AULA 4 Etapa de análise de Cargos

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Aula 4: Etapa de Análise de Cargos
Ao final desta aula, o aluno será capaz de:
1. Transmitir os conhecimentos necessários para que possam descrever um cargo seguindo os formatos estabelecidos para sua avaliação;
2. ter conhecimento das técnicas de entrevista e coleta de informações.
Conceituação: para darmos início ao processo de descrição, vamos analisar alguns conceitos básicos para que todos tenham a mesma informação e possam evoluir nas demais etapas:
Descrição de Cargos
É o relato genérico das atividades descritas de cada cargo de forma organizada, com informações obtidas junto ao ocupante e ao superior hierárquico do cargo.
Especificação de cargo
É o  relato  dos  requisitos,  responsabilidades, competências  e  dificuldades enfrentadas pelos ocupantes do cargo.
Descrição de cargos
Esta é uma atividade que precisa utilizar algumas técnicas importantes para obtenção de um resultado mais consistente para que possamos, em sequência, avaliar os cargos. Iniciamos com a definição de quais cargos serão descritos e, com isto, iniciamos o que chamamos de coleta de dados, que servirão de base para a descrição das atividades de um cargo.
A definição mais objetiva de Descrição de cargos seria o relato do conjunto de atividades e tarefas que representam de forma conclusiva um determinado cargo, reunindo ainda o perfil que seria a formação escolar necessária para realizar as atividades e tarefas, assim como os conhecimentos adicionais, idiomas, aplicativos de informática (word, excell, power point etc.), as habilidades e conhecimentos necessários.
O processo de coleta das informações dos cargos
É a obtenção dos dados necessários para realizarmos as descrições de cargos. Para podermos realizá-las de forma técnica, utilizamos os seguintes métodos:
Observação local - Esse método é utilizado para cargos cujas tarefas envolvam operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação do funcionário trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos operacionais, que por sua natureza exigem a utilização de técnicas específicas.
Desvantagens: Método moroso que encarece o processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do analista de cargos, geralmente, as observações têm de ser completadas; método restrito para a análise de cargos cujas tarefas sejam simples e repetitivas.
Vantagens: Melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa, de suas dificuldades e das relações do cargo com outros, e das operações envolvendo máquinas e equipamentos; permite verificar in loco as responsabilidades e condições ambientais onde são desenvolvidos os trabalhos; não há necessidade do colaborador paralisar o trabalho, evitando perda de tempo.
Questionário - É um método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente, são elaborados questionários-padrão, um para cada grupo ocupacional, pois os fatores de especificação são diferentes.
Os questionários são distribuídos para os colaboradores ou para os gerentes preencherem.
Ele deve ser elaborado de forma simples e clara. Deve, também, ser acompanhado de instruções detalhadas, para facilitar um melhor entendimento, podendo até ser elaborado um “modelo” já preenchido para servir como exemplo.
Desvantagens: Preenchimento, de modo geral, incorreto e incompleto, exigindo a presença do analista para completar informações ou obter um melhor entendimento;
dificilmente, se consegue boas descrições e especificações de cargos, caso seja utilizado somente esse método para análise de cargos.
Vantagens: Método rápido para a obtenção das informações; econômico.
Entrevista - Esse método é adotado para diversas atividades na área de Recursos Humanos, pois tem uma aplicação importante no processo de coleta de informações.
Devemos seguir sempre as técnicas tradicionais, iniciando com uma quebra de gelo para deixar o colaborador mais tranquilo e assim não ter os bloqueios normais pela própria expectativa de prestar as melhores informações.
Com esse método, o analista de cargos e salários conduz a entrevista, previamente estruturada, com ocupante do cargo, buscando obter informações essenciais sobre o cargo em análise, eliminando todas as dúvidas que possam surgir sobre as tarefas e especificações.
O entrevistador deverá fazer questionamentos abertos permitindo que o ocupante do cargo descreva com tranquilidade suas diversas tarefas, realizando intervenções para esclarecer informações que não foram compreendidas.
Durante a entrevista, o analista deverá fazer anotações sumárias para não deixar de dar a atenção necessária ao entrevistado.
Ao finalizar a entrevista, deve sempre deixar em aberto a possibilidade de um retorno para complementar possíveis dúvidas quando da confecção da descrição, agradecendo a colaboração.
Após a entrevista, o Entrevistador deverá:
Fazer as descrições, utilizando as informações coletadas, tendo o cuidado de extrair apenas aquilo que possa demonstrar as principais atividades do entrevistado, retirando dados adicionais sem importância na valorização do cargo. A descrição tem que ser objetiva e concisa de forma que qualquer pessoa que leia tenha um completo entendimento do cargo e de suas atividades.
Métodos combinados
É o emprego de mais de uma técnica para a coleta de dados.  
Geralmente é utilizada a entrevista com o uso do questionário, tornando o processo rápido e eficiente.
