TCC Josani Cristina dos Santos

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Qual a importância da boa gestão financeira e controles internos em condomínios.
Josani Cristina dos Santos*
Resumo
Este trabalho tem como objetivo a definição de conceitos de condomínio, as várias maneiras de administração, sendo definida por vários autores, qual a função dos serviços da contabilidade para que possa ter uma boa gestão financeira com o máximo de lisura nas informações, qual a importância do síndico e as várias formas de implantação de controles dentro de um condomínio para que se possa minimizar os riscos de fraudes e erros esse trabalho foi baseado em referências bibliográficas. 
Palavras-chave: Condomínio; Síndico; Controle
Introdução
	No Brasil e no mundo moderno esta havendo um crescimento de condomínios horizontais e verticais, cada vez mais modernos e com novas tecnologias, iremos demonstrar neste trabalho, a definição de um condomínio e suas várias maneiras de gestão qual o papel da contabilidade para que as informações sejam precisas e confiáveis, características e como uma boa gestão condominial deve ser realizada de forma não amadora, como era no passado quando os síndicos assinavam qualquer papel e já estava tudo certo, hoje existe uma legislação e os órgãos competentes para fiscalização, inclusive empresas especializadas em auditorias em condomínios e controle dos processos.
 	Com o crescimento das instituições condominiais, houve uma reformulação dos modelos de administração de condomínios que passou a ser um processo bem mais amplo e organizado.
A contabilidade por sua vez tem um papel de fornecer aos síndicos maior solidez nos controles, confiança nas informações fornecidas e protegendo o patrimônio dos condôminos.
O controle financeiro é necessário e eficaz quando a contabilidade faz a mensurações que identifica aos maiores gastos dentro de um condomínio e como o síndico no papel de gestor financeiro pode gerir as informações apresentadas.
	Pode levar em consideração no trabalho apresentado que quanto mais forem implantados os controles interno maior é a confiança nas informações apresentadas. 
 
DEFINIÇÃO DE CONDOMÍNIO 
Fazer a Gestão e a Administração de um condomínio requer um bom gerenciamento de processos e controles financeiros, para isso iremos conceituar o que é um condomínio segundo o dicionário Aurélio on line : 
CONDOMÍNIO: Domínio que pertence a mais de uma pessoa juntamente ou a mais de uma nação. 
 
	Entende-se que condomínio pertence a um conjunto de pessoas de propriedade comum, ou seja, de todos os condôminos, sendo assim todos podem utilizar das áreas comuns livremente, respeitando e não prejudicando a coletividade. 
	O Código Civil dispõe sobre o tema: 
Art. 1331. Pode haver, em edificações, partes que são propriedade exclusiva, e partes que são propriedade comum dos condôminos.
§1º As partes suscetíveis de utilização independente, tais como apartamentos, escritórios, lojas, sobrelojas ou abrigos para veículos, com as respectivas frações ideais no solo e nas outras partes comuns, sujeitam-se a propriedade exclusiva, podendo ser alienadas e gravadas livremente por seus proprietários, exceto os abrigos para veículos, que não poderão ser alienados ou alugados a pessoas estranhas ao condomínio, salvo autorização expressa na convenção de condomínio.
 §2º O solo, a estrutura do prédio, o telhado , a rede geral de distribuição de água, esgoto, gás e eletricidade, a calefação e refrigeração centrais, e as demais partes comuns, inclusive o acesso ao logradouro público, são utilizados e, comum pelos condôminos não podendo ser alienados separadamente, ou divididos. 
§3º A cada unidade imobiliária caberá, como parte inseparável, uma fração ideal no solo e nas outras partes comuns, que será identificada em forma decimal ou ordinária no instrumento de instituição do condomínio.
Art. 1332. Institui-se condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis, devendo constar daquele ato, além do disposto em lei especial:
I – a discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns;
II- a determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns;
lll- o fim a que as unidades se destinam.
