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UNIVERSIDADE PAULISTA - UNIP INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSO: ADMINISTRAÇÃO APS - ATIVIDADE PRÁTICA SUPERVISIONADA SÃO PAULO/SP 2017 DAIANA MARIA DA SILVA R.A: C957II-8 FÁBIO ROCHA DA SILVA R.A: N11436-3 LUCAS BOPPRE ROZA R.A: N864DD-9 MARCOS VINICIUS G. T. LIMA R.A: B71713-0 RODRIGO ARAUJO DE ABREU TEIXEIRA R.A: C67GHD-4 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS: PRÁTICAS DE GESTÃO NA EMPRESA DANTEC SAFETY Atividades Práticas Supervisionadas – APS – Trabalho apresentado como exigência para a avaliação do 3º semestre, do curso de Administração da Universidade Paulista sob orientação do professor Me. Livaldo dos Santos. SÃO PAULO/SP 2017 LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Organização Como Entidade Social (Formal e Informal) .............................. 15 Figura 2 – Sistema Aberto .............................................................................................. 21 Figura 3 – Duplo sentido da organização ....................................................................... 24 Figura 4 – Divisão do Trabalho ...................................................................................... 27 Figura 5 - Organograma ................................................................................................. 30 Figura 6 – Níveis Organizacionais .................................................................................. 32 Figura 7 – Organização por nível organizacional ........................................................... 35 Figura 8 – Dimensões Estruturais .................................................................................. 47 Figura 9 – Interação das Dimensões Contextual e Estrutural ........................................ 49 Figura 10 – Modelos Dimensões Contextuais ................................................................ 50 Figura 11 – Evolução e Crises nas Organizações – Larry Greiner ................................. 52 Figura 12 - Estrutura Funcional ...................................................................................... 55 Figura 13 – Estrutura Divisional ..................................................................................... 57 Figura 14 – Estrutura Por Projetos ................................................................................. 60 Figura 15 – Agrupamento por localização geográfica .................................................... 62 Figura 16 – Organograma Por Clientes .......................................................................... 63 Figura 17 – Organograma Por Produto .......................................................................... 64 Figura 18 – Estrutura Matricial ....................................................................................... 65 Figura 19 – Estrutura Matricial ....................................................................................... 66 Figura 20 – Estrutura de Redes ..................................................................................... 71 Figura 21 – Estrutura de uma Organização Virtual ........................................................ 73 Figura 22 – Exemplo de Estrutura Híbrida ..................................................................... 74 Figura 23 – Novas Perspectivas em Estruturas Organizacionais ................................... 75 Figura 24 – As Cinco Forças de Porter .......................................................................... 76 Figura 25 - Rede de Valor, Clientes, Complementadores, Fornecedores, Competidores e Empresa. ................................................................................................................. 77 Figura 26 – Projeto Saturno ........................................................................................... 79 Figura 27 – Estrutura Organizacional Projeto Saturno ................................................... 80 Figura 28 – Organização Invertida ................................................................................. 81 Figura 29 – Estrutura Teia de Aranha ............................................................................ 82 Figura 30 – Estrutura Tríplice ......................................................................................... 84 Figura 31 – Hierarquia da Organização ......................................................................... 91 LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Fatores Perspectivas .................................................................................... 19 Tabela 2 – Empresa em seis partes ............................................................................... 25 Tabela 3 – Teorias administrativa e estruturalista .......................................................... 36 Tabela 4 – Partes Principais Teoria Clássica ................................................................. 38 Tabela 5 – Desafios da nova economia ......................................................................... 46 Tabela 6 – Modelos Dimensões Contextuais ................................................................. 51 Tabela 7 – Vantagens e Desvantagens da Estrutura Funcional. .................................... 56 Tabela 8 – Vantagens e Desvantagens da Estrutura Divisional ..................................... 58 Tabela 9 – Vantagens e Desvantagens da Estrutura Matricial ....................................... 68 Tabela 10 – Características Estrutura de Equipes ......................................................... 70 Tabela 11 – Características Rede Criativa ..................................................................... 78 Tabela 12 – Aspectos Projeto Saturno ........................................................................... 79 Tabela 13 – Principais Características Estrutura Tríplice ............................................... 83 Tabela 14 – Fornecedores e Insumos ............................................................................ 89 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - Grau de Escolaridade 1 ................................................................................ 87 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS EPI – Equipamentos de Proteção Individual EPC – Equipamentos de Proteção Coletiva EO – Estruturas Organizacionais Sumário 1 Fundamentação Teórica ................................................................................ 14 1.1 Organização Como Entidade Social ........................................................ 14 1.1.1 Conceitos .......................................................................................... 15 1.1.2 Definições .......................................................................................... 16 1.1.3 As Organizações Como Empresas ................................................... 16 1.1.4 A Nova Organização e o Novo Funcionário ...................................... 17 1.1.5 Perspectivas ...................................................................................... 18 1.1.6 Sistemas Abertos .............................................................................. 19 1.1.7 Configuração Organizacional ............................................................ 21 1.1.8 Organização ...................................................................................... 22 1.2 Organização Como Função Administrativa ............................................. 23 1.2.1 Fundamento ......................................................................................24 1.2.2 Processo ........................................................................................... 25 1.2.3 Organograma .................................................................................... 29 1.2.4 Níveis Organizacionais ...................................................................... 31 1.2.5 Elementos do Processo de Organização .......................................... 35 1.2.6 As Teorias Administrativas e Estruturas ............................................ 35 1.2.7 Dimensões Estruturais ...................................................................... 47 1.2.8 Dimensões Contextuais ..................................................................... 49 1.3 Projetos Organizacionais e Eficiência Administrativa .............................. 53 1.3.1 Estruturas Organizacionais Tradicionais ........................................... 53 1.3.2 Funcional ........................................................................................... 54 1.3.3 Divisional ........................................................................................... 57 1.3.4 Projetos ............................................................................................. 59 1.3.5 Geográfica ......................................................................................... 61 1.3.6 Por Clientes ....................................................................................... 62 1.3.7 Por Produtos ..................................................................................... 64 1.3.8 Matricial ............................................................................................. 65 1.3.9 Estruturas Organizacionais Emergentes ........................................... 68 1.3.10 Horizontal ........................................................................................ 68 1.3.11 Equipes ........................................................................................... 69 1.3.12 Rede ................................................................................................ 70 1.3.13 Virtuais ............................................................................................ 71 1.3.14 Híbridas ........................................................................................... 73 1.3.15 Novas Perspectivas em Estruturas Organizacionais ....................... 75 1.3.16 Rede Criativa ................................................................................... 75 1.3.17 Estrutura Circular............................................................................. 78 1.3.18 Estrutura Invertida ........................................................................... 80 1.3.19 Estrutura em Teia de Aranha .......................................................... 81 1.3.20 Estrutura Tríplice ............................................................................. 82 2 Estudo de Caso ............................................................................................. 85 2.1 Perfil da Organização .............................................................................. 85 2.1.1 Apresentação da empresa ................................................................ 85 2.1.2 Força de trabalho .............................................................................. 86 2.1.3 Produtos e Clientes ........................................................................... 87 2.1.4 Principais insumos ............................................................................ 88 2.1.5 Principais concorrentes da organização ............................................ 89 2.2 Estrutura Organizacional ......................................................................... 90 2.2.1 Descrição da estrutura organizacional encontrada na empresa ........ 90 2.2.2 Descrições das condições ambientais encontradas na empresa ...... 92 2.2.3 Avaliação da empresa/organização quanto à sua estrutura organizacional e como essa estrutura incentiva (ou não) o comprometimento das partes interessadas ................................................................................................. 93 2.2.4 Informar quais os recursos/ferramentas utilizados na medição de desempenho da estrutura organizacional ............................................................... 93 2.2.5 Descrever como a administração apoia, implementa e impulsiona a estratégia da organização ....................................................................................... 94 3 Análise e Sugestões de Melhorias ................................................................. 95 3.1 Análise dos Itens do 2.2 tendo como referência os conceitos – fundamentos teóricos – apresentados em 1. .............................................................. 95 3.2 Sugestões de Melhorias .......................................................................... 96 Considerações Finais .......................................................................................... 98 Referências .......................................................................................................... 99 Apêndice ............................................................................................................ 103 Anexos ............................................................................................................... 105 11 Introdução Como consta do Projeto Pedagógico do curso, as Atividades Práticas Supervisionadas constituem-se em um meio ou instrumento pedagógico para o aprimoramento da aprendizagem por meio da aplicação do conhecimento – adquirido em sala de aula à realidade. As Atividades Práticas Supervisionadas visam a contribuir para desenvolver nos alunos as competências requeridas aos futuros bacharéis e a favorecer aos alunos um meio de reflexão crítica da realidade a partir dos fundamentos teóricos das disciplinas do semestre letivo e da observação, descrição e análise de importantes temas e desafios presentes em uma empresa/organização em situação real. Nesse semestre a disciplina âncora é (EO) Estruturas Organizacionais, e a empresa que está sendo observada no trabalho é a Dantec Safety Comércio de Equipamentos e Soluções em Segurança do Trabalho Eireli-ME. No relatório está sendo apresentado o perfil da empresa, através de sua apresentação, força de trabalho, produtos, clientes, fornecedores, principais concorrentes, além dos principais insumos adquiridos pela organização. São abordados os conceitos de EO, relativo às teorias de administração focadas na estrutura, onde a organização pode implantar dentro de sua empresa, buscando a melhoria contínua. Há uma identificação das práticas da empresa, buscando entender como a empresa encontra-se atualmente, qual ou até mesmo quais das teorias a empresa coloca em prática em seus processos. Se a empresa coloca em prática todas as sínteses que a determinada teoria possui, entre outros aspectos. Esse entendimento é relevante para a obtenção de informações que são relevantes para a análise. Por fim as informações serão analisadas e algumas sugestões de melhorias poderão ser relacionadas há alguns conceitos que poderiam ser aplicados na empresa, onde há uma sugestão de melhoria para o crescimento da mesma, através da 12 implementação e aplicação de ferramentas que auxiliaram o desenvolvimento e crescimento contínuo da organização, seja através da implementação de uma nova teoria ou até mesmo o aperfeiçoamento da teoria já aplicada pela organização. No capítulo um abordaremos toda a parte teórica dos conceitos e diretrizes que abrangem os fundamentos da matéria ancora,que é as estruturas organizacionais. O capitulo é dividido em três partes, no qual na primeira parte serão abordados os conceitos relativos a organização como entidade social, onde serão enfatizados as definições e perspectivas do tema. Na segunda parte, será tratado os conceitos relativos a organização como função administrativa, enfatizando os fundamentos, teorias administrativa e estruturalista e as dimensões contextuais e estruturais. Por fim, na terceira parte, será apontado os conceitos eminentes as estruturas organizacionais, que são separadas em três grupos, tradicionais, emergentes e novas perspectivas, respectivamente. O segundo capítulo é dividido em duas partes, onde na primeira parte é englobado todos os aspectos da empresa entrevistada, sendo levantadas as informações que são relevantes para a realização do trabalho e da análise, tais como, apresentação da empresa, força de trabalho, produtos e clientes, principais fornecedores e insumos e, por fim os principais concorrentes da organização. Já na segunda parte, ocorre o levantamento de informações da atual estrutura organizacional da empresa em questão, abordando o ambiente e clima dentro da organização, a estrutura física e instalações, aspectos de centralização/descentralização, hierarquia, delegação de poder e terceirizações, entre outros aspectos. Por fim, no terceiro capítulo, serão analisadas todas as informações fornecidas pela empresa referente a sua estrutura organizacional, conforme o capítulo dois, e serão levantados todos os pontos fortes e pontos fracos da atual estrutura, com a finalidade de entender o que a organização vem fazendo de correto na sua estrutura atual. Posteriormente, através da análise realizada, serão propostas sugestões de melhorias para a organização, essas sugestões seriam de conceitos que a organização poderia passar a adotar para otimizar e aperfeiçoar sua estrutura organizacional, afim de otimizar 13 os processos administrativos e estratégicos, para então trazer melhores resultados para a organização. 14 1 Fundamentação Teórica Nesse capítulo serão abordados os conceitos e diretrizes relacionados a matéria ancora do projeto, que são as estruturas organizacionais, onde serão enfatizados os principais modelos de estruturas organizacionais e como cada uma influencia as organizações. 1.1 Organização Como Entidade Social Segundo Jones (2010, p. 1), as organizações devem produzir bens os serviços através das pessoas, isso porque há uma sinergia e convergência entre as partes, a fim de atingir os objetivos propostos. As organizações existem para suprir as necessidades das pessoas. Chiavenato (2014, p. 175) se refere a organização como algo que têm objetivos específicos e onde há um papel social e uma estrutura definida. São entidades sociais pois nestas há pessoas. Os objetivos servem como algo a fim de se atingir resultados específicos, ou até mesmo desenvolver um papel social. A estrutura se dá pela distribuição de tarefas, onde há trabalhos a serem realizados e objetivos a serem atingidos. Ainda segundo Chiavenato, existem dois pontos os quais podemos enxergar as organizações: Formal e informal. Na organização formal, existe toda uma estrutura e organogramas capazes de definir o trabalho e as tarefas de cada departamento, com normas e com divisão de trabalho feita pela direção. Já na organização informal, a base é o relacionamento humano, onde há uma relação direta com o nível formal, e geralmente formadas por vínculos de amizade. A diferença está na criação de grupos informais que não aparecem no organograma da organização. Para Drucker (1999, p. 33), a organização pode ser entendida como um conjunto de pessoas e especialistas a fim de atingir uma tarefa em comum. E, para ele, não podemos entender a organização como uma família por exemplo, onde há necessidades biológicas envolvidas. Ele ressalta ainda, que a organização é feita para ter um tempo considerável, mesmo que não seja eterna, mas que gere lucros e rentabilidade a organização. 