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Elaboração de folha de pagamento de empresas MINISTÉRIO DE TRABALHO Ministro do Trabalho Ronaldo Nogueira Secretário de Políticas Públicas de Emprego Leonardo José Arantes Diretor do Departamento de Políticas de Empregabilidade Higino Brito Vieira Chefe da Assessoria de Comunicação Social (ASCOM) Angelo Marcio Fernandes de Sousa Filho UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA Reitora Márcia Abrahão Moura Vice-reitor Enrique Huelva Decana de Pesquisa e Inovação Maria Emília Machado Telles Walter Decana de Extensão Olgamir Amancia Ficha Técnica Coordenação do Projeto Qualifica Brasil Thérèse Hofmann Gatti Rodrigues da Costa (Coordenadora Geral) Wilsa Maria Ramos Valdir Adilson Steinke Luis Fernando Ramos Molinaro Humberto Abdalla Júnior Rafael Timóteo de Sousa Jr Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia – IBICT Cecília Leite - Diretora Tiago Emmanuel Nunes Braga Realização Instituto de Artes (IDA-UnB), Instituto de Psicologia (IP-UnB), Instituto de Letras (LET-UnB), Departamento de Engenharia Elétrica (ENE – UnB), Departamento de Geografia (GEA – UnB), Faculdade de Ciência da Informação (FCI-UnB). Apoio Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC-MEC) Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação Loureine Rapôso Oliveira Garcez Wellington Lima de Jesus Filho Coordenação da Unidade de Pedagogia Danielle Xabregas Pamplona Nogueira Lívia Veleda Sousa e Melo Gerente do Núcleo de Produção de Materiais Rute Nogueira de Morais Bicalho Autor César Augusto Tibúrcio Silva Fernanda Fernandes Rodrigues Mariana Guerra Equipe de Designer Instrucional Rute Nogueira de Morais Bicalho Janaína Angelina Teixeira Márlon Cavalcanti Lima Simone Escalante Bordallo Virgínia Maria Soares de Almeida Marcus Vinicius Carneiro Magalhães Revisor ortográfico Samantha Resende Nascimento Ilustrador Ana Maria Silva Sena Pereira Desenvolvedor de Vídeos Animados Paulo Fernando Santos Nisio Desenvolvedor de Ambiente Virtual de Aprendizagem Osvaldo Corrêa Projeto Gráfico Márlon Cavalcanti Lima Este material foi produzido por conteudista(s) da Universidade de Brasília (UnB) exclusivamente para a Escola do Trabalhador. Licença de uso e compartilhamento Creative Commons Atribuição-Não Comercial – Sem Derivações 4.0 Internacional. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/ O que você vai estudar Folha de pagamento: conceito e aplicabilidade Tema 2Tema 1 Tema 3 Tema 4 Deduções da folha de pagamento Obrigações do empregador Cálculos da folha de pagamento Apresentação Nosso objetivo é tratar sobre os assuntos que envolvem a elaboração e a contabilização da folha de pagamento dos funcionários das empresas. Assim, você está convidado a rever temas que já devem fazer ou fizeram parte do seu cotidiano, pois, ao trabalhar com “carteira assinada”, já teve contato com termos como “férias”, “décimo terceiro”, “vale-transporte”, etc., ao menos de forma introdutória. Vamos apresentar noções gerais de direitos trabalhistas, as principais obrigações de uma empresa e como ela deve proceder à contabilização desses valores. Tema 1 Folha de Pagamento Quando uma pessoa decide montar o seu próprio negócio, ela escolhe qual atividade deseja exercer. Certo? Suponhamos que uma dona de casa, graças às suas habilidades culinárias, decida fabricar bolos para vender. Ou um homem que entenda muito de veículos, resolva abrir sua oficina mecânica. Nesse caso, os proprietários exercem a atividade pela qual suas empresas existem, mas é muito difícil que uma empresa sobreviva com o trabalho de apenas uma pessoa. Torna-se natural, portanto, que essas entidades contratem funcionários. Vamos entender! Contrato de trabalho Ao contratar outras pessoas (exemplo: secretária, uma copeira, um recepcionista, etc.), as empresas costumam realizar entrevistas, com o objetivo de apresentar as tarefas necessárias, verificar as possíveis habilidades dos entrevistados e combinarem uma remuneração, para o desempenho dessas tarefas. Portanto, ao contratar funcionários, as empresas assumem uma obrigação de pagar os salários, como contrapartida dos serviços prestados. É nesse acordo inicial que a empresa informa aos funcionários como se dará os pagamentos, firmando um contrato previamente estabelecido. Se for por serviço prestado, como no caso dos chamados free-lancers, a pessoa presta um serviço de forma autônoma, sem um vínculo empregatício, e é remunerado assim que o serviço é finalizado. Exemplos desse tipo de contrato: uma pessoa que faz divulgação de determinado produto em um supermercado; ou um designer, contratado para elaborar uma página na internet. Quando o serviço termina, é feito o pagamento como contrapartida dos serviços prestados e encerra-se o vínculo entre o contratado e a contratante. Nesse caso, a despesa de salários ocorre junto com o pagamento. Voltemos ao nosso exemplo, de uma dona de casa que faz bolos e agora contratou uma ajudante. Na sua atividade, ela consome energia elétrica, da batedeira; água e detergente, para lavar as louças; e gás, para assar os bolos; além dos serviços que serão prestados por sua nova contratada, que deverá ser paga em contrapartida a essa prestação. Temos, portanto, a despesa de energia, a despesa de água e de materiais de consumo, a despesa com gás e a despesa de salários, que são necessárias para a empresa obter receita de vendas, com os bolos fabricados. Despesa é todo esforço que uma empresa realiza com o objetivo de obter receitas. Vamos supor que essa empresária pague salário de R$ 1.000 à sua funcionária, no momento em que ela presta determinado serviço. Como a contabilidade é feita por meio de partidas dobradas, temos o seguinte registro: Data Débito Crédito 18/abr Despesa de Salários Caixa 1.000 1.000 O registro contábil mostra que houve um débito em despesas, já que elas reduzirão o lucro da empresa e creditou caixa, pois está diminuindo seus recursos financeiros. Caso 1 Caso 2 Em geral, as empresas assinam a carteira de trabalho dos seus funcionários, para prestação de serviços de forma permanente. A partir da assinatura da carteira de trabalho, o funcionário estará legalmente habilitado a desempenhar as funções pelas quais foi contratado (cargo e C.B.O ) e com o direito de receber a remuneração que será registrada nesse documento, como podemos verificar na Figura 1. Figura 1 – Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) ATENÇÃO A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento obrigatório a toda pessoa que queira exercer qualquer tipo de atividade profissional no Brasil. É emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), com o objetivo de comprovar todos os dados funcionais de um trabalhador, assegurando-lhes todos os seus direitos, como seguro-desemprego, previdência social, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Programa de Integração Social (PIS). A devolução ao empregado da carteira de trabalho preenchida deve ser feita em até 48 horas e o não cumprimento dessa exigência deixa o empregador passivo de multa. A carteira de trabalho é um documento que serve como prova fundamental do contrato de trabalho, para comprovar fatos relativos à Previdência Social, tais como, afastamento, acidentes do trabalho, licença maternidade e aposentadoria. E é também de extrema importância nos casos de reclamações trabalhistas, seja por motivos de salários, férias, tempo de serviços e outros direitos do empregado. As remunerações podem ser pagas da forma combinada entre as partes, podendo ser: semanal, quinzenal ou mensal. Ressalta-se, portanto,que o pagamento do salário devido não deve ultrapassar período superior a um mês. Ainda, um funcionário mensalista deverá trabalhar 220 horas mensais, ou 44 horas semanais. As empresas têm, de acordo com a legislação, até o quinto dia útil do mês seguinte, para pagar o salário dos funcionários. Se um funcionário trabalhou durante todo o mês de abril, a empresa