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E-book Lean Healthcare 1 Sumário Aprenda sobre os princípios básicos do Lean na Saúde ................................................... 2 6 Princípios do Lean na Saúde ...................................................................................... 2 3 dicas sobre como adaptar estratégias Lean baseadas em manufatura para a saúde . 2 Confira abaixo três dicas sobre como traduzir as estratégias do Lean para um ambiente de assistência médica. ................................................................................... 3 4 erros comuns de hospitais implementando o gerenciamento enxuto .......................... 4 Confira abaixo quatro erros comuns que os hospitais cometem ao implementar e como evitá-los. .............................................................................................................. 4 Como implementar o Lean no setor de saúde ................................................................... 7 Há três fases críticas que, se realizadas com sucesso, podem ajudar os transformadores enxutos a atingirem seus objetivos. .................................................. 8 As 8 incríveis habilidades que todo líder em Lean Healthcare deve ter. ........................ 13 Educação e Treinamento Necessários ......................................................................... 17 A Ciência e a Arte em Lean .......................................................................................... 18 O Líder de Melhoria de Processos no Sistema de Saúde ............................................. 19 Patrocínio Executivo .................................................................................................... 19 Líder direito no leme .................................................................................................. 20 Gestão do hospital: Lide com sucesso os desafios atuais dos cuidados de saúde com gestão hospitalar Lean. .................................................................................................... 21 Gestão enxuta .............................................................................................................. 21 Os cinco princípios do Lean ........................................................................................ 22 Conclusão .................................................................................................................... 25 Lean Healthcare: executando o trabalho padrão ........................................................... 26 Como executar o trabalho padrão? ............................................................................. 26 Essa abordagem envolve dividir o trabalho em três componentes: ........................ 27 É registrado em uma folha de divisão do trabalho e usado para fornecer uma abordagem padrão para o desenvolvimento de habilidades. ................................... 27 Leal healthcare significa melhor cuidado e menos custo de saúde ................................ 29 Princípios Lean Healthcare ........................................................................................ 29 Como gerenciar os projetos de melhoria na área da saúde? .......................................... 30 Apresentação: ............................................................................................................. 30 O que é o Pensamento A3? .......................................................................................... 31 Uso do A3 em Hospital ............................................................................................... 33 Utilizando a análise SWOT na área da saúde ............................................................. 34 2 Aprenda sobre os princípios básicos do Lean na Saúde 6 Princípios do Lean na Saúde Seis princípios do Lean para ajudar os líderes da área de saúde a considerar a implementação ou avaliar seu estado atual de implementação. 1. É uma atitude de melhoria contínua. Envolve uma cultura de melhoria contínua na qual os líderes estão sempre elevando o nível para gerar valor. 2. É criação de valor. O objetivo final do Lean é melhorar o valor. Ao medir a melhora das intervenções Lean, os líderes da área de saúde devem sempre comparar benefícios e encargos, escreveram os autores. 3. É a unidade de propósito. Lean pode unificar as equipes em torno de uma meta compartilhada. 4. É o respeito pelas pessoas que fazem o trabalho. Os líderes do setor de saúde precisam capacitar os funcionários da linha de frente para impulsionar a melhoria, de acordo com o relatório. 5. É visual. Os centros de rastreamento visual fornecem acesso fácil aos dados e servem como um local para comunicar preocupações e novas ideias. 6. É arregimentação flexível. Em uma abordagem Lean, os trabalhadores precisam identificar as causas-raiz dos problemas e mudar os padrões para otimizar os processos, de acordo com o relatório. 3 dicas sobre como adaptar estratégias Lean baseadas em manufatura para a saúde O modelo Lean de melhoria de processos originou-se no Japão com o Sistema Toyota de Produção. Muitos hospitais e sistemas de saúde descobriram os princípios do modelo de eliminar a atividade sem valor agregado e simplificar os processos úteis para melhorar a eficiência na área da saúde. No entanto, os 3 hospitais podem precisar adaptar algumas das práticas do Lean para se alinharem mais de perto com as operações e a cultura do hospital. Confira abaixo três dicas sobre como traduzir as estratégias do Lean para um ambiente de assistência médica. 1. Lidere com benefício para o paciente. Os hospitais têm uma cultura centrada no paciente e, como tal, as propostas de mudança precisam se concentrar nos benefícios para o paciente. Para ganhar adesão e envolver a equipe e os médicos, os líderes Lean precisam basear os projetos de melhoria em ajudar os pacientes primeiro. Os benefícios para o paciente podem, então, se traduzir em maior eficiência e redução de custos. Em vez do caminho histórico na indústria, onde a energia está mais no elemento de custo, na área da saúde, tem que ser mais sobre o paciente, cuidadores e como, um projeto, se traduz em valor. 2. Piloto primeiro. A abordagem tradicional para melhoria é "pronta, mira, fogo". Sob esse método, uma equipe de melhoria planeja um projeto piloto (pronto), executa o piloto (fogo controlado), faz ajustes na intervenção (mira) e implanta em todo o sistema (fogo). Essa abordagem permite que os líderes aprendam sobre a cultura do hospital ou departamento antes de instituir uma mudança em toda a organização. 3. O tempo é remédio. Nos hospitais, "o tempo é medicina". Ao trabalhar com médicos e outros médicos em uma equipe de melhoria, os líderes precisam planejar reuniões com antecedência para que os médicos não sintam que o projeto Lean é uma intrusão no atendimento ao paciente. Enquanto na equipe de manufatura os membros podem estar prontamente disponíveis para projetos de melhoria, os profissionais de saúde podem precisar de mais atenção antes de participar. 