15 A imagem abaixo dissemina a organização formal e informal, dentro da organização como entidade social. Figura 1 – Organização Como Entidade Social (Formal e Informal) Fonte: Adaptado de Chiavenato (2014, p. 175) 1.1.1 Conceitos Segundo Jones (2010, p. 2), organizações somem do cenário ou até mesmo vão a falência, a partir de novas necessidades dos clientes e também pela substituição de necessidades desses mesmos clientes. Novas empresas surgem, novos mercados e novos clientes-alvo. Na abordagem de Chiavenato (2014, p. 175), a palavra organização pode ser definida de algumas formas. Podem existir como entidades sociais, a fim de atingir um objetivo específico; como funções administrativas. São organizações porque são estruturadas e têm um objetivo (geralmente, o resultado, lucro). Organizações podem ser com base em fins lucrativos ou não. As com fins lucrativos buscam a obtenção de lucro com a mão-de-obra qualificada e há um dinheiro investido (capital) pelos donos. Esse modelo é o mais utilizado na sociedade capitalista. Já organizações sem fins lucrativos, buscam a prestação de um serviço voltado para a 16 comunidade, ou seja, sem receber algo em troca disso. Geralmente são voltadas para pessoas carentes. (Dias; Zavaglia; Cassar, 2008, p. 17) 1.1.2 Definições Jones (2010, p. 1) ainda afirma que organizações são ferramentas, e estas destinadas a fazerem ações, cuja finalidade é criar algo que as pessoas desejam ou tenha algum valor. Alguns exemplos disso são criações de hospitais, ou até mesmo bancos. As organizações são feitas de pessoas, e pessoas fazem parte de um processo para atingir um objetivo da organização. Esse objetivo pode ser o de lucro ou de serviços sociais, dependendo do contexto da organização. Há uma estrutura, departamentos e processos feitos para atingir esse objetivo. (Chiavenato, 2014, p. 175) De acordo com Robbins (2000, p. 31), só pode ser definido como organização, quando o negócio estabelecer metas formais, com um agrupamento de pessoal e tiver uma estrutura para que os participantes atuem juntos. 1.1.3 As Organizações Como Empresas Essas empresas novas são criadas, muitas vezes, do nada, por um grupo pequeno de pessoas ou até mesmo por uma pessoa. O espírito empreendedor leva algumas pessoas a lograrem êxito nesse contexto. (Jones, 2010, p. 2) Segundo Chiavenato (2014, p. 175 e 176), a organização pode ter uma abrangência global, ou seja, da empresa como um todo. Há um desenho da organização. Os departamentos também são abrangidos, no nível departamental, onde cada departamento é estruturado. Por fim, existe um enfoque na realização de cada tarefa, e também a descrição de cargos. Conforme Child (2012, p.3) literalmente organização como empresa, é o resultado de todo e qualquer produto ou serviço que consumimos e que é desenvolvido, oferecido pelas instituições (empresas), ou seja, organizações. Todos esses conjuntos que envolve, desde clientes externos, cliente final, fornecedores, bancos, matéria prima, mão de obra, necessita ser dividida e possuir uma hierarquia, pessoas que estarão a frente 17 liderando, controlando, organizando a melhor forma para o progresso da mesma. Para que tudo flua corretamente, como manda o figurino, é necessário, planejamento, obedecendo organogramas, seguindo fluxogramas, montados e dirigidos pela gerencia. 1.1.4 A Nova Organização e o Novo Funcionário Ainda segundo Jones (2010, p. 2), outro ponto importante, é o surgimento do T.I nessa nova ideia de organização, o qual ajudou as organizações a “diminuírem”e encurtarem a relação com o cliente, bem como ter uma melhor comunicação dentro da própria organização. São ferramentas como estas (ERP também), que conseguem fazer uma organização ser eficaz em seus objetivos. Chiavenato (2014, p. 409) afirma que a informática sempre teve um papel importante para a evolução das novas organizações, desde a Revolução Industrial. Inventos como máquinas de escrever, máquinas a vapor, etc; contribuíram para esse desenvolvimento no século XVIII, bem como a invenção do telefone que desburocratizou diversos meios no final do século XIX. Esse processo tecnológico sempre teve grande influência para as empresas e também na globalização. Ainda é dito que, o grande invento que permitiu uma alavancada significativa nas organizações, foi o computador na metade do século XX. Ele permitiu organizar processos, produtos, materiais, os clientes e fornecedores, etc. Houve um ganho significativo de tempo nas organizações e também um custo mais baixo. A cibernética com o conceito de TI, que foi criada em 1943 por Nobert Wiener, permitiu uma grande mudança nas empresas. Essas mudanças permitiram que o novo funcionário agora fosse o especialista, e que agora existam equipes de alto desempenho, que trabalhem juntos para atingir o objetivo da organização e busquem respostas rápidas. Segundo John Child (2012, p.31) o colaborador ter que se adaptar a empresa ou possuir o perfil da empresa, não é nada novo, muito pelo contrário, desde o ano de 206 a.C. na dinastia Han na China até o século XX a forma de contratação, passava por um breve sistema de avaliação e desempenho. Houve uma evolução graças ao pai da administração cientifica Frederic W. Taylor e hoje as organizações ao executar o 18 processo de seleção, não se utilizam de um único padrão, mas sim de diversos fatores interligados que agem como fator determinante. 1.1.5 Perspectivas Chiavenato (2011) diz que a administração atual dos dias de hoje, tem se tornado mais complexa do que antigamente, devido a novos desafios que são encontrados envolvendo todos que trabalham para a formação de uma organização. Tudo isso devido a exigência que tem se apresentados mediante a tecnologia existente. Planejar, organizar, liderar e controlar tem ficado cada vez mais difícil para o administrador executá-las com eficácia e eficiência. Com isso as perspectivas das empresas de que o controle pode ficar mantido, se torna difícil, pois outros fatores têm contribuído para essa conclusão, conforme tabela abaixo. Fatores Quando uma empresa atinge com êxito seu crescimento, ela precisa manter ou reduzir custos. Afim de atender as demandas sem qualquer forma de prejuízo. Para uma empresa se organizar ela precisa se adaptar as mudanças e as influências ambientais e muitas vezes isso causa um certo tipo de resistência. Como forma de precaução para que as empresas mantenham sua lucratividade, é buscar de forma gradativa sempre fazer, trabalhar, produzir mais utilizando sempre menos, por conta de algo que não tem como “fugir” a inflação, e isso impacta de forma geral, na mão de obra, na matéria prima e com o aumento de juros as empresas são obrigadas a tentar driblar esse vilão de forma com muito mais eficácia. A concorrência é outro fator que demanda uma perspectiva maior nas organizações, uma vez que o investimento em pesquisas desenvolve o aperfeiçoamento na tecnologia faz com que velhos departamentos deixem de existir e novos departamentos os substituem. Mas para isso as empresas devem se tornar mais flexíveis, para uma mudança ágil. A tendência para o crescimento da tecnologia. A globalização tem sido um dos maiores fatores de perspectiva de crescimento para o mundo dos negócios, onde a comunicação mais rápida e eficaz, faz com que as organizações cresçam ainda mais. 19 A forma como as empresas buscam ser vistas tem como perspectiva uma visão e alojamento mais ambiental, é uma forma de chamar a atenção mostrando a preocupação com o consumidor e com os produtos e serviços oferecidos. Tabela 1 – Fatores Perspectivas Fonte: Adaptado de Chiavenato (2011) Conforme Maximiano (2009, p.151), o ideal das empresas é criar situações onde são desenvolvidas as perspectivas, não para si, mas que automaticamente ao desenvolver essas situações, geram perspectivas para outras empresas (suas concorrentes). O resultado final para a comportamento prospectivo, muitas vezes é seguido de insucesso, pelas incerteza e desafios enfrentados pelas demais organizações. Mas somente assim, as empresas podem se organizar na espera do futuro da organização. Segundo Robbins, (2003, p. 8) dentro do assunto de responsabilidade social nas organizações, as expectativas para as empresas se tornam exigentes, pois o ponto de avaliação ás mesmas são a responsabilidade e o perfil perante a sociedade. Mediante ao que podem fazer/ajudar com o lucro obtido. Ainda é argumentado que, a visão que se tem é de que as empresas adotem um estilo de valores os quais possam agregar valores aos cidadãos, cumprindo uma missão de responsabilidade com meio ambiente. Essa responsabilidade é formada por diversas questões, as quais traz a ideia de valorização no momento de fechar o negócio com outras empresas, por exemplo. Devido a exigência cada vez maior da sociedade, as organizações chegaram à conclusão de que, essa gestão de responsabilidade social, tem grande influência, na imagem da empresa, internacionalmente. 1.1.6 Sistemas Abertos Segundo Chiavenato (2014, p. 475), ressalta que deve existir uma relação entre o ambiente e o contexto organizacional, mesmo que nesse processo haja alterações. As pessoas devem estar em sinergias e com tarefas devidamente estruturadas, para que haja um equilíbrio entre organização e ambiente. Chiavenato ainda ressalta que as organizações são sistemas abertos pois possuem entradas, transformações e saídas. 20 Child (2012, p. 13) ressalta a importância de possuir um sistema em que apresentasse a quantidade exata de insumos em uma produção por exemplo, e com isso ter um parâmetro não permitindo desperdícios nem a inclusão de material a mais que o necessário. Esse sistema também pode ser usado na elaboração de estratégias, para a organização e a partir daí, mensurar a adaptação dos indivíduos no nível hierárquico. Segundo Richard Daft, (2002, p.12) a necessidade de interação das atividades no sistema aberto nas organizações, exige que se tenha controle em todo o processo que participa o insumo desde a entrada, processo de transformação e saída. A comunicação presente no ambiente, é o que faz o sistema aberto, sendo assim se torna inevitável total dependência, entre todos os elementos, sejam eles pessoas e departamento, para que executem o objetivo e cheguem ao seu resultado final. Na formação de um sistema aberto vários elementos contribuem para tal formação, desde matéria prima, pessoas, recursos financeiros, recursos tecnológicos, suas relações. Ainda é dito que, existem uma limitação inicial e final que é a entrada e saída, porem para chegar na saída o insumo, seja ele produto ou serviço, para pelo processo de transformação. Todo esse ritual, leva também a subsistemas. Podemos ter uma ideia mais fácil sobre o sistema aberto, como por exemplo, se imaginarmos uma fábrica de chinelos, a matéria prima que é o látex extraído da natureza, é a entrada. E o que fazer? Qual o processo? Na indústria, ao manusear essa matéria, realizando o tratamento do material, remodelando gera a etapa do processo, que por sua vez a saída se dá quando devido a demanda, existe a necessidade de compra e revenda para o consumidor final. O sistema abertodentro da organização, envolve as pessoas, para a produção ou serviço, atividades que requerem atender à necessidade. Não válido somente para produtos, mas execução de atividades internas para a própria empresa. A figura abaixo ilustra o sistema aberto, que possuí as entradas, seja de matérias primas, informações ou recursos, passa pelo processo de transformação, onde o produto é alterado e manufaturado e por fim ocorrem as saídas, que define se a empresa obterá lucro ou perda. 21 Figura 2 – Sistema Aberto Fonte: Adaptado de Child (2012, p. 13) 1.1.7 Configuração Organizacional Ainda segundo sua abordagem, Chiavenato (2014, p. 610 e 611), ressalta que a configuração se dá pelo momento da organização e seu contexto. As organizações definem e assumem configurações estáveis, onde deve haver um agrupamento para definir qual o melhor caminho a ser tomado pela organização, ou seja, atingir um status ideal. Essas configurações devem ser implementadas por um determinado período, onde comportamentos e o ambiente influenciem nas estratégias. Segundo John Child (2012, p. 403) A Configuração Organizacional se baseia no próprio indivíduo que a constrói, quando algo novo surge, seja um problema, um desafio, não é se baseando em regras, padrões já estabelecidos, mas sim nas ideias de inovação que o indivíduo que trabalha na função possa criar para solucionar o problema. Porém existe um risco muito grande, de na tentativa de encontrar uma solução usando a configuração, causar uma “vasta ilusão” de progresso e na verdade causar somente tentativa de mudança. Vale ressaltar que na tentativa de configurar uma Organização o risco é ainda maior quando são investidos tempo e dinheiro, quando as mudanças não dão certo, a 22 empresa perde a credibilidade na gerência atuante, para o romano Gaius Petronius Arbiter (Ano 66 a.C) “É melhor evitar começar, antes da tentativa” tendo a ideia de que quando tentamos a mudança e acontece o fracasso. Jones (2010, p. 11), diz que as configurações organizacionais são fundamentais e não podem ser “perdidas” enquanto a organização cresce. O desenho organizacional é fundamental no que diz respeito a eficiência e eficácia das empresas. Os gerentes devem saber conciliar a cultura e a estrutura da empresa para que não haja desinteresse das pessoas na organização. Entender o papel dos funcionários e direcioná-los no caminho certo é primordial para não haver declínio. Ainda é salientado que, para que uma organização mantenha o controle das atividades, atualizações e o bom andamento do fluxo, faz-se uso de uma configuração organizacional, que é composta por um tipo de hierarquia, divididas em 3 núcleos e níveis, que são: núcleo técnico, suporte técnico e suporte administrativo. Conforme Daft (2002, p. 13, 14), na demanda diária de uma organização, cada nível depende do outro, na execução do serviço técnico para a entrega do produto ou serviço (saída) é realizado pelo núcleo técnico, (composto pela operação de mão de obra) supervisionado, e controlado pelo suporte técnico (composto, por gerente, supervisores), que por fim, recebe orientações, informações e planejamento do suporte administrativo, que é composto por coordenadores, diretores e presidência da empresa. Em suas funções o Núcleo Técnico é responsável em produzir e operar, o suporte técnico a identificar problemas propondo soluções, e o suporte administrativo em manter o clima, em conjunto com atividades, colaboradores. 1.1.8 Organização As organizações são empresas que são compostas por pessoas nas quais possuem seus objetivos individuais, que em conjunto formam o objetivo grupal. Os objetivos de cada um dos inseridos na organização devem coincidir com os objetivos da mesma, para que assim possa-se atingir os objetivos almejados. As organizações têm como objetivo satisfazer as necessidades humanas, ou seja, busca sanar as necessidades de um determinado nicho de mercado. São fundadas por empreendedores 23 que possuem ideias nas quais buscam atender a um determinado segmento do mercado. As empresas tendem a possuir um ciclo, visto que, elas nascem, crescem e morre. O principal objetivo da organização é manter-se viva, sempre inovando e capacitando-se para atingir as necessidades que o mercado exige. (Jones, 2010, p. 1) De acordo com Sobral e Peci (2008, p. 2) as organizações são estruturadas através das pessoas, que atuando em objetivos conjuntos atingem as perspectivas propostas, onde as organizações servem como prática aos indivíduos, que atuam em busca de atingir suas metas individuais que, consequentemente atinge a meta grupal. O fator humano é o principal bem da empresa, tendo em vista que, as pessoas formam as organizações e suas decisões são o que irão agregar resultados. As organizações podem ser formais ou informais, em virtude que, são formais quando constitui-se uma empresa, ou informais quando as pessoas se juntam para tirar lazer. É relevante que, toda e qualquer organização possui uma finalidade e/ou um propósito, seja ele atingir resultados financeiros ou criar uma entidade social. Organizações são entidades sociais, que é formada por pessoas, onde através da interação das pessoas constituídas por metas, que juntas buscam atingir resultados. Os indivíduos são coordenados e estruturados dentro da organização, onde ocorre o relacionamento entre os diferentes departamentos da empresa, visando atingir a eficiência, através da comunicação. É deliberado poder aos colaboradores que colocam suas ideias em prática dentro da empresa e acaba sendo um aprendizado para si próprio, assim é beneficente e construtivo para ambos. As empresas estão totalmente ligadas ao ambiente externo, visto que, a sobrevivência da empresa depende de sua relação com os clientes, fornecedores, governo, concorrentes e etc. (Daft, 2010, p. 10) 1.2 Organização Como Função Administrativa Na organização como função administrativa, ocorre uma distribuição das tarefas entre os integrantes da organização, e nesse momento é atribuído poder e autoridade entre os integrantes da organização, definindo-se quem será subordinado de quem, construindo assim a hierarquia da organização. Ocorre uma administração e uma organização de todos os recursos disponíveis, para ir moldando a organização, seja os 24 recursos de como será realizada a comunicação, coordenação, entre outros aspectos. (Sobral; Peci, 2008, p. 165) A imagem abaixo ilustra as diretrizes de organização. Figura 3 – Duplo sentido da organização Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 166) 1.2.1 Fundamento As organizações em