Gestão riscos do projeto

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Planejar e identificar os riscos do projeto
Tivemos a oportunidade de vivenciar, nessa aula, a definição de riscos em projetos e sua associação com a probabilidade ou a incerteza de eventos fortuitos ou conhecidos infringirem sobre o projeto, causando possibilidades de eventos bons ou ruins no ciclo de vida do projeto.
Associado a isso, aprendemos que os projetos quanto aos seus riscos devem ser monitorados de forma a proativamente serem evitados ou controlados quando de sua ocorrência.
Aprendemos que a organização tem fatores culturais que influenciam a forma com que veem os riscos e seu apetite por corrê-los.
Dessa forma entendemos também que riscos não são um destino ou um vaticinio, mas antes de tudo uma escolha.
O gerenciamento de riscos é importante para a realização de projetos bem-sucedidos, embora sua utilização não ocorra em todos os projetos elaborados.
Aprendemos que temos uma forma de abordar os riscos de forma hierarquizada, chamada de EAR ou estrutura analítica de riscos, contendo as classes de riscos e seus itens classificados de forma coerente, além de separar os grupos para facilitar a análise e o peso no processo posterior de análise.
Diversas técnicas para identificar os riscos foram abordadas, entre elas a do brainstorming para a coleta de informações, visando obtermos ao final uma lista com todos os riscos.
A técnica Delphi também foi abordada, e ela procura de forma isenta buscar o consenso a partir das opiniões e das analises dos especialistas, reduzindo a parcialidade nos dados e evitando que algum fator ou pessoa possa influenciar de forma tendenciosa os resultados.
Entrevistas com participantes experientes e também a análise de causa raiz ou de Ishikawa permitem identificar problemas e, consequentemente, os riscos possibilitarão o desenvolvimento de plano de ações preventivas, focadas na proatividade.
Vimos que a construção de uma lista de verificação de riscos é desenvolvida a partir de informações históricas, conehcimento cumulado com projetos semelhantes, além de outras fontes de informação como especialistas.
Aprendemos sobre a análise de premissas ou de hipóteses que se não forem satisfeitas ou seguidas podem expor o projeto à realização de riscos e consequentes alterações e gestões de crise.
A utilização das técnicas de diagramas, como os de Ishikawa ou de causa e efeito para identificação de riscos, tem sido bastante frutifera quando aplicada, bem como, o apoio de fluxogramas ou de diagramas de sistemas para entendermos os mecanismos de causalidade dos riscos e de outras correlações. O diagrama de influência tem especial utilidade, mostrando as situações e a ordem dos eventos no tempo e outras variáveis.
Ao considerar forças, fraquezas, oportuinidades e ameaças SWOT para analisar o projeto pode-se ampliar a visão e, consequentemente, os riscos gerados internamente, além de determinar o grau com que a empresa pode compensar essas ameaças, visando a superar suas fraquezas. Como sempre, a opinião especializada deve sempre ser levada em conta, pois nela há a bagagem da experiência dos especialistas.
O documento mais importante dessa fase é o registro dos riscos identificados postos com o maior grau possivel de precisão. Sugere-se para isso a organização da lista em evento → impacto ou causa → efeito.
Dessa forma, podemos elaborar a lista de respostas potenciais para utilizar na etapa de planejamento das respostas aos riscos.
Análise dos riscos do projeto
Nessa unidade tivemos a oportunidade de estudarmos os processos de realização de análise de riscos qualitativos e quantitativos.
Lembrando que a análise qualitativa de riscos possui um processo com: Entradas:
Plano de gerenciamento dos riscos;
Linha de base de escopo;
Registro dos riscos;
Fatores ambientais da empresa;
Ativos e processos organizacionais.
Essas entradas devem ser processadas pelas seguintes ferramentas e técnicas:
Avaliação de probabilidade e de impacto dos riscos;
Matriz de probabilidade e de impacto;
Avaliação de qualidade dos dados sobre os riscos;
Categorização dos riscos;
Avaliação da urgência dos riscos;
Opinião especializada.
