tanto dentro da própria equipe quanto consultores externos. Poderão ser realizadas visitas técnicas a pousadas de mesmo estilo na mesma região e em regiões com o mesmo potencial turístico. Para um melhor gerenciamento, será feita a divisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores, sendo assim criada a estrutura analíticado projeto. A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto. Como saída deste processo será produzida a EAP completa e o seu dicionário com a descrição do trabalho e o critério de aceitação. Em cada data de entrega será realizada uma reunião com o cliente para a formalização do aceite do mesmo sobre os produtos da entrega. Em processos anteriores estes produtos passariam por inspeções de qualidades de acordo os Projeto POUSADA 9 critérios de aceitação do cliente ou por normas. Caso alguma entrega finalizada não seja formalmente aceita, a mesma será documentada juntamente com as descrições da rejeição. Com a linha de base definida, será realizado o constante controle do andamento do projeto e do produto bem como das mudanças feitas na linha de base do escopo. 3.2 Requisitos do Projeto O propósito do Plano de Gerenciamento Requisitos é definir como os requisitos do Projeto “Pousada” serão documentados e gerenciados no decorrer do projeto. Este plano apresentará de maneira sequencial como será o gerenciamento (identificação e cadastramento) dos requisitos do projeto. O plano detalha os passos e as informações para identificação dos requisitos e possui também o levantamento dos requisitos do projeto. A matriz de rastreamento de requisitos do projeto ajuda a verificar a aplicação das necessidades das partes interessadas. Os requisitos serão definidos através da colaboração entre os stakeholders do projeto e registrados no “Documento dos requisitos” que está presente neste item da documentação. Cada versão do documento de requisitos será incluída com uma indicação numérica e terá registro da data de aprovação e revisão. São partes fundamentais e integrantes do documento de requisitos o registro de stakeholders (executado pelo processo de gerenciamento de comunicações), o levantamento de Expectativas/Requisitos executado pela equipe do projeto junto aos stakeholders, as matrizes de rastreabilidade para frente e para trás. Projeto POUSADA 10 Projeto POUSADA 11 3.3 Declaração do Escopo do Projeto Declaração de Escopo do Projeto Empresa: GerenciArte Projeto: Pousada dos Sonhos Elaboração: Luciana Soares Aprovação: Fred Ulhoa Justificativa do Projeto: Promover aos sócios do empreendimento a autonomia financeira e uma melhor qualidade de vida, administrando um negócio próprio em uma região compatível com seus anseios pessoais. Objetivo do Projeto: Projeto executivo para construção de uma pousada, estilo rústico, de área construída aproximada de 5.000m2 composta por oito chalés, casa principal com administração e refeitório, área comum para lazer e piscina, em terreno localizado em Lavras Novas, distrito de Ouro Preto-MG. Descrição do Projeto: O projeto executivo envolverá a elaboração de projetos civil, elétrico, hidráulico, arquitetônico e paisagismo. Faz parte do projeto, obter aprovação e licenciamento dos mesmos junto aos órgãos competentes e liberação para construção. Produto do Projeto: Projeto executivo da Pousada. Expectativa do Cliente: Pousada construída conforme projeto de forma a atrair os clientes com seus diferenciais construtivos, turísticos e econômicos. Principais Entregas do Projeto: Projeto civil (cálculo estrutural, elétrico, hidráulico) Projeto arquitetônico Projeto paisagístico Cronogramas, Relatórios e medições Licenciamento Projeto POUSADA 12 Fora do Escopo: Construção da pousada, marketing, contratação de funcionários e administração do negócio. Equipe do Projeto: Patrocinador: GerenciArte Gerente do Projeto Fred Ulhôa Coordenador Financeiro Gláucio Pereira Planejador Cristian Túlio Comunicação Luciana Soares Engenharia José Roberto Premissas do Projeto: Equipe com dedicação Integral: Fred Ulhôa Gláucio Pereira Cristian Túlio Luciana Soares José Roberto Disponibilidade do terreno: adquirido 10.000m² com a terraplanagem, sondagem e topografia executados. Disponibilidade de energia elétrica, água, fossa; acesso rodoviário em condição de tráfego A comunicação da equipe será feita através de reuniões semanais, apresentações, telefonemas e emails. Restrições: Orçamento: R$1.800.000,00 (Sendo R$ 80.000,00 para elaboração do projeto executivo e R$ 1.720.000,00 para construção da pousada. Normas técnicas e legislações municipal, estadual e federal vigentes Fatores de Sucesso: Empresa com experiência em planejamento e gerenciamento de projetos e formação técnica e gerencial PMP. Existe alto potencial turístico da região do projeto em questão, eventos de gastronomia, passeios de bicicleta, off - road, Estrada Real, Festivais de cinema, Inverno, Jazz em Projeto POUSADA 13 Ouro Preto, cachoeiras, etc. Plano de Entregas e Marcos do Projeto: Cronograma Fevereiro/2010 Projeto arquitetônico Março/2010 Cálculo estrutural Abril/2010 Projeto elétrico Maio/2010 Projeto hidráulico Junho/2010 Projeto paisagístico Julho/2010 Licenciamento Dezembro/2010 Orçamento do Projeto: Fases: CUSTO: Gerenciamento do Projeto R$30.000,00 Projeto arquitetônico R$10.000,00 Cálculo estrutural R$2.000,00 Projeto elétrico R$1.500,00 Projeto hidráulico R$1.500,00 Projeto paisagístico R$6.000,00 Relatórios e medições R$700,00 Licenciamento R$8.000,00 Identificação das Alterações Data Alterado por Descrição Sucinta da Alteração Aprovações Nome Assinatura Data Projeto POUSADA 14 3.4 Estrutura Analítica do Projeto 3.5 Dicionário da EAP Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto Responsável: Cristian Versão: 1.0 Aprovação: Fred Araújo Ulhôa Data (Aprovação): 12/03/2010 ID Pacotes de Trabalho Entregas Descrição Critérios de Aceitação 1.1 Plano de Gerenciamento do Projeto Iniciação Definição do plano de gerenciamento do projeto de acordo Aprovação do gerente do projeto com o aval dos demais componentes de sua equipe. Projeto POUSADA 15 Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto Responsável: Cristian Versão: 1.0 Aprovação: Fred Araújo Ulhôa Data (Aprovação): 12/03/2010 ID Pacotes de Trabalho Entregas Descrição Critérios de Aceitação 1.2 Projeto Arquitetônico Projeto arquitetônico da pousada Projeto arquitetônico da pousada desenvolvido de acordo com o escopo da pousada e em harmonia com projeto civil. A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. As informações presentes neste documento deverão estar voltadas para a dinâmica funcional e harmonia com a natureza local. 1.2.1 Planta Baixa Projeto arquitetônico da pousada Planta baixa do projeto arquitetônico da pousada desenvolvido de acordo com as especificações A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. 