um contexto geral, permitem a conquista dos objetivos relevantes, pois ela cria um ambiente no qual explora e/ou supera os limites individuais de todos os inseridos no processo. A organização está fundamentalmente ligada as condições das práticas humanas, onde ocorre o ajustamento dos meios disponíveis aos objetivos organizacionais, principalmente através das funções administrativas (planejamento, organização, direção e controle). O processo decisório é extremamente importante para que haja o desempenho organizacional, tais decisões englobam a centralização, departamentalização, coordenação e desenho estrutural. (Sobral; Peci, 2008, p. 165) Maximiano (2010, p. 72) ressalta a importância de Fayol nas funções da organização, que nos diz que a administração é um empreendimento, onde existe um 25 amplo engajamento humano entre diversas áreas. Isso exige um grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle, onde todos devem estar comprometidos a estuda-la com afinco para que amesma pudesse ser ensinada. Fayol criou então uma teoria, dividindo a empresa em 6 partes para dividir as funções da organização. A tabela abaixo mostra a empresa em seis partes, segundo Maximiano. Empresa em 6 Partes Técnica Onde envolve a produção e manufatura da organização Comercial Processo de compra, venda e troca da empresa Financeira Como gastar e onde gastar o dinheiro Segurança Deve haver uma proteção da organização e das pessoas Contabilidade Registro de estoques, os balanços, custos e também estatísticas da empresa Administração A função de todo administrador: planejar, organizar, dirigir e controlar Tabela 2 – Empresa em seis partes Fonte: Adaptado de Maximiano (2010) 1.2.2 Processo Sobral e Peci (2008, p. 166) dizem que o processo de organização está integrado as tomadas de decisões, pois essas decisões são fundamentais para que o processo como um todo possa fluir, pois com elas é possível organizar e ordenar a organização, através dos processos de dividir, integrar e coordenar os meios e recursos que estão à disposição da organização, para que com isso possa trabalhar em conjunto afim de atingir e ultrapassar as metas que foram propostas. Ainda é dito que, o desenho da estrutura organizacional é o resultado do processo de organização. Conforme Gonçalves (2000, p. 10), não basta classificar processos como transformação de inputs em oputs. Esse processo também engloba endpoints, transformações, feedback e repetitividade. As mudanças ocorridas num processo podem ser tanto físicas, quanto de localização ou até mesmo transacionais. As características básicas de um processo nos ajudam a distinguir processos de manufatura e os de serviços. Deve haver uma regularidade do padrão, ou seja, uma interação entre os 26 indivíduos da organização, para que haja um modelo definido por regras e comportamentos. Chama-se de interação de processos organizacionais esse processo. No quadro abaixo, ilustra-se a classificação geral de processos empresariais, bem como suas principais características e exemplos. Cada categoria se subdivide nos tipos de processos, os quais se diferenciam por sua capacidade de gerar valor, do fluxo básico, da atuação e das orientações básicas em relação à estrutura organizacional. Segundo Richard Daft (2002, p.79) os processos da empresa, é na estrutura organizacional que ela deseja representar, com base na hierarquia, e suas respectivas atividades, podendo ser determinado a quantidade exta de subordinados as atividades, identificando a quantidade de pessoas em um departamento e quantidades de departamento na organização. Dessa forma consegue obter o processo de tomada de decisões. 1.2.2.1 Divisão do Trabalho A divisão do trabalho é um dos principais pontos que fundamentam a organização e que se faz existir a mesma, visto que, com ela é possível que cada um dos integrantes esteja com sua função dentro do processo e que os esforços individuais de cada um dos integrantes resultam no ápice do que foi planejado pela empresa, que são a obtenção dos resultados coletivos. Essa divisão permite que cada um dos colaboradores possa executar suas habilidades em uma das áreas da organização e permite que ocorra a sinergia entre todos os inseridos na organização, onde todos terão suas metas individuais e darão o seu melhor para que a meta grupal seja atingida. (Sobral; Peci, 2008, p. 166) Ainda é dito que, a divisão do trabalho é racional, onde cada colaborador é colocado em sua área de especialização dentro da empresa, ou seja, o indivíduo estará atuando naquilo que sabe fazer de melhor, assim o mesmo acaba desempenhando sua função energicamente, o que facilita a obtenção do êxito. Maximiano (2010, p. 83), ressalta que a divisão do trabalho é o processo no qual se dividem as tarefas em partes ou unidades, e cada uma dessas tarefas são divididas para uma pessoa ou um grupo. Em organizações, essas divisões de trabalho são 27 chamadas de departamentos. Os departamentos realizam uma parte a qual o estão incumbidas as tarefas, que serão necessárias para cumprir os objetivos. Essa divisão permite que a organização resolva objetivos complexos, como a montagem de equipamentos de grande porte, atender diferentes tipos de clientes etc. Figura 4 – Divisão do Trabalho Fonte: Adaptado de Maximiano (2010, p. 83) Mintzberg (2003), enfatiza que dentro da divisão de trabalho conforme a especialização do indivíduo e a responsabilidade adquirida, ele pode ir mais a fundo, na demanda que se tem do produto ou serviço que é oferecido, pois com base nessa especialização é que ele vai atender ao um público de alta ou baixa renda social. A divisão do trabalho é fator multiplicador de produção. 1.2.2.2 Integração Integração é decorrente da divisão de trabalho, com ela permite-se que haja a união de todas as informações que serão relevantes para o processo dentro de cada um dos departamentos da organização, onde ocorre um alinhamento com as tarefas, enfatizando as responsabilidades de cada pessoa. Isso é realizado em cada uma das unidades ou departamentos de trabalho, e tem a finalidade de ocorrer uma melhor coordenação. Portanto, ocorre a integração nos cargos dentro do departamento, e é estabelecido quem serão os responsáveis pela execução de cada uma das atividades. (Sobral; Peci, 2008, p. 166) 28 Ainda é citado que, todos os inseridos na organização são importantes para que possa ocorrer a integração, onde é realizado o agrupamento das atividades e/ou das tarefas que devem ser executadas. Segundo Maximiano (2010, p. 84), deve-se definir a integração de todos membros com uma definição de responsabilidades, onde cada pessoa tem uma obrigação a realizar. Quando uma pessoa é incumbida de várias tarefas, ela exerce um cargo. O cargo é a maior unidade de trabalho em uma estrutura organizacional, pois há um acumulo de tarefas a ser desenvolvida por uma pessoa. Conforme Stoner (1992, p. 230) a integração das competências nas organizações é necessária para gerar maior capacidade de inovação, com o entrosamento dos departamentos, consegue-se identificar, o problema em sua causa, raiz, planejar uma solução e se utilizar das ferramentas necessárias para solucionar o problema. Essa integração não seria usada somente, para a soluções de problemas existentes, mas também na prevenção e até mesmo em planejamentos de melhorias, investimentos e inovação. 1.2.2.3 Coordenação A coordenação seria o controle geral da organização, onde utiliza os recursos disponíveis para manter a conexão e harmonia entre todos os departamentos que englobam a empresa. A divisão e a integração fazem com que os inseridos em cada um dos departamentos não tenham uma visão da organização como um todo, pois ficam centrados em realizar apenas as suas tarefas que são propostas em seu departamento, com isso acaba ocorrendo os conflitos entre os departamentos, devido à falta de comunicação e trabalho em equipe entre eles. A coordenação tem como seu principal objetivo evitar esses conflitos que ocorrem entre os departamentos, ela com sua diretriz busca manter os setores compactos, funcionando juntos. (Sobral; Peci, 2008, p. 166) Ainda é citado que, na medida que a empresa vai crescendo, novos departamentos e novos membros são inseridos no processo, e o administrador através da coordenação deve estar preparada para lidar com todo e qualquer tipo de situação, para manter a empresa em harmonia. 29 Segundo Mintzberg (2003), a coordenação de atividades, não é tão simples, pois na coordenação das atividades, é necessárias pessoas capacitadas, que se relacionam com o demais, parauma boa execução do processo e a falta do entendimento de unidade, atrapalha o andamento. Ainda é sugerido que, que seja feita uma padronização das tarefas, por exemplo em um supermercado, o operador de caixa, pode ficar ocioso se em determinado horário, não tiver um fluxo de clientes, ou um movimento como de normal, sendo assim a estratégia, é levar esses operadores, a auxiliar na reposição de mercadorias nas prateleiras. Isso se dá o nome de Ajustamento Mutuo. Quando a supervisão se dá a uma complexidade de colocar ordem ou administrar, é necessário dividir e subdividir os cargos e atividades. E por fim, padronizar as atividades entre os funcionários, para que evite fugir de um cronograma. Maximiano (2010, p. 85), aborda que todas decisões recorrentes da divisão de trabalho, responsabilidades e também autoridade, são resumidas na estrutura organizacional. Essa estrutura designa cada autoridade e responsabilidade das pessoas, como cada uma delas deve se integrar ao processo. A comunicação e coordenação são fundamentais para que esse processo ocorra corretamente. Deve haver a sinergia e convergência de todos os membros. 1.2.3 Organograma Sobral e Peci (2008, p. 167) explanam que as características e fundamentos que englobam a estrutura organizacional são muito amplas e complexas, e sendo assim, muito difícil da organização transmitir o que pretende tanto para o ambiente interno, como externo. Por esse motivo existe o organograma, para facilitar o entendimento e compreensão. Os organogramas possuem em sua característica retângulos, que mostra as funções, os departamentos e até mesmo os cargos de todos os setores da organização, explana o relacionamento e os níveis que cada um deles se encontra. As linhas que ligam os retângulos representam a distribuição de autoridade e cadeia de comando, visto que, mostra quem é subordinado de quem. A figura ilustrada abaixo mostra como funciona um organograma. 30 Figura 5 - Organograma Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 166) Esses organogramas funcionam como um meio de comunicação entre os departamentos da organização, entretanto os organogramas não conseguem representar totalmente essa comunicação, pois visualmente, ele deixa claro a imagem de que, todos os administradores que se encontram no mesmo nível de hierarquia possuem o mesmo poder, a mesma autoridades e as mesmas responsabilidades, e isso não é uma realidade, pois cada um tem o poder que lhe é concedido de acordo com os níveis de autoridade que são pré-definidos. (Sobral; Peci, 2008, p. 167) Segundo Araujo e Garcia (2010, p. 63 e 64), o organograma é caracterizado pelas figuras geográficas que caracterizam a divisão de trabalho, onde a empresa é dividida em departamentos e cada um dos integrantes de cada departamento possui sua função dentro do processo. É referenciado a relação entre os departamentos que ilustram as relações entre os subordinados e seus respectivos superiores. Ainda é dito que, através do organograma é possível observar e compreender o funcionamento da organização, isso se deve ao fato que, através do organograma pode-se verificar todas as unidades, departamentos e funções que englobam a empresa, facilitando assim o seu entendimento dos processos. 31 Chiavenato (2014, p. 291) define organograma como um gráfico representativo da estrutura da organização, que demonstra os níveis hierárquicos, componentes da estrutura, meios e canais de comunicação e cargos que compõem os departamentos. Através do organograma é possível verificar a estrutura da organização de forma simples e clara, pois o organograma funciona como um esqueleto da estrutura da organização. 1.2.4 Níveis Organizacionais Os administradores em um contexto geral são distinguidos pelo nível que ele ocupa dentro de uma hierarquia de uma organização, e por quais atividades eles irão realizar, de acordo com o nível no qual ele se encontra. Relativo as estruturas organizacionais, eles podem ser separados em três níveis, que são estratégico, tático e operacional. (Sobral; Peci, 2008, p. 6) Todo administrador deve se enquadrar dentro de um dos níveis organizacionais, os únicos que terão poder para desenhar a estrutura organizacional serão os administradores de ponta, do nível estratégico. Entretanto, é relevante que cada um execute suas tarefas de acordo com o seu nível e com o seu poder, pois todos são importantes para que o processo possa ser concretizado. (Sobral; Peci, 2008, p. 167) Ainda em relação aos níveis organizacionais, é salientado da responsabilidade de cada um dos administradores, independentemente do nível em qual ele está situado, pois todos eles é de extrema importância para a organização. Tanto os administradores do nível tático, quanto os administradores do nível estratégico possuem importância dentro do processo, única distinção é que cada um deles terá um grau de poder e autoridade. Os níveis organizacionais podem ser explanados, conforme a ilustração abaixo, que mostra que a organização possuí três níveis organizacionais, que são os níveis estratégico, tático e operacional, onde o nível estratégico é composto pelo presidente, o tático é composto pelos gerentes e o operacional é aquele que é composto pelos supervisores. 32 Figura 6 – Níveis Organizacionais Fonte: Sobral e Peci (2008, p. 6) Araujo e Garcia (2010, p. 63 e 64) dizem que, toda e qualquer organização é composto por níveis organizacionais, também conhecidos como níveis administrativos, visto que, a empresa é dividida em setores, departamentos e funções. Todos os níveis são compostos por administradores, e o que difere de um nível para o outro é o poder que é concedido ao administrador, para a tomada de decisão. Ainda é salientado que, para compor os níveis organizacionais é necessário que tenha sido atribuído poder, pois em todos os níveis os administradores estarão em constantes tomadas de decisões. Portanto aqueles que não possuem autonomia e poder não são enquadrados nos níveis organizacionais, como os estagiários, por exemplo. Chiavenato (2014, p. 238 e 239) corrobora que o organograma é uma consequencia da divisão de trabalho e que a organização é dividida entre os níveis hierarquicos, onde eles devem trabalhar harmonicamente, afim de atingir os objetivos individuais que juntos atingem o objetivo grupal. Os niveis hierarquicos possuem uma escala crescente e na medida que fica maior essa escala aumenta também o nível do poder dos administradores envolvidos. 1.2.4.1 Estratégico O nível estratégico é o mais elevado dos níveis organizacionais, nele estão inseridos os administradores do maior escalão, que são os executivos, presidentes ou diretores. Esses administradores são responsáveis pelas principais tomadas de decisões 33 da organização, as decisões que são capazes de influenciar todo o ambiente da organização. Nesse nível, deve-se pensar na organização como um todo, visto que, os demais níveis são subordinados ao estratégico e todos dependem do que foi definido pelo estratégico para ser executado. (Sobral; Peci, 2008, p. 6) Segundo Chiavenato (2014, p. 12), é o nível máximo da organização, onde estão o presidente e os diretores que fazem parte da alta administração e tomam os rumos para a organização. Em grandes corporações, existe também o conselho administrativo, que determinam o que o presidente e direção devem fazer. É também o nível mais periférico, já que está em constato contato com o ambiente externo, ou seja, tudo que gira em torno da organização. É responsável por grande parte de decisões futuras da organização. Os administradores têm de ter uma visãoestratégia e holística. Par Daft (2002, p. 14) o Nível Estratégico é quem são responsáveis para a alinhar todas e importantes, informações para a empresa como metas a serem alcançadas, passando a direção correta a seguir, seguida de estratégias e obedecendo a política da empresa. Geralmente composta pelo presidente da empresa, diretores, cargos em geral de alta relevância, pessoas desse cargo, são quem possuem formação superior, e tem relação com o nível tático para passar as orientações. 1.2.4.2 Tático Sobral e Peci (2008, p. 7) dizem que, o nível tático é composto pelos gerentes, e fragmentam que eles são mediadores dos níveis organizacionais, pois eles são responsáveis por proferir e transmitir as metas que foram definidas pelo nível estratégico para o nível operacional. Além do que, são responsáveis por coordenar os administradores de níveis mais baixos, dando todo suporte e apoio que eles necessitarem. Ainda é salientado que o nível tático deve ter um ótimo desempenho no relacionamento interpessoal, pois eles estarão em constante contato tanto com o nível estratégico, quanto o operacional, portanto eles deverão saber se comportar em cada uma das situações. 