5S - 24 Pós auditoria

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ESTUDANDO: PROGRAMA 5S
Análise dos resultados pós­auditoria
Análise Qualitativa
 Concluído o ciclo da auditoria, o  responsável pela sua coordenação  (gestor, comitê, pessoa­chave ou consultor)
deve fazer uma avaliação de sua qualidade através dos relatórios, entrevistando alguns auditados e posteriormente
se reunindo com os auditores, observando os pontos apresentados a seguir:
Objeto de
anáslise Pontos a observar
Análise dos
resultado    
­ Todos os itens de avaliação foram observados?
­ A descrição dos registro estão claros, de forma afirmativa e sem erros
gramaticais?
­ A classificação de cada registro coincide com os itens de avaliação?
­ As notas atribuídas estão compatíveis com os registros (a princípio,
quanto mais baixa a nota maior quantidade e/ou criticidade de
registros)?
­ Há coerência entre a nta anterior e a atual, levando­se em
consideração os registros feitos em ambas as auditorias?
Entrevista com
alguns
auditados   
­ A postura dos auditados foi adequada?
­ De maneira geral, a auditoria foi justa?
­ Os auditores demonstraram segurança?
­ Quais as sugestões de melhorias para as próximas auditorias?
Reunião com os
auditores  
­ Apresentar os resultados das análises dos ítens anteriores (qualidade
dos relatórios e percepção dos auditados)
­ Quais os principais problemas detectados em todo o processo de
auditoria?
­ O tempo previsto para a auditoria foi adequado ou suficiente?
­ Os auditados estavam todos presentes?
­ Os critérios de avaliação estão adequados?
­ Há alguma sugestão de melhoria para a próxima auditoria?
O responsável por esta avaliação deve também encontrar problemas gerais da organização que foram apontados
nos  relatórios  individuais,  para  discutir  com  o  Comitê  de  Implantação  uma  forma  de  encontrar  uma  solução
corporativa.
Análise quantitativa dos resultados
Antes de emitir os relatórios e divulgar as notas, o responsável pelas auditorias (gestor, comitê, pessoa­chave ou
consultor) deve fazer uma análise quantitativa dos resultados, observando os seguintes pontos:
­ Comparação entre a nota anterior e a atual: verificar se há coerência levando em consideração os registros feitos.
Mesmo que tenha havido uma queda na pontuação, apesar da área auditada ter melhorado de fato, a nota atual
deve ser mantida se houver esta coerência.
­ Comparação entre as áreas: Verificar se há discrepância entre as notas das áreas, levando­se em consideração o
padrão de 5S de cada área percebido no dia­a­dia. Caso haja uma discrepância superior a 10 pontos percentuais,
ou seja, uma área apresentou uma nota 10 pontos percentuais superior a outra que, aparentemente, está melhor, a
recomendação é discutir com os auditores que auditaram as áreas em questão. Se necessários, poderão ser feitos
ajustes e posteriormente explicados ao auditado, justificando­se a alteração para mais ou para menos em função de
uma melhor análise dos critérios de avaliação e dos registros  feitos (evitar citar a pontuação da outra área como
referência para a alteração).
Comparação entre as notas e as metas
Para o caso de ciclos de auditorias que envolvam metas, deve ser feita uma comparação com o objetivo de verificar
o nível de atingimento da meta. Caso tenha havido uma discrepância superior a 10%, deve se analisar se a meta
estava conservadora  (nota maior que a meta); se a meta estava muito  rigorosa  (nota menor que a meta); se as
áreas melhoraram surpreendentemente ou não estão fazendo as melhorias.
Validação das áreas que serão reconhecidas
Em  ciclos  de  auditorias  que  envolvam  algum  tipo  de  reconhecimento  formal,  as  áreas  cuja  pontuação  torne­as
vencedoras,  poderão  ser mais  bem avaliadas,  tanto  pelo  relatório  da  auditoria  como através  de  uma  visita  para
atestar se realmente o reconhecimento será justo.
Emissão dos relatórios
Após as avaliações qualitativa e quantitativa os relatórios são enviados para os auditados, por meio eletrônico ou
impressos. A maioria das organizações não exige que ao auditados prestem contas a coordenação do 5S sobre o
encaminhamento dos  registros constantes no  relatório. Poucas utilizam o mesmo modelo das Normas  ISO, onde
para  cada  Não  Conformidade,  há  um  tratamento  formal  definindo  prazos,  responsáveis,  ações  corretivas  e
preventivas. Como boa parte dos problemas de 5S são simples e de ordem comportamental, não há necessidade
deste processo mais formal.
 
Como proceder após a conclusão da auditoria?
Dicas para o auditor
Elabore  o  relatório  o  mais  rápido  possível  de  acordo  com  os  procedimentos  definidos  pela  coordenação  da
auditoria. Aproveite que está com a memória  fresca possibilitando  fazer uma descrição mais  realista. Escreva as
frases  de  forma  afirmativa,  evitando  apresentar  sugestões  de  melhorias.  A  Tabela  1  apresenta  exemplos  das
formas não recomendáveis e recomendáveis de relatar as observações:
Forma não recomendável Forma recomendável
Falta suporte para vassouras Vassouras largadas em cantos de parede eencostadas nas máquinas
Fazer reuniões com a equipe para discutir
sobre os problemas de limpeza Sugeira generalizada na área
Sala com pouco espaço Disposição das mesas e armários dificulta acirculação
Descartar documentos obsoletos Vários documentos obsoletos mantidos noarquivo da engenharia
Realizar campanhas para a melhor utilização
dos banheiros.
Banheiros com papéis no piso e com odor
desagradável
Trocar lâmpadas queimadas Cinco lâmpadas queimadas noalmoxarifado
­ Faça uma descrição na linguagem do auditado para evitar dúvidas e consultas futuras.
­ Zele pela língua portuguesa. Na dúvida procure uma redação mais fácil peça ajuda a um colega ou consulte um
dicionário. Use os recursos de correção gramatical do aplicativo de seu computador para corrigir erros de digitação
e de sintaxe.
­ Entregue o relatório de acordo o formato e o prazo estabelecido. Fazendo o relatório logo após a visita, o auditor
está com a cabeça fresca, facilitando a redação.
­  Apresente  sugestões  de  melhorias  para  a  coordenação  de  auditoria  (revisões  dos  critérios  de  avaliação,  do
mapeamento das áreas, do tempo de auditoria, do formato e prazo para entrega do relatório, etc.).