05 COMO ECONOMIZAR TEMPO ok

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AN02FREV001/REV 4.0 
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PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA 
Portal Educação 
 
 
 
 
 
 
CURSO DE 
COMO ECONOMIZAR TEMPO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aluno: 
 
EaD - Educação a Distância Portal Educação 
 
 
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CURSO DE 
COMO ECONOMIZAR TEMPO 
 
 
 
 
 
MÓDULO V 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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MÓDULO V 
 
 
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17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO” 
 
 
Você já ouviu essa frase: “o tempo não para”? Isso mesmo, o poeta Cazuza 
foi quem a eternizou... E realmente o tempo não para mesmo. Vivemos em um 
mundo que anda rápido, no ritmo dos nano segundos, uma compressão do tempo 
tão pequena que seria como se a vida útil de um homem de 40 anos de trabalho 
fosse comprimida em menos de cinco minutos. 
O tempo é o único ativo que não conseguimos recuperar, pois é o único que 
nenhuma técnica, tecnologia, metodologia ou mesmo política de relacionamento 
consegue fazer com que volte atrás. Para as organizações esse aprendizado é 
fundamental para entender alguns pontos na relação com seus clientes internos, 
externos e potenciais. Nada causa maior desconforto, nos dias de hoje, do que a 
sensação de frustração pela perda de tempo, não é verdade? 
Você gosta de perder mais do que um minuto para ser atendido ao telefone? 
Mais do que alguns segundos para receber uma mensagem pelo e-mail? Que tal 
ficar mais do que 15 minutos em uma fila para pagar uma conta (olha que estou 
sendo generoso com esta lei sobre atendimento bancário)? A revolução já começou, 
mas que revolução é esta? 
A nossa, atualmente, ninguém mais tolera ter que aguardar algo. É 
inconcebível tratar o cliente com desrespeito, afinal o poder está nas mãos dos 
 
“A menos que acredite em si mesmo, nada 
fará; este é o caminho do sucesso.” 
 John D. Rockfeller Jr. 
 
Vídeo motivacional 
O Valor de um Tempo 
Disponível em: http://migre.me/58hSn 
Acesso em: 28 jun. 2011. 
 
 
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clientes. Sabe por quê? O cliente mudou, o mercado mudou, mas as empresas 
ainda estão pensando se é preciso mudar. Não é preciso dizer o que a demora na 
mudança de atitude pode representar para as organizações que não acompanharem 
esta tendência. Na verdade, as únicas certezas, nesses tempos de tantas 
turbulências são mesmo as mudanças; por isso, acreditamos que a questão não 
deve ser mais se a mudança irá bater na porta da sua organização, mas quando 
isso ocorrerá? Simples assim. Complexo assim. 
Portanto, caríssimo é importante que façamos uma agenda do tempo, em 
que possamos estipular o tempo real que utilizaremos para determinadas atividades. 
 
 
FIGURA 16 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-time-
management-image78298>. Acesso em: 28 maio 2010. 
 
 
Vejam o caso abaixo que interessante: 
 
Uma experiência interessante são os parques da Disney, quer dizer, 
as filas nos parques, quilométricas, é verdade. Mas você já ouviu alguém 
reclamar ou contar para os amigos o tempo perdido nas filas da Disney, como 
um daqueles momentos trágicos da viagem? Por que será? 
Um observador menos atento daria a resposta mais simplista para 
 
 
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essa questão: ora, as pessoas não reclamam, pois estão se divertindo. Estão 
se divertindo, mas na Terra que criou o conceito dos Momentos Mágicos 
(Magic Moments) todos os detalhes são cuidados. 
Na porta de cada atração existe uma placa com a seguinte 
informação: tempo estimado de espera 47 minutos ou 53 minutos ou 19 
minutos... Se você cronometrar verá que gastará exatos 47, 53 ou 19 minutos 
para se divertir. Isso é respeito ao tempo do público, do cliente, pois se ele não 
tiver ou não quiser perder tanto tempo esperando simplesmente vai procurar 
outra coisa para fazer. 
Recentemente a Disney decidiu inovar mais uma vez e lançou um 
novo serviço: “agende a sua diversão”, isso mesmo, o visitante pode agendar 
a que horas irá se divertir naquela atração específica. Maravilha, né? 
Agora responda com toda a franqueza: sua organização oferece 
momentos mágicos ou trágicos para seus clientes em relação ao tempo e ao 
atendimento? Pense nisso e crie já sua agenda do tempo! 
 
 
18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES 
 
 
O agrupamento de seu trabalho em categorias muitas vezes torna-se 
necessário. Por exemplo, se você tem um compromisso fora de seu local de 
trabalho, procure agendar outros compromissos que também necessitam de sua 
saída do escritório ou de seu trabalho/casa no mesmo período, logicamente em 
horários diferentes. 
Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo o 
desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente. 
Muitos elementos de seu trabalho podem ser diminuídos a simples rotinas que lhe 
permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possíveis. Esses tipos de 
tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu 
trabalho dessa maneira são várias. 
 
 
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O trabalho que pode ser dividido em lotes permite que você se prepare e se 
organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o 
trabalho for feito aleatoriamente. Por exemplo, ao criar uma rotina de atender as 
ligações importantes em horários curtos todos os dias, fazendo com que as outras 
pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários. Uma 
mensagem de correio de voz ou orientações à sua secretária, indicando o seu tempo 
disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar muito. 
Analise e divida todo seu material de entrada (papéis, correio eletrônico, 
correio de voz e ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles. Divida 
suas funções de rotina de seu trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com 
horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar do 
correio eletrônico, das ligações, dos papéis, entre outros. 
 