34 É chamado nível tático pois faz o “meio de campo” da organização, ou seja, articula com o nível institucional e operacional da organização. Este nível é composto por gerentes. Os administradores recebem decisões do nível estratégico e os transformam para o nível operacional, através de decisões. O administrador tem de possuir uma visão tática, pois ele deve entender os objetivos da organização e fazer com que eles sejam postos de maneira adequada ao operacional, para que transforme em execução. (Chiavenato 2014, p. 13) A função do nível Tático, é intermediária, quando se diz em questão ao nível estratégico e o nível operacional, ela é fundamental para que a organização funcione conforme as metas do nível de administração alto, pois ela leva as informações de metas a serem alcançadas, soluções de problemas e inovação, para que o nível de baixa administração execute e entregue o desejado. A comunicação que esse nível tem é de extrema, e o bom relacionamento com as áreas. Daft (2002, p.14) 1.2.4.3 Operacional O nível organizacional operacional é o de primeira linha, ou seja, o mais baixo da hierarquia, os administradores são responsáveis pela coordenação do trabalho que será executado, seja ele uma atividade diária ou uma atividade esporádica, visto que, eles estarão acompanhando, orientando e supervisionando todas as tarefas que estarão sendo realizadas. Sobral e Peci (2008, p. 7) Segundo Chiavenato (2014, p. 13), é o nível organizacional mais baixo, ou seja, dentro do organograma ele é o mais baixo. É o chamado nível de execução e realização das tarefas referentes aos objetivos. O administrador, geralmente supervisor, deve ter uma visão operacional, já que lidará diretamente com os funcionários. Recebe também o nome de supervisão de primeira linha por fazer a supervisão direta aos trabalhos realizados. No nível operacional, Daft (2002, p.14) nos explica que já é executado a pratica do planejamento do nível estratégico, e que é coordenado pelo nível tático, o contato da administração de alto nível com o operacional é mínimo, porem de suprema importância, para conhecimento do que será executado. O relacionamento do nível tático com o 35 operacional é de muita frequência, pois o bom desempenho de ambos, dependem para mensurar se as informações que estão sendo transmitidas, pelo nível estratégico é o mesmo. 1.2.5 Elementos do Processo de Organização Relativo aos elementos do processo de organização, os conceitos relacionados a esse tema vem desde os primórdios da organização, quando Fayol e Weber enfatizavam e explanavam o assunto. Apesar de ser conceitos antigos, até os dias atuais eles são relevantes para a compreensão de processos de organização. Sobral e Peci (2008, p. 168) A figura abaixo ilustra os seis elementos que estão presentes no processo de organização e tomadas de decisões, através dos níveis organizacionais: Figura 7 – Organização por nível organizacional Fonte: Sobral e Peci (2008, p. 168) 1.2.6 As Teorias Administrativas e Estruturas Nessa parte do trabalho, abordaremos as principais teorias administrativas e das estruturas, onde serão salientadas as principais características de cada uma delas, afim de auxiliar a compreensão. Através da tabela explanada abaixo é possível observar as teorias administrativas e da estrutura que serão abordadas no decorrer do capítulo, facilitando assim a compreensão do conteúdo no geral. 36 Teorias/abordagens Variável (eis) considerada (s) Administração Científica Tarefas Teoria da Burocracia Estrutura Teoria Clássica Estrutura Teoria das Relações Humanas Pessoas Teoria Estruturalista Estrutura e ambiente Teoria dos Sistemas Ambiente Abordagens Sociotécnica Ambiente Teoria Neoclássica Tarefas, pessoas e estrutura Teoria Comportamental Pessoas e ambiente Desenvolvimento Organizacional Pessoas e ambiente Teoria da Contingência Tarefas, pessoas, estrutura, tecnologia e ambiente Novas Abordagens Competitividade Tabela 3 – Teorias administrativa e estruturalista Fonte: Adaptado de Santos (2017) 1.2.6.1 Administração Científica A escola da Administração Cientifica, também conhecida pelo nome de Taylorismo tem as suas origens no fim do Século XIX e início do Século XX. O criador desta escola é o americano Frederick Winslow Taylor, sendo este a figura mais importante da mesma. Seus estudos e seguidores pavimentaram o caminho de uma nova abordagem no contexto da administração, sendo esta a aplicação de um método científico para a otimização e aperfeiçoamento do sistema produtivo partindo da administração, tendo como foco alguns importantes pontos como, por exemplo, o aumento da produtividade, ou seja, uma maior produção em menos tempos e sem elevação dos custos de produção. (Meireles; Paixão, 2003, p. 77) Nesse sentido pode-se categorizar o Taylorismo como uma escola que se dividiu em duas fases distintas e categóricas, que correspondem a postagem de dois livros muito importantes, Administração de Oficinais (1903) e Princípios da Administração Científica 37 (1911), sendo estes a base das duas fases mencionadas. (Chiavenato, 2004, p. 54; Silva, 2008, p. 110) 1.2.6.2 Teoria da Burocracia A Teoria a Burocracia surgiu a partir da década de 1940, através de uma necessidade de uma teoria voltada para o administrador, ou seja, uma teoria que ajudasse o administrador na execução de suas tarefas. Havia a necessidade de uma nova teoria pelas críticas feitas à Teoria Clássica e a Teoria das Relações Humanas, essas críticas eram feitas pelo mecanismo da teoria clássica e pelo romantismo ingênuo da teoria das relações humanas, pois ambas possuíam uma visão extremista, e não eram completas relativo as organizações. Então, grandes estudiosos buscaram inspiração nas obras de um sociólogo falecido Max Weber para desenvolverem a teoria da burocracia. (Chiavenato, 2004, p. 258). De acordo com Silva (2008, p. 145), ainda havia outros aspectos que influenciaram diretamente na origem da teoria da burocracia. O principal aspecto seria a necessidade de organização das empresas, visto que, as organizações cresciam rapidamente e era necessário um modelo de organização racional, levando em consideração todas as variáveis do processo, além do comportamento dos envolvidos, onde essa teoria deveria ter uma visão da organização como um todo e não apenas somente a fábrica e a produção. 1.2.6.3 Teoria ClássicaSegundo Maximiano (2000, p. 60), a teoria clássica assim como o Taylorismo e o Fordismo compõe o núcleo principal da escola clássica de administração e são juntos os maiores contribuintes para o conhecimento administrativo moderno. Essa teoria é fortemente associada ao seu principal teorista, o francês Henri Fayol. Fayol desenvolveu um sistema de administração que basicamente se divide em 3 partes principais, conforme tabela abaixo. Partes Principais A administração é uma função distinta das demais funções, como finanças, produção e distribuição. 38 A administração é um processo de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. O sistema de administração pode ser ensinado e aprendido Tabela 4 – Partes Principais Teoria Clássica Fonte: Adaptado de Maximiano (2000, p. 60) Relativo ao conceito de administração estabelecido por Fayol em sua teoria, pode-se aprofundar ainda mais em cada um desses pontos afins de estabelecer de forma mais consistente a forma como Fayol idealizada a estrutura administrativa, sobre o PODC (prever, organizar, comandar coordenar e controlar). (Chiavenato, 2004, p. 81) Segundo Oliveira (2008, p. 67), a Escola Clássica foi a primeira escola em que a Administração foi estudada de forma sucinta. Este fato fez com que essa teoria sofresse várias críticas e elogios à época, pois não havia uma análise mais aprofundada sobre o tema. Essa teoria teve como base duas importantes conceitos da administração: A Teoria da Administração Científica, de Frederick Winslow Taylor, em 1903 nos Estados Unidos e a Teoria do Processo Administrativo, com início em 1906, por Henri Fayol em toda a Europa. Ainda segundo Oliveira, a ideia era de que a Administração é um processo, o qual usa-se os recursos de forma planejada, organizada, supervisionada e controlada, para o alcanço dos objetivos. Um dos principais motivos para o surgimento da Escola Clássica foi o aumento de complexidade das organizações, uma vez que elas evoluem com o tempo. A economia crescia em ritmo rápido e a desorganização administrativa tomavam conta de empresas da época. Buscava-se também um maior rendimento com os recursos disponíveis pela organização. 1.2.6.4 Teoria das Relações Humanas De acordo com Maximiano (200, p. 65), a teoria das relações humanas é uma teoria da administração com foco central no comportamento humano, se diferenciando da completamente das demais teorias, visto que, nenhuma dessas teorias tinha como o seu principal foco o ser humano ou as suas relações, e nesse sentido foi a teoria das relações humanas que trouxe à administração os seus primeiros toques humanistas, que mais 39 tarde viram a se realizar na Gestão de Recursos Humanos e na moderna Gestão de Pessoas. Segundo Caravantes e Kloeckner (2005, p. 80 - 82), a teoria das relações humanas está ligada ao experimento de hawthorne e o trabalho de Elton Mayo, e a principal descoberta foi a identificação da relevância de fatores não econômicos. As principais virtudes da teoria das relações humanas seria a maior eficiência dos colaboradores das organizações e que o retorno financeiro deveria fazer parte dos aspectos humanos. Ainda é abordado que, as pessoas são motivadas pelos sentimentos, e que as organizações devem motivar seus colaboradores através de incentivos que mecham com o sentimento. Fatores como fatos e lógica não são mais importantes a respeito da motivação. Segundo Muniz e Faria (2007, p.39), a complexidade das empresas tem aumentado, devido hábitos e costumes de indivíduos de sexo diferente e culturas trazidas de outras experiências, dessa forma isso não contribui em nada com os objetivos da organização, prejudicando assim, todos os demais envolvidos. Mediante isso a Ciência da Administração necessitou buscar apoio com outras ciências, como a psicologia e sociologia, para desenvolver e entender a questão de relacionamento com as tarefas, o indivíduo e a empresa. O homem social, são simples de entender, não podendo ser mecanizado, muito pelo contrário, ele é ao mesmo tempo receptor de influências externas, tanto boas quanto ruins. Ainda é dito que, alguns indivíduos são semelhantes a outros, porém não serão iguais, e isso é reflexo do estilo de convivência, sua personalidade e seu comportamento são de grande importância, pois existem diferenças, que torna o indivíduo único. Vários fatores estimulam os interesses e a motivação do indivíduo, muitos deles, relacionados a recompensa salarial, mas também ao clima organizacional. A teoria das relações humanas, tem como ênfase, estudar e entender as pessoas dentro do âmbito organizacional, sob seu sistema psicológico e sociológico, trazendo harmonia e cooperação junto a administração. 40 1.2.6.5 Estruturalista O percussor da teoria estruturalista foi Amitai Etzioni, que foi um estudioso consagrado que dedicou sua vida aos estudos para analisar os fundamentos das escolas Clássica, Científica, Burocrática e das Relações Humanas, para com isso criar uma síntese de uma teoria que englobava todos esses aspectos estruturais, visando criar uma estrutura com foco total na organização, e salientava e aprofundava-se na estrutura da organização como um todo. (Silva, 2008, p. 257) Chiavenato (2002, p. 51), diz que, a teoria das estruturas derivou das estruturas da burocracia e relações humanas, e foi um movimento de sociólogos que criticavam severamente a organização formal. A organização é vista como um todo, em elementos que juntos compõem a organização, onde essas partes são reunidas e uma modificação em um dos setores afeta a organização como um todo, visto que, um setor depende do outro. Segundo Caravantes e Kloeckner (2005, p. 88), a teoria estruturalista teve como percussor Amitai Etzioni, que integrou a sociologia a teoria neoclássica, e no desenvolvimento da abordagem estruturalista se enfatizou na abordagem clássica e na escola das relações humanas, buscando o aperfeiçoamento dessas teorias, criando assim a estruturalista. Ainda é dito que, na abordagem estruturalista, buscasse as inter-relações entre os departamentos, seja em uma organização formal ou informal, deve haver uma compactação em toda a organização, desde os níveis mais altos aos mais baixos e a relação e interação com o meio ambiente. 1.2.6.6 Teoria dos Sistemas Silva (2008, p. 318) diz que a teoria geral dos sistemas está inserida no campo da lógica e da matemática, e tem como objetivo disseminar e argumentar sobre os princípios que conceituam e abrangem os sistemas como um todo, ou seja, todo o processo da organização como um sistema. Ainda é dito que, a teoria geral do sistema é dividida em três partes que enfatizam sobre as particularidades do sistema. Primeiro a ciência do sistema fala sobre as 41 pesquisas científicas e a totalidade, a segunda seria a tecnologia de sistemas que fala sobre meios que a tecnologia envolvida com o sistema utiliza para englobar certos aspectos, por último a filosofia de sistema que trata-se de uma nova orientação e forma de pensar de todo mundo, buscando quebrar os paradigmas e criando um novo conceito científico. Segundo Chiavenato, (2004, p. 475), sistema seria um conjunto de partes pequenas compactas, ou seja, subsistemas que trabalham com objetivos comuns e juntas formam um sistema, o sistema seria a junção de pequenas partes que interagem e possuem as mesmas características e o mesmo objetivo, formando assim um sistema, onde todos unificam a empresa em pró dos resultados. De acordo com Caravantes e Kloeckner (2005, p. 146 - 150), a teoria de sistemas são as organizações seja elas físicas ou conceituais,que possuem subsistemas que são interdependentes, e um necessita do outro para desempenhar suas tarefas. Tem como característica a entrada dos insumos, processamento, saída, entropia, homeostase, retroalimentação e decomposição do sistema em um subsistema. 1.2.6.7 Abordagem Sociotécnica Muniz e Faria (2007, p.270) aborda que a Teoria Sociotécnica, resume-se em aproveitar ao máximo os interesses dos indivíduos e a participação de cada um para alcançar o resultado desejado, integrando assim, um sistema social com um sistema técnico, daí Sociotécnico. Esses dois sistemas devem se relacionar em harmonia. Ainda é dito que, o sistema Sociotécnico, busca não somente ter esse tipo de relação, mas também envolve outros sistemas, estruturas, ferramentas, tecnologia. A teoria, é dividida em dois subsistemas, e esses subsistemas tecnológico e social, possuem elevado relacionamento, são interdependentes, influenciando um ao outro, existindo então uma coligação muito grande. a) Subsistema Social: que compreende o funcionário, dentro da empresa, seu comportamento, nível de qualificação, experiências e relacionamento. 42 b) Subsistema Técnico: Que abrange as atividades necessárias, a serem executadas, pelo individuo, quais ferramentas, serão utilizadas, de que forma será feita. De acordo com Biazzi (1993, p. 31), surgiram-se grupos semi-autonônomos na década de 50, após observação de dois tipos diferentes de organização o trabalho com uma mesma tecnologia. Com o fim da segunda guerra mundial, os grandes países procuraram uma maneira de recuperar suas indústrias para atender à demanda da época. Ainda segundo Biazzi, é um grupo que tem como característica uma responsabilidade coletiva quanto a um conjunto de tarefas, onde o trabalho é determinado por seus próprios membros, permitindo assim o aprendizado de todas as tarefas, a redução das funções e facilitando também uma intervenção de todos. O grupo deve ser responsável ainda por recursos à sua disposição, tendo em vista a autoridade para usá-los. Segundo Afonso Fleury e Maria Fleury, 1997), ambos dizem que a abordagem sociotécnica tem raízes em países europeus, como: Inglaterra e Suécia, e os grupos mais dedicados para o seu desenvolvimento, estão no Canadá. A princípio, sua proposta metodológica foi elaborada por psicólogos industriais. A proposta da abordagem sociotécnica implica na busca de uma boa solução na visão de sistema integrado, onde as procuras e capacitações do sistema se adequam as demandas e requesitos do sistema técnico, sendo assim, é garantido as metas da produção e os objetivos da organização. As origens da abordagem sociotécnica está ligada ao Tavistock Institute of Human Relations, de Londres. Ainda é dito que, a sociotécnica define como otimização conjunta dos aspectos sociais e técnicos, a melhor proposta dos objetivos organizacionais, concentrando adaptação e criatividade das pessoas para alcançar suas metas ao invés de determinar tecnicamente a maneira pela qual essas metas teriam que serem atingidas. 43 1.2.6.8 Teoria Neoclássica A teoria da administração neoclássica é uma teoria que tem como foco a prática administrativa e o enfoque no alcance dos objetivos e resultados, através das metas. Entretanto o Neologismo que representa a palavra Neoclássica acaba por ser um excesso, por muitas vezes ser encarada como uma escola da administração, o que de fato não é. Aos autores abordados como percussores da teoria neoclássica, falta uma preocupação em se alinhar dentro de uma estrutura que caracterize uma escola. Ainda assim é certo enfatizar que não há pensamentos propriamente diferentes entre esses autores, mas a ausência desta disciplina organizacional descaracteriza a escola da administração propriamente bem definida. A denominação neoclássica se dá por motivos de melhor didática e apresentação. (Chiavenato, 2004, p. 152) Na mesma linha de raciocínio, Caravantes e Kloeckner (2005, p. 178), dizem que é extremista chamar a abordagem neoclássica de teoria, pois a mesma não é ordenada e articulada. A abordagem neoclássica tem como característica a ênfase na prática administrativa, a reestruturação e adaptação dos postulados clássicos e o enfoque nos princípios gerais da administração. Meireles e Paixão (2003, p. 247) dizem que, na ideia prática-teórica, a escola neoclássica é uma redefinição da escola clássica, adentrando nestes conceitos e os expandindo através da modernização de fatores, aumentando ainda mais a gama de conhecimentos no estudo da administração, modernizando os conhecimentos antigos para que se enquadrem dentro da realidade atual das organizações. 