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CASO 1 SULLIVAN FORD AUTOWORLD Christopher Lovelock Uma jovem gerente de serviços na área de saúde ines- peradamente se vê responsável por uma revendedora de automóveis de propriedade de sua família.A empre- sa está passando por dificuldades financeiras e a ge- rente está muito preocupada com o mau desempenho do departamento de serviços; ela tem dúvidas se poderá reverter essa situação. Vista da avenida Wilson, a loja de revenda de automóveis tinha uma aparência festiva. Bandeirinhas vermelhas, brancas e azuis tremulavam alegremente à brisa do final da tarde e gerânios enfeitavam os can- teiros na entrada do showroom. Fileiras de modelos novos de automóveis brilhavam e reluziam à luz do sol. Um imenso painel rotativo na confluência da avenida Wilson com a rodovia 78 mostrava o logotipo da Ford e identificava a empresa Sullivan Ford Auto World. Mais abaixo, faixas estampavam o slogan “Vamos fazer negócio!” No belo showroom de pé direito alto, três dos mais recentes modelos da Ford, polidos e brilhantes, estavam em exposição: um Explorer SUV verde- escuro, um conversível Mustang vermelho e um sedan Taurus branco. Dois grupos de clientes conversavam com os vendedores e um homem de meia-idade, sen- tado no banco do motorista do Mustang, examinava o painel. No andar de cima, no escritório confortável e bem mobiliado do gerente geral, Carol Sullivan-Diaz, cansada e deprimida, acabava de verificar mais uma planilha de análise em seu laptop. Seu pai, Walter Sul- livan, falecera havia quatro semanas, aos 56 anos, de um ataque cardíaco. Como executor de seu espólio, o banco tinha lhe pedido que assumisse o cargo de ge- rente geral da empresa familiar por algum tempo. As únicas mudanças visíveis que ela havia feito no escritório de seu pai foram a instalação de um fax e de uma impressora a laser, mas ela tinha estado muito ocupada analisando a atual situação da empresa. Carol não gostou dos números que viu impressos na planilha; a situação financeira da Auto World vinha se deteriorando nos últimos 18 meses e a empresa fun- cionara no vermelho durante a primeira metade daquele ano. Apesar das baixas taxas de juros, as ven- das de carros novos haviam diminuído, refletindo a redução na economia regional. As margens de lucro tinham sido espremidas por promoções e outros esforços para retirar os carros novos do pátio da empresa. As previsões do setor para vendas futuras não eram otimistas, assim como suas próprias pro- jeções financeiras para o departamento de vendas da Auto World. As receitas de serviços, que estavam abaixo da média para uma revendedora desse porte, também tinham baixado, embora o departamento de serviços ainda conseguisse um pequeno saldo positivo. Será que Carol cometera um erro na semana ante- rior, ao recusar a oferta de Bill Froelich para a compra da empresa? A bem da verdade, o preço oferecido esta- va bem abaixo da oferta anterior de Froelich, que seu pai havia recusado dois anos antes, época em que a em- presa era bem mais lucrativa. A FAMÍLIA SULLIVAN Walter Sullivan comprara uma pequena reven- dedora Ford em 1981, dando-lhe o novo nome de Sulli- van’s Auto World, e a desenvolvera até se tornar uma das mais conhecidas na região metropolitana. Em 1996, ele tinha contraído um grande empréstimo para comprar o terreno onde a loja estava situada agora, um importante cruzamento com uma rodovia suburbana em uma área da cidade onde havia grande expansão de novos projetos habitacionais. Anteriormente, naquele local, existira uma reven- dedora, mas a construção já tinha 30 anos. Sullivan conservou os boxes de serviço e de consertos, mas demoliu o showroom e o substituiu por atraentes e modernas instalações. Quando se mudou para o novo local, que era bem maior do que o antigo, ele trocou o nome de sua empresa para Sullivan Ford Auto World. Parecia que todos conheciam Walt Sullivan. Bem- sucedido showman e empresário, ele mesmo atuava em seus comerciais de rádio e televisão e tinha partici- pação ativa nos assuntos da comunidade. Sua tática de venda de veículos enfatizava promoções, descontos e negociações para manter volume de