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UNIVERSIDADE GAMA FILHO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO JOSÉ ALMI DE OLIVEIRA AGOSTO DE 2009 2 Introdução Boa parte do tempo dos administradores é usado em processo de tomada de decisões, seja o gestor do nível operacional, gerencial ou estratégico, da área pública ou da área privada. Algumas decisões são rotineiras, repetitivas e muitas outras de caráter excepcional, imprevistas. O acerto dessas decisões depende de vários fatores – tempo, percepção, experiência, nível em que se encontra na hierarquia organizacional, além, é claro da informação disponível. Esta informação pode ser interna, ou seja, sobre pessoas ou órgãos da organização, ou externa, isto é, sobre clientes, concorrentes, fornecedores, governos, tecnologia etc. Pode-se dizer também que o grande desafio enfrentado pelos administradores, dos mais variados setores e níveis, é o de conhecer os problemas da organização para solucioná-los, e permitir que sejam atingidos seus objetivos. Cabe a estes dirigentes equacionar os problemas, levantar alternativas, solucioná-los e garantir, assim, o funcionamento da instituição, não importa que seja um hospital, uma montadora de automóveis, uma universidade ou um órgão público. O que importa é que todos os dirigentes têm em comum o fato de serem tomadores de decisão e precisarem de informações, sem as quais não será possível fazer boas escolhas. Portanto, a informação constitui-se num recurso básico para a atividade do dirigente e, nessa perspectiva, é um sistema de apoio à decisão. O Processo Decisório Uma boa maneira para poder começar a entender o processo de tomada de decisão administrativa é fazer uma abordagem idealizada e totalmente racional de decisão, e fazer, então, uma comparação entre o ideal e o que realmente ocorre. Talvez você possa fechar os olhos e imaginar uma organização administrada por uma coleção de Srs. Spocks (o racional vulcaniano do seriado Jornada nas Estrelas). Estes seres absolutamente racionais tomariam decisões segundo uma série de passos, como os que são mostrados na figura abaixo. 3 Ajustes Etapas da tomada de decisão: uma visão ideal. Todas as decisões administrativas se encaixariam maravilhosamente umas nas outras, como os cristais de um floco de neve. Haveria continuidade e uma consistência lógica – a partir da definição básica dos objetivos, estratégias, políticas e planos operacionais da organização, bem como das escolhas e dos atos de todos os gerentes e outros funcionários, em toda a organização. A continuidade e a consistência existiriam porque os objetivos, estratégias, política, procedimentos, orçamentos e cronogramas forneceriam um contexto no qual as decisões seriam tomadas pelos administradores, funcionando com uma racionalidade tipo computador. As decisões poderiam ser corretas e sempre conferir sucesso à empresa. Entretanto, a realidade é diferente. Eis aqui dois retratos de O livro das piores decisões do mundo. Em 1948, a fábrica da Wolkswagen na Alemanha foi inspecionada por especialistas britânicos e americanos, os quais estavam precisando avaliar as possibilidades de tomarem-na como contribuição a uma reparação de guerra. O único produto da fábrica era o Besouro, desenhado antes da guerra como um “carro do povo” para os trabalhadores alemãs. A tarefa dos especialistas, entretanto, quantificava a importância das chances do Besouro no mercado do pós-guerra. A delegação americana era chefiada por Ernest Breech, presidente da Ford Motor Company. Seu veredicto foi: “O carro não vale um centavo”. O Sr.William Rootes, chefe da equipe inglesa, tinha uma opinião semelhante: ”O Volkswagen”, disse ele, não possui os requisitos essenciais de um carro a motor”. Tendo rejeitado o Volkswagen, a Ford Motor Company voltou sua atenção ao curso adequado para inventar o tipo de carro que ela pensava poder vender, um “carro perfeitamente ajustado ao Definição do problema/opor- tunidade Obtenção das informações Análise das alternativas Escolha ou decisão 4 gosto americano’’. A nova ciência de pesquisa de mercado era empregada para assegurar que tudo estava absolutamente certo com o veículo e seu mercado, mesmo o seu nome, Edsel, um nome cristão tradicional da família Ford. Os revendedores Ford ficaram menos entusiasmados com o Edsel quando ele lhes foi apresentado, porém a Ford estava ainda confiante que seria um vitorioso. Como poderia um veículo, sobre o qual tanto talento e habilidades, e também muitos dólares foram aplicados, falhar? Isto ficou confirmado facilmente. O público compartilhou da opinião dos revendedores; o carro foi retirado de produção após dois anos, dois meses e quinze dias – e 350 milhões de dólares abaixo do ponto no qual seus fabricantes esperavam ver lucro. *********************** A história foi contada pelo avô de Lana Turner, que possuía metade do capital de uma pequena firma que produzia uma bebida suave chamada Coca-Cola. Desesperado com o produto representado por um nome sem apelo comercial, ele vendeu sua parte. Ele não tinha, entretanto, perdido a fé no comércio de bebidas suaves. Assim, investiu seus rendimentos em uma firma considerada mais enfeitada, a Empresa de Refresco de Framboesa. Poucos anos mais tarde, a Coca-Cola company, que tinha prosperado mais do que seu antigo co-proprietário previra, teve uma oferta da Pepsi-Cola, duas vezes falida. Seu então proprietário, Charles Guth of Loft Inc, desejava deixar sua subsidiária por apenas 1.000 dólares. Porém, com uma confiança excessiva nascida de seu virtual monopólio do negócio de bebidas suaves, a Coca-Cola rejeitou a oferta, perdendo então a oportunidade de estrangular no nascimento o negócio que acabou se tornando seu maior rival. Tipos de decisão Os problemas e as situações variam muito em termos de natureza, urgência, impacto sobre a organização e outros fatores. Por isso, as decisões podem ser classificadas de diferentes maneiras. A classificação das decisões de acordo com as situações a que se aplicam permite a gerentes definir quanta energia e tempo dedicar a cada uma delas. A seguir são elencados alguns tipos de decisão. 