4 4 erros comuns de hospitais implementando o gerenciamento enxuto O gerenciamento enxuto tornou-se cada vez mais um método de escolha para hospitais que buscam uma solução criativa para problemas de custo e qualidade. No entanto, suas raízes de fabricação podem tornar o Lean um modelo de melhoria de processo desafiador para os hospitais adotarem completamente. Confira abaixo quatro erros comuns que os hospitais cometem ao implementar e como evitá- los. 1. Não dedicar recursos suficientes. Um dos erros mais comuns que os hospitais cometem quando adotam oLean não está dedicando recursos suficientes para os projetos. A transformação dos processos hospitalares exige um compromisso de tempo e energia dos líderes e funcionários. Os hospitais devem ter uma pessoa ou uma equipe de pessoas responsáveis exclusivamente por projetos em vez de relegar o Lean como um projeto paralelo para a equipe. O modo de falha é que tomarão um departamento como qualidade ou recursos humanos ou desenvolvimento organizacional, e designarão a alguém a responsabilidade pelo Lean em regime de meio expediente. Atribuir um membro da equipe ao Lean em período integral não significa necessariamente que outros departamentos terão poucos funcionários. O emprego de técnicas agiliza processos e permite que hospitais transfiram funcionários para diferentes áreas do hospital. 2. Liderança não totalmente envolvida no Lean. Além da necessidade de comprometimento em tempo integral de pelo menos um membro da equipe, exige que os líderes estejam totalmente engajados na 5 adoção do gerenciamento Lean. O sub-recurso clássico e a delegação do escritório de canto - essas duas coisas combinadas são a morte da transformação Lean. Transformar um hospital em Lean significa mudar a organização para uma maneira inteiramente nova de pensar e projetar processos, o que requer envolvimento total da liderança do hospital. O nível de engajamento, as demandas lean dos líderes podem ser uma nova experiência para os executivos do hospital. 3. Ficar preso em testes. Quando o adotamos pela primeira vez, muitos hospitais começam com projetos piloto para avaliar sua eficácia. O setor de saúde gosta especialmente de testes, gosta de ter provas de conceito que estão validando sua filosofia e, em seguida, podem incorporar em estratégias futuras. Muitos hospitais começam com projetos no departamento de emergência ou na sala de cirurgia. Embora seja útil pilotar os pilotos e começar devagar, os hospitais precisarão ir além desse estágio para aproveitar ao máximo. A um certo nível filosófico, os líderes dos hospitais, podem entender inicialmente o potencial em mudar suas estratégias. Os hospitais devem usar uma abordagem Lean para todas as áreas do hospital - não apenas áreas clínicas. Por exemplo, os hospitais podem usá-lo para melhorar seus processos de ciclo de receita. 4. Não padronizar práticas. Outro erro comum que os hospitais cometem não é padronizar as práticas. A melhoria contínua, um dos principais objetivos, depende de um trabalho padronizado. Um dos grandes desafios na área da saúde é fazer com que essas pessoas altamente qualificadas e altamente treinadas, trabalhando em um hospital, concordem sobre quais são as melhores práticas e concordar em se adequar ao trabalho padronizado. Sem trabalho padronizado, não pode haver melhoria contínua. A educação é a solução para evitar esses erros, os hospitais precisam ser educados no método e na filosofia Lean. 6 Os hospitais podem entender melhor como usá-lo como parte de sua estratégia para atingir metas. Tudo começa com a educação e depois cria a estratégia deles em torno do lean. Os líderes do hospital precisam se perguntar "qual é a nova visão da organização daqui para frente e como o Lean pode permitir que a visão se torne uma realidade?". Lean é uma correção de curso fundamental na vida de uma organização. Para conseguir fazer essa mudança, os líderes do hospital precisam primeiro avaliar a cultura, a missão e a visão de seus hospitais; eduque-se sobre as práticas e, em seguida, estabeleça como elas podem usá-lo para apoiar sua cultura, missão e visão. 7 Como implementar o Lean no setor de saúde Muitos gerentes seniores e funcionários do setor de serviços permanecem céticos, por exemplo, de que o Sistema Toyota de Produção, uma metodologia desenvolvida por uma montadora líder, possa ser traduzido adequadamente ou ser relevante para suas respectivas empresas e desafios, que são objetivamente distintos da manufatura. Um refrão comum é “pacientes não são carros”, o que obviamente não são. Os pacientes são muito mais importantes do que isso e podem lucrar com os benefícios do trabalho padrão adequadamente calibrado, com os ganhos líquidos sendo: • Consistência; • Melhoria continua; • Integração de melhores práticas internas e externas; • Integrando o feedback do cliente em uma base contínua. A padronização, portanto, definitivamente tem um lugar no setor de serviços. Mas, no setor de serviços, onde os processos não são tão facilmente definidos e tangíveis, o trabalho padrão pode ser aplicado e, em caso afirmativo, como ele pode ser usado como uma ferramenta para melhoria? Para aqueles transformadores enxutos corajosos o suficiente para introduzir o trabalho padrão em hospitais, os primeiros passos nessa jornada são alguns dos mais importantes. Em primeiro lugar, é fundamental encontrar o equilíbrio certo para o que pode ser (conhecimento explícito) e o que não pode ser definido (conhecimento tácito), pois esta é a única maneira de aumentar e desenvolver habilidades internas. 8 Há três fases críticas que, se realizadas com sucesso, podem ajudar os transformadores enxutos a atingirem seus objetivos. Eles são os seguintes: Relacionando-se com o paciente Curiosamente, muitos hospitais nos Estados Unidos gastam milhões de dólares em tecnologias de última geração. Eles também reservaram enormes baús de guerra para cuidados intensivos, o que, afinal de contas, é uma razão valiosa na decisão de um paciente de escolher um hospital em detrimento de outro. Ou pelo menos deveria ser. Mas, com muita frequência, aqueles que controlam os cofres dos hospitais dos EUA esquecem de se colocar no lugar do paciente. Com demasiada frequência, eles perdem de vista o fato de o paciente não ter o conhecimento clínico para avaliar um hospital a partir do próximo. O paciente pode, no entanto, avaliar um hospital usando seu próprio conhecimento, e no centro dessa experiência estão as três refeições que recebem diariamente e a conduta profissional do pessoal que lhes serve a comida. Então, como a comida foi apresentada, como ela provou e como foi servida, tem um enorme impacto na experiência do paciente. Este é realmente um cenário real sendo jogado fora não muito longe de onde eu moro. Um hospital, depois de finalmente perceber como a comida de boa qualidade pode melhorar a experiência do paciente, decidiu revolucionar seus programas de refeições. Curiosamente, descobriu-se que a causa básica de escores baixos e satisfação entre os pacientes não era necessariamente a comida em si, mas a forma como ela era servida. O hospital descobriu que os níveis de serviço eram inconsistentes. Às vezes, uma refeição mal apresentada seria colocada na frente de pacientes sem uma palavra por um bufê bem-intencionado, mas apressado. Enquanto, em outras ocasiões, o paciente recebia um nível fantástico de serviço, em que um serviço de bufê atencioso tomava o tempo para descrever a refeição, servir uma bebida para o paciente e discutir as opções de sobremesa. Depois de realizar uma pesquisa detalhada, o hospital decidiu que a única maneira de melhorar os 9 padrões era introduzir consistência. Portanto, estabeleceu-se o objetivo de desenvolver um roteiro que todo o pessoal de restauração poderia usar. Pesquisa Quase todos os hospitais nos Estados Unidos pesquisam os pacientes para avaliar se tiveram ou não uma experiência agradável. Embora essas pesquisas possam ser muito eficazes, o verdadeiro desafio ésaber o que perguntar ao paciente em primeiro lugar. Não é suficiente supor que ele ou ela irá voluntariar a informação que poderia, em última análise, efetuar a mudança. Portanto, antes de enviar pesquisas, é imperativo que os gerentes seniores, que passam a maior parte do tempo em salas de reunião, em vez de entrar na linha de frente, interajam