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CENTRO UNIVERSITÁRIO INTERNACIONAL UNINTER ANDRESSA MAYARA SANTOS GOMES RELATÓRIO DE ESTÁGIO: UMA ANÁLISE DO SISTEMA DE INFORMÇÃO CONTÁBIL DE UMA ENTIDADE DO TERCEIRO SETOR CURITIBA 2016 ANDRESSA MAYARA SANTOS GOMES RELATÓRIO DE ESTÁGIO: UMA ANÁLISE DO SISTEMA DE INFORMÇÃO CONTÁBIL DE UMA ENTIDADE DO TERCEIRO SETOR Trabalho apresentado ao curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário Internacional UNINTER, como requisito parcial à avaliação de aprendizagem da unidade temática de aprendizado de estágio supervisionado. Orientadores: Prof. Dr. Juliano Lima Soares CURITIBA 2016 LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Receita diferida.................................................................................12 Tabela 2 – Receita com doações........................................................................12 Tabela 3 – Termo de parcerias...........................................................................13 Tabela 4 – Receita diferida.................................................................................13 Tabela 5 – Superávit...........................................................................................13 Tabela 6 – Receita com doações........................................................................14 LISTA DE QUADROS Quadro 1 – Grupos e subgrupos do Balanço Patrimonial...................................16 Quadro 2 – Balanço Patrimonial.........................................................................17 Quadro 3 – Demonstração do Superávit e Déficit do exercício...........................19 Quadro 4 – Demonstração das mutações do Patrimônio Líquido social.............20 Quadro 5 – Demonstração do Fluxo de Caixa método indireto...........................21 Quadro 6 – Notas explicativas às demonstrações contábeis..............................22 Quadro 7 – Diferenças entre dado e informação.................................................26 Quadro 8 – Regulamento Interno.......................................................................29 Quadro 9 – Função do Tesoureiro......................................................................31 LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Mapa Dos Stakeholders.....................................................................27 Figura 2 – Organograma....................................................................................29 Figura 3 – Etapas do fluxo de arrecadação de doações......................................33 Figura 4 – Etapas do fluxo de arrecadação de doações da filial..........................34 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ...................................................................................... 7 2. REFERÊNCIAL TEÓRICO .................................................................... 9 2.1 CONTABILIDADE PARA ENTIDADES .................................................. 9 2.2 CONTABILIDADE PARA TERCEIRO SETOR .................................... 10 2.3 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DO TERCEIRO SETOR ...................... 12 2.4 DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS OBRIGATÓRIOS PARA O TERCEIRO SETOR...........................................................................................14 2.4.1 Balanço patrimonial ............................................................................. 16 2.4.2 Demonstração do superávit ou déficit do exercício ............................. 18 2.4.3 Demonstração das mutações do patrimônio líquido social .................. 20 2.4.4 Demonstração do fluxo de caixa ......................................................... 20 2.4.5 Notas explicativas ................................................................................ 22 2.4.6 Livros contábeis ................................................................................... 24 3. PRÁTICAS DE ESTÁGIO ................................................................... 25 3.1 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS .................................. 25 3.1.1 Descrição do sistema .......................................................................... 28 3.1.1.1 Fluxo de arrecadação de doações....................................................... 32 3.1.1.2 Fluxo de arrecadação de doações da filial .......................................... 33 3.1.1.3 Entrada de dados no sistema e geração de relatórios ......................... 35 3.1.1.4 Processo de prestação de contas junto aos conselheiros ................... 35 3.1.1.5 Reunião administrativa e o processo de tomada de decisão ............... 36 3.1.1.6 Processo de prestação de contas junto aos colaboradores e doadores .......................................................................................................... 37 3.1.1.7 O processo de compras ....................................................................... 37 4. CONCLUSÕES PARCIAIS ................................................................. 39 REFERÊNCIAS ................................................................................... 40 ANEXO 1 – Regulamento Interno ..................................................... 41 7 1. INTRODUÇÃO O terceiro setor é composto por organizações sem fins lucrativos, ou seja, tem como objetivo as atividades sociais e não econômicas. Esse setor é dividido de acordo com suas características, dividem-se em associações, fundações, organizações religiosas e partidos políticos (SLOMSKI, 2012). De acordo com a Lei n. 10.406/2002 (BRASIL, 2002) as associações e fundações são caracterizadas como pessoa jurídica, exigindo o registro da empresa organizada de direito privado. De acordo com o art. 62 as entidades religiosas são classificadas como fundações que são registradas por meio de um estatuto (LIMA E FREITAG, 2014). Quanto à tributação, as organizações do terceiro setor, podem ser imunes ou isentas. De acordo com art. 150 da Constituição Federal, são imunes à tributação “templos de qualquer culto; patrimônio, renda ou serviço dos partidos políticos, inclusive suas fundações, das entidades Sindicais dos trabalhadores, e das instituições de educação e de assistência social, sem fins lucrativos” (BRASIL, 1998). A isenção ocorre quando uma Lei exclui atividades específicas de tributação, de acordo com os requisitos (LIMA E FREITAG, 2014). Conforme o art. 15 da Lei 9532/1997 “consideram-se isentas as instituições de caráter filantrópico, recreativo, cultural e científico e as associações civis” que sejam sem fins lucrativos (BRASIL, 1997) e no parágrafo 1º ressalta que a isenção equipara apenas imposto de renda e contribuição social excluindo essa isenção, no parágrafo 2º, quando se refere aos rendimentos e ganhos em aplicações financeiras, renda fixa ou variável. A partir de 2002, de acordo com a Lei 10406 as fundações só podem ter fins religiosos, morais, culturais ou de assistência. Elas têm como característica o patrimônio que deve ser constituído por bens suficientes para as finalidades de manutenção da entidade e constituição estatutária. Entidades religiosas são obrigadas a elaborar as demonstrações contábeis para a apresentação do desempenho financeiro da entidade e para a prestação de contas. As organizações, quereceberem algum tipo de incentivo fiscal e recursos governamentais, voltado para as suas atividades fins, devem apresentar diversos documentos para comprovação da aplicação dos recursos (SLOMSKI, 2012). 8 Para a elaboração das demonstrações é necessário que a empresa possua um sistema de informação contábil baseado em documentos comprobatórios relacionados ao ganho e aplicação de recursos como notas fiscais, recibos e contratos. A contabilidade desempenha um papel de gerenciador dos recursos, de acordo com a legislação, todas as entidades do terceiro setor devem prestar informações para os órgãos públicos para isso é preciso reconhecer qual o sistema de informação contábil adotado pela entidade e como essas informações são utilizadas pelos gestores? O objetivo geral da pesquisa é analisar o sistema de informação contábil adotado pela organização e como esse sistema contribui para a tomada de decisão dos gestores. Os objetivos específicos são: 1. Analisar o sistema de informação contábil da empresa; 2. Compreender o quanto os gestores utilizam do sistema de informação contábil; 3. Identificar a fragilidade e potencialidade do sistema de informações contábeis da empresa; 4. Elaborar uma proposta de modelo contábil para a entidade. A pesquisa será de grande relevância para ciência, pois fornecerá um acervo teórico que poderá ser usado pelos novos profissionais contábeis, colaborando para a dilatação da teoria no qual estabelecerá uma linha de pesquisa para o curso de ciências contábeis do Centro Universitário Internacional UNINTER. Com a resolução da pesquisa a organização poderá utilizar modelos contábeis mais sofisticados contribuindo assim com sua longevidade da organização. Essa pesquisa proporcionará a pesquisadora vivência na área científica pouco pesquisada pelos contadores, e o conhecimento de novas habilidades contábeis moldará uma profissional ainda mais capacitada para atuar em diversos campos da área contábil. 