5 Decisões programadas e decisões não programadas As decisões podem ser classificadas, em primeiro lugar, em dois tipos, de acordo com o grau de familiaridade da organização com as situações: Programadas e não programadas. Decisões programadas As decisões programadas aplicam-se a problemas que são familiares ou repetitivos. São decisões que resolvem os problemas recorrentes, que acontecem todos os dias e exigem as mesmas decisões e soluções a cada ocorrência. Por exemplo: •Procedimentos rotineiros para lidar com manutenção de máquinas e equipamentos, variações nos processos produtivos e fornecimento de produtos e serviços. •Instruções para lidar com solicitação de crédito por parte de clientes. •Procedimentos para atender a acidentes de trânsito. •Técnicas e normas para elaborar programas de produção de acordo com as encomendas dos clientes. •Renovação das assinaturas vencidas de uma publicação. Não é necessário nem possível desenvolver processos decisórios específicos para cada ocorrência de um problema repetitivo como esse. Uma vez que a organização aprenda a lidar com ele, a experiência permite desenvolver uma solução padronizada, que é a decisão programada. As decisões programadas são chamadas procedimentos,rotinas e planos. Decisões não programadas Outros problemas, ao contrário dos problemas repetitivos e rotineiros, não podem ser resolvidos por meio de decisões programadas. São os problemas com os quais a organização não tem qualquer familiaridade ou experiência, ou que se apresentam de forma diferente a cada ocorrência. Por exemplo: •Chegada de um concorrente mais competitivo. •Esgotamento de uma fonte de matéria-prima. 6 •Quebra ou perda de um equipamento de difícil reposição. •Comercialização de grande quantidade de um produto com uma peça defeituosa, que pode provocar acidentes ou prejuízos aos compradores. Problemas assim são invulgares e precisam de soluções ou decisões sob medida, decisões não programadas, desenvolvidas uma a uma. Essas decisões dependem, em grande parte, de habilidades e de processos sistemáticos de análise e resolução de problemas. Decisões estratégicas, táticas e operacionais Outra forma de estudar as decisões consiste em classificá-las de acordo com sua natureza, o nível hierárquico em questão e seu impacto sobre a organização. Esses critérios permitem classificar as decisões em três tipos: estratégicas, táticas ou operacionais. Decisões estratégicas As decisões estratégicas compreendem as grandes escolhas de objetivos organizacionais e meios para realizá-los. Por exemplo: •Definição dos produtos e serviços a serem oferecidos pela organização. •Definição do negócio e missão. •Escolha de mercados em que atuar. •Decisões sobre investimentos e procura de fontes de financiamentos etc. Normalmente, essas decisões são tomadas no nível hierárquico mais alto, porque afetam a organização inteira. A alta administração, embora sendo a responsável final pelas decisões estratégicas, pode recorrer a funcionários de outros níveis, como fonte de informações ou como participantes ativos do processo. As decisões estratégicas caracterizam-se por elevado grau de incerteza, especialmente quando se trata de situações competitivas. Com muita freqüência, são decisões não programadas. Decisões táticas 7 As decisões táticas dizem respeito ao nível médio da organização. Normalmente são de responsabilidade no dirigente responsável pela área e têm uma abrangência limitada a esta. Decisões tomadas pelos executivos das áreas de marketing, operações, RH e finanças, restritas a estas funções, porém coerentes com as decisões estratégicas são de caráter tático. Decisões operacionais São decisões tomadas no nível operacional, quase sempre em termos de execução de tarefas, a fim de pôr em prática o que foi decidido no nível tático. A informação e o processo decisório A informação é o ingrediente essencial da decisão. Não se pode pensar em situação decisória que dispense informação. A pessoa que decide precisa de informações para identificar problemas, para perceber oportunidades, apoios, restrições. A geração e a avaliação de alternativas não ocorrem sem uma base de informações. Não se pode pensar em atividade ou função organizacional que dispense informações. A atividade de planejamento apóia-se na intensa busca e organização de informações voltadas para o diagnóstico e o estabelecimento de metas; na fase de execução, a coordenação das ações não se efetua sem um apoio de informações; o acompanhamento e o controle da execução dependem da geração, organização e distribuição de informações que garantam novas decisões ao longo da implantação. A cada etapa, a qualidade das decisões depende, em grande parte, da qualidade das informações que apóiam o decisor; não necessariamente da quantidade. Um dos problemas de nossa era é justamente a imensa quantidade de informações que se podem fazer disponíveis a um administrador. A grande questão é como selecionar e organizar, dentro dessa disponibilidade, aquelas informações realmente úteis. Isso nos leva à questão da utilidade da informação. A utilidade de uma informação está fortemente relacionada à contribuição que dá à qualidade das decisões. Quais as características das informações úteis? 8 A primeira característica diz respeito à quantidade. A informação útil alcança o decisor na conta certa de suas necessidades: nem a mais, nem a menos. Informação de menos introduz um grau evitável de incerteza na decisão. Informação de mais demanda do decisor um trabalho extra de triagem que pode adiar desnecessariamente(ou até desastrosamente) a decisão. A segunda característica diz respeito à adequação. A informação adequada é aquela que apresenta um conteúdo compatível com a natureza das decisões. A informação adequada ao nível operacional não é informação adequada ao nível estratégico ou ao nível tático. A relação de crianças faltosas com o endereço dos responsáveis é informação adequada ao nível operacional, mas totalmente irrelevante ao nível tático. A esse nível é adequado informar o nível de absenteísmo da região. A adequação também diz respeito ao formato da informação. A informação adequada alcança o decisor num formato de fácil assimilação. Assim, o que puder ser sintetizado num quadro é mais adequado do que se apresentado ao longo de um texto. Por outro lado, não se deve produzir quadros tão complicados que desvirtuem a própria finalidade de informar o decisor. A terceira característica de informação útil é ser oportuna. Oportunidade diz respeito ao momento em que a informação alcança o decisor: nem tarde, quando a escolha já estiver sido feita; nem cedo demais, a ponto de correr o risco da desatualização ou do extravio. A informação que chega muito antes da necessidade tem tanta utilidade quanto a informação retardatária. Outra característica diz respeito à confiabilidade, ou seja, ao grau de confiança que o decisor pode ter na informação recebida. Confiabilidade não tem relação com precisão, embora seja muito comum disfarçar a falta de confiabilidade com uma falsa precisão. A questão da precisão de confiabilidade pode ser exemplificada na situação em que um decisor precisa conhecer a distribuição do número de vagas no sistema escolar por séries. No momento em que a informação é preparada, pode ocorrer – por um conjunto de razões – que não se possa antecipar o número preciso de vagas por série em cada unidade. Pode-se, no entanto, com base na experiência, antecipar uma margem de variação e estabelecer “faixas” ou “intervalos” para prever a ocorrência de vagas. Nesse caso, seria mais confiável trabalhar com a informação de que o número de vagas para a 6ª série variará entre 1600 e 1800, do que forçar um grau de precisão, em termos de unidade. 