Manuais Administrativos: Vantagens e Desvantagens

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Prof. Antônio Carlos Miranda Email: antonio.miranda@icsa.ufop.br
 
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UNIDADE 11: MANUAIS ORGANIZACIONAIS 
 
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas, 
objetivos, instruções, atividades que devem ser obedecidas e cumpridas pelos membros da 
empresa, bem como a forma como estas serão executadas, quer seja individualmente ou em 
conjunto. 
Os manuais, como todo meio para obtenção de fins, têm vantagens e desvantagens, as 
quais deverão ser detidamente avaliadas pelos encarregados de suas preparações e aplicações, 
sendo que tal procedimento permitirá obter melhores resultados na utilização dos mesmos. 
 Para que os manuais cumpram com eficiência e eficácia sua missão, deverão reunir 
uma série de requisitos, aos quais o analista deve estar sempre atento. 
 A elaboração de um manual implica o desenvolvimento de um processo integrado por 
uma série de etapas ligadas entre si seqüencialmente: definição do objetivo a ser atingido, 
escolha do responsável pela preparação, análise preliminar da organização, planejamento, 
levantamento da informação, elaboração propriamente dita, diagramação, formato, 
codificação, impressão, encadernação, distribuição e acompanhamento. 
 À medida que o processo de atualização do manual for cumprido adequadamente, a 
vigência dos manuais está garantida. A vitalidade dos manuais deve ser controlada 
periodicamente. Para isto é recomendável o uso de listas de controle. 
 Os tipos de manuais que vamos estudar são os manuais administrativos, que são 
subdivididos em: manual de organização, manual de normas e procedimentos, manual de 
instruções e especializadas, manual de emprego e manual de propósitos múltiplos. 
 MANUAIS ADMINISTRATIVOS 
 Manuais administrativos consolidam e criam condições de apresentação e entrega aos 
usuários dos sistemas desenvolvidos pela equipe de sistemas, organização e métodos da 
empresa. 
 