9 2. REFERÊNCIAL TEÓRICO 2.1 CONTABILIDADE PARA ENTIDADES A contabilidade é a ciência que estuda as mutações do patrimônio. Segundo Muller (2009) é a ciência que estuda o desenvolvimento, os resultados, reflexos, evolução, gerência e o futuro do patrimônio de uma pessoa e de acordo com Tolgo (2008), o objetivo é o controle eficaz do patrimônio informando aos interessados sua composição e variação decorrente das transações econômicas realizadas. Para o controle e registro dos fatos de uma administração, tem-se como objeto de estudo o patrimônio das entidades definidas como um conjunto de bens, direitos e obrigações com terceiros. Os bens têm valor econômico e podem ser transformados em dinheiro. É dividido em bens móveis, imóveis, tangíveis e intangíveis, fazendo parte do ativo. Os direitos, por sua vez, são os recursos que a empresa tem a receber e compõem o ativo (TOLGO, 2008). As obrigações são dívidas com terceiros, como pagamento de fornecedores, salários e impostos fazem parte do passivo. Podem ser classificados em passivo circulante e passivo não circulante. No grupo circulante estão classificadas as obrigações de curto prazo, que devem ser assumidas no prazo de doze meses. O passivo não circulante classifica as obrigações a serem assumidas em longo prazo, como financiamentos e empréstimos com prazo acima de um ano (TOLGO, 2008). O patrimônio líquido é o resultado da equação básica da contabilidade, que de acordo com Neves (2011), é composta pela soma de bens e direitos menos as obrigações, resultando no patrimônio líquido, que são recursos que os sócios ou acionistas entregaram para a formação do patrimônio da entidade. O objetivo da contabilidade é a correta apresentação do patrimônio e análise de suas mutações por meio de controle, registro dos atos e fatos da administração, orientação dos administradores e fornece informações sobre o patrimônio aos interessados (NEVES, 2011). Segundo CPC 00, os usuários são os investidores, empregados, credores de empréstimos, fornecedores, clientes, governo e suas agências e o público. As duas principais funções da contabilidade são de controlar o patrimônio e apurar o lucro ou prejuízo, para isso é utilizada diversas técnicas conhecidas como procedimentos contábeis. Os procedimentos contábeis são realizados em duas 10 etapas, a primeira é o registro dos fatos, a escrituração que resulta na formação das demonstrações contábeis que expõem a situação do patrimônio em determinada data (NEVES, 2011). A auditoria e a análise das demonstrações também são exemplos de procedimentos contábeis. Garantem a verificação da escrituração e das demonstrações de acordo com os princípios contábeis e a comparação e interpretação das informações (NEVES, 2011). As demonstrações contábeis podem ser obrigatórias ou facultativas, isso de acordo com a legislação para os determinados tipos de empresa. Todavia, segundo o CPC 00, no conjunto completo das demonstrações inclui-se: o balanço patrimonial, a demonstração do resultado, demonstração das mutações na posição financeira (demonstração do fluxo de caixa – DFC), a demonstração das mutações do patrimônio líquido e notas explicativas. As mudanças na escrituração contábil do setor público e privado ao compará- lo com o terceiro setor há necessidades específicas das empresas, podendo criar novas contas para alocar valores de doações, ou serviços voluntários. Entretanto, para melhor entender essas alterações é preciso compreender as finalidades da contabilidade para o terceiro setor, que será apresentado no próximo tópico. 2.2 CONTABILIDADE PARA TERCEIRO SETOR Para as entidades do terceiro setor a contabilidade torna-se uma ferramenta para a prestação de contas com o controle e gerenciamento dos recursos escassos (LIMA E FREITAG, 2014). Por meio da Resolução CFC 1.409/2012 houve mudanças no cenário contábil das organizações, determinou os princípios contábeis para todas as empresas, estabeleceu o padrão das demonstrações contábeis para as entidades do terceiro setor e alterou o modelo de escrituração contábil. Os princípios foram estabelecidos com o objetivo de padronizar os procedimentos contábeis, de acordo com Lima e Freitag (2014), são: Princípio da Entidade: traz consigo a autonomia patrimonial da entidade, exigindo a separação entre o patrimônio dos sócios e o patrimônio da empresa. De 11 acordo com Marion (2009) esse princípio reconhece o Patrimônio “como objeto da contabilidade”; Princípio da Continuidade: preza pela operação da entidade por tempo indeterminado. A continuidade da empresa influência nas operações da empresa tanto na qualificação e quantificação do ativo quando na avaliação dos prazos do passivo (MARION, 2009). Princípio da Oportunidade: é necessário que a escrituração ocorra a tempo de obter informações relevantes aos usuários e com isso, o princípio do registro pelo valor original, torna-se obrigatório, já que os ativos e passivos devem ser registrados pelo custo de aquisição. Princípio da competência: “determina quando as alterações no ativo ou no passivo resultam em aumento ou diminuição no Patrimônio Líquido” (MARION, 2009, pg. 74). Define o momento de reconhecimento das receitas, e o da prudência que determina o menor valor para o ativo e o maior para o passivo, quando apresentarem alternativas iguais para a quantificação da mutação do patrimônio líquido. A classificação contábil é a atribuição da conta de acordo com o fato ocorrido (MARION, 2009) e para a organização dessas contas é necessário um plano de contas, onde é definido como“um conjunto que guia a escrituração e a demonstração, disciplinando a forma de registrar” (SÁ, 2010, pg. 65). O plano de contas é imutável, ele permite as alterações para atender as necessidades da entidade. O ativo é classificado por ordem de liquidez, o passivo por exigibilidade. O resultado do terceiro setor é conhecido como superávit ou déficit e de acordo com a Resolução do CFC 1.409/2012 institui que as receitas e despesas devem obedecer ao princípio da competência. Para a elaboração dos demonstrativos contábeis corretamente, de acordo com as normas técnicas de contabilidade, as entidades devem manter a escrituração atualizada e de acordo com o padrão de escrituração estabelecida. O próximo tópico apresentará algumas escriturações específicas das entidades do terceiro setor. 12 2.3 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DO TERCEIRO SETOR As contas do ativo da entidade do terceiro setor têm a mesma finalidade e classificação que as empresas com fins lucrativos. Porém, de acordo, com a situação a locação dos valores varia. Subvenção é o termo usado para recursos financeiros ou bens patrimoniais cedidos pelos órgãos públicos. Devem-se prestar contas de todo bem ou direito recebido como subvenção, sendo assim, os bens tangíveis devem ser usados para os fins da entidade, e os monetários, devem ser mantidas em conta de aplicação financeira. Assim como o exemplo a seguir: Tabela 1 – Receita diferida Débito / Crédito Conta Contábil Valor D Banco Conta Subvenção R$ 20.000,00 C Receita Diferida (Passivo) R$ 20.000,00 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) As doações recebidas devem ser contabilizadas de acordo com o fim instaurado. Supostamente a entidade recebe a doação de um imóvel que não será usado para sua atividade fim e sim para aluguel, por esse motivo, torna-se um investimento da entidade. Escriturado da seguinte forma: Tabela 2 – Receitas com Doações Débito / Crédito Conta Contábil Valor D Investimento (Imóvel para Aluguel) R$ 80.000,00 C Receita com Doações R$ 80.000,00 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Os contratos, convênios e parcerias da entidade com empresas do âmbito privado, devem ser escriturados no primeiro momento como parceria. O valor recebido é depositado em conta corrente até o momento de ser usada, a contrapartida do depósito é no passivo, até o contrato ser cumprido, como mostra a tabela a seguir. 13 Tabela 3 – Termo de Parceria Débito / Crédito Conta Contábil Valor D Banco Conta Termo de Parceria R$ 85.000,00 C Termo de Parceria (Passivo) R$ 85.000,00 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Receitas diferidas são valores recebidos antecipadamente, assim como ocorre com a subvenção, o valor é deposita em conta corrente, mas como a entidade tem obrigações com o valor, deve ser mantido no passivo, de acordo com o exemplo a seguir. Tabela 4 – Receita Diferida Débito / Crédito Conta Contábil Valor D Banco Conta Subvenção R$ 15.000,00 C Receita Diferida (Passivo) R$ 15.000,00 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Depois do resultado apurado, a transferência do resultado deve ser feita para a conta do Patrimônio Líquido Social, como superávit ou déficit acumulado. Tabela 5 – Superávit Débito / Crédito Conta Contábil Valor D Apuração do Resultado do Exercício (Conta Transitória) R$ 1.000,00 C Superávit Acumulado R$ 1.000,00 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Doações são recursos recebidos sem necessidade de prestação de contas, com entidade ou pessoa física responsável. O recurso disponível deve contar nos demonstrativos como Receita com Doações. Subvenção, Receita com Aluguel, são disponibilidades para a entidade desenvolver suas atividades e cumprir com suas obrigações,sendo assim, devem ser segregadas em contas relativas ao fato gerador. Exemplo de a escrituração a seguir, que exemplifica receita com doações. 