A Elaboração da Descrição e Especificação de Cargos
Após a coleta de informações através de um dos métodos apresentados, o analista deverá dar início à descrição. Para isso, temos um formato que deve ser estabelecido para dar uniformização e facilitar o entendimento por parte de todos que necessitam utilizar essa ferramenta para execução de suas atividades.
Como exemplo, podemos citar a área de Recrutamento e Seleção e a área de Treinamento e Desenvolvimento.
O analista de posse de todo o material deve descrever as diversas tarefas sempre iniciando com um verbo de ação no infinitivo pessoal, determinando objetivos a atingir.
Exemplo: Confeccionar folha de pagamento e encargos sociais, fazendo os diversos lançamentos.
O analista deve ser claro e conciso, eliminando possíveis informações desnecessárias, que não esclareçam de forma objetiva a tarefa.
Sabemos que os ocupantes passam algumas informações com o objetivo de apresentar uma maior complexidade em suas tarefas. Por ser comum essa situação, os analistas devem estar preparados para identificar e eliminar esses excessos. Ele deve separar aquilo que é feito pelo ocupante e o que é necessário para o cargo.
Alguns colaboradores auxiliam em tarefas gerais do departamento, mas não de forma continuada. Isto não deve ser acrescido à descrição, a não ser com uma frase final para cargos operacionais dizendo: “Realizar tarefas diversas de seu setor de trabalho, por solicitação de seu superior imediato”. Desta forma, ficam classificadas todas as colaborações sem que seja necessário descrever cada uma delas, pois com certeza já fazem parte do conteúdo de um outro cargo. Não devemos fazer uso de advérbios na descrição das tarefas; estes somente devem ser utilizados nas especificações.
Regras para a elaboração de uma boa descrição:
A descrição deve ser clara
A descrição deve ser elaborada de forma simples e clara para que alguém que não conheça determinado cargo possa compreendê-lo. Os detalhes devem ser descritos para evitar dúvidas, e os que não contribuem para sua compreensão devem ser eliminados. Caso sejam empregados termos pouco conhecidos ou técnicos, estes devem ser definidos.
A descrição é do cargo
A descrição e a especificação referem-se ao cargo e não ao ocupante deste. Devem ser descritas as tarefas e especificados os requisitos exigidos para o cargo e não o que o eventual ocupante sabe fazer. Dessa forma, se o ocupante de um cargo sabe um idioma estrangeiro, e o mesmo cargo não exige tal conhecimento, essa informação não deve fazer parte dadescrição e especificação do cargo.
A descrição é impessoal
A descrição de cada tarefa deve ser iniciada por um verbo que defina bem a atividade.  O verbo deve ser usado na terceira pessoa do presente do indicativo ou no infinitivo, a fim de tornar a descrição impessoal.
Usar advérbios apenas na especificação
Não devem ser usados advérbios na descrição das tarefas, estes devem ser utilizados somente nas especificações. 
Descrever: “O que faz”, ‘Como faz” e “Por que faz”.
Cada tarefa deve responder: “o que faz”, “como faz” e “por que faz”. Eles devem ser inseridos sempre que necessário para melhor compreensão da atividade.
Especificações: é o relato de requisitos, responsabilidades e dificuldades enfrentadas pelo ocupante no exercício de suas atividades, são relatos objetivos e concisos para facilitar a avaliação do cargo.
Alguns fatores de especificação de cargos:
Instrução
Conhecimento;
Experiência;
iniciativa / complexidade;
responsabilidade por erros;
responsabilidade por materiais;
esforço visual;
esforço físico;
condições de trabalho / risco.
Formas de descrição:
Temos diversos modelos de acordo com as características da empresa, sendo que as formas mais utilizadas seriam as descrições: sumária ou detalhada.
A descrição sumária deve ser feita após a descrição completa, pois temos que identificar em uma frase a razão da existência daquele cargo de forma objetiva
Veja alguns exemplos de descrição sumária:
Veja o modelo da descrição completa de um pintor para percebermos como foi formada a descrição sumária.
A aprovação da descrição
Para que possamos ter uma descrição tecnicamente correta e validada, será apresentado ao superior imediato o resultado final.
Caberá a ele fazer possíveis correções e ajustes, e aprovar o conteúdo das tarefas descritas por seu subordinado.  Esta validação dará continuidade ao processo, possibilitando assim a sua utilização pelo comitê no processo de avaliação do cargo.
O comitê como organismo soberano neste processo poderá fazer correções e ajustes e determinar a descrição final, que fará parte do manual de cargos e salários.
Devemos ter consciência de que a descrição não é um trabalho definitivo, em razão do aspecto dinâmico das organizações, e poderá sofrer alterações a qualquer momento, devendo para isso seguir os mesmos passos da descrição inicial, refazendo-se inclusive a avaliação por parte do comitê.
Para facilitar seu trabalho, veja abaixo um quadro com os principais verbos utilizados em descrição, que indicam os objetivos a atingir.
Nessa aula você:
Teve oportunidade de conhecer os diversos métodos de coleta de dados e a técnica de descrição de um cargo, que será útil em toda sua atividade na área de recursos humanos.