03 Arquivologia

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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA O TJDFT 
CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOS 
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 
AULA 03 – Procedimentos Administrativos 
Olá, mais uma vez! Tudo certinho? Estão muito animados com seu futuro
salário de R$4.000? 
Essa cifra é bem animadora mesmo! Quando estiverem desestimulados
pelos estudos, pensem nela, e tenho certeza que conseguirão novas forças
para continuar! 
E por falar em continuar, vamos continuar com a Arquivologia. Nesta
aula vamos estudar um conteúdo mais prático: os procedimentos
administrativos. 
É muito comum que os órgãos e entidades da Administração Pública
tenham um documento que normatiza os seus próprios procedimentos
administrativos. Mas infelizmente não é o caso do TJDFT. Sendo assim, vamos
estudar através da teoria geral. 
Como não é um assunto muito complexo, vamos dividia a aula em dois
momentos, o primeiro mais curto e o segundo mais longo e detalhado: 
 Procedimentos com relação a Correspondências; 
 Procedimentos com relação a Processos. 
Será mesmo uma aula pequena, pois estamos trabalhando com base no
último edital e o mesmo não pediu muito desta disciplina. 
Mas caso seja publicado o novo, vou me esforçar para ajudá-los em
tudo, se houver alteração no conteúdo. Caso não haja, espero que se sintam
preparados, ao menos no que se refere a Arquivologia, para passar neste
concurso! 
Como sempre, estarei disponível no e-mail e no fórum do curso para
ajudá-los: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contém sempre com meu 
apoio! 
Então vamos começar! 
Prof. Mayko Gomes 
Junho/2012 
NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
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Introdução 
Os procedimentos administrativos são procedimentos especiais para
utilização, tramitação e manuseio dispensados aos processos. Como já dito, é
muito comum que cada órgão e entidade tenham seu próprio manual de
procedimentos. Contudo, esses manuais, mesmo que sejam diferentes,
apresentam muitos parâmetros comuns, sendo possível o estudo desse
assunto de forma geral. 
Os parâmetros comuns desses manuais de procedimentos derivam de
portaria de 2002 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG).
Isso quer dizer que, mesmo que o órgão ou a entidade não tenha um manual
de procedimentos, deve adotar os parâmetros determinados por essa portaria. 
Devem ter em mente também que os procedimentos administrativos são
muito semelhantes às atividades de protocolo, e alguns, inclusive, são
realizados por este departamento. 
Procedimentos com relação a Correspondências 
As correspondências se caracterizam como sendo toda forma de
comunicação escrita que circula em uma instituição, EXCETO OS PROCESSOS. 
Dica de prova: Os processos também circulam pelo ambiente
institucional, mas sua configuração é muito complexa para se tratado como 
correspondência. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Correspondência é o nome dado a todas as 
espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, 
exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, 
recebida ou expedida. 
Resolução 
O item está correto. Esta é a definição de correspondência, inclusive com
suas classificações que estudaremos agora. 
 Classificação das Correspondências 
As correspondências apresentam as seguintes classificações: 
Interna X Externa 
As correspondências internas são mantidas entre as unidades do órgão
ou entidade, enviadas de um departamento a outro (exemplo: memorando,
circular, etc). 
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As correspondências externas são mantidas entre os órgãos e entidades
da Administração Pública, ou entre esses e particulares (exemplo: ofício,
exposição de motivos, etc). 
Oficial X Particular 
As correspondências oficiais são modos formais de comunicação
mantidos entre os órgãos e entidades da Administração Pública, ou entre esses
e particulares. 
As correspondências particulares são modos informais de comunicação
mantidas entre os órgãos e entidades da Administração Pública, ou entre esses
e particulares. Geralmente dizem respeito a assuntos estranhos à
Administração. 
Recebida X Expedida 
A correspondência recebida é aquela que chega ao protocolo (central ou
setorial) da entidade e cujo destinatário pertença aos seus quadros. 
A correspondência expedida é a que foi remetida pelo protocolo, seja no
âmbito externo o interno à instituição. 
(Fundac-PB/2008 – Cespe/UnB) A correspondência externa é aquela 
trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. 
