atividade estruturada

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Atividade Estruturada
Rio de Janeiro
2017
Estácio Norte Shopping
Administração
Alessandra Passos
Paloma Souza
Gestão de Processos
Modelagem de Processos
Atividade Estruturada apresentada ao Professor Ubiratan, para avaliação da disciplina de Gestão de Processos.
Rio de Janeiro
2017
 
 
Introdução
 
 
O Mapeamento de Processo é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos. Também auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio. 
 
Objetivo do Mapeamento de Processos é buscar um melhor entendimento dos processos de negócios existentes e dos futuros para melhorar o nível de satisfação do cliente e aumentar desempenho do negócio.
Este Trabalho de Campo busca diversificar os cenários de ensino aprendizagem, a partir da articulação entre os conceitos teóricos, o campo de prática das profissões da área do analista de processos e o desafio de tecer uma rede de saberes centrados na integração aprendizagem - pesquisa.
A Empresa
 
A Fábrica Doces xxxxx iniciou suas atividades em janeiro de 2011 sendo pioneira na região Nordeste com a produção do doce pé de moça, com característica essencialmente caseira. O doce agradou o paladar do público baiano o que fez com que rapidamente a empresa tivesse que triplicar a sua produção para atender a demanda. 
 
A procura pelo “pé de moça original”, como é conhecido localmente cresceu em 50% após o primeiro ano de lançamento do produto na Bahia mesmo no período entre setembro e janeiro onde é característica uma sazonalidade de mercado. 
 
A Fábrica Doces xxxxx possui Controle de Qualidade que mantém e garante a excelência dos produtos. O Manual de Boas Práticas de Fabricação descreve todos os procedimentos adotados pela empresa visando à garantia da segurança alimentar. 
 
Atuando a 3 anos no mercado, primando sempre pela qualidade de nosso produto e presteza no atendimento aos nossos clientes. 
 
A filosofia da empresa é de trabalho sério, ágil e com amor, ingrediente indispensável ao seu crescimento.
Identificação dos entrevistados e posições na organização:
André Costa e Silva – Sócio / Gerente
Marlicy dos Santos – Engenheira de Alimentos 
Roberta Moraes Ferraz – Supervisora de Produção
Rodrigo Shutzen Galvão – Gerente Financeiro 
Patrícia de Carvalho – Supervisora de Vendas e Logística 
Entrevistados
Nome: Dianna Ferreira dos Santos 
Cargo: Gerente/Proprietária 
Nome: Solange Meireles Gonzalez 
Cargo: Supervisora de Vendas 
Indicadores de processos
Mapeamento na atividade de fornecimento de material
 
O Sr. André (sócio/gerente) é o responsável por negociar diretamente com o Fornecedor de matéria prima para a fabricação dos doces, nessa negociação são analisados os menores preços e a melhor qualidade dos produtos em cada cotação. Após esse processo é feito o pedido do material, ao fazer o pedido é enviado para o fornecedor na qual ele retorna com o pedido, valor das mercadorias, frete e prazo de entrega. Após as informações do pedido ele encaminha a proposta para o setor financeiro aprovar e concluir a compra.
Mapeamento na atividade de produção
 
O processo produtivo inicia-se a partir da seleção manual do amendoim (matéria-prima), e em seguida o preparo e execução para processar os alimentos para fabricação dos doces. 
Um maquinário faz a seleção dos amendoins, e depois desse processo ainda é feito a seleção manual. Após tudo isso, a matéria prima é levada para os tachos de pressão para que os “doceiros” possam preparar a receita. Em seguida os doces são levados para sala de resfriamento, para que logo depois do “ponto certo” do doce, o mesmo seja embalado e finalmente encaminhado para área de vendas. 
Observação: Devido ao prazo curto de validade dos doces, a fabricação é feita de forma moderada, ou seja, a produção está condicionada ao número de pedidos feitos pelos clientes. 
Mapeamento na atividade de vendas
O pedido é solicitado pelo cliente, e então a Sra. Patrícia de Carvalho (Supervisora de Vendas) faz o cadastro do cliente no sistema com todos os dados exigidos. Feito o cadastro, o a supervisora analisa juntamente com a Sra. Roberta Moraes (Supervisora de Produção) se todo o produto solicitado pelos clientes consta em estoque, caso não, os doces são produzidos. 
Quando não há material suficiente para atender ao pedido, a supervisora de vendas solicita que o Gerente Administrativo entre em contato com o fornecedor, e solicite o material de acordo com o tempo que seja satisfatório para o cliente. 
Após o cadastro, são emitidas 03 vias da nota fiscal, sendo uma do cliente, e as outras da área de produção e vendas. 
A área de produção faz a separação dos pedidos em estoque, ou produzem os doces solicitados pelo cliente. 
Quando não há produtos em estoque, os prazos para entrega são comprometidos, pois, geralmente a entrega está condicionada a disponibilidade de doces em estoque. 
Após a conclusão do pedido, o mesmo é entregue ao cliente. 
 
Observação: A área de vendas não estipula uma data fixa para entrega, dando um prazo estimado de 10 dias.
Desenho do processo de vendas atual
Situação do processo atual
 
Durante o processo de mapeamento de vendas e produção, foi identificado que a área de vendas não estipula uma data fixa para entrega dos pedidos, dando apenas um prazo estimado de 10 dias em média. Diante disso, as entregas dos pedidos aconteciam fora do prazo estimado, o que geravam mal-estar entre os clientes que insatisfeitos com a demora, ligavam constantemente, e outros até desistiam da compra. 
Para solucionar este problema, a otimização do processo de vendas pode ajudar a diminuir ou até mesmo extinguir este problema que vem gerando transtornos a empresa, atendendo assim as necessidades dos clientes, cumprindo os prazos estabelecidos e melhorando o clima organizacional da empresa.
Desenho do processo de vendas otimizado
Benefícios do processo otimizado
 
Pode-se constatar que no desenho do processo de vendas otimizado a área de produção passa a confirmar à de área de vendas o prazo para entrega dos doces, tendo em vista que a Produção é o setor mais indicado para assegurar o prazo para entrega, assim, a área de Vendas possa trabalhar com a segurança das datas acordadas com o cliente, pois este era considera do principal problema que estava impactavam diretamente a imagem da empresa com sua clientela. 
Cumprindo com as datas acordadas na negociação entre a área de vendas e cliente, entregando os pedidos conforme agendamento, e uma tratativa de pós-venda. 
Foi incluído o PÓS-VENDA no processo otimizado, pois, a empresa precisa melhorar sua imagem no mercado, minimizar com seus clientes o desgaste do não cumprimento dos prazos e fidelizar esses clientes. 
É importante para empresa manter um bom atendimento, principalmente após a conclusão da compra, assim, o cliente pode perceber a seriedade e a importância que a empresa dá aos consumidores, criando uma relação mais sólida e fidelizada com a empresa. 
Descrição das principais dificuldades encontradas no aplicar os conhecimentos aprendidos em uma situação real: 
Sendo o caso desta empresa, não senti dificuldades, pois, trata-se de uma empresa nova e que precisa de ajustes em seus processos. Então, não foi custosoidentificar um ponto a ser melhorado, aplicando assim o conhecimento que adquiri na disciplina. 
Toda empresa que está começando suas atividades precisam unir-se de ferramentas de gestão para que possam se manter competitivas, pois, o mercado de trabalho exige que as empresas sejam cada vez menos burocráticas, mais participativas, e dispostas a estabelecer uma nova cultura e reestruturando a sua estrutura organizacional, para que objetivos da empresa sejam mais facilmente alcançados e que progrida cada vez mais.