Segundo Batalha citado por Souza (2001,p.18) a copropriedade em edifícios urbanos dividido em andares ou apartamentos é conhecida há muitos anos atrás, há quem diga que a copropriedade horizontal vem sendo aderida há mais de cinco mil anos, na cidade da Babilônia e passou a ser imitada na Palestina. Souza(2001,p.18) ainda aponta que é possível que a propriedade tenha sido conhecida desde a época dos caldeus, ou á dos romanos antigos . Na idade Média, conhecia-se um sistema de propriedade semelhante a um condomínio. Isso ocorria devido ao fato da dificuldade em se adquirir habitações independentes dentro das cidades muradas, onde não se tinha muito espaço, bem como pela divisão horizontal da propriedade e, não, vertical.
Para Lopes (197, p.22) entre os muitos fatores que ocasionaram o surgimento da crise por habitação impulsionou o surgimento de uma nova técnica de construção horizontal, com consequência disso houve uma melhora da matéria jurídica.
Com o crescimento significativo dos condomínios verticais e horizontais, houve uma necessidade de qualificação e modernização da Administração de condomínios que antes era praticada tão somente por síndico e pequenas administrações, hoje é necessária uma administração planejada e organizada com síndicos profissionais ou não, caso não seja Síndico Profissional tem que ter o mínimo de conhecimento de práticas de Administração Condominial para melhor administração das receitas e despesas de um condomínio.
CONTABILIDADE
A Contabilidade tem um papel importante para fornecer informações necessárias aos síndicos contribuindo assim que para maior confiabilidade e controles das informações do condomínio. Segundo Iudícibus (1998, p.23) conceitua a Contabilidade como metodologia especialmente concebida para captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente, de pessoa física ou jurídica.
De acordo com Marion (2002, p 38 e 40) o conceito de entidade contábil por qualquer indivíduo, empresa, grupo de empresas que efetuem movimentações monetariamente quantificável dede que haja a necessidade de manete sua contabilidade .
A característica dos condomínios residenciais e ou empresariais em entidades contábeis se deve pelo fato que a Contabilidade apura superávits ou déficits, e para atingir o objetivo são utilizadas técnicas próprias, que podem ser escrituração, demonstrações financeiras, análise de balanços e auditoria.
Para que o síndico possa tomar decisões ele precisa de informações fidedignas baseadas na realidade. As informações financeiras divulgadas com exatidão, livre de erros são aplicáveis às entidades condominiais e devem ser aplicadas pelos síndicos, pois dão base para tomadas de decisões.
 Os aspectos econômicos e financeiros e a gestão dos recursos destinados à manutenção das atividades condominiais cabem ao Síndico e ele periodicamente realiza uma prestação de contas.
GESTÃO FINANCEIRA
 Tendo em vista a complexidade dos recursos de um condomínio esse estudo procura mostrar que é necessária uma boa administração financeira segundo Assaf Neto (2002) a administração financeira “é um campo de estudo teórico e prático, que objetiva essencialmente, assegurar um melhor e mais eficiente processo empresarial de captação e alocação de recursos de capital”. Uma boa administração financeira pode-se definir como uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar de forma mais eficiente possível, sendo assim é possível evitar muitos gastos desnecessários. 
Segundo Gitman (2004) todas as pessoas e empresas estão envolvidas em atividades financeiras, pois constantemente, recebem, levantam, gastam e investem dinheiro,o autor divide finanças em duas partes: serviços financeiros e administração financeira.
No caso do condomínio podemos dizer que os serviços financeiros são realizados pela contabilidade que é responsável pelo desenvolvimento e entrega de alguns serviços, a figura do síndico ou gestor de um condomínio é o que faz a administração financeira, pois ele deve gerir os assuntos financeiros como planejamento e captação dos recursos aprovados em assembleia. 
 Para Silva (2013) a Administração financeira se volta para as seguintes funções:
1) Planejamento Financeiro: no caso do condomínio a previsão orçamentária para um determinado período; 
2) Controle Financeiro: verificar se os gastos previstos estão sendo realizados conforme o planejado;
3) Administração de Ativos: se as taxas condominiais estão sendo pagas em dia.