 
19 EVITANDO O ADIAMENTO 
 
 
Grande parte das pessoas é muito engenhosa, no que diz respeito a adiar os 
compromissos. A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída são 
intermináveis. O adiamento consome mais tempo no trabalho do que em qualquer 
outro lugar. Infelizmente, grande parte das pessoas tem o costume de adiar suas 
obrigações e neste tópico discutiremos como evitar e superar o adiamento. 
Precisamos ser tão espertos para concluir as coisas quanto somos para 
adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que 
você deve concentrar o poder de sua mente e não em desculpas inteligentes, mas 
para isto você necessitará de concentração necessária. Lembra que discutimos? 
Não são todas as tarefas que são possíveis de serem resolvidas no exato 
momento, algumas dependem de outras pessoas ou fatos, dados indispensáveis no 
momento, e são essas que devem ser classificadas como pendências, priorizando 
as principais. Há também de se ter pertinência, pois há tarefas que são 
verdadeiramente fúteis e não devem merecer atenção imediata.AN02FREV001/REV 4.0 
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19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO 
 
 
1. Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para 
fazer uma ação. Leia e aja. Já falamos sobre isso, mas é bom relembrar, ao pegar 
no papel ou documento pela primeira vez deve-se resolver de imediato, tratar do 
assunto e direcionar o papel para o lugar certo, não deixe nada parado. Quanto mais 
se adiar uma tarefa, outras mais se acumularão. Portanto, ao se tratar de um 
assunto, deve-se resolver no ato (faça agora), para não simplesmente trocar o 
problema (papel) de lugar. 
É importante que se faça tudo de uma vez só, não compensa perder tempo 
para ler cada um dos documentos, para ler depois analisar e por fim tomar uma 
providência. O correto é logo que se começar a resolver um assunto, fazê-lo de uma 
só vez, eliminando-se etapas desnecessárias do processo de trabalho. 
 
2. Trabalhe com a mente limpa: Não postergue nada, programe o que você 
vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer. Milhares de 
afazeres menores rondam a mente tirando a atenção da pessoa do assunto a ser 
tratado no momento por serem puxados pela memória. Por isso, devem-se eliminar 
essas pequenas coisas, para depois se ter maior concentração, facilitando sua 
execução. 
Além do que, a importância de se tratar de pequenos problemas está no fato 
de que assim evita-se que se tornem problemas maiores e mais difíceis de resolver. 
Preocupações impedem pessoas de visualizar o futuro, as prendem a fatos 
passados, impedindo-as de desempenharem boas ações no presente. Resolvendo 
primeiramente as tarefas mais desagradáveis ao invés de adiá-las, evitam-se tais 
preocupações e, sentindo-se melhor, as pessoas trabalham melhor. 
Muitas vezes, durante o dia as pessoas são interrompidas pelos chefes, 
companheiros de trabalho, subordinados e clientes, justamente por não resolverem 
pequenos problemas agravados com os adiamentos. 
 
 
 
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3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário, 
seus problemas crescerão e consumirão mais tempo; 
 
4. Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais 
produtivo; 
 
5. Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio 
trabalho extra; 
 
6. Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre 
de forma preventiva, antecipando-se; 
 
7. Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental 
e psíquico que isso causa; 
 
8. Agora se sinta melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas 
evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e autorrespeito. 
 
 
 
 
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FIGURA 17 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-binoculars-with-fireworks-looking-
at-2011-future-image14302030>. Acesso em: 5 jun. 2010. 
 
20 DELEGANDO FUNÇÕES 
 
 
Se você é administrador ou supervisor, a delegação de funções é 
provavelmente uma das regras mais importantes de todas. Atribuição de tarefas 
para outras pessoas, a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a 
chave da administração eficaz. Delegue tantas responsabilidades (trabalho) e tanta 
autoridade (os meios para realizar o trabalho) quanto for possível. Isso enriquecerá o 
trabalho dos seus subordinados e lhe permitirá realizar com maior eficácia os 
trabalhos delegados a você. 
Delegar funções é um problema a todos os níveis de administração. A 
pergunta que todo administrador deveria formular aos seus subordinados é: “O que 
eu gostaria de fazer?” Talvez você pense, ou esteja convencido que pode ter as 
coisas melhor e mais rapidamente executadas, se você mesmo fizer. O erro neste 
raciocínio é que ao recusar a delegação de uma tarefa à outra pessoa, o 
administrador está se obrigando a fazê-la novamente na próxima vez, porque 
ninguém mais aprendeu a fazê-la. 
 
 
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Se tiver delegado responsabilidades e autoridade, então delegou também os 
problemas. Deixe de prestar ajuda quando não tiver sido solicitado. A delegação 
determina, em grande parte, a sua eficácia como líder. A qualidade do seu trabalho 
também depende de sua capacidade de delegar adequadamente. Se você o fizer, 
multiplicará a sua produtividade. 
Detectar o mais cedo possível, no seu processo de planejamento, a 
sobrecarga de trabalho, sua ou de outra pessoa, mais eficaz você será corrigindo o 
problema. Não faça tudo sozinho, delegue. Talvez você perca muito tempo tentando 
dominar algo em que não é muito bom. 
Delegar corretamente à pessoa certa, com experiência adequada, é uma 
das habilidades mais importantes de um líder. Quando você delega, está 
designando uma tarefa a uma pessoa e a autoridade para executá-la, mesmo que 
não transfira a sua responsabilidade pessoal, que continua com você. 
 
 
20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO? 
 
 
FIGURA 18 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photography-jump-of-sucess-
image1967022>. Acesso em: 5 jun. 2010. 
 