9 Clareza é outra característica da informação útil. A informação tem que ser inteligível para quem vai usá-la. Se não tiver um grau de clareza que garanta o seu uso imediato e não deixe dúvidas sobre o seu significado, não terá utilidade. Pode-se tomar como exemplo a informação “índice de eficácia” de um método de alfabetização. Ela só tem valor se para o decisor estiver claro o significado desse índice, se ele entender que com tipo de dados se chega a essa informação. A questão da informação inteligível é especialmente crítica na comunicação descendente: transmissão de metas ou de padrões a serem alcançados nas unidades de execução. Se não houver clareza no conteúdo da informação, ela não terá utilidade para orientar os outros níveis decisórios. Uma característica da informação é a relatividade. Um número absoluto sem qualquer padrão de referência não se presta a apoiar o decisor. A informação de que 65 crianças abandonaram a Escola X será praticamente inútil, se o decisor não souber o total de crianças que freqüentam a Escola X. No caso de a escola X ter 100 alunos matriculados, o índicede 65% seria alarmante. Se a Escola X tivesse 1000 alunos matriculados, o índice de 6,5% poderia não ser tão crítico. Ainda neste último caso, a informação ganharia mais utilidade se, além desse índice de evasão para a Escola X, o decisor dispusesse do índice de evasão de outras escolas da região ou do município, para então saber se tal índice estaria acima ou abaixo do normal. Outra forma de emprestar relatividade à informação, é compará-la à meta para o exercício: 6,5% está a que distância da meta estabelecida? Se muito distante, suscitará decisões no sentido de promover ações corretivas. Se muito próxima, significará que esta não é uma área crítica de decisão. Ainda outra forma de relativizar uma informação sobre desempenho é compará-la ao desempenho dos anos anteriores. Assim, diz-se que a informação será tanto mais útil ao decisor quanto melhor idéia ela ofereça em termos comparativos. Toda informação tem um custo. O custo para produzir qualquer informação adicional para um decisor tem que ser compensado pelo incremento de qualidade propiciado à decisão. Isso é muito importante considerar, toda vez que se pense em pedir um dado adicional às unidades operativas. Não pode ser esquecido que, na nossa realidade, na maioria dos casos, os dados sobre as unidades operativas são colhidos e preenchidos pelos mesmos atores que atendem aos beneficiários. Cada esforço adicional de informação aos órgãos superiores pode representar uma redução de atendimento ao público beneficiário da ação. 10 Outro alerta a respeito da informação e de seu custo é quanto à questão da exceção. Muito tempo e energia são alocados à prestação de informações sobre o que vai bem, sobre a confirmação do esperado. Se entendermos que toda informação implica custo, tanto para quem produz como para quem utilizar, deve-se dar preferência a informar o decisor sobre o que não vai bem, ou o que foge ao esperado. Infelizmente, embora esse tipo de informação tenha maior valor para as decisões de “replanejamento”, ou seja, para as correções de rumos, é muito difícil, nossa cultura, que os prestadores de informação aceitem esta proposta de sacrificar as informações “boas” em benefício das informações de “exceção”. Sistemas Além da informação, outro conceito central é o de sistema. Um sistema é um conjunto de componentes ou elementos que interagem para atingir objetivos. Os próprios elementos e as relações entre eles determinam como o sistema trabalha. Os sistemas têm entradas, processamento, saídas e feedback. Além desses componentes, podemos acrescentar subsistema, entropia e homeostase. Considerando uma empresa como exemplo de sistema, suas entradas seriam a mão-de-obra, a matéria-prima, o capital e as informações; as saídas seriam os bens e/ou serviços, informações, dividendos e profissionais mais experientes; a sua estrutura e tecnologia são os mecanismos de processamento. Feedback são as informações e recursos que servirão como base para os ajustes do sistema, diante de seus resultados. Todo sistema tende à desorganização e à perda de energia, podendo chegar à morte. Esta tendência é conhecida como entropia. Alguns sistemas conseguem desenvolver mecanismos que revertem este processo, trazendo-o de volta ao estado de equilíbrio, evitando seu fim – este mecanismo é chamado de homeostase ou entropia negativa. Finalmente, qualquer sistema pode ser visto em partes para fins de estudo. Tais partes são conhecidas como subsistemas. Voltando ao exemplo da empresa, a concorrência, o envelhecimento do seu corpo social, os avanços tecnológicos dos rivais, além de outros elementos, contribuem para a entropia organizacional, podendo levá-la à falência. Como antídoto, as empresas desenvolvem meios para reverter o processo entrópico. Dentre esses meios, podemos citar a renovação de seus recursos 11 humanos e materiais, a pesquisa e uso de novas tecnologias e, finalmente, as informações. Através do feedback a empresa consegue voltar ao equilíbrio e sobreviver indefinidamente, este é o processo homeostático da organização, graças a ele os dirigentes podem manter a empresa em equilíbrio dinâmico, isto é, num estágio de equilíbrio diferente do anterior. Quanto aos subsistemas podemos dizer que são constituídos pelos seus setores, departamentos, gerências, seções etc. A abordagem sistêmica das organizações é necessária para que as decisões sejam eficazes. Olhar a organização como um todo, de maneira