Análise de Formulários Administrativos

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UNIDADE VIII: O ESTUDO DE FORMULÁRIOS 
8.1 Introdução 
Antes de se analisar um formulário é importante perguntar se a existência do 
formulário é justificada. 
Os formulários não são o fim de um órgão ou processo e sim um “meio” de se 
organizar e transmitir informações. o preenchimento, análise e distribuição de formulários são 
atividades sem valor agregado. 
8.2 Itens a serem verificados na avaliação de formulários 
 Necessidade atual do formulário; 
 Identificação do formulário; 
 Condições de preenchimento; 
 Controle e avaliação (forma/ responsabilidade); 
 Consumo; 
 Formato e material; 
 Forma de arquivamento; 
 Custo; 
 Benefícios / problemas. 
8.3 Indicadores de desempenho de formulários: 
 Continua dificuldade na compreensão e preenchimento; 
 Formação de fila; 
 Permanência de problemas após a racionalização do tempo de trabalho 
(quando não foi realizada racionalização de formulários); 
 Demoras na utilização. 
 Tais aspectos podem não ser originados diretamente pelos formulários, porém 
indicam ao menos a necessidade de uma maior “preocupação” com esses instrumentos. 
8.4 Tendência no uso dos formulários 
 8.4.1 Formulários eletrônicos: tendência irreversível trazendo: 
 Agilidade; 
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 Redução no volume de papel utilizado na organização: menos espaço, 
redução de impacto ambiental (além da fonte não renovável ao processo 
químico na elaboração do papel é altamente nocivo); 
 Redução de custos diretos em longo prazo e custos indiretos de forma 
imediata; 
 Facilidade de controle; 
 Facilidade do preenchimento com a opção de inclusão de informações on-
line; 
 Possibilidade de intercâmbio e ferramentas. 
8.5 Análise de Formulários 
 8.5.1 Objetivo 
 uniformizar procedimentos de registro e manutenção de informações. 
 oficializar e legalizar os atos, fatos e procedimentos empresariais. 
 reduzir o custo e o esforço de produção associado ao fluxo de informações. 
 facilitar a execução de controles sobre as operações das áreas e da empresa 
como um todo. 
 definir quais as informações devem ou não ser registradas, quais informações 
devem ou não ser armazenadas. 
 minimizar o nível de repetição das informações. 
 estabelecer padrões para o relacionamento entre os dados existentes e as 
formas alternativas de sintetização ou consolidação das informações 
disponíveis. 
 proporcionar um fluxo de informações racional, adequado e dinâmico. 
 facilitar o processamento eletrônico de dados. 
 8.5.2 Definição 
 análise de formulários trata da verificação da necessidade crítica e criteriosa 
da existência, do formato e da vida de uma informação. 
 formulário é o instrumento de base que recebe uma informação, seja ela 
constante e/ou variável, para seu armazenamento, recuperação, leitura e 
interpretação por qualquer meio ou forma, considerando uma série de regras 
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preestabelecidas tanto para sua estrutura, forma, conteúdo ou apresentação, 
sejam elas rígidas ou flexíveis. 
 Além das definições básicas mencionadas, que se referem à análise por um lado e ao 
formulário por outro, é necessário que se definam claramente os termos que serão usados a 
seguir. São eles: 
 Armazenar: é o processo de guarda e preservação da informação que está 
sendo produzida. 
 Arquivo: é o lugar predeterminado na tramitação onde o formulário efetua 
uma parada. 
 Boneco: é a configuração primeira que o modelo assume após análise, 
normalmente a lápis e elaborado pelo profissional que executou o processo de 
análise. 
 Ciclo de vida: é o tempo existente entre o momento em que o formulário 
recebe a primeira informação e o momento em que o formulário perde a 
relevância ou validade. 
 Constante: é a informação que sempre está repetida da mesma forma 
 Diagramação: é a ordem, disposição, colocação e aparecimentos dos campos 
que compõem a informação. 