diretamente com os pacientes diariamente, realizando entrevistas e participando de exercícios regulares de arredondamento de liderança. Essas entrevistas presenciais podem desenterrar algumas informações criticamente importantes, que podem ser inseridas em pesquisas com pacientes para obter uma visão mais completa do que precisa ser melhorado. Outra técnica de pesquisa altamente eficaz é que os hospitais confiam que os gerentes seniores deixem seus escritórios e trabalhem na linha de frente por pelo menos um dia por mês. Isso garante que eles sejam capazes de se relacionar com os desafios que os pacientes e a equipe enfrentam a cada dia, além de fornecer uma visão valiosa sobre como a experiência do paciente pode ser aprimorada. Empregando essas verificações e equilíbrios garantir que o hospital em questão está ciente do estado atual. Neste caso, o estado atual, é que um “roteiro de restauração” precisa ser desenvolvido. A próxima etapa é, primeiramente, realizar benchmarking detalhado. Portanto, qual conteúdo do roteiro é mais eficaz? Como podemos verificar isso? Como são os outros hospitais que abordam esta questão? Como são seus roteiros? O conteúdo do roteiro precisa ser adaptado para o nosso hospital? Podemos aprender alguma coisa para o setor de serviços mais amplo? Se sim, o que? 10 Ciclos PDCA Em termos do projeto de criação de roteiros, o estado ideal era que o hospital desenvolvesse um roteiro que transformasse a experiência de restauração do paciente. No entanto, a solução não foi desenvolver um roteiro de "tamanho único" desenvolvido por consultores externos sem experiência no hospital. Em vez disso, a resposta provavelmente estava em uma abordagem PDCA experimental e iterativa, que permitia aos desenvolvedores de scripts mover-se gradualmente em direção a cada condição de destino e gradualmente atender ao desafio. Embora eu possa apenas supor como os ciclos PDCA dos hospitais se pareciam, poderia ser algo como isto: Estado atual A linguagem do roteiro é muito direta e impessoal. Reduz o pessoal de restauração a robôs, pois é inconsistente e altamente variável. PLANO Identifique o problema O roteiro está ralando no ouvido e não tem fluxo. Não melhora a experiência do serviço de refeições do paciente. Analise a causa O roteiro foi escrito por uma equipe que não é de restauração, a maioria dos quais não tem experiências de refeições direto ou experiência de interação com o paciente. Formular contramedidas Peça aos gerentes seniores com formação universitária da empresa de refeições para ajudar. Como contramedida, conte também com a ajuda da equipe de Comunicações do Hospital, que são jornalistas qualificados. Desenvolva uma lista de metas e objetivos para os líderes e funcionários das refeições, desafie-os a escrever o roteiro e itere até que um roteiro útil seja desenvolvido. 11 FAZER Desenvolver um plano de implementação Defina prazos para que um novo rascunho do roteiro seja finalizado. Trabalhe em uma revisão do plano de comunicações do hospital e no processo de aprovação mais amplo, que inclui representantes de um corpo de pacientes e alguns fornecedores. Plano de comunicação Comunicar o plano a todas as partes envolvidas. Executar plano Supervisionar o processo de elaboração e garantir que todas as revisões sejam realizadas. VERIFICAÇÃO Monitorar o progresso do plano de implementação Modifique o plano, se necessário com o rascunho completo, os responsáveis pelo corpo de revisão sentem que o conteúdo do roteiro foi completado. No entanto, enquanto lê bem, agora eles acreditam que já não ressoa com os fornecedores cujo trabalho será para entregá-lo. Monitore resultados O roteiro é redigitado e entregue a cinco fornecedores adicionais para leitura. Eles adicionam seus próprios ajustes que transformam o script. Agora, reflete melhor seu tom de voz, dando-lhes a liberdade de improvisar. Uma segunda reunião de revisão encerra as alterações e o script está pronto para ser lançado. 12 ACT Avaliar resultados O novo roteiro é recebido positivamente pelo corpo do paciente e os resultados do primeiro lançamento também são positivos. O roteiro agora é padronizado e uma cópia é enviada para cada equipe de restauração no hospital. Padronizar contramedidas eficazes A tarefa revelou vários pontos-chave de aprendizagem. O importante é garantir, em seu papel de facilitador, que nenhuma das partes possa dominar o processo criativo. Opção para iniciar o ciclo PDCA novamente Como as necessidades dietéticas dos pacientes estão em constante evolução, o roteiro deve ser visto como um documento orgânico, que pode precisar passar por ciclos adicionais de PDCA. 13 As 8 incríveis habilidades que todo líder em Lean Healthcare deve ter. Líderes bem-sucedidos em Lean Healthcare precisam operacionalizar as informações, ou seja, deve ser capaz de coletar dados e extrair conhecimento por meio de análises. É como se passasse de um esforço acadêmico para alcançar resultados. Para fazer a diferença na melhoria da sua organização, você precisa ir além das ideias, em direção a algo muito mais prático.Para ilustrar a importância da melhoria do processo, considere como uma mera imprecisão de 0,1% na área de saúde se traduz em 107 procedimentos médicos incorretos todos os dias e 20.000 prescrições incorretas a cada ano. 1. Comunicação A comunicação é a habilidade número um necessária para quem trabalha na melhoria de processos. Você deve aprender a articular ideias e conceitos verbalmente, por escrito e ouvindo. Muito do que leva ao sucesso nessa área é a capacidade de ouvir muito bem, ouvir o que está acontecendo e combinar isso com o que os dados revelam. Isso tende a criar soluções melhores porque as pessoas que trabalham diariamente no processo normalmente entendem o problema e muitas vezes sabem a resposta. Ao pedir-lhes que participem, você obtém o conhecimento deles. Muitas vezes, simplesmente ouvindo e fazendo perguntas abertas, você ajuda a equipe a encontrar uma solução para si. Às vezes, você está ali apenas para fornecer os meios para aprovação. A comunicação é tipicamente definida para incluir articulação, verbalização, coaching e motivação. Mas o ponto mais interessante é a consistência de deixar as pessoas saberem o que está acontecendo o tempo todo, ou pelo menos o máximo possível. É isso que começa a construir confiança. 14 2. Confie na estruturação Os líderes em Lean pedem que as equipes mudem, grandes ou pequenas, para fazer algo diferente do que sempre fizeram antes. Construa e compartilhe a visão de onde a equipe está indo, articule-a e comunique-a e, eventualmente, construa onde a equipe confia que o resultado será melhor do que onde está hoje. Eles precisam confiar no líder, pensar em você como parte da equipe e saber que você tem as costas. 3. Coaching O líder em Lean bem-sucedido é um bom treinador. Você vem de uma perspectiva de gerenciamento de mudanças, então entende como ajudar as pessoas a crescer a partir do que estão fazendo hoje, para o que elas farão no futuro. Isso normalmente significa preencher uma lacuna de conhecimento ou treinamentoem que a organização precisa passar do estado atual para o estado futuro. Um líder bem-sucedido precisa incentivar as pessoas a concluírem as etapas. Deve ser capaz de dar um passo atrás e olhar para o processo ou situação do ponto de vista de um estranho, para ajudar os indivíduos internos a verem o que esse novo mundo precisa ser e como eles podem chegar lá. Como um treinador de uma equipe esportiva, você precisa ser solidário, mas também ser capaz de criticar se algo precisa melhorar ou ser feito de forma diferente. Este é um fator crítico de sucesso. 