Resolução 
O item está incorreto. A correspondência externa é aquela trocada entre
entidades diferentes, entre um ente da Administração e OUTRO ente ou
particular. Quando o item diz “órgão” está tratando da mesma entidade, o que 
caracterizaria correspondência interna. 
 Recebimento e Registro de Correspondências 
Recordando de nossa aula anterior, o protocolo é o responsável por
receber, registrar, distribuir, controlar o trâmite e expedir os documentos de
uma instituição. Então nada mais natural que as correspondências também
sejam tratadas pelo protocolo. Os procedimentos para recebimento e registro
serão iguais aos procedimentos estudados na aula anterior. 
O protocolo ou protocolo central (caso exista mais de um) receberá a
correspondência e verificará o se o destinatário ou a unidade de destino
pertencem aos quadros da instituição. Em caso negativo, devolverá a mesma
ao remetente, apondo carimbo e informando o motivo da devolução. 
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No caso de haver um protocolo central, o mesmo vai encaminhar as
correspondências lacradas aos protocolos setoriais nos quais estão as unidades
a que pertencem os destinatários. Essa distribuição deve ser controlada por
sistema próprio. 
Quando receber a correspondência, o protocolo deve abrir a
correspondência e observar o seguinte: 
 Se a correspondência está assinada pelo remetente, pelo
representante legal ou pelo procurador (neste caso deve estar anexo o 
instrumento de procuração); 
 Se está acompanhada dos respectivos anexos, se for o caso; 
 Se há comprovante de recebimento, e providenciar a sua 
devolução; 
 Se a correspondência será autuada ou não (veremos o que 
significa isso mais a frente). 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao receber a correspondência, o servidor 
deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio 
remetente, de representante legal ou procurador. Neste caso, deverá estar 
anexado o instrumento de procuração. 
Resolução 
O item está correto. O procedimento descrito no item é uma das funções
do servidor ao receber uma correspondência no protocolo. 
Dica de prova: Nenhuma correspondência recebida deve permanecer
mais de 24 horas no protocolo, salvo as recebidas às sextas-feiras e vésperas 
de feriados ou pontos facultativos. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Toda correspondência recebida na sexta-feira 
deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma 
correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de 
protocolo. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que documentos recebidos às sextas e
vésperas de feriados e pontos facultativos podem ser entregues no próximo dia
útilem que haja expediente. 
 Expedição de Correspondências 
A expedição de correspondências oficiais deve ocorrer por intermédio do
protocolo central. Caso seja uma correspondência externa, esta deve ser
expedida pelo protocolo central; e caso seja uma correspondência interna, 
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deve ser expedida pelo protocolo responsável pelo setor de origem e recebida
pelo protocolo responsável pelo setor de destino. 
Também é obrigatório que toda correspondência oficial esteja
acondicionada (acondicionamento, aula 01) em envelope contendo, NO CANTO
SUPERIOR ESQUERDO, nome, cargo, endereço do destinatário, espécie e
número, além de nome e endereço do remetente para ser localizado pelo
correio em caso de devolução. 
Dica de prova: Características das correspondências oficiais, estas
fazem menção ao cargo do destinatário, e não à pessoa que o ocupa. Portanto,
caso um documento oficial seja encaminhado a uma pessoa que não ocupe 
mais o cargo, o mesmo deve ser aberto para as devidas providências. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao chegar ao protocolo, um documento oficial 
que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o 
servidor deverá considerar o documento como correspondência particular 
daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento 
e o encaminhará diretamente ao destinatário. 
Resolução 
O item está incorreto. Os documentos oficiais fazem menção ao cargo, e
não à pessoa. Então, quando um documento oficial é expedido, tem como
destinatário o diretor, o superintendente, o coordenador, etc., não importando
quem seja: fulano, beltrano, etc. 
Dica de prova: As correspondências particulares não devem ser
expedidas pelos setores de protocolo. E as que sejam recebidas pelo protocolo 
devem ser encaminhadas ao destinatário, sem serem autuadas. 
