Introdução a administração conceitos

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ADM 100 - TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO
TURMAS: 3,5,6 – PRIMEIRO/2018
FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR
PLANEJAMENTO
ORGANIZAÇÃO
DIREÇÃO
CONTROLE 
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PLANEJAMENTO
ATUAL – PROJEÇÃO NO FUTURO
Definir objetivos – como alcançá-los
Dados do passado e presente fazer uma projeção para o futuro
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CARACTERÍSTICAS:
Processo continuo e permanente 
Sempre voltado para o futuro
Definição de objetivos a alcançar
Visa a racionalidade da tomada de decisão
Interege dinâmicamente com as outras funções
Processo de tomada de decisões
Sistêmico
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CARACTERÍSTICAS:
Técnica de alocação de recursos
Selecionar um curso de ação em termos de tempo e amplitude
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Fases do planejamento
ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS
TOMADA DE DECISÕES
DEFINIÇÃO DA ESTRATÉGIA GLOBAL
DEFINIÇÃO DE PLANOS OPERACIONAIS
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ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS
PONTO DE PARTIDA
SÃO ALVOS A SEREM ATINGIDOS
PODEM SER QUANTITATIVOS OU QUALITATIVOS
SE PRENDEM: PRODUTOS, CLIENTES, FORNECEDORES,LUCROS,CAPITAL, MERCADOS ETC.
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ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS
Tipos de Objetivos em Relação ao Risco:
Imediatos – Curto Prazo
Acessiveis – Médio Prazo
Imaginários – Longo Prazo
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ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS
Hierarquia dos Objetivos
Conquistar 60% do Mercado
Produzir e Vender 10.000 ud./Ano
Estimar RH Necessários
Treinar RH
Recrutar e Selecionar RH 
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ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS
POLÍTICAS:
São guias orientadoras:
Compras: Diversas fontes de fornecedores
Salarial: Compatíveis com o mercado
Contratação: Igualdade de Oportunidades
Promoção: Encorajar a promoção 
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TOMADA DE DECISÃO:
Visa solucionar um problema
Decisões rotineiras x decisões não programadas 
Planejamento é um processo de TD
Decidimos quando temos duas ou mais alternativas
Decisões Grupais:
Ouvir outras opiniões; comprometimento; disciplinar o grupo; maior possibilidade de acerto 
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Formas de Decidir:
Basear na intuição;
Passar o abacaxi;
*Escolher a alternativa ao acaso (sorte);
*Decidir apressadamente;
*Deixar que os outros decidam por nós;
*Não decidir;
*Decidir conforme a sequência técnica correta
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ETAPAS DA DECISÃO
1. DEFINIR CLARAMENTE O PROBLEMA;
2. DEFINIR TODAS AS ALTERNATIVAS PARA SOLUCIONÁ-LO;
3. ESTABELECER OS PONTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DE CADA ALTERNATIVA;
4.SELECIONAR A ALTERNATIVS MAIS ADEQUADA;
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Exercício de tomada de decisão
Encontrar a solução para um problema
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Estilo de tomada de decisão
Diretivo: Orientadas para aspectos técnicos e nos regulamentos e focados no curto prazo
Comportamental: Preocupação com o bem-estar das pessoas
Analítico: Orientadas para as tarefas e buscam soluções para problemas complexos
Conceitual: Consideram grande quantidade de informação e decidem no longo prazo
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Definição da Estratégia Global
Tipo
Abrangência
Tempo
Nivel
Estratégico
Organização
LongoPrazo
Alta Administração
Tático
Departamento
Médio Prazo
Gerência Média
Operacional
Tarefa ou Operação
Curto Prazo
Supervisão
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Determinação de Plano Operacionais
Necessidade Real – Por que deve ser feito?
Recursos Necessários – O que deve ser feito?
Local e Espaço – Onde deverá ser feito?
Tempo Necessário – Quando deverá ser feito?
Capacidade e Experiência – Quem deverá fazer?
Meios e Métodos – Como deverá ser feito?
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ORGANIZAÇÃO
1- Dividir o trabalho.
2- Agrupar as atividades em uma estrutura lógica.
3- Designar as pessoas para a sua execução.
