Exercícios Discursiva GESTÃO SECRETARIAL ADM. DE ESCRITORIOS

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PROVA DISCURSIVA DE GESTÃO SECRETARIAL: ADM DE ESCRITÓRIOS
Questão 1/5 Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Utilize o texto abaixo para responder a questão discursiva.
Ao se analisar a trajetória do secretariado no Brasil, observa-se uma profissão que venceu muitos desafios, participou de mudanças importantes no cenário organizacional mundial e se adaptou às constantes inovações de tecnologia e de mercado (Castelo, 2007). Do simples servente dos anos de 1950, passando por símbolo de status gerencial na década de 1960, o profissional de secretariado encontrou nos anos de 1970 o momento propício para início da valorização da profissão: as teorias gerenciais que emergiram valorizaram o papel do secretário, o surgimento de cursos superiores e de treinamentos permitiram a percepção do papel que representavam nas instituições e começam a surgir as associações de classe. Essas associações veem seus movimentos fortalecidos na década de 1980, com a criação dos sindicatos estaduais, o surgimento da Fenassec - Federação Nacional de Secretárias e Secretários, a elaboração e adoção do Código de Ética e com a regulamentação da profissão (Sála, 2008).
Fonte: DE OLIVEIRA, J.S.F et al. Profissionalismo e secretariado: história da consolidação da profissão. Revista de Gestão e Secretariado, v. 4, n. 2, p. 01-24, 2013.
Com base no texto, explique a relação entre a promulgação da lei de regulamentação da profissão e o exercício da profissão de secretário(a) executivo(a) e técnico em secretariado, com base na Lei 7.377 de 30 de setembro de 1995.
RESPOSTA:
Lei de Regulamentação da Profissão
Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96
Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências
O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art.1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.
Art.2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretário Executivo
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei.
b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.4º. desta Lei.
II - Técnico em Secretariado
a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º. grau
b) portador de certificado de conclusão do 2º. grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.5º. desta Lei.
Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência desta Lei.
Art.4º. São atribuições do Secretário Executivo:
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; 
II - assistência e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
X - conhecimentos protocolares.
Art.5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:
I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.
Art.6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.
Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4º. e 5º.
Art.7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art.8º. Revogam-se as disposições em contrário.
Questão 2/5 Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Utilize o texto abaixo para responder a questão discursiva.
Quando o Império Romano atingiu o seu ápice, os Secretários trocaram as suas espadas pelos deveres de simples escribas. Porém os Secretários, em sua maioria, eram escravos e suas condições de trabalho estavam longe de ser as ideais. Na Idade Média viram-se os secretários novamente obrigados a lidar tanto com a espada como com a pena. No entanto um grupo de escribas começou a combater astuciosamente este sistema, adotando o hábito de monges. Assim sendo, em meados do século XIV, 70% da classe Secretarial originava-se dos monastérios, fato este nada surpreendente, pois naquela época os Secretários eram todos homens.
Fonte: FENASSEC – Federação Nacional das Secretárias e Secretários. Histórico. Disponível em <http://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_historico.html>. Acesso em: 25/11/2015.
Com base no texto e o conteúdo abordado no livro da disciplina, avalie e descreva como ocorreu a evolução histórica da profissão de Secretariado até a atualidade. 
RESPOSTA:
A ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA
A profissão de secretária não tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por aí que a primeira secretária foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretária assessorou Napoleão Bonaparte, sendo demitida por pressões da Josefina! Conta-se ainda que a primeira secretária assessorou a Rainha Vitória, trabalhando com luvas e chapéu!
Através de pesquisas históricas, percebemos que o "antepassado" da secretária foi o Escriba - profissional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comércio. Lendo a descrição do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhança com o trabalho da secretária, resguardando, obviamente, as características de cada época: "O escriba oriental é o homem que domina a escrita, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução".