 
 
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1. Selecione a pessoa certa para fazer o trabalho. Reconheça a qualidade dos 
outros. 
2. Delegar agora, dando tempo suficiente para a conclusão. 
3. Expor claramente o objetivo. 
4. Fornecer todas as informações necessárias para a conclusão da tarefa. 
5. Explicar detalhadamente o que você quer. Certificar-se de que a tarefa foi 
entendida antes de começar a trabalhar. 
6. Marcar uma data para conclusão. 
7. Incentivar um plano de projeto por escrito. 
8. Monitorar periodicamente a evolução, principalmente nos estágios iniciais. Isso 
economizará, evitando que tenha de refazer o trabalho ou irritação com seu 
funcionário. 
9. Colocar-se acessível a esclarecimentos e conselhos. 
10. Assumir a responsabilidade, mas dar crédito à pessoa que realizou o trabalho. 
11. Não veja o outro como uma ameaça. Ajude seu subordinado a crescer, 
conferindo-lhe novas responsabilidades. 
 
 Se você tem o apoio de uma equipe, certifique-se se ela está ciente de suas 
prioridades. Não só você pode delegar tarefas a eles, como também pode usá-los 
para evitar desperdiçadores de tempo. E é sempre necessário que eles tenham todo 
o apoio de que precisam. 
 
 
21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO 
 
 
Ao dizer “não” nos momentos certos, em especial nos projetos que não 
estejam diretamente relacionados com o êxito dos seus objetivos, pode lhe poupar 
grandes quantidades de tempo. Se disser “não” pode soar demasiadamente rude, 
simplesmente diga “infelizmente agora não posso, estou demasiadamente ocupado, 
mas talvez pudéssemos falar sobre o assunto em outro momento”. 
 
 
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FIGURA 19 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-no-no-
image700299>. Acesso em: 5 jun. 2010. 
Não permita que o comprometam com projetos ou atividades nas quais não 
tenha real interesse. Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas 
também poderá trazer grandes benefícios, como por exemplo: 
 
• Economizar tempo; 
• Definir claramente situações; 
• Manter prioridade; 
• Economizar esforços. 
 
É preciso identificar o momento certo para dizer não, porque existem vários 
significados do “não”, mas se for preciso dizer não, diga. Em resumo, o “não” é 
indicado quando: 
 
• Há outra prioridade; 
• A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa; 
• A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente; 
• O esforço relativo à execução da atividade não compensa o resultado; 
• A atividade diminui o lucro, sem trazercontrapartida positiva. 
 
 
 
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Que tal lermos um artigo interessante?! 
 
Como aprender a dizer “não” 
Maria Christina Prado Alves* 
 Muitas pessoas tiveram que dizer “sim” durante toda sua vida para não sofrerem 
castigos quando crianças, para mostrarem que são amáveis, para se sentirem 
queridas e solicitadas, e até mesmo para não terem de tomar uma posição que 
desagradasse aos outros. 
Passo a passo: 
1. Admita, antes de tudo, que é impossível agradar a todos durante todo o tempo. 
Há situações que, se você quiser ser você mesmo, terá que discordar de alguém, 
terá de dizer “não”. 
2. Não acredite que, se viver concordando com todos e fazendo tudo o que todos 
lhe pedem, você será a pessoa mais querida do mundo. Mentira! É mais provável 
que seja a mais esquecida nos bons momentos, pois você estará cansada, 
esgotada e reclamando de tudo que fez. 
3. Não pense que se disser sempre “sim” aos outros terá um reconhecimento 
incondicional, pois você acabará cometendo muitos erros por se sentir 
sobrecarregada e ansiosa para conseguir realizar tudo o que prometeu. 
4. Observe as pessoas mais respeitadas e admiradas nos ambientes que 
frequentamos: elas são capazes de olhar nos olhos dos outros e dizer “sim” quando 
querem dizer sim e dizer “não” quando querem dizer não. Não mentem e não 
concordam só para agradar alguém. 
5. Não lamente perder a simpatia de alguém das suas relações por você ter dito um 
“não” verdadeiro. Se isso aconteceu, creia que é alguém que não sabe respeitar os 
outros, você não terá perdido um bom amigo! 
 
 
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6. Não aceite chantagens do tipo: “Tinha certeza que você ia fazer isso por mim, 
que você não iria me desapontar...”, “Só você pode me ajudar nisso, por favor não 
me diga não!”. Diga “não” sempre que algo que lhe for pedido não esteja de acordo 
com suas convicções e com seus princípios. 
7. Diga “não” com simpatia e sinceridade, sem agressividade ou falsas justificativas. 
Diga “não” com firmeza e determinação, e não volte atrás por medo. 
Atenção: 
Encoraje-se para mudar e agir como “gente grande”, que diz o que acredita, e 
assume as consequências. Prepare-se para a surpresa que causará nos outros que 
nunca ouviram um “não” de você. Eles poderão reagir fortemente contra você, até 
que se acostumem com seus limites. 
Não desista, você poderá ter crises de insegurança e de incerteza, pois estará 
experimentando um novo padrão de comportamento, vá em frente. 
Acredite que “mudar” não é para qualquer um, é só para quem tem coragem. 
 
*Maria Christina Prado Alves é Consultora em Recursos Humanos. Sócia-Diretora da 
Coaching Consultoria em Recursos Humanos e Educação S/C. 
 
 
22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES 
 
 
 Imprevistos e interrupções acontecem e o bacana é não perdermos a linha. 
Vejamos abaixo o que Natanael G. Filho fala a respeito desse assunto. 
 
 
 
 
 
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Economize seu tempo e seja feliz! 
 