vendas. Ele nunca se sentia tão feliz como quando fechava uma venda. Carol Sullivan-Diaz, 28 anos, era a mais velha das três filhas de Walter e Carmen Sullivan. Após ter-se graduado em economia, ela fez seu MBA e então par- tiu para uma carreira em gerência de serviços na área de saúde. Era casada com o dr. Roberto Diaz, cirurgião do Hospital St. Luke. Suas duas irmãs gêmeas, de 20 anos, Gail e Joanne, estudantes da uni- versidade local, moravam com a mãe. Quando era estudante, Carol trabalhava meio período na empresa de seu pai, atuando como secretária e contabilista e também como recepcionista no departamento de serviços. Portanto, ela estava bem familiarizada com as operações da revendedora. Na escola de administração de empresas, Carol decidira- se por uma carreira em gerência de serviços de saúde. Após o término do curso, ela tinha trabalhado como assistente executiva do presidente do St. Luke, um grande hospital universitário. Dois anos mais tarde, ela foi para o Metropolitan Health Plan como direto- ra-assistente de marketing, cargo que já ocupava havia quase três anos. Entre suas responsabilidades estavam atrair novos segurados, gerenciar reclamações, realizar pesquisas de marketing e programas de retenção de segurados. Após o falecimento de Walter Sullivan, o empre- gador de Carol lhe dera uma licença de seis semanas para organizar os negócios da família. Ela duvidava que pudesse ampliar a licença por muito mais do que as duas semanas que ainda lhe restavam. Nem ela nem os outros membros de sua família estavam interessa- dos em fazer carreira como gerentes da revendedora. Contudo, ela estava preparada para interromper sua carreira em serviços de saúde para tentar uma virada, caso isso se mostrasse uma proposição viável. Carol era bem-sucedida em seu emprego e acreditava que não seria difícil encontrar outro cargo de gerente de serviços de saúde no futuro. A REVENDEDORA Como outras revendedoras de carros, a Sullivan Ford Auto World tinha departamentos de vendas e de serviços que, no setor, costumavam ser denominados como ‘de frente’ e ‘de apoio’, respectivamente. A empresa vendia veículos novos e usados, pois grande parcela das compras de automóveis e vans novos con- sistia em usar o veículo atual do comprador como parte do pagamento. A Auto World também comprava, em leilões, carros usados em bom estado de conservação para revenda. Aqueles que decidiam não poder arcar com a compra de um carro novo, muitas vezes com- pravam um veículo usado, enquanto os que procu- ravam carros usados podiam ser convencidos a com- prar um novo. Antes de serem postos à venda, os veículos usados passavam por uma cuidadosa revisão, com troca de peças, se necessário, e depois passavam por uma limpeza completa, serviço contratado com ter- ceiros conforme a necessidade. Pequenos amassados na carroceria e outros defeitos eram consertados em uma oficina próxima, especializada em funilaria, e algumas vezes o veículo ganhava uma nova demão de pintura. O departamento de vendas da revendedora empre- gava um gerente de vendas, sete vendedores, um gerente administrativo e uma secretária.Um dos vendedores tinha pedido demissão e sairia da empresa no final da sema- na seguinte. O departamento de serviços, quando seu quadro estava completo, era composto por um gerente de serviços, um supervisor de peças de reposição, nove mecânicos e dois recepcionistas de serviços.As gêmeas Sullivan costumavam trabalhar meio período como recepcionistas de serviços, ajudando em momentos de muito movimento, ou quando um dos recepcionistas ficava doente ou estava em férias, ou se havia um cargo vago no departamento, como naquela ocasião. O trabalho consistia em fazer a programação de con- sertos e manutenção, redigir cadaordem de serviço, telefonar para os clientes informando estimativas de orçamento e atendê-los quando iam buscar seus automóveis e pagar pelo serviço executado. Carol sabia, por experiência própria, que esse serviço podia ser muito estressante; pouca gente gostava de ficar sem carro, mesmo que fosse por ape- nas um dia. Quando um automóvel quebrava ou tinha algum problema, o proprietário geralmente ficava nervoso com