4. Entendendo o Gerenciamento de Processos Como funciona o trabalho? Não é uma pergunta tão tola quando se olha para a natureza crítica do fluxo de trabalho e da metodologia usada na solução de problemas. Há um milhão de abordagens diferentes para qualquer problema. Alguns são bons à sua maneira e alguns podem apresentar um novo conjunto de problemas, mas sem uma compreensão fundamental do processo de trabalho, ou metodologia que se deve percorrer para estudar um problema, identificar uma solução e depois implementá-la, torna-se muito difícil conseguir algo realmente realizado. Torna-se um exercício acadêmico, e não acionável. Para 15 poder alterar um processo, você precisa entender o fluxo de trabalho que está ocorrendo e as etapas individuais que compõem o processo. O líder em Lean precisa entender o processo atual (estado atual) e, uma vez determinada a solução, projetar e implementar como o processo deve acontecer (estado futuro). A capacidade de dividir os processos de trabalho em suas etapas individuais é crítica. habilidade para ajudar a identificar a causa raiz da falha do processo e, finalmente, desenvolver uma solução. O líder em Lean bem-sucedido adota uma abordagem científica para resolver um problema ou situação, ou para fazer algo melhor, até onde um resultado vai. Isso significa entender que os dados - os dados certos, nas mãos certas, no momento certo - são necessários para cada medida ou abordagem científica. Com os dados, você pode tomar decisões informadas, obter entendimento e permitir que sua organização implemente correções reais para o problema. Sem dados, você está apenas adivinhando quais etapas tomar. Ter o componente de dados permite abordar o problema real, em vez de conjurar qual poderia ser o problema real. 5. Entendendo o Pessoal de Gestão de Cuidados O líder bem-sucedido entende os processos de trabalho da linha de frente e demonstra a capacidade de trabalhar com e por meio dos outros. A partir da perspectiva de melhoria de processos, os líderes bem-sucedidos entendem não apenas o processo, mas como ele se relaciona com o ambiente real. Você tem etapas de A a Z para ajudar a diagnosticar e dissecar um problema e chegar a uma resolução. Mas você também precisa ter uma compreensão das pessoas envolvidas, o que a questão está se tornando e como está progredindo. Você envolve diariamente as pessoas que trabalham com o assunto: médicos, enfermeiros, técnicos em radiologia / cirurgia / laboratório, limpeza, finanças… a localização dentro das instalações não é um problema. As pessoas que precisam estar envolvidas são aquelas que estão realmente fazendo o trabalho que está sendo analisado. Fundamentalmente, a metodologia e as ferramentas usadas para resolver um problema clínico são as mesmas que as não clínicas, mas como em qualquer 16 projeto, algumas etapas exigirão quantidades diferentes de trabalho, e algumas ferramentas serão melhores que outras na análise da situação. Precisamos seguir o fluxo de trabalho para determinar o conjunto de habilidades, o conhecimento e o conhecimento necessários para resolver o problema. Clínico ou não clínico, seu conhecimento e experiência são necessários para entender os problemas e resolver o problema. Conseguir as pessoas certas envolvidas é a chave para melhorar o processo geral. 6. Responsabilidade construtiva e conflito construtivo Por mais difícil que pareça, no meio dela, se você criar um ambiente de responsabilidade e conflito construtivos, terá um resultado mais positivo do que se não tivesse. Você precisa entender como se comunicar usando uma abordagem contrastiva porque ao criar um ambiente de responsabilidade e conflito, em alguns aspectos, você cria uma energia que acaba com o molde de “é assim que sempre fizemos”. você projeta um novo molde para criar o novo processo. Sem essa energia construtiva, as pessoas não se mudarão para esse novo mundo. 7. Resiliência e Persistência O gerenciamento de mudanças é muito complexo. Tudo nem sempre vai perfeitamente, na verdade, provavelmente nunca será. Como Sísifo e sua pedra, haverá resistência ao longo do caminho. Essa resistência aparece de formas diferentes: as pessoas não querem mudar, o status quo é bom, alguém quer desafiar o que historicamente foi feito por um certo conjunto de habilidades, as pessoas estão tentando algo que ninguém mais fez antes, a literatura diz que isso é uma ótima coisa a fazer, a organização está tentando implementar um modelo teórico. Existem muitas razões pelas quais as superfícies de resistência, mas a capacidade de lidar com elas e continuar com energia renovada hora após hora, dia após dia e semana após semana, são a marca de um líder de melhoria de processos bem-sucedido. Além disso, a organização deve permitir que a equipe que está tentando implementar uma nova solução chegue a um ponto de inflexão em que os resultados começam a acontecer e eles podem ver o 17 progresso que estão tentando alcançar. Isso exige resiliência para resistir a um monte de feedback negativo e as pessoas influentes dizem que isso não funciona por um milhão de motivos diferentes. O líder de sucesso diz "em vez de me dizer todas as razões pelas quais não vai funcionar, diga-me por que vai funcionar!" Você precisa olhar para ele do extremo oposto, e muitas vezes, isso começa a acabar com o impasse. É preciso continuar pressionando, caso contrário, a energia na sala diminuirá e será muito mais fácil voltar ao status quo. E se os dados mostrassem que algo pode ser feito muito melhor, por que você gostaria de se sentar e deixar o status quo assumir? O líder tem que ser persistente e continuar avançando para que as mudanças aconteçam. 8. Vendo o Grande Quadro Os especialistas em melhoria de processos entendem e analisam etapas detalhadas, mas você também mantém a visão geral em perspectiva. Você tem metas de curto prazo e metas de longo prazo que precisa atingir. É muito fácil para os indivíduos e equipes “se perderem no mato” e começarem a questionar “por que estamos fazendo isso?”. Mas, como líder, é importante ver o quadro geral e conectar os intrincados detalhes ao final. objetivo de ajudar a equipe a continuar em movimento. Você precisa estar organizado para poder gerenciar os detalhes passo a passo, além de garantir que a compilação de todas essas tarefas seja compatível e atenda ao objetivo final. Educação e Treinamento Necessários Os bons profissionais de melhoria de processos estão sempre pensando como profissionais em Lean: você sempre procura uma maneira melhor de fazer algo. Você vê as ineficiências e inconveniências, quase o lado negativo, de como a vida está acontecendo, porque você sabe que pode ser melhor. Por exemplo, pode levar as pessoas malucas a ouvir reclamações sobre as linhas em supermercados ou para ingressos de cinema, mas tem que haver um jeito melhor. 