1.2.2 Fachada Projeto arquitetônico da pousada desenhos das fachadas da pousada de acordo com o projeto arquitetônico A documentação devera estar legível e detalhada e assinadapelo responsável por seu desenvolvimento. 1.2.3 Cortes Projeto arquitetônico da pousada Cortes do projeto arquitetônico A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. 1.2.4 Memorial descritivo Projeto arquitetônico da pousada Memorial descrito onde estarão relacionados, com detalhes, os materiais que deverão ser utilizados no projeto arquitetônico A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá conter as informações dos materiais utilizados, dando prioridade para materiais existentes na natureza local, sua origem e que não ofereçam riscos respeitando a natureza local. 1.3 Projeto Civil Projeto Civil da pausada Projeto civil desenvolvido de acordo com o escopo da pousada A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá atender às solicitações do cliente e documentado de acordo com as normas do PMBOK. Projeto POUSADA 16 Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto Responsável: Cristian Versão: 1.0 Aprovação: Fred Araújo Ulhôa Data (Aprovação): 12/03/2010 ID Pacotes de Trabalho Entregas Descrição Critérios de Aceitação 1.3.1 Cálculo Estrutural Projeto do cálculo estrutural da pousada Calculo estrutural da pousada desenvolvido de acordo com a documentação do projeto civil. A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá estar de acordo com as especificações do projeto civil e estar voltado ao não desperdício de material a aliada a segurança. 1.3.2 Projeto Elétrico Projeto elétrico da pousada Projeto elétrico da pousada desenvolvido de acordo com as especificações do projeto civil A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá estar de acordo com as especificações do projeto civil e estar voltado para a economia de energia. 1.3.2.1 Planta Baixa Projeto elétrico da pousada Planta baixa do projeto elétrico da pousada desenvolvido de acordo com as especificações do projeto elétrico A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá estar de acordo com o projeto elétrico. 1.3.2.2 Cortes Projeto elétrico da pousada Cortes do projeto elétrico da pousada A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá representar a planta baixa do projeto elétrico. 1.3.3 Projeto Hidráulico Projeto hidráulico da pousada Projeto hidráulico desenvolvido de acordo com o projeto civil A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá estar de acordo com as especificações do projeto civil e estar voltado para a economia de água. 1.3.3.1 Planta Baixa Projeto hidráulico da pousada Planta baixa do projeto hidráulico da pousada desenvolvido de acordo com as especificações A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá estar de acordo com o projeto hidráulico. Projeto POUSADA 17 Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto Responsável: Cristian Versão: 1.0 Aprovação: Fred Araújo Ulhôa Data (Aprovação): 12/03/2010 ID Pacotes de Trabalho Entregas Descrição Critérios de Aceitação 1.3.3.2 Cortes Projeto hidráulico da pousada Cortes do projeto hidráulico da pousada A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. Deverá representar a planta baixa do projeto hidráulico. 1.4 Projeto Paisagístico Projeto paisagístico da pousada Projeto paisagístico da pousada desenvolvido de acordo com o escopo da pousada. Este projeto deverá estar em harmonia com a flora local. A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. 1.4.1 Memorial descritivo Projeto paisagístico da pousada Memorial descrito onde estarão relacionados, com detalhes, os materiais que deverão ser utilizados no projeto paisagístico. A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. 1.4.2 Planta Baixa Projeto paisagístico da pousada Planta baixa do projeto paisagístico da pousada desenvolvido de acordo com as especificações A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. 1.5 Aprovações Aprovações das documentações Apresentação Aprovações que serão realizadas pelo cliente A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento. 1.5.1 Validação do cliente Aprovações das documentações Apresentação da documentação e aprovações esperadas pela parte do cliente de toda a documentação A validação do cliente só será aceita por escrito e assinada de próprio punho. 1.5.2 Licenciamento Licenciamento da pousada Apresentação da documentação para obtenção dos licenciamentos ambientais. Documentos necessários para que o cliente possa enviar aos órgãos competentes para a obtenção das licenças. 1.6 Encerramento Encerramento do projeto Entrega da documentação ao cliente e apresentação do mesmo. A documentação devera estar legível e detalhada e assinada pelo responsável por seu desenvolvimento e acompanhado das apresentações necessárias para o bom entendimento do cliente. Projeto POUSADA 18 4. Gerenciamento do Prazo do Projeto 4.1 Introdução O Gerenciamento do Prazo do Projeto tem por objetivo garantir que o projeto inclua os processos necessários para garantir que o mesmo termine dentro do tempo planejado. Para o gerenciamento do prazo é necessário a execução dos seguintes processos: Definição e seqüenciamento das atividades, Estimativa dos recursos das atividades, Estimativa das durações das atividades, Desenvolvimento do cronograma e Controle do mesmo. O processo é iniciado com a identificação e documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Esta definição de atividades será realizada em conjunto com os profissionais que irão participar da etapa de execução do projeto, visando sempre as entregas definidas na EAP. Na eventual indisponibilidade de participação dos executores nesta etapa, será feito o uso de opinião especializada com profissionais de mesma formação acadêmica e com experiência profissional compatível com a atividade. Todas estas informações serão reunidas na “Lista de atividades”. Esta mesma equipe será responsável pelo seqüenciamento das atividades serão seqüenciadas, para servirem de base para a elaboração do cronograma e facilitar o gerenciamento e o controle do projeto. Serão definidas as relações de dependência das atividades (predecessoras e sucessoras) seja por necessidade lógica do fluxo do trabalho, por condições externas ao projeto ou por adequação às melhoras práticas dentro da área em questão. A estimativa dos recursos (tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos) que serão necessários para realizar cada atividade será feita pela equipe de projetos buscando dados publicadoscomo ferramenta de apoio, com posterior validação de opinião especializada. A estimativa das durações das atividades buscará definir a duração mais provável para que a atividade seja cumprida para produzir o trabalho necessário com os recursos previamente alocados para este fim. Tendo em vista a natureza do Projeto POUSADA 19 Projeto “Pousada”, será feita uma estimativa análoga com base na documentação e experiência da equipe em projetos semelhantes posteriores. Com base na análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma será criada a linha de base do cronograma do projeto. Além dos demais itens mencionados, serão documentados o Diagrama de Gantt, o caminho crítico e a folga das atividades. Com a linha de base definida, será realizado o constante controle do andamento do projeto e do produto bem como das mudanças feitas na linha de base do prazo. 