Resumo cap 1 Frezatti

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RESUMO “ORÇAMENTO EMPRESARIAL” – Fábio Frezatti
Capítulo 1
PLANEJAMENTO E CONTROLE: AS DUAS FACES DA MESMA MOEDA
Conceitos Gerais
O termo controle tem sido utilizado de maneira enfática, pois, na verdade, o que se pretende no universo empresarial é garantir que decisões tomadas realmente ocorram. Se o planejamento é inadequado, o controle é inócuo. Se o planejamento é adequado, mas a filosofia de controle é meramente voltada para a constatação, existe uma falha importante de retroalimentação. Em termos gerais, considera-se que, quanto mais o profissional sobe na estrutura organizacional, maior o esforço despendido para planejamento dos negócios. Inversamente, quanto mais descemos na pirâmide, maior o esforço dedicado ao controle. Quanto mais alto o nível da pirâmide, maior o tempo dedicado às decisões.
Decisões Empresariais
Planejar significa decidir antecipadamente, e decidir antecipadamente constitui-se em controlar o seu próprio futuro. Essa é uma visão bastante proativa no que se refere ao processo de gestão de certa organização. Ansoff considera que as empresas têm que tomar três tipos de decisões distintas:
Estratégicas
Voltadas para os problemas externos, mais especificamente relacionadas com a escolha do composto de produtos e dos mercados em que tais produtos (e/ ou serviços) serão colocados.
Administrativas
“Preocupam-se com a estruturação dos recursos da empresa de modo a criar possibilidade de execução com os melhores resultados”. Consiste em estruturar os recursos da empresa para obter desempenho otimizado.
Operacionais
Estão ligadas a obtenção dos indicadores desejados.
O importante é que a organização requer os três tipos para desenvolver suas atividades. A decisão estratégica exige a eficácia das organizações, enquanto as duas últimas têm grande preocupação com o aumento da eficiência.
Benefícios e limitações do processo estruturado de planejamento e controle
O que distingue as organizações é a intensidade e a antecipação do processo decisório.
Em alguma dimensão, sempre o planejamento antecede a execução. Em alguns casos, essa antecedência é de curtíssimo prazo, quase imediatamente anterior à execução, enquanto que, em outros, a antecedência exige um largo espaço de tempo, Significa dizer que sempre ocorrerá algum esforço de planejamento.
Quais as seriam as vantagens de decidir antecipadamente?
Coordenação de atividades Impossível coordenar atividades e mesmo torná-las viáveis à luz de algum critério, sem algum nível de planejamento prévio que possa antever os gargalos, riscos e mesmo possibilidades;
Decisões antecipadas Pode permitir a identificação de novas perspectivas, identificar novas abordagens ou mesmo amadurecer posições dos gestores em função do enriquecimento do processo em decorrência de novas informações.
Comprometimento a priori No mínimo, decidir antecipadamente faz com que a percepção coletiva de comprometimento seja afetada, já que o comportamento de uma área não significa o comportamento da empresa como um todo, que é o que se almeja no processo de planejamento.
Possível maior transparência Nem sempre tal benefício é obtido, já que a filosofia de disseminação de informações não necessariamente caminha ligada à filosofia de planejamento da organização;
Definição de responsabilidades Sem a definição de responsabilidades, tanto a autoridade como a cobrança de resultados não podem ser exercidas;
Destaque para a eficiência Desempenho inadequado é evitado na fase de planejamento, já que o controle pressupõe zelar para que o nível planejado de eficiência seja atingido.
Possível maior entendimento mútuo Ao ser mais transparente, a organização permite aos seus gestores melhor entendimento das áreas que não são da sua responsabilidade, o que se constitui em importante beneficio para ela.
Força a autoanálise Quando uma área da empresa vislumbra o processo de planejamento, pode autoavaliar-se frente aos desafios que pretende superar no futuro.
Permite avaliação do progresso Comparar resultado real com o planejado indica a existência de um padrão aceito para aquele período e circunstância.
Existem algumas limitações importantes no desenvolvimento do processo de planejamento, são elas:
Baseia-se em estimativas – Isso quer dizer que não se espera que o nível de acerto seja pontual, mas razoável em termos de tendências.
Deve estar adaptado às circunstâncias – Isso implica em uma necessidade de revisões periódicas de instrumentos, de maneira a manter a utilidade dos mesmos.
A execução não é automática – Depois de elaborado, o processo de planejamento só pode ter utilidade desde que efetivamente adotado pelas pessoas.