Tempo é o que não falta para ninguém, o que falta é um pouco de 
organização em todos nós. São 24 horas divididas em minutos e segundos 
para que ninguém diga que não sabe o quanto já perdeu ou deixou para trás, 
porém ele é implacável, impagável, intransferível e invendível (como diria um 
ex-ministro de um ex-presidente que soltava suas “pérolas” durante as 
entrevistas). 
 
 Quer fazer uma experiência simples e bem interessante? Quando você 
acionar o seu micro-ondas para aquecer a água para um chá ou para estourar 
pipocas execute algumas pequenas tarefas enquanto ele trabalha sozinho. 
Viu! Você verá que dá para fazer algumas delas tranquilamente e ele vai te 
avisar, com aquele apito chato, quando tiver completado a parte dele. Eu 
coloco 1 minuto para aquecer a água para um chá e subo as escadas para 
acordar a criançada para a escola (pela terceira vez, é claro!). Então vamos lá: 
Implacável porque não te dá uma nova chance de conquistá-lo ou 
reavê-lo e caso você consiga de alguma forma recuperar um pouco do tempo 
perdido, pode ter certeza que vai te exigir algum gasto em dinheiro. Se a sua 
produção está atrasada e você precisa acelerá-la vai pagar horas-extras, vai 
comprar uma máquina mais rápida ou vai pagar para outra empresa fazer em 
seu lugar, de forma a cumprir o cronograma acertado. Tudo isso é custo ou 
não é? 
Impagável no sentido que não está disponível diretamente para ser 
negociado. Não me recordo de ter visto um anúncio sequer parecido com: 
 
Vendo duas horas do meu dia. 
Tel.: 1234-5678. 
Falar com Fulano de Tal 
 
Confesso que seria uma grande jogada de propaganda para conseguir 
 
 
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emprego ou chamar a atenção. Intransferível, pois não há como fazer com que 
o tempo que sobra para uma pessoa passe para outra, ou seja, um cidadão 
ficar com 26 horas e outro com apenas 22. Isso não dá para fazer mesmo! 
“Invendível” também porque quando negociamos o uso de outra mão 
de obra, na realidade não estamos comprando tempo, mas serviço. O método 
pode até ser baseado em horas, porém estamos comprando a execução de 
uma tarefa por um determinado período e esta tarefa pode ou não ser 
completada neste tempo. 
Um bom referencial sobre este tema é o livro “Os 7 hábitos das 
pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey, que no capítulo 3 apresenta 
a matriz de gerenciamento do tempo com seus quatro quadrantes e todo o seu 
desenvolvimento e aplicação. Um livro muito importante para o seu 
desenvolvimento pessoal e profissional. 
UI – Urgente e Importante: são as necessidades da crise, regidas pela 
pressão. É o quadrante do Inevitável. Os resultados de trabalhos neste 
quadrante são estresse, esgotamento e sensação de apagar incêndios. 
NUI – Não Urgente e Importante: É o quadrante da Qualidade, ligado 
ao planejamento, desenvolvimento e identificação de oportunidades. Tem 
como resultados o equilíbrio, visão e perspectiva. 
UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções, 
telefonemas, correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco 
no curto prazo e é conhecido como quadrante da Decepção. 
NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas 
agradáveis, mas que não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela 
internet, fofoca e alguns e-mails. Costuma demonstrar irresponsabilidade e 
resultar em baixo rendimento e até demissões. Chamado de quadrante do 
Desperdício. 
O tempo é democrático e igualitário, sendo sempre a mesma 
quantidade para todos os seres vivos. Nem um segundo sequer a mais ou a 
menos para um indiano ou australiano. Para aprendermos a economizar esta 
joia tão preciosa que temos existem algumas dicas bem simples e fáceis de 
 
 
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aplicar: 
Agenda de tarefas e calendário: todos os dispositivos eletrônicos 
carregam algumas ferramentas disponíveis em seus serviços já embutidos e 
uma delas é a agenda de tarefas e o calendário. Até mesmo o mais simples 
celular possui o que não te dá chance para desculpas. 
Aprenda a colocar neles os seus compromissos da semana, do mês e 
futuros. Essa atitude vai gerar em você um senso de organização muito 
interessante que vai te levar, em alguns casos, a declinar de um compromisso 
devido a outro já marcado. Esse fato não ocorreria caso você não tivesse 
consultado sua agenda, certo? E aí, neste caso, você teria que espremer o 
seu dia caso quisesse atender aos dois compromissos. 
Atualmente existem milhares de programas de transferência e 
sincronização de agendas e calendários para que você mantenha os mesmos 
dados em casa, na rua e no trabalho, além de serviremde backup quando 
você perde ou troca de dispositivo. 
Incluo nesta parte os alarmes que estes dispositivos possuem. São tão 
úteis quanto à agenda de tarefas e o calendário. Trabalho em excesso: às 
vezes é necessário que se trabalhe um pouco além do horário normal, o que 
não está errado, porém mesmo em situações como estas, se permita sair no 
horário normal mesmo no meio da crise para que o seu cérebro entenda e 
reaprenda que este é o seu horário habitual. 
É muito comum ver executivos caírem na rotina de ficar no escritório 
seguidamente devido ao fato de uma necessidade passageira se tornar um 
hábito, neste caso, muito ruim. Caso a necessidade seja um pouco 
prolongada, tente chegar mais cedo e sair no horário normal. Faça uma 
ginástica neste dia para que o cansaço te permita uma noite de sono e não 
leve tarefa para casa. 
Divirta-se, mesmo em um dia que não seja muito comum. Faça algo 
fora da rotina! Aprenda a delegar e a dizer NÃO: duas tarefas muito difíceis 
para os exigentes e perfeccionistas, mas aprenda a não cair na tentação. 
Libere as tarefas gradativamente para aqueles que podem te ajudar a 
 