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 VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS 
 Tanto o analista quanto o usuário do sistema, ao verificarem o manual administrativo, 
devem ter em mente quais são as principais vantagens e desvantagens no seu uso. Na relação 
a seguir não houve preocupação em hierarquizar os vários aspectos considerados, mas apenas 
as vantagens e desvantagens mais comuns, conforme salientado por profissionais da área. 
 Principais vantagens do uso de manuais administrativos: 
  Corresponde a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na 
empresa; 
 Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; 
 Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica 
do processo administrativo. Com isso, possibilitam a normalização das atividades 
administrativas; 
 Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas 
várias unidades organizacionais da empresa; 
 Evitam discussões e equívocos muito freqüentemente, nas empresas onde não se 
estabeleceu a “versão” oficial da empresa sobre os temas suscetíveis de pontos de vista 
conflitantes (saroka e gaitán, 1979, p.44); 
 Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa; 
 Possibilitam o efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; 
 Representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa; 
 Representam uma restrição para improvisação inadequada que aparece na empresa nas 
mais variadas formas; 
 Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação 
mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem 
da rotina normal, ou seja, o controle por exceção; 
 Representam instrumentos que pode elevar o moral do funcionário, pois possibilita que o 
mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na empresa; 
 Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos 
processos institucionalizados; 
 Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que 
aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito; 
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 Representam um legado histórico da evolução administrativa da empresa. 
Principais desvantagens do uso de manuais administrativos: 
  Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas 
administrativos que possam ocorrer na empresa; 
 Sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, trás paralelamente sérios 
inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades 
organizacionais da empresa; 
 O custo de preparação de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-
benefício identificado pela empresa; 
 Quando não são utilizados adequados e permanentemente, perdem rapidamente o seu 
valor; 
 São, em geral, pouco flexíveis; 
 Incluí somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, 
cuja vigência e importância para o dia-a-dia da empresa é muito grande; 
 Quando muito sintéticos tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito 
detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas; 
 Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se muitas vezes um freio para a 
iniciativa individual; 
 Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, 
deficiente e inadequada. 
Requisitos básicos de utilização de manuais administrativos 
 A partir da análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, pode se 
deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles querem atender são: 
  Necessidade real e efetiva da empresa; 
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 Ter diagramação estruturada e adequada para as suas finalidades; 
 Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou 
sumário; 
 Ter instruções autênticas necessárias e suficientes; 
 Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem; 
 Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema; 
 Ter adequado flexibilidade; 
 Ter um processo continuo de revisão, atualização e distribuição. 
Roteiro para elaboração do manual administrativo 
 Quando o analista elaborar um manual administrativo, poderá utilizar um roteiro de 
trabalho correspondente a uma análise preliminar que considere, entre outros, os seguintes 
aspectos: 
  Identificação dos sistemas a serem considerados; 
 Seleção dos sistemas e subsistemas; 
 Seleção dos tópicos, assuntos ou matérias; 
 Estudo dos campos dos problemas; 
 Pesquisa e classificação das fontes de informações; 
 Reconhecimento e definição dos problemas; 
 Diferenciação dos diversos elementos dos problemas; 
 Análises esquemáticas dos problemas identificados; 
 Avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas; 
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 Avaliação e apreciação dos fatores dos problemas; 
 Reunião, ordenação e análise de registros, fatos e informações recolhidos; 
 Ensaios de possíveis soluções; 
 Ordenação e sistematização da exposição; 
 Escolha do estilo, forma de apresentação e redação. 
 É evidente que esse conjunto e aspecto não pode esgotar o assunto inerente a um roteiro 
básico para elaboração do manual administrativo. 
Mais é importante o analista de sistema, organização e métodos ter conhecimento dos 
aspectos básicos, para que possa desenvolver o seu trabalho com melhor sustentação técnica. 
· A preparação de um manual deve respeitar alguns aspectos, tais como: 
· Reconhecimento da necessidade pela alta administração, de a empresa 
necessitar de manuais; 
· Sugestão dos títulos e das finalidades dos manuais 
· Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo; 
· Atribuição de responsabilidades pelo preparo de cada manual; 
· Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina a cada título. 
 Tipos de manuais administrativos 
 Manual de organização: 
 Enfatiza e caracteriza as relações entre os diversos departamentos, órgãos, definindo 
deveres e responsabilidades de cargos traduzindo a filosofia da empresa. 
 Manual de normas e procedimentos: 
 Descreve atividades e formas de realiza-las informando e padronizando a fim de 
garantir a execução eficiente. 
 Manual de políticas ou diretrizes: 
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 Descreve as políticas da organização que devem ser seguidas por executivos e 
funcionários durante o processo de tomada de decisões. 
 Manual do funcionário: 
 Proporciona a integração do novo funcionário à empresa buscando motivação e 
compreensão da organização, deixando claros direitos e obrigações. 
 Fases da elaboração do manual administrativo 
 Para a elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas, que 
podem representar um procedimento basicamente padrão. 
 A seguir é apresentado um modelo de fases (saroka e gaitán, 1979, p. 97): 
  Definição do objetivo do manual; 
 Escolha do (s) responsável (eis) pela preparação; 
 Análise preliminar da empresa; 
 Planejamento; 
 Levantamento de informações; 
 Elaboração propriamente dita, redação, diagramação, formato, codificação, impressão, 
encadernação, teste-piloto; 
 Distribuição; 
 Instrução aos usuários; 
 Acompanhamento do uso. 
 Estrutura básica de um manual 
 Um manual pode ser elaborado da forma mais completa possível, chegando ao uso 
extremo de uma situação bastante simplificada. 
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 A partir dessa situação, pode-se ter diferença na estruturação de um manual. 
Entretanto, normalmente um manual pode conter as seguintes partes básicas: 
  apresentação 
 Índice numérico ou sumário 
 Instruções para uso 
 Conteúdo básico 
 apêndice 
 glossário 
 Índice temático 
 bibliografia 
 Fases de elaboração do manual administrativo 
  Definição do objetivo do manual; 
 Escolha do(s) responsável (eis) pela preparação; 
 Análise preliminar da empresa; 
 Planejamento; 
 Levantamento de informações; 
 Elaboração propriamente dita; 
 redação diagramação formato codificação 
 impressão encadernação teste-piloto; 
 Distribuição e instrução aos usuários; do uso. 
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