1.2.6.9 Teoria Comportamental A teoria comportamental, tem como foco, a observação do comportamento do indivíduo, comportamento em grupo, e comportamento junto a empresa. A administração usa resultados para o aumento da produtividade, controle de comportamento, redução de perturbação mental dos trabalhadores, elevação moral e melhor integração do indivíduo com a organização. Vários filósofos, contribuíram com diversas teses, para essa teoria, como por exemplo, Maslow com a hierarquia das necessidades, McGregor com a Teoria X e a Teoria Y, Simon com Tomada e Decisão, Herzberg com a Teoria Motivacional e aí por diante. (Muniz e Faria 2007, p.138) 44 Ainda é ressaltado que, os fatores que causam motivação no indivíduo, são suas responsabilidades, realização profissional ou reconhecimento do trabalho em outras teorias a motivação talvez esteja nas necessidades que o indivíduo possui para estar ali. Quando o ciclo motivacional não se realiza, o indivíduo, desenvolve uma serie de comportamentos negativos, onde devem ser acompanhados. Segundo Caravantes e Kloeckner (2005, p. 94), a teoria comportamental destaca as pessoas na organização, reconhecendo suas capacidades técnicas e comportamentais, onde os percussores não concordavam com as conclusões simplistas e buscavam analisar as variáveis relativas ao indivíduo, como decisão, motivação e conflito, com isso, eles se aprofundavam nos estudos das variáveis com o objetivo de elevar o fator humano nas organizações. Segundo Dias, Zavaglia e e Cassar (2008, p. 60) a teoria comportamental deriva de argumentações do enfoque humano e seu uso na administração, e foi elaborado com o empenho de alguns autores como Kurt Lewin, Herbert Alexander Simom, Chester Barnard, Douglas McGregor, Abraham Maslow, Frederick Herzberg, entre outros, que concordam que essa teoria não é adepta de que o colaborador satisfeito era totalmente eficiente. Ainda é dito que, essa teoria apresenta falhas quanto a interpretação nos processos decisórios e seus resultados, isso pela certa displicência relacionada aos hábitos, especializações, valores e conhecimentos, além da contrariedade dos princípios administrativos, onde pode-se exemplificar o conceito de especialização incompatível com o da unidade de comando, isso pela perícia insuficiente nos processos decisórios da especialização. 1.2.6.10 Desenvolvimento Organizacional Segundo Silva (2008, p. 365), o desenvolvimento organizacional é um processo que engloba todo o sistema, onde esse sistema é planejado, administrado e coordenado, a fim de otimizar os seus processos e solucionar os seus problemas, visando o alcance de seus objetivos organizacionais. De acordo com Caravantes e Kloeckner (2005, p.186), o desenvolvimento organizacional surgiu através das profundas mudanças que ocorrem constantemente, 45 afim de suprir as necessidades dessas mudanças. Tem como característica uma mudança planejada baseado nas pessoas e seus valores, atitudes e relações,pratica as mudanças baseadas nos problemas de crescimento, satisfação humana e eficiência organizacional. 1.2.6.11 Teoria da Contingência Segundo Silva (2008, p. 332), a teoria das contingencias busca compreender as formas de relacionamento dentro e fora dos sistemas e subsistemas, além da organização e o ambiente na qual está inserida, portanto é o estudo de como funciona cada subsistema para se entender como funciona o sistema como um todo para diagnosticar quais são os problemas e gargalos, e definir quais poderiam ser as melhorias, procura entender como as organizações operam sob as condições variáveis. Chiavenato (2004, p. 504), relata que existe uma ligação entre o ambiente e as técnicas administrativas da organização, entretanto cada uma delas tem suas próprias características e metodologias, tendo em mente que, as variáveis ambientais, são independentes, já as técnicas administrativas são dependentes da relação funcional. Segundo Caravantes e Kloeckner (2005, p. 166 e 167), a abordagem contingencial não pode ser chamada de teoria, pois não são capazes de ser interdependentes, ou seja, se manter sozinha. Deriva da teoria dos sistemas e essas organizações devem se adaptar as demandas e necessidades do mercado, visto que, através dessa adaptação é possível deixar os subsistemas compactos, garantindo assim a sobrevivência. 1.2.6.12 Novas Abordagens Segundo Chiavenato (2014, p. 579), surge a partir da década de 1990 a Era da Informação, com o desenvolvimento tecnológico em grande ascensão. Agora quem dita as regras é o capital intelectual. Surge então o TI (tecnologia da informação), que tem uma importância significativa no rumo das novas organizações. Agora, as famosas papeladas são substituídas por uma rede de dados interligados, otimizando melhor o tempo e economizando os recursos. Chiavenato ainda diz que, centros de processamentos de dados ficaram menores, e os computadores é que fazem o papel fundamental. As grandes empresas agora estão 46 conectadas através de computadores, a informação é instantânea e tudo é feito em pouco tempo e de maneira eficiente. O chamado “just in-time” é um resultado da convergência de diminuição de tempo no processo. A informação em tempo real permite o acesso direto e rápido a informação, através de diversos celulares, computadores, tablets e etc. Os desafios dessa “nova economia”, segundo Chiavenato, são nove, conforme tabela abaixo: Desafios da Nova Economia Conhecimento O conhecido é criado e difundido pelas próprias pessoas, assim como o próprio TI. Portanto é necessário um equilíbrio Digitalização Tudo agora é feito de forma digital. Mídias, planilhas, documentos Virtualização As empresas, lojas e até mesmo a realidade, agora é baseada no mundo virtual Molecularização Agora a economia é mais dinâmica e existem grupos de indivíduos que são a base da economia Integração de redes interligadas Com as estruturas horizontais definidas, agora há uma conexão por rede e internet. O tratamento com fornecedores, clientes internos e externos se torna mais rápido Desintermediação Não existe mais a distância entre produtores e compradores. Agora existe o comércio eletrônico, abolindo assim os intermediários Convergência Agora não mais predomina a indústria de automóveis, mas sim grandes indústrias de computação e todos meios de comunicações digital Produ-consumo Agora não existe mais uma diferenciação entre produtores e consumidores. Qualquer um pode exercer ambos os papéis, já que o feedback é necessário dos dois lados Imediatismo Com a troca de informações rápidas, agora a resposta também tem que ser rápida. O sucesso agora se dá pela efetividade, o resultado gerado no momento pela organização Tabela 5 – Desafios da nova economia 47 Fonte: Adaptado de Chiavenato (2014, p. 579) 1.2.7 Dimensões Estruturais Fornece rótulos para mostrar as características internas e também fornece uma base para mensurar e comparar as organizações. Dentro da dimensão estrutural estão agregados 4 modelos: formalização, especialização, hierarquia de autoridade e a centralização. (Daft, 2010, p. 16) A imagem abaixo ilustra as dimensões estruturais. Figura 8 – Dimensões Estruturais Fonte: Daft (2010, p. 18) Vecchio (2008, p. 329) descreve que a dimensão estrutural está relacionada ao ambiente interno das organizações e que ela é influenciada diretamente pelo ambiente externo e até mesmo pela própria organização. As dimensões estruturais possuem características de especialização, hierarquia de autoridade, descentralização e complexidade. 1.2.7.1 Formalização Permite saber a quantidade de documentos que incluem os procedimentos, descrição de trabalho, regulamentação e manuais de políticas. Eles também mostram o 48 comportamento e as atividades a serem passadas. Muitas vezes, a formalização é quantificada pelo número de páginas que contêm em uma organização. Um exemplo de instituição que ainda usa muito formalização são as universidades. (Daft, 2010, p. 16) 1.2.7.2 Especialização É uma fase que mostra a divisão de tarefas dentro da organização. Dependendo de cada especialização, o funcionário desempenhará uma certa quantidade de tarefas, quando alta, normalmente exerce uma função e quando baixa, exerce várias funções. Normalmente, a especialização é chamada de divisão do trabalho. (Daft, 2010, p. 17) 1.2.7.3 Hierarquia de Autoridade Retrata quem deve satisfações ao seu subordinado, chefe, gerente, e assim por diante. A hierarquia abrange o controle, por exemplo, “x” funcionários reportando-se a um supervisor. Existem duas frentes quanto à hierarquia: quando a dimensão de controle é estreita, tende a ser uma alta hierarquia, mas quando a dimensão de controle é imensa, tende a ser uma baixa hierarquia. (Daft, 2010, p. 17) 1.2.7.4 Centralização Refere-se ao nível hierárquico que possui o poder de tomar uma decisão. Sendo assim, quando uma decisão é mantida a alto nível, ela é centralizada, mas quando uma decisão é delegada para baixos níveis, ela passa a ser descentralizada. Dentro desses níveis de decisões da organização estão: compra de equipamentos, as metas, fornecedores, preços, processos de admissão de funcionários e a decisão de campos de marketing. (Daft, 2010, p. 17) 1.2.7.5 Profissionalismo Refere-se a um nível de educação e treinamento que são passados para os funcionários. De um modo geral, mede-se o profissionalismo pelo tempo de aprendizagem de cada funcionário, ou seja, necessita da força de vontade de cada um para aprender o máximo possível. (Daft, 2010, p. 19) 1.2.7.6 Coeficientes de Pessoal Está ligado a disposição de funcionários nos departamentos e nas áreas de uma organização. Possuem 4 coeficientes de pessoal: o de gerência, o burocrático, o 49 profissional e o de mão de obra direta e indireta. Esses coeficientes, são determinados para as áreas, pela quantidade de funcionários em uma classificação e pelo número total de funcionários da organização. (Daft, 2010, p. 19) 1.2.8 Dimensões Contextuais Segundo Daft (2010, p. 16), as dimensões contextuais descrevem e conceituam a organização como um todo, ou seja, disseminam a organização. Desde o porte no qual a organização se encaixa, as tecnologias, metas e etc... Ela caracteriza o ambiente e influencia e se relaciona diretamente com as dimensões estruturais. Portanto há uma constante interação das dimensões estruturais e contextuais, onde ambas atuam em conjunto. Figura 9 – Interação das Dimensões Contextual e Estrutural Fonte: Adaptado de Daft (2010, p. 17) Ainda é dito que, assim como adimensão estrutural, a dimensão contextual possui 5 modelos, que são: tamanho, tecnologia organizacional, ambiente, metas e estratégias e 50 cultura. A imagem abaixo ilustra e auxilia o entendimento relativo aos 5 modelos que contemplam as dimensões contextuais: Figura 10 – Modelos Dimensões Contextuais Fonte: Citação Direta (2017) A partir da análise da tabela abaixo é possível melhor compreender os modelos de dimensões contextuais. Modelos Características Tamanho Refere-se a quantos funcionários trabalham pela organização. Como dentro de qualquer organização, o tamanho é medido através da quantidade de funcionários. Tecnologia organizacional São todas as técnicas, ferramentas e todo o processo de entrada e saída da organização. Podemos citar como são feitos os produtos e serviços destinados 51 aos seus clientes, oferecendo sempre a melhor qualidade de todos os seus serviços. Ambiente Refere-se a todos os elementos internos e externos da organização, assim como, tudo o que liga a organização aos seus meios e interesses, como: fornecedores, clientes, o governo e etc. O que mais afeta o ambiente das organizações são justamente as outras organizações. Metas e a estratégias Refere-se o propósito e as técnicas competitivas que se distinguem de outras organizações. Ambas definem o alcance das operações e o relacionamento com funcionários, clientes e seus concorrentes. Cultura Refere-se aos valores, entendimentos e ordens dadas pela organização para seus funcionários. Dentro dos valores da empresa, o compromisso, a ética, o comportamento e a eficiência fornecem a união que une uma organização. Normalmente podemos dizer que a cultura de uma organização mostra sua eficiência por sua história, slogans, cerimônias, vestuários e layout do escritório. Tabela 6 – Modelos Dimensões Contextuais Fonte: Adaptado de Daft (2010, p. 19) Vecchio (2008, p. 329) diz que as dimensões contextuais são relativas a organização como um todo, ou seja, caracterizam a organização pensando em todos os departamentos e ambientes, englobando o tamanho, tecnologia e públicos externos. A organização desde seu nascimento e crescimento e desenvolvimento passa por crises e evoluções, onde a organização deve evoluir e crescer nas crises, na medida que 52 a empresa vai passando por novas crises e acaba superando-as ela vai se tornando mais madura e consequentemente maior. A figura abaixo ilustra o crescimento das organizações, de acordo com Lary Greiner. Figura 11 – Evolução e Crises nas Organizações – Larry Greiner 1.2.8.1 Tamanho Refere-se a quantos funcionários trabalham pela organização. É possível realizar a medição do tamanho da organização como um todo, ou até mesmo através de áreas específicas. Como dentro de qualquer organização, o tamanho é medido através da quantidade de funcionários. (Daft, 2010, p. 19) 53 1.2.8.2 Tecnologia organizacional São todas as técnicas, ferramentas e todo o processo de entrada e saída da organização. Podemos citar como são feitos os produtos e serviços destinados aos seus clientes, oferecendo sempre a melhor qualidade de todos os seus serviços. (Daft, 2010, p. 19) 1.2.8.3 Ambiente Refere-se a todos os elementos internos e externos da organização, assim como, tudo o que liga a organização aos seus meios e interesses, como: fornecedores, clientes, o governo e etc. O que mais afeta o ambiente das organizações são justamente as outras organizações. (Daft, 2010, p. 19) 1.2.8.4 Metas e estratégia Relaciona-se ao propósito e as técnicas competitivas que se distinguem de outras organizações. Ambas definem o alcance das operações e o relacionamento com funcionários, clientes e seus concorrentes. (Daft, 2010, p. 19) 1.2.8.5 Cultura Está ligada aos valores, entendimentos e ordens dadas pela organização para seus funcionários. Dentro dos valores da empresa, o compromisso, a ética, o comportamento e a eficiência fornecem a união que une uma organização. Normalmente podemos dizer que a cultura de uma organização mostra sua eficiência por sua história, slogans, cerimônias, vestuários e layout do escritório. (Daft, 2010, p. 19) 1.3 Projetos Organizacionais e Eficiência Administrativa Nesse capítulo serão abordados os conceitos e diretrizes relativos aos projetos organizacionais e a eficiência administrativa, serão abordados diversos tipos de estruturas organizacionais. 1.3.1 Estruturas Organizacionais Tradicionais Segundo Daft (2010, p. 86) as estruturas organizacionais tradicionais surgiram através da necessidade de tornar a empresa estruturada, onde são expostos as relações formais e níveis de subordinação, níveis de hierarquia, controle de gerentes e supervisores e departamentalização. 54 1.3.2 Funcional A estrutura funcional é definida através da divisão das tarefas de acordo com a função dos envolvidos, onde cada subordinado possui diversos superiores, visto que, cada um é especializado em um determinado departamento da organização, e nenhum dos superiores possui total autoridade, pois a autoridade é distribuída entre todos os superiores da organização. Não há intermediação na comunicação, todos os assuntos são tratados diretamente com cada responsável. Chiavenato (2014, p. 349) Além de que, as decisões são descentralizadas, ficando como responsabilidade de cada especialista da área tomar as respectivas decisões necessárias. As responsabilidades são limitadas, de acordo com a especialização de cada indivíduo. Sobral e Peci (2008, p. 180) definem a estrutura funcional como uma consequência da departamentalização, visto que, tem como característica a separação dos deveres e tarefas através da função de cada um dos envolvidos, onde essas tarefas são destrinchadas entre os integrantes de cada um dos menores níveis hierárquicos, portanto as rotinas de trabalho e os objetivos são traçados através da assimilação das tarefas, aonde há uma semelhança e elas serão atribuídas a um determinado setor. Ainda é dito que, é necessário compreender o perfil de cada um dos colaboradores inseridos na organização, afim de coloca-los aonde eles possuem maior autonomia e eficiência na execução das tarefas, ou seja, é necessário realizar um levantamento de informações relativos aos funcionários, para identificar no que cada um deles é especialista, para poder direcioná-los para o departamento onde ele realizará da melhor forma suas atividades, com isso tanto o colaborador fica motivado em estar trabalhando com o que gosta de fazer, quanto a organização fica satisfeita com os resultados trazidos pelo colaborador. A imagem abaixo explica como é uma estrutura funcional. 55 Figura 12 - Estrutura Funcional Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 181) Ainda é salientado que, na estrutura funcional, existe o presidente que o administrador geral e tem como responsabilidade organizar a empresa como um todo, e abaixo dele possuem os administradores de primeiro escalão hierárquico que são aqueles pela coordenação de um departamento específico, onde esse administrador deve ser especializado e deve ser amplamente competente naquilo que desenvolve. A 56 estrutura funcional tem como característica ser verticalmente estruturada, ou seja, ela é integrada entre os setores. A tabela a seguir explica quais são as vantagens e as desvantagens que englobam a estrutura funcional. Vantagens Desvantagens Permite economias de escala e torna mais eficiente o uso de recursos. Estimula uma visão limitada dos objetivos organizacionais, muito focalizadanos objetivos de cada área funcional. Cria condições para centralizar o processo de tomada de decisão. Dificulta a coordenação e a comunicação entre departamentos funcionais. Facilita a direção unificada e o controle da organização aos administradores de topo. Diminui a velocidade de resposta às mudanças externas em virtude da centralização de tomada de decisão. Possibilita o aperfeiçoamento de funcionários e administradores em suas funções. Dificulta a avaliação da contribuição de cada área funcional para o desempenho da organização como um todo. Facilita a comunicação e a coordenação dentro das áreas funcionais. Dificulta a apuração com precisão dos responsáveis por um problema ou situação. Tabela 7 – Vantagens e Desvantagens da Estrutura Funcional. Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 181) Daft (2010, p. 97) argumenta que na estrutura funcional as atividades são agrupadas com as funções dos administradores, sejam eles de alto ou baixo escalão. É de grande importância para a organização os conhecimentos e habilidades dos administradores, visto que, através da aplicação desses conhecimentos em atividades específicas, agregasse valor a empresa. Ainda é dito que, na estrutura funcional é utilizada a hierarquia vertical que busca ser eficaz, almejando atingir as metas organizacionais. Tem como ponto positivo que 57 todos os colaboradores estão inseridos no mesmo local físico, sendo assim utilizam os mesmos recursos. 