O plano não deve tomar o lugar da administração – Atividades que não estão previstas no processo de planejamento devem ser avaliadas pela administração e implementadas, caso considerem que são adequadas aos seus objetivos.
Visão geral do planejamento e controle
Planejar é quase uma necessidade intrínseca, como o é alimentar-se para o ser humano. Não se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização, caso o planejamento não afete o seu dia a dia dentro do seu horizonte mais longo prazo.
Certa base de dados existe na organização, possibilitando o resgate do desempenho passado.
As expectativas dos interesses externos pressionam os agentes internos.
As expectativas dos interesses internos, ou seja, dos gestores interagem com as pressões dos agentes externos.
Missão, objetivos de longo prazo, estratégias, políticas e planos operacionais são definidos, revisados e ajustados periodicamente.
O orçamento é o instrumento que implementa as decisões do plano estratégico dentro do horizonte temporal anual, estando a ela subordinado.
O controle orçamentário é a forma de se monitorar o plano estratégico da organização no que se refere à sua parcela de horizonte imediato. Serve para corrigir desvios e realimentar o seu processo de planejamento.
Intensidade do processo de planejamento e controle
Não adianta fazer apenas o orçamento, sem um plano estratégico amadurecido. A ambição em termos de dispor de instrumento de planejamento integrado e amplo permite que a organização persiga o sucesso empresarial de maneira organizada, paulatina e consistente.
1.6 “Ênfase” no planejamento ou no controle?
Planejar sem controlar é uma falácia e desperdício de tempo e energia. Significaria que energia foi despendida pelos gestores decidindo o futuro, sem que se possa saber se os objetivos estão sendo atingidos. O controle é fundamental para o entendimento do grau de desempenho tingido e quão próximo o resultado almejado se situou em relação ao planejado.
Perfis de planejamento-controle:
Quadrante 1
Predominância de foco nas atividades de planejamento
Trata-se daquela organização em que a atividade de planejamento é mais valorizada e as pessoas estão alertas para sua relevância e impacto.
Conseqüências prováveis
Quando esse perfil se constitui em característica permanente, traz conseqüências indesejáveis, à medida que pessoas nunca sabem o que realmente está ocorrendo. As razões para esse tipo de abordagem podem estar ligadas à origem e à formação dos gestores, inadequação do sistema de informações da empresa, despreparo da contabilidade para tratar as necessidade de informações dos gestores etc.
Quadrante 2
 Predominância de foco nas atividades de controle
Existe um tipo de organização que considera que seu poder de afetar/ influir/ impactar o mercado é tão pequeno que nem vale a pena planejar. Na verdade, nesse tipo de organização, a gestão do negócio é casuística e repetitiva em termos de soluções e ações. Característica de organizações imediatistas e com pouca disposição para aprofundar a análise de oportunidades e ameaças. A própria postura de não planejar demonstra a pouca percepção proativa e de gestão. É possível encontrar nesse tipo de organização um grupo enorme de relatórios com muitos números, mas poucas informações para suporteao processo decisório.
Consequências prováveis
Vários consultores garantem que esse tipo de organização tende a desaparecer a médio e mesmo longo prazo.
Quadrante 3
Significativo foco, tanto no planejamento como no controle
É a abordagem mais desejada e recomendada.
Planejamento e controle existem em todas as áreas funcionas de uma organização, e não apenas na área financeira;
Pode-se afirmar que, dentro da alta administração, normalmente, são gastas mais horas com planejamento do que com controle;
Analogamente ao item anterior, pode-se afirmar que, na área financeira, gasta-se mais tempo e recursos com controle do que na área comercial clássica; e
Controle numa abordagem estratégica pode significar algo distinto daquele encontrado na abordagem tática.
Consequências prováveis
Quando isso ocorre, pode-se afirmar que temos uma organização madura, com condições de desenvolver suas atividades de maneira consistente e relativamente mais segura do que outros tipos referenciados.
Quadrante 4
Reduzido foco tanto no planejamento como no controle
Esse tipo de organização já tem seu rumo traçado, já se encontram em rota de extinção, dada a vulnerabilidade com a qual se envolvem.
Consequências prováveis
A extinção de atividades a curto ou médio prazos pela dificuldade de responder com a agilidade e direcionamento às demandas do mercado.
Alguém já disse que a melhor forma de entender as prioridades é perguntar para uma pessoa como divide o seu tempo e recursos financeiros a eles alocados.