Procedimentos com relação a Processos 
Os processos são documentos ou conjuntos de documentos que exige
estudos mais detalhados e procedimentos expressados por despachos,
pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas. 
O documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a
executar tais procedimentos (não necessariamente o setor de protocolo). 
A autuação de nada mais é do que a formação do processo. Deve ser
autuado o documento que servirá como base, sendo este a primeira peça, ou
peça inicial de um processo. 
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 Autuação ou Formação de Processos 
A autuação deve seguir algumas rotinas, que são: 
 Prender a capa, junto a toda a documentação, com colchetes, 
obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente (os 
mais antigos serão os primeiros); 
 Apor, NA CAPA DO PROCESSO, a etiqueta com o número de
protocolo; 
 Numerar as folhas com carimbo apropriado (órgão, nº da folha e
rubrica do servidor que estiver numerando); 
 Ler o documento para extrair o assunto de forma sucinta e
objetiva; 
 Identificar, NA CAPA, a unidade para a qual o processo será
encaminhado; 
 Registrar, em sistema próprio, identificando as principais
características do documento (espécie, nº, data, procedência, 
interessado, assunto, etc.); 
 Conferir o registro e a numeração das folhas; 
 Encaminhar fisicamente o processo autuado e registrado para a
unidade específica correspondente; 
 Descartar o envelope que encaminhou a correspondência, pois
NÃO SERÁ PEÇA DO PROCESSO. As informações sobre endereço do 
remetente devem ser anotadas. 
Mesmo com essas orientações a serem observadas existem também
alguns fatores que merecem atenção. Vamos a eles: 
 A correspondência que não for autuada seguirá as regras para ser 
registrada em sistema próprio e encaminhada ao destinatário; 
 As mensagens e documentos resultantes de transmissão de fax
NÃO PODERÃO SE CONSTITUIR EM PEÇAS DE PROCESSO; 
 NÃO SERÃO AUTUADOS DOCUMENTOS QUE NÃO SOFREM
TRAMITAÇÃO (convites para festividades, comunicação de posse, remessa
para publicação, pedido de cópias, desarquivamento de processo, etc.); 
 A prioridade na autuação e movimentação de processos deve
contemplar documentos caracterizados como URGENTES; 
 O PROCESSO DEVE SER AUTUTADO POR UM DOCUMENTO
ORIGINAL! No entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia do
documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar 
documentos e fazer reconhecimentos de firma. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Para a formação de processo, o servidor 
deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma 
capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos 
mais antigos sejam os primeiros do conjunto. 
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Resolução 
O item está correto. As rotinas apresentadas, além de outras, são as que
devem ser observadas para a autuação de processos. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) O processo é formado por um documento ou 
conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, 
pareceres técnicos, anexos o instruções para pagamento de despesas. Precisa 
ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais 
procedimentos. 
Resolução 
O item está correto. Está descrito nele a correta definição de processo.
Observem também que, apesar de não mencionar explicitamente, a banca
adota muito o texto da norma sobre procedimentos administrativos. 
 Numeração de Folhas e de Peças 
A numeração de folhas dos processos deve observar também alguns
procedimentos. São eles: 
 A numeração seguirá a ordem crescente, sem rasuras, com
carimbo apropriado, no canto superior direito, recebendo a primeira folha o
número 1; 
 O documento não encadernado receberá numeração em sequência
cronológica e individual para cada peça que o constituir; 
 A numeração é iniciada no protocolo. As demais peças serão
numeradas pelos setores que as adicionarem. A CAPA NÃO DEVE SER
NUMERADA; 
 Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração,
não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar; 
 Caso a peça a ser numerada esteja em tamanho reduzido, a
mesma deve ser colada em papel branco, apondo-se o carimbo de tal
forma que o canto superior direito da peça seja atingido. 
 Os processos advindos de instituições NÃO PERTENCENTES À
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL somente serão renumerados se as
peças estiverem com renumeração incorreta. Caso contrário, deve ser 
seguida a numeração existente. 
 Qualquer solicitação de consulta deverá ser feita por despacho no
próprio documento, ou em folha de despacho apropriada, a ser incluída no
final do processo. Somente deve ser utilizada a frente da folha, não sendo
permitida a inserção de nova folha até o total preenchimento da anterior.