4) Administração de Passivos: Quais serão as medidas tomadas contra os inadimplentes será necessário uma cota extra ou aumento da taxa condominial.
Para Gitman(2004) existem duas diferenças básicas entre controladoria e finanças que devem ser destacadas: a ênfase em fluxo de caixa e a tomada de decisões .
Deve-se considerar outra diferença básica entre contabilidade e finanças a respeito da tomada de decisão. Enquanto a contabilidade esta voltada para a coleta e apresentação dos dados financeiros, o foco do administrador financeiro está na avaliação desses dados financeiros para tomar as decisões (GITMAN, 2004).
Administrar é decidir, todo síndico deveria ser um especialista em tomar decisões corretas, pois o condomínio exerce a gestão de recursos dos condôminos, que a grande maioria não tem conhecimento técnico para fazer uma análise das prestações de contas.
Segundo Segreti e Farber (2006) identificam-se três modelos de gestão de condomínio (autogestão, cogestão e terceirização) caracterizados das seguintes formas: 
Na autogestão, o síndico eleito na forma da Lei nº 10.406, assume total responsabilidade e procede a administração do condomínio. Na cogestão, o síndico recorre, o síndico recorre a uma assessoria administrativa, ou seja, partilha suas tarefas com empresas especializadas na administração de condomínios, mas sem transferências das responsabilidades legais. Já a terceirização, uma das tendências atuais do mercado imobiliários, trata-se da eleição da própria administradora de condomínios como síndico, esta, assim, assumindo total responsabilidade, administrando e representando legalmente o condomínio (SEGRETI; FARBER, 2006, P.3-4).
 Sendo assim na autogestão, os síndicos fazem a própria gestão, exigindo habilidade e conhecimento para isso nas áreas, legal, trabalhista, contábil e financeira, normalmente os síndicos buscam assessoria especializada para o suporte técnico e administrativo, o síndico pode também terceirizar os serviços desde que seja aprovada em assembleia tal contratação. O Controle das contas e orçamento dos condomínios são assuntos de grande relevância, devendo o síndico manter a transparência , a ética, organização e zelo, com o propósito de gerar confiança em sua gestão (SEGRETI FARBER, 2006).
CONTROLE INTERNO 
Para ter veracidade das informações em grandes condomínios deverá a aplicar alguns procedimentos internos de controle.
Segundo PAULA (1999) apud Figueiredo e Cagianno:
 
Controle abrange os vários processos nos quais a administração determina seus objetivos, delineia os planos para alcançar estes objetivos, organiza e supervisiona as operações necessárias para a implementação dos planos e desempenhos esperado.
	E de acordo com ATTIE (2007) que afirma:
Podemos atestar que o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos. Os meios de controle incluem, mas não se limitam a: forma de organizações, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comitês, plano de contas, estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros, métodos, projetos, segregação, conciliação, análise, custódia, arquivo, formulários, manuais de procedimentos, treinamento, carta de fiança etc.
 
Após essas afirmações podemos concluir que a administração visa proteger o patrimônio, minimizar as fraudes e erros, a veracidade das informações e a eficiência dos serviços executados pelos colaboradores, são responsável pela criação da estrutura organizacional e a divisão adequada do trabalho, provendo assim o controle das atividades e operações de preferência formalizadas através de manuais.
Os controles quando bem efetuados tem como objetivo prevenir, corrigir erros e evitar distorções das informações geradas. Eles podem ser aplicados em todas as áreas da entidade e de acordo com o que foi citado por SCHIMIDT, SANTOS e ARIMA (2006): “O controle interno é um conjunto de controles interligados de maneira lógica, abrangendo todas as funções administrativas, ou seja, o planejamento, a execução e o controle”.
De acordo do DIAS (2010) o objetivo de um controle pode ser: 
Preventivo: atua como uma forma de prevenir a ocorrência dos problemas, exercendo o papel de uma espécie de guia para execução do processo ou na definição das atribuições e responsabilidades inerentes.