o tempo que levaria para consertar o defeito e, se a garantia estivesse vencida, com quanto custariam o trabalho e as peças de reposição. Os clientes não se mostravam muito dispostos a relevar quando um problema não era totalmente resolvido na primeira tentativa e tinham de trazer de novo seus veículos para mais serviços. Em geral, os principais defeitos mecânicos não eram de difícil conserto, embora o custo das peças de reposição pudesse ser alto. O mais difícil de diagnos- ticar e consertar eram as ‘pequenas’ falhas, como vaza- mentos de água e problemas na fiação elétrica. Às vezes o cliente tinha de voltar duas ou três vezes até a falha ser reparada. Nessas situações, os custos de peças e de materiais eram relativamente baixos, mas o custo da mão-de-obra era alto, chegando a 45 dólares por hora. Por vezes, os clientes eram bastante indelica- dos, e chegavam até a gritar com os recepcionistas de serviços ao telefone ou discutir com eles, com os mecânicos e com o próprio gerente de serviços. A rotatividade do pessoal da área de serviços era alta, uma das razões por que Carol — e mais recente- mente suas irmãs — eram freqüentemente chamadas por seu pai a trabalhar, para “a defesa do forte”, como ele dizia. Mais de uma vez ela tinha visto algum recep- cionista de serviço, exasperado, responder mal a um cliente que reclamava ou desligar o aparelho quando o outro era grosseiro ao telefone. Na ocasião, Gail e Joanne estavam se revezando para cobrir um cargo vago, mas às vezes as duas tinham aulas e a revende- dora ficava apenas com um recepcionista de serviços de plantão. 2 Pelos padrões norte-americanos, a Sullivan Ford Auto World estava entre as revendedoras de pequeno a médio porte, mais para pequeno, vendendo cerca de 1.100 automóveis por ano, divididos igualmente entre veículos novos e usados. No ano anterior, suas receitas totalizaram $ 26,6 milhões com a venda de carros novos e usados e $ 2,9 milhões com serviços e peças de reposição, em relação a $ 30,5 milhões e $ 3,6 milhões, respectivamente, no ano precedente. Embora o valor por unidade da venda de carros fosse alto, as margens de lucro eram bastante baixas. Além disso, as mar- gens de lucro para carros novos eram bem mais baixas do que as dos carros usados. Diretrizes do setor suge- riam que a margem de contribuição da venda de car- ros, conhecida como a venda bruta do departamento, deveria ser cerca de 5,5 por cento de receita de vendas e cerca de 25 por cento de receita de serviços. Em uma revendedora típica, 60 por cento da venda bruta vinha tradicionalmente de vendas e 40 por cento, de serviços, mas o equilíbrio estava deslocando-se de vendas para serviços. Então, a venda bruta era aplica- da às despesas fixas, como salários da administração, pagamento de aluguéis ou hipotecas e outros serviços como água, energia elétrica etc. Carol havia calculado que, nos 12 meses anteriores, os números de vendas brutas na Auto World foram 4,6 por cento e 24 por cento respectivamente, ambos mais baixos do que os números do ano anterior e insufi- cientes para cobrir as despesas fixas da revendedora. Seu pai não havia mencionado nenhuma dificuldade financeira, e, depois de seu falecimento, ela ficou choca- da ao saber pelo banco que os pagamentos das hipote- cas da Auto World tinham dois meses de atraso. Uma análise mais profunda mostrou que a linha de contas a pagar também tinha subido abruptamente nos seis meses anteriores. Felizmente, a revendedora era benefi- ciária de um seguro de vida substancial de Walter Sulli- van, que foi mais do que suficiente para saldar o atraso dos pagamentos das hipotecas, pagar todas as contas pendentes e sobrar algum dinheiro para futuras con- tingências. CENÁRIO As oportunidades de expansão da venda de carros novos não pareciam promissoras, considerando a redução na confiança do consumidor e as recentes demissões ocorridas em diversas indústrias da região, que deveriam causar impacto na economia local. Con- tudo, incentivos promocionais tinham reduzido o estoque a níveis viáveis. De suas discussões com Larry Winters, gerente de vendas da Auto World, Carol tinha concluído que seria possível cortar custos