Caso haja inserção de novo documento no processo, deve ser inutilizado o 
espaço em branco da última folha, apondo o carimbo “EM BRANCO”. 
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 Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da
correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior,
apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas 
seguintes, sem rasurar, certificando-seda ocorrência, conforme figura 
abaixo: 
 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deverá numerar as folhas dos 
processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e 
usando o carimbo próprio pra colocação do número no canto superior direito 
da página. 
Resolução 
O item está correto. Estes são os procedimentos para a numeração das
folhas do processo. Reparem mais uma vez que a banca puxa o exato texto da
norma. 
 Juntada 
Antes de falar da juntada de processos, vamos conhecer os dois tipos
existentes, que são a juntada por anexação e a juntada por apensação. 
Anexação: é a juntada de um documento ou processo a outro processo
em caráter definitivo, prevalecendo o número do processo mais antigo. A
anexação ocorre quando há um caso de antecedente, que são situações 
similares relacionadas com a mesma pessoa. 
Apensação: é a juntada de um documento ou processo a outro processo
em caráter temporário, conservando cada processo sua identidade e
independência. A apensação ocorre quando há casos de precedentes, que são
situações similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensação
servirá apenas como orientação nas decisões a serem tomadas. 
Observem o esquema mnemônico: 
Anexação - juntada definitiva de antecedentes (mesma situação,
mesma pessoa) 
Apensação - juntada temporária de precedentes (mesma situação,
pessoas diferentes) 
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Juntada por Anexação 
A juntada por anexação será feira somente quando houver dependência
entre os processos. Esta dependência pode ser percebida quando for possível
definir um processo como principal e outro com acessório. Exemplo: 
Inquérito Administrativo => Recurso contra decisão de Inquérito 
Auto de Infração => Defesa contra Auto de Infração 
Aquisição de Material => Prestação de Contas 
Licença sem vencimentos => Cancelamento de Licença 
Processo Adm. Disciplinar (PAD) => Recurso contra PAD 
Na juntada por anexação, uma vez que os processos formarão apenas
um, a renumeração das peças deve ocorrer em sequencia à numeração do
processo principal, a partir do processo acessório, conforme a seguinte rotina: 
 Colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo
principal; 
 Retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-o a capa do
processo principal e manter os processos sobre as duas capas, de modo
que formem um único conjunto; 
 Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo
a numeração já existente no processo principal; 
 Lavrar o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO” na última folha do 
processo mais antigo; 
 Anotar NA CAPA DO PROCESSO PRINCIPAL o número do processo 
acessório que foi juntado; 
 Registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação. 
Juntada por Apensação 
A juntada por apensação pode ser feita quando os processos possuem
elementos em comum, mas não se referem à mesma pessoa. Não há um
critério a ser seguido para a apensação, como a dependência de assuntos para
a anexação. Eles podem ser juntados por conveniência da Administração. As
rotinas são as seguintes: 
 Manter superpostos um processo ao outro, presos por colchetes ou
barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o 
processo que contenha o pedido de juntada; 
 Manter as folhas de cada processo com sua numeração original; 
 Lavrar o “TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO” na última folha 
do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro
lugar; 
 Anotar NA CAPA DO PROCESSO QUE FICAR EM PRIMEIRO LUGAR o 
número do processo apensado; 
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 Registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação. 
Depois de proferida a decisão final, deverá ocorrer a desapensação no
protocolo setorial da unidade onde se encontrarem os processos, antes do seu
arquivamento, com a seguinte rotina: 
 Separar os processos; 
 Lavrar o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO” no processo que solicitou a 
juntada; 
 Tornar sem efeito a anotação da capa de processo feita à época da
apensação; 
 Apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser 
desapensado. 
 Registrar, em sistema próprio, a desapensação. 
Dica de prova: A desapensação e a juntada de processos é feita pelo
protocolo central ou setorial da unidade onde se encontra o processo, 
mediante determinação por despacho do seu dirigente. 