1.3.3 Divisional Sobral e Peci (2008, p. 182) disseminam que, a estrutura divisional surge através de uma necessidade, tendo em vista que, com o desenvolvimento das empresas e com a diversificação dos produtos produzidos há a necessidade da criação de departamentos na organização capazes de sanar essas novas necessidades. A estrutura funcional surge para que as atividades e tarefas sejam distribuídas entre os setores, onde elas terão de agir em conjunto, ou seja, em harmonia para satisfazer as necessidades dos clientes e para desenvolver os novos produtos. A figura abaixo ilustra as diretrizes da estrutura divisional: Figura 13 – Estrutura Divisional 58 Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 182) Ainda é corroborado que, as estruturas divisionais agem em busca dos resultados, dessa forma os recursos disponíveis são englobados na divisão, onde cada setor utilizará os recursos disponíveis em busca do resultado. A estrutura divisional é contemplada com o planejamento, coordenação e com o controle, onde os administradores tem autonomia para realizar as divisões de acordo com as necessidades eminentes na organização e os mesmos são avaliados de acordo com o seu desempenho na execução de suas tarefas. A tabela a seguir explana as vantagens e desvantagens da estrutura divisional. Vantagens Desvantagens Possibilita melhor distribuição de riscos para a organização como um todo, uma vez que cada administrador da divisão é responsável por um produto, mercado ou cliente. Pode fazer com que os interesses da divisão se sobreponham aos interesses gerais da organização, tornando difícil a coordenação entre as divisões. Proporciona maior adaptabilidade e capacidade de resposta por causa da relativa descentralização da tomada de decisão para as divisões. Multiplica os recursos, já que as funções se apresentam de forma redundante na organização, resultando em perde de eficiência. Permite manter o alto nível de desempenho, com sua ênfase no resultado (produto, cliente ou território). Não reduz a tendência a burocratização no âmbito das divisões. Facilita a avaliação e o controle do desempenho de cada divisão. Pode estimular a concorrência entre as divisões por recursos da organização. Possibilita maior proximidade com o cliente e maior conhecimento de suas necessidades. Menor competência técnica, visto que a especialização funcional ocorre na divisão, onde os departamentos funcionais são menores. Tabela 8 – Vantagens e Desvantagens da Estrutura Divisional Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 183) 59 Daft (2010, p. 97) diz que a estrutura divisional é baseada nos produtos ou negócios, uma vez que as divisões dos departamentos são baseadas em algum produto individual, ou em grupos de produtos ou grandes projetos, esse agrupamento tem por finalidade atingir os resultados organizacionais. A estrutura divisional é flexível, pois tratam-se de unidades ou departamentos menores, capazes de se adaptar aos diferentes ambientes. Ainda é redigido que, ocorre a descentralização no processo de tomada de decisões, tendo em vista que, tem um intermediador entre os níveis organizacionais, onde a decisão fica descentralizada e na mão de cada um dos responsáveis por cada departamento. Segundo Jones (2010, p. 124), a estrutura divisional atribui as funções dentro do processo de acordo com as demandas, seja de produtos, mercados ou clientes. Através dessa estrutura cria-se menores unidades dentro da organização que são maleáveis, ou seja, desenvolvem diversas funções de acordo com a necessidade. Sendo assim, essas pequenas unidades são responsáveis por atender as demandas específicas, portanto é mais fácil de identificar as necessidades e realizar as tarefas para sanar essas necessidades. 1.3.4 Projetos Segundo Montana e Charnov (2010 p.179), a combinação das estruturas funcional e divisional se interligam com a organização por projetos, pois as duas estruturas têm a vantagem do trabalho de grupos multifuncionais integrando o know-how divisionalmente. Os integrantes são liderados e divididos em no mínimo dois grupos simultaneamente, cada um responde a um superior, tanto da funcional como da divisional. Um modelo muito encontrado em multinacionais, por serem flexíveis e pelas diversas necessidades atreladas aos projetos, roteiros e produtos. Ainda é relatado que, até a NASA tem usado este modelo nos últimos anos, isso se dá também pela diversificação de atividades distribuídas entre especialistas de diversas áreas que cuidam desses afazeres por um determinado tempo, e assim que almejado, essas pessoas voltam aos seus ofícios principais. 60 Para Vasconcellos e Hemsley (1997 p. 24) neste modelo as pessoas são agrupadas em torno de um projeto, durante o período em que ele é elaborado, gerenciado por um chefe de projetos, até seu resultado final. Os colaboradores podem cuidar de mais de dois projetos simultâneos, tornando suas habilidades variadas. A flexibilização e alta eficácia é notável neste modelo, onde cada prioridade é rapidamente remodelado em projeto, e se este é finalizado repentinamente, os colaboradores automaticamente dão suporte aos outros projetos reduzindo a sobrecarga na organização. Segundo Maximiano (2010 p. 89), a organização por projeto é elaborada dentro de um tempo determinado, implantada no interior de uma organização funcional, utilizando disponibilidades das bases funcionais em cada projeto. O autor cita alguns exemplos onde o modelo pode ser empregado como: aeroportos e rodovias, organizações de eventos e planejamento de congressos, entre outros. A partir da imagem abaixo é possível verificar o funcionamento da estrutura (organograma) por projetos. Figura 14 – Estrutura Por Projetos 61 Fonte: Adaptado de Maximiano (2010, p. 90) 1.3.5 Geográfica Chiavenato (2014, p. 378) diz que a estrutura geográfica seria os agrupamentos das atividades e das tarefas de acordo com a regionalização dos clientes, ou seja, através da localização dos clientes alvos. As estruturas geográficastêm como função tornar mais eficiente a estratégia da organização, onde deve mapear as regiões que se encontram os possíveis clientes da organização. Vasconcellos e Hemsley (1997, p. 10) explana que nos casos em que a organização em seu processo possui diferentes áreas geográfica e tem a necessidade de atuar de diferentes modos em cada uma delas que pode-se aplicar a estrutura geográfica. Tendo em vista que, com a estrutura geográfica é possível analisar as diferentes áreas, sendo assim é possível identificar e sanar os problemas de cada uma delas. A estrutura organizacional é focada na região na qual se encontram os clientes-alvo da organização, onde a empresa busca criar uma nova unidade nas regiões na qual julga ter seus clientes, assim é possível que as unidades desenvolvam suas atividades focadas exclusivamente naquela região, desenvolvendo produtos e/ou serviços especificamente para aquele nicho de mercado. Assim a unidade fica centrada em desenvolver suas atividades de acordo com as necessidades dos clientes daquela região, sem se preocupar com as demais localidades, visto que, cada unidade será responsável por atender determinada região, estando focada exclusivamente a ela. Daft (2010, p. 102) Pode-se melhor entender as estruturas geográficas através da análise da figura abaixo. 62 Figura 15 – Agrupamento por localização geográfica Fonte: Adaptado de Chiavenato (2014, p. 379) 1.3.6 Por Clientes Para Vasconcellos e Hemsley (1997 p. 11 e 12) a diferenciação de clientes especiais exige certa perícia na consolidação deste, e sugere-se uma departamentalização com esse fim. São equipes que cuidam diariamente com cada tipo de cliente, por exemplo, um departamento de vendas com foco industrial, ou governamental, podendo ser direto ao consumidor. Esse modelo permite uma análise melhor e mais detalhada do perfil de cada cliente. Segundo Montana e Charnov (2010 p. 179), o que mantém e caracteriza uma departamentalização por clientes é a importância e o tratamento especial aos mesmos, por exemplo os bancos que designam gerentes especiais para contas de alto porte. 63 Maximiano (2010 p. 87), ressalta a importância do critério dos clientes, em suas diversidades ou igualdades, porém com necessidades diferentes, garantindo dessa forma a aprovação dos clientes. A figura abaixo facilita e auxilia o entendimento de como funciona uma estrutura por clientes. Figura 16 – Organograma Por Clientes Fonte: Adaptado de Maximiano (2010, p. 89) 64 1.3.7 Por Produtos Segundo Montana e Charnov (2010 p. 178), diante da necessidade especializada de alguns produtos ou serviços, torna-se indispensável a departamentalização por produto, principalmente em organizações de grande porte. Vasconcellos e Hemsley (1997 p. 12), dizem que a diversidade dos produtos requer um modelo departamental de produtos e serviços, onde especialistas agrupados cuidam do mesmo produto, assim ao longo do tempo, se adquire alta especialização com cada produto, fazendo que cada grupo conheça a fundo o processo de produção ou serviço, e também da venda e distribuição desse produto, ocasionando também em uma interação muito positiva entre os grupos envolvidos. Já para Maximiano (2010 p. 87), a administração individual de produtos nas organizações que detém de uma mescla muito variável de produtos ou serviços se torna indispensável. Neste caso o critério é focado no produto ou serviço, onde cada equipe e gerência é responsável pelas ações relacionadas ao produto ou serviço. Através da imagem abaixo é possível compreender como funciona a estrutura por produtos. Figura 17 – Organograma Por Produto 65 Fonte: Adaptado de Maximiano (2010, p. 88) 1.3.8 Matricial A estrutura matricial seria uma unção das estruturas funcional e divisional, visto que, ela utiliza da lógica da estrutura funcional para colocar os administradores que são especialistas em seus respectivos setores de atuação, visando extrair o melhor da capacidade do colaborador, além de realizar uma divisão do trabalho para que cada componente esteja executando suas tarefas onde ele é apto. Também utiliza as características da estrutura divisional, buscando realizar a coordenação das tarefas para que possa atingir os objetivos globais, também utiliza as diretrizes da estrutura divisional para facilitar a adaptação dos colaboradores aos seus respectivos ambientes. Sobral e Peci (2008, p. 183) A imagem a seguir auxilia no entendimento de como funciona a estrutura matricial. Figura 18 – Estrutura Matricial Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 182) 66 Ainda é relatado que, a estrutura matricial é caracterizada por estrutura dual, visto que possuem dois chefes. Esses dois chefes se devem ao fato que, em uma estrutura matricial as equipes devem ser multidisciplinares, ou seja, os colaboradores podem atuar em dois projetos dentro da organização simultaneamente, sendo assim, haveria um chefe de cada departamento no qual o funcionário estaria atuando. Segundo Vasconcellos e Hemsley (1997, p. 24 e 25) a estrutura matricial se caracteriza por usar dois ou até mais tipos de departamentalização em um mesmo grupo de funcionários, ou seja, utiliza as diretrizes de dois tipos de departamentalização para atribuir as tarefas à um determinado grupo de funcionários. Ainda é enfatizado que, normalmente a combinação é feita com a estrutura funcional e a estrutura por projetos, entretanto outras combinações também são possíveis. A figura abaixo ilustra a estrutura matricial, segundo Jones (2010, p. 140) Figura 19 – Estrutura Matricial Fonte: Adaptado de Jones (2010, p. 140) 67 Jones (2010, p. 136) diz que a estrutura matricial faz um agrupamento das pessoas e dos recursos disponíveis de duas formas juntas, que seria por função e por produto. Dentro do desenho organizacional a matriz é um painel retangular e possuí dois fluxos, o vertical de responsabilidades funcional e o horizontal de responsabilidade por produto, onde no desenho organizacional as linhas que apontam para baixo representam o agrupamento das tarefas através das funções e as linhas que crescem da esquerda para direita estão relacionadas ao agrupamento das tarefas por produto. Jones ainda relata que, dentro da estrutura matricial as equipes são interfuncionais, e os funcionários possuem dois chefes, pois respondem a dois superiores, sendo que esses funcionários não possuem uma supervisão direta e sim partilhada entre os dois supervisores. As organizações caracterizadas pela estrutura matricial possuem um grau mínimo de níveis hierárquicos, e a autoridade é descentralizada. É possível entender as vantagens e desvantagens de uma estrutura matricial através da análise da tabela abaixo. Vantagens Desvantagens Potencializa as vantagens decorrentes da estrutura funcional e da estrutura divisional. Dificulta a coordenação em razão da autoridade dual, o que pode causar frustação e confusão. Pode reduzir a multiplicação e a dispersão de recursos e, com isso, melhorar a eficiência. Trata-se de uma forma estrutural complexa, com potenciais focos de conflito e desequilíbrios de poder entre os dois lados da matriz. Permite maior flexibilidade e adaptabilidade da organização ao ambiente mutável. Perde excessiva de tempo em reuniões para discutir problemas e solucionar conflitos. Facilita a cooperação interdisciplinar entre departamentos. Muita dificuldade para apurar responsáveis por problemas. Promove o conflito construtivo entre os Exige um conjuntode competências de 68 membros da organização. relacionamento interpessoal e maturidade dos gestores. Tabela 9 – Vantagens e Desvantagens da Estrutura Matricial Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 183) 1.3.9 Estruturas Organizacionais Emergentes As estruturas organizacionais emergentes surgiram a partir da análise dos dirigentes da organização, que enxergavam uma necessidade de novas estruturas capazes de suprir a necessidade demandada no mercado, visando obter mais competitividade e eficácia no mercado. (Robbins, 2009, p. 217) De acordo com Robbins, Judge e Sobral (2010, p. 480) as estruturas emergentes, também chamadas de novas estruturas, surgiram através da necessidade que os gestores identificaram de ter novas estruturas que fossem mais eficazes, com menos hierarquia e que atendesse as necessidades das respetivas organizações. 1.3.10 Horizontal As organizações coordenam os funcionários em torno de processos centrais, normalmente alteram a direção a uma estrutura horizontal durante o processo de reengenharia, e isso significa uma reformulação da organização vertical em fluxos de trabalhos e procedimentos horizontais. Daft (2010, p.108) Ainda é dito que, a reengenharia muda a forma que os gerentes planejam o trabalho a ser executado. Concentra suas estruturas de trabalhos em diversos departamentos, enfatizando processos centrais e envolvendo equipes para atendimento direto ao cliente. Quando o processo de reengenharia é injetado dentro da organização, faz com que todos os profissionais que trabalham em um processo específico possuam fácil acesso aos outros departamentos para que juntos possam se comunicar e coordenar melhor as tarefas organizacionais. Segundo Robbins (2001, pag. 188), grandes empresas precisaram reformular seu jeito de pensar e agir, com a finalidade de aumentar sua produtividade e atingir novos clientes. Os trabalhos foram restruturados de maneira horizontal, com processos de trabalhos definidos. Grandes empresas passaram a organizar esses processos a fim de 69 atender o cliente da melhor maneira possível e rapidamente. Supervisão, equipes e organização são o alicerce desse processo. Chiavenato (2014, p. 206) diz que a estrutura horizontal, também chamada de especialização horizontal, é aplicada quando há a necessidade de uma maior eficiência e qualidade no trabalho, agrupa a especialização dos conhecimentos e das atividades, visto que, muitos especialistas encontram-se em um mesmo nível hierárquico, entretanto cada um tem as suas tarefas. É caracterizada pelo crescimento horizontal no organograma. 1.3.11 Equipes Segundo Robbins (2001, pág. 188), a estruturação de equipes caracteriza-se principalmente, pela descentralização e coordenação do trabalho em equipe. Quando há a descentralização, a sinergia e a convergência ocorrem de maneira com que todos sejam especialistas e ao mesmo tempo generalistas. Em organizações de menor porte, essa estruturação de equipes atinge todos setores da administração, com a finalidade de se atingir novos clientes e quebrar as barreiras da burocracia, estruturando e padronizando os processos. Já em empresas grandes, as equipes exercem várias funções. Daft (2010, p. 92) diz que a estrutura é baseada sobre os processos centrais de tarefas e funções. Sendo assim, são eliminados os limites entre departamentos. Permitindo assim a padronização dos processos e tirando a burocracia dos processos que envolvem a empresa. Características Equipes autodirigidas são a base do projeto e do desempenho organizacional. Equipes de habilidades são oferecidos ferramentas, motivação e autoridade para tomar devidas decisões centrais para desempenho da equipe. As equipes têm liberdade para criarem e responderem com flexibilidade os novos desafios da organização. 70 Também é importante reconhece os pontos fracos da estrutura organizacional, por isso, os funcionários têm de ser treinados para trabalhar com eficácia em um ambiente de equipe. Tabela 10 – Características Estrutura de Equipes Fonte: Adaptado de Daft (2010, p. 92 ) Segundo Robbins (2009, p. 217) a estrutura de equipes é formada quando a organização utiliza as equipes para coordenar os processos administrativos. Com a implementação da estrutura de equipes a empresa fica descentralizada e elimina os impedimentos entre os departamentos. Com a estrutura de equipes é possível atingir a eficiência burocrática e ao mesmo tempo manter uma flexibilidade entre as equipes. 1.3.12 Rede Após a crise econômica de 1970 houve mudanças drásticas no sistema de produção, tendo em vista que, o mercado se globalizou e os clientes exigiam um produto de maior qualidade e com uma maior quantidade, e as organizações deveriam utilizar das tecnologias disponíveis para produzir os produtos dessa nova demanda. Para isso, surgiu a estrutura de redes, como possuí a flexibilidade e a inovação como suas principais características, que sempre buscava inovar nos produtos para atrair os seus clientes. Sobral e Peci (2008, p. 184) As estruturas de redes se formam através de uma necessidade específica da organização, seja para um novo projeto, distribuição ou conceituação. Tem como característica a formação da rede através das competências especificas dos indivíduos que compõem a equipe, onde esses indivíduos são escolhidos por possuírem conhecimentos e informações valiosos para a organização. (Milkovich e Boudreau, 2009, p. 72 e 73) A figura abaixo ilustra os motivos pelos quais se tornaram eminente o surgimento da estrutura de redes. 