4.2 Cronograma do Projeto O cronograma desenvolvido deve ser verificado no arquivo “T-89-G3- Projeto_Pousada-Ver_1.mpp” anexo, onde pode-se observar o detalhamento e seqüenciamento das atividades, a alocação dos recursos, a estimativa da duração das atividades, o diagrama de GANTT, e o caminho crítico e folga das atividades. Projeto POUSADA 20 5. Gerenciamento de Custo do Projeto 5.1 Introdução O Gerenciamento de Custo do Projeto tem por objetivo garantir que o projeto seja realizado em sua totalidade dentro do orçamento aprovado. Para o gerenciamento do custo é necessário a execução dos seguintes processos: Estimativa dos custos, Definição do orçamento e Controle dos custos. A estimativa dos custos que serão necessários para realizar cada atividade será feita pela equipe de projetos com base em opinião especializada, estimativa análoga pautada na documentação e experiência da equipe, em projetos semelhantes e estimativa paramétrica observando pesquisas de mercado e indicadores usuais do segmento de atuação. O orçamento será determinado pela agregação dos custos estimados dos pacotes de trabalho. Neste processo serão desenvolvidos a base das estimativas de custos, o cronograma de desembolso do projeto e a curva “S” do desembolso acumulado. Com a linha de base definida, será realizado o constante controle do andamento do projeto e do produto bem como das mudanças feitas na linha de base do custo. O gerente do projeto não terá autonomia para extrapolar, sem prévia comunicação e aprovação do patrocinador, os valores totais estabelecidos para o projeto. 5.2 Base das Estimativas de Custo A base de estimativa de custo de Homem Hora foi realizada utilizando pesquisas em órgão governamental (IBGE), empresa de recursos humanos (Catho) e opinião especializada (profissionais de projetos do ramo de construção civil). Para a base de estimativa de custo com licenciamentos foi consultado o IEF, IGAM e Prefeitura Municipal de Ouro Preto-MG, e foi constatado que os custos reais só poderiam ser apresentados por essas entidades após entrega dos projetos. Desta forma foram utilizados os custos médios indicados por profissionais da área. Projeto POUSADA 21 5.3 Estrutura de Custo do Projeto O valor orçado para cada fase do projeto, conforme EAP encontra-se a seguir: Projeto POUSADA 22 5.4 Cronograma de Desembolso do Projeto e Curva “S” de Custo do Projeto O cronograma de desembolso do projeto e a curva “S” do desembolso acumulado encontram-se a seguir: 5.5 Custo Estimado das Atividades Para os custos das atividades do projeto, ver o arquivo “T-89-G3-Projeto_Pousada- Ver_1.mpp” anexo. Projeto POUSADA 23 6. Gerenciamento da Qualidade do Projeto 6.1 Introdução O Gerenciamento da Qualidade do Projeto tem por objetivo garantir que o projeto seja terminado com mínimo de desvios em relação aos requisitos especificados. Para o gerenciamento da qualidade do projeto é necessário a execução dos seguintes processos: Planejar a qualidade, Garantir a qualidade e Controlar a qualidade. A qualidade será gerenciada tanto em relação aos produtos a serem entregues quanto em relação ao gerenciamento do projeto. Neste processo serão definidas as políticas de qualidade e objetivos da qualidade mensuráveis, os itens de controle nas atividades, os recursos necessários para as atividades da qualidade, normas, regulamentos e legislações aplicáveis, responsáveis pelas atividades de controle da qualidade, ações corretivas, preventivas e de tratamento das não conformidades, e as datas dos controles. Todas estas informações serão compiladas no “Plano da Qualidade”. A garantia da qualidade dos produtos e pacotes de trabalho será realizada ao final de execução de cada entrega através da inspeção das mesmas, enquanto o controle dos processos e do gerenciamento do projeto se dará através de auditorias mensais (conforme cronograma estipulado), sendo realizadas pelo Coordenador de Engenharia e Controle de Qualidade e controlada pelo Gerente de Projetos. 6.2 Quadro da Qualidade Planejada Para o quadro da qualidade planejada, ver o arquivo T-89-G3-Plano_Qualidade- Projeto_Pousada.doc em anexo. Projeto POUSADA 24 7. Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto 7.1 Introdução O Planejamento de Recursos Humanos determina funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto e cria o plano de gerenciamento de pessoal. Os principais processos do planejamento de recursos humanos são – planejamento organizacional (planejamento de recursos humanos), que faz a identificação, documentação e designação de funções e de regras de gerenciamento, hierarquia e responsabilidades; obtenção de pessoal (contratar ou mobilizar a equipe do projeto) – obtenção dos recursos humanos necessários para trabalhar no projeto; desenvolvimento de equipe (desenvolver a equipe do projeto) – promoção de avanço das competências e integração da equipe, resultando no aprimoramento das habilidades no desempenho do projeto; gerenciamento da equipe (gerenciar a equipe do projeto) – observa o desempenho da equipe do projeto, fornecendo um “feedback”, resolução de problemas e coordenação de mudanças em proveito do desempenho do projeto 7.2 Organograma do Projeto Apresentamos a seguir o organograma do projeto, que garante que não haja equívoco dos membros da equipe em relação aos seus pacotes de trabalho. Promove em todos os membros da equipe um entendimento perceptível de suas funções e responsabilidades e é uma representação gráfica dos membros da equipe do projeto e suas relações hierárquicas. Projeto POUSADA 25 7.3 Matriz de Responsabilidades Matriz de Responsabilidades ATIVIDADE Cristian Túlio Fred Ulhôa Gláucio Pereira José Roberto Luciana Soares Mateus Tomain (Eng Elet.) Cristina Menezes (Arquit.) Célio Fiuza (Eng. Civil) Elaborar Escopo R C R R C C C C Aprovar Escopo C R C C C C C C Elaborar cronogramas R C C C C C C C Aprovar cronogramas C R C C C C C C Elaborar Cálculo Estrutural I I I I I C C R Elaborar Projeto Elétrico I I I I I R C C Elaborar Projeto Hidráulico I I I I I C C R Elaborar Projeto Arquitetônico I I I I I C R C Elaborar Projeto Paisagístico I I I I I I R I AprovarProjetos I I I R I C C C