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TECNOLOGIA EM PROCESSOS GERENCIAIS GERALDINA RODRIGUES UM ESTUDO SOBRE AS PRÁTICAS DA GESTÃO ESTOQUES. ANÁLISE DE CASO DA LOJA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO DICICO CARAGUATATUBA – SP 2016 CATALOGRÁFICA COM ATÉ TRÊS AUTORES R696e Rodrigues, Geraldina Um estudo sobre as práticas da gestão de estoques: análise de caso da loja de materiais para construção Dicico. / Geraldina Rodrigues. – Caraguatatuba, 2016. 71 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Tecnologia em Processos Gerenciais) -- Instituto Federal de São Paulo, Câmpus Caraguatatuba, 2016. 1. Gestão de estoque. 2. Controle de estoque. 3. Finanças. I. Título. GERALDINA RODRIGUES UM ESTUDO SOBRE AS PRÁTICAS DA GESTÃO ESTOQUES. ANÁLISE DE CASO DA LOJA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO DICICO Trabalho de Conclusão de Curso – TCC, apresentado ao Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia, como exigência parcial à obtenção do título de Tecnólogo em Processos Gerenciais. Orientador: Professor Me. Ricardo Maroni Neto CARAGUATATUBA – SP 2016 GERALDINA RODRIGUES UM ESTUDO SOBRE AS PRÁTICAS DA GESTÃO ESTOQUES. ANÁLISE DE CASO DA LOJA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO DICICO Trabalho de Conclusão de Curso – TCC, apresentado ao Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia, como exigência parcial à obtenção do título de Tecnólogo em Processos Gerenciais. Orientador: Professor Me. Ricardo Maroni Neto GERALDINA RODRIGUES UM ESTUDO SOBRE AS PRÁTICAS DA GESTÃO ESTOQUES. ANÁLISE DE CASO DA LOJA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO DICICO AUTORIZAÇÃO PARA DEPÓSITO DO TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO Com base no disposto da Lei Federal nº 9.160, de 19/02/1998, AUTORIZO ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Campus Caraguatatuba - IFSP, sem ressarcimento dos direitos autorais, a disponibilizar na rede mundial de computadores e permitir a reprodução por meio eletrônico ou impresso do texto integral e/ou parcial da OBRA acima citada, para fins de leitura e divulgação da produção científica gerada pela Instituição. Declaro que o presente Trabalho de Conclusão de Curso, foi submetido a todas as Normas Regimentais do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Campus Caraguatatuba - IFSP e, nesta data, AUTORIZO o depósito da versão final desta monografia bem como o lançamento da nota atribuída pela Banca Examinadora. DEDICATÓRIA Em especial ao meu companheiro de todas as etapas da minha vida, José Vandir dos Prazeres Filho sempre me apoiando com amor carinho e muita compreensão. Meus filhos José Vandir dos Prazeres Neto e Jullia Rodrigues dos Prazeres que são a razão por eu estar aqui hoje, e que compreenderam minha ausência. Minha sogra Maria do Carmo, nunca me deixou desistir sempre acreditou em mim, e sempre orando para que estivesse aqui hoje. A minha amiga de todas as horas Mônica Santesso que sempre me entendeu me auxiliou. Para a Professora Doutora Marlette Cassia Oliveira Ferreira, pelo apoio, carinho e dedicação foi de uma importância indescritível. AGRADECIMENTOS Agradeço em primeiro lugar a Deus que iluminou o meu caminho durante esta caminhada. Ao meu orientador, Professor Mestre Ricardo Maroni Neto, que dedicou seu tempo sempre disposto a me fazer compreender o problema e as boas práticas, as orientações sempre agradáveis com uma boa dose de seu humor, esteve presente todos os momentos em que precisei. A todos os professores e servidores do IFSP campus Caraguatatuba, para Professora Doutora Maria do Carmo Cataldi Muterle por toda atenção e cuidado. Ao amigo Masahide Nishikawa Junior o qual me forneceu todas as informações necessárias à minha pesquisa. Que os vossos esforços desafiem as impossibilidades, lembrai-vos de que as grandes coisas do homem foram conquistadas do que parecia impossível. Charles Chaplin RESUMO O desafio do gestor de estoques é saber quando ressuprir cada produto e quanto deve manter em estoque, com o propósito de evitar rupturas e excedente. A gestão de estoques é fundamental para toda e qualquer organização, uma vez que os estoques são ativos que representam uma parcela respeitável do orçamento, e diante dessa premissa, estabelece que quanto menor for o nível dos estoques de uma empresa, menor serão seus custos. Dentro desta perspectiva, a gestão de estoques surge como fator principal para a obtenção desses objetivos. Partindo desse pressuposto, este trabalho apresenta um estudo da literatura relativa à gestão de estoques e alguns dos modelos de controle de estoque mais comuns. Por meio de uma pesquisa de campo e entrevista, tendo como foco a loja de materiais para construção Dicico, que utiliza o sistema integrado SAP para controlar seu estoque, e realizou-se uma analise de caso, que possibilitou a identificar a funcionalidade do modelo de controle e as boas práticas de estoque adotado pela empresa. Palavras-chave: Estoque. Gestão de Estoque. Controle de Estoque. Finanças. ABSTRACT The challenge of the supply manager is knowing when to resupply of each product and how much it should keep in stock in order to avoid disruptions and surpluses. supply management is critical to any organization since inventories are assets that represent a respectable portion of the budget and on this premise, states that the lower the level of stocks of a company, the lower your costs. From this perspective, supply management emerges as a major factor for achieving these goals. Based on this assumption, this work presents a literature study on the management of stocks and some of the most cammon supply control models. Though field research and interviews focusing on the material building store Dicico Company uses as supply control system SAP and held a case analysis which enabled to identify the control model functionality and good practices stock, adopted by the company. Keywords: Stock. Supply Management. Control Stock. Finances. LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Elementos do MRP........................................................................ 36 Figura 2 – ERP integra informação de todas as partes da organização........ 