14 Tabela 6 – Receita com doações Débito / Crédito Conta Contábil Valor D Caixa R$ 6.000,00 C Receita com Doações R$ 6.000,00 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Esses exemplos são específicos do terceiro setor. Obrigatoriamente a escrituração deve seguir esses padrões para que os demonstrativos estejam de acordo com as normas técnicas contábeis. O próximo tópico da pesquisa estará descrevendo e exemplificando os demonstrativos contábeis do terceiro setor. 2.4 DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS OBRIGATÓRIOS PARA O TERCEIRO SETOR A partir da escrituração contábil, segundo Sá (2010), exige-se no mínimo dois principais relatórios contábeis: o livro razão e o livro diário. O diário deve ser impresso e registrado no órgão de registro da empresa, Junta Comercial ou cartório. Os demonstrativos contábeis devem seguir algumas exigências de padronização, citadas por Sá (2010, pg. 75) sendo elas: Registro em idioma nacional; Utilização de forma específica contábil; Ordem cronológica de dia, mês e ano; Ausência de espaços em branco; Ausência de uso de entrelinhas; Ausência de borrões, rasuras e emendas; Não utilização das margens; Registros fundamentados em documentação hábil e justificável; Individuação perfeita dos fatos; Clareza expositiva; Fidelidade na evidência dos fatos. 15 Nos livros é permitido o uso de abreviaturas, porém, as descrições devem conter no livro Diário ou no livro de códigos. Assim, como os registros mensais também são permitidos, mas devem conter em livros auxiliares (Sá, 2010). Entretanto, as entidades do terceiro setor estão obrigadas a padronização das demonstrações contábeis de acordo com a Resolução CFC 1.409/2012, elas devem comunicar aos seus usuários a situação patrimonial no período. De acordo com Lima e Freitag (2014), os usuários das demonstrações contábeis no terceiro setor são os gestores, colaboradores, fornecedores, doadores, órgãos governamentais e a sociedade. A obrigatoriedade desses demonstrativos é relativa ao setor que a instituição está incluída. Lima e Freitag (2014) cita a Resolução CFC 1.409/2012 para classificar os principais demonstrativos contábeis obrigatórios como “Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Período, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração dos Fluxos de Caixa e as Notas Explicativas”. Olak (2012) inclui alguns demonstrativos com grande importância para as entidades, entre elas estão a Demonstração Orçamentária, Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos. Os demonstrativos contábeis podem ser acompanhados de relatórios auxiliares, que ajudem os usuários a compreender melhor a administração de seus recursos e para auxiliar na tomada de decisão. De acordo com o Caderno de Procedimentos Aplicáveis à Prestação de Contas das Entidades do Terceiro Setor, emitido pela Fundação Brasileira de Contabilidade do CFC (2011), as informações adicionais podem incluir detalhes como indicadores de desempenho, demonstrativos de desempenho dos serviços, revisão de programas, ou outros relatórios que evidenciem a gestão da entidade durante o período. Os demonstrativos devem apresentar algumas características específicas como o nome da entidade, se está se referindo a uma entidade ou um grupo, a data- base, o período abrangido pelas demonstrações e pelas notas explicativas e a moeda de apresentação das informações (OLAK, 2012). Os elementos das demonstrações contábeis são: ativo, passivo e patrimônio líquido, demonstrados no balanço patrimonial de forma detalhada. Os ativos da entidade é um recurso controlado pela entidade oriundo de eventos passados no qual se espera o retorno financeiro. O passivosão as obrigações da entidade com terceiros, pode ser caracterizado como passivo as provisões, que são passivos de 16 prazo e valores incertos. O patrimônio líquido reconhecido como patrimônio líquido social para o terceiro setor é o valor residual entre os ativos e passivos, não é divida com sócio, porém, representa o valor que os sócios investiram para a atividade da entidade (LIMA; FREITAG, 2014). 2.4.1 Balanço patrimonial O Balanço Patrimonial (BP) de acordo com Marion (2009) é o relatório mais importante, pois demonstra a posição das contas em determinado período de tempo, respeitando os princípios contábeis e as normas técnicas. O balanço patrimonial é dividido em dois grandes grupos: o ativo e o passivo. E ambos os grupos são classificados em dois subgrupos: o circulante (curto prazo) e o não circulante (longo prazo), de acordo com o quadro abaixo representado: Quadro 1 – Grupos e subgrupos do Balanço Patrimonial ATIVO PASSIVO Circulante Circulante (Disponível e Realizável no Curto Prazo) (Valores a Pagar no Curto Prazo) Não Circulante Não Circulante Realizável a Longo Prazo Exigível a Longo Prazo Investimentos Patrimônio Líquido Imobilizável Capital Social Intangível Reservas Prejuízos Acumulados, etc. Fonte: Marion (2009) Contudo, o Balanço Patrimonial do terceiro setor tem a intenção de evidenciar as origens e aplicações dos recursos, é obrigatória para qualquer organização e é dividido em dois grandes grupos, o ativo, que é classificado por liquidez, e o passivo, classificado de acordo com o grau de exigibilidade. O ativo consta os valores e bens e direitos da entidade e o passivo as obrigações. O modelo do Balanço Patrimonial é igual ao das organizações com fins lucrativos, o que altera é o Patrimônio Líquido Social, esse é composto pelo valor aplicado pelos fundadores ou sócios, superávit ou déficit de períodos anteriores e 17 reservas constituídas em algum momento pelo superávit anterior. O plano de contas que estabelecerá o melhor modelo de balanço patrimonial para a entidade, imutável o mesmo deve ser moldado de acordo com as necessidades da entidade (LIMA E FREITAG, 2014). Outra diferença entre as empresas do primeiro e do segundo setor referente ao terceiro setor são as contas representadas no passivo, elas são nomeadas como Recursos com projetos, com convênios e subvenções. Assim como falado anteriormente, essas contas devem ser nomeadas de acordo com o projeto, deve levar o mesmo nome, para que assim, no momento da prestação de contas seja verificável a entrada e saída de valores referente (LIMA; FREITAG, 2014). A seguir o modelo do balanço patrimonial de acordo com a Resolução CFC 1.409/2012, com as principais contas: Quadro 2 – Balanço Patrimonial ATIVO X1 X2 PASSIVO X1 X2 ATIVO CIRCULANTE PASSIVO CIRCULANTE CAIXA E EQUIV. DE CAIXA Fornecedores de Bens e Serviços Caixa Obrigações com Empregados Banco Conta Movimento Obrigações Tributárias Aplicações financeiras Empréstimos e Financiamentos a Pg. CRÉDIOS A RECEBER Recursos de Projetos em Execução Adiantamento a Empregados Recursos de Convênios em Execução Adiantamento a Fornecedores Subv. e Assist. Gov. a realizar Recursos com Parcerias PASSIVO NÃO CIRCULANTE Tributos a recuperar Empréstimos e Financiamentos a Pg. Despesas Antecipadas Recursos de Projetos em Execução ESTOQUES Recursos de Convênios em Execução Produtos Próprios para Venda Subv. e Assist. Gov. a realizar Produtos Doados para Venda PATRIMÔNIO LÍQUIDO SOCIAL Almoxarifado/Materiais de Exped. Patrimônio Social ATIVO NÃO CIRCULANTE Outras Reservas REALIZÁVEL A LONGO PRAZO Ajuste de Avaliação Patrimonial Aplicações Financeiras Outras Reservas Valores a receber INVESTIMENTOS Investimentos Permanentes IMBOILIZADO Bens com restrições Bens sem restrições (-) Depreciação Acumulada INTANGÍVEL Direito de Uso de Software Direito de Autor e de Marcas (-) Amortização Acumulada TOTAL DO ATIVO TOTAL DO PASSIVO Fonte: LIMA E FREITAG (2014) 18 Outra demonstração importante e necessária para avaliação das contas é a Demonstração de Resultados, que tem por finalidade demonstrar o resultado do exercício sendo ele positivo, negativo ou nulo, demonstrando as receitas e despesas de um período determinado e tem o objetivo de descrever o resultado e suas possíveis causas (MARION, 2009). Para as entidades do terceiro setor essa demonstração é denominada Demonstração do Superávit ou Déficit do exercício, que será exemplificada a seguir. 