Dica de prova: NÃO EXISTE O TERMO DESANEXAÇÃO!!! Os processos 
anexados jamais devem ter essa situação revertida! Então tomem cuidado. 
(MI/2009 – Cespe/UnB) Por meio da operação conhecida como juntada 
por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um 
processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em 
matérias semelhantes. 
Resolução 
O item está incorreto. O objetivo da união temporária é justamente
manter a uniformização, onde o processo mais antigo e finalizado servirá como
base para a tomada de decisão na nova situação. Mas a juntada temporária,
como bem vimos, tem o nome de apensação, sendo a juntada por anexação
aquela de caráter definitivo. 
 Desentranhamento de Peças 
O desentranhamento é a retirada de folhas ou peças, que se dará onde o
processo se localiza. 
Para tal, é obrigatório lavrar, após o último despacho, o “TERMO DE 
DESENTRANHAMENTO”. Caso a retirada seja a pedido de terceiros, deve ser 
utilizado o carimbo de desentranhamento de peça, em que consta o recibo da
parte interessada. 
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração
original, permanecendo vago o intervalo correspondente às peças retiradas,
apondo-se o carimbo de desentranhamento. 
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É PROIBIDO O DESENTRANHAMENTO DE PEÇA INICIAL DO PROCESSO!!! 
(MI/2009 – Cespe/UnB) O desentranhamento de peças de um processo 
pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do 
interessado. 
Resolução 
O item está correto. O desentranhamento é a retirada definitiva de folhas
ou peças de um processo. Sempre vai ocorrer quando for conveniente para a
Administração ou quando o interessado solicitar, sendo seu pedido deferido
caso não traga prejuízos à Administração. 
 Desmembramento de Peças 
O desmembramento de peças é a retirada de parte da documentação de
um processo PARA FORMAR OUTRO PROCESSO. Ocorre mediante despacho da
autoridade competente e conforme a seguinte rotina: 
 Retirar os documentos que constituirão outro processo; 
 Apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram 
retirados os documentos; 
 Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme essa 
norma, renumerando suas páginas. 
(MCT/2008 – Cespe/UnB) O desmembramento é a retirada de folhas ou 
peças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente. 
Resolução 
O item está incorreto. O desmembramento é a retirada definitiva de
folhas ou peças de um processo como o intuito de formar outro processo. Se
não for por este motivo, trata-se de desentranhamento, que é a retirada de
peças através de despacho, conforme afirma o item. 
 Diligência 
A diligência é o cumprimento de exigência da autoridade competente,
por parte de terceiros interessados no processo, que sejam estranhos à
administração. 
O processo será devolvido ao protocolo central, e este expedirá
correspondênciaoficial ao interessado para que, NO PRAZO MÁXIMO DE 30
DIAS, cumpra as exigências determinadas em despacho. A correspondência
será emitida pelo setor de comunicação ou pela entidade que a solicitar. 
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Vencido o prazo, e caso não haja o cumprimento da exigência, o órgão
responsável ANEXARÁ ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá
à instituição que determinou a diligência. 
 Encerramento do Processo e Abertura do Volume Seguinte 
Encerramento do Processo 
O encerramento do processo ocorrerá pelos seguintes motivos: 
 Por indeferimento do pleito; 
 Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos 
arbitrados de dela decorrentes; 
 Pela expressa desistência do interessado; 
 Quando seu desenvolvimento for interrompido por período de um 
ano, por omissão da parte interessada (desistência tácita). 
Para a formação de um volume, devem ser observadas as seguintes
regras: 
 Os autos não devem exceder a 200 folhas em cada volume! A
fixação dos colchetes deve observar a distância de dois cm na margem
esquerda; 
 Quando o número de folhas em um volume excederem ao limite
acima, deve ser formado novo volume; 
 Não é permitido desmembrar documentos. No caso de inclusão
de um documento que exceda ao limite de folhas, esse documento 
começará o novo volume; 
O encerramento e abertura de novos volumes serão efetuados em
lavratura de termo, em folhas suplementares, sem interromper a continuidade
da numeração. 
A abertura de volumes será informada no volume anterior, incluindo o
“TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME” devidamente numerado. 
