14 passos para a criacao de estimativas realistas de custo

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14 Passos para a criação 
de estimativas realistas de 
Custo 
 
 
 
 
 
 
 
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Sumário 
 
 
Estimar as atividades do projeto ................................................................................................................... 3 
Métodos ........................................................................................................................................................ 3 
1 - Estabelecer os requisitos .......................................................................................................................... 4 
2 - Rever a EAP ............................................................................................................................................... 5 
3 - Rever o cronograma ................................................................................................................................. 5 
4 - Recuperar lições aprendidas .................................................................................................................... 5 
5 - Desenvolver a estimativa CER .................................................................................................................. 5 
6 - Desenvolver curvas de aprendizado......................................................................................................... 6 
7 - Identificar as categorias ........................................................................................................................... 6 
8 - Estimar os custos diretos .......................................................................................................................... 7 
9 - Aplicar os fatores de inflação ................................................................................................................... 7 
10 - Calcular os custos estimados .................................................................................................................. 7 
11 - Elaborar a análise de risco ...................................................................................................................... 8 
12 - Criar reservas de contingência ............................................................................................................... 8 
13 - Ajustes as estimativas ............................................................................................................................ 8 
14 - Publicar as estimativas ........................................................................................................................... 9 
Conclusão .................................................................................................................................................... 10 
Referências bibliográficas ............................................................................................................................ 10 
 
 
 
 
 
 
 
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Estimar as atividades do projeto, tanto custo quanto tempo, é um importante 
processo de gerenciamento de projetos, pois nos permite calcular os custos dos 
recursos necessários para executar as atividades ou pacotes de trabalho do projeto. 
 
Intimamente relacionada com o escopo do produto, do projeto e com a Estrutura 
Analítica do Projeto, possibilita calcular o custo total planejado para o projeto que, 
somado à Reserva de Contingência necessária, possibilita a determinação da Linha 
de Base do Projeto. 
 
O objetivo deste post é apresentar uma sequência lógica que pode ser utilizada 
durante o processo de realização das estimativas de custo, oferecendo ao Gerente 
de Projeto um mecanismo mais consistente na obtenção dos objetivos do projeto. 
 
Estimar as atividades do projeto 
 
Segundo o PMI (2013): 
 
Estimar é o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos 
necessários para executar as atividades ou pacotes de trabalho de um projeto. 
isto inclui não somente, mas principalmente, mão de obra, materiais e 
equipamentos que representam uma parcela significativa dos recursos utilizados 
em projetos. 
 
Correspondem a previsões, tanto de custo quanto tempo, dos recursos requeridos 
pelo escopo de uma atividade, pacote de trabalho ou projeto. 
 
Desta forma, estimar as atividades do projeto por ser uma previsão, ela é realizada 
tendo como base informações conhecidas num determinado momento, não se 
esquecendo também de levar com conta os riscos e incertezas. 
 
Métodos 
 
Durante o procedimento para estimar as atividades do projeto, podemos utilizar 
diversos métodos, cujo esforço necessário e complexidade aumentam em função do 
grau de precisão estabelecido. 
 
 
 
 
 
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As estimativas se tornam mais detalhadas, e por consequência mais precisas, à 
medida que o projeto é desenvolvido e maiores quantidades de informações são 
conhecidas. 
 
Por isso não podemos deixar de levar em consideração: 
 
 A quantidade, qualidade e suficiência das informações disponíveis no 
momento de sua realização; 
 O fato de que tanto a qualidade quanto a precisão das mesmas podem ser 
continuamente melhoradas, ou seja, refinadas, à medida que o projeto é 
progressivamente elaborado. 
 
Para facilitar as comparações entre os diversos componentes do projeto, estas 
podem ser expressas em unidades de alguma moeda, como por exemplo, reais, 
euro, dólar, etc. Se necessário ainda, as mesmas devem identificar as taxas de 
câmbio a serem utilizadas nas conversões de moedas, refletindo o custo de uma 
moeda em relação à outra. 
 
Lembre-se que o dinheiro tem um valor temporal. Consequentemente, as 
estimativas de custo devem se referir a uma data específica, a fim de que seja 
possível a realização de soma, subtração e comparação de valores. 
 