2.4.2 Demonstração do superávit ou déficit do exercício Para as empresas do terceiro setor essa demonstração é reconhecida como Demonstração de Superávit ou Déficit do Exercício e deve apresentar as receitas, despesas, ganhos ou perdas na alienação de ativos e o resultado do período (OLAK, 2012). O que difere essa demonstração são as contas de caráter gerencial e econômico, de acordo com Lima e Freitag (2014) receita é tudo o que não foi gasto com programas ou projetos pré-estabelecidos. São doações ou gratuidade, podendo ser caracterizado por trabalho voluntário, aluguel que o proprietário deixar de cobrar pela natureza da atividade da entidade. Os eventos que nas empresas com fins lucrativos não são contabilizados, mas são importantes para o terceiro setor, referente a prestação de contas e o impacto no resultado. A demonstração do resultado é demonstração contábil destinada a evidenciar a composição do resultado formado num determinado período de operações da entidade. A demonstração do resultado, observando o princípio de competência, mostrará a formação dos vários níveis de resultados mediante confronto entre as receitas e os correspondentes custos e despesas (NBC-T 3.3.1.1 E 3.3.1.2 apud MARION, 2009). Doações, contribuições, convênios, auxilio governamental, parcerias e contratos devem ser registrados como receitas segregadas, assim como, gratuidade por meio de prestação de serviço é reconhecida pelo valor praticado e o trabalho voluntário pelo valor justo, assim como “os registros contábeis devem evidenciar as contas de receitas e despesas, com e sem gratuidade, superávit ou déficit, de forma segregada, identificáveis por tipo de atividade” (CFC, 2012). 19 Quadro 3 – Demonstração do Superávit ou Déficit do Exercício DEMONSTRAÇÃO DO SUPERÁVIT OU DÉFICT DO EXERCÍCIO X1 X2 RECEITAS OPERACIONAIS COM RESTRIÇÕES Programas (Atividades) de Educação Programas (Atividades) de Saúde Programas (Atividades) de Assistência Social Programas (Atividades) de Direitos Humanos Programas (Atividades) do Meio Ambiente Outros Programas Gratuidades Trabalho Voluntário Rendimentos Financeiros SEM RESTRIÇÕES Receitas de Serviços Prestados Contribuições e Doações Voluntárias Ganhos na Venda de Bens Outros Recursos Recebidos CUSTOS E DESPESAS OPERACIONAIS COM PROGRAMAS (ATIVIDADES) Educação Saúde Assistência Social Direitos HumanosMeio Ambiente Gratuidades Concedidas Trabalho Voluntário RECEITA BRUTA Salários Encargos Sociais Impostos e Taxas Serviços Gerais Manutenção Depreciação e Amortização Perdas Diversas OUTRAS DESPESAS Operações Descontinuadas (Líquido) SUPERÁVIT/DÉFICIT DO PERÍODO Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Um dos demonstrativos obrigatórios ao terceiro setor é a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido Social, essa tem o objetivo de representar o resultado do período, no qual o valor integra o Patrimônio Líquido Social no Balanço Social, de acordo com Marion (2009, pg. 143), “a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), dada sua amplitude, abrange a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)”. Essa demonstração é conhecida pelas entidades do terceiro setor como a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido Social, representada a seguir. 20 2.4.3 Demonstração das mutações do patrimônio líquido social A elaboração é simples, na primeira linha é apresentado o saldo final do período anterior, e nas demais linhas é apresentada a movimentação do Patrimônio (LIMA; FREITAG, 2014). Abaixo, um modelo do demonstrativo: Quadro 4 – Demonstração das mutações do Patrimônio Líquido Social DEMONSTRAÇÃO DAS MUTAÇÕES DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO SOCIAL Patrimônio Social Outras Reservas Ajuste Av. Patrimonial Superávit/ Déficit Total PL Saldos Iniciais em 31/12/20x0 Movimentação do Período Superávit/ Déficit do Período Ajustes de Av. Patrimonial Rec. de Superávit com Rest. Transf. Super. de Rec. s/ Rest. Saldos Fnais em 31/12/20x0 Fonte: LIMA E FREITAG (2014) Tanto a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido Social (DMPLS) quanto a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) são auxiliares do balanço patrimonial social (SÁ, 2010), isso porque ambos demonstram detalhadamente o valor representado pelo balanço. Assim como foi exemplificado a DMPLS, o próximo tópico apresentará a DFC para o terceiro setor. 2.4.4 Demonstração do fluxo de caixa Os fluxos de entrada e saída de recursos na entidade são apresentados na Demonstração do Fluxo de Caixa, que é dividido em atividades operacionais, de investimento e de financiamento. Os valores da atividade operacional são oriundos de doações, valores recebidos de entidades privadas, contribuições de voluntários, rendimentos financeiros e pelo caixa gerado durante o período. Na atividade de investimento refere-se a venda de bens e de investimentos que futuramente retornará para o caixa da entidade. A entidade de financiamento apresenta valores de 21 financiamentos e empréstimos que a instituição realizou. A DFC pode ser elaborada pelo método direto ou indireto, o direto apresenta as contas do disponível do Balanço Patrimonial e o indireto, inicia-se pelas contas do não circulante e depois apresenta os disponíveis (LIMA E FREITAG, 2014). Segue modelo da DFC pelo método indireto: Quadro 5 – Demonstração do Fluxo de Caixa Método Indireto DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA FLUXO DE CAIXA DAS ATIVIDADES OPERACIONAIS 20X1 20X0 SUPERÁVIT (DÉFICIT) DO PERÍODO AJUSTES POR: (+) Depreciação (+) Amortização (+) Perda da Variação Cambial (-) Ganho da Venda de Bens do Imobilizado SUPERÁVIT (DÉFICIT) AJUSTADO AUMENTO (DIMINUIÇÃO) NOS ATIVOS CIRCULANTES Mensalidades de Terceiros Atendimentos Realizados Adiantamentos a Empregados Adiantamentos a Fornecedores Recursos de Parcerias em Projetos Tributos a Recuperar Despesas Antecipadas Outros Valores a Receber AUMENTOS (DIMINUIÇÃO) NOS PASSIVOS CIRCULANTES Fornecedores de Bens e Serviços Obrigações com Empregados Empréstimos e Financiamentos a Pagar Recursos de Projetos em Execução Subvenção e Assistências Governamentais Outras Obrigações a Pagar (=)CAIXA LÍQ. GERADO PELAS ATIV. OPERACIONAIS FLUXO DE CAIXA DAS ATIVIDADES DE INVESTIMENTO Recursos Recebidos pela Venda de Bens Outros Recebimentos por Investimentos Realizados Aquisição de Bens e Direitos para o Ativo (=)CAIXA LÍQ. GERADO PELAS ATIVIDADES DE INVESTIMENTO FLUXO DE CAIXA DAS ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO Recebimento de Empréstimos Outros Recebimentos por Financiamentos Pagamento de Empréstimos Pagamento de Arrendamento Mercantil (=)CAIXA LÍQ. GERADO PELAS ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO (=)AUMENTO LÍQUIDO DE CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA NO INÍCIO DO PERÍODO CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA NO FIM DO PERÍODO Fonte: LIMA E FREITAG (2014) 22 2.4.5 Notas explicativas As informações que não são alocadas nos demonstrativos são apresentadas nas notas explicativas que devem apresentar informações sobre a base de preparação para as demonstrações contábeis, de acordo com a Lei 11.941/2009 devem indicar os principais critérios dos elementos patrimoniais, os investimentos em outras sociedades, o aumento do ativo resultante de novas avaliações, as taxa de juros, as ações do capital social, os ajustes do exercício anterior e os eventos subsequentes ao encerramento do exercício que possa impactar a situação financeira da entidade (BRASIL, 2009). A seguir, exemplo de notas explicativas, retiradas das demonstrações contábeis da entidade ACRIDAS – Associação Cristã de Assistência Social: Quadro 6 - Notas explicativas às demonstrações contábeis NOTAS EXPLICATIVAS ÀS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS EM 31/12/2014 01- CONTEXTO OPERACIONAL ACRIDAS – Associação Cristã de Assistência Social é uma pessoa jurídica de direito privado, está registrada no CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica sob nº 78.552.726/0001-24. Está sediada na cidade de Curitiba-PR, Rua Eduardo Geronasso nº 1782. A entidade tem caráter filantrópico que tem por finalidade acolher crianças e adolescentes em situação de risco pessoal e social, em regime de Casas Lares e Berçário. Promove, através de seus atendimentos, as áreas de assistência social e de educação, conforme o ECA – Estatuto da Criança e do Adolescente. 02- APRESENTAÇÕES DAS DEMONSTRAÇÕES As demonstrações contábeis foram elaboradas de acordo com as determinações da Lei nº 11.638/07 e Lei 11.941/09, apresentadas comparativamente com as levantadas em 31/12/2013, expressas em reais conjugadas com as normas de contabilidade para entidades sem fins lucrativos, consubstanciadas nas orientações emanadas do Conselho Nacional de Assistência Social e do Instituto Nacional de Seguro Social. As demonstrações contábeis incorporam os Pronunciamentos do Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC) e as Normas Brasileiras de Contabilidade do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) em vigor até a data de conclusão da elaboração das demonstrações contábeis; 03 – RESUMO DAS PRÁTICAS CONTÁBEIS A prática contábil adotada é o regime de competência. 04 – APLICAÇÕES FINANCEIRAS As aplicações financeiras estão demonstradas pelo valor de aplicação, acrescidas dos rendimentos correspondentes, apropriados até a data do Balanço, com base no regime de competência. 05 – SEGUROS A entidade não contratou seguros para cobertura dos ativos e das operações, exceto para seu veículo. 