 
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completá-las. 
Não tenha medo, caso contrário você vai ficar cada vez mais no fundo 
do poço e lembre-se que ninguém executa uma tarefa da mesma forma que 
outra pessoa. Esta regra é bilateral, ou seja, você também não executará uma 
tarefa igual ao seu solicitante, é claro que quanto maior a similaridade é muito 
melhor. 
Já dizer NÃO pode ser muito fácil para aqueles que não carregam o 
espírito de colaborador em si, porém é uma tarefa dificílima para aqueles que 
normalmente são voluntários ou buscam colaborar com os outros. Se você 
quiser ter o SEU tempo melhor aproveitado então aprenda a dizer NÃO para 
aquelas pessoas ou tarefas que não caibam no seu “prato”, caso contrário 
você é que ficará sobrecarregado. Seja sincero e educado não hora de dizer 
NÃO, mas diga se achar necessário. 
E-mails: Hoje vivemos e sobrevivemos à base da comunicação e, se 
por um lado nos ajuda, por outro devemos nos policiar para que estas ações 
não ocupem todo o nosso tempo. Responder às mensagens eletrônicas é uma 
destas tarefas. Se optar por acessar a sua caixa de mensagens então 
responda de imediato sempre que souber a resposta, não deixe que o prazo 
estipulado pelo solicitante seja o seu limitador. 
Responda logo! Elimine aquelas mensagens que não têm utilidade, 
apague-as de uma vez, caso contrário você se sentirá na obrigação de lê-las. 
Nesta área eu destaco: convites para feiras e cursos em locais muito 
distantes, prazos expirados, assuntos que não têm a ver com o seu interesse 
e as correntes de mensagens. 
Na hora de responder veja se é realmente necessário copiar toda a 
lista, é muito comum essa prática e só leva a encher a caixa postal dos outros 
(ou a sua quando você é o recebedor). Passe esta orientação aos seus 
colaboradores, ela vai te aliviar bastante e fazer com que seu tempo de leitura 
de mensagens seja reduzido. 
É muito comum fornecedores e clientes solicitarem dados para toda a 
lista de e-mails da sua empresa, neste caso, retorne. 
 
 
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Telefone: faça um bom trabalho na sua empresa para que saibam filtrar as 
ligações telefônicas e passá-las para a pessoa adequada. 
Tal e qual os e-mails, atualmente é fácil conseguir o número de 
telefone de quase todo mundo e por esta razão cairá no seu ramal várias 
ligações de todo tipo de propaganda, oferta de serviços, busca por 
informações e outras mais. 
Seja objetivo e quando a ligação não for para você, informe ao 
interlocutor, com clareza, o ramal da pessoa com a qual ele queria falar para 
que numa próxima oportunidade ele não ligue novamente no seu ramal. Isso 
certamente já aconteceu com você, ou não? 
Interrupções e imprevistos: as interrupções devem ser evitadas e 
analisadas quando acontecerem. Lembre-se que alguns minutos de orientação 
hoje podem te poupar muito tempo amanhã. Muitas interrupções acontecem 
simplesmente porque o interlocutor não quer fazer uma busca mais detalhada 
ou tem preguiça mental, evitando o esforço da busca e transfere a 
responsabilidade para você sempre. Uma vez ou outra tudo bem, mas 
SEMPRE é que causa problema. 
Importante: nem de longe estou falando sobre não colaborar ou não 
trabalhar em equipe, estou aqui citando aquelas situações que muitos de nós 
já passamos de recebermos toda a carga de responsabilidade “informal” de 
responder ou saber de tudo o que ocorre no departamento do lado. 
Imprevistos, da mesma forma, devem ser analisados de forma objetiva 
e preventiva, pois eles certamente ocorrerão sempre. Um tempo livre é 
importante nestas situações, portanto se você vai estabelecer um tempo para 
uma reunião ou para atender um fornecedor lembre-se que computadores 
param de funcionar sem aviso prévio, carros furam pneus, trânsito é sinônimo 
de engarrafamento e assim por diante. 
Bom, não dá para ser perfeito e nem ser um relógio suíço, mas com 
certeza conseguimos aliviar um pouco da pressão das tarefas se acumulando 
se usarmos estas dicas acima. Evite PROCRASTINAR (adiar, “empurrar com 
a barriga”) as tarefas que devem ser cumpridas, pois a sensação psicológica é 
 
 
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muito ruim e permanece na sua memória, tornando-o uma pessoa que sempre 
atrasa as suas entregas. 
Não deixe para depois, comece já o seu projeto de não perder tempo. 
 
 Carpe Diem! 
 
 
 
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS 
 
 
Lembra do Princípio de Pareto, regra dos 80/20? Entre outros exemplos ela 
estipula que 80% de seu sucesso, ou do sucesso que virá a obter, depende, ou 
dependerá, de 20% de suas atividades. Isso significa que se você se contentar com 
apenas 80% do sucesso que você aspira a alcançar, poderá eliminar 80% das 
coisas que hoje faz. 
Você precisa identificar quais são os 20% que respondem (ou responderão) 
por 80% de seu sucesso, e assim dar prioridade àquilo que realmente merece 
prioridade. Você deve diferenciar o importante e o urgente. Se for urgente, com 
certeza é importante! Certo? Totalmente errado! Urgente implica em necessidade de 
atenção imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em 
questão se relaciona com seus objetivos? Existe uma simbiose entre assuntos 
urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente citada como: 
“Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente.” 
Importantes serão aquelas coisas que contribuem para que você atinja seus 
objetivos maiores de vida e suas metas. 
 
 
 
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 85 
FIGURA 20 
 
 FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-the-important-part-
image5508738>. Acesso em: 5 jun. 2010. 
 