4- Alocar os recursos
5- Coordenar os esforços
Abrangência:
	Institucional, Departamental, Operacional
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As funções Administrativas
Desenhar cargos e tarefas específicas
Criar estrutura organizacional
Definir posições de staff
Coordenar as atividades de trabalho
Estabelecer políticas e procedimentos
Definir a alocação de recursos
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Tipos de Estrutura Organizacional
1 - Organização Linear
2 - Organização Funcional
3 - Organização Linha-Staff
4 - Comissões
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1 - Organização Linear
Características
a) Autoridade Linear ou única 
b) Linhas formais de comunicação
c) Centralização das decisões
d) Aspecto de pirâmide
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1 - Organização Linear
Esferas de aplicação
a) Empresas pequenas e que não requer executivos especializados
b) Nos estágios iniciais da empresa
c) Em empresas de tarefas que sofrem raras alterações, e sua estrutura é estável e permanente
d) Quando a rapidez na execução do trabalho é mais importante do que a qualidade
e) Quando a organização investe em consultoria externa
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1 - Organização Linear
Vantagens
a) Estrutura simples e de fácil compreensão
b) Clara delimitação das responsabilidades
c) Facilidade de implantação
d) É bastante estável
Desvantagens
a) Constância das relações formais
b) Autoridade baseada no comando único e direto
c) Exagero na função de chefia e de comando
d) A autoridade de comando torna o chefe um generalista
e) Quando a empresa cresce, ocorre congestionamento nas linhas formais de comunicação
 f) Comunicação demorada 
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2 - Organização Funcional
Características
a) Autoridade funcional ou dividida
b) Linhas diretas de comunicação
c) Descentralização das decisões
d) Ênfase na especialização
Esferas de aplicação
a) Quando a organização, tem uma equipe pequena, bem entrosada, reportando-se a um dirigente eficaz e orientada para objetivos comuns e bem definidos e colocados.
b) em determinadas circunstâncias, a empresa delega, durante um período, autoridade funcional a algum órgão específico, a fim de implantar algum procedimento ou controlar alguma atividade.
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2 - Organização Funcional
Vantagens
a) Máxima especialização nos diversos órgãos
b) Melhor supervisão técnica
c) Comunicação direta, sem intermediação
d) Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução
Desvantagens
a) Perda de autoridade de comando
b) Subordinação múltipla
c) Tendência à concorrência entre os especialistas
d) Tendência a tensão e conflitos
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3 - Organização Linha-Staff
Características
a) Autoridade funcional ou dividida
b) Linhas diretas de comunicação
c) Separação entre órgãos operacionais e órgãos de apoio e suporte
d) Hierarquia X Especialização
Esferas de aplicação
a) A organização linha-staff é a mais aplicada e utilizada forma de organização.
	Ela permite incorporar especialistas à organização a um custo razoável, quando seus serviços são indispensáveis.
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3 - Organização Linha-Staff
Vantagens
a) Assegura assessoria especializada e inovadora mantendo o princípio de autoridade única
b) Atividade conjunta e coordenada dos órgãos de linha e órgãos de staff
Desvantagens
a) Conflitos entre órgãos de linha e staff
b) Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff
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4 - Comissões
Características
a) Não constitui um órgão da estrutura organizacional
b) Assumem tipos diferentes: formais, informais, temporárias e relativamente permanentes
c) Estão assentadas em princípios básicos
Esferas de aplicação
a) Quando uma conclusão exige variedade de informações
b) Quando é necessário obter o julgamento de várias pessoas para apoiar a tomada de uma decisão importante
c) Quando o êxito do cumprimento das decisões depende da compreensão de todos os seus aspectos e detalhes.