Detectivo: como o nome indica, detecta algum problema no processo, sem impedir que ele ocorra.
Corretivo: seve como base para a correção das causas de problemas no processo, mas após os mesmo já terem ocorrido.
Nos dias atuais os controles devem ser realizados como forma de prevenir os problemas, tornando assim os processos seguros.
Em qualquer empresa ou entidade existe a necessidade de padronização dos procedimentos a serem adotados, que devem ser repetidos e aplicados para que os processos tenha o objetivo da atividade fim, quando a criação de um padrão para os controles internos, devem ser identificadas as políticas e critérios para a realização de forma eficaz. A necessidade da compreensão e importância dos procedimentos deve ficar muito bem clara para toda a empresa tanto para a direção como ai funcionários operacionais, sempre com o objetivo de medir a eficiência e a eficácia dos procedimentos adotados, e sempre que for verificada alguma necessidade de mudança no processo para maximizar os resultados esse deverá ser realizado imediatamente.
IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS
Os controles internos podem ser definidos por OLIVEIRA (2010) da seguinte forma: 
 Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como esses devem ser executados, que seja individualmente quer seja em conjunto. 
	Segundo Dias (2010) a implantação de um anual de controles internos se dá através de:
Identificar os processos da organização, todas as etapas, objetivos, riscos e qual a atividade de controle.
Planejar o projeto quais documentos deverão conter nesse fluxo de procedimentos, concluir os objetivos envolvidos e conhecimentos.
Documentos do fluxo e os procedimentos como apresentar aos funcionários envolvidos.
Documentação do processo de forma que onde se documenta o fluxo dos procedimentos e controles a serem adotados.
Realizar diversos testes nos processos definidos para verificar a eficácia e eficiência do manual na prática.
Deverá ser aprovado com assinatura da alta gestão da empresa.
Apresentar e distribuir o manual impresso e encadernado, assim como a publicação na Intranet fazendo assim com que todos os funcionários tenham acesso ao material.
Iremos demonstrar algumas formas de controles e fluxo de processos:
CONTROLE INTERNO DE ESTOQUES:
O controle interno no departamento de estoque pode ser definido conforme recomendação de OLIVIERA (2010):
As funções de controle da entrada, estocagem e saída do material no estoque do condomínio devem ser separadas entre si;
Os responsáveis pela movimentação do material no estoquenão devem realizar compras;
Toda a movimentação do material no estoque (entrada →estocagem→ saída) deve ser suportada por documentação, por exemplo: 
Entrada → nota fiscal
Estocagem → cadastro e ficha de controle por material
Saída → formulário de requisição interna, aprovada pelo síndico ou outra pessoa, devidamente indicada.
 Os registros auxiliares devem ser mantidos em dia, sem rasuras e devem ser inspecionados periodicamente pelo síndico;
 Os responsáveis pela movimentação do estoque, desde que não trate do próprio síndico, não devem realizar nenhum tipo de pagamento de material adquirido para estocagem.
Com base na descrição de DIAS (2010) pode se adaptar os fluxos de estoque para procedimentos internos das seguintes formas:
1º O síndico ou funcionário deve supervisionar as instalações do prédio para identificação da das necessidades de reposição ou aquisição de itens para conservação
2º O síndico ou funcionário deverá enviar o pedido de compra com no mínimo 03(três) fornecedores diferentes;
3º O síndico ou funcionário administrativo fará o registro em planilha própria e irá arquivar os processos de compra, os orçamentos recebidos através de troca de e-mails dos fornecedores.
4º O síndico ou funcionário encaminhará o processo para compra após a aprovação.
5º O síndico ou funcionário irá providenciar a compra com o fornecedor.
6º O síndico ou funcionário receberá e irá conferir a nota fiscal com o pedido de compra e o material que foi entregue.
7º O síndico ou funcionário irá registrar em planilha ou sistema adaptado para controle de estoque o material recebido e sua utilização
8º O síndico ou funcionário com a nota fiscal irá providenciar o agendamento do pagamento.