18 Se as pessoas estão em fila, isso é um problema, mas normalmente, se existem linhas, tende a ser um sinal de falha em algum lugar. Se você é muito bom na melhoria do processo,você se depara com esse tipo de pensamento de maneira natural. Você pensa em como ser mais eficiente ou em como tornar algo mais fácil para o cliente, para o trabalhador ou para todos em geral. Dito isso, definitivamente existem ferramentas, técnicas e metodologias que são muito ensináveis para qualquer um que esteja disposto a ouvir e aprender. É um método científico típico para identificar o problema em potencial, pesquisá-lo para entender o que está acontecendo no estado atual, desenvolver uma nova solução, testá-lo, implementá-lo e concluir o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Há treinamento formal disponível: Lean Six Sigma, método científico, escolas de engenharia e análise de negócios, todos esses componentes são adicionados à caixa de ferramentas de suporte do líder em Lean. A Ciência e a Arte em Lean A liderança em Lean é uma ciência muito ensinável, mas aqueles que são muito bem-sucedidos preenchem todos os passos mecânicos com um componente de arte. É aí que o super sucesso vive. A peça científica é muito específica e detalhada, mas a parte artística é como ela é aplicada. Está se tornando comum que os líderes de melhoria de processos tenham esse conhecimento científico e artístico. Muitos especialistas agora têm faixas verde e preta Lean ou Six Sigma, diferentes níveis de certificação. Houve um tempo em que o treinamento em Gerenciamento de Qualidade Total (TQM), Melhoria Contínua da Qualidade (CQI) e Gerenciamento Contínuo de Qualidade (CQM) era suficiente. Agora, essa nova abordagem, que é muito semelhante, mas com algumas ferramentas diferentes, tem as metodologias fundamentais de análise de processos que é preciso entender para ajudar a dissecar situações e desenvolver soluções. 19 O Líder de Melhoria de Processos no Sistema de Saúde Para dar aos líderes de melhoria de processos credibilidade para o que eles estão tentando realizar, eles devem ser incorporados nas operações, reportando ao COO, CNO, CFO ou possivelmente CIO. Em algumas organizações, essa função reside no departamento de Qualidade, que é responsável pelos relatórios normativos e de conformidade, pelo suporte ao comitê de equipe médica e por muitas outras tarefas. Para ter sucesso, a função de melhoria de processos precisa ter sua própria identidade, onde quer que esteja no organograma. Essa posição precisa de flexibilidade e capacidade de trabalhar com qualquer pessoa e com todos dentro do sistema de saúde. Às vezes, uma construção departamental limita a posição de poder trabalhar com a equipe médica ou com outra pessoa dentro da organização. Portanto, a posição precisa ser alta o suficiente na organização para obter influência. Mas, ao mesmo tempo, a posição não pode ser vista como a mão direita da administração, repetindo o que a administração quer. O líder em Lean precisa da autonomia para desafiar os processos gerais. Seja qual for o processo que está sendo direcionado para a melhoria, o líder de melhoria de processos precisa do conhecimento e do acesso aos recursos necessários para a melhoria. Às vezes, isso é como estar entre uma rocha e um lugar difícil, mas isso também pode fornecer uma boa posição para empurrar para coisas maiores e melhores. Se o líder estiver trabalhando em problemas e problemas em todo o sistema, é melhor abordá-los a partir de uma perspectiva em nível de sistema e não em uma perspectiva individual do hospital. O contrário também é verdade. Em última análise, depende da situação específica para determinar se esta posição deve se situar no nível do hospital ou escritório corporativo. Ambos podem ser bem sucedidos. Depende apenas da cultura corporativa e quanto apoio esta posição é dada dentro da organização. Patrocínio Executivo Grande parte deste negócio é sobre estar no lugar certo na hora certa e ter um patrocinador executivo que realmente acredita e entende a intenção. Às vezes, a 20 melhor pessoa ou grupo de pessoas está no lugar, mas sem o apoio certo, os resultados podem nunca aparecer. Por outro lado, uma pessoa comum que recebe as ferramentas certas, suporte e latitude pode ser muito bem-sucedida. O patrocinador executivo e como o líder de melhoria de processos está posicionado dentro da organização estabelece sua credibilidade quando você trabalha em um projeto. Líder direito no leme Existem inúmeros exemplos dentro da nossa indústria de processos disfuncionais ou resultados clínicos. É por isso que a saúde precisa ser mais perfeita do que é atualmente. Há tantas oportunidades para fazer algo um passo melhor. Os processos sempre podem ser aprimorados e a melhoria do processo sempre continua. Líderes em Lean healthcare são inegavelmente críticos para atender a essas oportunidades. A tecnologia em toda parte está acenando para melhorar as operações do hospital, a experiência do paciente e a saúde em geral. Muitos sistemas de saúde agora têm um data warehouse corporativo e ferramentas de análise que informam as discussões de melhoria de processos operacionais e clínicos e sustentam essas melhorias ao longo do tempo. Essas ferramentas precisam apenas do líder de melhoria de processos certo no leme. 21 Gestão do hospital: Lide com sucesso os desafios atuais dos cuidados de saúde com gestão hospitalar Lean. O gerenciamento do hospital Lean é baseado em insights do gerenciamento Lean, um conceito que foi popularizado pela Toyota e experimentou uma elevação notável na fabricação nos anos 80 e nos provedores de serviços nos anos 90. Hospitais de todo o mundo, como o Virginia Mason Hospital nos Estados Unidos descobriram os benefícios do gerenciamento hospitalar Lean e já o implementaram com sucesso. À primeira vista, pode surpreender que uma teoria originada nas indústrias de produção seja adequada às organizações de saúde e já tenha sido implementada com sucesso em várias clínicas. No entanto, a produção industrial e os serviços de saúde são baseados em fatores-chave de sucesso semelhantes, dos quais o foco rigoroso do cliente é especialmente importante. Neste artigo, discutimos os fundamentos teóricos do gerenciamento Lean (hospitalar) e nos referimos a exemplos para demonstrar os resultados de uma implementação bem-sucedida. Gestão enxuta O gerenciamento enxuto basicamente visa “criar valor sem desperdício”. Atividades que agregam valor ao cliente são expandidas e coordenadas de maneira ideal. Atividades sem valor agregado ou redundantes são eliminadas. Isso resulta em processos eficientes e eficazes com forte foco no cliente. Este princípio básico de gestão Lean também pode ser aplicado às circunstâncias específicas de um hospital ou clínica e, portanto, às necessidades dos pacientes. Ilustramos isso discutindo os cinco princípios básicos do gerenciamento Lean. 22 Os cinco princípios do Lean (1) identificam clientes e especificam valor agregado, (2) identificam e mapeiam fluxos de valor, (3) criam fluxo eliminando desperdício, (4) organizam de acordo com a atração do cliente e (5) melhoram continuamente a Gestão hospitalar. 1. Identifique clientes e especifique valor agregado Atividades que agregam valor do ponto de vista do cliente são essenciais. Portanto, toda organização tem que identificar seus clientes e explorar suas necessidades. Em um hospital, os pacientes são os clientes mais óbvios. Parentes, companhias de seguro de saúde e governos são clientes “externos” adicionais. Além disso, os clientes “internos”, como as disciplinas médicas e a unidade de emergência, não devem ser negligenciados. A coordenação com “grupos de clientes” internosé crucial para manter o hospital como um sistema funcional. Devido à sua variedade, cada “grupo de clientes” tem um ponto de vista diferente ao avaliar o valor agregado. O paciente, por exemplo, considera a cura ou pelo menos alcançar um melhor estado de saúde até sair do hospital como um verdadeiro valor agregado. Sua companhia de seguros de saúde, em contraste, concentra-se em serviços médicos eficientes. Por fim, os familiares necessitam de informações frequentes e qualificadas sobre o estado de saúde do paciente. Questões-chave, como "Quem é o nosso cliente?", "Para que é que o cliente está disposto a pagar?" E "Como é que o valor acrescentado da perspectiva do cliente está ligado ao desempenho financeiro do hospital?" Ajudam a identificar o valor -Adicionou atividades e para aumentar o foco no cliente em todos os processos. 