poderá, por exemplo, pagá-lo em maio. Considere que o dia 01 é feriado e, neste ano, ele caiu numa sexta-feira. A empresa iniciaria a contagem a partir do dia 04 de março, ou seja, o pagamento dos salários seria realizado até o dia 08/05, conforme se observa na Figura 2. D S T Q Q S S D S T Q Q S S 1 2 3 4 1 2 5 6 7 8 9 10 11 3 4 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 17 18 10 11 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 24 25 17 18 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 24 25 26 27 28 29 30 31 Abril Maio Funcionário trabalha Dia do pagamento Nesse caso, em abril ocorreu a despesa de salários, pois foi o mês em que o funcionário trabalhou – chamado mês de competência –, mesmo que, nesse mês, ainda não tenha havido o pagamento pelos serviços prestados. A empresa, ao final de cada mês (mês de competência), precisa reconhecer que utilizou a força de trabalho do seu funcionário e que tem uma dívida a ser liquidada (um passivo). Figura 2 – Pagamento de salários Portanto, o reconhecimento da dívida não paga é feita com o seguinte registro contábil: Data Débito Crédito 31/abr Despesa de Salários Salários a Pagar 1.000,00 1.000,00 No mês seguinte, no dia 08, quando a empresa realizar o pagamento de salários, fará um novo registro: Data Débito Crédito 08/mai Salários a Pagar Caixa 1.000,00 1.000,00 Veja que a despesa é reconhecida por meio de um débito em despesas de salário no mês em que o funcionário trabalha, ou seja, o mês de competência da despesa (que é abril, nesse nosso exemplo). Em maio, após findar a competência do mês então trabalhado, registra-se apenas o pagamento da obrigação da empresa com o funcionário. Perceba que, nesse segundo momento, quando do pagamento do salário, a empresa está debitando a obrigação a pagar, com o objetivo de encerrar tal dívida. Existe ainda uma terceira situação, na qual o funcionário tem a possibilidade de fazer “vales”. Como os salários são pagos após o mês transcorrido e finalizado, algumas empresas concordam em fazer adiantamento de salários se esta antecipação for requerida pelo funcionário. Nesses casos, não há na legislação trabalhista um limite em relação ao percentual do adiantamento. Mas existem acordos feitos em algumas categorias de trabalhadores, por meio de convenções coletivas de trabalho, que podem definir os percentuais para esses vales. Geralmente esses acordos estabelecem um limite de antecipação de até 40% do salário total. Caso 3 Data Débito Crédito 15/abr Adiantamento de Salários Caixa 400,00 400,00 Voltemos ao exemplo anterior, no qual um funcionário tem um salário mensal de R$ 1.000,00 e a empresa concedeu, em 15 de abril, um adiantamento de salários de R$ 400,00 (portanto antes da data do pagamento que seria 08 de maio). Quando uma empresa adianta os salários aos funcionários, ou seja, paga antecipadamente por um serviço que ainda não foi prestado completamente, ela está adquirindo um direito perante os funcionários que estão recebendo tais adiantamentos. Nesse caso, são os funcionários que passam a dever à empresa sua força de trabalho. Assim, a empresa deverá fazer o seguinte registro contábil: Aqui, a empresa debita a conta adiantamento de salários, que representa esse direito (ativo) dela diante de seu funcionário. No final do mês, a empresa precisa reconhecer que seu funcionário já trabalhou e, portanto, que ocorreu a despesa. Entretanto, parte dos salários foi antecipada. Assim, o registro contábil será: Data Débito Crédito 31/abr Despesa de Salários Adiantamento de Salários Salários a Pagar 1.000,00 400,00 600,00 Nesse registro, podemos perceber que a empresa não terá que pagar o valor de R$ 1.000,00 ao funcionário, visto que houve o pagamento de um vale durante o mês, ou seja, uma antecipação de parte. Assim, a empresa reconhece como dívida (obrigações a pagar) apenas a diferença, de R$ 600,00. Para que os débitos sejam iguais aos créditos, a empresa credita o direito de R$ 400,00, referente ao adiantamento, já que agora ele deixa de existir (pois os funcionários prestaram o serviço). No mês seguinte, no dia 08/05, quando a empresa realizar o pagamento, teremos o seguinte registro: Data Débito Crédito 08/mai Salários a Pagar Caixa 600,00 600,00 Perceba que esse registro é igual ao mostrado no caso 2, com diferença apenas no valor menor. As empresas, quando contratam funcionários/colaboradores, terão que calcular os valores referentes aos salários e ordenados desses seus funcionários mensalmente. A folha de pagamento é o termo usado para a listagem referente aos funcionários e sua remuneração, normalmente preparada pelo Departamento Pessoal. Uma folha de pagamento, elaborada pela empresa para cada um dos seus funcionários, deve conter minimamente as seguintes informações: • nome do funcionário; • vantagens recebidas pelo funcionário (discriminação e valores); • valores descontados na remuneração do funcionário (discriminação e valores); • valor líquido a pagar. Expressamente, deve constar na folha de pagamento: O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício. Cargo, função ou serviços prestados. Parcelas integrantes da remuneração. Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.). O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade. Os descontos legais. A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso. Exercício 1. Apresente o conceito de folha de pagamento e os cuidados que requerem sua elaboração. 2. O que é despesa? Cite cinco exemplos. 3. Explique a diferença entre os termos despesa de salários e salários a pagar. 4. Quantas horas mensais e semanais devem ser trabalhadas por um funcionário mensalista? As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. Elas não valem nota. IMPORTANTE As empresas precisam ter bastante cuidado na elaboração da “folha”, pois os funcionários são motivados pelo recebimento dos seus salários. Atrasos no pagamento dos salários, bem como erros no cálculo, podem gerar não apenas desmotivação, mas também processos trabalhistas à empresa. Além disso, os tributos e encargos sociais sobre a “folha” precisam ser calculados de forma correta e recolhidos em momento oportuno, para que também não gerem transtornos às empresas, tais como o pagamento de multas trabalhistas, em caso de uma fiscalização. IMPORTANTE Mostramos aqui na introdução quando ocorre a despesa de salários de uma empresa e de que forma é feito o reconhecimento contábil. Cabe destacar que salário não é o mesmo que remuneração. Além dos salários, é comum as empresas pagarem comissões a vendedores, na proporção das vendas realizadas; de bonificação a gerentes ou funcionários em cargos de confiança; de participação nos lucros; ou mesmo adicionais referentes a acordos judiciais ou sindicais, entre outros. Esses valores podem ou não serem acrescidos ao valor total do chamado salário bruto. Na CLT, no art. 457, a remuneração do empregado considera, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador como contraprestação dos serviços prestados, os complementos habituais que o funcionário receber, tais como horas extras, adicionais noturnos, gratificaçãonatalina, etc. Assim, as principais vantagens auferidas pelos funcionários e registradas na folha de pagamento são: salário, horas extras, gratificações, comissões, férias, 13º salário, salário-maternidade, salário-família, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, diárias de viagens e ajudas de custo. Salário No Brasil, em geral, o valor dos salários é baseado numa medida estipulada por lei federal, denominada “salário mínimo”. Atualmente, o valor do salário mínimo é de R$ 937,00. Isso significa dizer que nenhum funcionário mensalista com carteira de trabalho assinada poderá ser contratado para receber um salário inferior ao mínimo, ou seja, menos que R$ 937,00 por mês. (Fonte: Salário Mínimo, 2017. Disponível em: http://minimosalario.com.br/). Há situações, entretanto, que esse funcionário poderá receber um valor