Ao termino temos como saída:
Atualização nos documentos do projeto.
Também ocorrerão atualizações nos registros dos riscos a partir da identificação da necessidade da inserção de novos riscos, inicialmente, gerados pelas seguintes informações:
Classificação relativa ou lista de prioridades dos riscos do projeto com base na matriz de probabilidade de impacto e as urgências dos riscos;
Riscos agrupados por categorias para ser capaz de encontrar respostas coletivas;
Lista de riscos que exigem resposta a curto prazo;
Lista de riscos para análise e resposta adicional;
Listas de observação de baixo risco PRIORITÁRIO;
Resultados de análise de risco qualitativa.
Aprendemos, também, sobre o processo de Realizar análise quantitativa de riscos, que é composta por: Entradas:
Plano de gerenciamento dos riscos;
Plano de gerenciamento dos custos;
Plano de gerenciamento do cronograma;
Registro dos riscos;
Fatores ambientais da empresa;
Ativos e processos organizacionais.
Essas entradas deverão ser submetidas às seguintes ferramentas e técnicas:
Técnicas de coleta e apresentação de dados;
Técnicas de modelagem e análise quantitativa dos riscos;
Opinião especializada.
Por fim, produzirão a seguinte saída:
Atualizações nos documentos do projeto.
De fato, vimos que a Análise Quantitativa de Riscos é o processo de analisar numericamente o efeito sobre objetividades gerais do projeto de riscos identificados.
Na base, ela é realizada nos riscos que foram priorizados e os efeitos desses eventos de riscos; além de possuirem uma classificação numérica para esses riscos. Em vez de estimar os impactos individuais, usando uma tipologia sem refino no processo de impactos na Análise Quantitativa de Risco para todo o projeto, será feita de forma computável para gerar um ranking total, mais elaborado.
Dentre as técnicas utilizáveis estão, por exemplo, a simulação "Monte Carlo", ou também a "análise de árvore de decisão".
Ainda temos as seguintes técnicas importantes como a:
A análise de sensibilidade pode ser representada pelo "diagrama de tornado" e a Análise de Valor Montetary (EVM), que é um conceito estatístico e calcula o resultado médio quando o futuro inclui cenários que podem ou não ocorrer. As oportunidades são valores positivos ou ameaças como valores negativos.
Como saída, também considerada como atualização de documentação do projeto, sempre devemos considerar as atualizações do registro dos riscos, inicialmente, gerados e atualizados pelas seguintes informações adicionais:
Análise probabilística do projeto;
Probabilidade de atingir os objetivos de custo e de tempo;
Lista priorizada de riscos quantificados;
Tendências em resultados de análise de risco quantitativa.
Exercendo controle e dando respostas aos riscos
Durante nossa jornada na unidade de riscos em projetos, tivemos a oportunidade de ver a definição de riscos em projetos e sua associação com a probabilidade ou a incerteza de eventos fortuitos ou conhecidos podem incidir sobre o projeto, causando possibilidades de eventos bons ou ruins no ciclo de vida do projeto.
Associado a isso, aprendemos que os projetos quanto aos riscos precisam ter instrumentos de monitoramento, principalmente, proativos de forma mediante o emprego de situações, eventos e alarmes serem percebidos, evitados ou controlados quando de sua ocorrência.
Todas as empresas possuem fatores culturais que influenciam na forma com que veem os riscos e seu apetite por corrê-los. Dessa forma, entendemos também que os riscos não são um destino, mas antes de tudo uma escolha.
O gerenciamento de riscos é importante para a realização de projetos bem-sucedidos, embora sua utilização não ocorra em todos os projetos elaborados devido a fatores como tamanho, importância ou tempo para fazer. Alguns são tão curtos que não passam de cinco dias. Todavia é de se refletir a respeito da rapidez de um projeto, pois se umrisco importante se realizar, pode inviabilizar a entrega deixando muita gente frustrada. Já pensou num show ou num website?