CONTROLE INTERNO DE CONTAS A PAGAR
	Controle interno de contas a pagar de acordo com Oliveira (2006) será necessário observar:
	1º Manutenção de um cadastro das contas e datas de vencimentos, para evitar assim multas e juros.
	2º Todos os documentos são originais e se após a realização dos pagamentos são arquivados adequadamente;
 	3º A indicação da forma de pagamento esta feita da maneira correta exemplo: dados bancários ou boleto.
Segundo DIAS (2010) o processo de contas a pagar tem o seguinte objetivo:
Garantir que todas as obrigações assumidas pela empresa sejam informadas junto ao responsável pela quitação;
Garantir que todas os documentos recebidos para quitação pela empresa sem registrados e controlados para sua liquidação correspondente ao vencimento;
Garantir que todas as obrigações de responsabilidade da empresa identifiquem a forma de sua quitação junto aos seus fornecedores;
Garantir que todas as obrigações sejam quitadas de acordo com a forma estabelecida pela Diretoria, no vencimento definido;
Garantir a geração de relatórios que identifiquem o status das obrigações quitadas, vencidas e a vence, de forma a permitir que a diretoria possa tomar decisões precisas, quanto á ação a ser aplicada a cada caso.
De acordo com Batalha (2011) podemos implantar os procedimentos internos no processo de contas a pagar da seguinte maneira
1º O síndico deverá verificar a planilha de contas a pagar e definir a quitação ou não das contas no seu vencimento e de que forma deverá ser realizada transferência ou boleto, hoje são as operações mais seguras.
2º O síndico deverá verificar se os boletos estão de acordo com os documentos apresentados, a data de vencimento, tipo da despesa e valor.
3º O síndico ou funcionário deverá proceder com a baixa dos pagamentos liquidados.
CONTROLE INTERNO RECEITAS
No controle de internos de contas a receber Oliveira(2010) aput Batalha se refere:
Deve-se manter de cadastro de todos os condôminos atualizados com e-mail endereço e telefone de contato.
Como será feita a cobrança de condomínio via boleto ou recibo
As receitas de origem de aplicações deverão ter um arquivo próprio com os extratos e demonstrativos próprios.
Manter os arquivos de remessa enviada ao banco de emissão de boletos para que não tenha possíveis fraudes.
De acordo com DIAS (2010) as fases de emissão de boletos podem ser definidas das seguintes maneiras: 		
A emissão da cobrança.
O registro da cobrança 
Baixa do recebimento
Geração de relatório de monitoria.
De acordo com Batalha (2011) Poderão ser utilizados os seguintes procedimentos para controle das contas a receber:
1º O síndico ou funcionário irá emitir o relatório de cobrança dos valores a serem pagos, verificando a forma de como esta sendo realizados os rateios para cada condômino.
2º Realizada a e verificação do relatório será emitido os boletos via instituição bancária com o devido registro.
3º Os boletos deverão ser entregues o quanto antes não existe um prazo mínimo, mas o que se utiliza hoje varia de 07 (sete) a 10 (dez) dias.
4º O síndico ou funcionário deverá solicitar ao banco um posição dos boletos em aberto para acompanhamento.
5º Após o recebimento das taxas deverão ser providenciadas as baixas.
6º Emitir um relatório semanal das receitas para melhor controle dos recebimentos.
CONTROLE INTERNO NA FOLHA DE PAGAMENTO
No controle interno a folha de pagamento se acordo com Oliveira(2006) são as seguintes: 
Admissão, demissão e cadastro de empregados devem ser separados;
Tem que ter livros ou fichas de cadastro de funcionários, conforme exigido pela legislação trabalhista.
Os cálculos da folha de pagamento deverão ser separados dos demais serviços de: departamento de pessoal, financeiro e contábil, e deverá ser preparada de uma forma que forneça os resumos totais salários; encargos sociais. 
Deve existir um arquivo com os documentos de todos os funcionários contendo documentos da admissão, holerites e acompanhamento do desenvolvimento do funcionário na empresa.