inferior ao salário mínimo, como nos casos em que o funcionário foi contratado na metade do mês e terá seu salário calculado de forma proporcional; ou quando ele faltar e não apresentar documentos que justifiquem suas ausências. Nesse caso, o empregador poderá descontar as faltas do seu salário. Assim, salário pode ser definido como a parte fixa da remuneração, recebida pelo empregado em contraprestação ao serviço prestado, sendo inadmissível a sua redução, exceto se disposto em convenção ou acordo coletivo. Horas extras A remuneração da hora extra se refere ao valor recebido pelo empregado como contraprestação dos serviços extraordinários, que excedem à jornada normal de trabalho diário. Esse adicional da hora extra integra a remuneração dos empregados para todos os fins, inclusive para o cálculo do FGTS. Como mencionado, um funcionário mensalista deve trabalhar 220 horas mensais, ou 44 horas semanais. Segundo o art. 59 da CLT, a duração normal do trabalho poderá ser acrescida de horas suplementares, limitadas em até duas horas por dia, mediante acordo escrito entre empregado e empregador ou contrato coletivo de trabalho. Quando ocorrem horas extras além dessa suplementação, o empregado terá direito a receber um adicional de pelo menos 50% sobre o valor da hora normal. No caso de haver horas extras em domingos e feriados, o acréscimo será de 100%. Gratificações As gratificações pagas aos empregados são adicionais e não obrigatórias, mas que o empregador pode oferecer aos funcionários no intuito de beneficiá-los, por ocasião de festas ou quaisquer motivos que achar relevante. As gratificações, em geral, não integram o salário normal. Entretanto, se pagas em caráter habitual, tais como a gratificação natalina (ou 13º salário), são consideradas como integrante do salário. Comissões As comissões representam uma parcela variável do salário dos funcionários, pagas àqueles que alcançarem uma determinada medida de desempenho estabelecida pela empresa, como o total das vendas obtidas por ele ou do faturamento bruto da empresa. O valor das comissões é acrescentado ao salário- base, para fins de cálculo do FGTS e do IRRF. Férias A legislação trabalhista brasileira garante aos funcionários o direito de recebimento de férias, ou seja, o funcionário tem o direito de receber salário equivalente a um período não trabalhado (as férias). Por essa razão, as férias podem ser denominadas de “ausências remuneradas”, na medida em que o período de gozo também é considerado como tempo de serviço e as faltas, de maneira geral, não prejudicam o direito do funcionário à remuneração. De acordo com a CLT, os funcionários podem tirar férias após trabalharem um ano em uma empresa. Esse tempo, denominado de período aquisitivo, é o prazo em que o funcionário trabalha para adquirir o direito de gozar férias. Caso o funcionário deixe a empresa antes do término do período aquisitivo, perderá o seu direito de gozo das férias. Após trabalhar 12 meses, os funcionários terão o direito de marcar o momento em que desejam sair de férias. Esse intervalo de tempo é denominado de período concessivo. Os funcionários deverão avisar com uma antecedência mínima de 30 dias à empresa, que fará o registro das férias na carteira de trabalho e na ficha de registro do funcionário. As férias devem sempre começar em dias úteis e tal período não poderá coincidir com licenças maternidade ou médica, nem com o aviso prévio. Décimo Terceiro A gratificação natalina, ou 13º salário, garante que o trabalhador receba o correspondente a 1/12 (um doze avos) da remuneração por mês trabalhado. Isso significa o pagamento de um salário extra ao funcionário ao final de cada ano. Após 15 dias de serviço, o funcionário de uma empresa já passa a ter direito de receber o 13º salário. Para o cálculo da gratificação natalina, é necessário considerar as horas extras, comissões pagas, adicionais noturnos e por insalubridade, que também são incluídos no cálculo. Tal benefício é pago pela empresa em duas parcelas: a primeira, referente a 50% do 13º salário, deverá ser entre os dias 01 de fevereiro e 30 de novembro; a segunda deve ser paga até o dia 20 de dezembro. Se a data máxima para o pagamento ocorrer em um domingo, a empresa precisará antecipar o pagamento para um dia útil. É ilegal também às empresas pagarem a gratificação natalina em uma única parcela, podendo incorrer no pagamento de multas. Décimo Terceiro Quando um funcionário tiver uma quantidade de faltas não justificadas superior a 15 dias, ele perderá o direito de recebimento do benefício ao 1/12 avos relativos àquele mês. Assim como no caso das férias, os funcionários terão o direito de receberem a gratificação natalina proporcional, nos casos em que ele peça demissão ou pelo empregador, desde que sem justa causa, ou pelo fim do contrato de trabalho, quando esse for por tempo determinado. Nesse caso, dividimos o salário total do funcionário por 12 e multiplicamos pela quantidade de meses trabalhados. Salienta-se ainda que sobre o valor referente ao 13º salário, incidem os encargos: INSS e FGTS. Assim, o valor recebido pelo funcionário é deduzido desses referidos encargos. Licença maternidade O salário-maternidade é o direito concedido às gestantes de permanecer recebendo os salários durante o período em que estiverem afastadas pelo motivo do nascimento de seus bebês. Para que tenham direito ao recebimento do benefício, é necessário haver vínculo empregatício ou que a mulher seja contribuinte de forma individual ou facultativa, desde que tenham trabalhado ou contribuído por pelo menos 10 meses, para efeito de carência. Não há carência para as empregadas domésticas, trabalhadoras avulsas e as empregadas de microempresas individuais. O salário maternidade será pago pelas empresas, quando as gestantes estão empregadas, e essas são ressarcidas pela Previdência Social, por meio do INSS. Quando a gestante for contribuinte facultativa, individual ou empregada doméstica, ela deverá fazer a solicitação nas Agências da Previdência ou por meio da internet. Licença maternidade Tem direito à licença-maternidade as mulheres grávidas e aquelas que sofreram aborto espontâneo ou não criminoso, desde que comprovados por meio de atestado médico. Também terá direito aqueles que adotarem crianças ou essas forem repassadas por meio de guarda judicial. O recebimento desse salário se dá após o afastamento do emprego, em virtude do parto, por causa de aborto espontâneo ou não criminoso, de adoção ou guarda judicial (para fins de adoção). Além do benefício do salário-maternidade, a legislação também assegura às grávidas o direito à licença-maternidade, para que ela possa cuidar do seu bebê após o parto. Esse período normalmente é de 120 dias (4 meses), ou pode ser prolongado para 180 dias (6 meses),se as empresas privadas e públicas forem participantes do Programa Empresa Cidadã. O objetivo da licença é o de assegurar ao bebê uma amamentação adequada (conforme estabelece a Organização Mundial de Saúde - OMS). A Constituição Federal brasileira também assegura aos pais, a partir do dia do nascimento do seu filho, o direito de se afastar por cinco dias corridos. Esse direito é denominado de licença paternidade. Salário-família O benefício do salário família é pago aos trabalhadores avulsos, funcionários ou aposentados, com o objetivo de auxiliar nos gastos das crianças até que elas completem 14 anos. (No caso de crianças ou adolescentes com invalidez, os pais podem requerer a continuação do benefício. Fonte: PIS, 2016. (Disponível em: < http://pis2016.org/salario-familia/>) O cálculo do salário família é feito em virtude da quantidade de filhos. Para recebê-lo, os trabalhadores deverão apresentar a certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, a carteira de vacinação para filhos de até 6 anos e a declaração de frequência escolar para os filhos com idade entre 7 a 14 anos de idade. O Ministério do Trabalho e Emprego publica todos os anos