Orçar Fornecedores C I A C R - - - Contratar Fornecedores I A R I I - - - Controlar Finanças I A R I I - - - Providenciar Licenciamento R I I R I - - - Documentar C C C C R - - - Encerrar projeto Pousada A R A A A - - - Legenda: R - Responsável pela execução A - Responsável pela aprovação C - Consultado I - Informado Projeto POUSADA 26 Matriz de Competências ATIVIDADE Cristia n Túlio Fred Ulhôa Gláucio Pereira José Roberto Luciana Soares Mateus Tomain (Eng. Elet.) Cristina Menezes (Arquit.) Célio Fiuza (Eng. Civil) Elaborar Escopo 1 1 1 1 2 2 2 2 Aprovar Escopo 1 1 1 1 1 1 1 1 Elaborar cronogramas 2 1 2 2 2 1 2 2 Aprovar cronogramas 2 1 2 2 2 4 4 4 Elaborar Cálculo Estrutural 4 4 4 4 4 2 2 1 Elaborar Projeto Elétrico 4 4 4 4 4 1 2 2 Elaborar Projeto Hidráulico 4 4 4 4 4 4 4 1 Elaborar Projeto Arquitetônico 4 4 4 4 4 4 1 4 Elaborar Projeto Paisagístico 4 4 4 4 4 4 1 4 Aprovar Projetos 4 4 4 1 2 2 2 2 Orçar Fornecedores 2 2 2 2 1 4 4 4 Contratar Fornecedores 2 4 1 2 2 4 4 4 Controlar Finanças 3 1 1 2 3 4 4 4 Providenciar Licenciamento 1 2 2 2 3 4 4 4 Documentar 1 1 1 1 1 4 4 4 Encerrar Projeto Pousada 2 1 2 2 2 4 4 4 Legenda: 1 - Competência integral 2 - Competência parcial 3 - Potencial para aprendizagem 4 - Não se aplica Projeto POUSADA 27 7.4 Papéis e responsabilidades Papéis e Responsabilidades envolvem os processos de gerenciamento de recursos humanos requeridos para gerenciar e organizar a equipe do projeto, promovendo o envolvimento mais efetivo da equipe do projeto, fortalecendo o compromisso, definindo os rótulos, autoridades, responsabilidades e competências. STAKEHOLDERS FUNÇÃO Gerente do Projeto Responsável pelo acompanhamento do projeto durante todas as fases. Autoridade total na administração do projeto. Gestor de recursos humanos, contratos e orçamentos. Autorização para aprovar possíveis mudanças que possam ocorrer durante o projeto, após a análise de viabilidade. Tem a responsabilidade de documentar e disponibilizar toda a prestação de contas bem como, esclarecimentos que se façam necessários no decorrer do projeto. Coordenador Financeiro Responsável pela parte financeira do projeto, responsável pelo controle de pagamentos devidos, gerenciamento do fluxo de caixa e elaboração de relatórios semanais de controle de custo e caixa. Responsável pela parte contábil do projeto. Realização de compras e contratações diversas, em conjunto com as coordenações de Planejamento e Controle, Comunicação, e Engenharia e Controle de Qualidade. Responsável pela contratação de fornecedores conforme as necessidades e programação repassadas pelo Gerente de Projeto. Coordenador de Planejamento e Controle Coordenar e supervisionar o planejamento do projeto, visando atender a continuidade da execução. Planejar os recursos orçamentários em função das fases do projeto, com a elaboração de cronogramas, dentro das prioridades, reportando ao Gerente de Projeto para sua aprovação. Preparar as informações para elaboração de propostas de compras (orçamentos), com base nas especificações fornecidas. Acompanhar as atividades envolvidas durante a execução do projeto, reportando ao Gerente do Projeto, por relatório de acompanhamento e atualização de cronogramas. Projeto POUSADA 28 Coordenador de Comunicação Responsável pela comunicação entre as coordenações do projeto e empresas terceirizadas para desenvolvimento dos projetos executivos. Responsável pela coordenação do arquivamento e catalogação de toda a documentação, layouts, documentos técnicos e plantas técnicas gerados durante todas as fases do projeto, bem como, controle de versão, garantindo que todas as pessoas envolvidas tenham a mesma versão atualizada. Coordenador de Engenharia e Controle de Qualidade Responsável pelo controle de qualidade dos serviços executados por terceiros. Têm a responsabilidade de documentar ocorrências que resultem no não cumprimento das normas e dos padrões preestabelecidos e manter o Gerente do Projeto informado. Responsável pela conferência dos projetos executivos civil, arquitetônico, paisagístico, estrutural, hidráulico e elétrico da engenharia. Fornecer para os desenhistas as informações necessárias e suficientes para a correta execução dos desenhos dos layouts, documentos técnicos e plantas técnicas, bem como o acompanhamento e controle. Projeto POUSADA 29 8. Gerenciamento das Comunicações do Projeto 8.1 Introdução O gerenciamento das comunicações deste projeto será realizado com o objetivo de garantir a elaboração apropriada, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e apronta apresentação das informações do projeto de forma adequada e no tempo certo. O processo de gerenciamento de comunicações do projeto Pousada será realizado através de reuniões e correios eletrônicos, conforme abaixo: Reuniões de avaliação dos planos de projeto, reuniões de gestão de mudanças, reuniões de avaliação de equipe, reuniões de lições aprendidas e reunião de encerramento, todas previamente agendadas. Correios eletrônicos enviados uma vez por semana pelo coordenador de comunicação dando feedback do resultado do empreendimento a todos da equipe do projeto, onde devem constar relatórios dando parecer sobre o prazo, custo, escopo, principais ocorrências no período, solicitações do cliente, analise de riscos. Correio eletrônico para comunicar qualquer evento do projeto que necessite de elevação do nível de decisão, quando não solucionados pelos níveis operacionais, este deve ser imediato e ao gerente de projeto, não devendo esperar as reuniões de gestão de mudanças e avaliações para serem apresentados. Correios eletrônicos para registrar comunicações formais e informais entre as partes envolvidas do projeto, a qualquer momento e qualquer pessoa necessária. Toda documentação referente às reuniões e correio eletrônico serão arquivadas para consultas quando necessárias. 