 Espaço: é a área física reservada para cada informação; pode também ser 
tempo. 
 Formato: é a representação do espaço necessário para conter a configuração 
que a informação possa apresentar. 
 Freqüência: é a quantidade de vezes que uma informação é repetida em um 
único exemplar do formulário. 
 Modelo: é o aspecto físico que um formulário terá quando estiver pronto 
para ser usado. 
 Preencher (ou gravar ou registrar): é o processo físico usado para fixar as 
informações no formulário. 
 Produção mecânica: é o processo físico através do qual um formulário é 
reproduzido. 
 Recuperar: é a forma como a informação poderá ser retomada e reutilizada 
em período de tempo posterior. 
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 Relevante: é a informação que pode influenciar uma decisão tomada no 
sistema. 
 Tramitação: é o percurso efetuado pelo formulário durante seu ciclo de vida. 
 Trânsito: é o movimento entre as diversas áreas ou estágios efetuado pelo 
formulário na tramitação. 
 Variável: é a informação que, mantendo a mesma categoria, varia em sua 
apresentação. 
 O uso de um formulário é possível sempre que o formato de uma informação 
relevante possa ser definido. 
 A criação de um formulário é necessária sempre que o uso da informação 
ocorra após sua existência e seja necessário o armazenamento para evitar a 
perda. 
Exemplo de formulários: formulário eletrônico 
Número Pasta Nome dos Funcionários Matrícula Admissão Salário 
1 André Luiz Silva 586956 14/11/75 1.200.00 
2 Aureliano Machado 21458 22/08/80 1.200.00 
3 Beatriz Gonçalves 123586 31/09/85 1.500.00 
4 Cristiane Cunha 2458 31/04/79 2.900.00 
5 Celino Santos e Souza 265895 23/01/90 1.180.00 
6 Daniel Amante 215489 15/10/98 2.500.00 
7 Evandro Mesquita 78996 19/09/99 850.59 
8 Fabiana Moura 65895 20/09/86 1.200.00 
9 Isabel Agostini 65478 11/11/95 1.200.00 
10 João Nunes e Silva 98452 22/08/96 950.59 
 
Formulário elaborado em planilha excel. 
8.6 Identificação do formulário 
 8.6.1 Questões 
 Qual o nome real do formulário? 
 Como o formulário é conhecido? 
 Quais os objetivos reais do formulário? 
 Quais os objetivos propostos pelo formulário? 
 8.6.2 Análise 
 Verificar se o nome do formulário fornece a idéia clara e exata de seu uso ou 
função. 
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 Verificar se o nome é caracterizador ou ambíguo. 
 Verificar se a codificação é adequada ou não. 
 Verificar se os objetivos são claros e realísticos. 
 Verificar se os objetivos são necessários e atingíveis. 
 Verificar se as decisões são tomadas com base nas informações que estão 
contidas no formulário. 
8.7 Emissão do formulário 
 8.7.1 Questões 
 Quais são as condições de preenchimento? 
 Quais são os critérios de preenchimento? 
 Quem é a pessoa ou área que emite? 
 8.7.2 Análise 
 Verificar os níveis de segurança existentes na emissão. 
 Definir os níveis de atendimentode situações de emergência 
 Verificar os níveis de satisfação de interesses pessoais. 
 Verificar se o processo reprográfico atende às necessidades do formulário e 
das áreas envolvidas. 
 Verificar se a “imagem” da empresa está sendo mantida com o formulário. 
8.8 Fluxo do formulário 
 8.8.1 Questões 
 Em quantas vias o formulário é produzido? 
 Todas as vias produzidas são necessárias? 
 Quais os diversos destinos das vias? 
 Todas as vias produzidas são iguais? 
 O formulário não pode ser cancelado? 
 Há quanto tempo este formulário é usado? 
 Quem solicitou originalmente a criação? 
 Qual a participação deste formulário no sistema? 
 Este formulário participa de outros sistemas? 