(FUB/2009 – Cespe/UnB) O processo. Documento típico das organizações 
públicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo 
indeferimento da demanda. 
Resolução 
O item está correto. Vimos que um dos motivos para o encerramento do
processo é a decisão da autoridade competente por não atender à solicitação
pretendida pelo interessado, o indeferimento do pleito. 
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Abertura do Volume Subsequente 
No novo volume, logo após a capa, deve ser inserido o “TERMO DE 
ABERTURA DE VOLUME”, devidamente numerado, obedecendo a numeração do 
volume anterior. 
A abertura de novo volume deve ser executada pelo protocolo central ou
pelo setorial da unidade correspondente. Estes deverão providenciar o
preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o
sistema de protocolo. Os volumes serão numerados na capa, seguindo a ordem
(1º volume. 2º volume, etc.) 
Documentos encadernados e ou em brochura e os de grande volume
serão APENSADOS ao processo a colocação de etiqueta contendo o número do
processo e a palavra “anexo”. 
 Reconstituição de Processos 
A reconstituição de processo se dá com a perda, extravio ou
desaparecimento de processo. O servidor que tiver ciência do fato deve
comunicá-lo à chefia para que esta promova a apuração imediata, por
sindicância ou processo administrativo disciplinar. 
Mas independente das ações a serem tomadas, o servidor deve
observado o seguinte: 
 Ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do
processo dentro de uma capa, junto ao documento pelo qual foi dado
conhecimento à chefia do desaparecimento do processo; 
 Fazer representação ao chefe da unidade a que estiver
jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição; 
 Reconstituir o processo, resgatando informações e obtendo cópias
de documentos que o constituíram; 
 Apor uma folha no início, informando que aquele processo está
sendo reconstituído, constando seus dados (nº, procedência, interessado, 
etc.); 
 Atribuir nova numeração ao processo reconstituído; 
 Registrar, sem sistema próprio, a ocorrência, citando o número do 
processo extraviado e do atual. 
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Exercícios 
01 - (Fundac-PB/2008 – Cespe/UnB) Ofícios, cartas, telegramas, avisos
e memorandos são espécies de correspondências. 
02 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) Correspondência é toda espécie
de comunicação escrita que circula entre os órgãos ou entidades, à exceção
dos processos. Quanto à sua natureza, a correspondência classifica-se em
interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. 
03 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) O registro de documentos
consiste na identificação de procedência, espécie, número e data do
documento, primeira distribuição, entre outros elementos. 
04 - (MI/2009 – Cespe/UnB) A correspondência particular não deve ser
expedida pelas unidades de protocolo – central ou setorial – do órgão. 
05 - (Hemobrás/2008 – Cespe/UnB) Se uma correspondência oficial é
encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser
devolvida ao remetente com justificativa de sua devolução. 
06 - (MPE-AM/2008 – Cespe/UnB) Além do setor de protocolo, todas as
demais unidades de um órgão público têm responsabilidade pela expedição de
correspondências. 
07 - (CNPq/2003 – Cespe/UnB) Não é necessário manter o controle da
expedição de correspondências. 
08 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deve autuar toda
correspondência e, caso ela contenha anexos, autuar cada anexo
separadamente. 
09 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deve identificar cada processo,
registrando, na capa, a procedência, a data, o nome do interessado e o
assunto. 
10 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Antes de numerar todas as folhas, o
servidor deverá incluir, no processo, o envelope que encaminhou a
correspondência, a fim de comprovar o endereço do remetente. 
11 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) As folhas de um processo devem ser
numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo. 
12 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Denomina-e juntada procedimento de
abertura ou formação de processo. 
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13 - (Ibram/2009 – Cespe/UnB) Apenso é o documento ou processo
juntado a processo sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento
ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente
de mesma procedência, por afinidade de conteúdo. 
14 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) O processo desaparecido ou
extraviado não poderá ser reconstituído. O desaparecimento ou extravio de
processo deverá ser comunicado à respectiva chefia, que terá de promover a
apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo
disciplinar. 
15 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) Um processo em um ministério
pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos
arbitrados, ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por período
superior a um ano, por omissão da parte interessada. 