d) Coordenação das atividades de alguns departamentos seja, bem ajustadas
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4 - Comissões
Vantagens
a) Tomada de decisão e julgamentos grupais
b) Coordenação
c) Transmissão de informações
d) Restrições à delegação de autoridade
e) Consolidação de autoridade
Desvantagens
a) Podem levar à perda de tempo na tomada de decisões
b) Custo em tempo e dinheiro
c) Substituição do administrador
d) Absorvem tempo útil dos participantes
e) Divisão da responsabilidade
f) Exigem um coordenador eficiente
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DEPARTAMENTALIZAÇÃO
1 - Departamentalização Funcional
2 - Dept. por Produtos ou Serviços
3 - Dept. Geográfica
4 - Dept. por Clientes
5 - Dept. Processos
6 - Dept. Projetos
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1 - Departamentalização Funcional
Características
a) Agrupamentopor atividades ou funções principais
b) Divisão do trabalho interno por especialidade
c) Auto-orientação e Introversão
Esferas de aplicação
a) Em circunstâncias estáveis e de pouca mudança
b) Empresas que tenham pouca linha de produtos ou serviços que permaneçam inalterados por longo tempo
c) Demonstrando a preocupação da empresa com sua própria estrutura interna
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1 - Departamentalização Funcional
Vantagens
a) Agrupamento de especialistas sob uma única chefia
b) Maximização da utilização das habilidades das pessoas
c) Economia de escala pela utilização integrada de pessoas, máquinas e produção em massa
d) Concentração da competência de maneira eficaz
e) Auto-orientação
Desvantagens
a) Reduz a cooperação interdepartamental
b) É inadequada quando as circunstâncias externas são mutáveis ou imprevisíveis
c) Dificulta a adaptação e flexibilidade a mudanças externas
d) Detrimento do objetivo global da empresa
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2 - Dept. por Produtos ou Serviços
Características
a) Agrupamento por resultados quanto a produtos ou serviços
b) Divisão do trabalho por linhas de produtos/serviços
c) Ênfase nos produtos e serviços
d) Orientação para resultados
Esferas de aplicação
a) Em condições ambientais instáveis e mutáveis, induzindo a cooperação entre os especialistas
b) Coordenação de esforços, para melhor desempenho do produto/serviço
c) Autonomia e auto-suficiência com as suas unidades de produção, pesquisa, vendas, etc
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Vantagens
a) Fixa a responsabilidade dos departamentos
b) Facilita a comunicação interdepartamental
c) Facilita a inovação
d) Indicada para circunstâncias externas e mutáveis
e) Permite a flexibilidade
Desvantagens
a) Dispersão dos especialistas em subgrupos
b) Provoca problemas humanos de temores e ansiedade, em situação de instabilidade externa
c) É contra-indicada para circunstâncias externas estáveis
d) Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização
2 - Dept. por Produtos ou Serviços
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3 - Departamentalização Geográfica
Características
a) Agrupamento conforme a localização geográfica / territorial
b) Ênfase na cobertura geográfica
c) Orientação para o mercado. 
Esferas de aplicação
a) É típico das áreas mercadológica e produção ou operação
b) É indicadas para firmas de varejo, desde que certas funções (finanças,compras) sejam centralizadas
c) Quando a empresa pretende dar cobertura a um mercado de consumidores ou usuários ou a um mercado de fornecedores de recursos de produção
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3 - Departamentalização Geográfica
Vantagens
a) Torna imprescindível a estratégia territorial
b) Fixa a responsabilidade de lucro e desempenho
c) Encoraja os executivos a pensar no sucesso do território
d) Acompanhamento das variações regionais e locais sem grandes problemas 
Desvantagens
a) A departamentalização ocorre principalmente nas áreas de produção e marketing
b) Em face do grau de liberdade e autonomia colocado nas regiões ou filiais, o enfoque territorial deixa para segundo plano a coordenação de aspectos de planejamento/execução
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DIREÇÃO
Dirigir os esforços para um propósito comum
1. Ordens e Instruções
2- Comunicação
3- Liderança
4- Motivação
5. Coordenação
Abrangência:
	Institucional, Departamental, Operacional
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As funções Administrativas
Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais
Estabelecer comunicação com os trabalhadores
Apresentar solução dos conflitos
Gerenciar mudanças
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O Adminsitrador do Futuro
Procurar a mudança
Observar as realidades externas
Promover um estilo de treinamento
Eliminar o medo
Criar especialização
Ter visão de futuro
Negociar para resolver problemas
Valorizar a diferença
Desenvolver a administração participativa
Desenvolver o poder das equipes
Priorizar a qualidade dirigida ao cliente
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Meios de Direçao
Ordens e Instruções:
Ordens – O que fazer e quando fazer?