23 06 – PROVISÕES A entidade possui provisão da folha de pagamentoreferente a férias e décimo terceiro salário, não mantém a provisão para devedores duvidosos em decorrência de suas finalidades filantrópicas e assistenciais. 07 – DEPRECIAÇÃO A entidade realizou depreciação dos bens do ativo imobilizado mensalmente, durante o exercício de 2014, utilizando as taxas anuais de depreciação vigente. 08 – RECEITAS As receitas da entidade são apuradas através dos comprovantes de recebimento, entre eles, avisos bancários, recibos outros. As receitas estão apuradas, executando-se as inadimplências e/ou valores considerados incobráveis. 09 – DESPESAS As despesas da entidade são apuradas através de notas fiscais e recibos em conformidade com as exigências legais/fiscais. 10 – RECEITAS DE DOAÇÕES A entidade recebe doações de pessoa física e/ou pessoa jurídica, recebendo no exercício de 2014, um total de R$ 101.503,03 (cento e um mil, quinhentos e três reais e três centavos), conforme segue: a) Pessoa Física: R$ 45.404,67 b) Pessoa Jurídica: R$ 56.098,36 11 – RECEITAS PRÓPRIAS A entidade produziu receitas através de bazar e aluguel totalizando R$ 49.804,30 (quarenta e nove, oitocentos e quatro reais e trinta centavos) sendo: a) Receita de Bazar: R$ 28.646,10 b) Receita de Aluguel: R$ 21.158,20 12 – RECEITAS DE AUXÍLIOS E SUBVENÇÕES A entidade recebeu no ano de 2014 auxílios e subvenções num total de $ 1.634.651,86 (Um milhão, seiscentos e trinta e quatro mil, seiscentos e cinquenta e um reais e oitenta e seis centavos) através de convênios com os seguintes órgãos do Poder Público: FAS - Fundação de Ação Social, FAS - Fundação de Ação Social e Secretaria de Estado da Criança e do Adolescente. 13 – APLICAÇÃO DE RECURSOS Os recursos da entidade foram aplicados em suas finalidades institucionais de conformidade com seu Estatuto Social, demonstrados pelas suas despesas e investimentos patrimoniais. 14 – DEMONSTRAÇÃO DA APLICAÇÃO DE RECURSOS EM GRATUIDADE Receitas de Atividade Assistência Social R$ 151.307,33 Receita de Convênios Governamentais R$ 1.634.651,86 Receitas Financeiras R$ 114.708,80 Total R$ 1.900.667,99 Demonstrativo na base de cálculo da gratuidade Receita Total R$ 1.900.667.99 Percentual mínimo exigido de aplicação da gratuidade 2O% (vinte por cento) do total da receita: 20% x R$ 1.900.667,99 = R$ 380.133,60 As gratuidades concedidas pela entidade no exercício através seus projetos assistenciais, totalizaram um montante de R$ 1.945.683,41 (um milhão novecentos e quarenta e cinco mil seiscentos e oitenta e três reais e quarenta e um centavos), sendo que foram aplicadas no atendimento integral a, em média mensal, 71 crianças e adolescentes nas modalidades e de atendimento: casas lares, berçário e projeto independência (adolescentes) 24 15 – ISENÇÕES O custo da isenção da quota patrimonial de previdência social usufruída pela Entidade no ano de 2014 foi de R$ 438.872,14 (quatrocentos e trinta e oito mil, oitocentos e setenta e dois reais e quatorze centavo). A cota de isenção patronal é amparada pelo Conselho Nacional de Assistência Social (CNAS). O CNAS foi instituído pela Lei Orgânica da Assistência Social (Loas), em 1993, com a missão de promover o controle social da política púbica de assistência social e contribuir para o seu permanente aprimoramento, a partir das necessidades da população brasileira. Algumas de suas principais competências são aprovar a Política Nacional de Assistência Social (PNAS), regular a prestação de Serviços públicos e privados de assistência social, zelar pela efetivação do sistema descentralizado e participativo de assistência social e convocar ordinariamente a Conferência Nacional de Assistência Social. 16 – PIS Os recolhimentos do PIS são efetuados mediante Depósito Judicial sob identificação nº 0650.635.00108712-1, até o mês de Julho, quando saiu a sentença favorável da Ação Ordinária Nº 2006.70.00.0292271-1 (PR) a qual não se faz mais necessário a entidade realizar o depósito, estando pendentes apenas os valores a serem restituídos pela Fazenda Nacional. 17 – DEMONSTRAÇÕES DAS ISENÇÕES DE CONTRIBUIÇÕES SOCIAIS Isenção da Contribuição do INSS Patronal R$ 361.324,89 Isenção da Contribuição Seg. Social – COFINS R$ 57.020,04 Isenção da Contribuição Social R$ 20.527,21 Total das isenções R$ 438.872,14 18 – COMPARATIVO ENTRE RECEITA, GRATUIDADE E ISENÇÃO 20% total da receita R$ 380.133,60 Gratuidades oferecidas R$ 1.453.622,06 Isenções obtidas R$ 438.872,14 Fonte: ACRIDAS (2014) As notas explicativas fazem parte do livro diário da empresa, assim como o balanço patrimonial e a demonstração de resultado, por esse motivo, o próximo tópico apresenta os livros contábeis obrigatórios e acessórios da empresa. 2.4.6 Livros contábeis Os livros contábeis obrigatórios para o terceiro setor é o Livro Diário, que apresenta as informações em ordem cronológica e o Livro Razão, a realização dos eventos contábeis, referente aos lançamentos, em ordem cronológica. Os livros auxiliares são Livro de Registro das Contas a Receber, Livro de Registro de Contas a Pagar, Livro de Registro de Estoque e o Livro de Registro dos Bens do Imobilizado. 25 3. PRÁTICAS DE ESTÁGIO 3.1 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Um bom sistema de informações permite ao gestor melhorar o acompanhamento do processo organizacional, garantindo a integração de todos os dados e possibilitando a geração de informações fidedignas e tempestivas, capaz de auxiliar os gestores durante o processo de tomada de decisão. O profissional responsável pela manutenção dos sistemas, garantindo a eficácia da informação é o controller. Ele deve efetuar os possíveis ajustes com objetivo de otimizar o sistema no tratamento dos dados e na realização da efetiva informação (LUZ, 2014). Para compreender o sistema de informação de uma organização é necessário definir e observar a diferença entre dados e informações. De acordo com Bazzi (2015) o dado é a descrição de um fato ocorrido ou de um objeto, o mesmo não é capaz de contribuir para melhor compreensão da situação assim como, entretanto, a informação se dá pela integração dos dados reduzindo as incertezas e é capaz de auxiliar os gestores na tomada de decisão. Toda informação que conduz um gestor a uma decisão é uma informação gerencial, a mesma é o resultado da integração perfeita dos dados. Para que isso ocorra é necessário que as empresas invistam em equipamentos e softwares, para o excelente processamento dos dados (LUZ, 2014). Outro fator importante é o comprometimento dos profissionais e a responsabilidade de quem insere os dados no sistema. É preciso que sejam inseridos dados reais que resultaram em informações fidedignas. Um dado incorreto gera uma informação distorcida que pode comprometer a continuidade da organização (BAZZI, 2015). Os dados devem ser inseridos de maneira correta no sistema para que a conversão desses dados em informações com o objetivo de auxiliar os gestores deve garantir a análise integrada das áreas da empresa (LUZ, 2014). E de acordo com o quadro comparativo de Bazzi (2015): 26 Quadro 7 – Diferenças entre dado e informação DADO INFORMAÇÃO DEFINIÇÃO É uma descrição, mensuração ou atributo de um objeto específico ou evento isolado. É uma descrição ou mensuração de um objeto ou evento. CARACTERÍSTICAS Já é conhecido por quem recebe. Provoca surpresa em quem a recebe.Não é conhecido, mas também não interessa a ninguém conhecer. Reduz incertezas. Não contribui para melhorar a compreensão de alguma situação ou problema. Ajuda a tomar decisão. CONTRIBUIÇÃO Isoladamente, não é útil, pois não ajuda as pessoas a tomarem decisões. Sempre auxilia as pessoas tomarem decisões, de acordo com suas necessidades. Entrada do SIG, como se fosse a matéria prima do sistema. Saída do SIG, embasando a tomada de decisão. Fonte: Bazzi (2015) As informações gerenciais permitem o conhecimento e o entendimento das operações de todas as áreas de maneira integrada, assim como de acordo com Luz (2014) o sistema de informações contábeis é o “subsistema de informações dentro de uma organização que acumula informações de vários subsistemas da entidade e comunica aos interessados”. O sistema de informação contábil é de responsabilidade do contador, o mesmo deve ser único e utilizado por todos a partir da necessidade. Essas informações são requisitadas pelos usuários, ou seja, pessoas interessadas nos resultados da empresa como os sócios, as instituições financeiras, os funcionários, os fornecedores e clientes, ou seja, os stakeholder. Stakeholder é uma pessoa ou grupo de pessoas, sendo até mesmo empresas que investem numa empresa ou em um projeto. Esses são os mais interessados com a continuidade e lucratividade da empresa. Podem ser considerados usuários dos demonstrativos contábeis e dos relatórios gerenciais. É possível identificar os stakeholder de uma entidade do terceiro setor como os investidores, doadores e até mesmo o governo por meio da subvenção. Os investidores dessas entidades não têm intenção de lucro ou retorno. Os investimentos 27 são feitos pelo bem social, com a intenção de motivar e incentivar