uma tabela com os valores dos benefícios e as respectivas faixas para tal recebimento. De acordo com o MTE, para o ano de 2017, temos: • Faixa 1: Até R$ 859,88 a cota é de R$ 44,09; • Faixa 2: Entre R$ 859,89 e R$ 1.292,43 a cota é de R$ 31,07. O salário família não é somado ao salário-base, para fins de cálculo do INSS e do imposto de renda. Adicional Insalubridade Trata-se de um valor adicionado ao salário, quando o trabalho oferecer algum risco para a saúde do trabalhador. Consideram-se atividades ou operações insalubres as que se desenvolvem com: ruídos contínuos ou de impacto; exposição ao calor; poeiras minerais; radiações; certos agentes químicos ou biológicos, se comprovados por laudo de inspeção. Também sujeitas à inspeção, podem ser acrescentadas as atividades sob condições de vibrações, frio e umidade. O Ministério do Trabalho, por meio da Portaria n° 3.214, 08 de junho de 1978, prevê três graus para o cálculo da insalubridade: se o grau é mínimo, adiciona- se de 10% ao salário; se for médio, 20%; e, no grau máximo, 40%. A legislação, entretanto, não define corretamente qual é o salário base para o cálculo do adicional (se será sobre o salário mínimo, salário-base ou sob toda a remuneração do funcionário), o que tem levado a discussões judiciais. IMPORTANTE A Norma Regulamentadora 15 traz nos seus anexos quais são e os limites de tolerância às condições consideradas como insalubres. Adicional Periculosidade Os funcionários que concordarem em trabalhar com atividades de risco, como as que envolvem inflamáveis, explosivos, eletricidade ou radiações, terão direito a um adicional de 30% sobre o salário-base. Adicional Noturno Para os trabalhadores urbanos, o horário noturno é estabelecido a partir das 22 horas de um dia até as 5 horas do dia seguinte, conforme art. 73 da CLT. Caso o funcionário esteja em serviço nesse período, ele terá direito ao adicional noturno de 20% sobre o valor da hora normal. Salienta-se que a hora noturna, para trabalhador urbano, tem duração de 52min 30seg (cinquenta e dois minutos e trinta segundos) e não 60min. Vale Transporte Todos os empregadores, sejam pessoas físicas ou jurídicas, deverão fornecer aos seus funcionários vales transportes para serem utilizados no sistema de transporte coletivo, seja urbano, intermunicipal ou interestadual, garantindo assim seus deslocamentos da sua residência para o trabalho e do trabalho para sua residência. Esse benefício não tem natureza salarial, não fazendo parte das remunerações. Portanto, não se somam à base de cálculo para as contribuições previdenciárias, o FGTS ou para o imposto de renda. Quando contratados, os funcionários que necessitarem, devem informar à empresa seu endereço residencial e quais são os meios de transporte utilizados para seu deslocamento. O fornecimento dessas informações é de responsabilidade do funcionário e, sendo falsas, podem levar a penalidades, inclusive a uma possível rescisão contratual por justa causa. Não existe legislação que determine uma distância mínima para que seja obrigatório o fornecimento do vale transporte. IMPORTANTE A empresa estará desobrigada a fornecer vale transporte quando conceder, de forma gratuita a seus funcionários, um meio de locomoção próprio ou por ela contratado. Também é proibido ao empregador substituir o vale transporte por dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento, como vale combustível. Tema 2 Deduções da folha de pagamento Como dissemos anteriormente, os benefícios recebidos pelos funcionários além dos valores referentes a salários, tais como comissões, bonificações, adicionais etc., representam para as empresas gastos que oneram a folha de pagamento. Além desses valores, há obrigações tributárias e sociais da empresa que devem ser calculadas sobre o valor da remuneração de seus funcionários. Uma parte dessas obrigações é de responsabilidade da empresa pagar e a outra parte deve ser deduzida do valor total a ser pago ao funcionário (como vimos no capítulo anterior). Ou seja, os funcionários também recebem seus salários reduzidos de uma parcela de dedução referentes às obrigações tributárias e sociais que são de sua própria responsabilidade. Veja a figura 3 que sintetiza tais informações. Os principais descontos registrados na folha de pagamento são: os encargos referentes ao imposto de renda, o INSS referente à parte do funcionário e de vale-transporte, caso o funcionário seja beneficiário. Figura 3 – Responsabilidades do Funcionário e da Empresa na Folha de Pagamento. Notas: IRRF – imposto de renda retido na fonte; FGTS – fundo de garantia por tempo de serviço; Sistema: Sesc, Sesi, Sest, Senac, Senai e Senat IMPORTANTE Sobre os encargos trabalhistas/sociais, a empresa é responsável por calcular e pagar todos os valores, sejam esses integralmente de responsabilidade do empregador ou devidos pelo funcionário – nesse segundo caso, a empresa recolhe o encargo e deduz da remuneração do funcionário o valor correspondente, como é o caso do INSS e IRRF que vamos apresentar a seguir. 1. Qual a diferença entre salário e remuneração? Justifique sua resposta. 2. Cite três principais benefícios que são recebidos pelos funcionários a título de remuneração e explique o que ele representa. 3. Ao receber os salários, os funcionários terão, em geral, dois descontos sobre seus rendimentos. Quais são essas deduções? As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. Elas não valem nota. Exercício Como informar os encargos que incidem sobre o salário do funcionário? Segundo o art. 462 da CLT, somente poderão ser descontados do salário do empregado os adiantamentos e aqueles descontos expressamente previstos em lei ou convenção coletiva. A legislação permite alguns descontos. Veja a seguir. Deduções dos salários do empregado Pagamento de multa criminal (art. 50, §1º, do CP); Prestações correspondentes ao pagamento de dívidas contraídas para a aquisição de unidade habitacional no Sistema Financeiro de Habitação (art. 1º da Lei nº 5.725/71); Compensação por falta de aviso-prévio do empregado demissionário (CLT, art. 48, §2º); Estorno da comissão já paga, verificada a insolvência do comprador (art. 7º da Lei nº 3.207/57); Adiantamento da primeira parcela do 13º salário no caso de extinção do contrato de trabalho, por justa causa, antes de 20 de dezembro (art. 3º da Lei nº 4.749/65). Adiantamentos (CLT,caput art. 462); Falta injustificada e respectivo descanso semanal remunerado correspondente àquela semana; Reparação por dano doloso (CLT, art. 462, §1º); Reparação por dano culposo, desde que esta possibilidade tenha sido acordada (CLT, art. 462, §1º); Contribuições previdenciárias e sindicais (art. 578 da CLT); Imposto de renda retido na fonte; Prestação de alimentos (art. 734, caput, do CPC); IMPORTANTE Os tribunais admitem outros descontos, a exemplo do desconto com assistência médico- hospitalar, odontológica, de seguro, de previdência privada, ou de entidade cooperativa etc., desde que haja autorização prévia por escrito do empregado e desde que não fique demonstrada a existência de coação ou outro defeito que vicie o ato jurídico, conforme dispõe o Enunciado 342 do Tribunal Superior do Trabalho (TST). Dessas deduções, conforme mencionado, a empresa é responsável por calcular e pagar todos os valores, sejam esses integralmente de responsabilidade do empregador ou devidos pelo funcionário – nesse segundo caso, a empresa recolhe o encargo e deduz da remuneração do funcionário o valor correspondente. Especificamente sobre os encargos devidos pelos funcionários, apresentam-se a discriminação e cálculos a seguir. Contribuição para a Previdência Social (INSS) Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) Sobre a Contribuição para a Previdência Social (INSS) Na folha de pagamento, deve ser apresentado o valor descontado de cada funcionário a título de contribuição previdenciária devida por ele. Esse valor permanecerá retido pela empresa (registrada no