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Teorias da Administração I Administração Giselle Pavanelli Giselle Pavanelli TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO I Educação a Distância SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 4 INTRODUÇÃO 5 1 AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO 13 1.1 DEFINIÇÕES 13 1.2 ABORDAGENS DAS TEORIAS DE ADMINISTRAÇÃO 14 1.2.1 ÊNFASE NAS TAREFAS 15 1.2.2 ÊNFASE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 15 1.2.2.1 Teoria Anatomista e Fisiologista 16 1.2.2.2 Teoria Burocrática 16 1.2.2.3 Teoria Estruturalista 18 1.2.2.4 Teoria Neoclássica da Administração 19 1.2.3 ÊNFASE NAS PESSOAS 19 1.2.3.1 Teoria Humanística ou das Relações Humanas 19 1.2.3.2 Teoria Comportamental da Administração 20 1.2.4 ÊNFASE NO AMBIENTE 20 1.2.5 Ênfase na Tecnologia 21 1.3 O ESTÁGIO ATUAL DA TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO 21 1.4 O FUTURO DAS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO, OS TEMAS EMERGENTES 22 2 OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO 24 2.1 PLANEJAMENTO 25 2.2 ORGANIZAÇÃO 27 2.3 DIREÇÃO 27 2.4 CONTROLE 28 3 O PAPEL DO ADMINISTRADOR 30 4 DA REVOLUÇÃO URBANA A REVOLUÇÃO INDUSTRIAL 32 5 A ADMINISTRAÇÃO NO BRASIL 34 6 A MECANIZAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 37 6.1 TEORIA CLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO 37 6.1.1 Funções da Gerência Administrativa 39 6.1.2 Críticas da Teoria Clássica 40 6.2 ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA 41 7 OS ORGANISMOS NAS ORGANIZAÇÕES 47 7.1 A TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS 47 8 ABORDAGEM NEOCLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO 57 8.1 TEORIA NEOCLÁSSICA 57 8.2 ADMINISTRAÇÃO COMO TÉCNICA SOCIAL 58 8.3 TIPOS DE ORGANIZAÇÃO 59 8.3.1 Linear 59 8.3.2 Funcional 60 8.3.3 Linha-Staff 61 8.4 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS 63 REFERÊNCIAS 65 4 APRESENTAÇÃO É com satisfação que a Unisa Digital oferece a você, aluno, esta apostila de Teorias da Administração I, parte integrante de um conjunto de materiais de pesquisa voltados ao aprendizado dinâmico e autônomo que a educação a distância exige. O principal objetivo desta apostila é propiciar aos alunos uma apresentação do conteúdo básico da disciplina. A Unisa Digital oferece outros meios de solidificar seu aprendizado, por meio de recursos multidisciplinares como chats, fóruns, Aulas web, Material de Apoio e e-mail. Para enriquecer o seu aprendizado, você ainda pode contar com a Biblioteca Virtual: www.unisa.br, a Biblioteca Central da Unisa, juntamente com as bibliotecas setoriais, que fornecem acervo digital e impresso, bem como acesso a redes de informação e documentação. Nesse contexto, os recursos disponíveis e necessários para apoiá-lo no seu estudo são o suplemento que a Unisa Digital oferece, tornando seu aprendizado eficiente e prazeroso, concorrendo para uma formação completa, na qual o conteúdo aprendido influencia sua vida profissional e pessoal. A Unisa Digital é assim para você: Universidade a qualquer hora e em qualquer lugar! Unisa Digital 5 INTRODUÇÃO As mudanças são cada vez mais rápidas e inesperadas, principalmente no campo do conhecimento e da explosão populacional, tais mudanças impõem novas e crescentes necessidades. Nesse contexto, o crescimento das organizações torna-se complexo e sem fronteiras. As diversas Teorias da Administração serão estudadas no decorrer do nosso curso/disciplina, veremos suas contribuições e os diferentes enfoques para a melhoria da gestão nas organizações. Cada teoria surgiu em resposta a algum problema empresarial da sua época. As teorias atenderam e apresentaram soluções às questões encontradas e, de certo modo, são aplicáveis às situações de hoje. No início do século XX despontaram as primeiras teorias das organizações. As teorias são conhecimentos organizados, produzidos pela experiência e prática nas organizações. Organizações são grupos sociais deliberadamente orientados para a realização de objetivos ou finalidades. A organização burocrática, sistema social dominante nas sociedades modernas, é uma estratégia de administração e de dominação, fruto e berço da burocracia. Autores argumentam que o entendimento das organizações modernas baseia-se em leis, que as pessoas aceitam por acreditarem que são racionais, isto é, definidas em função do interesse das próprias pessoas e não para satisfazer aos caprichos arbitrários de um dirigente. As pessoas que integram as organizações modernas também aceitam que algumas pessoas representem a autoridade da lei. A autoridade é a contrapartida da responsabilidade que essas pessoas têm de zelar pelo cumprimento da lei. De acordo com Morgan (1996), Weber estava interessado nas consequências sociais da proliferação da burocracia e assim preocupou-se com o efeito que isso poderia ter sobre o lado humano da sociedade. O cientista alemão viu que o enfoque burocrático tinha potencial para rotinizar e mecanizar quase cada aspecto da vida humana, corroendo o espírito humano e a capacidade de ação espontânea, o que poderia ter graves consequências políticas ao minar o potencial de formas mais democráticas de organização. 6 Em contraste com Weber, teóricos profissionais em administração da América do Norte e da Europa estabeleceram as bases daquilo que é agora conhecido como “a Teoria da administração Clássica” e “Administração Científica”. As Teorias da Administração ganharam outros enfoques ao longo do tempo e procuraram oferecer soluções universais para todos os problemas e situações vividos nas organizações. Os enfoques da produção em massa e da eficiência, a Escola do Humanismo e o foco comportamental das relações sociais no trabalho, a Escola da Qualidade e do Processo Administrativo, o enfoque Sistêmico e Contingencial são algumas abordagens desenvolvidas e difundidas pela Administração moderna. A compreensão das organizações enquanto corporações de trabalho é uma arte. Morgan caracteriza as organizações por metáforas, que podem ser utilizadas para entender os processos organizacionais, enfatizando que é necessário lançar mão de várias delas e não de uma única para melhorar a nossa habilidade compreensiva de “ler e interpretar” os diferentes aspectos que coexistem e se complementam dentro da realidade organizacional, por mais paradoxal que esta possa parecer. Morgan (1996), interpreta as organizações a partir de metáforas, comparando-as a imagens que permitem vê-las enquanto máquinas, organismos vivos, cérebros, culturas, sistemas políticos, prisões psíquicas, fluxos e transformações e, finalmente, enquanto instrumentos de dominação. O autor busca a integração das metáforas para compreensão da realidade complexa, ambígua e repleta de paradoxos da organização. Segundo o autor, usando diferentes metáforas para entender o caráter complexo e paradoxal da vida organizacional, somos capazes de administrar e planejar organizações de formas não pensadas como possíveis anteriormente. Para o autor, qualquer abordagem realista da análise organizacional deve ser iniciada a partir da premissa de que organizações podem ser muitas ao mesmo tempo. Alguns acreditam que há riscos em brincar com a ciência e em abstrair suas metáforas porque, depois de um certo grau de distensão, as metáforas perdem sua relação com as rigorosas teorias científicas que as originaram. Outros, no entanto, alegam que tudo na ciência é metáfora, uma descrição hipotética de como refletir sobre uma realidade que nunca podemos conhecer plenamente. 7 As metáforas de Morgan nos ajudam a ir além das teorias das organizações, facilitando a análise crítica e a interpretação das faces organizacionais, que não estão restritas a explicaçõesacabadas ou a um conjunto de referenciais definidos, mas que transitam entre diferentes maneiras de pensar. Segundo a obra do autor, a metáfora da máquina ilustra como esse estilo de pensamento alicerçou o desenvolvimento da burocracia. Conforme o autor, quando os administradores pensam nas organizações como máquinas, tendem a administrá-las e planejá-las como máquinas feitas de partes que se interligam, cada uma desempenhando um papel claramente definido no funcionamento do todo. Enquanto algumas vezes isso pode comprovar-se eficaz, outras vezes pode ter muitos resultados desastrosos. Um dos problemas mais básicos da administração moderna é que a forma mecânica de pensar está tão arraigada nas nossas concepções diárias de organização que é frequentemente muito difícil organizá-la de outra forma. Há afirmações de que à medida que deixamos para trás o modelo mecanicista das organizações, e a ideia de trabalhadores como engrenagens substituíveis do maquinário de produção, começamos a ver a nós mesmos em dimensões muito mais ricas, a apreciar a totalidade que somos e, quem sabe, planejar organizações que honrem e façam uso dessa grande dádiva que é aquilo que, na qualidade de seres humanos, todos nós somos. A metáfora dos organismos de Morgan corrobora com este pensamento, pois o foco da comparação é sua atenção em compreender e administrar necessidades organizacionais e as relações com o ambiente. Essa metáfora pressupõe que diferentes tipos de