integrada ao seu ambiente externo permite que se perceba oportunidades que podem ser aproveitadas, e ameaças para que sejam eliminadas ou amenizadas, mantendo o equilíbrio organizacional. Esse equilíbrio depende de boas decisões dos seus administradores e, para tanto, é muito importante que se tenha um bom sistema de informação, ou seja, um conjunto de elementos que colete, armazene, processe e distribua uma informação de qualidade. Sistemas de informação São sistemas intencionalmente construídos para prover os diferentes níveis decisórios de informações que fundamentem suas decisões. Um sistema de informações é composto por pessoas, procedimentos, softwares e equipamentos, com o objetivo de promover a coleta, classificação, armazenamento e distribuição de dados e informações, de modo a facilitar a tomada de decisões em todos os níveis. Toda organização tem um sistema de informação. Umas o tem mais formalizado; outras, mais informal. Umas utilizam equipamentos mais sofisticados de processamento e distribuição, outras adotam procedimentos mais simples, como observação e memorização. Qualquer sistema de informação tem um espaço para aperfeiçoamento. O que determina a qualidade do sistema de informação é sua adequação às necessidades decisórias dos diferentes níveis da organização. Por outro lado, mesmo o mais sofisticado sistema de informação tem limitações. Em primeiro lugar, os sistemas de informação tendem a cobrir a estrutura formal e o fluxo formalmente estabelecido para coleta e distribuição. Em segundo lugar, os 12 sistemas de informação tendem a lidar apenas com dados e informações tangíveis, passíveis de observação pelos sentidos, e geralmente, dão preferência a registros numéricos. Aí já se perdem dimensões que poderiam ser importantes considerar para a escolha. Em terceiro lugar, muitos fatores que influenciam a escolha são externos à área de sistema de informação. Esta limitação é mais séria no nível estratégico, onde é preciso apoiar-se em sistemas mais amplos de apoio à decisão. Em quarto lugar, todo sistema de informação é precário porque o próprio quadro de necessidades decisórias tende a se alterar: novas condições(às vezes crítico no setor público), novas aspirações alteram a configuração das pautas decisórias. Outras limitações decorrem do fato de que as informações são – ou deixam de ser – usadas por pessoas. O sistema oferece a disponibilidade da informação, mas não garante o uso que se fará dela. Além disso, o produto de um sistema de informação é apenas um entre vários insumos na cabeça do tomador de decisões. A informação oferecida sofre necessariamente um “acabamento” na mente do tomador de decisão: ela é cruzada com outras informações do seu “arquivo”, com outros dados de sua experiência. Administração de dados e administração de informação Na alimentação do sistema decisório podemos distinguir dois processos interligados: a administração de dados e a administração de informação. A origem dos dados são as ocorrências em diversos pontos da organização e no seu ambiente. Ocorrências observadas e registradas de diferentes formas geram dados. Dados são registrados sob várias formas. Um dado pode estar registrado simplesmente na memória de um observador, no papel sob a formade documentos, em fichas, na parede ou através de meios eletrônicos(fitas, discos, CDs, pen drives etc). O registro das ocorrências torna-as recuperáveis. À administração de dados cabe o registro de ocorrências e seu armazenamento. Dados podem ser armazenados na memória humana, em pastas, arquivos, em bancos de dados. O comparecimento ou a falta de um aluno, por exemplo, são ocorrências. O procedimento da chamada é uma forma de registrar ocorrências. A pauta de chamada é uma memória escrita dessas 13 ocorrências. A partir desses registros são gerados dados de freqüência. Pode-se pensar num cadastro de alunos, num cadastro de professores, num cadastro de fornecedores, como produtos da administração de dados. Esses produtos são usados como insumos do processo de administração da informação. Administrar a informação é organizar os dados disponíveis, dar-lhes formatos e distribuí-los de acordo com as necessidades dos tomadores de decisão. O produto da administração da informação, sob a forma de relatórios numéricos e/ou textuais, constitui insumo essencial do processo decisório. Seguindo o exemplo anterior, a partir dos relatórios de freqüência podem ser geradas muitas informações: relações de alunos com freqüência abaixo do nível desejável; índices de absenteísmo, por turma, por série, por escola. O cruzamento de vários arquivos pode associar variáveis e gerar informações a um nível maior de processamento, como, por exemplo, associar absenteísmo a área de moradia dos alunos, à época do ano letivo etc. A seguir trataremos dos tipos de sistemas de informação. Os níveis de decisão e os sistemas de informação Assim como as organizações podem ser vistas em três níveis decisórios: estratégico, tático e operacional, os sistemas de informação também podem ser classificados em sistemas operacionais, sistemas de informações gerenciais e sistemas executivos ou estratégicos. - Sistemas operacionais ou transacionais Os sistemas operacionais ou transacionais lidam com as atividades diárias de uma organização, no seu nível elementar. Têm a finalidade de apoiar as decisões de caráter rotineiro. O registro de matrículas de alunos numa escola da rede estadual, ou a comprovação de recebimento de um tributo pela secretaria de fazenda de um município são exemplos de transações efetuadas por um sistema operacional. São atividades que se encontram no nível de tarefa, no dia-a-dia organizacional e precisam ser apoiadas por sistemas que respondam rapidamente a situações bem específicas. Embora estes registros e transações possam ser efetuados manualmente, como uso de fichas, diários de classe, formulários em papel, o que é muito comum em organizações 14 públicas e privadas, estão cada vez mais fazendo uso de equipamentos eletrônicos e de telecomunicações. O bom funcionamento destes sistemas tem uma importância muito grande para o desempenho organizacional, por isso devem bem projetados para que apóiem as decisões no nível de detalhe adequado, assim como no momento em que se necessite daquela informação. O acesso a nome, endereço, documentação etc costuma ser fundamental para um funcionário que deseja verificar a adimplência ou não de um contribuinte e enviar um comunicado de cobrança