Gestão Secretarial: Administração de Escritórios e Tecnologias Aplicadas

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AULA 2
GESTÃO SECRETARIAL: ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
As funções do gerenciamento: pessoal, estrutura, rotina administrativa, logística e material
GERENCIAMENTO DE PESSOAL
GERENCIAMENTO DE ESTRUTURA:
A departamentalização geralmente ocorre por função, processo, tipo de produto, divisão, área geográfica ou por projeto:
Estrutura funcional: a estrutura da empresa é dividida conforme a função desempenhada por cada um dos cargos/setores;
Estrutura por processo: a estrutura organizacional é dividida conforme o processo do serviço/produto. É semelhante à estrutura por projetos;
Estrutura por área geográfica: caracteriza-se pela divisão e organização dos setores/funções conforme a área de atendimento, geralmente como uma linha de comando única;
Além dos modelos tradicionais de estruturas organizacionais, diversas empresas têm organizado seus espaços físicos e gerenciado a sua estrutura organizacional trabalhando com mão de obra terceirizada ou temporária, e ainda com equipes virtuais.
GERENCIAMENTO DA ROTINA ADMINISTRATIVA E APOIO
Planejar e gerenciar as rotinas de trabalho consiste em definir como o serviço será executado, com qual prioridade e qual será o prazo para a sua execução.
GERENCIAMENTO LOGÍSTICO
As fases da logística se preocupam com o fluxo dos materiais ou das informações, necessário para que o volume esperado de produtos ou serviços seja executado. A logística pode ser dividida em duas categorias: logística externa (que envolve os canais de distribuição e de sistemas de transporte) e logística interna (que envolve a movimentação dos materiais, informações e pessoas dentro da organização).
Os operadores logísticos, em sua maioria, são responsáveis pela armazenagem, controle de estoque, gestão de transporte, administração de materiais e distribuição física junto aos clientes ou fornecedores.
GERENCIAMENTO DE MATERIAIS
Para esse processo, baseamo-nos na administração da produção, área da administração responsável pelo gerenciamento e controle dos recursos, conhecimentos, das pessoas e dos equipamentos que serão utilizados para atingir o objetivo da empresa, seja na produção de um bem (produto) ou na de um serviço. Esse gerenciamento de materiais reúne uma série de recursos, como:
Recursos materiais: produtos, equipamentos e componentes;
Recursos humanos: funcionários ou pessoas terceirizadas;
Recursos de capital: instalações e ambiente físico;
Recursos de informações: acesso a dados, informações e relatórios.
TECNOLOGIAS APLICADA AO SECRETARIADO
FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DO TEMPO
Mapa Mental: técnica usada para registrar de forma simples e organizada as ideias ou informações em diferentes níveis, ajuda no desenvolvimento de algumas técnicas como brainstorming, planejamento estratégico e gestão do conhecimento. É elaborado com tópicos e subtópicos, e a origem da ideia começa em um tema (palavra-chave) no centro do diagrama, depois, na sequência, colocam-se as diversas ramificações, como raízes de uma árvore.
Getting Things Done (GTD): o método trata dos registros das informações por diversos meios, como manuscrito, voz ou eletrônico, sendo composto por cinco estágios principais, que são: coleta, processamento, organização, execução e revisão periódica.
SOFTWARES PARA GESTÃO DE TALENTOS E O PROCESSO DE RECURSOS HUMANOS
Empresas que oferecem os principais softwares de gestão empresarial – Enterprise Resource Planning (ERP) –, no intuito de deixar evidente a participação de mercado de cada empresa em nível mundial.
FERRAMENTAS AVANÇADAS DO EDITOR DE TEXTO – MALA DIRETA
FERRAMENTAS AVANÇADAS DO EDITOR DE TEXTO – ORGANIZAÇÃO DO DOCUMENTO
FERRAMENTAS AVANÇADAS DO EDITOR DE TEXTO – VINCULAÇÃO DE DOCUMENTOS