organizações pertencem a diferentes espécies, das quais a burocrática é apenas uma. Diferentes espécies são mais talhadas para lidar com as demandas de diferentes ambientes e, desta forma, aumenta-se a capacidade de desenvolver interessantes teorias sobre as relações entre as organizações e os seus ambientes. A metáfora analisa as organizações como organismos que nascem, crescem, desenvolvem-se, declinam e morrem, além de possuir a capacidade de se adaptarem a ambientes em mutação. Essa imagem está muito ligada às relações entre as espécies e os padrões de evolução encontrados na ecologia 8 interorganizacional, e a sua perspectiva contribuiu muito para o desenvolvimento da teoria da administração moderna. A metáfora do cérebro foca a importância do processamento de informações, aprendizagem e inteligência nas organizações, permitindo ao leitor uma forma de compreensão e avaliação das organizações modernas sob esta perspectiva. Duas linhas de interpretação das organizações vistas como cérebro, são enfatizadas, uma do tipo computador ou processador de informações, e outra do tipo holograma. Segundo o autor, essas imagens, especialmente a do holograma, ressalta princípios importantes de auto-organização para concepção de organizações nas quais um alto grau de flexibilidade e inovação é necessário. As organizações enquanto culturas são vistas como um lugar onde residem ideias, valores, normas, rituais e crenças que as sustentam como realidades socialmente construídas. Este enfoque tem recebido crescente atenção nos últimos anos, especialmente dos estudiosos em cultura organizacional, que defendem administrar e planejar organizações através de valores, crenças e outros padrões de significados compartilhados que orientam a vida nas organizações. Especialistas em cultura corporativa afirmam que não se pode construir um conceito comum se não houver concordância em como defini-lo, como medi-lo, como estudá-lo e como aplicá-lo no mundo real das organizações. Para ele, cultura apresenta aspectos como: estabilidade, compartilhamento, padronização, dinâmica e vida em grupo; resultando em um padrão de suposições básicas, inventadas, descobertas ou desenvolvidas por um dado grupo, que aprende a lidar com seus problemas de adaptação externa e integração interna, que foram suficientemente bem trabalhadas para serem consideradas válidas e assim deve ser ensinada aos novos membros do grupo como a forma correta de perceber, pensar e sentir em relação àqueles problemas. A cultura de um dado grupo refletirá o que aquele grupo aprendeu ao resolver os problemas ao longo de sua história. A adaptação externa é realizada com a definição da missão da empresa e suas funções, o estabelecimento das metas, os critérios para a mensuração dos resultados e os ajustes nas estratégias caso as metas não estejam sendo alcançadas e a integração interna é realizada pela definição de uma linguagem comum, a delimitação das “fronteiras” do grupo e os critérios de inclusão, os critérios para a atribuição de status, poder e autoridade, 9 os critérios para a atribuição de recompensas e punições e conceitos para gerenciar o não gerenciável (ideologia e religião). A cultura nas organizações é um sistema de símbolos e significados compartilhados, que serve como mecanismo de controle. A ação simbólica necessita ser interpretada, lida ou decifrada para que seja entendida. É essa ação simbólica que ocorre em torno da oposição mais relevante num dado grupo, instituição ou sociedade. A metáfora da política, discutida por Morgan (1996), focaliza diferentes conjuntos de interesses, conflitos e jogos de poder que moldam as atividades organizacionais. As organizações são vistas como sistemas de governo baseados em vários princípios políticos que legitimam diferentes tipos de regras assim como fatores específicos que delineiam a política da vida organizacional. De acordo com Morgan (1996), os seres humanos possuem uma inclinação especial em caírem nas armadilhas criadas por eles mesmos. Através de uma metáfora mais abstrata, o autor, enxerga as organizações enquanto “prisões psíquicas”, nas quais pessoas caem nas armadilhas dos seus próprios pensamentos, ideias e crenças ou preocupações que se originam na dimensão inconsciente da mente. A imagem da visão psíquica convida a examinar a vida organizacional para ver se, e de que forma caímos na armadilha dos processos conscientes e inconscientes da nossa própria criação. Assim a metáfora da “prisão psíquica” examina a psicodinâmica e a ideologia nas organizações. Em complemento à metáfora das “prisões psíquicas”, a metáfora das organizações como “instrumentos de dominação” é interpretada por Morgan, sob a perspectiva dos aspectos potencialmente exploradores das organizações. O autor mostra como as organizações frequentemente usam os seus empregados, as comunidades hospedeiras e o mundo econômico para atingirem seus fins e como a essência da organização repousa sobre um processo de dominação em que certas pessoas impõem os seus objetivos sobre as outras. Existe uma crise no processo de identificação dos indivíduos das sociedades modernas e essa crise é fator-chave na legitimação das organizações atuais e em especial nas grandes empresas como ator social central. A crise de âmbito social é resultante de mudanças decorrentes das fragilidades apresentadas pela desagregação da família; o fracasso do Estado como provedor de bens e 10 serviços; a descrença na religião como meio para solucionar os problemas; a ausência de clareza sobre o papel da educação; a tecnologia que deixa de ser um modo de fazer para transformar-se em um modo de ser; a presença feminina no mercado de trabalho e a consolidação definitiva do capitalismo como o modo de produção global. Diante desse contexto, que provoca desorientação, dúvida e confusão, e gerando um futuro incerto e crise de identidade, a organização apresenta-se como a “tábua de salvação”. Há autores que afirmam que a sedução e o carisma, são formas de poder, que convidam as pessoas a terem lugar em uma fantasia de rara beleza que não se presta a provas da realidade cotidiananem precisa se justificar. Esses elementos estão presentes nas organizações modernas, que tem uma enorme capacidade de criar ou despertar um mundo de ilusões, de lidar com uma série de signos vazios e fortuitos, mas que leva o indivíduo a defendê-la com grande fanatismo. A metáfora do “fluxo de transformação”, segundo Morgan (1996), requer uma mudança de concepção. Para o autor, o segredo de compreender a organização a partir dessa perspectiva reside na compreensão lógica de mudança que dá forma à vida social. Três vertentes desta metáfora são discutidas pelo autor, uma enfatiza como as organizações são sistemas autoprodutores que se criam nas suas próprias imagens; outra enfatiza como são produzidos enquanto resultado de fluxos circulantes de feedback positivo e negativo e a terceira sugere que sejam o produto de uma lógica dialética por meio da qual todos os fenômenos tendem a gerar o seu oposto. As descobertas daí decorrentes podem ajudar a compreender e administrar a mudança organizacional, bem como compreender as forças que moldam a natureza da organização em nível social. O nosso conceito de organização está se afastando das criações mecanicistas que floresceram da era da burocracia. Começamos a falar sério de estruturas mais fluidas e orgânicas e até de organizações como sistemas inteiros, concebendo-as como organizações capazes de aprender, creditando-lhes algum tipo de capacidade de autorrenovação e percebendo que as pessoas têm a capacidade de se organizarem sozinhas. As metáforas ou imagens das organizações, apresentadas por Morgan corroboram outros autores e permitem enxergar as organizações de muitas formas ao mesmo tempo. 11 Uma organização do tipo máquina, concebida a partir de objetivos específicos, pode ser simultaneamente uma espécie de organismo capaz de sobreviver em determinados ambientes, mas não em outros; um sistema de processamento de informações que se revela especializado para certos tipos de aprendizagem, mas não para outros; um meio cultural caracterizado por valores, crenças e práticas sociais distintos, ou uma prisão psíquica, em que várias lutas subconscientes ou ideológicas brigam pela dominação das pessoas; um sistema político no qual as pessoas lutam pelo poder para garantir seus próprios fins; ou ainda a organização pode se apresentar como um sistema aberto e complexo onde as mudanças são constantes e sofrem interferência do ambiente em que estão inseridas, assim como interferem na ecologia social a que pertencem. As discussões sobre os modelos e metáforas organizacionais estão intimamente ligadas ao gerenciamento ou gestão das organizações. Os trabalhos que estudam o processo gerencial são inúmeros e os argumentos de diversas naturezas. Alguns autores defendem a ideia de que se trata de um processo essencialmente objetivo, por outro lado há uma segunda vertente que defende a ideia da gerência como essencialmente dinâmica e subjetiva. Entendemos que o gerenciamento não pode ser inflexível a ponto de adotar uma das duas vertentes excluindo a outra. A gerência contemporânea é uma atividade permeada por controvérsias, e, portanto, não há uma definição muito precisa do que é, de fato, ser um gerente, principalmente porque as variáveis do processo decisório gerencial estão em constante mutação. Isso faz da gerência uma atividade que requer um aprendizado constante. Há uma analogia entre uma organização e um grande monstro desconhecido que precisa ser dominado, evidenciando que para que este monstro seja de fato sobrepujado, é necessário que os grandes dirigentes sintam suas necessidades e indiquem alguns caminhos a serem seguidos. Consideramos um dos caminhos para dominar o monstro da gestão nas organizações, a aplicação dos princípios de liderança, tema que será aprofundado nas próximas seções. Os autores parecem concordar que a organização é um organismo complexo, que precisa ser estudada com profundidade e competência e que simplificações exageradas da realidade prejudicam o entendimento e a aplicação de 12 ferramentas para condução das situações que envolvem as organizações. A ferramenta da metáfora favorece o entendimento e as perspectivas do comportamento organizacional face os diferentes ambientes e sistemas de organização, possibilitando transcender os modelos estereotipados das escolas da administração. 