6 . TS Reunião

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Chussy Karlla Souza Antunes 
2018 
 
UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO 
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADA 
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO 
 
Técnicas Secretariais 
 
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Reuniões 
O sucesso de uma reunião não depende 
apenas da atuação do executivo, mas de 
um conjunto de fatores que O 
PROFISSIONAL DE SECRETÁRIADO 
deve observar e colocar em prática. 
1. Confirme os participantes e providencie a 
convocação, por correspondência, fax ou 
e-mail. Solicite confirmação. Utilize o 
RSVP - Répondez s’il vous plaît 
 
2. Informe com antecedência data, hora de 
início e término , local, nome dos participantes 
e assunto a ser abordado ( pauta) 
 
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Reuniões 
3. Verifique de seu executivo a necessidade de 
confecção de algum relatório, planilhas, gráficos, 
apresentação em slides ou material diferenciado 
 
3. Providencie pastas com papéis, cópia da 
pauta, ... 
 
4. Providencie mesa de apoio ou espaço sobre a 
mesa de reuniões contendo material extra: 
apontador, papéis diferenciados, 
canetas(esferográficas, coloridas, para 
quadro branco), entre outros. 
 
 
5. Prepare a sala de reuniões: ventilação, claridade, 
cortinas black-out, persianas e limpeza do local, inclusive 
 do sanitário próximo. 
6. Verifique as conexões elétricas para os diversos tipos 
de equipamentos 
7. Cestos de papel e cinzeiros (caso a empresa não permita que se fume , 
informe aos participantes) 
8. Confira o número de participantes com cadeiras suficiente, Providencie 
local próximo com cadeiras extras para imprevistos 
 
9. Equipamentos: retroprojetor, flip chart, 
computador, vídeo, TV, DVD, CVD, tela de 
projeção, data show, inclusive os de apoio 
(coffee). 
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10. Reserve com antecedência a sala de reuniões. 
11. Caso a empresa não possua sala de reuniões, faça uma pesquisa dos locais 
apropriados, preocupando-se em também reservar com antecedência e agendar 
uma visita evitando surpresas 
12. Para o serviço de coffee-break, requisite pessoal de apoio (copeira e garçom). 
13. Leve em consideração o clima, horário e espaço para escolha do cardápio 
14. Caso não disponha de pessoal de apoio, organize este serviço em mesa 
lateral na própria sala de reunião. Atenção para o cardápio, pois não haverá 
pessoal de serviço. 
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Modelos de coffee breack 
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15. No término da reunião, faça uma vistoria no local. 
16. Envie a ata da reunião aos participantes. 
17. Escolha o lay-out de mesa mais adequado a situação: 
I vertical 
I horizontal 
circular 
Tê 
Escama de Peixe 
U 
pente 
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18. Exemplo de lay-out e equipamentos. 
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Obrigada por sua participação. 
 
Chussy Karlla Souza Antunes 
chussysa@gmail.com