8.2 Partes Interessadas no Projeto Partes Interessadas do Projeto Pousada Nome Função Empresa E-mail Tel.Fixo Celular José Antonio Vidal Cliente Cliente jvidal@hotmail.com 31 3279-5394 ---- Lorenzo Augusto Cliente Cliente laugusto@hotmail.com 31 3279-5395 ---- Plínio Santana Cliente Cliente psantana@hotmail.com 31 3279-5393 ---- José Pereira Cliente Cliente jpereira@hotmail.com 31 3279-5394 ---- Projeto POUSADA 30 Partes Interessadas do Projeto Pousada Nome Função Empresa E-mail Tel.Fixo Celular Cristina Menezes Arquiteta GerenciArte cristina@cristinamenezes.com.br ---- 31 8748-3333 Célio Fiuza Engenheiro Civil GerenciArte celio.fiuza@netservice.com ---- 31 8476-1432 Cristian Túlio Coord. Planej. Controle GerenciArte cristiantulio@gmail.com ---- 31 8805-1647 Fred Ulhôa Gerente Projetos GerenciArte fred.ulhoa@gmail.com 31 3309-3168 31 8776-2810 Gláucio Pereira Coordenador Administrativo GerenciArte glaucio.pereira@mercantil.com.br ---- 31 9207-7769 José Roberto Coord. Eng. Controle Qualidade GerenciArte zrcosta@hotmail.com ---- 31 9208--3267Luciana Soares Coordenador Comunicação GerenciArte luciana.soares2503@yahoo.com.br ---- 31 8455-6439 Mateus Tomain Engenheiro Eletricista GerenciArte mateus.castro@netservice.com ---- 31 9789-5870 8.3 Gerenciamento das Partes Interessadas Análise das Partes Interessadas Parte Interessada Interesse(s) da parte interessada no projeto Avaliação do Impacto Estratégias potenciais para obter apoio e reduzir obstáculos Clientes Forte interesse no sucesso do projeto Alto Retorno financeiro e divulgação da empresa Gerente de Projetos Forte interesse no sucesso do projeto Alto Retorno financeiro e divulgação da empresa, apresentar a importância do grupo na empresa pelo sucesso da implantação Coordenadores Forte interesse no sucesso do projeto Alto Colaborar com a motivação dos funcionários Engenheiros Forte interesse no sucesso do projeto Médio Não se aplica, visto que as partes são interessadas Arquiteta Forte interesse no sucesso do projeto Médio Não se aplica, visto que as partes são interessadas 8.4 Mapa de Comunicações Modelos de Documentos: Documento Emissor Receptores Periodicidade Mídia Utilizada Formato Project Charter Sponsor Toda a equipe de projeto Início do Projeto Arquivo Word e documento impresso Texto abordando todos os dados inerentes ao projeto Plano do Projeto Toda a equipe de projeto Gerente do projeto Início do Projeto Arquivo Word, MS-Project, WBS, Excel e documento impresso Documento de Plano de Projeto Projeto POUSADA 31 Documento Emissor Receptores Periodicidade Mídia Utilizada Formato Pedido de Mudança Toda a equipe de projeto Gerente do projeto Durante todo o projeto, conforme necessidade Arquivo Excel enviado por e-mail e impresso Formulário de solicitação de mudanças Relatório Progresso Coord. Administrativo e Coord. Planejamento e Controle Todas as partes interessadas Semanal Correio Eletrônico Texto abordando os principais eventos em relação a prazo, custo, escopo Relatório de Aceite Gerente de Projetos Cliente A cada entrega Arquivos de AutoCAD e Word impressos Desenho e memorial descritivo Relatório de Status Coord. Planejamento e Controle Gerente do Projeto Semanal Arquivo Word enviado por correio eletrônico Formulário de Status Report Ata de Reunião Coord. Comunicação Todas as partes Interessadas Durante todo o projeto, conforme necessidade Arquivo Word enviado por correio eletrônico Formulário de Ata de Reunião Relatório de Lições Aprendidas Coord. Administrativo e Coord. Planejamento e Controle Todas as partes interessadas Mensal Arquivo Excel enviado por e-mail Formulário de Lições Aprendidas Relatório Final Coord. Planejamento e Controle e Coord. Administrativo Gerente do projeto Final do Projeto Arquivo Word enviado por correio eletrônico Texto abordando os principais fatos que propiciaram o sucesso do projeto. Relação de Reuniões: Reunião Convocador Participantes Periodicidade Local Duração Kick-off Gerente do Projeto Toda a equipe de projeto e sponsor Inicio do projeto Escritório de Projetos 4 horas Comitê de Gestão de Mudanças Gerente do Projeto Toda a equipe de projeto e sponsor Mensal Escritório de Projetos 2 horas Avaliação dos Planos do Projeto Coord. Planejamento Toda a equipe de projeto e sponsor Mensal Escritório de Projetos 2 horas Avaliação da Equipe Gerente do Projeto Toda a equipe de projeto e sponsor Mensal Escritório de Projetos 1 hora Lições Aprendidas Gerente do Projeto Toda a equipe de projeto e sponsor Mensal Escritório de Projetos 1 hora Projeto POUSADA 32 Reunião Convocador Participantes Periodicidade Local Duração Encerramento Gerente do Projeto Toda a equipe de projeto e sponsor Após conclusão do projeto Escritório de Projetos 4 horas Modelos de Documentos: (Clique nos hiperlinks abaixo para abrir os formulários ou busque os documentos em anexo) T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário de Ata de Reunião T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário de Lições aprendidas T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário de Solicitação de mudanças T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário Status Report Projeto POUSADA 33 9. Gerenciamento de Riscos do Projeto 9.1 Introdução O Gerenciamento de Risco do Projeto tem por objetivo reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos (ameaças) no projeto, além de aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos (oportunidades). Para o gerenciamento dos riscos projeto é necessário a execução dos seguintes processos: Planejar o gerenciamento, Identificar e analisar os riscos, Planejar respostas aos riscos e Monitorar e controlar os riscos. Todas estas informações serão compiladas no “Plano de Riscos”. A identificação dos riscos será realizada através da análise dos documentos de entrada do processo e se baseará, sobretudo, na Estrutura Analítica do Projeto. Através de brainstorming sobre cada uma das atividades do projeto serão identificados os potenciais riscos e, após uma filtragem junto à opinião especializada, serão registrados todos os riscos fundamentados que tenham sido levantados. Os riscos deverão ser categorizados conforme a experiência desta empresa de projetos e utilizando a Estrutura Analítica de Riscos exemplificada no Guia PMBOK 4ª. Edição (reproduzida abaixo). No Plano de Riscos serão informadas apenas as categorias, ficando as subcategorias apenas como referencial orientativo à equipe de projetos. Projeto POUSADA 34 A opinião especializada, as lições aprendidas em projetos similares anteriores e a experiência desta empresa de projetos serão os fatores primordiais para estimar a probabilidade de ocorrência de cada um dos riscos registrados. Da mesma forma, a cada risco será dado um valor de grau de impacto em um objetivo do projeto, caso este realmente se concretize. A escala dos níveis de probabilidade e impacto seguirá a da Matriz de probabilidade e impacto sugerido pelo Guia PMBOK 4ª. Edição (reproduzida abaixo). Com o cruzamento destas duas informações, propostos pela Matriz de probabilidade e impacto serão qualificados os riscos do projeto como altos (região vermelha), moderados (região amarela) e baixos (região verde). Projeto POUSADA 35 O gerenciamento de riscos será monitorado e controlado nas reuniões periódicas de andamento do projeto, onde haverá constante reavaliação dos riscos identificados no planejamento e análise de novos riscos identificados durante a execução do projeto. Em face de estas novas demandas a equipe do projeto irá atualizar o plano de riscos. 9.2 Registro dos Riscos Para o plano geral dos riscos do projeto, ver o arquivo ‘T-89-G3-Projeto_Pousada - Riscos.xls’ em anexo. 9.3 Classificação Geral dos Riscos Para o plano geral dos riscos do projeto, ver o arquivo ‘T-89-G3-Projeto_Pousada - Riscos.xls’ em anexo. 