passivo como “INSS a recolher”), que efetuará o pagamento obedecido o prazo legalmente estipulado. Tabela 1 – INSS para empregado, empregado doméstico e trabalhador avulso no ano de 2017 Salário de contribuição (R$) Alíquota Até R$ 1.659,38 8% De R$ 1.659,39 a R$ 2.765,66 9% De R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31 11% A Tabela 1 apresenta as alíquotas do INSS incidentes sobre cada uma das faixas salariais. Para fins de exemplo, vamos considerar um funcionário que recebe remuneração mensal de R$ 1.000. Ao final do mês, a empresa deverá calcular e registrar o INSS devido por ele. Como o valor do salário recebido encontra-se na primeira faixa, ou seja, é inferior a R$ 1.659,38, a alíquota aplicada será a de 8%, obtendo R$ 80,00 de INSS a recolher. O registro será feito da registrada da seguinte forma: Note que o valor do INSS devido pelo funcionário é descontado de seu salário, quando a empresa debita R$ 80,00 em “Salários a pagar”. Isso significa uma retenção de parte do seu salário que é permitida, já que a empresa terá que recolher o mesmo valor ao governo (“INSS a recolher”). Data Débito Crédito 31/abr Salários a Pagar (8% de R$ 1.000) INSS a recolher 80,00 80,00 No mês seguinte, na data estabelecida conforme prazo legal, digamos 08 de maio, a empresa realizará o pagamento. Então, teremos o seguinte registro: Data Débito Crédito 08/mai INSS a Recolher Caixa 80,00 80,00 Além do INSS devido pelo funcionário, a empresa deve calcular e registrar também a contribuição previdenciária devida por ela sobre a folha de pagamento de cada um de seus funcionários. Esse valor também deve ser registrado no passivo como “INSS a recolher”, juntamente com a parcela descontada do funcionário, para pagamento futuro obedecido o prazo legalmente estipulado. Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) A partir de 01/01/1989, todos os rendimentos auferidos por pessoas físicas estão sujeitos à incidência do imposto de renda, com algumas exceções, tais como: rendimentos de aplicações financeiras, dos lucros distribuídos etc. Assim, funcionários que recebam remuneração acima de certo valor têm em sua folha de pagamento o desconto relativo ao imposto de renda. Essa tributação incide sobre: salários, honorários, vantagens extraordinárias, abonos, gratificações, 13º salário, férias e outros rendimentos, conforme o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99). Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) A Tabela 2 apresenta as alíquotas de imposto de renda incidentes sobre cada uma das faixas salariais. Tabela 2- Alíquotas de incidência mensal de IR A partir do mês de abril do ano-calendário de 2015 Base de cálculo (R$) Alíquota (%) Parcela a deduzir do IRPF (R$) Até 1.903,98 - - De 1.903,99 até 2.826,65 7,5 142,80 De 2.826,66 até 3.751,05 15 354,80 De 3.751,06 até 4.664,68 22,5 636,13 Acima de 4.664,68 27,5 869,36 Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) O valor do imposto de renda devido para cada faixa salarial é descontado pela empresa na folha de pagamento de cada um de seus funcionários. Esse valor permanecerá retido pela empresa (registrada no passivo como “IRRF a recolher”), que efetuará o pagamento obedecido o prazo legalmente estipulado – segundo a Lei nº 11.933/2009, o valor do IRRF deverá ser recolhido até o dia 20 do mês subsequente ao mês da ocorrência dos fatos gerados. Entretanto, para o cálculo do IRRF, é preciso determinar a base incidente da alíquota. A partir de 01/01/1992, na base de cálculo do IRRF poderão ser deduzidos os encargos com dependentes. Para cada dependente do funcionário deve ser abatida a importância de R$ 189,59, sem limite de dependentes; pensão alimentícia e contribuições para a previdência social. Para fins de exemplo, vamos considerar um funcionário que receba uma remuneração mensal de R$ 3.200,00, cuja contribuição previdenciária é de R$ 352,00 (11% de R$ 3.200,00) e que ele tenha apenas um dependente (logo, uma dedução de R$ 189,59). Ao final do mês, a empresa deverá calcular o IRRF devido pelo empregado. Veja a seguir. Uma vez estimado o valor do imposto a ser retido pela empresa, temos que efetuar o seguinte registro: Valor da remuneração R$ 3.200,00 (-) Dedução por dependente (R$ 189,59) (-) Dedução da contribuição para previdência (INSS) (R$ 352,00) (=) Base de cálculo do IRRF R$ 2.658,41 Alíquota 7,5% sobre a base de cálculo R$ 199,38 (-) Parcela de dedução (R$ 142,80) (=) IRRF R$ 56,58 Data Débito Crédito 31/abr Salários a Pagar IRRF a Recolher 56,58 56,58 Note que o valor do IR devido pelo funcionário é descontado de seu salário, quando a empresa debita R$ 56,58 em “Salários a pagar”. Esse débito representa uma retenção permitida pela contrapartida da empresa em recolher o valor ao governo (“IRRF a recolher”). No mês seguinte, até a data estabelecida legalmente, a empresa realizará o pagamento (vamos considerar em 15 de maio). Teremos, então, o seguinte registro: Data Débito Crédito 15/mai IRRF a Recolher Caixa 56,58 56,58 1. Há três alíquotas referentes ao INSS, que podem incidir na remuneração dos funcionários. Quais são essas alíquotas? 2. As alíquotas do Imposto de Renda variam em função das faixas de remuneração recebidas pelos funcionários. Quais são essas alíquotas? 3. Como é o procedimento referente ao pagamento dos valores referentes ao INSS e ao IRRF deduzidos da folha de pagamento dos funcionários? Explique. As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. Elas não valem nota. Exercício Tema 3 Obrigações do empregador Você sabe descrever quais são as contribuições incidentes sobre a folha de pagamento para a empresa? As empresas estão obrigadas a pagar aos seus funcionários, além dos salários, todos os benefícios que mostramos no capítulo anterior, tais como comissões, horas extras, adicionais de insalubridade, 13º salário, etc. que são elementos que compõem a remuneração total dos funcionários. Além desses valores, fazem parte das obrigações da empresa as contribuições sociais,o fundo de garantia (FGTS), que incidem sobre a folha de pagamento e os encargos trabalhistas, incidentes sobre a mão de obra. A discriminação das contribuições trabalhistas/sociais incidentes sobre a folha de pagamento é apresentada a seguir. Contribuições sociais incidentes sobre a folha de pagamento Contribuições ao INSS = 20% Risco Ambiental do Trabalho (RAT) = de 1% a 3% (depende do grau de risco que cada empresa está enquadrada /É determinado pelo Código de Atividade Econômica) Sistema S = SESI/SESC/SEST = 1%; SENAI/SENAC/SENAT = 1,5% Salário-educação = 2,5% Incra = 0,2 Sebrae = 0,6% SUBTOTAL (APROXIMADAMENTE) = 27,8% Fundo de Garantia por Tempo de Serviço = 8% SUBTOTAL = 8% Encargos trabalhistas incidentes sobre a mão de obra Repouso Semanal Remunerado (RSR/DSR) Férias 1/3 sobre as Férias Feriados Aviso-prévio indenizado 13º salário Auxílio-doença (15 dias) Licença-paternidade Encargos trabalhistas incidentes sobre a mão de obra Nas empresas, para a apuração do lucro real tributável, o fisco aceita como despesas dedutíveis todos os custos ou despesas com funcionários da empresa, inclusive os encargos sociais, desde que: 1 Esses custos e despesas correspondam às atividades da empresa e sejam necessários; 2 Os funcionários estejam registrados no quadro funcional da empresa, e ela sendo obrigada a cumprir, além de exigências da legislação tributária, as exigências da legislação trabalhista. Isso significa que a empresa deverá emitir e arquivar a Folha de Pagamento de seus funcionários individualmente e com detalhes acerca dos encargos sociais e previdenciários. Viu por que é tão importante, para fazer o reconhecimento contábil, a elaboração correta da folha de pagamento? Como vimos, há várias Contribuições Sociais Incidentes sobre a Folha de Pagamento. Vamos discorrer brevemente acerca dessas contribuições. Siga com seus estudos. Risco Ambiental do Trabalho (RAT) GILL-RAT é a sigla correspondente à Contribuição do Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa decorrente dos Riscos Ambientais do Trabalho, uma das várias contribuições previdenciárias obrigatórias sobre as atividades trabalhistas no Brasil. As alíquotas do GILL-RAT dependem do grau de risco que cada empresa está enquadrada: sendo de 1% se o risco for mínimo; 2% para uma atividade de risco médio; ou 3%, se o risco for grave. O risco é determinado pela Classificação Nacional de Atividades Econômicas. SAIBA MAIS Consulte a página da Previdência Social, 2017. Dhttp://www.previdenci a.gov.br/arquivos/office /4_101130-164603- 107.pdf Sobre Sistema S SESI SESC SEST SENAI SENAC SENAT As contribuições sociais destinadas ao Sistema S estão vinculadas à atividade desempenhada pelas empresas, sendo os empregados beneficiários imediatos de sua arrecadação. Pautada no artigo 240 da Constituição Federal, que determinou a obrigatoriedade das empresas em contribuírem ao Sistema S como um todo, na medida em que os empregadores admitem empregados, assumindo, portanto, o risco da produção. Sobre o Salário- Educação Previsto no art. 212, § 5º, da Constituição Federal, o salário educação é uma contribuição social, cujo objetivo é o de obter recursos adicionais para financiar o ensino público fundamental. Sobre o Incra Criado pelo Decreto-Lei nº. 1.110/1970, o Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA) está vinculada ao Ministério da Agricultura e tem por finalidade executar a reforma agrária e realizar o ordenamento fundiário nacional (INCRA, 2017). Sobre o Sebrae Criado pelo art. 8º da Lei nº. 8.029/90, o então denominado Centro Brasileiro de Apoio à Pequena e Média Empresa (CEBRAE), foi desvinculado da Administração Pública e transformado em serviço social autônomo, cujo objetivo é o de criar Programas de Apoio às Empresas de Pequeno Porte. De acordo com o Art. 9 da referida Lei: Compete ao serviço social autônomo a que se refere o artigo anterior planejar, coordenar e orientar programas técnicos, projetos e atividades de apoio às micro e pequenas empresas, em conformidade com as políticas nacionais de desenvolvimento, particularmente as relativas às áreas industrial, comercial e tecnológica. Atualmente, a denominação da entidade é Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE). Sobre o FGTS O FGTS foi constituído na década de 60 e passou por algumas alterações desde sua criação. A partir da década de 80, o direito ao regime do FGTS é assegurado aos trabalhadores urbanos e rurais, independentemente de opção. O FGTS representa o encargo social da empresa, cujo percentual é de 8% incidente sobre a remuneração paga ou devida no mês anterior, incluindo 13º salário. 1. O fisco aceita como despesas dedutíveis todos os custos ou despesas com funcionários da empresa? Justifique sua resposta. 2. Qual o total dos encargos sociais sobre a folha de pagamento as empresas terão que pagar? Cite quais são. 3. Quanto a empresa recolhe a título de FGTS dos funcionários aos cofres públicos? As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. Elas não valem nota. Exercício Tema 4 Cálculos da folha de pagamento Você sabe sobre o procedimento de contabilização da folha de pagamento mensal? Veja o passo a passo aqui. Categoria Salário-base Acréscimos Frequência INSS Imposto de renda Outros descontos Salário líquido •Indicar a categoria •classificação dos funcionários de acordo com o estabelecido pela Convenção Coletiva (comércio, indústria ou outras). •Indicar o salário-base •considere o valor de registro de cada empregado. •Indicar os acréscimos •analisar a frequência e a existência de horas extras no sistema de controle de ponto ou livro ponto. Essa avaliação é individual, porque pode haver adicionais (trabalho noturno, periculosidade, insalubridade, salário-família, descanso semanal remunerado, etc.). •Frequência •confirmar se o funcionário compareceu ao trabalho conforme o previsto, sem faltas não justificadas. As ausências não justificadas podem ser descontadas proporcionalmente do valor bruto do salário. Elaborando a folha de pagamento do funcionário •INSS •calcular o INSS, que pode variar entre 8% a 11%, dependendo do valor do salário. O teto da Previdência (limite máximo a ser deduzido é de R$ 608,44) precisa ser verificado, porque a contribuição é calculada sobre esse patamar máximo para quem ganha mais do que esse limite. •Imposto de renda •considerar como base de cálculo o valor do salário deduzido do INSS para calcular o IRRF. Deduções com dependentes, descontos com faltas e atrasos e pensão alimentícia também precisam ser considerados. •Outros descontos •eventuais descontos relativos a direitos e benefícios também entram na conta, como no caso de vale transporte, adiantamento salarial (vale), contribuição sindical, convênio médico. •Salário Líquido •A remuneração a ser repassada é resultado desses cálculos. Elaborando a folha de pagamento do funcionário A seguir, apresentamos um exemplo de cálculo a serem feitos para elaboração da folha de pagamento. Considere um funcionário que receba um salário bruto total, incluindo gratificações, de R$ 3.500,00 e que tenha dois dependentes. 1º passo Como o salário totaliza R$ 3.500,00, a alíquota a ser aplicada é a de 11%, o que resulta em: R$ 3.500,00 x 11% = R$ 385,00. Como o funcionário possui dois dependentes, teremos: R$ 189,59 x 2 = R$ 379,182º passo 3º passo 1º passo Calcular o INSS 2º passo Dedução por dependentes 3º passo Subtrair os valores do INSS e dosdependentes para cálculo do IRRF X Alíquota 7,5% sobre a base de cálculo = R$ 205,18. Valor da remuneração R$ 3.500,00 (-) Dedução por dependente (R$ 379,18) (-) Dedução da contribuição para previdência (INSS) (R$ 385,00) (=) Base de cálculo do IRRF R$ 2.735,82 Do valor calculado no 3º passo, subtrair a parcela a deduzir: R$ 205,18 (-) Parcela de dedução de R$ 142,80 = IRRF de R$ 62,38 4º passo Calcular o IRRF 5º passo Calcular o salário líquido Após efetuar os cálculos, a empresa deverá proceder os registros contábeis dos valores referentes a folha de pagamento, como veremos a seguir. Valor da remuneração (salário) R$ 3.500,00 (-) INSS (R$ 385,00) (-) IRRF (R$ 62,38) (=) Salário líquido R$ 3.052,62 Como o salário bruto total do funcionário é de R$ 3.500,00 e a empresa tem até o 5º dia útil do mês seguinte para proceder ao pagamento, o registro contábil do reconhecimento da obrigação é: Data Débito Crédito 31/jan/X1 Despesa de salários Salários a pagar 3.500,00 3.500,00 Contabilização dos Salários a Pagar Contabilização dos INSS e IRRF a Recolher Como vimos no exemplo acima, os valores calculados para fins de INSS foi de R$ 385,00 e do IRRF de R$ 62,38, que são subtraídos do salário bruto do funcionário. Para retirarmos esses valores, com o objetivo de obter o salário líquido, precisamos proceder ao seguinte registro: Data Débito Crédito 31/jan/X1 Salários a pagar Encargos Previdenciários a Recolher (INSS) IRRF a Recolher 447,38 385,00 62,38 Como vimos anteriormente, sobre a folha de pagamento incide 27,8% (aproximadamente) de contribuições sociais e mais 8% do FGTS. Como no exemplo aqui demonstrado, o salário total do funcionário é de R$ 3.500,00, basta aplicarmos as respectivas alíquotas, que obteremos: R$ 973,00 de contribuições sociais a recolher e R$ 280,00 de FGTS. Cálculo e Contabilização das Contribuições Sociais sobre a Folha Data Débito Crédito 31/jan/X1 Encargos Sociais Encargos Previdenciários a Recolher Encargos com FGTS a Recolher 1.253,00 973,00 280,00 No mês subsequente, em fevereiro para fins do exemplo, a empresa realizará o pagamento das obrigações aos funcionários e aos cofres públicos. Veja como fica o registro contábil referente a esses encargos. Assim, os registros contábeis, considerando que o pagamento será realizado no dia 05 de fevereiro, serão: Cálculo e Contabilização das Contribuições Sociais sobre a Folha E que os encargos sobre a folha serão recolhidos no dia 09 de fevereiro. Data Débito Crédito 05/fev/X1 Salários a pagar Bancos 