se deixasse de contratar um novo representante de vendas para preencher a vaga daquele que havia pedido demissão, mantivesse o estoque no nível reduzido daquele momen- to e fizesse uso mais eficiente de propaganda e de pro- moções. Embora não tivesse a personalidade mar- cante de Walter, Winters tinha sido o principal representante de vendas da Auto World antes de ser promovido e havia demonstrado grande capacidade administrativa em seu cargo atual. Revendo os números do departamento de serviços, Carol imaginou como poderia melhorar seu volume de vendas e suas vendas brutas. Seu pai nunca havia se interessado muito pelo negócio de peças de reposição e serviços, considerando-o como simples adjunto necessário da revendedora. “Os clientes sempre pare- cem infelizes aqui nos fundos”, ele havia dito certa vez. “Mas aqui na frente, todos ficam felizes quando alguém compra um carro novo.” A oficina de serviço não podia ser vista com facilidade da via principal, porque ficava oculta por detrás do showroom. Embora a aparência do edifício fosse antiga e manchada de graxa, o equipamen- to utilizado era moderno e bem cuidado. Havia capaci- dade suficiente para mais serviços, mas um volume maior exigiria a contratação de um ou mais mecânicos. A revendedora pedia aos clientes que trouxessem seus automóveis para conserto antes das 8h30. De- pois de estacionar, os clientes entravam na oficina de serviços por uma porta lateral. Ali esperavam sua vez de ser atendidos por recepcionistas que ocupavam uma sala apertada, com as paredes descascadas e uma janela interna que dava para os boxes de serviço e, em pé, esperavam enquanto as ordens de serviço eram feitas. Chamadas telefônicas interrompiam freqüen- temente o processo. Arquivos que guardavam os históricos de clientes estavam alinhados na parede de trás da sala. Se o serviço fosse de natureza rotineira, como troca de óleo ou regulagem do motor, o cliente rece- bia uma estimativa imediatamente. No caso de serviços mais complexos, o carro passava por uma avaliação e ele recebia a estimativa mais tarde, por telefone. Os clientes deviam retirar seus veículos até as 18 horas do dia em que serviço estivesse pronto. Em diversas ocasiões, Carol havia insistido para que seu pai usasse computadores para processar as ordens de serviço, mas ele nunca acatara suas sugestões e, por- tanto, elas continuavam a ser manuscritas, em grandes folhas amarelas com cópias de carbono. O gerente de serviços, Rick Obert, de quase cinqüenta anos de idade, estava no cargo desde que a Auto World havia sido inaugurada naquele local. A família Sullivan o considerava tecnicamente compe- tente, e ele gerenciava os mecânicos com eficiência; no entanto, sua atitude com os clientes era ríspida e agressiva. 3 RESULTADO DA PESQUISA DE CLIENTES Outro conjunto de dados que Carol tinha estudado cuidadosamente eram os resultados das pesquisas de satisfação do cliente, as quais eram enviadas à revende- dora uma vez por mês por uma empresa de pesquisas contratada pela Ford Motor Company. Todos os com- pradores de carros novos da Ford recebiam um ques- tionário pelo correio cerca de 30 dias após a compra, no qual era usada uma escala de cinco pontos para avaliar sua satisfação com o departamento de vendas da revendedora,com a preparação do veículo e com as ca- racterísticas do veículo em si. O questionário também pesquisava a probabilidade de o comprador recomen- dar a mais alguém a revendedora, o vendedor e o fabri- cante do carro. Outras perguntas verificavam se os clientes tinham sido apresentados ao departamento de serviços da revendedora e se tinham recebido expli- cações sobre o que fazer caso seus automóveis necessi- tassem de serviços. Por fim, havia algumas perguntas re- ferentes à classificação demográfica (perfil) do cliente. Uma segunda pesquisa era enviada aos com- pradores de carros novos nove meses após a compra. Esse questionário primeiro perguntava aos clientes quanto à satisfação com o veículo e, em seguida, se eles tinham levado o veículo ao revendedor para executar algum tipo de serviço. Em caso afirmativo, solicitava-se que eles avaliassem o departamento de serviço em 14 