9.4 Listade Riscos Quantificados Prioritários Para o plano geral dos riscos do projeto, ver o arquivo ‘T-89-G3-Projeto_Pousada - Riscos.xls’ em anexo. 9.5 Plano de Resposta a Riscos Para o plano geral dos riscos do projeto, ver o arquivo ‘T-89-G3-Projeto_Pousada - Riscos.xls’ em anexo. Projeto POUSADA 36 10. Gerenciamento das Aquisições do Projeto 10.1 Introdução O Gerenciamento das Aquisições do Projeto visa planejar e controlar as compras e aquisições de produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto, bem como administrar os contratos emitidos por membros autorizados do projeto. Para o gerenciamento das aquisições projeto é necessário a execução dos seguintes processos: Planejar, Conduzir, Administrar e Encerrar as aquisições. Os fornecedores deste projeto serão definidos através de análise de propostas de contratadas que já tenham um histórico positivo de entrega, preço e relacionamento com esta empresa de projetos. Os quantitativos serão estabelecidos com base nas entregas de cada etapa e o prazo para estas aquisições será calculado de forma a estar disponível com tempo hábil antes do começo da atividade em que o recurso será alocado. Estas informações serão compiladas no Mapa de Aquisições. As aquisições e contratos são administrados no decorrer do projeto através de inspeções e análise de desempenho das aquisições de modo a não impactar, e quando ocorrer, a realizar o controle integrado de mudanças, de escopo, custos e cronograma. 10.2 Mapa de Aquisições Devido ao tipo de projeto e sua duração os contratos relativos à mão-de-obra serão firmados antes do início do projeto. Aquisições específicas serão realizadas em tempo hábil antes do início da atividade em que estas estejam alocadas como recursos, conforme mapa de aquisições a seguir: Aquisições do Projeto Pousada EAP Quantidade Material Prazo Tipo de Contrato - 01 Gerente de Projeto 01/07/10 CLT - 01 Coordenador Financeiro 01/07/10 CLT Projeto POUSADA 37 Aquisições do Projeto Pousada EAP Quantidade Material Prazo Tipo de Contrato - 01 Coordenador de Planejamento e Controle 01/07/10 CLT - 01 Coordenador de Comunicação 01/07/10 CLT - 01 Coordenador de Engenharia e Controle de Qualidade 01/07/10 CLT - 01 Engenheiro Civil 01/07/10 PJ - 01 Engenheiro Eletricisita 01/07/10 PJ - 01 Arquiteta 01/07/10 PJ 1.5.2 01 Tarifa de licenciamento Florestal IEF 09/11/10 Taxa 1.5.2 01 Tarifa de licenciamento IGAM 09/11/10 Taxa 1.5.2 01 Tarifa de licenciamento na Prefeitura 09/11/10 Taxa Projeto POUSADA 38 10.3 Encerramento de Contratos Os contratos cabíveis de encerramento no âmbito deste projeto são os dos recursos contratados como Pessoa Jurídica e obedecerão ao seguinte fluxograma: Projeto POUSADA 39 11. Análise de Viabilidade Econômico-Financeira Este capítulo tratará do cálculo dos investimentos, recebimentos e retornos do projeto Pousada, tendo em vista a visão do investidor do projeto, ou seja, considerando a execução da obra e operação da pousada, em vez de somente o escopo (projeto executivo) aqui apresentado. 11.1 Premissas Para fins da análise de viabilidade econômico-financeira são adotadas as seguintes premissas: Custo total inicial: R$ 1.800.000,00 Como a execução da obra não faz parte do escopo deste projeto executivo, não existe um dimensionamento dos custos durante cada um dos doze meses previstos para a concretização da entrega da pousada. Para efeitos de dimensionamento de custos durante esta etapa, pode-se considerar o Cronograma de Desembolsos Unitários através de Curva Normal conforme apresentado abaixo: Meses 1 2 3 4 5 6 Perc. 3,30% 6,04% 8,24% 9,89% 10,99% 11,54% R$ 59.400,00 108.720,00 148.320,00 178.020,00 197.820,00 207.720,00 Meses 7 8 9 10 11 12 Total Perc. 11,54% 10,99% 9,89% 8,24% 6,04% 3,30% 100,00% R$ 207.720,00 197.820,00 178.020,00 148.320,00 108.720,00 59.400,00 1.800.000,00 Para efeitos dos estudos de viabilidade, o valor total de R$1.800.000,00 relativos à obra, divulgação inicial e inauguração será considerado como fluxo de negativo no ano “zero” logo posterior ao início das operações da pousada. Para estimar os custos e receitas durante as operações foram feitas pesquisas de mercado junto a pousadas similares existentes na região, chegando às seguintes premissas: Projeto POUSADA 40 Valor médio de diária: R$ 200,00 Custo médio mensal - contas consumo (água, luz, telefone): R$ 300,00 Custo médio mensal - compra de insumos (limpeza, café-da-manhã, etc): R$ 700,00 Desta forma, o custo médio mensal variável (contas consumo adicionados de insumo) está totalizando R$ 1.000,00 Custo mensal de fundo de reserva para manutenções: R$ 200,00 Custo mensal por funcionário de serviços gerais (com encargos): R$ 1.020,00 Custo mensal por funcionário administrativo (com encargos): R$ 1.400,00 Os recursos humanos estimados para a operação da pousada constituem-se em dois funcionários de serviços gerais e um administrativo. O custo destes, adicionado do custo de fundo de reserva para manutenções, tornam os custos fixos mensais em um total de: R$ 3.640,00 Levando em conta o tipo de projeto, o perfil dos investidores e a região localizada, a vida útil do empreendimento será considerada de 20 anos. 11.2 Fluxo de Caixa Foram modelados três tipos de cenários diferentes, baseados em taxas de ocupação pessimista, mediana e otimista: Cenário 1 - Ocupação: 03 diárias por semana, 05 chalés Custos variáveis mensais (proporcionais à ocupação): R$ 300,00 Custos fixos mensais: R$ 3.640,00 Receita mensal: R$ 12.000,00 Fluxo de caixa mensal: + R$ 8.060,00 Projeto POUSADA 41 Cenário 2 - Ocupação: 03 diárias por semana, 08 chalés Custos variáveis mensais (proporcionais a ocupação): R$ 500,00 Custos fixos mensais: R$ 3.640,00 Receita mensal: R$ 19.200,00 Fluxo de caixa mensal: + R$ 15.060,00 Cenário 3 - Ocupação: 05 diárias por semana, 08 chalés Custos variáveis mensais (proporcionais a ocupação): R$ 1.000,00 Custos fixos mensais: R$ 3.640,00 Receita mensal: R$ 32.000,00 Fluxo de caixa mensal: + R$ 27.360,00 11.3 Cálculo dos Parâmetros de Avaliação Tomando por referência cada um dos três cenários propostos, serão calculados o Valor Presente Líquido, a Taxa Interna de Retorno e o Pay-back para cada um deles, a fim de dimensionar as situações em que o projeto se mostrará economicamente viável ou não. Projeto POUSADA 42 Cenário 1 Neste cenário o Projeto é inviável, pois o VPL mostrou-se somente positivo quando a taxa interna de retorno foi colocada a um valor 0,69%aa, inferior à Taxa Mínima de Retorno exigida pelo investidor (15%). O pay-back aconteceria somente com 18 anos e 8 meses. VALOR PRESENTE LÍQUIDO Anos Fluxo de Caixa Fluxo de Caixa Descontado 0 (1.800.000,00) (1.800.000,00) VPL 1.071,88 1 96.720,00 96.057,21 Taxa Desc. 0,69% aa 2 96.720,00 95.398,95 3 