AUDITORIA E CONSULTORIA EM RH - UNIDADE 2

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UNIDADE 2 
AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS
WEB-AULA 1
Planejamento da Auditoria
Espero que tenham gostado das aulas da nossa primeira unidade. Agora iremos dar início a nossa terceira Web Aula e abordaremos assuntos relacionados ao Planejamento de Auditoria Interna.
Precisamos estabelecer algumas premissas necessárias que irão direcionar nosso planejamento.
A organização deve possuir um sistema de gestão implantado (Ex. Norma ISO 9001:2000), que é a mais comum entre as empresas.
Ter identificado e documentado seus processos, procedimento, instruções de trabalho e políticas de gestão.
Ter estabelecido e documentado um plano de competências e um manual de descrição de cargos.
Caso essas premissas não estejam formalmente instituídas, nossa auditoria será exclusiva para normas legais (CLT, etc...), que, a meu ver, não traria grandes vantagens para melhoria dos processos da   empresa, tornando-se uma grande vantagem competitiva.
Acessem o link abaixo. Escolhi um case de sucesso de uma empresa que implantou a Norma ISO. Espero que gostem!
http://certificacaoiso.com.br/caso-de-sucesso-implementacao-iso-9001-na-empresa-dataflex/
	Caso de Sucesso – Implementação ISO 9001 na empresa Dataflex
em Implementação ISO 9001 ativo 23 de dezembro de 2011 por tiago 
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Olá Pessoal! Gostaria de compartilhar com vocês o depoimento de um cliente que implemetou o SGQ – ISO 9001.
Por Marcio Grilo (RD da empresa Dataflex de Jaguariuna)
“Agradeço a por este espaço de poder passar a vocês  a minha experiência de conseguir implantar um Sistema de Gestão da Qualidade em tão pouco tempo.
Trabalhei em uma empresa em São Paulo também como RD. A empresa contratou um consultor a um preço de R$ 100,00 a hora, isto em 1,999. Era uma correria sem fim, procedimentos, treinamentos e muita dor de cabeça. Lembro que virávamos a noite fazendo procedimentos, que loucura!!!
No caso da Dataflex, os potenciais clientes, os maiores e lucrativos estão na área automotiva. E para ser fornecedor nesta área, você precisa ter o certificado ISO 9000. Uma vez liguei para uma empresa do setor para oferecer os nossos serviços e ele simplesmente perguntou: “Sua empresa é ISO? Não? então, me ligue quando forem certificados,  pois oportunidades existem.” disse isto para mim na lata!!!
A Dataflex então partiu para a busca do certificado. Fizemos uma reunião interna para definirmos quem, como e quando iniciaremos este projeto.. Durante esta reunião fiquei pensando… não tem como escapar, vai ser eu mesmo…mas de novo? pois me veio a lembrança de RD da empresa passada…muito sofrimento, dedicação e perseverança. Agora, pensando do lado da empresa, além de tudo isto, vamos ter que reservar muita grana para este projeto. Bem, vamos lá.., é uma questão de sobrevivência.
Foi aí que um dos meus sócios foi no Google e escreveu: “Implantação da ISO 9000″ e apareceu Templum. Ligou e agendou uma reunião na empresa. Veio o Guilherme da área de vendas, mostrou como funciona o sistema e eu fiquei pensando comigo: ” que maravilha…mas será? Não acredito.. Que idéia genial…tudo mastigadinho..basta seguir esta receita de bolo..Suporte on line, custo acessível e ao alcance de pequenas empresas que precisam de um certificado para concorrer com as grandes..O que mais eu preciso? é dedicar e implantar.
Fechamos com eles.. Foi feito um cronograma e a data de certificação ficou para Junho/2012.  Junho? Vai demorar demais…Então, sentei na frente do computador e comecei a mexer no sistema e em questão de minutos, já estava com o nosso primeiro procedimento feito. Daí não parei mais..Tirava 3 horas por dia , porque alem de RD, faço a parte comercial da empresa e vendas. A cada fase finalizada, reunia todos os colaboradores e dava um feed back de como está indo a implementação, questão de meses já estava tudo pronto.
Lembro de uma dica que um professor de qualidade da Universidade onde fiz mestrado me disse: ISO se resume em 3 perguntas:
Mostre o que você faz, faça o que você diz e verifique o que foi feito… Isto é ISO 9000
Mostre o que você faz : são os procedimentos e Instruções de trabalho
Faça o que você diz: Auditorias internas
Verifique o que foi feito: Registros.