13 1 AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO A atividade administrativa é caracterizada por seu traço multicientífico e multidisciplinar. Quase tudo é administração - qualquer trabalho que seja realizado por duas ou mais pessoas, que tenham graus de poder diferentes, contém elementos de administração. De nada adianta ter conhecimento, deter ou dominar uma técnica se ao mesmo tempo não estiver disponível uma habilidade de gerenciar essa técnica e esse conhecimento, ou seja, administrá-lo. O que dificulta o enquadramento teórico da Administração é o fato de ela transitar livremente entre o senso comum e as teses de mestrado e doutorado. A Administração é praticada não só entre aqueles que possuem formação acadêmica específica, pois também é possível encontrar em diversas organizações, administradores que não são formados e contam somente com a prática. Encarar a Administração, como um corpo de conhecimentos dotado de um objeto (próprio) de estudo, é requisito que a qualifica como ciência. O principal meio de acesso à ciência administrativa é através das Teorias da Administração, que resultaram de uma imensa produção de livros sobre a ciência da Administração. Para o entendimento das Teorias da Administração, faremos algumas definições de termos que serão utilizados no conteúdo desta apostila e serão posteriormente aprofundados no estudo da disciplina. 1.1 DEFINIÇÕES a) Teoria é uma representação abstrata do que se percebe da realidade. b) Teorias são explicações, interpretações ou proposições sobre a realidade. c) Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. d) Recursos: pessoas, informação, espaço, tempo, dinheiro, instalações. 14 e) Decisões: planejamento, organização, execução e direção, controle (também conhecidos como Princípios da Administração). f) Objetivos: resultados esperados. g) Funções Administrativas: planejamento, organização, execução e controle. h) Teorias da Administração são conhecimentos organizados, produzidos pela experiência prática das organizações. i) Escolas: é uma linha de pensamento ou conjunto de autores que usaram o mesmo enfoque para analisar e tratar a administração. j) Modelos de Gestão: conjunto de doutrinas e técnicas, como por exemplo, modelo japonês de administração. k) Modelos de Organização: produto da adoção de determinado modelo de gestão, por exemplo, mecanicista, comportamental etc. l) Técnicas para solução de problemas: metodologia de planejamento, organização, execução, controle. O estudo da administração sofreu forte incremento a partir do início do século XX, muito embora a administração tenha sido sempre objeto de interesse por parte do homem no decurso de sua história. Por esse motivo, a evolução das Teorias da Administração será considerada também a partir desta época. 1.2 ABORDAGENS DAS TEORIAS DE ADMINISTRAÇÃO As abordagens das Teorias de Administração, de forma geral, podem ser classificadas quanto a sua ênfase: a) nas tarefas; b) na estrutura organizacional; c) nas pessoas; d) noambiente; e) na tecnologia. 15 1.2.1 A Ênfase nas Tarefas Em termos de teoria moderna, a escola de Administração Científica -1903 - foi o marco a partir do qual as organizações e a administração ganharam um cunho científico. A escola de Administração Científica tinha enfoque principal na organização racional do trabalho e seu principal representante foi o engenheiro americano Frederick W. Taylor. Taylor concentrou seus estudos na racionalização do trabalho do operário, procurando descobrir qual o melhor método para torná-lo mais eficiente. A Administração Científica estava fundamentada em dois itens: motivação e organização. A motivação estava relacionada ao dinheiro. O homem trabalhava para a organização porque precisava do dinheiro. Assim, estabeleceram- se os planos de incentivos salariais e prêmios por produção. Podemos chamar de Homo Economicus: concepção da natureza humana segundo a qual o homem, ao tomar uma decisão, conhece todos os cursos de ação possíveis, bem como suas consequências, optando sempre por aquela que lhe trouxer melhores e maiores ganhos. Na organização, a preocupação estava na divisão do trabalho operário, de forma tal que se tinha assegurado o controle total dos passos da produção e sua coordenação. Na Administração Científica, o estudo dos tempos e dos movimentos era muito empregado no desenvolvimento do método racional. Em síntese: os estudos de Taylor eram incompletos, uma vez que não abarcavam a TOTALIDADE DA ORGANIZAÇÃO, preocupando-se fundamentalmente, com a racionalização do trabalho do operário. 1.2.2 A Ênfase na Estrutura Organizacional A abordagem centrada na estrutura organizacional representa um avanço no estudo das organizações, pois propicia uma elevada ampliação, do objeto de estudo. Quatro teorias são aqui relacionadas: 16 a) Teoria Anatomista e Fisiologista; b) Teoria Burocrática; c) Teoria Estruturalista; e d) Teoria Neoclássica. 1.2.2.1 Teoria Anatomista e Fisiologista A Teoria Anatomista e Fisiologista - 1906 - tinha como enfoque principal a maior eficiência, conseguida através da forma e disposição dos órgãos que compunham a estrutura organizacional, assim como as relações e funções no contexto global. O principal representante desta teoria foi o engenheiro francês Henri Fayol. Coube a Fayol a elaboração dos famosos princípios gerais da administração: divisão do trabalho, autoridade e responsabilidade, disciplina, unidade de comando, unidade de direção, subordinação do interesse individual ao geral, remuneração do pessoal, centralização, cadeia escalar (hierarquia), ordem, equidade (igualdade de tratamento), estabilidade do pessoal, iniciativa e espírito de equipe. Em síntese, é uma abordagem essencialmente normativa: o administrador se conduz através do processo administrativo utilizando-se dos princípios gerais para obter a eficiência administrativa. 1.2.2.2 Teoria Burocrática A Teoria Burocrática - 1909 - teve como pai o sociólogo alemão Max Weber. O termo burocracia, num sentido técnico, significa a existência de certas características da organização formal voltadas exclusivamente para a racionalidade e para a eficiência. A burocracia, portanto, não tem o sentido pejorativo de uso popular, mas significa racionalidade e eficiência. Weber definiu um tipo ideal de burocracia, com as seguintes características: 17 • Formalização: todas as atividades da organização são definidas por escrito e a organização opera de acordo com um conjunto de leis ou regras que são aplicáveis a todos os casos individuais, sem exceção; • Divisão do trabalho: cada participante tem um cargo ou posição definidos com esfera específica de competência, com deveres oficiais e atribuições estritamente especificadas e delimitadas; • Princípio da hierarquia: a burocracia se assenta em uma hierarquia bem definida de autoridade. Cada funcionário é submetido a ordens impessoais que guiam suas ações de modo a assegurar a sua obediência. Cada função mais baixa está sob o controle e supervisão da mais alta, assegurando unidade de controle: cada funcionário tem apenas um único chefe. Daí o formato de estrutura piramidal da burocracia; • Impessoalidade: o funcionário ideal desempenha com impessoalidade no relacionamento com outros ocupantes de cargos; • A burocracia enfatiza os cargos: a burocracia enfatiza os cargos e não as pessoas que os ocupam, pois as pessoas entram e saem da organização, mas os cargos permanecem para garantir sua continuidade e perpetuação; • Competência técnica: a seleção e escolha dos participantes têm como base a competência técnica e qualificação profissional dos candidatos e não em preferências de ordem pessoal. Daí a utilização de testes e concursos para preenchimento de cargos ou para promoções. A burocracia se baseia eminentemente no mérito. O sistema também prevê carreiras e as promoções que são feitas de acordo com a antiguidade ou o mérito funcional, dependendo sempre do julgamento superior; • Separação entre propriedade e administração: os recursos utilizados pela organização burocrática para a execução das tarefas não são de propriedade dos burocratas. A administração está separada da 18 propriedade dos meios de produção, pois o dirigente ou o burocrata não é necessariamente o dono da organização ou dos seus meios de produção, mas um profissional especializado na sua administração. Daí o gradativo afastamento do capitalista da direção do seu negócio e a democratização do capital através das sociedades anônimas; • Profissionalização do funcionário: os funcionários da burocracia são profissionais, pois são especialistas face à divisão do trabalho, são assalariados de acordo com suas funções ou posição hierárquica, seus cargos constituem a sua principal atividade dentro da organização, são nomeados pelo superior imediato, seus mandatos são por tempo indeterminado, seguem carreira dentro da organização e não possuem a propriedade dos meios de produção da organização. 