 
Urgentes serão aquelas coisas que precisam ser feitas, mesmo que você 
não veja como elas possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes, sendo 
caracterizadas por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de 
um prazo específico, podendo ser ou não coincidente com um assunto importante. O 
que é inesperado não é necessariamente importante. Diante do inesperado, resista 
à tentação de execução imediata, procurando antes identificar a 
importância/urgência da tarefa. 
Ter clara a diferença destes conceitos é fundamental para a concentração 
do tempo nas tarefas importantes. Procuramos, por várias vezes, ser controlados 
pelas urgências dos outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de 
nenhuma forma para nossos objetivos. Peter Drucker (1954) conclui que: 
 
Não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de 
administraçãode tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é, 
procuramos espremer uma “massa” que se encontra em processo de 
constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado. 
 
 
 
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 86 
Se você tem dúvidas em relação a alguma tarefa, se ela é realmente 
importante, tente investigar o que de pior poderá lhe acontecer se você 
simplesmente deixar de fazê-la. Se a tarefa diz respeito ao seu serviço, pergunte: 
prejudicará de maneira essencial meu trabalho? Receberei uma repreensão? 
Perderei a oportunidade de ser promovido? Serei despedido? 
Se a resposta for negativa verifique se o tempo dedicado a essa tarefa não 
poderia ser mais bem aproveitado, fazendo outra tarefa que poderia lhe render 
maiores dividendos profissionais em termos de seus objetivos maiores. Enfim, o 
importante é procurar alocar previamente uma parcela de tempo para a execução de 
tarefa, executando, em primeiro lugar, àquela que produzir mais resultados ou 
consequências. 
 
• Dar a atenção aos itens que realmente são importantes. Iniciar seu dia 
sempre pela execução das tarefas mais importantes; 
• Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que 
lhe for atribuído; 
• Compreender que outras pessoas podem ser tão competentes quanto você 
e, portanto, têm capacidade para executar tarefas que “só você sabe fazer”; 
• Delegar; 
• Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas 
durante períodos predeterminados, se possível em lotes. 
 
Existe uma classificação para estabelecermos prioridade nas tarefas, 
divididas em quatro possibilidades. De agora em diante vamos sempre utilizá-las: 
 
Importante e Urgente 
• Tarefas e obrigações que necessitam ser feitas hoje e principalmente por 
você; 
• Caso não as faça, as consequências serão prejudiciais ou imprevisíveis para 
 
 
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 87 
você; 
• São de Prioridade Absoluta; 
• Ex: você está quase perdendo seu principal cliente. Dedique mais atenção 
aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância. O 
esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho 
para a produtividade gerencial. Conclui-se, portanto, que assuntos importantes 
(os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre 
assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que 
a atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante. 
 
Importante e Não Urgente 
• Uma tarefa que pode ser reprogramada para uma melhor ocasião; 
• Projetos que precisam ser concluídos, mas a data de entrega não está 
próxima; 
• Ex.: uma reunião que teve de ser remarcada; o planejamento estratégico 
para os próximos três anos. Obs.: Acompanhe sempre estas tarefas, pois elas 
podem ser classificadas como importantes e urgentes, caso a data de entrega 
se aproxime. Evite classificar tarefas nesta categoria como mero adiamento. 
 
 
Não Importante e Urgente 
• Uma tarefa que precisa ser feita ou iniciada hoje; 
• Pode ser delegada; 
• Não deve ocupar grande parte de seu tempo; 
• Ex: Telefonemas, alguns atendimentos de clientes. 
 
 
 
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Não Importante e Não Urgente 
• Pode ser delegada ou descartada; 
• Se achar conveniente, pode fazer nas suas horas “improdutivas”; 
• São na maior parte serviços rotineiros: arquivamento, leituras não 
importantes, entre outros; 
• São tarefas que não colocam seu emprego ou seus objetivos em perigo; 
• Ex.: conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da 
semana passada. 
 
Começando com os extremos, se a tarefa que você contempla fazer é 
importante e urgente, dê-lhe prioridade e agende-a imediatamente; se não é nem 
importante nem urgente, esqueça-a e passe para a seguinte. A dificuldade maior 
está em lidar com coisas importantes, mas não urgentes e urgentes, mas não 
importantes. 
Procure dedicar tanto tempo quanto possível às tarefas importantes, para as 
quais você se sentirá naturalmente motivado. Quanto às tarefas urgentes, mas que 
não são importantes em termos de seus objetivos maiores de vida contemple as 
seguintes possibilidades: 
• Se tiver uma equipe que coordena, procure delegá-los, delegue. Mas 
procure não delegar “missões” impossíveis; 
• Se não tiver uma equipe que coordena, procure descobrir algum colega 
que goste de realizá-las e seja competente para fazê-las bem, e sugira ao seu 
superior que aquela pessoa talvez seja mais bem-indicada para essas tarefas 
(explicando o por quê); 
• Analise as consequências que poderão lhe acontecer se você 
simplesmente deixar de realizar a tarefa. Muitas coisas são tidas como urgentes 
mais por hábito ou tradição, não tendo nenhuma importância. Elimine-as, neste 
caso. 
 
 
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• Se não for possível eliminá-las, procure substituí-las: use sua criatividade 
examinando qual a finalidade da tarefa e procurando encontrar outra maneira de 
atingir os mesmos objetivos sem realizar a tarefa específica em questão. Use este 
tempo para realizar outras que você considere mais importantes; 
• Se não puder delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las, 
concentre todas em um mesmo lote de tempo e tente se livrar delas de uma vez. 
 
 
24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO 
 
 
Planejar, gerenciar, controlar, dirigir organizações, tendo como objetivo 
maior produtividade e o cumprimento de suas metas e objetivos. Para isto, o líder 
avalia os objetivos organizacionais e desenvolve as estratégias necessárias para 
alcançá-los. 
 