8.8.2 Análise 
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 Verificar se a quantidade de vias é adequada as necessidades da área, do 
sistema, da rotina. 
 Verificar se todas as cópias ou vias do formulário são realmente necessárias. 
 Identificar o sistema de distribuição das vias e verificar se sua execução é 
rápida e adequada. 
 Verificar se a velocidade de tramitação é adequada. 
 Verificar se as cores são usadas adequadamente. 
 Verificar se todos os formulários usados no processo formam um jogo 
coerente quando analisados juntos. 
 Verificar se a forma de expedição está de acordo com o sigilo e segurança 
das informações que estão sendo veiculadas. 
8.9 Controle do formulário 
 8.9.1 Questões 
 Quem controla o uso do formulário? 
 Como é feito o controle do estoque? 
 Quais os critérios usados no controle? 
 Qual o tipo de numeração, codificação, pré-impressão (se houver)? quem 
elaborou a definição e atribuição? 
 A adoção do formulário foi decorrente de norma, circular, lei ou 
regulamentação especial? 
 8.9.2 Análise 
 Verificar se há problema no processo de registro. 
 Verificar se é adequado o critério de conferência. 
 Verificar quais são os níveis de estoques mantidos pelo usuário, almoxarifado 
e demais áreas. 
 Verificar qual é a estrutura da numeração, se é automática ou é atribuída pelo 
próprio usuário. 
8.10 Forma de arquivamento 
 8.10.1 Questões 
 Qual o processo atual de arquivamento? 
 Por quanto tempo o formulário é arquivado? 
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 Quais as condições necessárias de arquivamento? 
 Quais os processos atuais de retiradas e com que freqüência? 
 Quais os processos usuais para o rearquivamento? 
 Existem leis que estabeleçam os prazos? quais? 
 Como é o processo de destruição ou eliminação? 
 8.10.2 Análise 
 Verificar os níveis de acesso aos arquivos pelos usuários. 
 Verificar se os arquivos necessários estão disponíveis. 
 Verificar qual é o ambiente dos arquivos e suas características básicas. 
 Verificar o sistema de busca e localização empregado e seu nível de 
adequação às necessidades dos usuários. 
 Verificar o nível de praticidade do sistema de arquivamento que é 
empregado. 
 Verificar quais são as características físicas dos arquivos em especial a 
relação arquivo versus formulário e o inverso. 
 8.11 Aspectos físicos do formulário 
 8.11.2 Questões 
 Qual o formato e o tamanho de cada via? 
 Qual o tipo de suporte usado para cada via? 
 Qual foi a forma de junção das vias que foi usada? 
 Foi usada a composição de cores? por que? 
 Qual é a cor da impressão de cada via? 
 É necessário carbonagem entre as vias? 
 Qual o tipo de carbono que é usado? 
 8.11.3 Análise 
 Verificar se o tamanho empregado é padronizado. 
 Verificar se o tamanho é adequado ao arquivamento. 
 Verificar se o tamanho atende à segurança necessária. 
 Verificar quais são os níveis de legibilidade apurado em cada uma das vias 
versus necessário. 
 Verificar o tipo e a qualidade do carbono empregado. 
 Verificar qual é a forma de extração de carbono se for o caso. 
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 Verificar se o papel empregado é o adequado em tipo, cor e qualidade. 
 Verificar qual é a forma de utilização das cores. 
 Verificar quais os custos estão associados ao emprego de cores. 
 Verificar se a forma final de apresentação do formulário é adequada ao uso. 
8.12 Aspectos operacionais do formulário 
 8.12.1 Questões 
 Quais os principais problemas apresentados? 
 Existem benefícios que devem ser mantidos? 
 Quais os aspectos positivos existentes? 
 Qual o tempo total gasto em sua emissão? 
 Qual o custo atual de produção do formulário? 
 Quais os níveis de consumo do formulário? 
 Quais as características básicas do consumo do formulário? 
 Quais os custos associados à expedição e ao arquivamento do formulário? 