16 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) Desmembramento é o ato pelo
qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou
de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão de origem a fim de
que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas. 
17 - (Hemobrás/2008 – Cespe/UnB) Se, de determinado processo, foi
necessária a retirada de folhas, isto é, uma desapensação, nesse caso, as
peças os autos terão nova numeração das folhas. 
18 - (MI/2009– Cespe/UnB) O ato pelo qual um processo é devolvido
para cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição. 
19 - (MEC/2005 – Cespe/UnB) A juntada é a ação pela qual se reúne um
documento a outro, em caráter complementar, guardando ambos relativa
autonomia. 
20 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) A autuação ou formação de
processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento
original. 
21 - (TRT-17/2007 – Cespe/UnB) Apensar um processo é juntá-lo em
definitivo a outro processo, por necessidade do serviço. 
22 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) Parte da documentação de um
processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada para
formar outro processo. 
23 - (ANATEL /2009 – Cespe/UnB) Um documento classificado como
secreto, confidencial ou reservado poderá ser autuado por qualquer servidor
sem nenhum tipo de tratamento diferenciado em relação aos documentos
ostensivos. 
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24 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) As mensagens e documentos
resultantes de transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) podem
constituir peças de processo. 
25 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) Para formação de processos em
órgãos públicos, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja
relacionado a ações e operações contábeis financeiras ou requeira análises,
informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais. 
26 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) O processo somente pode ser autuado a
partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer
tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados. 
27 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Documentos classificados com secreto,
confidencial ou reservado não são processados nas unidades de protocolo, ao
contrário dos demais documentos. Nesse caso, o servidor deverá apenas
colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e encaminha
para o órgão de destino, sem fazer autuação. 
28 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) O procedimento da licitação é iniciado com
a abertura de processo, que, por excepcionalidade, não será autuado,
protocolado nem numerado. 
29 - (PGR-DF/2005 – Cespe/UnB) Os documentos com características de
particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados
(autuados). 
30 - (PGR-DF/2005 – Cespe/UnB) Todas as folhas dos processos que
tramitam na PGR-DF devem ser corretamente numeradas. 
31 - (MPE-RR/2008 – Cespe/UnB) A correspondência oficial externa é
aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das
atividades de uma instituição e é trocada entre uma instituição e outras
entidades ou pessoas físicas. 
32 - (Sespa-PA/2004 – Cespe/UnB) A correspondência é interna quando
trocada entre órgãos de uma mesma instituição. 
33 - (Sespa-PA/2004 – Cespe/UnB) Correspondência é toda forma de
comunicação escrita, produzida por e destinada a pessoas jurídicas e físicas,
bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma
instituição. 
34 - (Sespa-PA/2004 – Cespe/UnB) A correspondência é oficial quando
trata de interesse pessoal de servidores de uma instituição pública. 