1.2.2.3 Teoria Estruturalista A Teoria Estruturalista - 1947 - foi desenvolvida a partir das limitações e rigidez do modelo burocrático. Tem proposta de compatibilizar as contribuições clássicas e humanistas na teoria da administração. Representa um avanço em termos da teoria, pois, pela primeira vez, as organizações são analisadas de forma mais ampla, contemplando-se aspectos formais e não-formais. Nessa teoria, o ambiente externo recebeu um enfoque especial, sendo considerado uma variável a mais no estudo das organizações. Os objetivos organizacionais adquiriram significativo relevo e o conflito passou a ser considerado como sinal de vitalidade. É o período da Administração Por Objetivos (APO), da teoria da crise e da administração do conflito. A teoria estruturalista representa um período de transição e mudança no estudo das organizações. 19 1.2.2.4 Teoria Neoclássica da Administração A Teoria Neoclássica - 1954 - ficou conhecida como escola do processo administrativo. Representa uma retomada da teoria anatomista e fisiologista da administração – Fayol. O enfoque principal reside na prática da administração, retomando os princípios daquela teoria, porém com ênfase nos objetivos e resultados. Destacam-se itens como: descrição de cargos, equivalência entre autoridade e responsabilidade e princípios de linha e “staff”. Sendo que linha de comando refere- se aos órgãos de linha que seguem rigidamente o princípio escalar da autoridade de comando, enquanto os de “staff” fornecem à linha serviços,conselhos, recomendações que estes últimos não têm condições de prover a si mesmo. Teremos um tópico dedicado a esta Teoria, para melhor compreensão. 1.2.3 A Ênfase nas Pessoas É a abordagem que enfatiza as pessoas dentro das organizações, relegando a estrutura e as tarefas a um segundo plano. Distinguem-se duas teorias: das relações humanas e do comportamento organizacional. 1.2.3.1 Teoria Humanística ou das Relações Humanas A Teoria Humanística - 1932 - se desenvolveu em oposição às teorias centradas nas tarefas e na estrutura das organizações. (Taylor e Fayol). Assim, os conceitos relativos à organização formal, autoridade e responsabilidade, hierarquia, eficiência, princípios gerais da administração, foram substituídos por outros, oriundos do desenvolvimento da psicologia do trabalho e sociologia industrial. Na teoria humanística prevalecem os conceitos de organização informal, motivação, necessidades humanas básicas, dinâmicas de grupo, comunicação e liderança. Autores: Maslow, Herzberg e Lewin, Blake e Mouton. 20 A teoria humanística, contudo, ensejou uma visão inadequada das relações humanas, uma concepção ingênua do operário e uma análise simplista das relações entre empresário e trabalhador. Apesar de todos os problemas, a teoria representou uma saudável renovação e a abertura de novas frentes de estudo na Teoria da Administração. Também explicaremos com maiores detalhes esta Teoria, logo mais, ainda nesta apostila. 1.2.3.2 Teoria Comportamental da Administração A Teoria Comportamental - 1957 - é a retomada da teoria das relações humanas em novas bases. O trabalho é mais fundamentado em pesquisa e há uma tentativa de síntese da teoria anterior. A Teoria Comportamental surge também em oposição às teorias com ênfase na estrutura e nas tarefas, trazendo muitos tópicos da teoria burocrática. A Teoria Comportamental é uma teoria que foca o processo decisório. A tomada de decisão é o ponto fundamental, sendo considerada mais importante do que a execução. Há um esforço nessa teoria para compatibilizar os objetivos individuais e os da organização. O equilíbrio da organização está intimamente relacionado com a proporção da satisfação do indivíduo na organização. 1.2.4 A Ênfase no Ambiente O estudo da variável ambiente tornou-se possível graças à influência da Teoria de sistemas - 1970, na teoria da administração. A organização é entendida como um sistema aberto, isto é, que se caracteriza: a) por fazer parte de um sistema maior; b) pela interdependência dos subsistemas; c) pela existência de fronteiras definidas com capacidade de modificação de si mesmas; 21 d) por ser constituída de subsistemas menores; e) por ser mais dirigida ao provável e não ao determinado. A grande vantagem do estudo das organizações como sistemas abertos é a possibilidade de uma visão holística, ou seja, mais ampla da estrutura e dos comportamentos organizacionais. É extremamente importante estudar as variáveis exógenas, ou seja, aquelas situadas fora dos limites da organização e que afetam com maior ou menor intensidade, ao invés de se estudar apenas as variáveis endógenas, ou seja, intraorganizacionais. 1.2.5 A Ênfase na Tecnologia O papel da tecnologia na determinação da estrutura e do comportamento organizacional tem sido objeto de estudos na teoria organizacional. Esses estudos são recentes e têm como ponto de partida os trabalhos de Joan Woodward na Inglaterra. O desenvolvimento desses estudos leva à criação da Teoria da Contingência - 1972. De acordo com essa teoria, três variáveis são importantes: tamanho da organização, tecnologia e natureza do ambiente. Na Teoria Contingencial não há tratamento único para a organização - existe um íntimo relacionamento entre o trabalho, organização e o ambiente. A Teoria Contingencial se dedica ao estudo do clima organizacional e com os diferentes estilos de liderança. 1.3 O ESTÁGIO ATUAL DA TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO Procurou-se fornecer uma visão global a respeito do desenvolvimento da teoria administrativa. Esse desenvolvimento é recente, do início do século XX. Assim, em aproximadamente 100 anos, pode-se observar um crescimento das teorias. 22 Convém que se enfatize que todas as teorias apresentadas são válidas e utilizadas até hoje. Evidentemente, cada uma delas oferece suporte para a resolução de problemas específicos. A grande mudança reside no fato da teoria atual ser bastante complexa, possibilitando uma grande variedade de abordagens com um número elevado de variáveis a serem consideradas. Atualmente, as Teorias da Administração estudam a interlocução entre as principais variáveis já vistas, ou seja, tarefa, pessoas, ambiente e tecnologia. É certo que cada uma delas influencia e é influenciada pelas demais. Qualquer alteração numa delas, pode provocar alterações nas outras. A integração entre as variáveis é o grande desafio para as Teorias da Administração e para os administradores, em qualquer nível hierárquico. Deles se exigem uma maior capacitação, a fim de corresponderem aos crescentes desafios impostos pela complexidade das organizações modernas. 1.4 O FUTURO DAS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO, OS TEMAS EMERGENTES Com base no exposto até agora, cabe indagar a respeito do futuro da teoria da administração. Será possível imaginá-lo? A tarefa é extremamente complexa. Parece razoável esperar que a teoria da administração sofra mudanças e transformações de difícil previsão. Acredita-se que as incertezas acentuar-se-ão, exigindo constantes revisões e, acima de tudo, muita flexibilidade por parte dos administradores. As organizações sofrerão inúmeros impactos, enfrentando períodos prolongados de turbulência, que exigirão a máxima capacidade criativa e todo empenho dos administradores. Tudo nos leva a crer que as empresas dinâmicas e flexíveis prevalecerão no futuro. Algumas das principais causas seriam: a) As empresas viverão num ambiente turbulento, que delas exigirá alterações e ajustamentos contínuos; b) As empresas continuarão a diferenciar suas atividades, criando maiores problemas de integração e coordenação; c) Maior destaque será dado à sugestão e à persuasão, e não à coerção baseada no exercício da autoridade, como meio de coordenação do 23 trabalho de seus membros, e de coordenação das funções e competências no interior da empresa; d) As metas das empresas se ampliarão. Dar-se-á maior ênfase à satisfação de uma série conjunta de objetivos do que à maximização de qualquer um deles isoladamente. Parece evidente que a principal forma para se vencer estes desafios residirá no fato de se contar com administradores, em qualquer nível, capazes e bem preparados. 