Instruções – Como fazer?
Ordens:
Específicas (Individuais)
Gerais ( para todos)
Informais – baixo risco
Formais – alto risco
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Comunicação
Processo de Comunicação:
Emissor – transmissor – canal – receptor – destinatário
No canal pode ocorrer: ruído ou interferência – BOATO
“Comunicação somente efetiva quando o destino interpreta e compreende a mensagem. É um processo de mão dupla com retroação”.
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Comunicação
Barreiras da Comunicação:
Humanas: limitações pessoais; hábitos de ouvir; emoções; preocupações; motivações, sentimentos.
Físicas: espaço; interferências; ruídos; distância.
Semânticas: Interpretação de palavras; linguagem; sinais; decodificação de gestos; sentido das lembranças
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Liderança
Estilos:
Autocrático – Centrado nas tarefas – Autoritário
Democrático – Centrado nas pessoas – Participação
Liberal – Não há um líder definido
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O gerente toma a decisão e a anuncia
O gerente “vende” a decisão
O gerente apresenta as idéias e convida ao questio-namento
O gerente apresenta uma tentativa de decisão sujeita a mudança
O gerente apresenta um problema, obtém sugestões e toma a decisão
O gerente define limites; pede ao grupo para tomar a decisão
O ger. permite aos subord. funcio-narem dentro dos limites defendidos pelo superior
Uso de autoridade pelo gerente
(Estilo autocrático)
Uso de liberdade para os
subordinados (Estilo participativo)
Liderança centrada
no chefe
Liderança centrada nos
subordinados
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MOTIVAÇÃO
Necessidades Humanas
Necessidades fisiológicas : necessidades primárias e pertinentes a todos os animais
Necessidades psicológicas : necessidades secundárias, pertinentes aos homens (afeição, aceitação, segurança íntima,participação , etc)
Necessidades de auto realização : decorrem da educação e cultura da pessoa, realizar o seu próprio potencial
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Hierarquia das Necessidades de Maslow
Necessidades Secundárias
Necessidades Fisiológicas
Segurança
Sociais
Estima
Auto-Realização
Necessidades Primárias
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Teoria dos Fatores de Herzberg
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Coordenação
“Unir, hamonizar todos os esforços para o objetivo comum”
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CONTROLE
1- Definir os padrões de desempenho
2- Monitorar o desempenho
3- Comparar o desempenho com os padrões
4- Tomar a ação corretiva para assegurar os objetivos desejados
Abrangência:
	Institucional, Departamental, Operacional
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As funções Administrativas
Medir o desempenho
Estabelecer comparação do desempenho com os padrões
Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho
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FASES DO CONTROLE
ESTABELECIMENTO DE PADRÕES: Quantidade; qualidade; tempo; custo
 
 AVALIAÇÃO DE DESMPENHO: Avaliar o que está sendo feito
COMPARAÇÃO DO DESEMPENHO COM O PADRÃO: Verificar se á erros ou falhas
AÇÃO CORRETIVA: Correção da variação ocorrida
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Princípios Básicos do Controle
A) Objetivo: buscar o alcance dos objetivos indicando erros ou falhas
B) Definição de Padrões: baser-se em padrões definidos
C) Exceção: Ficar atento para as coisas que andam mal
D) Ação: Proporcionar ação corretiva sobre as falhas
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Áreas deControle
A) Institucional – (relatórios e balanços contábeis
B) Financeiro – Investimentos, orçamentos
C) Mercadológico – Vendas, estoques, entrega
D) Pessoal – Ponto, frequência, férias
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	Fatores Motivacionais
Satisfação
	Fatores Higiênicos
Insatisfação
	Conteúdo do Cargo
(Como a pessoa se sente em relação ao seu cargo)
	Contexto do Cargo
(Como a pessoa se sente em relação a sua empresa)
	
1. O trabalho em si.
2. Realização
3. Reconhecimento
4. Progresso profissional
5. Responsabilidade
	
1. As condições de trabalho
2. Administração da empresa
3. Salário
4. Relações com o supervisor
5. Benefícios e serviços sociais