 
FIGURA 21 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-images-office-on-fire-and-
flying-paper-sheets-image11949664>. Acesso em: 28 maio 2010. 
 
 
 
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 90 
Esse profissional vai implantar um correto planejamento e definirá os 
programas e métodos de trabalho, avaliando os resultados e corrigindo os setores e 
procedimentos que estiverem com problemas. Entre as subdivisões de um 
planejamento, podemos observar: 
• Prever: é traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras; 
• Organizar: Manter interligado, em perfeita administração e distribuição 
coerente, sua vida social, profissional e pessoal; 
• Comandar: fazer funcionar as equipes dentro de cada função; 
• Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços; 
• Controlar: consiste em fazer com que o planejado ocorra dentro das regras 
estabelecidas. 
Para realizar nossos anseios, é necessário organização. Com ela iremos 
criar uma estrutura de relações que nos permitirá executar nossos planos e alcançar 
objetivos. Uma mesa, os arquivos, seu trabalho organizado, lhe possibilitará 
economizar grande parte de tempo. Vejamos como fazer isso. 
 
25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO 
 
 
Já falamos um pouco sobre isso, dando dicas valiosas sobre a famosa 
“papelada”. Como este assunto também está relacionado com a organização não 
poderíamos deixar de tratar com mais rigor. A maioria das pessoas conserva-os dez 
vezes mais do que precisaria. Se você não jogá-lo fora, passe os olhos nele e 
decida o que fazer. Faça comentários informativos na margem: Sim. Não. Concordo. 
Bom. Consulte-me. Vamos discutir. Você decide. O que você pensa? Se um 
documento não requer comentários, jogue o fora. 
 
 
 
 
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FIGURA 22 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-person-in-
pile-of-papers-image13667288>. Acesso em: 5 jun. 2010. 
 
 
E observe que a maioria dos papéis com a indicação arquivo deveria ser 
enterrada. Muitos disseram nos primórdiosda alta tecnologia que os computadores 
iriam criar menos papelada. Erraram muito! Eles criam mais e mais papelada, 
resmas de relatórios inúteis, incontáveis pedaços de correspondência sem valor e 
documentos sem significado. Os relatórios e memorandos circulam amplamente; 
poucos questionam a necessidade disso. A alta administração é bombardeada com 
documentos de vários níveis abaixo e esses níveis se descobrem submersos com 
documentos enviados pela alta administração. 
Cada folha de papel custa dinheiro: a movimentação, a leitura, o relatório a 
respeito e o arquivamento. Toda a folha de papel que você elimina poupa dinheiro. 
Maior do que o custo monetário é o desnecessário desperdício de tempo/energia 
criado por essa imensa rede de papel. Custa tempo e dinheiro preencher relatórios, 
escrever memorando, ler relatórios impressos no computador, preparar orçamentos, 
escrever pedidos, fazer “30” cópias e ler correspondência publicitária. 
Lembra da história do “sumário”? Extraia a essência e deixe o resto ir 
embora. Passe os olhos e jogue fora, é a solução de um gerente para a leitura 
executiva. Ele está ciente de que uma maneira popular de desperdiçar tempo é 
 
 
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 92 
chamada de “obter informações”. Há vários materiais que você deve ler. Você 
simplesmente não pode ler tudo. Os especialistas em tempo não têm paciência com 
quem lê um jornal página a página. Passe os olhos. Sugue tudo que for importante. 
 Depois, jogue o resto fora. Mas você está ansioso por subir seu cargo na 
hierarquia e deve ficar sempre informado? Ótimo, então basta ajustar e reavaliar 
suas prioridades a cada dia, a cada mês, a cada minuto. Ao subir na hierarquia, 
você deve saber mais e mais sobre o que está acontecendo. A cada passo para 
cima você tem de estar mais bem informado. Descubra uma maneira de obter essa 
informação e não enlouquecer no processo. Se isso parece uma coisa difícil, 
também ajuda a explicar por que o ápice é tão estreito. 
 Provavelmente “passar os olhos” dinamicamente, como ensina muitas vezes 
os cursos de leitura dinâmica, seria mais útil. Há muito tempo, um gerente bem 
organizado passou os olhos por uma revista sobre negócios. Recortou dois artigos 
para ler. Ele enviou um para alguém. Ele ignorou um tópico no qual estava 
interessado na semana passada, mas não hoje. Ele resistiu à tentação de ler um 
artigo interessante (ele não precisava se divertir naquele momento). Então, ele jogou 
a revista na cesta de lixo – para não ser incomodado por papel inútil. Limpe as pilhas 
a cada dia. 
 Ao final do dia, em um jornal diário, os editores jogam tudo fora. Afinal, sabe-
se que irá receber muito mais na manhã seguinte. Eles simplesmente não podem 
conviver com resíduos. Tudo o que não é utilizado vai para a cesta de lixo. Isso pode 
causar alguns problemas, mas também sustenta a vida. Outro fato importante na 
organização é saber utilizar todos os recursos ao nosso alcance e não apenas tê-
los, isto vai trazer eficiência, eficácia e rapidez no trabalho. Esses materiais vão 
desde clipes, grampeadores e tesouras até copiadoras, fax e computadores. É 
sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que 
surgem. 
Acho que agora, se alguém ainda tinha dúvidas, tornou-se claro que 
organizar os papéis é tarefa fundamental para economizar tempo. A desorganização 
passa a afetar nosso desempenho e nossas relações. Temos uma tendência à 
desorganização, pois cada papel representa uma decisão a ser tomada e, como 
consequência, há o medo de se desfazer de algo importante. 
 