as atividades da entidade. Sendo assim, analisando uma entidade religiosa, percebe-se que os investidores e doadores são incentivados a investir nas atividades para a permanência e continuidade das atividades religiosas por ela praticadas. Os investidores são motivados pelas suas crenças ou por simpatizar com as práticas. De acordo com análise realizada nas operações da empresa, é possível identificar alguns investidores, a seguir, segue um mapa dos stakeholders da empresa analisada: FIGURA 1 – Mapa Dos Stakeholders Gestores Clientes / Fiéis Empresas Públicas Colaboradores Empresas Privadas Entidades do Terceiro Setor Comunidade Associações de Classe Investidores Governo Concorrentes Fornecedores Sindicatos Fonte: A Autora (2016) Os fiéis são os principais investidores, eles investem na entidade por meio de dízimos e ofertas, ou seja, contribuições que não são cobradas, mas que são doadas voluntariamente. A sociedade é que investe na empresa, ou seja, por meio da doação garante que um projeto seja desenvolvido. Para as empresas do terceiro setor os programas e os projetos desenvolvidos devem ser para beneficiar a comunidade a sua volta, ou a sociedade como um todo (LIMA, 2014). Os bancos fazem parte do mapa dos stakeholders de qualquer organização, isso porque a empresa tem maior interesse em manter atividade com as instituições financeiras, pois é por meio desses “investidores” que a empresa consegue 28 financiamentos e capital de giro para realizar suas operações, desempenhar projetos ou desenvolver ações comunitárias. O governo refere-se as empresas que se beneficiam de subvenção e devem prestar contas de suas receitas e seus gastos. Os fornecedores se enquadram como stakeholders comuns, isso porque todas as empresas necessitam de matéria prima. A empresa em análise tem como os fornecedores as empresas de energia, água e esgoto, de materiais de escritórios e fornecedores de materiais de limpeza. Para todos os investidores e financiadores é necessária a apresentação de informações fidedignas dos resultados operacionais da empresa assim como para liberação de financiamentos e empréstimos. Entretanto, é necessário um sistema de informações efetivo, de maneira que as informações sejam repassadas aos gestores e aos stakeholders de maneira tempestiva, para contribuir e auxiliar no processo decisório. O próximo tópico apresenta a pesquisa de campo relacionada ao sistema contábil da empresa objeto de pesquisa. 3.1.1 Descrição do sistema Com a pesquisa de campo realizada, é possível verificar diferentes procedimentos de acordo com a atividade assim como, as atividades da matriz se diferenciam das atividades da filial. Para o desenvolvimento dessa pesquisa, foi analisada a empresa como um todo com o objetivo de demonstrar o sistema de informações da organização e como utilizam para a tomada de decisão e para isso, foi necessária a participação das reuniões organizacionais para descrever o sistema. Para formalizar a entrada e a saída de dinheiro da instituição foi criado um capítulo no Regulamento Interno da empresa referente às finanças. É importante que todas as operações estejam de acordo com o que foi assinado por cada conselheiro. A análise do sistema de informações e das atividades desenvolvidas terá a nomenclatura referenciando igreja como à empresa e a congregação ou campo será definida como a filial. É importante apresentar que há uma filial e será analisada da mesma maneira para obter melhor compreensão do sistema de informação da empresa. 29 Quadro 8 – Regulamento Interno Capítulo XX – FINANÇAS ART 1º - A Igreja Evangélica Uma Nova Vida em Cristo, visando padronizar o sistema de fluxo entre as Congregações, Campos e Igreja Sede, estabelece abaixo relacionados que se tornam de caráter obrigatório. ART 2º - O dirigente de um Campo ou Congregação deverá, ao assumir, tomar conhecimento destes procedimentos junto ao tesoureiro, com a finalidade de obedecê-las e supervisionar o seu cumprimento. ART 3º - Todo Campo ou Congregação deverá ter tesoureiros que sejam obreiros (as). Somente nos casos em que não houve obreiros (as) é que o dirigente pelo assumir esta função. § 1º – No caso de abertura de novas Congregações, o dirigente exercerá a função de tesoureiro provisoriamente até que sejam levantados novos obreiros (as). § 2º - Antes do início de atividades desta nova Congregação, o dirigente deverá entrar em contato com a tesouraria geral da Igreja Sede, para receber instruções; ART 4º - Toda Sede de Campo deverá ter o tesoureiro da Igreja Sede, responsável somente pelo livro-caixa da Igreja local e o tesoureiro geral que é responsável por toda a tesouraria do Campo. Fonte: Regulamento Interno Igreja Uma Nova Vida em Cristo (2015) Para iniciar a análise das rotinas é necessário compreender a função do tesoureiro que é o responsável pelo livro-caixa da empresa. Há um tesoureiro na matriz e outro na filial que deve ser nomeado pelo gestor local. É importante verificar o organograma hierárquico para melhor compreender os processos operacionais da empresa, conforme segue abaixo: Figura 2 – Organograma Gestor Conselheiros Administrador Tesoureiro Vice - Tesoureiro Gerente - Filial Tesoureiro - Filial Fonte: A Autora (2016) O gestor toma as decisões referente à empresa, é o único que pode autorizar outros gastos e a organização de programas e projetos. Os conselheiros analisam os relatóriosdos tesoureiros para propor mudanças e melhorias a organização. O tesoureiro, por sua vez, tem a responsabilidade de manter em guarda os valores das 30 doações até o dia quinze do mês subsequente, no qual deve ser entregue no processo de prestação de contas ao tesoureiro geral. E por fim, o tesoureiro geral deve analisar os documentos comprobatórios e verificar se todos os documentos seguem o regulamento. O processo de prestação de contas deve acontecer entre os tesoureiros acompanhados do segundo tesoureiro da matriz. Assim como, qualquer dúvida ou documento, entrada e saída de numerário duvidoso deve ser apresentado ao gestor local antes de serem repassados ao conselho. O conselho analisa toda a documentação e os livros-caixa da matriz e da filial e propõem atividades para redução de custos e novos investimentos. Todas as propostas e justificativas, documentos e relatórios são apresentados ao gestor junto após a reunião do conselho, em uma reunião administrativa no qual participa o presidente do conselho, o administrador da empresa, o tesoureiro e o gestor. O objetivo dos relatórios dos tesoureiros é auxiliar na tomada de decisão do gestor quanto às propostas apresentadas pelos conselheiros, no entanto não é autorizado tomar decisões referente ao processo operacional da empresa. É importante que o tesoureiro compreenda todo o processo operacional da empresa, assim como, a função de conferir os livros e relatórios das filiais e garantir a tempestiva distribuição da informação fidedigna. Diariamente, o tesoureiro tem a função de conferir as doações recebidas e guardar o numerário de maneira responsável, em caixa ou com depósito em banco. Outra função do tesoureiro é conferir os documentos que comprovam toda a saída de dinheiro da empresa, pois é necessário que contenha a correta documentação com as informações precisas para a prestação de contas junto aos conselheiros, assim como, os documentos das filiais devem ser analisados para que estejam de acordo com os relatórios apresentados. Entretanto, é necessário apresentar de maneira detalhada o fluxo das doações, da arrecadação da filial e da matriz, das decisões, a saída de valores para obter melhor análise dos relatórios e conclusão da pesquisa atingindo o objetivo proposto, analisar o sistema de informações, verificar os erros e falhas para propor melhorias de acordo com as normas técnicas da contabilidade. 