Já em Setembro já havíamos sido auditado por um Cliente automotivo. Nenhuma NC foi encontrada, somente observações pontuais, que por sinal sempre são importantes. Depois de muitas tentativas, por falta de agenda, por parte nossa é claro, no dia 10/11 já estávamos recebendo o Rivaldo para a auditoria Interna de nosso sistema de Gestão.
Depois disso, o nosso sistema também foi auditado por um grande Cliente nosso, e também nenhuma NC foi encontrado, somente algumas observações.
Isto tudo é fruto de dedicação e comprometimento, principalmente da alta direção e o suporte da Templum que nos ajudaram e nos ajudarão até a certificação e com certeza, o suporte no depois, pois sabemos o quão é dinâmico um sistema.
Quero deixar aqui o meu muito obrigado a pelo serviço oferecido a Dataflex, a você Patricia pelo seu suporte que tem nos ajudado muito.
Abraço a todos e que o sucesso nos negócios cresçam e muito, ainda mais com um certificado ISO 9000 pregado na parede da Empresa”
Atenciosamente,
Marcio Grilo- RD Dataflex Tecnologia
certificado iso 9001, dataflex, empresa certificada iso 9001
A próxima imagem é de um de Plano de Auditoria com a visão dos processos, item referente à norma que será auditada, equipe auditora, datas de próxima auditoria e a devida aprovação pelo Represente da Empresa.
	Veja a planilha em excel que está disponível em anexo.
Clique na figura para visualizar pelo Excel.
Apesar das premissas para realização de um plano de auditoria, sabemos que muitas empresas não possuem essas definições ou não há um sistema de gestão implantado e documentado. Nesse caso, ajusta-se o plano de acordo com as características da empresa. No lugar do processo podemos usar áreas ou gerências.
No lugar de itens da norma podemos utilizar atividades que serão auditadas. No restante do documento aproveita-se como está.Depois de aprovado o plano de auditoria, o próximo passo é divulgá-lo para todas as áreas da empresa. Pois a auditoria é agendada antecipadamente fazendo com que os gerentes busquem soluções para problemas antes da auditoria.
Apesar da auditoria não ter foco punitivo, nenhum gerente gostaria de ser notificado com uma Não Conformidade.
“CHAMAMOS ISSO DE: PULO DO GATO”
Se a auditoria acontece semestralmente, é sinal que os gerentes terão um grande trabalho pela frente para manter a casa em ordem, pois nenhum gestor gostaria de ter seu nome exposto de forma negativa uma reunião de Análise Critica (reunião que ocorre com a alta direção para apresentar o resultado da auditoria). Concordam?
Faz parte também do Plano de Auditoria:
	Reunião de Abertura
Deve ser o mais simples possível, entre a equipe auditora e o gerente do processo ou da área envolvida. A todos será dada chance de discutir e antecipar dificuldades e formular planos para lidar com situações que possam interferir  no andamento ou sucesso da auditoria. Exemplos:
Apresentação da equipe auditora;
Apresentar o papel de cada membro da equipe;
Enfatizar os objetivos da auditoria e a abordagem focada em processos;
Esclarecer que os auditores tentarão não interferir nas operações da empresa
Discutir como a auditoria será realizada.
	Reunião de Auditoria
Esse item é o tema da nossa próxima Web Aula, e irá contemplar todos os detalhes de uma auditoria.
	Encerramento da Auditoria
Há dois momentos de encerramento de uma auditoria Interna. Uma quando os auditores encerram a auditoria na área ou processo que está auditando e outra quando é divulgado o resultado de toda a auditoria para a empresa. Há também uma reunião com a alta direção, apresentando não só os resultados, mas todos os detalhes (pontos positivos e negativos da auditoria).
WEB-AULA 2
Realização da Auditoria
A auditoria é o ponto principal de nossa disciplina. Tem por finalidade verificar se o Sistema
de Gestão está implementado e mantido eficazmente de acordo com os padrões estabelecidos, bem como requisitos contratuais, normas, leis ou portarias. Necessariamente devemos seguir o que foi estabelecido no plano de auditoria, lá constam todas as informações necessárias relacionadas ao escopo da auditoria.
Como nossa auditoria está focada em Recursos Humanos, é necessário levantar todas as informações pertinentes para realização de uma auditoria. Ex. Plano de Carreira, mapa das competências exigidas pelas funções, manual de descrição de cargos, plano e avaliação de treinamento, qualificação do pessoal. Todas essas informações são pertinentes para realização de uma auditoria.
Esse anexo é um exemplo de plano de competência: simples e prático. Clique na figura para visualizar pelo Excel.