Para Stewart, Wyskida e Johannes, os processos de estimativa de custos podem ser 
realizados seguindo os seguintes passos básicos: 
 
1 - Estabelecer os requisitos 
 
Ao se estimar as atividades do projeto devemos estabelecer os requisitos que 
devem estar presentes no Plano de Gerenciamento de Custos, tais como: 
 
 Critérios; 
 Premissas; 
 Restrições; 
 Grau de precisão; 
 Data de referência dos valores; 
 Moeda; 
 Taxa de câmbio. 
 
 
 
 
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2 - Rever a EAP 
 
Rever a Estrutura Analítica do Projeto que fornece a base para coletar, consolidar, 
acumular, organizar e estimar os cursos diretos do projeto. 
 
Esta é normalmente utilizada para planejar, reportar e controlar os custos do 
projeto e um dos passos mais importantes quando vamos estimar as atividades do 
projeto. 
 
3 - Rever o cronograma 
 
Para se estimar as atividades do projeto, rever o cronograma que contém as 
durações das atividades e os recursos necessários para realiza-las é fundamental. 
O custo será a base para a definição das disponibilidades de recursos, do fluxo de 
caixa e das regras a serem utilizadas para escalada de custos (cost escalation). 
 
É comum construir previsões de orçamento antecipando aumentos nos custos de 
equipamentos, materiais e mão de obra, dentre outros, em relação aos custos 
especificados na ordem de compra ou contrato. 
 
4 - Recuperar lições aprendidas 
 
Para se estimar as atividades do projeto, recuperar e organizar as lições aprendidas, 
que são registros de informações ou documentações das experiências adquiridas em 
projetos similares desenvolvidos por uma equipe responsável é muito importante. 
 
Para obter maior confiabilidade ao se estimar as atividades do projeto, 
normalmente os dados históricos são normalizados para remover as influências da 
inflação, localização geográfica, eficiência e diferenças detarifas de mão de obra. 
 
5 - Desenvolver a estimativa CER 
 
Desenvolver e utilizar os relacionamento s da estimativa de custos ou Cost 
Estimating Relationship ( CER ), que pode variar desde uma simples regra do polegar 
até complexos relacionamentos envolvendo múltiplas variáveis. 
 
 
 
 
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O CER é um algoritmo ou fórmula que mostra alguns recursos como função de um 
ou mais parâmetros que quantificam o escopo, fornecendo equações ou gráficos 
que sumarizam dados históricos de custos e recursos. 
 
Como exemplo, observe a fórmula abaixo: 
 
CMB ( custo da mão de obra ) = QE X IP X TAR 
 
Onde: 
 
 QE – Quantidade estimada de desenhos, por exemplo, cinco desenhos; 
 IP – Índice de produtividade ( Hh/desenho ), por exemplo, 50 Hh por desenho; 
 TAR – Tarifa média das categorias ( custo unitário = R$/h ), por exemplo: R$ 
100,00/h; 
 
CMB = 5 x 50 x 100 = R$ 25.000,00 
 
6 - Desenvolver curvas de aprendizado 
 
Curva de aprendizado é uma ferramenta extremamente útil ao se estimar as 
atividades do projeto pois permite a identificação de recursos quando uma grande 
quantidade de operações repetitivas e uniformes no fornecimento de um produto 
ou de uma atividade é esperada. 
 
Esta pode ser representada graficamente apresentando o aumento do desempenho 
e produtividade à medida que a repetição das atividades reduz a quantidade de 
horas gastas em função do aprendizado adquirido. 
 
7 - Identificar as categorias 
 
Identificar as categorias ou disciplinas (pedreiros, engenheiros, analistas, médicos, 
etc.) que serão utilizados para a realização dos trabalhos e seus respectivos níveis de 
especialização e tarifas salariais proporcionais aos níveis de competência. 
 
 
 
 
 
 
 
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8 - Estimar os custos diretos 
 
Desenvolver as estimativas de custos diretos ( mão de obra, equipamentos e 
materiais ) e indiretos ( custos administrativos e de overhead ). 
 
9 - Aplicar os fatores de inflação 
 
Aplicar os fatores de inflação (inflation) e de escalada de custos (escalation), 
considerando os fenômenos distintos, conduzidos ou criados por forças 
completamente diferentes. 
 
Tais fatores são difíceis de serem previstos e controlados, mas são de grande 
impacto nas estimativas de custos, provocando desvios entre os valores orçados e 
realizados. 
 