3.052,62 3.052,62 Data Débito Crédito 09/fev/X1 Encargos Previdenciários a Recolher Encargos com FGTS a Recolher IRRF a Recolher Bancos 1.358,00 280,00 62,38 1.700,38 Veja que o valor referente aos encargos previdenciários aqui registrados, de R$ 1.358,00, representam o somatório do valor descontado do funcionário, de R$ 385,00, e a parcela devida pela empresa, de R$ 973,00. Cálculo e Contabilização o Vale Transporte IMPORTANTE A legislação que trata do vale transporte autoriza a empresa a descontar até 6% (seis por cento) do salário do funcionário. O desconto não incide sobre os demais benefícios, tais como horas extras, comissões, etc. Se o montante do vale transporte utilizado pelo empregado for um valor inferior a 6% do salário, o desconto se restringi, portanto, ao menor valor. Caso os valores excedam aos 6% descontados, a diferença será de responsabilidade do empregador. Vamos exemplificar as duas situações citadas. Uma empresa tem dois funcionários que necessitam de dois vales transportes para o deslocamento ao trabalho. A quantidade de dias de trabalho no mês é de 22 dias. Ambos necessitam de duas conduções por dia, o que requer um total de 44 vales transporte para cada funcionário. O valor do vale transporte nesse mês é de R$ 3,00. O salário do funcionário 1 é de R$ 1.500,00 já o do funcionário 2 de R$ 3.000,00. Temos, portanto, os seguintes valores: Cálculo e Contabilização o Vale Transporte Funcionário 1 = Salário de R$ 1.500,00 Funcionário 2 = Salário de R$ 3.000,00 Número de dias de trabalho no mês? 22 Número de dias de trabalho no mês? 22 Número de conduções por dia: 2 Número de conduções por dia: 2 Número de vales transportes necessários: 44 Número de vales transportes necessários: 44 Valor do benefício (44 x R$ 3,00): R$ 132,00 Valor do benefício (44 x R$ 3,00): R$ 132,00 6% do salário (6% x R$ 1.500,00) R$ 90,00 6% do salário (6% x R$ 3.000,00) R$ 180,00 Figura 4: Cálculo do desconto referente ao vale transporte Cálculo e Contabilização o Vale Transporte Pelos cálculos da Figura 4, perceba que o funcionário 1 tem direito a receber um benefício de R$ 132,00, mas o desconto de 6% calculado sobre seu salário é de apenas R$ 90,00, devendo à empresa complementar a diferença (de R$ 42,00). No caso do funcionário 2, o valor do benefício é o mesmo que para o funcionário 2, de R$ 132,00, já que utilizam a mesma quantidade de vales transporte. Entretanto, como seu salário é superior, ao calcular o valor de desconto, teremos uma dedução de R$ 180,00. Porém, o valor do desconto será o menor valor, ou seja, do benefício que ele efetivamente recebe, ou seja, dos R$ 132,00. Como exemplo, considere um funcionário que receba R$ 5.000,00 mensalmente e que a convenção coletiva da categoria estipule para as duas primeiras horas extras a remuneração de 50% sobre o valor da hora normal e 100% para as seguintes. Para cálculo, é preciso dividir o valor do salário mensal pela jornada normal de trabalho diário (220 horas), conforme apresentado a seguir. Cálculo e Contabilização das Horas Extras Como exemplo, considere um funcionário que receba R$ 5.000,00 mensalmente e que a convenção coletiva da categoria estipule para as duas primeiras horas extras a remuneração de 50% sobre o valor da hora normal e 100% para as seguintes. Para cálculo, é preciso dividir o valor do salário mensal pela jornada normal de trabalho diário (220 horas), conforme apresentado a seguir. R$ 5.000,00 / 220 horas = R$ 22,72 / hora esse é o valor da hora normal R$ 22,72 x 50% = R$ 11,37 esse é o valor da hora extra O valor a ser recebido referente a primeira hora extra será de R$ 22,72 (hora normal) + R$ 11,37 (acréscimo da hora extra), o que totaliza R$ 34,09. Considerando no nosso exemplo que o funcionário tenha trabalho 2 horas extras, ele receberá, portanto, R$ 34,09 + R$ 34,09, o que totaliza R$ 68,18. A contabilização das despesas com horas extras, que, conforme mencionado, integram o salário do funcionário, é feita por competência. Veja ao lado: Data Débito Crédito 31/jan/X1 Despesa de Horas Extras Salários a Pagar 68,18 68,18 Cálculo e Contabilização do Adicional Noturno R$ 1,00 x 1,2 x 60/52,5 R$ 1,37 esse é o valor do adicional por hora noturna R$ 1,00 x 1,2 x 60/52,5 x 1,5 R$ 2,05 esse é o valor do adicional por hora extra noturna R$ 1,00 x 20 x R$ 2,05 R$ 41,00 esse é o valor a ser pago como adicional noturno Como exemplo, considere que o valor de R$ 1,00 como sendo o valor da hora normal de serviço de um funcionário. Veja como ficará o cálculo: Caso o trabalhador esteja cumprindo hora extra no período noturno, o acréscimo de 50% referente à hora extra incide também sobre o adicional noturno: Se no mês de abril, esse trabalhador, do nosso exemplo, realizou 20 horas extras em horário noturno, o valor a ser acrescido a sua remuneração pelo adicional noturno será de: A contabilização dessa despesa com adicional noturno é feita por competência da seguinte forma: Data Débito Crédito31/set/X1 Despesa com Adicional Noturno Salários a Pagar 41,00 41,00 Cálculo e Contabilização das Gratificações Como exemplo, considere um funcionário que receba uma gratificação de R$ 150,00 em caráter de prêmio por não possuir, no mês, faltas ou atrasos superiores aos cinco minutos tolerados. A contabilização das despesas com essa gratificação esporádica é feita por competência da seguinte forma: Data Débito Crédito 31/jan/X1 Despesa com Gratificação Salários a Pagar 150,00 150,00 1. Quando um funcionário tem direito ao vale transporte e qual o percentual é descontado do seu salário referente a esse direito? 2. Qual a diferença entre horas extras e adicional noturno? Explique. 3. O que são gratificações e explique se existe diferença entre essas e as gratificações natalinas? As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. Elas não valem nota. Exercício Contabilizando Férias e 13ª Salários As férias dos funcionários correspondem a um período de 30 dias. Em geral, os funcionários podem tirá-la em um único período ou a empresa poderá fracioná-la em dois ou três períodos, desde que esses não sejam inferiores a 10 dias. Entretanto, se um funcionário tiver faltado ao trabalho sem nenhuma justificativa (como de atestado médico seu ou de acompanhante ou de óbito de familiar, por exemplo), haverá uma diminuição no período em que ele teria direito de gozo, conforme apresentado na Figura 5. Quantidade de faltas não justificadas Direito a férias de Até 5 faltas 30 dias corridos De 6 a 14 faltas 24 dias corridos De 15 a 23 faltas 18 dias corridos De 24 a 32 faltas 12 dias corridos Mais de 32 faltas Não terá direito de férias Figura 5: Cálculo do período de dias de férias Cálculo e Contabilização das Férias R$ 3.200,00 / 3 = R$ 1.066,66 esse é o valor do adicional de 1/3 férias Para calcular a remuneração referente às férias, basta somar ao salário um adicional de ⅓ da remuneração, acrescido do valor de outros benefícios, tais como a hora extra. Para fins de exemplo, considere um empregado que recebe remuneração mensal de R$ 3.200,00, cuja contribuição previdenciária é de R$ 352,00 (11% de R$ 3.200,00) e que ele tenha apenas um dependente. O valor a ser adicionado ao salário para ser pago referente às férias é calculado da seguinte forma: O valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66 (adicional de 1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66. Cálculo e Contabilização das Férias A seguir, deve ser calculado o valor do INSS do empregado sobre as férias, que será deduzido de sua remuneração. Para isso, inicialmente verifica-se a remuneração devida – no nosso exemplo, R$ 4.266,66 – e aplica-se o percentual correspondente indicado na tabela de INSS – no caso, 11% - o que totaliza R$ 469,33. Posteriormente, a empresa deverá calcular e registrar o IRRF devido pelo funcionário e registrada da seguinte forma: Valor da remuneração (salário + 1/3 férias) R$ 4.266,66 (-) Dedução por dependente (R$ 189,59) (-) Dedução da contribuição INSS (R$ 