CASO A EMPRESA NÃO POSSUA ESSAS DOCUMENTAÇÕES. O QUE FAZER?
Como você já sabe, uma empresa com sistema gestão todo documentado é pré-requisito para realização da auditoria. Não havendo, pode-se utilizar dos conhecimentos e práticas já existentes na empresa e avaliar se na prática os resultados dos processos estão dentro do esperado e os desvios estão sendo tratados. Quanto à avaliação das normas legais (CLT, etc...) podem ser realizadas normalmente e registrando desvios quando houver desacordo.
Como já mencionamos, a ISO 9001:2000 servira de exemplo de norma para parâmetro de auditoria. Focando apenas ao item da norma onde se refere à gestão de Recursos Humanos.  Não vamos desprezar o restante da norma, mas focar naquilo que nos interessa no momento. O item em questão é o “6.2 Recursos Humanos”, quando desdobrado, percebam que aumentam as responsabilidades da organização no que se refere à Gestão de Pessoas. Vamos ver?
 
Texto retirado da norma ISO 9001:2000
	6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades
O pessoal que executa atividades que afetam a qualidade do produto deve ser competente, com base em educação, treinamento, habilidade e experiência apropriada.
6.2.2 Competência, conscientização e treinamento
A Organização deve:
a) Determinar as competências necessárias para o pessoal que executa trabalhos que afetam a qualidade do produto;
b) Fornecer treinamento ou tomar outras ações para satisfazer essas necessidades de competência;
c) Avaliar a eficácia das ações executadas;
d) Assegurar que seu pessoal está consciente quanto à pertinência e importância de suas atividades e de como elas contribuem para atingir os objetivos da qualidade, e
e) Manter registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e experiência.
Segundo o texto, os colaboradores só podem assumir cargos depois de possuírem todas as competências necessárias para as atividades correspondentes; o mapeamento das competências deve se relacionar diretamente com as atividades que afetam o produto ou serviço ofertados pela empresa. Portanto a empresa deve fornecer o treinamento que garantam as competências dos profissionais envolvidos o produto ou serviço.
Para melhor visualização das necessidades, avalie a figura abaixo.
Como todo e bom auditor, utilize o auxilio de um: 
CHECK LIST DE AUDITORIA
	Ex.
Existe treinamento introdutório para novos colaboradores? O mesmo é orientado sobre: Visão, Missão, valores, objetivos, metas?
As descrições de Posições/funções do pessoal envolvido nas atividades relacionadas ao escopo estão atualizadas?
Cada função possui um documento descrevendo  a qualificação necessária para o bom desempenho das atividade?
O planejamento do treinamento leva em conta: as necessidades operacionais da empresa? Abrange os temas técnicos, comportamentais e sociais? Contrata cursos externos como complemento? Os custos estão previstos no orçamento da empresa?
Existem critérios para medir a eficácia dos treinamentos?
Os registros dos treinamentos realizados são mantidos e atualizados?
O pessoal que executa atividades que afetam a qualidade do produto é qualificado com base na escolaridade, treinamento, habilidade e experiência?
É assegurada conscientização dos funcionários da aplicação e importância de suas atividades e como eles contribuem para o cumprimento dos objetivos da empresa? 
NÃO CONFORMIDADE
Para toda não conformidade, é necessário que se registre em formulário específico contento todas as evidências encontradas citando os procedimentos ou instruções de trabalhos envolvidos. Caso não possua documentações pertinentes, evidencie o desvio da qualidade do produto/serviço, ou situações de retrabalho percebido no momento da auditoria. Depois de registrado, é entregue ao gerente da área responsável para abertura de ações corretivas para sanar o problema.
Anexamos um exemplo de não conformidade evidenciada e registrada.
Após a conclusão da auditoria, prosseguimos com a reunião de fechamento informando ao gestor da área se houve ocorrência ou não, abrindo as Não Conformidades e agradece a atenção recebida de todos da área.
Quando todos os auditores encerrarem suas auditorias, o Representante da Direção divulga o resulta para toda a empresa (informação sucinta) e depois elabora um documento que chamado de Relatório de Análise Critica, que será apresentado a Alta Direção contendo todos os detalhes da Auditoria (pontos positivos e negativos).
Chegamos ao fim de nossa ultima unidade, espero ter contribuído com suas expectativas relacionadas ao tema Auditoria em Recursos Humanos.
Acessem o FORUM e postem suas respostas para as questões formuladas.
AbraçosProf.
Rinaldo Lima