71 Figura 20 – Estrutura de Redes Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2008, p. 185) Através da figura, é correto afirmar que, os fatores que relacionam o meio ambiente, os efeitos da globalização onde as economias estavam em constantes negócios, a necessidade da inovação para atrair os clientes e a natureza da tarefa da organização que visa o foco no cliente, foram os principais fatores para o surgimento da estrutura de redes. Sobral e Peci (2008, p. 185) completam que, a estrutura de redes agrupa diversas formas organizacionais as estruturas, e ela tem como o grande diferencial que é distinto a divisão de trabalho e a hierarquia. Em redes a divisão do trabalho se dá apenas através do conhecimento que possuem os departamentos ou os colaboradores, através de suas inteligências e os resultados que podem trazer a organização. Devido a esses fatores, em redes os departamentos são multifuncionais, podendo atuar em diversos projetos integrados. 1.3.13 Virtuais As organizações/estruturas virtuais são caracterizadas por ser pequenas empresas que focam as atividades para aquilo que é essencial e terceiriza a maioria dos serviços. As organizações que aplicam a estrutura virtual tendem a ser centralizada e 72 possuem pouco nível de departamentalização. Essa estrutura ainda permite a flexibilidade, visto que, as organizações terceirizam os serviços sempre que encontram uma nova necessidade, podendo sempre que necessário trocar as equipes, o que permite um melhor serviço e redução de custos. Robbins, Judge e Sobral (2010, p. 480 e 481). Daft (2010, p. 93) diz que as redes virtuais têm um conceito de coordenação e colaboração dos limites da organização tradicional. Possui muitas organizações que confiam em algumas de suas atividades a outras empresas, a chamada terceirização. Essas empresas possuem funções corporativas, como: produção, tecnologia e processamento de crédito. Refere-se a uma tendência significativa em todas as indústrias e estas estão afetando a estrutura organizacional. Ainda é relatadoque, as relações entre as organizações retratam uma significativa mudança no projeto organizacional. Poucas instituições levam a terceirização ao extremo e por isso criam sua própria rede virtual, também chamada por estrutura modular, isto é, a empresa subcontrata a maior parte de seus processos e coordena as atividades a partir de uma pequena organização central. A rede virtual pode ser vista como uma instalação central cercada por uma rede de especialistas externos averiguando todos os processos. Ao invés de estarem todos sobre o mesmo local, estas empresas habitam diversos outros lugares e para obterem os dados são conectados eletronicamente em um escritório central. Com este tipo de estrutura, é muito difícil intrusos terem acesso a devidas informações e elas possuem um controle muito forte. Segundo Robbins (2009, p. 217), as organizações virtuais caracterizam-se pela terceirização, pois zelam que é mais vantajoso terceirizar as funções que englobam a organização. Essas organizações tendem a ser centralizadas, onde o nível de departamentalização é pouco ou até mesmo escasso. Organizações virtuais são completamente flexíveis, pois com ela é possível terceirizar os serviços, onde a equipe pode mudar quantas vezes necessário. Em sua linha de raciocínio, Robbins ainda diz que, a organização virtual se torna atraente e eficiente pois com ela é possível que as organizações adotando esse tipo de 73 estrutura eliminam os riscos de longo prazo, visto que, com esse tipo de estrutura as equipes são montadas para atender a demanda de tal serviço e não possuem estabilidade na organização. Ou seja, é possível montar as equipes para atender as demandas, sem precisar manter um plantel que geraria custos para a organização e estariam sem função. A figura abaixo mostra a estrutura da organização virtual. Figura 21 – Estrutura de uma Organização Virtual Fonte: Adaptado de Robbins (2009, p. 218) 1.3.14 Híbridas É caracterizada por uma grande quantidade de moldes que visam suas necessidades estratégicas específicas. Normalmente a estrutura híbrida é utilizada em ambientes que possuem uma rápida transformação, pois garantem mais flexibilidade à organização. Quando uma estrutura híbrida é frequentemente utilizada, ela possui características tanto funcionais quanto divisionais. Podemos afirmar que há uma crescente abordagem híbrida atualmente, que possui características funcionais e horizontais. Daft (2010, p. 114) 74 Segundo Jones (2010, p. 140) as empresas de grande porte, que possuem diversas divisões utilizam várias estruturas simultaneamente, caracterizando assim a estrutura híbrida, que seria quando a empresa implanta uma estrutura dentro de cada uma das subdivisões e todas juntas formam a híbrida. Essas divisões dentro da empresa podem ser pelo fato da organização atuar em diversos segmentos, onde cada subdivisão seria responsável por produzir um determinado tipo de produto. Na mesma linha de raciocínio, Vecchio (2008, p. 322) relata que, através da estrutura híbridas as organizações modernas fazem uma combinação entre duas estruturas para implantar dentro da organização. Normalmente, essa fusão é realizada entre a estrutura funcional e a estrutura de produtos, permitindo assim que a empresa faça um equilíbrio entre as estruturas e atinja seus objetivos. Esse equilíbrio é possível, pois as estruturas são utilizadas em conjunto, entretanto, pode-se implantar cada uma delas em setores distintos da organização, porém elas trabalham em conjunto, no que possibilita atingir os objetivos propostos. A imagem abaixo mostra um exemplo de estrutura híbrida. Figura 22 – Exemplo de Estrutura Híbrida Fonte: Adaptado de Vecchio (2008, p. 322) 75 1.3.15 Novas Perspectivas em Estruturas Organizacionais O novo caminho a ser seguido pelas organizações aponta para o uso intensivo de equipes ou grupos de trabalho, tentando romper de maneira mais incisiva o paradigma individualista ainda vigente, resultado de uma forte tradição burocrática, ainda presente em grande parte das empresas. A imagem abaixo ilustra as novas perspectivas das estruturas organizacionais. Figura 23 – Novas Perspectivas em Estruturas Organizacionais Fonte: Citação Direta (2017) 1.3.16 Rede Criativa O progresso em informações e logística têm consequência significativa na forma de atuação das organizações, moderando gastos com operações e transportes. Com isso, desaparece o modo tradicional das cadeias de suprimento, de direção única e 76 linear, aparentando agora com uma rede, interligada e relacionada em diversos sentidos e posições. (Chowdhury, 2003 p. 220). Nalebuff e Brandenburger (1996. p. 22-52) demonstram o conceito de Rede Criativa como parte da constante busca de aperfeiçoamento, visando atender necessidades organizacionais, ampliando a ideia de terceirização, não só agregando itens ou produtos, há também um certo cuidado com a assistência e participação, deixando de lado o desenho competitivo de Michael Porter, por outro mais voltado à teoria dos jogos, em modo cooperativista. (Chowdhury, 2003 p.221). Já o desenho utilizado por Brandenburger e Nalebuff, ilustram um modelo do conceito Rede de Valor. Pode-se observar a imagem abaixo para compreensão das redes criativas. Figura 24 – As Cinco Forças de Porter 77 Fonte: http://www.webglobal.com.br/blog/as-5-forcas-de-porter-aplicadas-ao-e-commerce) Segundo Chowdhury (2003, p. 223), a ideia consiste em alterar resultados potenciais, inclusive a paste estrutural do setor, multiformatando a corporação através das “PARTS”, deixando de lado as cinco forças de Porter; as PARTS são definidas como: Players (Participantes), Added Value (Valores adicionados), Rules (Regras), Tatics – Perceptions (Táticas e percepções) e Scope (Escopo). Figura 25 - Rede de Valor, Clientes, Complementadores, Fornecedores, Competidores e Empresa. Fonte: https://br.pinterest.com/pin/232428030738719597 Ainda segundo Chowdhury, 2003 (p. 224 e 225), as organizações por si só, causam efeitos no desempenho tanto de uma quanto da outra, pela atualização dos métodos, alavancando o poder acumulado do todo, facilitando por igual a eficácia dos ganhos. A tabela abaixo mostra as principais e mais importantes características da rede criativa. 78 Características A rede criativa busca constantemente inovação e melhoramentos contínuos, visando crescimento interno do grupo. Cria uma síntese dinâmica, em vez de estática, gerando mudanças progressivamente. Participação contínua no processo de produção do grupo, onde todos têm o senso de equipe, competindo e colaborando entre si pelo sistema de co-opetição (Nalebuff e Brandenburger). Há uma centralização organizacional, articulando as ações da rede criativa, onde o poder de decisão também é centralizado, parecido com cadeias de comando, singularizando o ponto central da rede. A essência das interatividades da organização abrange muito mais que fluxos unidirecionais de componentes e materiais incompletos, dependendo não só de decisões, mas de suporte financeiro também. Tabela 11 – Características Rede Criativa Fonte: Adaptado de Chowdhury (2003, p. 224 e 225) 1.3.17 Estrutura Circular O Projeto saturno é o exemplo mais utilizado para abordar o tema de uma estrutura circular. No dia 7 de janeiro de 1985, o presidente da General Motors (GM) E.U.A, Roger Smith, lançou a Saturn Corporation, denominou-a de “a chave para a competitividade, a sobrevivência e o sucesso a longo prazo da GM como produtor doméstico” Quando a GM estava pressionada pelacompetividade de carros pequenos na época, com os japoneses na concorrente disputa, foi idealizado o projeto de criar um carro pequeno, de classe mundial, sendo obrigatórias alterações severas, reorganizando a estrutura organizacional. (LeFauve e Hax 1993) 79 Figura 26 – Projeto Saturno Fonte: http://www.saturnfans.com/cars/first-saturn-prototype O projeto teve o intuito de revolucionar os negócios, sendo uma companhia a parte, ao longo do tempo sendo engajada ao grupo. A base e as ideias que iniciaram o projeto teve uma ação em parceria com o sindicato (U.A.W.). A tabela abaixo mostra os principais aspectos do projeto. Aspectos Compromisso com o cliente; Compromisso com a excelência; Trabalho em equipe; Confiança e respeito pelo indivíduo; Melhoria contínua. Tabela 12 – Aspectos Projeto Saturno Fonte: Adaptado de LeFauve e Hax (1993) A forma de trabalho é feita por células grupais de 15 pessoas em média, lideradas por uma pessoa, um representante do sindicato e outro do “managemant”, onde no prazo de três anos a equipe permanece sem liderança, se auto conduzindo. (LeFauve e Hax 1993). 80 Estes departamentos possuem várias atribuições, onde todos são treinados por longos períodos antes da inserção ao departamento. A ilustração a seguir demonstra a forma organizacional circular adotada pela empresa, onde são apresentadas na cadeia de decisão todos os representantes e seus respectivos recursos, onde é também formado o SAC (Strategic Action Council), direcionando estrategicamente a empresa, sempre interligado com a base principal da empresa. Figura 27 – Estrutura Organizacional Projeto Saturno Fonte: Adaptado de LeFauve e Hax (1993) 1.3.18 Estrutura Invertida No modelo de organização invertida, a concentração dos esforços é direcionado basicamente aos clientes, e não na organização em si, como fazem os hospitais, clínicas, empresas de suporte técnico, operacional, entre outros. A partir de profissionais especializados, as informações e necessidades são triadas entre os especialistas, e pôr fim ao centro da organização, invertendo o modo de ação. 81 A hierarquia oferece apoio e nos casos emergenciais, conta com o CEO da organização. Os gerentes desenvolvem mecanismos que visam melhorias interpessoais (culturas, valores, especializações, etc.) e estratégicas, com objetivo de apoiar as atividades de suporte e análise. (Mintzberg, 2003) Basicamente, o modelo de organização invertida busca dividir em pequenos grupos uma forma de trabalho que dê atenção total ao cliente. Estes grupos, além de ser autossuficientes, detém de uma forma de alavancagem distributiva da organização, proporcionando suporte e logística, livrando esses grupos dos detalhes administrativos. (Quinn, 2001. p. 157-167). A figura abaixo mostra a estrutura invertida. Figura 28 – Organização Invertida Fonte: Adaptado de Mintzberg e Quinn (2001) 1.3.19 Estrutura em Teia de Aranha O nome Teia de Aranha se dá pela variedade de atividades especializadas, chamadas de nódulos, que por sua vez são formados por profissionais qualificados também em resolver dificuldades consequentes, uma vez que estes são interligados por 82 um sistema multi-celular, agindo de acordo com a necessidade do cliente, sem hierarquia, onde não há centralização de poder ou interferências de força maior. As vantagens desse sistema são de alocar simultaneamente: alta especialização, diversificação geográfica e incisivo foco na necessidade do cliente. Figura 29 – Estrutura Teia de Aranha Fonte: Adaptado de Mintzberg e Quinn (2001) Estes Nódulos estão totalmente conectados em todo instante, sempre buscando soluções através de pessoal especializado, mesmo que tenham que interagir com outros nódulos em busca de solução, para que a necessidade do cliente seja atendida. Como não há hierarquia, o trabalho se desenvolve naturalmente, de uma forma um pouco mais flexível. 1.3.20 Estrutura Tríplice Borgatti Neto et alli (2003, p. 11,12 e 13) lança uma forma diferente que visa inserir as pessoas no alvo estrutural organizacional. Com críticas as alternativas anteriores, os autores buscam estimular essas pessoas tornando-as eficazes no progresso contínuo, denominado Estrutura Tríplice. A tabela abaixo ilustra as principais e mais importantes características da estrutura tríplice. 83 Principais Características Reação individual, consciente e inconscientemente influenciadas pela estrutura. Formalidade hierárquica, sendo a base distributiva e coordenativa das pessoas. Flexibilidade de especialização de funções e departamental. Elucidação das diferentes vertentes no que tange as atividades prestadas pelas pessoas na organização dinâmica. Tabela 13 – Principais Características Estrutura Tríplice Fonte: Adaptado de Borgatti Neto (2003) A estrutura tríplice é baseada em uma visão tridimensional, que busca a contribuição e colaboração das pessoas de forma tríplice, flexibilizando e enriquecendo sua atuação. O organograma em forma de pirâmide ilustra as relações informais, não explicitas e a-estruturais. Borgatti Neto et alli (2003, p.11,12 e 13) São observados três desenhos formais e concomitantes flexibilizando a atuação de todos, são eles: Estrutura de base permanente: Aplicada nas atividades contínuas e básicas, sendo formal e convencional, determinante ao centro autoritário e responsável das atividades; Estrutura semipermanente: Aplicada nas atividades intermitentes, com ação periódica de objetivos permanentes, podendo ser multifuncional, com diversos níveis, envolvendo interatividade de planejamento e controle; Estrutura temporária: Aplicada em atividades de longo ou curta duração, mas com prazo determinado, são formados por equipes provisórias. Através da imagem abaixo é possível identificar o funcionamento de uma estrutura tríplice. 84 Figura 30 – Estrutura Tríplice Fonte: Adaptado de Borgatti Neto (2003) Ainda segundo Borgatti Neto et alli (2003, p.11,12 e 13) O cuidado e zelo na atenção com as pessoas é o diferencial proposto, dinamizando a configuração estrutural, facilitando e alavancando o desempenho funcional pessoal de cada integrante e também dos níveis de decisão. A nova proposta não tem intensão de ser definitiva ou revolucionária, mas vale destacar o ponto principal em não só olhar para a estrutura em si, mas direcionar o foco e atenção nas pessoas. Os autores, segundo Borgatti Neto et alli (2003, p. 11,12 e 13), afirmam que novas ideias podem surgir com o uso do modelo tríplice, tendo como base o foco nas pessoas, bem como suas atuações, ou ainda, desenvolvendo novas atuações aumentando a perspectiva pessoal e organizacional. 85 2 Estudo de Caso 2.1 Perfil da Organização Nesse capítulo é apresentada a empresa escolhida para desenvolvimento do trabalho, será informada sua força de trabalho, os principais produtos comercializados, os clientes-alvo, além de seus concorrentes e fornecedores. 