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CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 82 UNIDADE 11: MANUAIS ORGANIZACIONAIS Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas, objetivos, instruções, atividades que devem ser obedecidas e cumpridas pelos membros da empresa, bem como a forma como estas serão executadas, quer seja individualmente ou em conjunto. Os manuais, como todo meio para obtenção de fins, têm vantagens e desvantagens, as quais deverão ser detidamente avaliadas pelos encarregados de suas preparações e aplicações, sendo que tal procedimento permitirá obter melhores resultados na utilização dos mesmos. Para que os manuais cumpram com eficiência e eficácia sua missão, deverão reunir uma série de requisitos, aos quais o analista deve estar sempre atento. A elaboração de um manual implica o desenvolvimento de um processo integrado por uma série de etapas ligadas entre si seqüencialmente: definição do objetivo a ser atingido, escolha do responsável pela preparação, análise preliminar da organização, planejamento, levantamento da informação, elaboração propriamente dita, diagramação, formato, codificação, impressão, encadernação, distribuição e acompanhamento. À medida que o processo de atualização do manual for cumprido adequadamente, a vigência dos manuais está garantida. A vitalidade dos manuais deve ser controlada periodicamente. Para isto é recomendável o uso de listas de controle. Os tipos de manuais que vamos estudar são os manuais administrativos, que são subdivididos em: manual de organização, manual de normas e procedimentos, manual de instruções e especializadas, manual de emprego e manual de propósitos múltiplos. MANUAIS ADMINISTRATIVOS Manuais administrativos consolidam e criam condições de apresentação e entrega aos usuários dos sistemas desenvolvidos pela equipe de sistemas, organização e métodos da empresa. CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 83 VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS Tanto o analista quanto o usuário do sistema, ao verificarem o manual administrativo, devem ter em mente quais são as principais vantagens e desvantagens no seu uso. Na relação a seguir não houve preocupação em hierarquizar os vários aspectos considerados, mas apenas as vantagens e desvantagens mais comuns, conforme salientado por profissionais da área. Principais vantagens do uso de manuais administrativos: Corresponde a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa; Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo administrativo. Com isso, possibilitam a normalização das atividades administrativas; Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa; Evitam discussões e equívocos muito freqüentemente, nas empresas onde não se estabeleceu a “versão” oficial da empresa sobre os temas suscetíveis de pontos de vista conflitantes (saroka e gaitán, 1979, p.44); Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa; Possibilitam o efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; Representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa; Representam uma restrição para improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas; Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção; Representam instrumentos que pode elevar o moral do funcionário, pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na empresa; Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados; Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito; CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 84 Representam um legado histórico da evolução administrativa da empresa. Principais desvantagens do uso de manuais administrativos: Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa; Sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, trás paralelamente sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa; O custo de preparação de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo- benefício identificado pela empresa; Quando não são utilizados adequados e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor; São, em geral, pouco flexíveis; Incluí somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cuja vigência e importância para o dia-a-dia da empresa é muito grande; Quando muito sintéticos tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas; Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se muitas vezes um freio para a iniciativa individual; Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada. Requisitos básicos de utilização de manuais administrativos A partir da análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, pode se deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles querem atender são: Necessidade real e efetiva da empresa; CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 85 Ter diagramação estruturada e adequada para as suas finalidades; Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário; Ter instruções autênticas necessárias e suficientes; Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem; Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema; Ter adequado flexibilidade; Ter um processo continuo de revisão, atualização e distribuição. Roteiro para elaboração do manual administrativo Quando o analista elaborar um manual administrativo, poderá utilizar um roteiro de trabalho correspondente a uma análise preliminar que considere, entre outros, os seguintes aspectos: Identificação dos sistemas a serem considerados; Seleção dos sistemas e subsistemas; Seleção dos tópicos, assuntos ou matérias; Estudo dos campos dos problemas; Pesquisa e classificação das fontes de informações; Reconhecimento e definição dos problemas; Diferenciação dos diversos elementos dos problemas; Análises esquemáticas dos problemas identificados; Avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas; CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos MirandaEmail: antonio.miranda@icsa.ufop.br 86 Avaliação e apreciação dos fatores dos problemas; Reunião, ordenação e análise de registros, fatos e informações recolhidos; Ensaios de possíveis soluções; Ordenação e sistematização da exposição; Escolha do estilo, forma de apresentação e redação. É evidente que esse conjunto e aspecto não pode esgotar o assunto inerente a um roteiro básico para elaboração do manual administrativo. Mais é importante o analista de sistema, organização e métodos ter conhecimento dos aspectos básicos, para que possa desenvolver o seu trabalho com melhor sustentação técnica. · A preparação de um manual deve respeitar alguns aspectos, tais como: · Reconhecimento da necessidade pela alta administração, de a empresa necessitar de manuais; · Sugestão dos títulos e das finalidades dos manuais · Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo; · Atribuição de responsabilidades pelo preparo de cada manual; · Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina a cada título. Tipos de manuais administrativos Manual de organização: Enfatiza e caracteriza as relações entre os diversos departamentos, órgãos, definindo deveres e responsabilidades de cargos traduzindo a filosofia da empresa. Manual de normas e procedimentos: Descreve atividades e formas de realiza-las informando e padronizando a fim de garantir a execução eficiente. Manual de políticas ou diretrizes: CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 87 Descreve as políticas da organização que devem ser seguidas por executivos e funcionários durante o processo de tomada de decisões. Manual do funcionário: Proporciona a integração do novo funcionário à empresa buscando motivação e compreensão da organização, deixando claros direitos e obrigações. Fases da elaboração do manual administrativo Para a elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas, que podem representar um procedimento basicamente padrão. A seguir é apresentado um modelo de fases (saroka e gaitán, 1979, p. 97): Definição do objetivo do manual; Escolha do (s) responsável (eis) pela preparação; Análise preliminar da empresa; Planejamento; Levantamento de informações; Elaboração propriamente dita, redação, diagramação, formato, codificação, impressão, encadernação, teste-piloto; Distribuição; Instrução aos usuários; Acompanhamento do uso. Estrutura básica de um manual Um manual pode ser elaborado da forma mais completa possível, chegando ao uso extremo de uma situação bastante simplificada. CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 88 A partir dessa situação, pode-se ter diferença na estruturação de um manual. Entretanto, normalmente um manual pode conter as seguintes partes básicas: apresentação Índice numérico ou sumário Instruções para uso Conteúdo básico apêndice glossário Índice temático bibliografia Fases de elaboração do manual administrativo Definição do objetivo do manual; Escolha do(s) responsável (eis) pela preparação; Análise preliminar da empresa; Planejamento; Levantamento de informações; Elaboração propriamente dita; redação diagramação formato codificação impressão encadernação teste-piloto; Distribuição e instrução aos usuários; do uso. CSA – 027: Análise de Sistemas Administrativos Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br 89
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