Manter um quando adequado de Plano de Cargos e salários;
Os descontos devem ser muito bem controlados e individualizados;
Deve ter um cadastro de benefícios para cada empregado;
O controle de ponto tem que ser imparcial;
Deve haver o controle de férias, de acordo com a legislação;
Normalmente os procedimentos com relação a folha de pagamento são realizados por escritórios de contabilidade, somente os arquivos físicos são mantidos em condomínio
CONTROLE INTERNO BANCOS E CAIXA
	Segundo OLIVEIRA (2006) aput BATALHA (2011) todos os recebimentos de caixa devem ser comprovados por cópia de recibos e ter um carimbo com os dizeres de recebido ou pago, as conciliações deverão ser periódicas, quanto menor o período a chance de erros nas informações são mais confiáveis. Todos os cheques recebidos. 
Conclusões:
O artigo apresentado tem como objetivo entender que os controles são ferramentas para ser utilizada em qualquer empresa, aplicando ao condomínio podemos concluir que a implantação e a utilização e manutenção dos controles internos é de responsabilidade dos síndicos e ou administradoras, e a dificuldade em aplicar em condomínios é muito difícil mas é de vital importância para que não ocorra fraudes e erros muitas vezes por falta de conhecimento e não profissionalismo dos gestores.
Referências: 
ASSAF NETO, A. SILVA, C.A.T. Administração do capital de giro 3ed. São Paulo: Atlas 2002.
ATTIE, William. Auditoria Interna, ed. São Paulo: Atlas, 2007.
AURELIO. https://dicionariodoaurelio.com/condominio, Acesso em 12 de maio de 2018. 
BATALHA, Maria Manuela Martins Pereira. Desenvolvimento e Implantação de Controles internos em condomínios com a utilização de procedimentos de auditoria. 2011. Trabalho monográfico (especialização em Auditoria e Controladoria)- Universidade Cândido Mendes, Rio de Janeiro, 2011.
CÓDIGO CIVIL http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406.htm acesso em 12 de mai. de 2018.
DIAS, Sergio Vidal dos Santos. Manual de Controles internos: desenvolvimento e implantação, exemplos e processos organizacionais. São Paulo, Atlas, 2010
GITMAN, L.J. Princípios de administração financeira. São Paulo: Addison Wesley, 2004.
IUDÍCIBUS,S.et al. Contabilidade introdutória.9 ed. São Paulo: Atlas, 1998
LOPES, J.B. Condomínio 6 ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 1997
MARION, J.C. Contabilidade empresarial. 9 ed. São Paulo: Atlas, 2002
OLIVEIRA, José Augusto Ribeiro de Curso Prático Auditoria Administrativa. São Paulo: Saraiva, 2006
PAULA, Maria Goreth M.A. Auditoria Interna: embasamento conceitual e suporte tecnológico. São Paulo: Atlas, 1999.
SECRETI,J.B.; FARBER,J.C. Análise da adequação econômico –financeiras para a tomada de decisão nos condomínios residenciais da cidade de São Paulo através de uma pesquisa empírica. In: CONGRESSO USP DE CONTABILIDADE E FINANÇAS EM CONTABILIDADE, 6.,2006,São Paulo. Anais. São Paulo USP, 20016 CD-ROM.
SCHMIDT, Paulo, SANTOS, José Luiz dos, ARIMA, Carlos Hideo. Fundamentos de auditoria de sistemas. São Paulo, editora Atlas S/A, 2006
SILVA,B.W. Os objetivos da Administração Financeira. Disponível em: http://www.administradores.com.br/artigos/economia-e-financas/objetivos-da-administracao-financeira/69169/ . Acesso em 12 de Maio de 2018
SOUZA, A.C. Condomínio em edifícios; manual do condômino. 4. Ed. Atlas, 2001
* Pós-Graduação em Gestão Financeira e Controladoria da Universidade Estácio de Sá. Assistente Administrativa em Administração de Condomínio. E-mail josics@bol.com.br. 
Orientada pela Professora: Maria Cecilia Trannin