Para Salles Jr (2010): 
 
Estes fatores devem ser considerados nas análises de riscos como riscos 
potenciais. Terão então suas respostas planejadas como atividades do projeto, 
com os respectivos recursos, durações e custos estimados. 
 
10 - Calcular os custos estimados 
 
Calcular os custos estimados utilizando ferramentas. No passado, a maioria das 
empresas desenvolvia suas próprias ferramentas matemáticas e computacionais 
para estimativas de custo. Atualmente encontramos diversas ferramentas 
disponíveis no mercado para elaboração das rotinas de cálculos. 
 
Todas possibilitam à equipe de custos a focalização na criação de melhores modelos, 
desenvolvimento de bases lógicas e mais realistas e formulação de melhores 
métodos para coleta e armazenamento de dados históricos. Dentre as principais 
ferramentas de mercado para cálculo das estimativas de custo temos: 
 
 ProEst Estimating da Construction Management Software; 
 Sucess Estimator da U.S. Cost; 
 Project Cost Management, DA Hard Dollar. 
 
 
 
 
 
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11 - Elaborar a análise de risco 
 
Elaborar a análise de riscos e o plano de respostas aos riscos cujas ações podem 
representar custos, por exemplo com: 
 
 Seguros garantias; 
 Fianças; 
 Treinamentos; 
 Contratações de consultorias especializadas; 
 Inclusão de redundância em um sistema; 
 Alterações no plano de projeto; 
 Outros. 
 
12 - Criar reservas de contingência 
 
Estabelecer reservas de contingência para lidar com variabilidade de estimativas e 
com a aceitação de riscos de eventos discretos ou valor residual de riscos mitigados. 
Para o PMI (2013): 
 
As reservas de contingência podem ser um percentual incidindo sobre custo, ou 
valor fixo ou um montante calculado através da utilização de métodos da análise 
quantitativa. 
 
Dentre elas a análise do valor monetário esperado, modelagem e simulação 
utilizando, por exemplo, a Simulação de Monte Carlo. 
 
13 - Ajustes as estimativas 
 
Analisar, ajustar e dar consistência às estimativas de custos para reduzi-las quando 
precisarmos promover "cortes". Esta é uma das principais fases do processo de 
estimativa de custos. 
 
É comum os projetos possuírem um orçamento predefinido, ou seja, uma restrição, 
que não pode ser ultrapassado em decorrência da disponibilidade de fundos. 
 
 
 
 
 
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Consequentemente, precisaremos adequar os valores estimados a um valor 
previamente estabelecido, de forma a obter um produto ou serviço ligeiramente 
diferente do originalmente projeto por um custo ligeiramente menor. 
 
Importante durante a elaboração das estimativas sempre levar em consideração o 
Método do Caminho Crítico. 
 
14 - Publicar as estimativas 
 
Publicar e apresentar as estimativas de custo em um documento bem-organizado, 
coeso, atraente e de fácil compreensão. Isso assegura a compatibilidade entre a 
estrutura analítica, o plano de contas e a estrutura organizacional do projeto. 
 
O documento deve conter: 
 
 Bases; 
 Premissas; 
 Restrições; 
 Abrangência da estimativa; 
 Grau de precisão e; 
 Metodologia utilizada. 
 
Deve apresentar ainda como anexo, se necessário, os principais documentos 
técnicos utilizados como referência: 
 
 Folhas de dados; 
 Especificações; 
 Memórias de cálculos; 
 Lista de materiais; 
 Tarifas de mão de obra; 
 Custos de materiais e equipamentos; 
 Taxas utilizadas para inflação e; 
 Custos indiretos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Conclusão 
 
Várias técnicas podem ser utilizadas para se estimar as atividades do projeto. 
Porém nenhuma será válida se tais informações não foram colhidas de forma 
correta, na sequência correta e utilizando as técnicas corretas. 
 
A intimidade do processo de estimar os custos com alguns componentes do projeto, 
como já citado, tais como EAP, Cronograma, Quantidade de Recursos, dentre 
outros, deve sempre ser levada com consideração e com muita seriedade. 
 
Caso contrário, técnicas e ferramentas não terão a devida efetividade esperada. 
 
Referências bibliográficas 
 
 Série FGV Management, Gerenciamento de Projetos 
 Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5ª 
ed. –EUA:Project Management Institute, 2013