38 Figura 3 – Ambiente reativo de estoque......................................................... 45 Figura 4 – Configuração da metodologia da pesquisa................................... 54 LISTA DE QUADROS Quadro 1 – Enfoques Jit para alguns problemas.................................................29 Quadro 2 – Classificação ABC..................................................................... 30 Quadro 3 – Classificação das previsões...................................................... 33 Quadro 4 – Roteiro de entrevista................................................................. 57 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ................................................................................................... 14 2. REVISÃO DA LITERATURA ............................................................................. 17 2.1 Conceito de estoque ................................................................................... 17 2.1.1 Tipos de estoque ....................................................................................... 18 2.1.1.1 Objetivos dos tipos de estoques .......................................................... 20 2.1.2 Funções de estoque ............................................................................ 20 2.1.2.1 Especialização geográfica ................................................................... 21 2.1.2.2 Estoques intermediários ...................................................................... 22 2.1.2.3 Função reguladora de estoque ............................................................ 22 2.1.2.4 Gerenciando incertezas ....................................................................... 23 2.2 Gestão de estoques .................................................................................... 24 2.2.1 Objetivos da gestão de estoques ......................................................... 25 2.2.2 Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque ............................. 26 2.2.2.2 Just in time (Jit) .................................................................................... 27 2.3 Planejamento .............................................................................................. 32 2.3.1 Métodos de planejamento .................................................................... 33 2.3.2 Rateio dos estoques disponíveis ......................................................... 34 2.3.3 Planejamento das necessidades de distribuição (DRP – distribution requeriments planning). ..................................................................................... 34 2.3.4 MRP (Materials requeriments planning) ............................................... 35 2.3.5 ERP (Enterprise resource planning) .................................................... 37 2.3.5.1 SAP R/3 (Systemanalyse und Programmentwicklung) ........................ 38 2.3.6 ECR (Efficient Consumer Response) ................................................... 40 2.4 Controle de estoque .................................................................................... 42 2.4.1 Controle permanente ........................................................................... 42 2.4.2 Controle periódico ................................................................................ 43 2.4.3 Métodos reativos .................................................................................. 44 2.4.4 Sistemas duas gavetas ........................................................................ 45 2.4.5 Lote econômico de compra (LEC) ....................................................... 46 2.5 Custos de estoque ...................................................................................... 47 4.2.1 Planejamento ............................................................................................ 60 4.3 Composição dos custos com estoque ............................................................. 61 4.4 As boas práticas de estoque da Dicico ............................................................ 62 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................... 63 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 65 APENDICES ............................................................................................................. 67 ANEXOS ................................................................................................................... 