23 2. Identifique e mapeie fluxos de valor A admissão e a alta de um hospital são frequentemente mencionadas como fluxos de valor contendo atividades e resíduos sem valor agregado. Exemplos são barreiras administrativas, atritos nas interfaces entre disciplinas médicas e, na perspectiva do cliente, tempo de espera. Para promover a compreensão dos fluxos de valor, recomenda-se visualizar esses processos. A quebra de um fluxo de valor em etapas de um único processo traz à superfície problemas problemáticos e desperdício ao longo das operações do processo e revela oportunidades de melhoria. Perguntas-chave, como “Quais fluxos de valor criam valor para o cliente?”, “Quais são as etapas do processo, em que sequência e a que horas?” E “Onde estão as áreas problemáticas que contêm atividades de desperdício / sem valor agregado (movimentos, tempo de espera, superprodução etc.)?”, ajudam a promover a compreensão dos fluxos de valor e a preparar as bases para a otimização. 3. Crie fluxo eliminando o desperdício O estado alvo é caracterizado por processos livres de desperdício. Estes são realizados principalmente através da implementação dos conceitos de gestão Lean de fluxo. Para conseguir isso em um contexto de cuidados de saúde, o pensamento interdisciplinar é crucial. A otimização seletiva de alguns processos pode afetar negativamente os outros e não é sustentável nem benéfica para o hospital como um todo. Nesse sentido, não é aceitável otimizar os processos de um departamento de radiologia para lidar com um número crescente de pacientes ambulatoriais (pacientes ambulatoriais) e, ao mesmo tempo, desconsiderar as necessidades de unidades de emergência e acidentes ou os departamentos que cuidam de pacientes internados. Questões-chave, como “Como uma operação de processo contínua, estável e suave pode ser realizada (princípio de fluxo)?”, “Existe um processo uniforme guiando os processos?” E “Onde as faltas aparecem e usando quais medidas elas podem ser mitigadas?”, tem que ser respondidas neste contexto. 24 4.Organizar de acordo com o cliente puxar O quarto princípio Lean enfoca a prestação de serviços “governados por demanda”. Um serviço deve ser fornecido no momento correto, bem como em volume e qualidade adequados. A atribuição precisa de tarefas, responsabilidades e competências é um pré-requisito básico. Entre outras medidas, os acordos de nível de serviço ajudam a gerenciar as interfaces entre as funções dentro do hospital (por exemplo, entre radiologia e cirurgia). Toda disciplina pode contar com a prestação de serviços conforme acordado (como o estado do diagnóstico, a duração do transporte ou a disposição do paciente e o transporte de leitos). Isso melhora a colaboração, reduz as atividades redundantes resultantes de responsabilidades pouco claras e permite que o paciente tenha uma duração menor de permanência. Questões-chave, como “Os serviços prestados são solicitados pelo cliente?”, “Os serviços são prestados a tempo, nem cedo demais nem tarde demais?” E “Existem muitos atrasos de tarefas semi-acabadas nos processos de serviço?”, ajude a organizar de uma forma baseada na demanda. 5. Melhorar continuamente O quinto princípio Lean para alcançar um hospital Lean é baseado na melhoria contínua e sustentável. Em essência, isso significa atingir diariamente o objetivo de “perfeição” nas operações hospitalares. As ferramentas adequadas são as placas Kaizen e as reuniões Kaizen. Usando esses instrumentos, as equipes trabalham periodicamente em pequenas melhorias que podem ser realizadas no curto prazo. Um departamento de enfermagem, por exemplo, é capaz de utilizar as ideias de seus enfermeiros para melhorar não apenas o trabalho diário, mas também para contribuir para a melhoria constante de todo o hospital. Questões-chave, como “É um processo de melhoria contínua (CIP) estabelecido?”, “Todos os funcionários abraçam e perseguem a ideia de melhoria contínua?” E “Os funcionários têm o poder de melhorar continuamente, fornecendo treinamento, recursos e outros?”, são cruciais neste contexto. Respondê-los permite refletir até que ponto a melhoria contínua já faz 25 parte da cultura corporativa. Grau de maturidade Antes de iniciar o gerenciamento do hospital Lean ou prosseguir com a próxima etapa, recomenda-se analisar a situação atual do hospital e avaliar a adequação das atividades planejadas do Lean. Com base nesse conhecimento, as metas de otimização, o tempo do projeto, os métodos e o acompanhamento do gerenciamento de mudanças podem ser adaptados às necessidades específicas de um hospital. Isso garante que os projetos de hospitais Lean sejam bem- sucedidos, não causem perdas por si mesmos e que seus resultados sejam sustentáveis. Conclusão Semelhante à introdução da gestão Lean na produção, as organizações de serviços de saúde vêm enfrentando oposição de várias partes interessadas. Enquanto isso, mais e mais gerentes e funcionários reconhecem que nem o produto nem a produção estão no centro do hospital Lean. Na verdade, ele se concentra nos processos subjacentes à prestação de serviços. Como consequência, a gestão Lean é aplicada com mais frequência nos cuidados de saúde, com o objetivo de aumentar a produtividade e reduzir o tempo de espera, bem como melhorar a satisfação dos clientes e dos funcionários. Os hospitais e outros agentes da saúde precisam evoluir para empresas modernas para sobreviver ao futuro dessa indústria em rápida mudança. O gerenciamento hospitalar enxuto oferece aos líderes muitas possibilidades de estabelecer organizações profissionais de saúde orientadas para processos. 26 Lean Healthcare: executando o trabalho padrão Como executar o trabalho padrão? Quantos de vocês viram equipes de melhoria fazendo um trabalho maravilhoso desenvolvendo o estado futuro ou um novo processo apenas para tropeçar na implementação? Pode ser realmente desanimador para uma equipe que trabalhou muito durante o evento kaizen. Existem muitas razões pelas quais isso pode ocorrer e vou me concentrar em uma delas para este blog. Trata-se do hand-off e do conhecimento da equipe da linha de frente sobre os novos padrões de trabalho. Como deve ser feito e quem deve fazê-lo? O “como” envolve a comunicação do novo processo para aqueles que o estarão fazendo e os coloca em dia com os novos conhecimentos e habilidades requeridos pelo trabalho padrão. Isso não pode ser deixado ao acaso ou assumido após o relatório final da equipe de melhoria. Alcançar uma implementação e estabilização bem-sucedida do novo processo requer instrução eficaz (abordada abaixo) e coaching (abordada em um artigo anterior no blog, “The Blind Spot”). Existe uma ferramenta muito eficaz para a saúde enxuta que pode serusada para instruir a equipe no novo processo. Ele foi desenvolvido há mais de 70 anos nos Estados Unidos no programa Training Within Industry (TWI) e ainda é usado atualmente. Durante a segunda guerra mundial, os Estados Unidos estavam enviando muitos de seus trabalhadores qualificados para o exterior para lutar. A produtividade nas fábricas dos EUA estava sofrendo no momento em que precisava aumentar a produção. Os EUA precisavam de uma maneira de desenvolver trabalhadores qualificados o mais rápido possível para fazer o trabalho daqueles que partiram para lutar na guerra. Ao usar o método científico com muitas tentativas, os engenheiros do TWI desenvolveram uma abordagem que conseguiu desenvolver habilidades profissionais em novos funcionários muito rapidamente, denominada Job Instruction Training (JIT). 