atributos — desde as atitudes do pessoal de serviço até a qualidade do serviço executado — e, em seguida, a satisfação geral com o serviço do revendedor. Também perguntava-se aos clientes onde eles levariam seu veículo para futuros serviços de manutenção, pequenos consertos mecânicos e elétri- cos, grandes consertos nessas mesmas categorias e em funilaria. As opções eram a revendedora que vendeu a eles o carro, outra revendedora Ford, “alguma outra oficina” e serviços do tipo “faça você mesmo”. Por fim, havia perguntas sobre a satisfação geral com o depar- tamento de vendas da revendedora e com a revende- dora em geral, bem como sobre a possibilidade da compra de outro produto da Ford Motor Company e da compra desse produto na mesma revendedora. As revendedoras recebiam relatórios mensais que resumiam as notas que receberam dos clientes no mês anterior e nos meses precedentes. Para possibilitar uma comparação com os desempenhos de outras revende- doras Ford, os relatórios também incluíam as médias das avaliações regionais e nacionais. Após análise, os questionários respondidos eram devolvidos à revende- dora. Como incluíam o nome de cada cliente, a revendedora podia verificar dentre os clientes quais deles estavam satisfeitos e quais não. Na pesquisa de novos compradores após 30 dias da compra, as notas recebidas pela Auto World eram melhores do que a média na maioria das categorias. Uma constatação que intrigou Carol era que quase 90 por cento dos entrevistados respondiam “sim” à per- gunta se alguém da Auto World tinha lhes explicado o que fazer caso precisassem de serviços, mas menos de um por cento dizia que foi apresentado a alguém do departamento de serviços. Ela resolveu discutir essa discrepância com Larry Winters. As conclusões da pesquisa de nove meses após a venda deixaram-na preocupada. Embora as avaliações dos veículos acompanhassem as médias nacionais, o nível geral de satisfação com os serviços da Auto World era profundamente baixo, colocando-a nos 25 por cento inferiores de todas as revendedoras Ford. As piores avaliações no quesito serviços referiam- se ao tempo gasto na emissão de ordens de serviço, à conveniência de programação do serviço, à con- veniência de horários de atendimento e à aparência do departamento de serviços. Quanto ao tempo gasto para concluir o serviço, disponibilidade de peças de reposição e qualidade do serviço executado (“O serviço foi bem executado?”), a pontuação da Auto World estava próxima à da média. No caso de va- riáveis interpessoais, como atitudes do pessoal do departamento de serviços, cortesia, compreensão dos problemas dos clientes e explicação do serviço execu- tado, suas notas eram extremamente baixas. Quando Carol examinou os questionários indivi- duais, constatou que havia amplo grau de variação entre as respostas dos clientes para essas variáveis interpessoais, cobrindo toda a escala de cinco pontos, desde “completamente satisfeito” até “muito insatis- feito”. Curiosa, ela consultou os arquivos de serviços e examinou os registros de dezenas de clientes que ti- nham respondido recentemente às pesquisas de nove meses após a compra. Pelo menos parte das avaliações poderia ser explicada pelos recepcionistas de serviços que atenderam o cliente. Aqueles que tinham sido atendidos duas ou mais vezes por suas irmãs, por exemplo, deram notas mais altas do que os que tinham tratado primeiro com Jim Fiskell, o recepcionista de serviços que tinha acabado de pedir demissão. Talvez as respostas mais preocupantes fossem as que se referiam à probabilidade de os clientes usarem o departamento de serviços da Auto World no futuro. Mais da metade das respostas indicava que eles usa- riam outra revendedora Ford ou “alguma outra ofici- na” para serviços de manutenção, como troca de óleo, lubrificação ou regulagem do motor, ou para consertos elétricos ou mecânicos menos sérios. Cerca de 30 por cento recorreriam a outra oficina para grandes serviços. A pontuação para a satisfação geral com a revendedora após nove meses da compra do veículo estava abaixo da média, e a probabilidade de o cliente voltar a comprar na mesma revendedora mais uma vez 4 estava