24 2 OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO Segundo Maximiano (2000, p.24), “para entender o que significa Administração, é preciso ir além da interpretação da palavra. É preciso compreender o papel que a administração desempenha para as organizações e para a sociedade”. Ainda conforme Maximiano (2004), podemos definir Administração a partir de objetivos, decisões e recursos - essas são palavras-chave. Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamados de processos ou funções: planejamento, organização, execução e controle. As decisões resumem os Princípios de Administração.Acredita-se que, a partir do conhecimento das Teorias da Administração, haja condições para a análise dos Princípios de Administração. Convém destacar, inicialmente, que os princípios fundamentais de administração vieram se consolidando através de todas as teorias já vistas, com o decorrer do tempo. Frederick Taylor, já na escola de Administração Científica, utilizava quatro princípios básicos: planejamento, preparo (hoje, organização), controle e execução. Como visto anteriormente, esses princípios eram considerados em relação à tarefa. Henry Fayol empregava, embora em relação às tarefas administrativas, os princípios previsão, organização, comando, coordenação e controle. A evolução das teorias trouxe, naturalmente, uma evolução na conceituação dos princípios de administração. Assim sendo, hoje, quatro princípios são considerados de fundamental importância nas Teorias da Administração: a) Planejamento; b) Organização; c) Direção; d) Controle. Deve-se destacar, também, que estes princípios, com elevada probabilidade, terão importância cada vez mais acentuada. Detalharemos cada um 25 desses itens para evidenciar a importância de seu conhecimento para a gestão das organizações sob a perspectiva de quaisquer das Teorias da Administração. 2.1 PLANEJAMENTO Segundo Chiavenato (1994, p. 214): O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais objetivos devem ser alcançados, e visa dar condições racionais para que se organize e dirija a empresa ou seus departamentos ou divisões a partir de certas hipóteses a respeito da realidade atual e futura. Chiavenato (1997, p. 113) menciona que a elaboração do planejamento evita a adoção de ações improvisadas, casuais, contribuindo para reduzir o nível de incerteza e possibilitando maior segurança quanto ao desempenho da empresa. O planejamento, segundo ele, apresenta as seguintes características: a) É um processo permanente e contínuo, pois é realizado de forma sistemática dentro da empresa e não se esgota na simples montagem de um plano de ação; b) É sempre voltado para o futuro e está intimamente ligado com a previsão, embora não se confunda com ela. O conceito de planejamento inclui o aspecto de temporalidade e futuro: o planejamento é uma relação entre coisas a fazer e o tempo disponível para fazê-las; c) Preocupa-se com a racionalidade da tomada de decisões, pois ao estabelecer esquemas para o futuro funciona como um meio de orientar o processo decisório, dando-lhe maior racionalidade e subtraindo incerteza subjacente a qualquer tomada de decisão; d) Visa a relacionar, entre várias alternativas disponíveis, um determinado curso de ação, em função de suas consequências futuras e das possibilidades de sua execução e realização. O curso de ação escolhido pode ter uma duração variável - desde curto a longo prazo - e pode ter uma amplitude igualmente variável - abrangendo a empresa como um todo até uma determinada unidade de trabalho; e) É sistêmico, pois deve considerar a empresa ou o órgão ou a unidade como uma totalidade. O planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que o compõem, bem como as relações e compromissos internos e externos; 3 É interativo. Como o planejamento se projeta para o futuro, ele deve ser suficiente e prudentemente flexível para aceitar ajustamentos e correções. Pressupõe avanços e recuos, 26 alterações e modificações em função de eventos novos, ou diferentes que ocorram tanto no ambiente interno quanto externo da empresa; 4 É uma técnica de alocação de recursos de forma antecipadamente estudada e decidida. Deverá refletir a otimização na alocação e dimensionamento dos recursos com os quais a empresa ou o órgão dela poderá contar no futuro para suas operações; 5 É uma técnica cíclica. À medida que é executado, passa a ser realizado. Conforme vai sendo executado e realizado, permite condições de avaliação e mensuração para novos planejamentos, com informações e perspectivas mais seguras e corretas; 6 É função administrativa que interage dinamicamente com as demais. Está intimamente relacionado com as demais funções administrativas, como a organização, o controle e a avaliação, influenciando e sendo influenciado por elas, a todo o momento e em todos os níveis da empresa; 7 É uma técnica de coordenação. Permite a coordenação de várias atividades no sentido da realização dos objetivos desejados e de maneira eficaz; 8 É uma técnica de mudança e inovação. O planejamento é uma das melhores maneiras de se introduzir deliberadamente mudança e inovação dentro de uma empresa, sob uma forma previamente definida e escolhida e devidamente programada. O Planejamento pode ser considerado em função do nível da empresa, conforme ilustra a figura a seguir: Nível Institucional Planejamento Estratégico Nível Intermediário Planejamento Tático Nível Operacional Planejamento Operacional O planejamento estratégico, em linhas gerais, é aquele efetuado no nível institucional da empresa, envolvendo a alta administração. É genérico e sintético, direcionado para longo prazo e considera a empresa como uma totalidade. O planejamento tático é efetuado no nível intermediário da empresa, envolvendo a gerência. É menos genérico, e mais detalhado, direcionado para médio prazo e considera cada unidade da empresa. 27 O planejamento operacional é o efetuado no nível operacional da empresa, envolvendo a supervisão. É detalhado e analítico, direcionado para o curto prazo e considera cada tarefa ou operação. O planejamento operacional está voltado para o que fazer, como fazer, e para quem fazer, procurando otimizar e maximizar os resultados. Esse tipo de planejamento deve ser intrinsecamente relacionado ao planejamento tático, o mesmo ocorrendo com este em relação ao planejamento estratégico. 2.2 ORGANIZAÇÃO Chiavenato (1997, p. 16) define a organização como: Uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante. A organização representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, o controle e a avaliação para atingir os seus objetivos. Como já foi enfatizado, a função administrativa organizacional depende do planejamento, do controle e da direção. Há uma estreita inter-relação entre todas essas funções. A função administrativa organizacional normalmente é implementada de acordo com as peculiaridades de cada empresa, que pode considerar seus recursos (humanos, materiais e organizacionais) e sua estrutura. Como ocorre com a função planejamento, a função organização também pode ser analisada em função dos diferentes níveis - institucional, intermediário e operacional - da empresa. 2.3 DIREÇÃO Do ponto de vista didático, a função administrativa direção vem após o planejamento e a organização. Assim, enquanto o planejamento estabelece o que fazer, como fazer e para quem fazer; a organização estabelece a estrutura, os meios 28 para a execução; a direção se preocupa com a execução das operações propriamente ditas, tendo em vista o alcance dos objetivos. A Direção é, inegavelmente, uma das complexas funções da administração. Isso se deve à sua abrangência e ao fato de estar intimamente relacionada às pessoas. A execução de qualquer ação envolve sempre pessoas e grupos. Toda a implementação do planejamentoe da organização é efetuada por um conjunto de pessoas, normalmente, são os recursos mais complexos existentes nas empresas. A Direção é a função que envolve a maior interação humana. Chiavenato (1997, p. 19) assegura que é “a função que exige a maior dose de flexibilidade, de amortecimento de impactos e, principalmente, de orientação das pessoas quanto ao rumo certo no alcance dos objetivos pretendidos”. A Direção é extremamente dinâmica, ocorre em todos os níveis da empresa e está relacionada ao planejamento, à organização e ao controle. Como a função Direção diz respeito ao processo de interação entre pessoas, três assuntos inerentes a ela são de capital importância: comunicação, liderança e motivação. Assim sendo, para dirigir pessoas são necessários profundos conhecimentos a respeito do processo de comunicação, das teorias de liderança e da motivação. Como nas funções planejamento e organização, a direção pode ser considerada em função dos níveis da empresa: institucional, intermediário e operacional. 2.4 CONTROLE O termo controle tem muitos significados e, não raro, se associa a atitudes coercitivas, principalmente quando envolve pessoas. O controle deve ser entendido como uma função administrativa, como o planejamento, a organização e a direção. Há autores que especificam que controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados. É, pois, a função segundo a qual cada administrador, do presidente ao supervisor, certifica-se de que aquilo que é feito está de acordo com o que se tencionava fazer. 