2.1.1 Apresentação da empresa c) Dantec Safety Comércio de Equipamentos e Soluções em Segurança do Trabalho Eireli-ME foi fundada no ano de 2012, através da vivência de um dos sócios no ramo da construção civil, visto que, o mesmo atuava em uma empresa que tinha como atividade o desenvolvimento de pisos industriais, além da atuação na empresa, o sócio realizava o curso Técnico em Segurança do Trabalho, com isso, ele empreendeu e observou uma oportunidade no mercado, visto que, de acordo com suas pesquisas tinham poucas empresas no mercadoque forneciam (EPI) e (EPC) com o foco na construção civil. Enxergando essa escassez no mercado, o sócio criou um planejamento de negócios e o apresentou a duas sócias investidoras, que aplicaram na empresa, onde o mesmo entrou com o fator trabalho e o fator capital e as sócias entraram apenas com o fator capital. Com isso, foi criada a empresa, que tem suas atividades voltadas ao fornecimento de (EPI) Equipamentos de Proteção Individual e (EPC) Equipamentos de Proteção Coletiva, além dos itens de segurança no geral e sinalização. d) A empresa tem personalidade privada, com a finalidade de gerar lucro. e) Em suas atividades, a Dantec Safety tem como atividade principal o fornecimento de (EPI) e (EPC), porém como não tem nenhum CNAE que corresponda essas atividades, a organização está registrada como CNAE 86 47.44-0-99 que corresponde a comércio varejista de materiais de construção em geral. A empresa possui apenas um escritório e estoque, onde realiza as vendas através do telefone e internet. Porém a empresa está desenvolvendo a sua loja virtual, para poder ampliar suas vendas, além do que, a organização está com projetos para desenvolver a loja física. f) A organização é uma empresa de porte pequeno, que até o início desse ano era registrada como MEI (microempreendedor individual), entretanto desde o ano de 2016 a organização passou por mudanças em sua personalidade jurídica, onde se transformou em ME (micro empresa), Eireli-ME. Essa mudança ocorreu pois a organização atingiu o limite de faturamento máximo que é proposto pelo MEI de R$ 60.000,00 anuais, e por isso teve de alterar sua personalidade jurídica para estar dentro do que determina a lei. 2.1.2 Força de trabalho a) A empresa possui em sua força de trabalho, três colaboradores, mais o sócio, que desenvolvem as atividades do dia a dia, além do contador que presta suporte a empresa. Esses colaboradores são divididos na parte administrativa e comercial, onde dois deles são responsáveis pela parte administrativa e atendimento interno ao cliente, um que é vendedor externo e busca a capitação de novos clientes, além de um que atua na parte administrativa, alternando-se com as vendas internas. O gráfico abaixo representa o grau de escolaridades dos colaboradores inseridos na organização, no qual é possível observar que um colaborador 87 possui apenas o ensino médio, dois possuem ensino técnico (incluindo o sócio) e um possui o ensino superior (cursando). . Gráfico 1 - Grau de Escolaridade 1 Fonte: Citação Direta (2016) 2.1.3 Produtos e Clientes 2.1.3.1 Produtos principais Como relatado anteriormente, a organização atua no comércio de (EPI), (EPC) e equipamentos de segurança no geral, na qual a empresa atua com todos os fabricantes, de acordo com as necessidades de seus clientes, e possuí em sua grade de produtos mais de 10.000 (dez mil) itens. A organização atua no mercado de acordo com as necessidades de seus clientes, portanto, tem suas atividades voltadas ao que o cliente necessita, essa política faz com que a empresa trabalhe com todos os fabricantes. Entretanto a organização passou a firmar parcerias com alguns fabricantes e começou a distribuir os produtos dos mesmos. 0 0,5 1 1,5 2 Ensino Médio Ensino Técnico Ensino Superior Grau de Escolaridade Nível 88 Essa política da empresa faz com que o estoque de produtos seja vasto, e com isso consegue atender seus clientes com curtos prazos, pelo fato de ter os produtos a pronta-entrega. A empresa tem como produtos mais comercializados os calçados de segurança, capacetes, óculos de segurança, respiradores, cintos paraquedistas, além de diversos produtos para trabalho em altura e espaço confinado. 2.1.3.2 Clientes-alvo A empresa tem como cliente-alvo as empresas que atuam na construção civil, como empreiteiras, construtoras, marmorarias, entre outras. Porém a empresa busca uma imparcialidade, buscando atender todo e qualquer cliente, independentemente se for clientes pessoa física ou jurídica e independente do ramo de atuação. 2.1.4 Principais insumos Os principais produtos adquiridos junto aos fornecedores são os calçados de segurança, capacetes, óculos de segurança, respiradores, cintos paraquedistas, além de diversos produtos para trabalho em altura e espaço confinado. Além dos equipamentos de sinalização. Fornecedores Insumos Fujiwara Calçados de Segurança Marluvas Calçados de Segurança Bracol Calçados de Segurança Yeling Luvas de Segurança Promat Luvas de Segurança Multiluvas Luvas de Segurança Danny Luvas e Óculos de Segurança Vicsa Luvas e Óculos de Segurança Big Compra Luvas e Óculos de Segurança Plastcor Luvas, Capacetes e Óculos de Segurança 89 Pro Safety Luvas, Capacetes e Óculos de Segurança Plastcor Equipamentos de Sinalização Pro Safety Equipamentos de Sinalização UtilPlug Protetor Auricular Veaj Plast Protetor Auricular Montana Capacete de Segurança Tabela 14 – Fornecedores e Insumos Fonte: Citação Direta (2017) 2.1.5 Principais concorrentes da organização A organização possui diversos concorrentes de alto nível, porém nenhum deles possui atendimento personalizado focado no cliente. Isso se deve ao fato que os concorrentes da empresa não atuam com todos os fabricantes, já a Dantec trabalha com todos, de acordo com as necessidades de seus clientes. Dentre os principais concorrentes os que mais agregam perigo a empresa são os seguintes: Betel Sp Equipamentos Protcap Balaska Somhar Tuiuti Bt Equipamentos Esses concorrentes são grandes ameaças, por serem empresas de médio e grande porte, onde a Dantec tenta competir com os mesmos, porém muitas vezes perde no quesito preço mais ganha no quesito atendimento específico. Nossos concorrentes têm vantagens quanto aos valores, pois eles possuem poder de barganha e acabam tendo um melhor custo benefício junto aos fabricantes. Além do fato que alguns de nossos concorrentes passarem a ser Distribuidores dos Fabricantes, portanto, além de 90 possuírem um melhor custo benefício das mercadorias, eles também têm um prazo de entrega e condições de pagamento mais benéfica. Nos últimos anos a empresa tem tendo grandes ameaças no mercado, onde grandes empresas de outros segmentos, tais como, Casas Bahia, Lojas Americanas, Shop Time, entre outras tem atuado no comércio de equipamentos de proteção individual e coletiva. Como relatado anteriormente a empresa está desenvolvendo a loja virtual, e nesse ramo terá como principais concorrentes as empresas abaixo relacionadas. Super Epi Epi Brasil Essas são as duas principais empresas que atuam com comércio de equipamentos de proteção, através da internet. 2.2 Estrutura Organizacional 2.2.1 Descrição da estrutura organizacional encontrada na empresa A organização é caracterizada por ter as tomadas de decisões centralizadas, pois o sócio/presidente é responsável por tomar as decisões administrativas e comerciais dos processos organizacionais. O sócio da organização é responsável pelo planejamento estratégico, portanto ele pensa na organização como um todo e é pertencente ao nível estratégico na hierarquia da organização. O administrador/gerente é responsável por intermediar o planejamento do nível estratégico e a execução do nível operacional, onde ele está em constante contato tanto com o nível estratégico quanto com o operacional. Além do que, o gerente é responsável por lidar com os terceiros da organização, que seriam o escritóriode contabilidade e a administradora do site. Por fim, os colaboradores operacionais, são responsáveis por colocar em prática tudo aquilo que foi planejado afim de atingir as metas e objetivos organizacionais. 91 Através da imagem/organograma abaixo é possível compreender como é a atual hierarquia que compõe a organização. Figura 31 – Hierarquia da Organização Fonte: Citação Direta (2017) Através da análise da figura é possível observar que o gerente faz a intermediação entre o presidente que se encontra no nível estratégico e os colaboradores do nível operacional. Essa centralização evidente do poder ocorre por se tratar de uma organização de pequeno porte, e o sócio/presidente deseja estar por dentro de tudo que ocorre na organização e quer que todas as decisões passem por suas mão, limitando assim o poder dos colaboradores subordinados. 92 2.2.2 Descrições das condições ambientais encontradas na empresa Através dos subtítulos consequentes, podemos analisar os aspectos físicos e ambientais da organização, ou seja, qual o atual clima entre os funcionários e como é as instalações na qual a empresa executa suas tarefas. 2.2.2.1 Aspectos físicos e ambientais de trabalho A empresa possuí uma sala que é utilizada como escritório e duas salas de estoque, onde essas três salas estão situadas no mesmo local. A empresa está localizada em uma região urbana, e aos redores da organização possuem residências, visto que, a empresa divide o terreno com a casa (residência) de um dos sócios. O local onde a empresa está inserida não se caracteriza pelo comércio, pois não possuem empresas aos redores. A organização proporciona um ambiente harmônico entre os colaboradores, em consequência que, todos estão situados em um ambiente pequeno e todos trabalham em conjunto para o desenvolvimento de suas tarefas, para atingir as metas propostas. 2.2.2.2 Aspectos centralização e descentralização, delegação, terceirização, hierarquia, poder, comportamento, sistema de comunicação e outros. As tomadas de decisões da organização são centralizadas, tendo em vista que, todas as decisões são tomadas pelo sócio, os demais funcionários possuem autonomia para negociar com os fornecedores e clientes, entretanto a palavra final é do sócio, onde ele define tudo que engloba os processos da organização. O sócio é responsável por atribuir as tarefas aos seus subordinados, tanto nas reuniões que ocorrem semanalmente, quanto no dia a dia, caso surjam imprevistos e/ou novas tarefas a serem realizadas. Além do que, o sócio é responsável por determinar até qual ponto os colaboradores podem negociar com clientes e fornecedores. A organização terceiriza os serviços de contabilidade e de administração do site, onde um escritório de contabilidade nomeado de Anfer Contabilidade é responsável pela contabilidade da empresa, e uma empresa chamada Moderna Web é responsável pela administração do site. 93 Na hierarquia da empresa, o sócio/presidente se encontra no nível estratégico, um dos administradores (gerente) se encontra no nível tático e o outro administrador e o vendedor encontra-se no nível operacional. As situações e processos que devem ser decididos, os colaboradores devem passar as situações a um dos administradores que é responsável por intermediar os setores estratégicos que é o sócio e operacional que são os subordinados. O administrador gerente ainda é responsável por intermediar os contatos entre o sócio/presidente e os terceirizados, que são o escritório de contabilidade e a administradora do site. O sistema de comunicação da empresa é direto, onde todos os colaboradores possuem contato direto no ambiente de trabalho, além das reuniões semanais que são realizadas para definir os objetivos e estratégias. Além do que, a comunicação direta é realizada através de telefonemas e mensagens via aplicativos, visto que, possuem os colaboradores internos e externos. 2.2.3 Avaliação da empresa/organização quanto à sua estrutura organizacional e como essa estrutura incentiva (ou não) o comprometimento das partes interessadas A organização tem como característica ter a tomada de decisões centralizadas, tendo em mente que, o responsável por tomar todas as decisões administrativas e comerciais é o sócio/presidente. Com isso, os outros colaboradores que estão inseridos na organização acabam não possuindo poder e autonomia para tomar as decisões relativas aos processos que compõem a organização. Em consequência disso, a estrutura que caracteriza a organização acaba não incentivando diretamente os colaboradores, pois eles não possuem poder e acabam ficando limitados, executando apenas as tarefas do dia a dia que lhe são atribuídas. 2.2.4 Informar quais os recursos/ferramentas utilizados na medição de desempenho da estrutura organizacional A ferramenta que a organização utiliza para realizar a medição do desempenho dos colaboradores são as reuniões que ocorrem semanalmente, onde nessa reunião os 94 colaboradores devem passar um feedback ao sócio/presidente, posicionando o mesmo de todos os processos que envolvem a organização. Nesse feedback os funcionários devem relatar se as metas e objetivos foram cumpridos e caso não tenha sido cumprido, quais foram os motivos. Essas reuniões são a única ferramenta que a empresa utiliza para fazer a avaliação de desempenho dos colaboradores. 2.2.5 Descrever como a administração apoia, implementa e impulsiona a estratégia da organização A administração é implementada nas estratégias através das reuniões que ocorrem semanalmente na organização. Nessa reunião são definidos quais são os objetivos, estratégias e metas para os processos que englobem a organização, seja eles a curto ou longo prazo. Também é realizado um feedback relativo a reunião da semana anterior, para verificar se todos os objetivos e metas foram alcançados e se não foram alcançados quais foram os motivos pelos quais que não foram atingidos. Por fim, na reunião o sócio/presidente atribui as tarefas aos seus subordinados, definindo assim, qual será a função de cada um dentro do processo. 95 3 Análise e Sugestões de Melhorias 3.1 Análise dos Itens do 2.2 tendo como referência os conceitos – fundamentos teóricos – apresentados em 1. Através de todas as informações fornecidas pela organização, a respeito de sua estrutura organizacional, e tendo como referência os conceitos teóricos que foram abordados ao longo do trabalho na fundamentação teórica, é possível fazer algumas análises a respeito da atual estrutura organizacional da empresa em questão. Em consequência da análise realizada, é certo dizer que a organização adota características relativo à sua estrutura organizacional compatíveis com a estrutura divisional, visto que, apesar de a organização ser de pequeno porte e possuir um quadro reduzido de colaboradores, as tarefas a serem executadas no processo são autodivididas entre os administradores, onde cada um tem suas funções, entretanto um setor depende do outro e age em conjunto em busca dos resultados. Essa divisão das tarefas é realizada pelo presidente, onde ele busca colocar cada uma das tarefas no perfil de seus colaboradores, ou seja, faz a distribuição das atividades baseado nas características e capacidades de seus subordinados. O que difere a organização da estrutura divisional é que, a empresa é totalmente centralizada e as tomadas de decisões são centralizadas apenas em uma pessoa, que é o presidente. Conforme dito anteriormente, a empresa possuí uma hierarquia totalmente centralizada,visto que, todas as tomadas de decisões relativos aos processos administrativos e comerciais estão nas mãos do presidente, tendo os subordinados que passar todas as informações e negociações em andamento, para que o presidente tome as devidas decisões, com isso, muitas vezes alguns processos e negociações ficam parados aguardando a análise e decisão do nível estratégico. Ainda é evidente que, o sócio/presidente possui total controle da empresa, ele é o responsável por todas as tomadas de decisões e todos os processos passam por ele para que ele esteja ciente de tudo que acontece na organização. Para realizar o controle relativo as tarefas e funções dos subordinados, o presidente promove reuniões semanais 96 onde os colaboradores devem passar um feedback se as tarefas foram executadas, e caso não tenham sido feitas, quais foram os motivos. Relativo a estrutura física da organização, é possível disseminar que a organização está situada em uma região residencial, e são unificados o escritório e o estoque, pois, ambos estão no mesmo prédio e são separados apenas por salas, e a organização ainda divide o prédio com a residência do presidente da organização. 3.2 Sugestões de Melhorias Como melhoria, a organização poderia descentralizar o processo de tomada de decisões, visto que, o presidente/executivo fica sobrecarregado com algumas decisões que poderiam ser atribuídas ao administrador do nível tático, que é de confiança do executivo, e outras poderiam ser atribuídas aos colaboradores do nível tático, onde as decisões que requer maiores responsabilidades ficariam destinadas ao administrador do nível tático e as decisões que não requer tanta responsabilidade ficaria sob posse dos administradores do nível operacional, assim, os processos fluiriam mais rapidamente e não ficariam parados, aguardando a tomada de decisão do gestor. Além do que, descentralizando as tomadas de decisões o presidente ficaria menos sobrecarregado e, poderia realizar tarefas mais importantes e que agregariam mais valor para a organização, tais como, novas tecnologias, novos nichos de mercado, clientes potenciais, entre outros aspectos. Em consequência da descentralização, automaticamente aumentaria a autoestima dos funcionários, pois os mesmos teriam o poder de decisão nas mãos e se sentiriam mais útil para a organização. Com isso, os colaboradores realizariam suas atividades com uma autoestima elevado e por consequência agregariam um maior resultado para a empresa. A respeito da estrutura física da organização, é aconselhável que a organização separe fisicamente o escritório do estoque, para que cada um tenha sua própria organização, entretanto ambos ainda atuariam em conjunto, visto que, um é interdependente do outro. 97 Ainda relativo a estrutura física, é de extrema relevância que, além de separar o estoque do escritório, a empresa mude de prédio, deixando de ser conjunto com a residência do sócio, essa mudança deveria ser realizada para um local geograficamente melhor localizado, ou seja, um local corporativo, que é rodeado de empresas. Com isso, a empresa agregaria valor e moral no mercado, tendo em mente que, poderia melhor atender seus clientes, fornecedores e representantes, proporcionando uma melhor aparência e dispondo de melhores condições para atendê-los. 98 Considerações Finais Como resultado do trabalho pertinente ao 2º semestre onde foi realizado a análise as práticas da organização Dantec Safety, através do levantamento de informações e identificações de práticas da empresa, existem algumas considerações pertinentes para finalização do projeto, conforme abaixo. Foi realizada uma análise da empresa para identificação de quais as práticas das teorias da administração que a organização utiliza atualmente. Com isso, houve essa análise através das informações cedidas pela empresa e, foram propostas algumas melhorias que poderiam ser implantadas pela empresa através do aperfeiçoamento de algumas práticas já impostas pela organização, e algumas características das teorias que a empresa poderia estar colocando em prática, visando o crescimento e desenvolvimento da mesma. Por fim, deixamos a critério da organização entrevistada e estudada em dar continuidade com o projeto, através da aplicação e implementação das melhorias sugeridas ou não. 99 Referências 100 ARAUJO, Luis César Gonçalves de; GARCIA, Adriana Amadeu. Teoria geral da administração: orientação para escolha de um caminho profissional. 1ª ed. São Paulo. Editora Atlas, 2010. BIAZZI, Jr F. A perspectiva sociotécnica. São Paulo, SP: Departamento de Engenharia de Produção, Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 9ª ed. Barueri. Editora Manole, 2014a. Idem. 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Cengage Learning, 2008. 103 Apêndice 104 105 Anexos 106 107 108 109 110 111 112 113 114 Dados Cadastrais Antes da Mudança 115 Dados Cadastrais Após a Alteração Jurídica 116 117 118 119