 Como podem ser minimizados os problemas ou aspectos negativos 
associados ao formulário? 
 O formulário não pode ser sumariamente eliminado? 
 8.12.2 análise 
 Verificar se a seqüência de preenchimento é lógica. 
 Verificar se a transcrição dos dados é mínima e sempre igual. 
 Verificar se os espaços disponíveis são adequados. 
 Verificar se a diagramação é lógica e racional. 
 Verificar se existe um mínimo de dados repetitivos. 
 Verificar a forma de preenchimento empregado. 
 Verificar se os campos são auto-explicativos, claros e com títulos objetivos. 
 Verificar se não é possível dividir o formulário em outros. 
 Verificar se o formulário não pode ser incluído em outro já existente. 
 Verificar se não é possível a eliminação do formulário. 
 Os formulários, quando adequadamente criados e elaborados, constituem uma das 
mais importantes formas de manipular, divulgar e manter dados e informações. No entanto, 
todos nós sabemos que sempre estamos a um passo da burocratização dos processos, pois a 
impressão que temos é que os formulários acabam criando vida própria e se reproduzindo 
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quase que de forma autógena. Neste caso específico, é muito mais aconselhável que se tenha o 
controle centralizado numa única área, contando com profissionais especialistas em cada um 
dos tópicos abordados neste texto. 
 
UNIDADE 09: ESTUDO DE LAYOUT (Arranjo Físico) 
9.1 Introdução 
Sob a ótica gerencial, o layout é o planejamento e a integração dos meios que ocorrem 
para a produção obter a mais eficiente e econômica inter-relação entre os homens, 
equipamentos e movimentação de materiais dentro de um espaço disponível. 
No layout é importante observar que o fato de mudança de uma mesa e cadeira, de um 
ponto da sala para outro, pode causar um conflito maior do que a transformação estrutural de 
uma organização. É importante também dizer que a mudança do ambiente seja confortável 
para todos os que o usam para que não haja conflitos. O espaço físico também se prevalece 
com o aspecto visual. 
Basicamente o layout tem que otimizar as condições de trabalho nas diversas unidades 
organizacionais, minimizando a movimentação das pessoas, produtos, materiais e documentos 
dentro da ambiência organizacional. 
9.2 Importância do Estudo de Layout 
O estudo do layout em qualquer local de trabalho é de importânciaindiscutível, pois 
disso depende o bem-estar e, conseqüentemente, o melhor rendimento das pessoas. Uma boa 
disposição de móveis e equipamentos faculta maior eficiência aos fluxos de trabalho e uma 
melhoria na própria aparência do local. 
O arranjo físico acaba por influir na motivação, gerando maior ou menor eficiência no 
trabalho (LERNER, 1982). Há vários exemplos a serem citados, dentre eles destacam-se as 
mudanças do arranjo físico da Toyota. A Toyota projetou máquinas para homens e mulheres 
trabalharem, que são eficientes, flexíveis e inteligentes. 
Por exemplo, os operários que instalam o acabamento interno do teto em um carro não 
precisam abaixar-se em posições desconfortáveis sobre o assoalho inacabado do mesmo, ao 
contrário disso ele são carregados por um assento engenhosamente projetado. Os 
trabalhadores são responsáveis pela manutenção das máquinas; uma medida que diversificou 
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ainda mais o trabalho cortou custos e melhorou os padrões da montagem. Os chefes das 
equipes de trabalho descobriram que os operários poderiam passar facilmente de um trabalho 
para o outro, desde que tivessem as habilidades necessárias; sendo assim houve rodízio nos 
setores. 
Esse arranjo físico da linha de montagem por produto favoreceu muito aos operários 
facilitando a sua locomoção e posição (BUTHER, 1997). 