469,33) (=) Base de cálculo R$ 3.607,74 X Alíquota 15% sobre a base de cálculo R$ 541,16 (-) Parcela de dedução (R$ 354,80) (=) IRRF R$ 186,36 1º passo 3º passo IMPORTANTE Em situações em que houver pedido de demissão pelo empregado, demissão pela empresa sem justa causa, ou término de contrato antes de completar um ano, a empresa calculará o direito de férias proporcionais, referente à quantidade de meses em que o funcionário trabalhou. R$ 4.266,66 / 12 = R$ 355,55 ao mês x 10 meses = R$ 3.555,55 Vamos supor que um funcionário foi admitido em 01/02/20X9 e que em 31/11/20X9 foi demitido sem justa causa. Nesse caso, a empresa deverá calcular a proporcionalidade das férias referente aos dez meses trabalhados pelo funcionário. Considerando que o valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66 (adicional de 1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66; teremos que calcular a proporcionalidade referente aos 10 meses, da seguinte forma: Nesse caso, o funcionário terá o direito de receber adicionalmente ao salário, um total de R$ 3.555,55, referente às férias proporcionais. IMPORTANTE Nota importante sobre férias é a contabilização da provisão. As despesas de férias devem ser reconhecidas por competência – assim como quaisquer despesas – e, portanto, devem ser registradas mensalmente durante o período aquisitivo do empregado. Nesse caso, será constituída, como contrapartida ao reconhecimento da despesa mensal com férias, a provisão de férias (passivo). Considere o nosso mesmo exemplo, em que o empregado recebe remuneração mensal de R$ 3.200,00. Conforme demonstrado, o valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66 (adicional de 1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66. A cada mês, 1/12 do valor do adicional de férias – no nosso exemplo R$ 1.066,66 / 12 = R$ 88,88 – deve ser provisionado por meio do seguinte lançamento: Data Débito Crédito 31/mês/ano Despesa de Férias Provisão de Férias 88,88 88,88 A cada fechamento das competências mensais, a empresa deverá efetuar tal registro contábil. E, na data de gozo das férias, transcorridos os 12 meses de período aquisitivo (portanto, 1 ano), faça-se o lançamento de liquidação da provisão, da seguinte forma: Data Débito Crédito 31/jan/X2 Provisão de Férias Caixa 1.066,66 1.066,66 Cálculo e Contabilização 13º salário A base de cálculo do 13º salário é o valor do salário referente a dezembro e será subtraído do adiantamento pago na primeira parcela. Vamos supor que um funcionário recebeu até março de 20X9 um salário de R$ 1.000,00 e a partir de abril, passou a ser de R$ 1.500,00, devido a uma promoção. Nesse caso, a base de cálculo do 13º salário é de R$ 1.500,00. Considerando que o funcionário optou por receber a primeira parcela do 13º salário em fevereiro, juntamente com suas férias, o valor recebido foi de R$ 500,00. Nesse caso, na segunda parcela, o funcionário deverá receber R$ 1.000,00, que é a diferença entre o valor de direito (R$ 1.500,00) e o adiantamento já pago em fevereiro, de R$ 500,00. 3º passo IMPORTANTE Assim como no caso de férias, o valor do 13º salário deve ser provisionado. Ou seja, a despesas com 13º salário deve ser reconhecida por competência, e, portanto, registrada mensalmente durante o período aquisitivo. Para tanto, como contrapartida ao reconhecimento da despesa mensal com 13º salário, escritura-se a provisão de 13º salário (passivo). IMPORTANTE A cada fechamento das competências mensais, a empresa deverá efetuar tal registro contábil. E, nas datas em que efetuar os pagamentos da primeira e segunda parcelas do 13º salário, faça-se o lançamento de liquidação da provisão. Salienta-se a incidência de INSS e FGTS sobre o 13º salário, os quais também devem ser provisionados mensalmente. 1. Quando um funcionário passa a ter direito de recebimento de férias? E ao décimo terceiro salário? 2. Como as empresas devem reconhecer os valores contabilmente? De forma mensal ou anualmente? 3. Quando um funcionário é demitido sem justa causa, ele perde o seu direito de gozar as férias e ao décimo terceiro? Explique. As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. Elas não valem nota. Exercício O que você estudou Você estudou a lógica de calcular a folha de pagamentos para dois públicos diferentes: os trabalhadores das empresas, que muitas vezes assinam seus contracheques sem saber exatamente nem o que, nem quanto, nem porquê determinados valoresestão sendo acrescidos ou descontados do seu recebimento. E àqueles que têm uma necessidade de conhecer mais como se dá a contabilização da folha de pagamento para as empresas, já que trabalham ou desejam trabalhar com contabilidade ou recursos humanos. • C.B.O – Classificação Brasileira de Ocupações • CLT – Consolidação das Leis do Trabalho • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social • FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço • GILL-RAT – Contribuição do Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa decorrente dos Riscos Ambientais do Trabalho • INCRA – Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária • INSS – Instituto Nacional do Seguro Social • IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte • MTE – Ministério do Trabalho e Emprego • OMS – Organização Mundial de Saúde • PIS – Programa de Integração Social • RIR – Regulamento do Imposto de Renda • SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas • SENAI/SENAC/SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial, Comercial do Transporte • SESI/SESC/SEST – Serviços Sociais da Indústria, do Comércio e do Transporte • TST – Tribunal Superiro do Trabalho Lista de Siglas • BRASIL. CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS TRABALHISTAS. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto- Lei/Del5452.htm>. Acesso em: 26 out 2017. • INSTITUTO SOCIAL DE SEGURIDADE SOCIAL. Tabela de contribuição mensal. Disponível em: <http://www.previdencia.gov.br/servicos-ao-cidadao/todos-os-servicos/gps/tabela-contribuicao-mensal/>. Acesso em: 26 out 2017. • MINISTÉRIO DO TRABALHO. Classificação Brasileira de Ocupações. Disponível em: <http://www.mtecbo.gov.br/cbosite/pages/informacoesGerais.jsf;jsessionid=iUHCLAww4OVCJCT3iLLMK1wU.slave15:mte-cbo#3>. Acesso em: 26 out 2017. • OLIVEIRA, Luís Martins de; CHIEREGATO, Renato; PEREZ JÚNIOR, José Hernandez; GOMES, Marliete Bezerra. Manual de Contabilidade Tributária: textos e testes com as respostas. 13ª Ed. São Paulo: Atlas, 2014. • PORTAL G1. Entenda o que é adicional de insalubridade e quem tem direito. Disponível em: <http://g1.globo.com/Noticias/ConCURSOs_Empregos/0,,MUL1222811-9654,00- ENTENDA%2BO%2BQUE%2BE%2BADICIONAL%2BDE%2BINSALUBRIDADE%2BE%2BQUEM%2BTEM%2BDIREITO.html>. Acesso em: 26 out 2017. • PREVIDÊNCIA SOCIAL. Classificação Nacional De Atividades Econômicas E Grau De Risco De Acidente Do Trabalho Associado. Disponível em: <http://www.previdencia.gov.br/arquivos/office/4_101130-164603-107.pdf.>. Acesso em: 26 out 2017. • PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL. Salário Família. Disponível em: < http://pis2016.org/salario-familia/>. Acesso em: 26 out 2017. • RECEITA FEDERAL. IRPF (Imposto sobre a renda das pessoas físicas). Disponível em: <http://idg.receita.fazenda.gov.br/acesso-rapido/tributos/irpf-imposto-de-renda-pessoa-fisica>. Acesso em: 26 out 2017. • __________________. Imposto de Renda. Disponível em: <https://impostoderenda2017.com/>. Acesso em: 26 out 2017. • SALÁRIO MÍNIMO. Salário Mínimo. 2017. Disponível em: <http://minimosalario.com.br/>. Acesso em: 26 out 2017. • TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO. Enunciado 342. Disponível em: <http://www.tst.jus.br/>. Acesso em: 26 out 2017. • WARREN, Carl S.; REEVE, James M.; DUCHAC, Jonathan E.; PADOVEZE, Clóvis Luís. Fundamentos de Contabilidade – Aplicações. Tradução da 22ª edição norte-americana. São Paulo, Cengage Learning, 2010. Referências
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