27 Essa abordagem envolve dividir o trabalho em três componentes: 1. Etapas Importantes 2. Pontos-chave de cada etapa 3. Razões para cada ponto chave É registrado em uma folha de divisão do trabalho e usado para fornecer uma abordagem padrão para o desenvolvimento de habilidades. O processo de instrução envolve oito etapas: 1. Diga e mostre cada passo importante, um de cada vez 2. Diga e mostre cada etapa importante com os principais pontos 3. Diga e mostre cada etapa importante com pontos-chave e razões para os pontos-chave 4. Peça-lhes que tentem o processo enquanto você corrige 5. Peça-lhes que expliquem os passos importantes 6. Peça-lhes que expliquem os pontos-chave 7. Peça-lhes que expliquem as razões dos pontos-chave 8. Repita, corrija, verifique o progresso deles, encoraje-os e treine para a estabilidade Ter um processo para registrar o trabalho padrão do estado futuro de forma concisa, tornando-o visível, fornecendo a instrução e treinando o pessoal no novo trabalho, aumentará grandemente a probabilidade de sucesso. Uma folha de divisão do trabalho pode ajudar os instrutores a fornecer uma mensagem e um processo consistentes para a instrução da equipe e servir como uma referência contínua para o trabalho padrão. Quem é responsável por fornecer as instruções para o pessoal da linha de frente nos novos processos de trabalho? Uma causa potencial de falha envolve a desconexão que vemos ocasionalmente entre a equipe de melhoria e os gerentes locais. A transferência entre a equipe de melhoria e a administração é extremamente importante e muitas vezes negligenciada. Os processos precisam ser continuamente monitorados, medidos e reforçados muito depois que o trabalho da equipe de melhoria é realizado. Se isso não ocorrer, as melhorias provavelmente se deteriorarão com o tempo. A gerência 28 precisa assumir essas responsabilidades e, portanto, precisa estar envolvida na fase de implantação e instrução da melhoria. A equipe de melhoria precisa fazer com que a administração local tenha o que precisa para sustentar o trabalho do estado futuro. Que envolve: Conhecimento do estado futuro (pense sobre o uso da folha de divisão de trabalho aqui), um método para instruir o pessoal (pense no uso do Treinamento de Instrução de Trabalho), habilidades em treinar pessoas nas novas habilidades (pense no artigo do blog anterior sobre coaching), e habilidades em gerenciamento visual / medição e finalmente o tempo para fazer isso tudo (que será o assunto de um artigo no blog futuro). Instrução de trabalho e transferências de gerenciamento são componentes importantes para qualquer atividade de melhoria de processo em saúde enxuta ou em qualquer outro setor. Se não for feito, o risco de falha é alto. Construir instrução, coaching e transferências para o trabalho da equipe de melhoria pode aumentar a probabilidade de sucesso sustentado. 29 Leal healthcare significa melhor cuidado e menos custo de saúde Obter treinamento em pensamento Lean e métodos de melhoria contínua que melhoram os processos de negócios na área da saúde Hospitais de todo o mundo estão implementando com sucesso práticas Lean para o benefício de pacientes, funcionários, fornecedores e a própria organização. Métodos enxutos permitem simultaneamente a prestação de melhores cuidados e reduções de custos. Posicione sua organização para expansão e crescimento iniciando uma conversa com nossos consultores Lean. Da integração clínica aos registros eletrônicos de saúde, das trocas conduzidas pelo mercado aos pagamentos baseados em valor, todos destinados a eliminar erros médicos evitáveis - a mudança é constante. Simultaneamente, o reembolso para os prestadores de serviços de saúde continua a diminuir tanto no nível federal quanto no estadual, tornando imperativo que os líderes dos hospitais transformem suas organizações por meio de estratégias que aumentem simultaneamente a receita e reduzam drasticamente os custos. Princípios Lean Healthcare • Entenda o valor conforme especificado pelo cliente - uma visita rápida • Identifique o fluxo de valor para cada produto ou serviço e remova o desperdício (sem valor agregado) - tempo em espera, retorno de chamada, caminhada ou espera • Faça o fluxo de valor fluir sem interrupções do começo ao fim - espera mínima ou mínima pela equipe ou pelo paciente • Deixe o cliente puxar o produto ou valor - puxando o reabastecimento de medicamento quando necessário • Esforce-se pela perfeição - todo médico, enfermeiro, técnico, melhora seu processo para obter um melhor valor (menos desperdício) para o cliente 30 Como gerenciar os projetos de melhoria na área da saúde? Alice Sarantopoulos Enfermeira, mestre e doutoranda em Lean Healthcare pela UNICAMP, Black-Belt em Lean Six Sigma, educadora e consultora em Lean. Apresentação: Eu sou uma enfermeira, filha, irmã e esposa de engenheiros, que entrou na área da saúde, no curso de enfermagem para cuidar de pessoas. Meu desejo era diminuir o sofrimento das pessoas com um cuidado humanizado. Durante a faculdade, me deparei com o sofrimento humano e com a falta de organização dos serviços de saúde, que, por sua vez, intensificavam esse sofrimento. Filas de espera, atendimentos muito rápidos e sem qualidade, falta de material e medicamentos, erros evitáveis, cancelamentos de cirurgia, falta de vagas, falta de exames necessários, atrasos e por aí vai. Durante a graduação, estudando Administração Hospitalar como parte da ementa do curso, desenvolvi uma paixão pelo tema. Estudava, com gosto, famosos teóricos de Administração e ensinava meus colegas antes das provas. Tinha como exemplo a enfermeira Florence Nightingale, que revolucionou a enfermagem na guerra da Criméia, entendendo a importância da coleta de dados, limpeza, organização e o cuidado humanizado aos pacientes. Por vocação e desejo intenso de melhorar a saúde, escolhi aprofundar meus estudos sobre o tema gestão da saúde. Tive a oportunidade de realizar meu mestrado e meu doutorado em Lean Healthcare e criar, juntamente com o meu orientador, o Prof. Dr. Li Li Min, o Grupo de Inovação e Gestão na Saúde (GIGS). Por meio desse grupo de pesquisa, tive a oportunidade de aplicar todos os conceitos e ferramentas Lean em hospitais, centros de saúdes e clínicas ambulatoriais, podendo, assim, consolidar meu aprendizado, influenciar 31 agentes de mudanças, treinar pessoas e melhorar processos na saúde, eliminando diversos tipos de desperdícios. Vou aqui relatar uma dessas experiências e falar um pouco da ferramenta que sempre me acompanha em todos projetos de melhoria que participo, o Processo de Gestão A3 ou Pensamento A3. O que é o Pensamento A3? Primeiramentegostaria de explicar rapidamente o que é o Pensamento A3 e como utilizá-lo. Depois vou contar um caso especifico onde utilizei o A3 para melhorar um processo, realizado em todo hospital, e descrever a percepção dos colaboradores desse hospital público ao utilizar o A3. O Pensamento A3 teve sua origem na Toyota e é utilizado como uma ferramenta de processo de gestão que auxilia os colaboradores a estudar os problemas, aprendendo com eles para melhorar o gerenciamento. A figura 1 apresenta as etapas gerais do Pensamento A3, que é um método científico. Figura 1 – Etapas conceituais do Pensamento A3 Além de ser um método científico que auxilia os colaboradores a melhorar os processos de maneira mais rápida e eficaz, o A3 também aproxima os líderes dos colaboradores e do gemba (local onde o valor é produzido, onde as coisas acontece). Além disso, cria engajamento dos colaboradores na solução dos 32 problemas, envolvendo-os no processo de melhoria. O autor John Shook (2008) demonstra em seu livro que o uso do Pensamento A3 tem, em si, o poder de alinhar as metas e os objetivos da organização com as atividades envolvidas na gestão do dia a dia e ainda auxilia no aprendizado para prevenção de problemas recorrentes. O A3 leva o colaborador a perceber o problema no gemba, estudá-lo, identificar suas verdadeiras