9.3 Tipos de Layout ou Arranjo Físico 
O Arranjo Físico, ou o Layout, preocupa-se com a localização física dos recursos de 
transformação. Existem quatro tipos básicos de arranjo físico: 
 Posicional: Em vez dos materiais, informações ou clientes fluírem através de 
uma operação, quem sofre o processamento fica parado, enquanto o 
equipamento, maquinário, e pessoas locomovem-se em volta do 
processamento de acordo com o necessário. Isso se deve ao fato de que o 
produto pode ser que seja muito grande e pesado para de locomover, ou então 
é muito delicado para ser movido de um lugar para outro. 
Um exemplo deste modelo seria a construção de uma rodovia, ou seja, um produto 
muito grande para ser movido. 
 Por Processo: Quando os produtos, informações ou clientes fluírem através 
da operação, eles percorreram um roteiro de processo a processo de acordo 
com as suas necessidades. Se houver diferentes produtos, percorrerão 
diferentes roteiros através da operação, logo, o fluxo na operação pode ser 
bastante complexo. 
Um exemplo deste modelo seria o caso de um supermercado: alguns processos como 
as áreas de vegetais enlatados oferecem maior facilidade na reposição dos produtos se 
mantidos agrupados. Já a área de vegetais frescos pode ser mantida junta porque atrai mais os 
clientes postos desta forma. 
 Celular: Os recursos transformados entrando na operação são selecionados 
para movimentar-se para uma parte específica da operação, onde todos os 
recursos transformadores necessários a atender suas necessidades imediatas 
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estarão presentes. Após serem processados na célula, os recursos 
transformados partem para uma outra célula. 
Um exemplo deste modelo seriam as áreas do supermercado que estão destinadas aos 
clientes que as usam para consumo em seu horário de almoço e não para compras do mês. 
Assim, o supermercado coloca estes alimentos em uma mesma localização de forma que o 
cliente que só quer comprar o seu almoço não necessite procurar pelo supermercado inteiro. 
 Por Produto: Cada produto ou elemento de informação segue um roteiro 
predefinido no qual a seqüência de atividades requerida coincide com a 
seqüência em que os processos foram arranjados fisicamente. Por isso, ele 
pode ser chamado também de arranjo físico em linha. Como o fluxo de 
produtos é muito previsível no layout por produto, o arranjo acaba ficando 
mais fácil. É a uniformidade dos requisitos dos produtos que leva a operação 
escolher a um arranjo físico por produto. 
Um exemplo deste modelo seria a montagem de automóveis, pois quase todas as 
variantes do mesmo modelo requerem a mesma seqüência de processos. 
9.3.1 O que vale é o espaço útil 
A área útil declarada na escritura raramente corresponde à verdadeira área útil de um 
escritório, pois sempre há espaços perdidos. É o que se conclui de uma entrevista realizada 
com a arquiteta Elisabetta Romano, especializada no planejamento dos edifícios 
tecnologicamente avançados, nos quais o custo é questão prioritária. “Um conceito novo é o 
estudo do espaço útil versus o espaço que não pode ser aproveitado”, diz Elisabetta. Nos 
edifícios há um fator de perda, cujo cálculo reserva surpresas. “Se efetuarmos um 
levantamento rigoroso descobrimos que, na maioria dos casos existem muitos retalhos de 
espaços que se prestam à implantação de layout, por exemplo, cantos perdidos, vãos atrás de 
colunas, ângulos agudos, cantos arredondados”. Por isso, adverte, “é alto o custo dos 
modismos”. 
Esta entrevista ao Boletim Databolsa é um verdadeiro roteiro para avaliar o escritório 
eficiente, centrado em qualidade do espaço, flexibilidade das plantas, conceitos como o piso 
elevado e seu impacto sobre a perenidade do imóvel (ROMANO, nd). 
9.3.2 Planejamento de Espaço 
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Espaços mal aproveitados, distribuição caótica de departamentos ou mobiliário que 
não oferece conforto aos funcionários e nem a clientes o melhor a se fazer é uma 
reformulação inteligente no layout, já que espaços mal aproveitados geram desperdício de 
capital, é o que afirma Elisabetta Romano (BISCARO, 1996). 