para a sua residência. A quantidade de remédios, seringas, gazes e outros no estoque de um posto de atendimento médico do município, também constitui informação relevante para o responsável pelo seu controle. Ou seja, neste nível organizacional, os sistemas devem ter uma preocupação pelo detalhe e devem ser criados a partir de um planejamento que verifique as informações que o setor ou funcionário mais usa em seu processo decisório. Embora esta seja uma recomendação repetida em tudo o que é livro ou manual de sistema de informação, não é raro encontrar informações sendo destinadas a quem pouco precisa delas, enquanto muitas outras, extremamente importantes, não são disponibilizadas no momento em que delas se necessita. Vale ressaltar que a informática, que em nossos dias é uma ferramenta muito importante na coleta, armazenamento e distribuição de informações, quando utilizada sem o devido planejamento torna-se inócua ou até atrapalha o desempenho do funcionário ou setor, além do custo que se incorre na obtenção de softwares e equipamentos, muitas vezes bem elevados, sem falar na insatisfação do cidadão com um atendimento não raro com atrasos e erros. - Sistema de informação gerencial - SIG Ao contrário do nível operacional, o nível médio ou tático requer informações num formato menos detalhado. Com relatórios resumidos de rotina sobre o desempenho da organização, os sistemas de informações gerenciais apóiam na monitoração e controle da organização e previsão de seu futuro desempenho. Assim, os SIGs possibilitam que os gerentes intervenham quando as coisas não estiverem bem. 15 Os SIGs geralmente dependem de sistemas subjacentes de processamento de transações para os seus dados. Em outras palavras, os SIGs resumem e prestam informações sobre as operações básicas da organização. O sistema comprime os dados básicos das transações por meio de resumos e apresenta as informações em longos relatórios, que normalmente são produzidos em uma base regularmente programada e sobre perguntas rotineiras e estruturadas por respostas. Tomando por base os exemplos anteriores, aquelas informações coletadas pelos sistemas operacionais são agrupadas e transformadas em relatórios que alimentarão as decisões dos responsáveis pela administração do sistema educacional do estado no que diz respeito ao número de matrículas por região ou comparando com períodos anteriores. Já a secretaria de fazenda do município pode avaliar a evolução do recolhimento de impostos ou o percentual de inadimplência comparando-o com projeções realizadas anteriormente. Como se vê, essas informações foram coletadas pelos sistemas operacionais e ganharam uma formatação que facilita a leitura e análise do dirigente responsável pelo órgão, evitando perda de tempo com detalhes, mas realçando, entretanto, os pontos mais relevantes para os dirigentes do setor arrecadador do município ou educacional do estado. 16 A rq u iv o d e p e d id o s A rq u iv o d e p ro d u ç ã o A rq u iv o d e c o n ta b ili d a d e Sistema de processamento de pedidos Sistema de planejamento de recursos materiais Sistema de livro- razão Arquivos do SIG Dados de vendas Dados de custo unitário do produto Dados de modificação de produtos Dados de despesas Sistemas de processamento de transação Sistemas de informações gerenciais - Sistemas de suporte à decisão(SSD) ou sistema de apoio à decisão(SAD) Embora, de um certo modo, qualquer computador que forneça informações possa ser chamado de “sistema de suporte à decisão”, os sistemas de suporte à decisão(SSDs) são conceitualmente diferentes de um SIG. Os SSDs gastam menos tempo e dinheiro para serem desenvolvidos do que um SIG e são interativos no sentido de que o usuário interage diretamente com os dados, sendo úteis na solução de problemas semi-estruturados(aqueles em que somente uma parte deles tem uma resposta definida proporcionada por uma metodologia reconhecida). Assim, pode-se definir SSD como sendo um sistema interativo sob controle do usuário, que 17 oferece dados e modelos para dar suporte à discussão e à solução de problemas semi-estruturados. O SSD é composto de uma base de informações originadas nos sistemas operacionais e também de uma base de modelos. Um dos recursos mais utilizados das ferramentas analíticase de modelagem dos SSDs é a análise de simulações(e se) – examinando o impacto das mudanças em um ou mais fatores ou valores nos resultados: e se subíssemos em 2% o valor do tributo qual seria o impacto sobre a arrecadação? Se baixássemos em 2% qual seria a redução no número de inadimplentes? Embora o SIG também apresente ferramentas que permitem simulações, o SSD apresenta outras características como a possibilidade de se fazer perguntas novas e não-antecipadas. 18 19 - Sistemas de informação executiva(SIE) ou Sistemas de apoio ao executivo(SAE) Sistemas especiais chamados sistemas de informação executiva(SIE) foram desenvolvidos para atender as necessidades de informação dos gerentes dos níveis mais altos da organização. Eles combinam dados de fontes internas e externas para auxiliar a alta administração a solucionar problemas não-estruturados. Os SIEs diferem dos SIGs e SSDs de diversas maneiras: •••• São projetados explicitamente visando a alta administração • Requerem uma maior quantidade de dados provenientes do meio externo à organização • Contêm dados estruturados e não-estruturados • Utilizam o que há de mais moderno em tecnologia de gráficos integrados, texto e comunicações. Os dados utilizados pelos SIEs são provenientes tanto dos sistemas operacionais quanto do meio externo. As tecnologias atuais fornecem recursos fantásticos de tratamento de informações, permitindo ao executivo analisar as informações sob os mais variados ângulos e perspectivas, realizar simulações, consultar bancos de dados integrados o que em tese facilita a tomada de decisão. Todavia, vale lembrar que a tomada de decisões não é apoiada apenas em informações. Uma boa decisão, como já foi dito em páginas anteriores, depende de fatores como tempo, comportamento ético, percepção e intuição. Na área pública, outros elementos ganham relevo, principalmente aqueles de caráter político. 20 Exercício A empresa XYZ é estruturada segundo o organograma abaixo. Pede-se: a) Identificar as principais decisões tomadas por cada unidade organizacional. b) Apontar as informações necessárias para tais decisões. 