Aprendemos, também, que temos uma forma de mapear e de distribuir os riscos de forma hierarquizada que chamamos EAR - Estrutura Analítica de Riscos contendo as classes de riscos e seus itens de forma a classificar coerentemente e separar os grupos como numa taxonomia, visando à facilitação da análise e peso.
Sabemos que o documento mais importante da fase de identificar os riscos é o registro dos riscos identificados postos com o maior grau possível de precisão. Sugere-se para isso a organização da lista em evento -> impacto ou causa -> efeito. Dessa forma, podemos elaborar a lista de respostas potenciais para utilizar na etapa de planejamento das expostas aos riscos.
Vimos que a próxima fase, chamada de Análise qualitativa e quantitativa de riscos do projeto, leva em consideração o uso de ferramentas e técnicas como:
Avaliação de probabilidade e de impacto dos riscos;
Matriz de probabilidade e de impacto;
Avaliação de qualidade dos dados sobre os riscos;
Categorização dos riscos;
Avaliação da urgência dos riscos;
Opinião especializada.
Aprendemos a fazer uma matriz de PI ou de Probabilidade e Impacto.
Depois, teremos a oportunidade de estudar o processo de realizar a análise quantitativa de riscos, em que sugerimos que você utilizasse as seguintes ferramentas e técnicas:
Técnicas de coleta e apresentação de dados;
Técnicas de modelagem e análise quatitativa dos riscos;
Opinião especializada.
Não obstante, podemos dizer que a Análise Quantitativa de Riscos é a forma de analisar numericamente o efeito sobre as objetividades gerais do projeto, por meio dos riscos identificados. Na base ela é realizada nos riscos que foram priorizados e os efeitos desses eventos de riscos possuem uma classificação numérica para esses riscos.
Em vez de estimar os impactos individuais, usando uma tipologia sem refino no processo de impactos na Análise Quantitativa de Risco para todo o projeto, será feita de forma computável para gerar um ranking total, mais elaborado.
Dessa maneira, esses riscos aceitos como passíveis de realização deverão ser monitorados a partir da passagem da lista e das análises quali e quanti para um documento mais palatável e apto a possuir instruções relativas ao enfrentamento dos riscos em tempo de execução do projeto, ou seja, o documento de Planejamento de Respostas aos Riscos do Projeto.
Nele as decisões quanto aos riscos que representam ameaças devem ser tratados com as estratégias para riscos negativos ou ameaças, tais como:
Prevenir: elimina a ameaça.
Transferir: transfere para 3º junto com a responsabilidade da resposta (seguros, prêmios, garantias, contratos).
Mitigar: providências para diminuir a chance de ocorrência ou o impacto (mais testes, protótipo, simplificar processos, redundâncias).
Aceitar: reconhecimento, planejamento de contingenciamento. (Se ocorrer usar a reserva contingencial – tempo, custos ou recursos).
Da mesma forma, devemos elaborar a resposta aos riscos que são oportunidades, de maneira a criar uma estratégia para riscos positivos ou oportunidades:
Explorar: garantia de que a oportunidade seja concretizada. (usar gente mais experiente para atingir datas).
Melhorar: identificação e maximização dos impulsionadores para que ocorra o planejado (aumentar a equipe, realocar a equipe).
Compartilhar: transferência total ou parcial a terceiro (fazer parcerias, joint ventures).
Aceitar: disposição em aproveitar, se ocorrer sem perseguir.
Isso posto, consideramos um resumo da gestão de riscos baseada no PMBOK, 5ª edição e consideramos suficiente para que voce possa refletir na complexidade e no conjunto de técnicas e de ferramentas elaboradas, visando ao acompanhamento, à predição e ao monitoramento de riscos nos projetos.
Já imaginou sobre o plano de riscos de construção de uma usina hidrelétrica que leva 10 anos para ser construída e envolve desapropriações, destruição de nichos ecológicos, impactos ambientais gigantescos, migração populacional, desafios de engenharia civil, acordos entre países, geração de empregos, acidentes com vítimas, previsão de consumo energético do país, composição da matriz energética, entre tantos outros? Já imaginou você como gerente de um projeto dessa magnitude?