 
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 93 
 Algumas recomendações abaixo já foram descritas no módulo II, mas foi 
preciso especificar mais profundamente neste tópico: 
 
1. Se você ainda não reconheceu sua necessidade de se organizar, é hora de fazer 
isto, antes de continuarmos. Tenha em mente seus objetivos, você acha que 
realmente funciona despender este tempo para a arrumação? Se sua 
desorganização já está afetando seu relacionamento com os outros e seu 
desempenho no trabalho, é necessário pôr um ponto final. 
2. Não use a falta de tempo como desculpa para o adiamento. Aprenda a decidir, 
analise e decida onde arquivar um papel ou se vai jogá-lo fora. A existência de um 
papel é um sinal de que existe ou poderá existir um problema. 
3. Não tenha medo de jogar fora alguns papéis. Sempre vem aquela pergunta: “E se 
um dia eu precisar disso?” “Não tenho tempo agora de enviar a resposta...” E a pilha 
aumenta. 
4. Somos seres humanos, procure arquivar papéis que tragam lembranças 
sentimentais, de modo que eles possam ser achados quando quiser relembrar 
momentos importantes. Afinal o mais importante são as pessoas que amamos. 
5. Tenha um arquivo dividido em pastas (a seguir veremos mais sobre isto). Como: 
documentos pessoais, contas a pagar, contas pagas, seguros, contratos, recursos 
humanos, família, entre outros. 
6. Divida seus papéis de uma forma organizada à medida que vão chegando até 
você. Lembra nossa classificação entre A, B e C do módulo II? Se ainda ficou em 
dúvida, outra sugestão: 
• Lixo/Sem interesse. Jogue fora; 
• Resolvidos. Aqueles que devem ser guardados como comprovante vão 
para o arquivo; aquilo que só era um lembrete vai para o lixo; 
• Com data para serem tratados (exemplos: contas, consultas, entre 
outros). Coloque na sua agenda na data certa. Depois da data: arquive 
somente se necessário guardar comprovante, caso contrário: lixo; 
 
 
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• Contatar futuramente: agenda; 
• Urgentes: agenda; 
• Referências que devem ficar à mostra (exemplos: relatórios, revistas, 
fotos, cartas pessoais, etc.): estipule um prazo como uma semana de seu 
recebimento para serem lidos e se necessário respondidos. Se não 
acrescentarem nada: lixo. Se forem boa fonte de referência ou memória 
para algum assunto: arquivo. 
8. Não tenha um falso conceito. Antes de achar que nunca se acostumaria fazendo 
isto se dê uma chance e perceba o bem-estar que ele traz. Adapte um sistema a 
você e veja como poupará tempo e trará a sensação de como é bom viver longe da 
bagunça. 
9. Faça uma manutenção diária. Diariamente arquive aquilo que deve ser guardado 
e jogue fora aquilo que não tem valor. Não deixe acumular papelada, contas, 
documentos, extratos de bancos, jornais, revistas entre outros. Veja abaixo os 
prazos necessários para deixá-los arquivados; 
10. Acha que isso é só para papéis? Use a mesma regra para os e-mails. Crie 
pastas para guardar aqueles que são importantes, passe para agenda os 
compromissos e mantenha a sua caixa de entrada sempre vazia. 
11. Não jogue no lixo documentos com informações pessoais: número senha do 
banco, número do cartão de crédito. É muito perigoso, rasgue-o bem antes de jogá-
los no lixo. 
 
 
26. INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS 
DOCUMENTOS 
 
 
• Contas de telefone, água, luz: 90 dias é o prazo que não se pode mais 
cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de 
dois a cinco anos; 
 
 
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• IPTU: Por cinco anos. Depois disso, a dívida prescreve e a prefeitura não 
pode mais cobrá-la; 
• Imposto de renda: Por cinco anos. Após este tempo, as cobranças não são 
mais autorizadas; 
• Comprovante de depósito bancário: guarde até comprovar que o dinheiro 
entrou realmente na sua conta; 
• Convênio médico: Por até 20 anos, pois este é o prazo máximo que o 
consumidor, segundo o IDEC, pode exigir a devolução de pagamentos indevidos em 
razão de aumentos abusivos; 
• Financiamento de imóveis: guarde os comprovantes de pagamento até 
após o final de todas as prestações,quando a escritura for passada em seu nome; 
• Carnês e comprovantes de pagamento de consórcio de carro: além do 
próprio carnê, você pode pedir um comprovante de quitação. Guarde o carnê e o 
comprovante por pelo menos dois anos ou até o bem ser transferido para o seu 
nome; 
• Licenciamento de veículos: deve ser guardado até o próximo 
licenciamento; 
• Recibos de aluguel e vistoria de imóvel: guarde durante o tempo que 
permanecer no imóvel ou até a renovação do contrato de aluguel, pois esta garante 
que o pagamento está em dia; 
• Recibos de condomínio: anualmente, peça a administradora para que 
emita um comprovante de quitação para que você não precise guardar todos os 
recibos. 
• Faturas de cartões de crédito: guarde por pelo menos um ano, 
principalmente para casos de compras parceladas; 
• Notas fiscais: guarde a nota junto com o termo de garantia, caso seja 
necessário alguma troca ou reparo. De preferência durante a vida útil do produto ou 
durante a prestação de serviço para produtos que não tenham garantia, guarde por 
90 dias, é o tempo que se pode pedir uma troca por produto com defeitos; 
 
 
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• INSS autônomo: guarde até a aposentadoria para provar o tempo de 
serviço. 
 
 
FIGURA 23 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-house-documents-
image1299411>. Acesso em: 5 jun. 2010. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FIM DO MÓDULO V