Reformular o layout do escritório pode ser uma boa solução para reduzir custos 
operacionais, melhorar as relações de trabalho e aumentar a produtividade de uma empresa. 
Mas antes de atingir satisfatoriamente esses objetivos é necessário um estudo minucioso. Para 
isso existe o space planning ou planejamento dos espaços empresariais. 
O planejamento é feito por um especialista, que realiza o levantamento de todas as 
características da empresa. A partir dos dados colhidos pode-se fazer diagnósticos dos 
principais problemas: gastos exagerados de energia elétrica, mobiliária inadequada, espaços 
desperdiçados, ou falta de estrutura para incorporação de novas tecnologias. Então são 
indicadas as soluções. 
“Um planejamento inteligente leva a qualidade total para o espaço do escritório”, 
segundo Elisabetta Romano. O space planning dá o máximo de funcionalidade e flexibilidade 
ao escritório, distribui racionalmente os departamentos e utiliza mobiliário que responde 
questões ergonômicas. Além disso, ele prioriza a economia da energia, como o uso, por 
exemplo, de sensores que adequam o ar condicionado e a iluminação às condições externas 
(MOURA, 1996). 
O layout pode ser reformulado com alguns conceitos básicos como: racionalidade, 
flexibilidade, funcionalidade, otimização, ergonomia e economia. 
 Racionalidade: Visa a definição da quantidade exata de metros quadrados que 
cada departamento da empresa necessita para instalar confortavelmente e sem 
desperdício. 
 Flexibilidade: Está ligada à instalação de todos os aparatos que facilitem a 
vida da empresa e de seus funcionários. A utilização do piso elevado, por 
exemplo, está sendo bastante difundida no mercado de escritórios por trazer 
resultados positivos. Sua vantagem está principalmente na facilidade deinstalação e manutenção de redes de eletricidade, telefonia e informática e até 
de sistemas de ar condicionado por insulamento. 
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 Otimização: Este conceito propõe que todos os funcionários façam uso da 
infra-estrutura de apoio e serviços. 
 Ergonomia: Visa o bem-estar, evitando problemas de saúde, como dores na 
coluna e tendinite. 
 Economia: A questão da economia é fundamental, principalmente para as 
empresas que estão enxugando custos (BISCARO, 1996). 
Um bom planejamento leva à qualidade total, e pode ser uma boa solução para reduzir 
custos operacionais, melhorar as relações de trabalho e aumentar a produtividade de uma 
empresa. 
9.4 Indicadores de Problemas no Layout 
9.4.1 Alguns indicadores de mau aproveitamento de espaço: 
 Demora excessiva; 
 Fluxo confuso de trabalho; 
 Excessiva acumulação de pessoas e documentos; 
 Perda de tempo no deslocamento de uma unidade a outra; 
 Má projeção de locais de trabalho (ARAÚJO, 1994). 
9.4.2 Objetivos de um projeto de Layout 
Os principais objetivos do estudo de layout são: 
 Obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas dentro da 
organização; 
 Obter um fluxo de trabalho eficiente; 
 Facilitar a supervisão; 
 Reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa (isolar ruídos, 
reduzir espaços desnecessários etc.); 
 Impressionar favoravelmente clientes e visitantes; 
 Aumentar a flexibilidade para as variações necessárias. 
 Otimizar as condições de trabalho do pessoal nas diversas unidades 
organizacionais; 
 Racionalizar os fluxos de fabricação ou de tramitação de processo; 
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 Racionalizar a disposição física dos postos de trabalho, aproveitando todo 
espaço útil disponível; 
 Minimizar a movimentação de pessoas, produtos, materiais e documentos da 
ambiência organizacional (ARAÚJO, 1994). 
9.5 Aspectos de um bom arranjo físico 
 Segurança inerente – passagens devem ser claramente marcadas e mantidas 
livres. 
 Extensão do fluxo – minimizar as distâncias percorridas pelos recursos 
transformados. 