96.720,00 94.745,21 4 96.720,00 94.095,95 5 96.720,00 93.451,14 6 96.720,00 92.810,74 7 96.720,00 92.174,74 8 96.720,00 91.543,09 9 96.720,00 90.915,77 10 96.720,00 90.292,75 11 96.720,00 89.674,00 12 96.720,00 89.059,49 13 96.720,00 88.449,19 1496.720,00 87.843,07 15 96.720,00 87.241,11 16 96.720,00 86.643,27 17 96.720,00 86.049,53 18 96.720,00 85.459,86 19 96.720,00 84.874,22 20 96.720,00 84.292,60 Total 134.400,00 1.071,88 VP Fluxos Negativos (1.800.000,00) VP Fluxos Positivos 1.801.071,88 Soma 1.071,88 Projeto POUSADA 43 Cenário 2 Neste cenário o Projeto é inviável, pois o VPL mostrou-se somente positivo com uma taxa interna de retorno valor de 7,80%aa, inferior à Taxa Mínima de Retorno exigida pelo investidor (15%). O pay-back aconteceria no final do 10º ano de operação da pousada, na metade da vida útil do empreendimento. VALOR PRESENTE LÍQUIDO Anos Fluxo de Caixa Fluxo de Caixa Descontado 0 (1.800.000,00) (1.800.000,00) VPL 1.057,68 1 180.720,00 167.643,78 Taxa Desc. 7,80% aa 2 180.720,00 155.513,72 3 180.720,00 144.261,33 4 180.720,00 133.823,13 5 180.720,00 124.140,19 6 180.720,00 115.157,88 7 180.720,00 106.825,49 8 180.720,00 99.096,00 9 180.720,00 91.925,79 10 180.720,00 85.274,39 11 180.720,00 79.104,26 12 180.720,00 73.380,57 13 180.720,00 68.071,03 14 180.720,00 63.145,67 15 180.720,00 58.576,69 16 180.720,00 54.338,30 17 180.720,00 50.406,59 18 180.720,00 46.759,36 19 180.720,00 43.376,03 20 180.720,00 40.237,50 Total 1.814.400,00 1.057,68 VP Fluxos Negativos (1.800.000,00) VP Fluxos Positivos 1.801.057,68 Soma 1.057,68 Projeto POUSADA 44 Cenário 3 Para o cálculo do VPL neste cenário, foi considerada uma taxa de desconto de 15%aa. Por este método o Projeto mostrou-se viável, resultando um valor positivo de R$255.063,71 de valor presente líquido. A Taxa Interna de Retorno de 17,51% é maior que a Taxa Mínima de Retorno exigida pelo investidor (15%), comprovando a viabilidade do projeto neste cenário. VALOR PRESENTE LÍQUIDO Anos Fluxo de Caixa Fluxo de Caixa Descontado 0 (1.800.000,00) (1.800.000,00) VPL 255.063,71 1 328.320,00 285.495,65 Taxa Desc. 15,00% aa 2 328.320,00 248.257,09 3 328.320,00 215.875,73 4 328.320,00 187.718,03 5 328.320,00 163.233,07 6 328.320,00 141.941,80 7 328.320,00 123.427,65 8 328.320,00 107.328,39 9 328.320,00 93.329,04 10 328.320,00 81.155,68 11 328.320,00 70.570,16 12 328.320,00 61.365,36 13 328.320,00 53.361,18 14 328.320,00 46.401,02 15 328.320,00 40.348,72 16 328.320,00 35.085,84 17 328.320,00 30.509,43 18 328.320,00 26.529,94 19 328.320,00 23.069,51 20 328.320,00 20.060,44 Total 4.766.400,00 255.063,71 VP Fluxos Negativos (1.800.000,00) VP Fluxos Positivos 2.055.063,71 Soma 255.063,71 Projeto POUSADA 45 O payback neste cenário aconteceria em cinco anos e meio conforme demonstram os cálculos a seguir: Conclusão da viabilidade Conforme demonstrado pelo estudo dos três cenários, a variação da taxa de ocupação da pousada apresenta grande sensibilibidade nos resultados, podendo facilmente viabilizar ou inviabilizar financeiramente a execução do projeto. Start-up 0 Anos Fluxo de Caixa Fluxo Caixa Acumulado Payback 0 (1.800,00) (1.800,00) - 1 328,32 (1.471,68) - 2 328,32 (1.143,36) - 3 328,32 (815,04) - 4 328,32 (486,72) - 5 328,32 (158,40) 5,48 6 328,32 169,92 - 7 328,32 498,24 - PAYBACK anos 5,48 Fluxo de Caixa Acumulado (2.000) (1.000) 0 1.000 2.000 3.000 4.000 0 1 2 3 4 5 6 7 Anos Projeto POUSADA 46 12. Anexos 12.1 T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário de Lições Aprendidas.xls GerenciARTE Lições Aprendidas Projeto: Data: Responsável por esse relatório: Número da lição aprendida: Nome da lição: Atribuição da equipe de projeto: Fase do projeto: Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento Especifique o Processo de Gerenciamento de Projeto em uso Especifique a Prática, Ferramenta ou Técnica em uso Qual era a ação desenvolvida? Qual foi o resultado? Qual seria um resultado mais adequado ou preferível? O que teria criado este resultado mais adequado ou preferível? Qual foi, especificamente, a lição aprendida? Como alguém poderá identificar essa situação novamente no futuro? Onde e como pode esse conhecimento ser usado mais tarde nesse mesmo projeto? Qual será o comportamento recomendado para o futuro? Onde e como este conhecimento poderá ser usado no futuro em outros projetos? Quem poderá ser informado sobre essa lição aprendida? Executivos Gerentes de Proj. Equipe de projeto Todos Outros (especifique): Como poderá esta lição aprendida ser disseminada: E-mail Intranet / website Perguntas mais freqüentes Biblioteca Outros (especifique): Você anexou alguma referência, exemplo e/ou material adicional e correlacionado? Nome dos anexos: 1 - 2 - 3 - Projeto POUSADA 47 12.2 T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulario Status Report.docx GerenciArte RELATÓRIO DE STATUS REPORT Código e Nome do Projeto Período Gerente Projetos Cliente Autor Status / Fase Descrição do Status do Projeto Escopo Resumido: Início Real do Projeto Término Real do Projeto Início Real da Execução Término Real da Execução Orçamento aprovado Situação atual: (descrever a situação atual do projeto) Atividades executadas: (descrever as últimas atividades executadas) Próximas atividades: (descrever as próximas atividades previstas para execução) Pontos Críticos: (descrever os pontos críticos que comprometeram a evolução do projeto) Pendências: (Quais são as atividades pendentes para a execução e término do projeto?) Dificuldades/Problemas: (Quais as dificuldades encontradas? Qual o impacto que elas representaram para o projeto?) Plano de Ação: Quem? (Quem é o responsável pela ação?) Como? (Como será desenvolvida a ação?) Quando? (Prazo para a execução?) Projeto POUSADA 48 12.3 T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário de Ata de Reunião.docx GerenciArte ATA DE REUNIÃO Autor: Projeto: Cliente: Data: Início: Término: Tipo da Reunião: Local: Objetivos: Participantes: Nome Função / Área Empresa E-mail Pauta: PLANO DE AÇÃO Ação Responsável Prazo Limite Projeto POUSADA 49 12.4 T-89-G3-Projeto_Pousada - Formulário de Solicitação de Mudanças.xls GerenciARTE Solicitação de Mudanças Projeto: Data: Responsável por esse relatório: Solicitante: Assinatura: Mudança número: Tipo de mudança Escopo Custo Cronograma Suprimentos Outras (especificar) Descrição detalhada da Mudança Motivo para a mudança solicitada Efeito sobre o orçamento do projeto Aumento do orçamento: $: %: Redução do orçamento: $: %: Efeito sobre o cronograma do projeto Data de conclusão planejada atual: Data de conclusão planejada com a mudança: Observações adicionais:Aprovação: Gerente do Projeto: Data: Aprovação: Pelo comitê de controle de mudanças: Data: Projeto POUSADA 50 12.5 T-89-G3-Projeto_Pousada - Riscos.docx Registro de risco EDT Risco Categoria