21 Sistemas de Informação O processo de tomada de decisão é apoiado em informações, as quais devem ser de qualidade, sendo este o papel do sistema de informação. Chamamos de sistema de informação organizacional o conjunto de formulários, fichas, relatórios, manuais, normas, hardwares, softwares e pessoas que coletam, armazenam, trabalham e distribuem a informação dentro de uma organização para que os seus empregados, dos vários níveis, tomem as decisões necessárias ao seu bom funcionamento. As dimensões do sistema de informação Pela definição acima, percebe-se que o sistema de informação contempla três dimensões. A primeira é a dimensão organizacional, representada por sua estrutura, hierarquia, normas, procedimentos etc. A segunda dimensão diz respeito à tecnologia utilizada pelo sistema, tais como computadores, programas e métodos de trabalho. Por último, têm-se a dimensão humana, correspondente às pessoas usuárias dos fatores contidos nas demais dimensões. O bom funcionamento do sistema de informação depende da capacidade, disposição e motivação destas pessoas. Portanto, é fundamental que a gestão deste sistema prepare o seu corpo social para que obtenha o retorno desejado das dimensões tecnológica e organizacional. São muitos os exemplos de empresas que investiram grandes volumes de recursos em tecnologia da informação na crença de que resolveria os seus problemas e ficaram frustradas diante dos resultados. Equipamentos e programas caros ou de última geração não trarão resultados se não forem adquiridos com base nas necessidades organizacionais e se não tiverem pessoas com a devida capacitação para operá-los. Pelo contrário, podem até mesmo aumentar os problemas existentes ou serem causa de novos. Não será a sofisticação dos programas e equipamentos que trarão as soluções, mas a melhoria dos processos, e isto feito por gente. O papel dos sistemas de informação 22 Até a metade da década de 1950, as empresas administravam as suas informações em registros impressos, e também era via papel que essas informações fluíam. Durante os últimos 50 anos, cada vez mais as informações organizacionais e os fluxos de informações entre os principais atores dos negócios foram sendo computadorizados(Laudon e Laudon, 2007). Investir em sistemas de informação é a maneira que as empresas têm de administrar suas funções de produção internas, bem como de lidar com as demandas dos atores-chave presentes em seu entorno. Especificamente, as empresas investem em sistemas de informação para atender aos seguintes objetivos organizacionais: - atingir a excelência operacional; - desenvolver novos produtos e serviços; - estreitar o relacionamento com o cliente e atendê-lo melhor - melhorar a tomada de decisão em termos de precisão e velocidade; - promover a vantagem competitiva; - assegurar a sobrevivência. Tipos de sistemas de informação Os diferentes interesses, especializações e níveis de decisão organizacional geram a necessidade de criação de variados tipos de sistema. Nenhum sistema isolado é capaz de fornecer as informações necessárias a uma boa decisão para todas as funções e níveis decisórios. É preciso criar sistemas que atendam às características dos diferentes segmentos usuários. Nos próximos tópicos descreveremos estes sistemas que se propõem fornecer informações de maneira personalizada a seus usuários. Sistemas do ponto de vista funcional Normalmente as empresas estão estruturadas considerando as suas especializações, como RH, Finanças, Marketing/Vendas e Operações 23 Sistema de informação de marketing e vendas A função de vendas e marketing é responsável pela venda dos produtos ou serviços da organização. O marketing preocupa-se em identificar os clientes para os produtos ou serviços da empresa, determinar o que eles necessitam ou desejam, planejar e desenvolver produtos e serviços para satisfazer suas necessidade e, além disso, fazer propaganda e promoção desses produtos e serviços. A função de vendas dedica-se a contatar clientes, oferecer produtos e serviços, fechar pedidos e fazer o acompanhamento das vendas. Os sistemas de informação de vendas e marketing dão suporte a todas essas atividades. Os sistemas de informação de vendas e marketing ajudam a gerência superior a monitorar as tendências que afetam novos produtos e oportunidades de vendas, apóiam o planejamento de novos produtos e serviços e monitoram o desempenho dos concorrentes. Também ajudam à gerência média dando suporte às pesquisas de mercado, bem como analisando campanhas de promoção e propaganda, decisões sobre preços e o desempenho das vendas. Ajudam a gerência operacional e os funcionários a localizar e contatar clientes potenciais, , rastrear vendas, processar pedidos e dar suporte aos serviços de atendimento aos clientes. A figura abaixo mostra um sistema de informações de vendas, apoiando as decisões de uma rede varejista. 24 Sistema de informação de manufatura e produção A função de manufatura e produção é responsável pela produção propriamente dita dos bens e serviços da empresa. Sistemas de manufatura e produção tratam do planejamento, desenvolvimento e manutenção das instalações de produção; do estabelecimento de metas de produção; da aquisição, armazenagem e disponibilidade de materiais de produção e da programação de equipamentos,instalações, matérias-primas e trabalho exigidos para fabricar produtos acabados. Os sistemas de informação de manufatura e produção apóiam todas essas atividades. Muitos dos sistemas de informações de manufatura e produção utilizam algum tipo de sistema de controle de estoque, conforme ilustrado na figura abaixo. Com os dados existentes, as empresas podem estimar o número de itens a repor ou usar uma fórmula para calcular a quantidade de reposição menos dispendiosa, o lote econômico. O sistema produz relatórios com informações tais como o número de cada item disponível em estoque, número de unidades de reposição para cada item, ou itens de estoque que precisam ser repostos. 