causas, definir metas, propor contramedidas, planejar a execução e acompanhar as medidas tomadas. Deve ser utilizado em todas as áreas da empresa, desde as operações complexas até as mais simples. O termo “A3” nada mais é do que o tamanho da folha utilizada para apresentar suas etapas. Esta folha de papel é do tamanho de 2 folhas A4 (a folha sulfite que estamos acostumados a usar). A ideia é que todo o processo esteja representado visualmente no papel A3. Há uma estrutura de passo a passo no A3 básico, mas que pode ser alterada de acordo com a necessidade de cada local onde é utilizado. Geralmente, sua estrutura deve conter o Título, que define o problema ou tema que será discutido; o responsável pelo A3; a data da última revisão; o pano de fundo (background) da situação, contendo o contexto geral da situação a ser abordada; as condições atuais do problema, onde devem ser colocados os dados e fatos do problema; o objetivo e as metas; a análise do problema. Tudo isso deve ser apresentado no lado esquerdo da folha A3 e, do outro lado da folha, deve ser colocada a proposta de atuação com as contramedidas; o plano de ação; e, por fim, o acompanhamento. Essa estrutura está representada na figura 2, apresentando as perguntas que podem ser feitas em cada etapa do processo. Este é apenas um dos modelos existentes, que pode ser alterado da melhor maneira para sua instituição. 33 Figura 2 – Modelo do A3 De maneira muito resumida, foi apresentado o Processo de Gestão A3. Contudo, gostaria de deixar claro que o A3 não é apenas mais uma ferramenta para conduzir um projeto, mas é uma ferramenta poderosíssima para melhoria contínua, geração de líderes, comunicação interna, aprendizado contínuo e gestão Lean. Uso do A3 em Hospital Gostaria agora de fazer um relato de um caso específico do uso do A3 em um hospital, para que você possa se inspirar para começar a utilizar essa ferramenta poderosa e alcançar ótimos resultados que melhorarão a experiência do cuidado para os pacientes e o trabalho dos profissionais. O caso aconteceu na UTI de um hospital escola público, com uma equipe multiprofissional, envolvendo uma enfermeira da diretoria de enfermagem, 34 uma enfermeira do setor de controle de infecções hospitalares, quatro enfermeiros, dois técnicos de enfermagem e dois médicos da UTI e eu, como tutora Lean, apresentando pela primeira vez as ferramentas para a equipe. Minha função era de treinar a enfermeira líder para usar a ferramenta e orientar as reuniões, para que o pensamento científico fosse seguido. Vou contar um pouco como tudo começou. A enfermeira líder montou essa equipe pois queria melhorar todos os processos que envolviam a inserção do cateter e decidiu começar pela UTI. Fui chamada para ajudar a fazer as coisas acontecerem de maneira eficaz e mais rápida, pois os projetos começavam e os resultados geralmente não eram alcançados. Utilizando a análise SWOT na área da saúde Quando cheguei, fui apresentada à equipe e, na conversa inicial, percebi que eles não sabiam o que precisava ser feito. Então, para que a equipe conhecesse melhor o problema, optei por começar com um SWOT para entender quais as forças (Strenghts) fraquezas (Weakenesses), oportunidades (Oportunities) e ameaças (Threats) do setor e só então começar o A3. A dinâmica com o SWOT foi rápida e prática, cada um escreveu o que achava em post-its e conseguimos, ao final da reunião, elaboramos um SWOT simplificado, demonstrado na figura 3. Figura 3 – SWOT realizado pela equipe da UTI 35 Ao final da dinâmica do SWOT, os relatos dos colaboradores foram muito positivos, anotei alguns em meu caderno: “Impressionante como que em pouco tempo, conseguimos entender bem como estamos. Que ferramenta legal! Agora já sabemos por onde começar”. Foi marcado um próximo encontro, no qual começaríamos o A3 para acompanhar o processo. No total foram realizadas 7 reuniões utilizando o A3 para guiar as discussões. Cada reunião não passava de 1 hora, afinal os profissionais estavam no meio do plantão. Comecei nosso segundo encontro mostrando a estrutura do A3 e fazendo perguntas sobre cada etapa do processo. A definição do contexto foi realizada utilizando o resultado do SWOT. Sabendo que a terapia infusional é amplamente utilizada em cuidados de saúde para administrar soluções através de um cateter vascular central (CVC) e que eventos adversos têm um impacto severo na morbidade e mortalidade dos pacientes, na qualidade dos cuidados, nos custos e na eficácia do tratamento, a equipe sentiu necessidade de ir ao gemba para identificar problemas relacionados com CVC. No gemba, uma parte dos colaboradores foram realizar uma breve de auditoria nos cateteres já inseridos e outra equipe foi acompanhar um processo do começo ao fim, desde o pedido de cateter realizado pelo médico até o fim da inserção. Coletamos todos os tempos e desenhamos o processo utilizando o Gráfico de Yamazumi, apresentado na figura 4. 36 Figura 4 – Gráfico de Yamazume das atividades envolvendo a inserção do cateter na UTI. Os profissionais sabiam que havia dificuldades de preparar o material para inserir o cateter, mas não imaginavam que o tempo gasto para coletar todo o material, fosse tão longo. Os médicos e residentes perdiam aproximadamente 30 minutos procurando e coletando os materiais para realizar o procedimento, que demorava em torno de 20 a 30 minutos. Ou seja, mais de 50% do tempo gasto nesta atividade, era considerado desperdício. Além da questão do tempo gasto para reunir o material, no momento de inserção do cateter beira leito, por não haver uma mesa de apoio, a equipe médica tinha dificuldade de abrir o material estéril para realizar a atividade, aumentar o risco de contaminação. Como meta, a equipe definiu reduzir o tempo de coleta de material de 30 minutos para 5 minutos. 37 Analisando a origem do problema utilizando os “5 por quês”, encontramos as suas causas raízes: falta de organização e padronização no ambiente de trabalho. Como contramedida, a equipe teve a ideia de desenvolver um kit com todos os materiais para tornar esse processo mais ágil (figura 5), o que resultou no ganho de 25 min de tempo médico por inserção de cateter. Totalizandoaproximadamente 12 horas mensais médicas de economia, um tempo que o profissional pode utilizar no cuidado com o paciente. Além do ganho de tempo, houve relatos de diminuição de estresse entre a equipe. Figura 5 – Kit para Acesso Vascular Central Outra medida, além da criação do Kit de Inserção, foi separar um carrinho específico e identificado para realização desta atividade. Fizemos um “5S” na UTI, organizando o ambiente de trabalho e identificando o local determinado do carrinho, como ilustrado na figura 6. A partir dessa experiência, a equipe envolvida percebeu que o uso do Processo de Gestão A3 agiliza e confere maior eficácia nos projetos de melhoria. Essa ferramenta também favoreceu o engajamento da equipe e permitiu discussões interdisciplinares. Ao final de todo processo, a equipe ficou muito feliz com os resultados alcançados e relatou que tentavam melhorar esse processo há 20 anos e que, com o A3, foi possível realizar a melhoria em menos de 2 meses. Sem dúvida, depois dessa experiência, todos as pessoas que participaram dessa melhoria posicionaram-se a favor do Lean e tornaram-se parceiros potenciais para próximos trabalhos. 38 Caso você seja simpatizante do Lean mas não sabe por onde começar, inspire-se na experiência relatada neste capitulo e comece com um pequeno problema. Faça um SWOT, escute seus colaboradores, utilize a poderosa ferramenta do A3 e, com resultados rápidos e eficazes, motive sua equipe para trabalhar com o Lean.
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