um ponto abaixo da probabilidade de comprar outro produto da Ford. OPÇÕES Carol pôs de lado as planilhas que tinha imprimi- do e fechou seu laptop; era hora de ir para casa jantar. Ela percebeu que as opções para a revendedora eram duas: ou preparar a empresa para um venda prematu- ra por um preço abaixo do normal, ou continuar por mais um ano ou dois e tentar reverter a situação finan- ceira. Nesse último caso, se a reversão fosse bem-suce- dida, a empresa poderia ser vendida mais tarde por um preço mais alto do que poderia ser pedido no momento, ou a família poderia contratar um gerente geral para administrar a revendedora. Bill Froelich, proprietário de outra revendedora próxima e de mais três em cidades vizinhas, tinha feito uma oferta de compra da Auto World por um preço que representava uma avaliação justa de seus ativos líquidos segundo a opinião dos contadores da Auto World e mais 250 mil dólares de goodwill (‘luva’). Con- tudo, a regra prática aplicada pelo setor automobilísti- co em tempos de vacas gordas era que o goodwill devia ser avaliado em 1.200 dólares por veículo vendido por ano. Carol sabia que Froelich estava ansioso por desenvolver uma rede de revendedoras a fim de con- seguir economias de escala. Seus preços para carros novos eram muito competitivos e sua revendedora mais próxima reunia diversas franquias — Ford, Lin- coln-Mercury, Volvo, Jaguar — em um único local. UMA PERTURBAÇÃO INOPORTUNA Ao sair de seu escritório, Carol percebeu que o gerente de vendas estava subindo a escada que vinha do andar do showroom. “Larry”, ela disse, “quero lhe perguntar algo”. “Então pergunte!”, respondeu o gerente de vendas. “Estive consultando as pesquisas de satisfação de clientes. Por que nossos representantes de vendas não estão apresentando os novos clientes ao pessoal do departamento de serviços? Isso faz parte de nosso protocolo de vendas, mas parece que está acontecen- do somente cerca de um terço das vezes!” Larry Winters ficou sem graça.“Bom, Carol, acon- tece que normalmente eu deixo esse assunto a critério dos vendedores. Nós falamos sobre nossos serviços, é claro, mas alguns deles sentem-se pouco à vontade para levar os clientes até os boxes de serviços depois que eles estiveram no showroom. O contraste é muito grande, se você me entende.” Nesse mesmo instante, ouviu-se uma gritaria no andar de baixo. Um homem de cerca de 40 anos, usan- do jaqueta e jeans, estava na porta gritando com um dos vendedores. Os dois gerentes conseguiram ouvir um pouco do que ele estava dizendo, entre várias obscenidades: “(...) três visitas (...) ainda não ficou bom (...) O serviço é péssimo (...) quem é que manda aqui?” Todos os presentes no showroom pararam e se voltaram para observar esse cliente que acabara de chegar. Winters olhou para sua jovemempregadora e sus- pirou. “Se havia uma coisa que seu pai não podia agüentar eram sujeitos como esse, gritando e fazendo escarcéu no showroom e pedindo para falar com o chefe. Walt se esconderia em seu escritório! Não se preocupe, Tom dará um jeito nele e o tirará daqui. Que estúpido!” “Não”, disse Carol, “eu vou tratar disso! Uma coisa que aprendi quando trabalhava no St. Luke foi que você não deve deixar que ninguém fale em voz alta de seus problemas na frente dos outros. Você leva a pessoa para outro lugar, a acalma e descobre qual é o problema que a está incomodando”. Carol desceu rapidamente as escadas, pensando consigo mesma:“O que mais eu aprendi trabalhando com serviços de saúde que posso aplicar nesta empresa?” 5 1. Quais são as diferenças entre o marketing de bens e o marketing de serviços para os produtos em questão (veículos)? 2. Quais são as diferenças e semelhanças entre os departamentos de vendas e de serviços da Auto World? 3. Prepare um fluxograma do atendimento a um cliente cujo carro precisa de conserto ou de manu- tenção. 4. Quais são os paralelos úteis que você percebe entre administrar uma revendedora de automóveis que oferece também serviços de assistência técnica e administrar serviços de saúde? 5. Que conselhos você daria a Carol Sullivan-Diaz? Questões para estudo
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