 Clareza de fluxo – todo o fluxo de materiais e clientes deve ser sinalizado de 
forma clara e evidente. 
 Conforto da mão-de-obra – deve ser alocada para locais distantes de partes 
barulhentas ou desagradáveis da operação, provendo um ambiente ventilado e 
iluminado. 
 Coordenação gerencial – supervisão e coordenação devem ser facilitadas pela 
localização da mão-de-obra e dispositivos de comunicação. 
 Acesso – todas as máquinas, equipamentos e instalações devem permitir 
adequada limpeza e manutenção. 
 Uso do espaço – deve permitir o uso adequado do espaço disponível da 
operação. 
 Flexibilidade de longo prazo – deve permitir mudanças periódicas à medida 
que as necessidades da operação mudam (SLACK, 1997). 
9.5.1 Princípios Básicos 
Destacam-se os seguintes princípios: 
 Dispor próximos os setores que tenham um grande fluxo recíproco de 
informação ou documentação, ou que realizem tarefas complementares entre 
si; 
 Dispor os setores de trabalho de modo a permitir rápida e eficiente supervisão 
dos empregados; 
 Colocar os setores de atendimento ao público próximo à entrada ou, no caso 
de edifício, no andar térreo; 
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 Alocar arquivos, armários, máquinas e outros utensílios perto das pessoas ou 
setores que deles façam uso mais freqüente; 
 Dispor, na medida do possível, as pessoas, os móveis e os equipamentos na 
mesma direção; 
 Atentar para a boa apresentação visual do ambiente, bem como para os 
fatores de ambientação, que propiciarão conforto aos empregados e, 
conseqüentemente, maior motivação e rendimento; 
 Alertar para a localização de portas, janelas, pilastras, tomadas, interruptores, 
lâmpadas, dependências de serviço etc. 
7. Levantamento Preliminar 
Antes de iniciada a série de etapas que culminará com a adoção do layout, 
convém recolher informações preliminares para permitir uma primeira visão da 
problemática da área em que será desenvolvido todo o estudo. São elas: 
· Detalhes do trabalho executado em cada unidade; 
· Quantidade de pessoal empregado; 
· Necessidade de comunicação entre as pessoas incluídas no campo da 
análise; 
· Necessidade de arquivamento e armazenagem; 
· Isolamento auditivo e visual; 
· Compartimentação (isolamento físico); 
· Intensidade de iluminação; 
· Portas e janelas; 
· Status obtido pela localização de mesas e cadeiras; 
· Quantidade e tipos de máquinas e equipamentos (ARAÚJO, 1994). 
8. Estratégia para Estudo de Layout 
De posse das informações preliminares, deve-se iniciar a seguinte seqüência 
de etapas: 
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· Calcular a área (necessária ou existente); 
· Fazer planta baixa; 
· Verificar o fluxo de pessoas e papéis; 
· Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos; 
· Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e 
hidráulicas; 
· Preparar e dispor as miniaturas de móveis e equipamentos; 
· Implantar e acompanhar (ARAÚJO, 1994). 
9. Fatores Ecológicos 
Dos fatores ecológicos ou de ambientação destacam-se a iluminação, o nível 
de ruído, as cores, a ventilação e a temperatura. 
· Iluminação: Experiências já comprovaram que a produtividade aumenta à 
medida que melhoram as condições de iluminação do local. 
· Ruído: A presença de ruídos é um dos fatores que mais perturbam o bom 
andamento dos trabalhos, afetando a concentração e, por conseguinte, a 
produtividade. 
· Cores: É inquestionável o efeito psicológico que as cores dos móveis e 
cômodos causam às pessoas. As cores ideais para os ambientes de escritório são 
as cores frias, como branco, creme, tonalidades claras do azul, do verde e do cinza. 
· Ventilação e Temperatura: De acordo com alguns estudos, para atingir-se 
o máximo de rendimento humano, as temperaturas devem ser entre 18° e 20° C 
para trabalhos muito ativos e entre 20° e 22°C para trabalhos de escritório.