Na obra "A fascinante história do livro", de José Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citação, também sobre os escritas. Citação está que poderá, até, explicar algumas das posturas das secretárias em nossos dias: "De início, dediquemos algumas palavras aos escribas - preceptores da humanidade, segundo a expressão de Claude Abastado. Na Grécia antiga, eles constituíam espécie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditária, porém, sem o caráter sacerdotal a que outras civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever - instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econômica,de progresso e de controle cívicos - seu prestígio sofreu restrição, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filósofos, professores, sábios, escritores. Parte (constituída, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os copistas e leitores (e por que não?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofão, escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de Aristófanes, como tendo participado da redação das peças do terceiro dos grandes trágicos. Perversidade do autor da Assembléia das mulheres? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penúrias que seguem os passos dos funcionários públicos em geral. Havia os secretários dos tribunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da cidade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administrações: metecos forros ou escravos, modestos cidadãos que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputação não era das melhores".
Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se muitas secretárias, que mantêm uma postura de submissão, não estariam ainda sofrendo as consequências daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar as suas secretárias como serventes, sem qualquer tipo de participação e iniciativa, também não estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grécia e Roma antigas?
Uma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de secretários, no Baixo Império Romano: muitos deles eram taquígrafos! No Baixo Império Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritórios da administração pública.
A própria palavra secretária tem origem no Latim, onde encontramos, a princípio, as palavras: secretarium/secretum, que significa lugar retirado, conselho privado; e secreta: particular, segredo, mistério.
Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido alterações, surgindo os dois generos.
Secretária e Secretário
Durante a Idade Média a função do secretário praticamente desaparece, em face das condições políticas, econômicas e sociais. A função será exercida apenas, em parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, não são exatamente secretários, mas, sim, copistas.
Na Idade Moderna, com o ressurgir do comércio, a necessidade da função do secretário reaparece. Integra-se, mais tarde, à estrutura organizacional das empresas e permanece em evolução até os nossos dias.
A mulher passa a atuar como secretária, de forma expressiva, na Europa e nos Estados Unidos, a partir das Duas Guerras Mundiais. Com a escassez de mão-de-obra masculina, desviada para os campos de batalha e, com uma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas não tiveram outra alternativa, para manterem-se em funcionamento, senão a de utilizar a mão-de-obra feminina, em todas as áreas.
No Brasil, vamos perceber a atuação da mulher como secretária a partir da década dos anos 50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já estava habituada com a presença da mulher.
Questão 3/5 Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Utilize o texto abaixo para responder a questão discursiva.
“O Secretário Executivo vem ocupando um espaço mais evidente na estrutura organizacional. Ao mesmo tempo em que parece ter crescido a referência a este profissional nas organizações modernas, atingindo os objetivos que tem sustentado as grades curriculares dos cursos de Secretariado Executivo no Brasil, os quais buscam dar uma visão mais atuante ao Secretário Executivo. Sendo assim, este profissional deve ser preparado para desempenhar, com competência as tarefas peculiares à profissão, contribuindo para melhoria da qualidade e maior produtividade nos diferentes tipos de organizações”.
Fonte: Portal do Secretariado. Disponível em <:http://www.portaldosecretariado.com.br>. Acesso em: 27/11/2015.
Com base no texto e o conteúdo abordado no livro da disciplina, sintetize as principais funções desempenhadas pelo profissional de secretariado atuando em diferentes tamanhos de organizações
RESPOSTA:
É preciso mencionar que o Secretário Executivo que pretenda atuar neste contexto organizacional deve buscar eficiência e eficácia nas rotinas e atribuições que são designadas ao seu cargo. Diante deste novo perfil, é o assessor executivo, o responsável por várias atividades organizacionais, desde as mais rotineiras como organizar reuniões, viagens e agenda, até as mais elaboradas como assessorar projetos, apresentar relatórios e pareceres, representar o executivo em negociações e eventos, a também quando é acionado para articular e implementar inovações nas atividades gerenciais. É neste sentido que foi criado este portal para servir de referencia de busca para assuntos da formação do profissional de secretário executivo bem como as ferramentas de trabalho para o cotidiano deste profissional.