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Gabarito Comentado 
Item Resposta Comentário 
01 Certo São os tipos de correspondências descritos na aula. 
02 Certo São as classificações atribuídas às correspondências, de acordo com a sua natureza. 
03 Certo O registro consiste na identificação de elementos da correspondência para o seu controle 
04 Certo A correspondência particular somente pode ser recebida pelo protocolo. Mas este não deve expedí-la. 
05 Errado Neste caso será aberta e encaminhada a pessoa que ocupa atualmente o cargo, ou a seu substituto. 
06 Errado Somente o protocolo tem a prerrogativa de expedir correspondências oficias, seja interna ou externa. 
07 Errado Todas as correspondências devem ser registradas para serem controladas pelo protocolo. 
08 Errado Somente serão autuadas as correspondências que iniciarão processos. 
09 Certo Os processo devem ser registrados com todos os dados para o controle do seu trâmite. 
10 Errado Os envelopes devem ser descartados, e as informações do remetente devem ser anotadas. 
11 Errado A numeração deve iniciar no protocolo, mas continua com o servidor que incluir novas peças. 
12 Errado A juntada é a união de processos ou documentos a outro. A formação de processos é a autuação. 
13 Certo O item define corretamente o que é apenso e o que é anexo. 
14 Errado O processo deve ser reconstituído em procedimento paralelo à sindicância ou PAD. 
15 Certo Esses são alguns dos motivos para o encerramento de processos. 
16 Errado A definição trazida no item é a de diligência. 
17 Errado A retirada de folhas trata-se de desentranhamento. 
18 Errado Este ato é conhecido como diligência. 
19 Errado Existe a juntada por anexação, na qual o processo anexado perde sua autonomia. 
20 Errado Pode ser feito por cópia, uma vez que o servidor tem fé pública para autenticar cópias de documentos. 
21 Errado A juntada em definitivo é a anexação. 
22 Errado Existe essa possibilidade, e é conhecida como desmembramento. 
23 Errado Os documentos sigilosos devem seguir diretamente aos seus destinatários. 
24 Errado As mensagens e documentos resultantes desse procedimento não podem ser peças de processos. 
25 Certo O item traz o conceito de processo. 
26 Errado As cópias podem ser autuadas, desde que autenticadas por servidor. 
27 Certo Este é o tratamento que deve ser dispensado ao documento sigiloso. 
28 Errado O processo de licitação não é sigiloso, devendo, portanto, seguir as normas como qualquer outro. 
29 Errado Esses documentos devem seguir diretamente para seus destinatários. 
30 Certo Todos os processos devem ser corretamente numerados. 
31 Certo Este é o conceito de correspondência oficial e externa. 
32 Certo O item traz a correta definição de correspondência interna. 
33 Certo A correspondência é toda forma de comunicação escrita que circula nas entidades. 
34 Errado O item traz o conceito de correspondência particular. 
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Pois bem, caros alunos, chegamos ao fim desta aula. E com o fim dela,
já estudamos tudo o que foi pedido para Noções de Arquivamento e
Procedimentos Administrativos, pelo menos de acordo com o último edital. 
Mais uma vez quero agradecer a vocês pelos emails que estou
recebendo! Vou me esforçar para responder a todos. 
Ainda vou continuar aqui no fórum do curso para ajudá-los com suas
dúvidas em relação a esta disciplina. Estarei também disponível no seguinte
email: mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Desejo a todos muita sorte nessa empreitada, e peço que não
desanimem jamais! Vocês já começaram certos, decidindo estudar para este
concurso. Continuem na luta e tenho certeza que a vitória vai chegar. 
Podem sempre contar com nosso apoio para ajudá-los no que
precisarem! 
Forte abraço a todos, paz e sucesso! 
Bons estudos e até a próxima dúvida! 
Prof. Mayko Gomes 
Junho/2012 
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Exercícios Resolvidos na Aula 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Correspondência é o nome dado atodas as
espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades,
exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular,
recebida ou expedida. 
(Fundac-PB/2008 – Cespe/UnB) A correspondência externa é aquela
trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao receber a correspondência, o servidor
deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio
remetente, de representante legal ou procurador. Neste caso, deverá estar
anexado o instrumento de procuração. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Toda correspondência recebida na sexta-feira
deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma
correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de
protocolo. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao chegar ao protocolo, um documento oficial
que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o
servidor deverá considerar o documento como correspondência particular
daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento
e o encaminhará diretamente ao destinatário. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) Para a formação de processo, o servidor
deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma
capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos
mais antigos sejam os primeiros do conjunto. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) O processo é formado por um documento ou
conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos,
pareceres técnicos, anexos o instruções para pagamento de despesas. Precisa
ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais
procedimentos. 
(MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deverá numerar as folhas dos
processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e
usando o carimbo próprio pra colocação do número no canto superior direito
da página. 
(MI/2009 – Cespe/UnB) Por meio da operação conhecida como juntada
por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um
processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em
matérias semelhantes. 
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(MI/2009 – Cespe/UnB) O desentranhamento de peças de um processo
pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do
interessado. 
(MCT/2008 – Cespe/UnB) O desmembramento é a retirada de folhas ou
peças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente. 
(FUB/2009 – Cespe/UnB) O processo. Documento típico das organizações
públicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo
indeferimento da demanda.