31 Quadro 9 – Função do Tesoureiro Capítulo XX – FINANÇAS ART 5º - Ao tesoureiro geral do Campo compete: I – Receber os caixas das Congregações; II – Verificar os lançamentos com os documentos; III – Conferir os valores lançados nas planilhas dízimos/ofertas e remessas; IV – Conferir a somatória dos livros-caixa débitos – créditos – saldo anterior e saldo atual; V – Verificar as assinaturas nas folhas dos livros-caixa, do tesoureiro e do dirigente; VI – Devolver os livros-caixa das congregações que apresentarem irregularidades ou documentos inválidos, para regularização. VII – Estando tudo em ordem, deverão ser remetidos á Sede todos os movimentos de caixa do Campo, com os respectivos documentos em anexo. VIII – Remeter ou depositar na conta corrente da Igreja Sede os saldos de mensalmente. IX – Analisar os saldos de caixa, para que os mesmos não excedam a média mensal das despesas, mantendo-se apenas o mínimo necessário. ART 6º - Ao tesoureiro da Congregação compete: I – Conferir as ofertas e dízimos recebidos em cada culto; II – Preencher o mapa de dízimos e ofertas e assinar, juntamente com o 2º conferente; III – Guardar o numerário ou entregar ao dirigente da Congregação. Conforme acordado com o dirigente do Campo. IV – Efetuar os pagamentos das despesas inerentes á Congregação, exigindo sempre os respectivos comprovantes para a contabilização; V – Efetuar periodicamente as remessas de numerário à Sede de cada Campo. VI – Efetuar o preenchimento do livro-caixa, observando sempre a somatória dos débitos, créditos, saldo anterior e saldo atual; VII – Apresentar o livro-caixa assinado ao dirigente da Congregação para análise e conferência e respectiva assinatura; VIII – Remeter o movimento de caixa com os respectivos documentos ao tesoureiro geral do campo. IX – Controlar, atualizar e manter a confidencialidade dos cartões de dízimos. ART 7º - Referente a documentos comprobatórios: I – No caso de xerox de pagamentos de água, luz, IPTU ou etc., a autenticação mecânica deverá ser legível; II – Os recibos em geral deverão conter no mínimo a especificação do material e/ou serviço, números do RG, CPF, assinatura e nome do emitente; III – Os lançamentos registrados no livro-caixa deverão ser efetuados com base na data do efetivo pagamento, (conforme autenticação) e não com base não no dia do vencimento; IV – Toda nota fiscal deverá ser preenchida com o nome da Igreja Uma Nova Vida em Cristo; V – Toda despesa lançada no caixa deverá ter o comprovante anexo, independente do valor. Fonte: Regulamento Interno Igreja Uma Nova Vida em Cristo Sendo assim, os tópicos a seguir, tem o objetivo de descrever as etapas do sistema de informações da empresa iniciando a descrição do processo de arrecadação de doações. 32 3.1.1.1 Fluxo de arrecadação de doações As reuniões dos fiéis/clientes acontecem três vezes por semana e durante as reuniões os clientes fazem suas doações e há um período pré-determinado para a doação dos valores por parte das pessoas. Os clientes da empresa possuem um cadastro na qual são analisadas suas informações e suas doações. O cadastro ocorre no sistema da empresa e o controle de doação individual é feita por planilhas distintas e separadas do sistema. Os clientes se incluem no cadastro empresarial a partir do momento que ocorre a primeira doação. As doações são divididas em dois tipos: as doações fixas e as variáveis. As doações fixas são controladas pela empresa, essa parte da doação de 10% da renda mensal do cliente. Esse tipo de doação acontece uma vez por mês por cada cliente, entre o dia 30 e dia 10 do mês subsequente; As doações variáveis não são controladas por cliente pela empresa, esse tipo de doação não é identificado, o que dificulta o controle. No entanto, a empresa controla a entrada de valores diariamente, facilitando a prestação de contas. Os valores arrecadados no dia são selados em um envelope pelos tesoureiros. Na falta do tesoureiro o vice-tesoureiro tem o dever de manter em posse o valor do dia e entregar o valor ao primeiro tesoureiro na próxima reunião, com o prazo máximo de 72 horas. Quando nas reuniões diárias faltar os tesoureiros, o gestor deve escolher uma pessoa presente para fazer a contagem dos valores, esse deve selar os valores e entregar diretamente ao gestor que será responsável em apresentar esses valores à tesouraria. É necessário verificar que o tesoureiro presta contas do seu próprio controle e do controle da filial. No momento da prestação de contas da filial é preciso que os dados sejam inseridos no sistema, o controle em planilhas é realizado apenas referente às finanças da matriz, o controle da filial é de responsabilidade do tesoureiro local. 33 FIGURA 3 – Etapas do fluxo de arrecadação de doações Reuniões Clientes / Fiéis 2º Tesoureiro e Auxiliar Doações Tesoureiros Caixa Auxiliar da escolha do Gestor Coleta de dados para o sistema Prestação de Contas Reunião do Conselho Controle em Planilhas Fonte: A Autora (2016) Assimna reunião do conselho é apresentado as informações da empresa de maneira consolidada (matriz e filial), para que assim ocorra a prestação de contas do montante mensal. Após a prestação de contas, ocorre a reunião administrativa, na qual, os relatórios do tesoureiro têm o objetivo de auxiliar na tomada de decisão do gestor. O processo de prestação de contas junto ao conselho será apresento nos próximos tópicos para melhor compreensão desse processo. 3.1.1.2 Fluxo de arrecadação de doações da filial Na filial a arrecadação acontece duas vezes por semana, também durante as reuniões. As doações dividem-se nos dois tipos, fixas e variáveis, no entanto, o que difere da matriz é a maior arrecadação da filia corresponde as doações variáveis. O gestor deve eleger um tesoureiro responsável pela contagem das doações diariamente, esses valores são selados e ficam sob sua responsabilidade até o dia quinze do mês subsequente com os documentos comprobatórios, livro caixa e outros relatórios anexos. Toda entrada de dinheiro que não venha de doações, mas de eventos ou da venda de algum produto, deve ser comunicada ao gestor geral da empresa e deve ser autorizada pelos conselheiros. 34 FIGURA 4 – Etapas do fluxo de arrecadação de doações da filial Matriz Filial Tesoureiro Doações Livro-Caixa, Relatórios Auxiliares e Documentos Comprobatórios Prestação de Contas - Tesoureiro Geral Apresentação aos Conselheiros Reunião Administrativa - Gestor Fonte: A Autora (2016) Os valores arrecadados pela empresa filial não podem ser comunicados a nenhum cliente ou voluntário sem antes serem aprovados pelos tesoureiros no processo de prestação de contas, por esse motivo, todos os dados são sigilosos, até que as informações sejam comprovadas pelo controle. Depois de analisados, os dados são inseridos no sistema que após a integração e o processamento dos dados, são emitidos relatórios que devem ser apresentados de maneira tempestiva para auxiliar no processo decisório. O próximo tópico apresenta a entrada de dados no sistema organizacional. 35 3.1.1.3 Entrada de dados no sistema e geração de relatórios O sistema da empresa é de uso exclusivo da secretaria e do tesoureiro da matriz. A secretaria utiliza para cadastro de clientes e de doadores, controle de aniversários, emissão de carteirinhas de cadastro provisória, emissão de cartas, autorizações, pedidos entre outros processos administrativos. O tesoureiro insere no sistema os dados da matriz e da filial. Da matriz deve ser inserido no momento da atividade, ou seja, com documento comprobatório, o dado deve ser atualizado no sistema. Quanto aos dados da filial, esses só ocorrem à introdução no sistema depois da confirmação da fidedignidade do dado, ou seja, no momento da prestação de contas da filial para com a matriz. Os relatórios devem ser precisos e apresentados aos conselheiros, para propostas de investimentos e redução de custos. Para isso é necessário que o tesoureiro realize o papel de controle da empresa, com uma visão sistêmica, reconheça todas as etapas do processo operacional da empresa e defina os parâmetros para que não ocorram desvios do que foi planejado. 3.1.1.4 Processo de prestação de contas junto aos conselheiros O conselho é composto por seis pessoas, dos quais discutem assuntos relacionados ao processo operacional da empresa, propõem alterações, novas atividades e realizam a escolha de novos gerentes, quando necessário. Esse procedimento é necessário para que antes das propostas o conselheiro tenha o conhecimento do caixa da empresa e conheça quais as disponibilidades e quais as obrigações de curto e longo prazo da organização. O tesoureiro deve apresentar as informações de maneira detalhada, assim como a segregação de valores entre matriz e filial quanto ao montante. É importante apontar que a organização utiliza apenas uma pequena demonstração de resultado, os demais relatórios são relatórios de entradas e saídas processados no sistema, livro-caixa preenchido manualmente pelos tesoureiros, documentos comprobatórios como notas fiscais e recibos, e por fim, apresenta as planilhas de doações diárias, mensais e por doador. 36 A partir da análise dos documentos e dos relatórios os conselheiros fazem suas propostas que são pautadas e apresentadas na reunião administrativa. No qual, apenas o presidente do conselho participa, apresentando a pauta da reunião mensal do conselho, apresentando as propostas, dúvidas e estabelecer novos métodos ou sugerir medidas corretivas para um processo operacional. Quando ocorrem dúvidas no decorrer do processo de prestação de contas por parte dos conselheiros, é dever do tesoureiro recorrer para explicações detalhadas, por esse motivo, o tesoureiro da matriz deve solicitar a filial recibo de todos os valores utilizados no processo de desenvolvimento de suas atividades. Concluída a ata da reunião do conselho é dever do presidente do conselho agendar a reunião administrativa com prazo máximo de dez dias após a conclusão da prestação de contas. Os procedimentos da reunião administrativa serão detalhados no próximo tópico, com o objetivo de apresentar a conclusão do processo financeiro mensal. 