25 Sistema de informação do RH A função de recursos humanos é responsável por atrair, aperfeiçoar e manter a força de trabalho da empresa. Os sistemas de informações de recursos humanos apóiam atividades como identificar funcionários potenciais, manter registros completos sobre funcionários existentes e criar programas para desenvolver seus talentos e suas capacidades. Os sistemas de rh ajudam a gerência superior a identificar os requisitos da força de trabalho(habilidades, nível de escolaridade, tipos de cargos, quantidade de cargos e custo) que atendem planos de longo prazo da empresa. A gerência média usa tais sistemas para monitorar e analisar o recrutamento, a alocações e a remuneração dos funcionários. A gerência operacional, por sua vez, os emprega para registrar o recrutamento e a colocação de funcionários da empresa. A figura seguinte mostra um típico sistema de rh para registro de funcionários. O sistema mantém dados básicos e pode produzir um conjunto de relatórios para as decisões da própria empresa ou por exigência de leis. 26 Sistemas de informação financeiros e contábeis A função de finanças é responsável pela gestão dos ativos financeiros da empresa, como dinheiro em caixa, ações, títulos e outros investimentos; seu objetivo é maximizar o retorno destes ativos financeiros. A função de finanças também se encarrega do gerenciamento da capitalização da empresa(identificação de novos ativos financeiros, como ações, títulos ou outros tipos de dívidas). Para determinar se a empresa está conseguindo o melhor retorno sobre os investimentos, a função de finanças deve obter considerável quantidade de informações vindas de fatores externos. A função de contabilidade é responsável pela manutenção e pelo gerenciamento dos registros financeiros da empresa – recibos, desembolsos, depreciação, folha de pagamento – com vistas de prestar contas do fluxo de recursos. Finanças e contabilidade compartilham problemas correlacionados – com acompanhar o andamento dos ativos financeiros e fluxos de recursos da empresa realizados por meio de transações como cheques, pagamentos a fornecedores, relatórios de valores mobiliários e recibos. A figura abaixo, ilustra um sistema de contas a receber que mantém registros de compradores a crédito que devem à empresa. Cada fatura gera uma “conta a receber”, isto é, o cliente deve dinheiro à empresa. O sistema registra cada fatura em um arquivo mestre , que também mantém informações sobre cada cliente, inclusive o risco de conceder crédito a ele. O sistema identifica todas as contas em aberto e pode gerar variados relatórios em papel ou na tela, que 27 auxiliam o setor de cobrança. Também é possível fazer consultas sobre o risco de crédito e o histórico de pagamento de determinado cliente. Relacionamentos entre os sistemas Os sistemas que acabamos de descrever estão inter-relacionados. Os SPTs são comumente a fonte mais importantes de dados para os outros sistemas, ao passo que os SAEs são principalmente recebedores de dados dos sistemas de níveis inferiores. Os outros tipos de sistemas também podem trocar dados entre si. E dados também podem ser trocados entre sistemas que atendem a diferentes áreas funcionais. Por exemplo, um pedido recebido pelo sistema de vendas pode ser transmitido a um sistema de produção como uma transação para produzir ou entregar o produto especificado no pedido, ou a um SIG para registro financeiro. Na maioria das organizações, as ligações entre estes diferentes tipos de sistemas não são rígidas, ao contrário dos sistemas integrados. Sistemas que abrangem toda a empresa Revendo os diferentes sistemas que acabamos de descrever, você pode estar perguntando como uma empresa pode administrar todas as informações presentes nestes sistemas. Você pode querer saber também se não fica muito caro manter tantos sistemas diferentes ou, ainda, como esses sistemas podem compartilhar informações. Essas três perguntas são excelentes e, na verdade, representam importantes desafios para as empresas hoje. Aplicativos integrados 28 Fazer os diferentes tipos de uma empresa trabalhar juntos é um desafio e tanto. Normalmente, as corporações se formam por meio do crescimento normal, “orgânico”, e por meio de aquisição de empresas menores. Depois de certo tempo, elas se vêem com uma coleção de sistemas em uso, a maioria deles herdados, e enfrentam o desafio de fazê-los “conversar” entre si e atuar juntos como um único sistema corporativo. Há muitas soluções para este tipo de problema. A primeira solução é implantar aplicativos integrados, isto é, sistemas que abrangem todas as áreas funcionais, executam processos de negócios que atravessam toda a empresa, e incluem todos os níveis de gerência. Os aplicativos integrados ajudam as empresas a se tornar mais flexíveis e produtivas, ao coordenar seus processos de negócios de maneira mais estreita e integrar os grupos de processos, concentrando-se, assim, na administração eficiente de recursos e no atendimento ao cliente. Existem quatro grandes aplicativos organizacionais: sistemas integrados, sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimentos, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente e sistema de gestão do conhecimento. Cada um desses aplicativos integra um conjunto relacionado de funções e processos de negócio, a fim de melhorar o desempenho da organização como um todo. Muitas vezes a arquitetura desses aplicativos cobre todos os processos que abrangem a organização como um todo e, em alguns casos, se estendem para além dela, na direção dos clientes, fornecedores e parceiros-chave de negócios. Sistemas integrados Uma organização de grande porte tem caracteristicamente muitos tipos diferentes de sistemas de informação construídos em torno de diferentes funções, níveis organizacionais e processos de negócios, os quais não podem trocar informações entre si automaticamente. Os gerentes podem encontrar dificuldades 29 Infra-estrutura de TI – Softwares Para usar o hardware, você precisará do software. É ele que oferece instruções detalhadas para guiar o trabalho do computador. O conceito de software inclui software de sistema e softwares aplicativo. Este dois tipos de softwares estão inter-relacionados e podem ser pensados como um conjunto de caixas alojadas dentro da outra, cada uma delas interagindo intimamente com as demais. O software de sistema engloba e controla o acesso ao hardware. Para operar, o software aplicativo precisa trabalhar por meio do software de sistema. O usuário final trabalha primordialmente com softwares aplicativos. Projetando-se cada tipo de software para uma máquina específica, garante-se a compatibilidade. Sistemas operacionais O sistema operacional gerencia o computador e seus periféricos. Serve de ambiente para o funcionamento dos sistemas aplicativos. Os principais tipos de sistemas operacionais Windows7: mais recente sistema operacional Windows, com aperfeiçoamentos na segurança, busca interna e na sincronização com dispositivos móveis, câmeras e serviços de internet, além de