Perfil do profissional após a formação
Ao final do Curso de Secretariado Executivo o aluno Deverá ser capaz de:
a) Identificar a cultura empresarial de vários tipos de organização, seu foco de negócio, mercado e perfis de clientes.
b) Atender expectativas de diversos níveis decisórios e estruturar adequadamente os processos de assessoramento.
c) Selecionar, coletar e preparar informações, dados e fatos, para facilitar o processo decisório, elaboração de relatórios e apresentações institucionais. 
d) Gerenciar o fluxo de informação empresarial, dando suporte à integração interna e facilitando o foco nos negócios. 
e) Administrar eventos e representações institucionais de acordo com a cultura e objetivos organizacionais.
f) Gerenciar a rotina administrativa e os processos de trabalho decorrentes, visando resultados organizacionais.
g) Comunicar-se com eficiência, em português e em idioma estrangeiro.
h) Utilizar as técnicas secretariais e a tecnologia moderna disponível em todos os processos de assessoramento.
i) Administrar o tempo, em sintonia com objetivos, metas, perfis gerenciais e o foco do negócio.
j) Ser agente facilitador na gestão de pessoas, nas mudanças, nos processos de qualidade e na obtenção de metas.
l) Gerenciar projetos de trabalho, utilizando as técnicas de planejamento, organização, direção e controle, visando integração de equipes e resultados planejados.
Questão 4/5 Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Utilize o texto abaixo para responder a questão discursiva.
“Eu participo de tantas reuniões que não consigo trabalhar!”
Se essa é sua realidade ou dos gerentes e diretores da sua organização isso pode ser um sintoma de uma empresa mal estruturada. A triste realidade é que muitas reuniões não são produtivas e com isso deixa-se de utilizar o pleno potencial dos talentos da empresa. Além das pessoas ficarem com o sentimento que estão perdendo tempo. As reuniões só devem acontecer quando existe a necessidade de cooperação entre pessoas de diferentes experiências e conhecimentos para a conclusão de uma tarefa. Uma reunião produtiva não acontece por acaso, ela deve ser planejada para o sucesso.
FONTE: Portal E Fagundes. Artigos. Disponível em <http://efagundes.com/artigos/excesso-de-reunioes-e-sintoma-de-organizacao-deficiente/l>. Acesso em: 01/07/2016.
Considerando o texto acima, sintetize e descreva os prontos principais da atividade de planejamento das reuniões no ambiente de trabalho. 
RESPOSTA:
A primeira providência é definir uma agenda para a reunião, enviá-la para os participantes da reunião explicando a razão da participação de cada um na reunião. Defina qual o objetivo que deve ser atingido. Quais informações devem ser trazidas para a reunião e quem deve apresentá-las. Explique quais técnicas serão utilizadas na reunião (debate de pontos de vistas diferentes,brainstorming, análise de resultados, etc.). O organizador deve preparar a agenda da forma mais detalhada possível. Dá trabalho, mas você terá a certeza que sua reunião será um sucesso.
Pergunta:
As reuniões que você organiza ou participa são agendadas com antecedência e são planejadas para o sucesso? Você recebe a agenda com antecedência e tem oportunidade de ajustar a agenda antes da reunião?
Um dos grandes desafios de quem lidera reunião é mantê-las dentro do planejamento, evitando interrupções e desvios de assuntos. Recomendo utilizar as seguintes técnicas nas reuniões:
Convide cada um a se apresentar e explicar qual será sua contribuição na reunião.
Dê a oportunidade a cada participante colocar seu ponto de vista sobre o assunto que será discutido. Isso ajudará a identificar a posição de cada e o potencial nível de conflito que poderá ter durante a reunião;
Estabeleça regras para a condução da reunião, escreva-as num flip-chart e deixe-as visíveis na sala de reunião;
Deixe uma folha em branco do flip-chart para registrar assuntos que não estão na agenda, mas que são importantes. No final da reunião retorne aos assuntos listados e discuta com os participantes;
Para cada item da agenda deve ser explicado qual o seu propósito, o processo de como o item será abordado e os benefícios que devem ser alcançados;
Use a seguinte estrutura para a discussão dos itens da agenda: apresente os fatos; conheça a opinião de cada um; levante alternativas criativas para resolver ou melhorar a situação apresentada; levante os pró e contras das alternativas; tome a decisão de qual caminho seguir; e, estabeleça as próximas ações;
Só avance para o próximo item da agenda quando houver consenso entre os participantes.