29 O controle também está intimamente relacionado com o planejamento, a direção e a organização. Os controles podem ser classificados de acordo com o nível da empresa onde ocorrem. Assim, há o controle estratégico, o controle tático e o operacional. Em termos de controle operacional, é proposto um modelo básico que compreende três fases: a) Coleta de dados sobre o desempenho; b) Comparação dos dados com um padrão; c) Ação corretiva. Certamente, cada uma dessas fases pode ser desenvolvida através de diversas formas, que sempre devem considerar as peculiaridades de cada empresa. 30 3 O PAPEL DO ADMINISTRADOR A utilidade do estudo das Teorias da Administração para o administrador pode ser estabelecida por diversas razões: a) As Teorias da Administração fornecem o pano de fundo para a compreensão do papel do administrador. Tornar-se-á mais fácil, acredita-se, entender a sua importância e complexidade e como o profissional de administração está inserido neste processo, quais os desafios e as responsabilidades com que se defronta e as perspectivas para a sua atuação futura; b) Esclarecer que a tarefa do administrador deverá envolver cinco áreas: tarefas, pessoas, estrutura, ambiente e tecnologia. Evidentemente, cada uma destas áreas terá peso diferente, fazendo com que o administrador concentre-se mais em umas do que em outras; c) Enfatizar que o administrador deve possuir conhecimentos nessas áreas específicas, a fim de desempenhar adequadamente sua missão; d) Mostrar que o trabalho do administrador é complexo, dele exigindo constante aperfeiçoamento; e) Que não se pode e nem se deve esperar respostas definitivas, fórmulas para a solução de problemas e respostas para todas as dúvidas; f) Que o trabalho do administrador é extremamente importante, rico, desafiador e que oferece condições para pleno desenvolvimento de todo o seu potencial humano. g) Que não se pode viver sem administrar, e que não se pode colher frutos inesperados na luz da ciência administrativa. Os autores que estruturaram as primeiras Teorias da Administração e estudiosos especialistas no assunto definiram os papéis do Administrador sob 31 diferentes enfoques, elaboramos uma lista com estes autores e seu entendimento sobre o papel do Administrador nas Organizações: • Henry Fayol - 1916 - Processo Administrativo Divisão do trabalho / autoridade e responsabilidade / disciplina / unidade de comando / unidade de direção / prevalência dos interesses gerais / remuneração / centralização / hierarquia em linha / ordem / equidade / estabilidade dos funcionários / iniciativa / espírito de equipe. • Chester Barnard - 1938 - Funções do Executivo Senso de propósito moral / organização informal / comunicação / processo decisório / aceitação da autoridade. • Herbert Simon - 1960 - Processo Decisório Situação problema / alternativas para resolução / decisão / homem econômico / maximização dos ganhos. • Henry Mintzberg - 1973 - Papéis do Gerente Decisão - empreendedor, controlador, administrador de recursos e negociador / Interpessoal - líder / Comunicação - disseminador, porta- voz, monitor. • Rosemary Stewart - 1982 - Processo decisório Esfera da decisão / esfera do desempenho / esfera das restrições. • Fred Luthans - 1988 - Desempenho dos gerentes Funções gerenciais / comunicação / relações humanas / relacionamento. • Andrew Grove - 1983 - alto perfomance produção / trabalho em equipe / competência individual. • Edwards Deming – 1990 / Satisfação do cliente. • Peter Druker – 1991 / Capacidade de decidir. • Mary Parker Follett – 1997 / clima organizacional / relações humanas. • Igor Ansoff - planejar e executar estratégias. • Alfred Sloan - tomada de decisão compartilhada. • Robert L. Katz - habilidade técnica, humana e conceitual. 32 4 DA REVOLUÇÃO URBANA À REVOLUÇÃO INDUSTRIAL As Teorias da Administração correspondem a um compêndio das várias visões da gestão empresarial que surgiram a partir da Revolução Industrial. Foi nessa época que a empresa foi institucionalizada, como uma organização. No final do século XIX, o advento da Revolução Industrial e a invenção de maquinário específico (em diversos estágios) trouxeram às organizações econômicas a possibilidade de terem seu contingente humano aumentado. Surge, assim, a necessidade de coordenar e, portanto, de administrar não mais atividades - numericamente pouco significativas, mas sim a atividade exercida pela grande maioria da população: o trabalho humano. Há que se entender, portanto, a razão pela qual a teoria administrativa nasce somente no século XX, embora organizações (e até macro-organizações) tenham existido desde sempre. A Revolução Industrial, lenta, mas definitiva, será o evento que propiciará o início e o desenvolvimento da Administração como ciência, baseada apenas em uma especialização cada vez maior do trabalho humano. A partir da própria especialização, todas as grandes invenções, num período aproximado de duzentos anos, influenciarão, de forma definitiva, o modo de vida, a sociedade e os valores sociais. Essas invenções, juntamente com o aumento populacional, de um lado, e a demanda de artigos para o consumo da população, de outro, vão fazer com que cada vez mais se busquem formas alternativas de produção para o atendimento de um enorme mercado em ascensão. Esses fatores definem o modo pelo qual o artesão se converte em operário, sua oficina em fábrica, e o mestre desaparece para dar lugar ao proprietário. Surgem as novas indústrias exercendo um poder atrativo muito grande sobre a população rural, que, abandonando as terras, migram para a cidade provocando, cada vez mais, o aumento da população urbana. Naturalmente, nem todos os artesãos possuíam condições financeiras de adquirirem essas novas máquinase equipamentos para a instalação de suas próprias fábricas. Este contingente, menos privilegiado, vê como única saída 33 trabalhar para outros proprietários, vendendo, assim, seu conhecimento e sua experiência. Outros, ainda, uniram-se, promovendo associações de pequenas oficinas que se transformaram em grandes oficinas mecanizadas que acabaram transformando-se em fábricas. Por outro lado, o novo componente da produção - máquinas - provoca outro efeito: decresce o custo da produção. Esse decréscimo proporciona a vantagem de se reduzirem os preços e, consequentemente, o aumento do mercado consumidor. Automaticamente, esse mesmo aumento de consumo força as fábricas a utilizarem cada vez mais pessoas em suas frentes de trabalho. A revolução na tecnologia empregada na produção trouxe, também, significativas mudanças sociais. Os antigos artesãos passam a fazer parte de uma nova classe social - o proletariado. No entanto, as condições totalmente adversas, existentes no novo ambiente de trabalho, estimulam a atuação dos sindicatos, herdeiros diretos das antigas corporações de ofício. É a força do sindicalismo que, gerando leis de proteção ao trabalhador e, associada ao pensamento socialista desenvolvido no século XlX, por Karl Marx e Friedrich Engels, acaba por obrigar o capitalista a redistribuir a alocação dos recursos (materiais versus humanos) e, portanto, a procurar, na otimização do uso dos recursos, novos métodos e processos de racionalização do trabalho, processos estes que metodicamente expostos coincidem com o início do século XX. 34 5 A ADMINISTRAÇÃO NO BRASIL Os primeiros cursos na área de Administração surgiram nos EUA, com a criação da Wharton School, em 1881, mas no Brasil, somente na década de 50 iniciou-se de fato o ensino de administração. Nessa época os EUA já formavam em torno de 50 mil bacharéis, 4 mil mestres e 100 doutores, por ano, em Administração. Ainda hoje, a diferença é muito grande: enquanto lá existem 240.000 MBAs (Master Business Administration), aqui temos no máximo 5.000 Mestres em Administração. Essa diferença ocorreu no Brasil porque apenas a partir da década de quarenta é que começou a se fazer sentir a demanda por mão-de-obra qualificada na área de Administração, principalmente devido à aceleração do processo de industrialização nacional. O governo brasileiro já vinha demonstrando significativo interesse pelas questões econômicas e a sociedade cobrava-lhe iniciativas para motivar a pesquisa em assuntos econômicos e administrativos, que até então era realizada de forma muito dispersa nas disciplinas de economia nos cursos de Direito. Em 1945, Gustavo Capanema, Ministro da Educação e Saúde, propôs ao Presidente Vargas a criação dos cursos universitários de Ciências Contábeis e de Ciências Econômicas, justificando sua proposição na crescente complexidade dos negócios tanto públicos quanto privados. O mercado de educação superior, até então constituído basicamente por cursos de Direito, Medicina e Engenharia, começava a segmentar-se. Em 1946, a Universidade de São Paulo, que tinha sido fundada 12 anos antes, criou a Faculdade de Economia e Administração (FEA-USP), em consonância com o momento histórico do acelerado processo de desenvolvimento econômico do país. Não obstante, a Faculdade permaneceu oferecendo apenas o Curso de Ciências Contábeis e Ciências Econômicas até 1963, quando então finalmente iniciaram-se os Cursos de Graduação em Administração Pública e de Empresas. O Instituto de Administração, criado em 1946, juntamente com a FEA, foi, até 1966, muito importante na orientação de projetos e pesquisas para a administração pública. 