Probabilidade Impacto Grau de Risco Resposta ao Risco 1.1.1 Gerenciamento do Escopo 1.1.1.1 Falta de clareza de exposição por parte dos stakeholders Técnico 0,50 0,80 0,40 Obter o máximo de informações referentes ao projeto e questionar sobre as expectativas dos stakeholders em relação ao projeto 1.1.1.1 Impossibilidade de coleta dos requisitos na data estipulada Técnico 0,10 0,20 0,02 1.1.1.2 Escopo mal definido Gerenciamento de Projeto 0,30 0,80 0,24 Assegurar que todos saibam e entendam qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o resultado final do mesmo. Ter o time de projeto na mesa de reunião quando o escopo for definido, assim qualquer problema técnico ou dúvida operacional poderá ser sanada na hora. 1.1.1.2 Escopo mal dimensionado Gerenciamento de Projeto 0,10 0,80 0,08 Assegurar que todos saibam e entendam qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o resultado final do mesmo. Ter o time de projeto na mesa de reunião quando o escopo for definido, assim qualquer problema técnico ou dúvida operacional poderá ser sanada na hora. 1.1.1.3 EAP mal estruturada Gerenciamento de Projeto 0,10 0,80 0,08 Identificar todas as principais entregas do projeto que devem ser completadas para alcançar as metas do projeto. Identificar todas as sub- entregas que compõem cada produto importante. Garantir que todas as entregas estejam planejadas. 1.1.2 Gerenciamento do Tempo 1.1.2.1 Sequenciamento inadequado das atividades Gerenciamento de Projeto 0,10 0,80 0,08 Validar com o Diagrama de Rede (precedência) Projeto POUSADA 51 Registro de risco EDT Risco Categoria Probabilidade Impacto Grau de Risco Resposta ao Risco 1.1.2.2 Recursos superestimados Gerenciamento de Projeto 0,10 0,20 0,02 1.1.2.2 Recursos subestimados Gerenciamento de Projeto 0,30 0,40 0,12 Validação de um especialista 1.1.2.2 Alocação de recurso inadequado para tarefa Gerenciamento de Projeto 0,10 0,40 0,04 1.1.2.3 Duração superestimada de atividade Gerenciamento de Projeto 0,10 0,20 0,02 1.1.2.3 Duração subestimada de atividade Gerenciamento de Projeto 0,30 0,80 0,24 Validação de um especialista 1.1.3 Gerenciamento de Custos 1.1.3.1 Custos superestimados Gerenciamento de Projeto 0,10 0,20 0,02 1.1.3.1 Custos subestimados Gerenciamento de Projeto 0,30 0,80 0,24 Tratativa com fornecedores. Validação de um especialista. 1.1.4 Gerenciamento da Qualidade 1.1.4.1 Indicador de qualidade não mapeado Técnico 0,30 0,20 0,06 Conferência da tabela de qualidade 1.1.4.1 Métrica de qualidade dimensionada inadequadamente Técnico 0,50 0,20 0,10 Validação de um especialista 1.1.4.2 Equipamento de medição de métrica mal calibrado Técnico 0,10 0,20 0,02 1.1.5 Gerenciamento de Recursos Humanos 1.1.5.1 Matriz de responsabilidade inadequada Gerenciamento de Projeto 0,10 0,40 0,04 1.1.5.2 Indisponibilidade de um recurso humano Organizacional 0,50 0,40 0,20 Garantir que haja algum profissional para substituí-lo 1.1.6 Gerenciamento de Comunicações 1.1.6.1 Parte interessada importante não identificada Gerenciamento de Projeto 0,30 0,80 0,24 Verificar continuamente todos os envolvidos direta e indiretamente no projeto 1.1.6.2 Quantificação inadequada de reuniões Gerenciamento de Projeto 0,10 0,10 0,01 1.1.7 Gerenciamento de Riscos 1.1.7.2 Risco de grande impacto não identificado Gerenciamento de Projeto 0,50 0,40 0,20 Monitorar e controlar os riscos durante toda a execução do projeto Projeto POUSADA 52 Registro de risco EDT Risco Categoria Probabilidade Impacto Grau de Risco Resposta ao Risco 1.1.7.3 Classificação não condizente com o risco Gerenciamento de Projeto 0,30 0,10 0,03 1.1.7.4 Resposta planejada inexeqüível Gerenciamento de Projeto 0,10 0,20 0,02 1.1.8 Gerenciamento de Aquisições 1.1.8.1 Aquisições superestimadas Gerenciamento de Projeto 0,10 0,40 0,04 1.1.8.1 Aquisições subestimadas Gerenciamento de Projeto 0,30 0,20 0,06 Definição correta de escopo. Validação de um profissional qualificado 1.2 Projeto Arquitetônico 1.2.1.1 Impossibilidade de visita na data estipulada Externo 0,50 0,20 0,10 Confirmar agenda com todos os participantes 1.2.1.2 Erro de medição Técnico 0,10 0,80 0,08 Utilizar equipamento adequado à medição e profissional qualificado 1.2.1.2 Uso de escala errada Técnico 0,10 0,05 0,01 1.2.1.2 Equipamento de plotagem indisponível Técnico 0,50 0,05 0,03 1.2.2.2 Erro de cálculo Técnico 0,10 0,80 0,08 Utilizar equipamento adequado à medição e profissional qualificado 1.2.2.2 Uso de escala errada Técnico 0,10 0,05 0,01 1.2.2.3 Equipamento de plotagem indisponível Técnico 0,50 0,05 0,03 1.2.3.1 Erro no dimensionamento dos cortes Técnico 0,10 0,10 0,01 1.2.3.2 Equipamento de plotagem indisponível Técnico 0,50 0,05 0,03 1.2.4.1 Definição inadequada de materiais Técnico 0,10 0,40 0,04 1.2.4.3 Não aprovação do cliente Externo 0,50 0,40 0,20 Garantir que todas as expectativas do cliente tenham sido alcançadas 1.3 Projeto Civil 1.3.1 Cálculo Estrutural 1.3.1.3 Erro de cálculo Técnico 0,10 0,80 0,08 Utilizar equipamento adequado à medição e profissional qualificado 1.3.2 Projeto Elétrico 1.3.2.1.2 Erro de cálculo de cargas Técnico 0,10 0,80 0,08 Utilizar equipamento adequado à medição e profissional qualificado 1.3.2.2.1 Erro no dimensionamento dos cortes Técnico 0,10 0,05 0,01 Projeto POUSADA 53 Registro de risco EDT Risco Categoria Probabilidade Impacto Grau de Risco Resposta ao Risco 1.3.2.2.2 Equipamento de plotagem indisponível Técnico 0,50 0,05 0,03 1.3.3 Projeto Hidráulico 1.3.3.1.2 Erro de cálculo Técnico 0,10 0,80 0,08 Utilizar equipamento adequado à medição e profissional qualificado 1.3.3.2.1 Erro no dimensionamento dos cortes Técnico 0,10 0,10 0,01 1.3.3.2.2 Equipamento de plotagem indisponível Técnico 0,50 0,05 0,03 1.4 Projeto Paisagístico 1.4.1.2 Erro de cálculo Técnico 0,10 0,80 0,08 Utilizar equipamento adequado à medição e profissional qualificado 1.4.2.2 Definição inadequada de materiais Técnico 0,10 0,40 0,04 1.4.2.3 Não aprovação do cliente Externo 0,50 0,40 0,20 Garantir que todas as expectativas do cliente tenham sido alcançadas 1.5 Aprovações 1.5.1.3 Não obter o aceite do cliente Externo 0,50 0,40 0,20 Garantir que todas as expectativas do cliente tenham sido alcançadas 1.5.2.1 Não obtenção o licenciamento na prefeitura Externo 0,30 0,80 0,24 Garantir que toda a documentação necessária para obtenção do licenciamento esteja correta e de acordo com as exigências da entidade. 1.5.2.2 Não obtenção o licenciamento no IEF Externo 0,30 0,80 0,24 Garantir que toda a documentação necessária para obtenção do licenciamento esteja correta e de acordo com as exigências da entidade. 1.5.2.3 Não obtenção o licenciamento no IGAM Externo 0,30 0,80 0,24 Garantir que toda a documentação necessária para obtenção do licenciamento esteja correta e de
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