Das Palavras à Ação:
Reúna as pessoas que mais participam de reuniões dentro de seu círculo de atuação dentro da empresa. Avalie os objetivos das reuniões agendadas e desmarque aquelas que não tiverem objetivos claros. Estabeleça um processo estrutura para o agendamento de reuniões futuras e comece a praticar.
Melhore suas habilidades como facilitador de reuniões pedindo feedback do grupo de trabalho. Comentários simples podem ajudá-lo a ser tornar um executivo mais eficaz.
Questão 5/5 Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Utilize o texto abaixo para responder a questão discursiva.
“A interculturalidade tem feito parte do mundo dos negócios desde a Segunda Guerra Mundial e se caracteriza pela integração e intercâmbio entre diferentes culturas, gerando um fluxo contínuo de informações, ideias e pessoas. Esse encontro com o diferente e as diferenças se tornou uma competência importante para os profissionais poderem lidar com pessoas de diferentes culturas. Diplomatas e homens de negócios se beneficiam fortemente se forem capacitados para essa “cultura de culturas””.
FONTE: Portal Negocias Bem. Disponível em <http://www.negociarbem.com.br/como-vencer-a-barreira-cultural-nos-negocios/>. Acesso em: 04/07/2016.
Considerando o texto acima, e a temática sobre aspectos culturais em viagens de trabalho, descreva pelo menos 3 pontos que a falta de conhecimento sobre os aspectos culturais podem acarretar problemas durante a viagem de um profissional. 
RESPOSTA:
Foi a partir de 1980, com o avanço da globalização, com a expansão dos contatos entre países, que a interculturalidade tornou-se ainda mais presente e crucial no dia a dia das organizações. Desde então, trabalhar em e com times “multiculturais” e saber lidar com mercados culturalmente diversos tornou-se um diferencial competitivo e uma exigência básica para os grandes líderes.
No auge desta nova realidade, por definição, interconectada e, consequentemente, intercultural, surgiram importantes questões nas esferas gerenciais e de mercado: O que são diferenças culturais? Como se apresentam e como lidar com elas? Quais os seus impactos nos negócios? Como as pessoas devem ser preparadas para operar em um mundo “multicultural”?
Teoricamente, o mundo corporativo é regido por princípios de negociação semelhantes: compra, venda, condições comerciais, parcerias etc. Entretanto, diariamente, muitos negócios são colocados em risco ou até mesmo perdidos, devido às sutilezas culturais. Isso porque comportamentos que são aceitáveis e usuais em uma sociedade podem ser ofensivos em outras.
Saber lidar com diferenças culturais é, portanto, uma competência valiosa. Por isso, os profissionais devem conhecer não apenas os elementos culturais que compõem o que denominamos de “ponta do icebergue”, mas especialmente os que ficam submersos no “corpo do icebergue”. O modelo do Icebergue parte da ideia que a cultura possui aspectos visíveis (como idioma, música, folclore, literatura, vestimentas) e invisíveis (como moral, comprometimento social de um país, concepção de passado e futuro, questões éticas e comportamentais, códigos não verbais, como gestos e seus significados).
Alcançar os elementos visíveis é possível e relativamente simples. Porém, identificar as bases se torna uma tarefa mais complexa. Para que o profissional possa estabelecer uma boa relação com a nova cultura, ele deve conhecer todo o icebergue e também a si mesmo. É com base nessas informações culturais que se pode estabelecer uma real conexão com o outro, a qual instiga o potencial criativo e vital da relação entre os diferentes agentes.
Considerando os aspectos que compõem a cultura de um país, pode-se afirmar que um brasileiro pode ter mais facilidade para negociar com latino-americanos e países ocidentais em geral, com os quais compartilha alguns hábitos e valores culturais, ainda que existam diferenças de país para país.