35 Em 1972, o Instituto de Administração foi reestruturado, com o objetivo de prestar serviços a entidades públicas e privadas, realizar pesquisas e treinar pessoal, o que gerou um fundo para financiamento de pesquisa na área. Em 1952, foi criada pela Fundação Getúlio Vargas, com apoio da ONU, a Escola Brasileira de Administração Pública (EBAP), com a finalidade de formar especialistas nas modernas técnicas administrativas de então. Em 1954, com o apoio da iniciativa privada e dos Governos Federal e Estadual, foi fundada a Escola de Administração de Empresas de São Paulo pela Fundação Getúlio Vargas (EAESP-FGV) e instituído o Curso Intensivo de Administradores, com o objetivo de transmitir técnicas avançadas de gestão a dirigentes empresariais. O Governo norte-americano também apoiou a iniciativa, ao manter na nova Escola de Administração uma missão da Michigan State University, além de receber os docentes da EAESP para cursos de pós-graduação nos EUA. Em 1955, foi finalmente criado o primeiro curso superior em Administração de Empresas no Brasil. Em 1961, a Fundação Getúlio Vargas começou a oferecer cursos de pós- graduação em Administração de Empresas. Dois anos depois, a EAESP foi reconhecida pelo Decreto nº 52.830 e, em 1966, mediante convênio com o Governo Estadual, instituiu o curso de graduação em Administração Pública. Em 1974, houve o desmembramento do curso de pós-graduação nos cursos de especialização (lato sensu) e de Mestrado (stricto sensu) em Administração de Empresas. Este último visando à formação de professores para outras instituições de ensino. O crescimento da demanda por professores especializados em Administração levou a FGV, em 1976, criar os cursos de Mestrado em Administração Pública e Governo e o Doutorado em Administração de Empresas e, algum tempo depois, em 1989, teve início os cursos de Mestrado e Doutorado em Economia de Empresas. Finalmente em 1993, houve a criação do MBA, curso de mestrado profissional stricto sensu. A FEA-USP e a EAESP-FGV foram marcos referenciais para o desenvolvimento dos demais cursos de Administração de Empresas no Brasil e ocupam hoje posição dominante no campo das Instituições de Ensino Superior de Administração. Essas instituições realmente ofereceram grande contribuição à gestão nacional, ao criar um novo tipo de profissional, dotado de formação técnica, 36 capaz de agir com conhecimento especializado, permitindo ao país prosseguir com as transformações tão necessárias à modernização do sistema econômico. Após a revolução de 64, os cursos de Administração começaram a se expandir através de Faculdades particulares, em decorrência da aceleração do desenvolvimento econômico e do consequente aumento da demanda por profissionais capazes de gerir as grandes empresas e as novas unidades produtivas do país: principalmente empresas estrangeiras e estatais. Essa nova complexidade exigia profissionais com treinamento, ferramentas e habilidades específicas para executar diferentes funções. Nessa conjuntura, abriu-se amplo espaço para atuação daqueles que já tinham formação específica na área de Administração de Empresas. Esse cenário econômico-social exigia a regulamentação da profissão de Administrador, o que realmente veio a ocorrer em 09 de setembro de 1965, com a Lei nº 4.769. Já no ano seguinte, o Conselho Federal de Educação fixou o primeiro currículo mínimo no curso de Administração, através do Parecer nº 307/66, aprovado em 08 de julho de 1966. Desde então ficaram institucionalizadas no Brasil, a profissão e a formação de Técnico em Administração. Fazia-se necessário então, regulamentar a profissão, o que ocorreu através da Lei nº 4.769/65, já mencionada, que criou oficialmente a profissão de Técnico em Administração, denominação que permaneceu até 13 de junho de 1985, quando a Lei Federal nº 7.321, alterou o nome da profissão para Administrador.Com essa regulamentação, criaram-se os Conselhos Regionais e o Conselho Federal de Administração para fiscalizar o desempenho da profissão e expedir carteiras profissionais. A partir de então, só poderiam exercer a profissão aqueles registrados no Conselho Regional de Administração – CRA, tornando o exercício da profissão privativo àqueles que possuem o título de bacharel em Administração. Atualmente, o Administrador, além de permanentemente atualizado com as mais modernas técnicas de gestão e sintonizado com as mudanças do mundo, deve estar preparado também para atuar em todas as formas organizacionais, desde associações de bairros, cooperativas, pequenas empresas, organizações sem fins lucrativos, não governamentais, culturais etc., além das tradicionais grandes empresas comerciais e industriais. 37 6 A MECANIZAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Segundo Morgan (1996), a metáfora da máquina, ilustra como esse estilo de pensamento alicerçou o desenvolvimento da burocracia. Conforme o autor, quando os administradores pensam nas organizações como máquinas, tendem a administrá-las e planejá-las como máquinas feitas de partes que se interligam, cada uma desempenhando um papel claramente definido no funcionamento do todo. Enquanto algumas vezes isso pode comprovar-se eficaz, outras vezes pode ter muitos resultados desastrosos. Um dos problemas mais básicos da administração moderna é que a forma mecânica de pensar está tão arraigada nas nossas concepções diárias de organização que é frequentemente muito difícil organizá-la de outra forma. 6.1 TEORIA CLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO O representante de maior vulto da Teoria Clássica da Administração – 1911, e o que chamamos de Escola do Processo Administrativo foi Henri Fayol, engenheiro de minas e administrador francês, Fayol foi um dos primeiros estudiosos a analisar a natureza da atividade empresarial, a formular uma teoria completa de gestão e a definir as principais atividades do gestor: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. A Teoria Clássica da Administração enfatiza a estrutura das organizações. Fez a ligação entre a estratégia e a teoria empresarial e destacou a necessidade de aprofundar a gestão e de cultivar qualidades de liderança. Ele defendia que os mesmos princípios podiam ser aplicados em empresas de dimensões diferentes e de todo o tipo – industriais, comerciais, governamentais, políticas ou mesmo religiosas. O engenheiro definiu a empresa como uma organização que começa por um plano estratégico ou uma definição de objetivos, evolui para uma estrutura para colocar o plano em prática, atua de forma controlada entre o líder e a força de trabalho, harmoniza o trabalho dos departamentos através da coordenação sujeita a avaliações sobre a sua eficácia. Segundo Fayol o melhor desempenho da força de 38 trabalho dependerá das qualidades do líder, do seu conhecimento do negócio e dos empregados e da sua capacidade de inspirar um sentido de missão. A ênfase está: nas funções administrativas (estrutura), na eficiência administrativa e nos elementos ou princípios de administração. Segundo Fayol (2000, p.83) as empresas têm seis funções básicas: 1. Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa; 2. Funções comerciais, relacionadas com compra, venda e permutação; 3. Funções financeiras, relacionadas com procura e gerência de capitais; 4. Funções de segurança, relacionadas com proteção e preservação dos bens e das pessoas; 5. Funções contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas; 6. Funções administrativas, relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco funções. Conforme Fayol, à medida que se desce na escala hierárquica, mais aumenta a proporção das outras funções da empresa. Para Fayol, o termo organização pode ter dois significados: a função de organizar e a de ser uma entidade social, formal ou informal. Henri Fayol defendia princípios de Administração baseado em sua experiência na alta administração. Fayol relacionou 14 princípios básicos que podem ser estudados da seguinte forma: • Divisão do trabalho - Especialização dos funcionários desde o topo da hierarquia até os operários da fábrica, assim, favorecendo a eficiência da produção aumentando a produtividade. • Autoridade e responsabilidade - Autoridade é o direito dos superiores darem ordens que teoricamente serão obedecidas. Responsabilidade é a contrapartida da autoridade. • Unidade de comando - Um funcionário deve receber ordens de apenas um chefe, evitando contra-ordens. • Unidade de direção - O controle único é possibilitado com a aplicação de um plano para grupo de atividades com os mesmos objetivos. • Disciplina - Necessidade de estabelecer regras de conduta e de trabalho válidas pra todos os funcionários. A ausência de disciplina gera o caos na organização. • Prevalência dos interesses gerais - Os interesses gerais da organização devem prevalecer sobre os interesses individuais. 