melhor suporte para vídeo e TV. Windows Vista: sistema confiável e robusto para PCs potentes Windows Server: sistema operacional Windows para servidores. Windows CE: plataforma Windows para dispositivos com pouca capacidade de armazenamento, como pequenos computadores de mão, PDAs, dispositivos de comunicação sem fio e outros equipamentos de informação. UNIX: utilizado para PCs, estações de trabalho e servidores de rede. Suporta multitarefa, processamento multiusuário e trabalho em rede. Pode operar em diferentes modelos de hardware. Linus: alternativa grátis e confiável ao UNIX e ao Windows que roda em diferentes tipos de hardwares e pode ser modificado por desenvolvedores de software. Mac OS Tiger: versão para o sistema operacional para o computador Macintosh. Sistemas aplicativos 30 Como o próprio nome diz, estes softwares são desenvolvidos para a solução de algum tipo de problema específico. Digitação de textos, planilhas eletrônicas, apresentações, mensagens etc. Existe uma infinidade de aplicativos, criados para os mais diferentes problemas e sistemas. Word, Excel, PowerPoint, Acces, MSN, programas de e-mail são apenas alguns exemplos. Redes de computadores Inicialmente os computadores eram utilizados separadamente, mas com o avanço dos meios de comunicação puderam ser conectados, dando origem às redes de computadores. Uma rede de computadores é um sistema físico que permite a comunicação dinâmica e síncrona entre dois ou mais computadores(ou seja, com os computadores conectados em tempo real), possibilitando que transmitam dados e informações, compartilhem arquivos, programas e recursos diversos(banco de dados, impressoras, fax, acesso à internet e dispositivos de segurança, por exemplo). Existem diferentes tipos de rede, no que se refere ao seu alcance, configuração física ou lógica. Alcance geográfico e abrangência Do ponto de vista do alcance geográfico, os tipos mais conhecidos de rede são LAN(local área network), MAN(metropolitan área network) e WAN(wide área network) Local area network(LAN) ou rede de área local São redes cuja extensão pode variar de alguns poucos metros até centenas de metros conforme a dimensão física do ambiente. Em geral a comunicação é feita via cabe, embora esteja havendo um amplo crescimento de sistemas de comunicação sem fio. 31 Metropolitana área network(MAN) ou rede de alcance metropolitano São redes maiores do que uma LAN, podendo atingir alguns quilômetros, sendo geralmente utilizados para interligar redes de diferentes unidades de uma mesma empresa, situadas em uma mesma região metropolitana. Em geral as MANs são compostas por diversas LANs. A conexão de uma MAN pode ser feita por linha dedicada(fibra ótica, por exemplo), via rádio ou mesmo internet. Wide area networkWAN) ou rede de longa distância São redes de tamanho ampliado, podendo conectar diferentes LANs ou mesmo MANs situadas em cidades ou estados diferentes. Seu tamanho pode variar de dezenas a milhares de quilômetros. A conexão pode ser por linha dedicada ou via internet. 32 Topologia ou organização física Do ponto de vista da organização da rede ela pode ser classificada em barramento linear ou bus, anel e estrela. Rede em anel Essa topologia foi bastante utilizada no passado e consiste em conectar vários computadores com uso de um cabo formando um laço ou anel. Para o correto funcionamento dessa rede é fundamental que esse anel esteja fechado, caso contrário a conexão de todas as máquinas ficará prejudicada. Rede em barramento linear ou bus 33 Essa topologia é similar a um laço aberto da topologia em anel. Um mesmo cabo interliga todos os equipamentos, mas as pontas desse cabo não estão unidade m uma extremidade. No jargão técnico todas as máquinas ficarão penduradas em um mesmo “varal” à semelhança de roupas colocadas para secar. Caso ocorra um problema no cabo(ruptura ou mau contato, por exemplo), todos os equipamentos ficarão prejudicados. Rede em estrela Nas duas topologias anteriores, um mesmo cabo conectava todos os equipamentos, o que poderia gerar problemas de estabilidade da rede caso esse cabo se rompesse ou apresentasse problemas de conexão. Por sua vez, na topologia em estrela, cada equipamento possui seu próprio cabo, que está ligado a uma caixa de distribuição(que pode ser um hub ou switch), formando uma espécie de estrela. A vantagem dessa rede é que caso um desses cabos apresente problema, somente o equipamento ao qual ele está conectado ficará prejudicado. O restante da rede continuará funcionando sem problemas. 34 Equipamentos de conexão entre os equipamentos Normalmente a conexão entre os equipamentos é feita com a utilização de hub, switch e roteador. Hub Em uma rede de topologia estrela os cabos de comunicação passam por um dispositivo centralizador – que pode ser um hub – que serve como ponto de passagem(ou conexão) entre diferentes equipamentos. Em uma rede, o hub permite que um pacote de dados(que representa um arquivo transmitido de um equipamento a outro) originado de uma máquina siga em direção a outra. Para que diversos equipamentos transmitam pacotes de dados uns para os outros, o hub faz um broadcasting na rede, ou seja, dispara o pacote dados para todos os computadores da rede, mesmo que o destino seja apenas um dos computadores. Isso acaba prejudicando o desempenho da rede como um todo. Pode ser usada em pequenas redes, com poucos computadoes. Switch Tem papel semelhante ao do hub, servindo de ponto de conexão entre diferentes equipamentos. A diferença é que o switch estabelece uma conexão direta apenas entre os equipamentos que estão trocando pacotes de dados. Essa conexão exclusiva eleva o desempenho da rede, tornando-a mais rápida que se adotasse o hub. 35 Roteador Equipamento utilizado na conexão de diferentes redes(LAN, MAN ou WAN). Sua finalidade é escolher o caminho mais apropriado para o envio de pacotes de dados de um equipamento a outro na rede. Essa escolha pode ser feita com a identificação do caminho menos congestionado(roteadores dinâmicos) ou mais curto(roteadores estáticos). Redes wireless ou redes sem fio Em termos práticos, frequentemente, a topologia de uma rede wireless é similar à topologia estrela, sendo que o hub ou switch é substituído por um access point ou um roteador que suporta conexões wireless. O access point ou o roteador recebe e distribui as comunicações via rádio para os diversos computadores ou dispositivos conecatados.
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