3.1.1.5 Reunião administrativa e o processo de tomada de decisão A reunião administrativa é a última etapa do processo que envolve as finanças. Reflete na apresentação ao gestor, das informações fidedignas e confirmadas pelos conselheiros. Nessa reunião participam o presidente do conselho, o tesoureiro, o administrador e o gestor. A primeira etapa é a apresentação das propostas do conselho, o representante deve apresentá-las com justificativa cabível expressando uma necessidade ou uma melhoria. Contudo para aprovação da proposta o tesoureiro deve apresentar ao gestor da empresa os relatórios com as informações financeiras e patrimoniais da empresa, que resultaram na aprovação ou no indeferimento da questão. Para isso é importante que os relatórios sejam confiáveis, e que as informações sejam fidedignas, em caráter ético é necessário que o valor da empresa seja investido apenas na empresa, conforme o princípio da entidade da contabilidade, exigindo a separação do patrimônio da empresa com o patrimônio da pessoa física. 37 Sendo assim, a saída de recursos só é autorizada pelo gestor quando, o investimento ou a atividade seja, de benefício empresarial, como é uma entidade do terceiro setor, todas as operações são voltadas ao bem-estar das pessoas. 3.1.1.6 Processo de prestação de contas junto aos colaboradores e doadores A cada três meses é agendada uma reunião com todos os colaboradores, tanto da matriz quanto da filial, para a apresentação dos valores arrecadados e gastos. Também são discutidas algumas propostas do conselho quanto à organização do ambiente ou avaliação de um processo da operação que não está sendo bem realizada. Durante a reunião é avaliada as possibilidades de expandir a empresa, assim como a forma de como desempenhar uma atividade e o local. A empresa desenvolve atividades com a comunidade, e é preciso uma visão sistêmica da empresa para reconhecer o melhor local para desenvolver uma atividade. Todos os colaboradores podem propor ideias ou solicitar clareza em alguma informação, independentemente de suas doações. Todos os questionamentos, decisões e especificação de algum dado são pautado em ata, que é assinadopor todos os presentes e arquivado pela secretaria da organização. Quando a empresa adquire um equipamento ou recebe de doação, o fato é descrito em pauta assinada e fica exposto no mural para o conhecimento de todos os doadores. No entanto, por questões de ética a identidade do doador não é exposta. 3.1.1.7 O processo de compras As compras são menos burocráticas, a não ser quando é de grande investimento, pois deve ser levado ao conselho que solicita uma reunião administrativa e averigua junto ao tesoureiro e ao gestor a possibilidade de saída de determinado valor. No entanto, compra de pequeno custo, como material de escritório, material de higiene e limpeza não precisa ser autorizado pelos gestores, é possível a realização 38 da operação apenas com a autorização do tesoureiro que deve exigir nota fiscal ou recibo de pagamento. As compras de materiais ou alimentos para eventos não podem ser pagas com dinheiro do caixa. Para esse tipo de operação é necessário que seja retirado valor de um fundo fixo ou de um caixa específico para aquela atividade. Assim como é realizado para os projetos das entidades do terceiro setor, para cada programa há um valor disponível e uma conta contábil específica para demonstrar o fluxo da operação. Sendo assim, para o desenvolvimento de uma atividade que não vem de sua atividade fim, o tesoureiro não deve autorizar a saída de valores sem autorização do gestor. 39 4. CONCLUSÕES PARCIAIS As entidades do terceiro setor são definidas como instituições que desenvolvem suas atividades para suprir uma necessidade de determinada região ou proporcionar um serviço social as pessoas. Para isso é necessário que as empresas desse âmbito sejam patrocinadas por investidores que são nomeados de stakeholders, esses investem em forma de bens, numerários ou trabalho voluntário, que também é reconhecido como uma receita. A demonstração contábil se difere para essas empresas. O plano de conta pode ser alterado de acordo com a necessidade, no entanto, há algumas obrigatoriedades como o reconhecimento das receitas segregadas por projetos e programas desenvolvidos que geraram receita. Na entidade em análise o processo para o reconhecimento da receita foi referenciado nos tópicos acima, avaliando o papel funcional e importante do tesoureiro, que assume a função de contador e de controle, quando utiliza os documentos fiscais para formalizar uma ilustração de demonstração contábil e quando controla o caixa da empresa por meio de um sistema, avaliando as atividades para não exceder o orçamento e atingir o objetivo fim do planejamento. É fundamental que as entradas de valores econômicos sejam controladas assim como a saída dos valores. As propostas dos conselheiros depois de avaliadas e aprovadas são realizadas, no entanto, são necessários documentos que comprovem a efetividade da operação assim como, o benefício para as pessoas (clientes, funcionários, comunidade). Após a análise do sistema de informações e das atividades desenvolvidas durante a pesquisa de campo, será possível verificar o quanto os gestores utilizam das informações contábeis para a tomada de decisão assim como, identificar as fragilidades e os potenciais do sistema utilizado pela entidade. 40 REFERÊNCIAS ACRIDAS. DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS ACRIDAS. <<http://www.acridas.org.br/wp-content/uploads/2015/06/balanco_patrimonial.pdf>> acesso em 19 de abril de 2016. BRASIL, 1997. LEI Nº 9532. <<http://www2 .camara.leg.br/legin/fed/lei/1997/lei-9532- 10-dezembro-1997-372088-normaatualizad a-pl.html>> acesso em 02 de março de 2016. BRASIL, 1998. CONSTITUIÇÃO FEDERAL. <<http://www.planalto.gov.br/ccivil03/Constituicao/ Constituicao.htm>> acesso em 28 de fevereiro de 2016. BRASIL, 2002. LEI Nº 10406. <<http://www.planalto.gov. br/ccivil_03/leis/2002/L10406.htm>> acesso em 28 de fevereiro de 2016. BRASIL, 2007. LEI Nº 11.638. <<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007- 2010/2007 /lei/l11638 .htm>> acesso em 01 de abril de 2016. CFC. RESOLUÇÕES E EMENTAS DO CFC. <<http://www1.cfc.org.br/sisweb/sre/detalhes_sre.a spx?codigo=2015/ITG2002(R1)>> acesso em 01 de abril de 2016. CPC 00. LIVRO DO CPC. <<http://portalcfc.org.br/wordpress/wp-content/uploads /2013/01/livro_CPC2.pdf>> acesso 01 de abril de 2016. LIMA, Gudrian Marcelo Loureiro; FREITAG, Viviane da Costa. CONTABILIDADE PARA ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS. 1 ed. Curitiba. Editora Intersaberes, 2014. MARION, José Carlos. INTRODUÇÃO À CONTABILIDADE COM ÊNFASE EM TEORIA. 1 ed. Campinas, SP. Editora Alínea, 2009. MULLER, Aderbal Nicolas. CONTABILIDADE BÁSICA: FUNDAMENTOS ESSENCIAIS. 1 ed. São Paulo. Editora Pearson Prentice, 2009. NEVES, Marcos. CONTABILIDADE GERAL APLICADA. 1 ed. Rio de Janeiro. Editora Elsevier, 2011. SÁ, Antônio Lopes. FUNDAMENTOS DA CONTABILIDADE GERAL. 3 ed. Curitiba. Editora Juruá, 2010. TOLGO, Renato Francisco. FUNDAMENTOS DE CONTABILIDADE E ESCRITURAÇÃO. 4 ed. Caxias do Sul, Editora EDUCS, 2008. 41 ANEXO 1 – Regulamento Interno IGREJA EVANGÉLICA UMA NOVA VIDA EM CRISTO REGULAMENTO INTERNO 42 Capítulo I – Construção Geral ART. 1º - A Igreja Evangélica Uma Nova Vida em Cristo, é uma associação religiosa, sem fins lucrativos, fundada em 01 de Julho de 2013. ART. 2º - A Igreja Evangélica Uma Nova Vida em Cristo, tem por finalidade adorar a Deus em Espírito e em Verdade, propagar o evangelho de Nosso Senhor e Salvador Jesus Cristo e levar pessoas a conhecer e obedecer a Palavra de Deus. ART. 3º - A Igreja Evangélica Uma Nova Vida em Cristo, é constituída de pessoas que aceitam a Bíblia Sagrada como única regra de fé e prática. ART. 4º - A Igreja Evangélica Uma Nova Vida em Cristo, doravante denominada IGREJA é administrada por uma diretoria de 10 (dez) membros, sendo que suas atribuições estão definidas no Estatuto da Igreja. ART. 5º - Foi também estabelecida a formação do Conselho Geral, que tem a finalidade de auxiliar o Pastor Presidente nas decisões vitais, bem como dar andamento e solução a problemas administrativos e/ou espirituais dos Campos Eclesiásticos e Congregações, e outros, quando necessário. § Único – Os membros do Conselho Geral podem ser ao mesmo tempo membros da Diretoria da Igreja, ou não, a critério do Pastor – Presidente. ART. 6º - A duração do mandato dos membros do Conselho Geral é de dois anos, podem ser mantidos ou não, a critério do Pastor – Presidente. § Único – Caso algum membro do Conselho Geral seja enviado pelo Espírito Santo para a direção de uma obra, poderá ser indicado um substituto, pelo Pastor – Presidente. ART. 7º - Constituem motivos de inelegibilidade para ser membro do Conselho Geral os seguintes: 43 1 – Obreiros que estejam sob medidas disciplinares; 2 – Obreiros que tenham menos de 01 (um) ano na função de obreiros; 3 – Obreiros que já alguma vez tenham saído do Ministério deve ser analisado seu engajamento pelo conselho eclesiástico; 4 – Obreiros que não se identificam com as normas e diretrizes do Ministério. ART. 8º - Competem ao Conselho Geral as seguintes atividades: 1 – Desenvolver, propor e implantar o planejamento global do Ministério; 2 – Estabelecer e controlar
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