39 • Remuneração - Deve ser suficiente para garantir a satisfação dos funcionários e da própria organização. • Centralização - As atividades vitais da organização e sua autoridade devem ser centralizadas. • Hierarquia - Defesa incondicional da estrutura hierárquica, respeitando à risca uma linha de autoridade fixa. • Ordem - Deve ser mantida em toda organização, preservando um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. • Equidade - A justiça deve prevalecer em toda organização, justificando a lealdade e a devoção de cada funcionário à empresa. • Estabilidade dos funcionários - Uma rotatividade alta tem consequências negativas sobre desempenho da empresa e o moral dos funcionários. • Iniciativa - Deve ser entendida como a capacidade de estabelecer um plano e cumpri-lo. • Espírito de equipe - O trabalho deve ser conjunto, facilitado pela comunicação dentro da equipe. Os integrantes de um mesmo grupo precisam ter consciência de classe, para que defendam seus propósitos. (FAYOL, 2000, p. 114) 6.1.1 Funções da Gerência Administrativa • Planejar - Estabelece os objetivos da empresa, especificando a forma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das outras funções. • Comandar - Faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como administradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos. • Organizar - É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido. 40 • Controlar - Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. • Coordenar - A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a empresa, almejando as metas traçadas. 6.1.2 Críticas da Teoria Clássica • Obsessão pelo comando - Tendo como ótica a visão da empresa a partir da gerência administrativa, Fayol focou seus estudos na unidade do comando, na autoridade e na responsabilidade.Em função disso, é visto como obcecado pelo comando. • A empresa como sistema fechado - A partir do momento em que o planejamento é definido como sendo a pedra angular da gestão empresarial, é difícil imaginar que a organização seja vista como uma parte isolada do ambiente. • Manipulação dos trabalhadores - Bem como a Administração Científica, foi tachada de tendenciosa, desenvolvendo princípios que buscavam explorar os trabalhadores. Outros autores que contribuíram com a Teoria Clássica foram L. Gullick e Lyndall Urwick – Inglaterra. 6.2 ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Frederick Taylor foi o criador, e participante mais destacado, do movimento da Administração Científica. Nasceu em 1.856, na Pensilvânia, tornou-se 41 trabalhador manual, apesar de ter sido aprovado para a Escola de Direito de Harvard. Segundo seus biógrafos, Taylor tomou essa decisão, pois os estudos prejudicaram sua visão. Trabalhou para uma empresa fabricante de bombas hidráulicas onde começou a observar o que achava má administração. Em 1.878, retomou os estudos, desta vez em engenharia; obteve o título de mestre em 1.883. Começou a desenvolver, também, os primeiros de uma série de muitos aprimoramentos técnicos. Foi na Midvale que observou os problemas das operações fabris que podemos encontrar em algumas empresas até hoje. Por exemplo: • A administração não tinha noção clara da divisão de suas responsabilidades para com o trabalhador; • Não havia incentivos para melhorar o desempenho do trabalhador; • Muitos trabalhadores não cumpriam suas responsabilidades; • As decisões dos administradores baseavam-se na intuição e no palpite; • Não havia integração entre os departamentos da empresa; • Os trabalhadores eram colocados em tarefas para as quais não tinham aptidão; • Os gerentes pareciam ignorar que a excelência no desempenho significava recompensas tanto para eles próprios quanto para a mão-de-obra; • Havia conflitos entre capatazes e operários a respeito da quantidade da produção. Taylor procurou resolver esses e outros problemas que eram e continuam sendo comuns nas empresas, desenvolvendo através de suas observações e experiências, seu sistema de administração de tarefas ou também como sistema de Taylor, taylorismo e, finalmente, Administração Científica. A Administração Científica é um sistema que economiza trabalho produzindo mais em menos tempo. 42 A primeira fase da Escola da Administração Científica se caracterizou por problemas de salários, estudo do tempo, definição de tempo-padrão e administração das tarefas. Os trabalhadores acreditavam que seu esforço beneficiava somente o seu patrão, com isso eles não se empenhavam no trabalho, a forma de pagamento fazia com que eles acreditassem nisso. Para resolver isso surgiu a possibilidade, dos empregados começarem a ter participação nos lucros, ganhar bônus da empresa e aumento de salário. Taylor achava que se cronometrasse o tempo máximo de trabalho e medisse o espaço que o homem precisa para executar uma tarefa com eficiência, pouparia mais tempo e assim subiria a produção e o lucro da empresa. Esse sistema foi a base para o começo da administração de tarefas, foi com ele que começaram a selecionar trabalhadores, dando pagamentos de incentivo. Com a seleção de trabalhadores, estes eram postos nos setores adequados com os seus perfis; com isso permitia que a administração controlasse a produção, dispondo do trabalho padronizado, que era essencial para a eficiência. A segunda fase da Administração Científica concentrou a aplicação de escoro da tarefa para a administração e a definição de princípios de administração do trabalho. Essa fase ficou conhecida como “shop management” (administração de operadores fabris). O homem precisa de motivações para fazer um bom trabalho - tanto o homem de primeira classe, como o homem de classe média, tornam-se ineficientes, se lhes faltar incentivo. O shop management defendia os seguintes princípios: • Uma boa administração deve pagar salários altos, e ter baixos custos de produção; • A administração deveria aplicar métodos de pesquisas, para determinar a melhor maneira de executar tarefas; • Os empregados deveriam ser selecionados, e treinados, de uma maneira qualificada, e para que as tarefas fossem compatíveis. Segundo seu precursor, deveria haver uma relação mais informal entre trabalhador e patrão para garantir um ambiente mais cordial e favorável à aplicação desses princípios, produzindo ciclos de qualidade. Taylor também tratou de outros aspectos, como padronização de ferramentas e equipamentos, sequência e 43 programação de operações e estudo dos movimentos. Isso tudo para economizar tempo, obtendo o aumento da produção e dos lucros na empresa. Na terceira e última fase da Administração Científica, Taylor enfocou os seguintes pontos: • Consolidação dos princípios; • Proposição de divisão de autoridade e responsabilidades dentro da empresa; • Distinção entre técnicas e princípios. Nesta fase Taylor sintetiza os objetivos da Administração Científica: desenvolver uma ciência para substituir o velho método empírico; selecionar o trabalhador, treiná-lo e instruí-lo, já que no passado eles escolhiam o próprio trabalho; cooperar com os trabalhadores, para que o trabalho seja feito de acordo com a ciência desenvolvida. No passado, no trabalho, quase toda a responsabilidade caía na mão-de-obra, nesta nova fase a administração tem que estar mais bem preparada que o trabalhador, para não haver erro novamente. Taylor também acreditava no incentivo do trabalhador individual que significa ganho material, e estímulo pessoal. Nessa última fase a principal mudança foi a criação de um departamento de planejamento. As técnicas desse princípio eram: • Estudos de tempos e movimentos; • Padronização de ferramentas e instrumentos; • Padronização de movimentos; • Conveniência de uma área de planejamento; • Cartões de instruções; • Sistema de pagamento de acordo com o desempenho; • Cálculo de custos. A Administração Científica foi tida como uma revolução mental e uma maneira das pessoas encararem o trabalho de uma forma mais cordial. A produtividade é gerada através da eficiência, não da escravização do trabalhador e sim da inteligência de como se trabalha. 44 Outros integrantes do movimento foram Frank e Lillian Gilbreth, Henry Gantt e Hugo Munsterberg. As críticas ao movimento da Administração Científica foram largamente difundidas pelas comunidades acadêmicas, como por exemplo: • Com o mecanismo, não houve preocupação com o elemento humano; • Com a super especialização do operário, e o fracionamento das tarefas, a execução tornou-se totalmente padronizada; • Com a visão microscópica do homem, considerava-se o empregado individualmente, esquecendo que ele é um ser social. Segundo especialistas, provavelmente o taylorismo tivesse tido sucesso, independente do estágio de desenvolvimento da indústria e do contexto ideológico. O taylorismo juntou-se com a indústria e a linha de montagem de Henry Ford. O princípio de Ford já era conhecido mesmo antes do nascimento da Administração Científica. Bicicletas, armas, peças etc. já tinham sua produção em massa desde a Revolução Industrial; ou seja, a produção em massa de determinados produtos já existia, um exemplo disso eram os venezuelanos, que dominavam a montagem em série de navios. Thomas Jefferson, em 1785, visitou uma fábrica em Versailles que utilizava o conceito de peças intercambiáveis, que consistia em fazer peças semelhantes que pudessem ser usadas em todos os mosquetes existentes em
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