70 14 1. INTRODUÇÃO Os estoques correspondem ao excedente de produção, quantidade que não será consumida imediatamente pela cadeia de suprimentos. De acordo com Slack, Chambers e Johntons (2009), estoque, é um tema que exerce papel de suma importância dentro de uma organização, por ser ele que mantém todos os produtos necessários para seu funcionamento, tornando-se essencial, em uma gestão eficiente e eficaz. A necessidade de se ter estoques está relacionada ao fato de que as capacidades produtivas e a demanda do mercado não seguem comportamentos iguais, o que faz com que os estoques surjam como função de equilíbrio para estas duas variáveis. Existem empresas que necessitam ter um volume maior de estoque, isso depende do tipo de produto e de sua demanda. De forma que não é fácil monitorar um estoque, a necessidade desse monitoramento é para que não tenha perdas de vendas por falta de materiais, e não manter materiais em grandes quantidades que acabam prendendo o capital de giro e resultando no aumento dos custos, para manter esse estoque. Os estoques são substanciais para a organização, à medida que são utilizados seu valor se converte em capital o que resulta em melhora no fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. A Gestão de estoques por sua vez é um tema que atualmente abrange um espaço amplo nas organizações, tendo em vista as necessidades que elas têm de gerenciar seus estoques de forma eficiente e, com isso, reduzir seus custos. Em termos financeiros, a gestão de estoque é uma ferramenta utilizada para resolver a questão dos custos e disponibilidade dos produtos com foco na satisfação do cliente. Com isso, ela almeja apresentar alternativas viáveis e métodos eficientes de gestão e controle de estoques. É notável que cada vez mais, as organizações em um contexto geral, estão priorizando, além de maximizar os lucros, atender e controlar o acompanhamento de seu planejamento, ou seja, através do mesmo reduzir eventuais desperdícios ou ainda antecipar possíveis mudanças do mercado. Por conseguinte, uma adequada gestão de estoques pode ser essencial como vantagem competitiva em relação à concorrência, é um fator determinante na geração de custos e níveis de eficiência e 15 eficácia no alcance dos objetivos desejados. O grande desafio da gestão de estoque é encontrar o equilíbrio, se a política adotada, tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, provoca um impacto diretamente nos custos relativos à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento. Por outro lado, se para cortar os custos, os estoques são demasiadamente reduzidos, corre-se o grande risco de não atender ao cliente, que pode acarretar a perda do mesmo. Mas quando se encontra o equilíbrio, os resultados são significativos, e uma boa competitividade no mercado. Está perceptível que o sucesso funcional de qualquer organização é direcionado a uma gestão de estoques eficaz. Implantar um sistema eficiente de controle de estoque pode acarretar vários benefícios para a organização, conseguindo reduzir seus custos. Isto significa que as organizações devem gerir seus esforços para a expansão de alguns modelos, que possam minimizar esses custos. O gerenciamento de estoques tem papel relevante dentro das empresas, pois eleenvolve o controle de custos e as formas para manter seus produtos sempre próximos do mercado consumidor alvo faz parte das estratégias das organizações modernas para se sustentar competitivas. Assim o problema de pesquisa se apresenta na seguinte questão: Quais as características e estrutura das boas práticas da gestão de estoques da Dicico? Se gestão de estoque não for adequada e bem monitorada, poderá haver excesso de produtos, representando recursos financeiros parados ou falta de materiais para atender as necessidades da organização. É necessário organizar as atividades rotineiras, ou seja, o responsável desta organização fica encarregado de inspecionar as possíveis necessidades dos clientes, a reposição do estoque e a saída do produto. De forma que, o objetivo geral deste trabalho é estudar a gestão de estoques, a estrutura das práticas de gestão de estoque da loja de materiais para construção Dicico Home Center. Os objetivos específicos apresentam os principais conceitos associados à gestão de estoque. 1. Conceituar alguns métodos de controle de estoque e seus objetivos construídos pela ciência da administração. 2. Identificar qual método de controle de estoque a Dicico utiliza. 3. Estudar as propostas teóricas, compreender a sua estrutura e magnitude da gestão de estoques nas organizações, representada 16 neste trabalho pela empresa de materiais para construção Dicico. Com relação aos métodos desta pesquisa, explana informações sobre a meta da gestão de estoque em uma organização, para contrapor com a teoria apresentada na literatura. Para o meio acadêmico, este estudo torna-se pertinente por ser mais uma fonte de conhecimento para os estudiosos do tema. Assim espera-se que traga novas informações sobre a relevância da boa gestão de estoques. A estrutura do trabalho esta distribuída em cinco capítulos: 1. Introdução. 2. Revisão da Literatura que aponta os conceitos de estoques e gestão de estoques assim como seus objetivos. 3. Metodologia com a concepção da pesquisa, objeto da pesquisa e aplicação do questionário. 4. Analise dos Dados onde são apurados os resultados da entrevista concedida pelo Sr. Masahide Nishikawa Junior gerente geral da Dicico. 5. Considerações Finais. 17 2. REVISÃO DA LITERATURA Este capítulo apresenta as principais ideias, conceitos de estoque, gestão e modelos de estoques. Para identificar as boas práticas da gestão de estoques. 2.1 Conceito de estoque Estoque é um termo utilizado praticamente em todas as empresas e representa, de forma geral, os produtos que estão armazenados para serem vendidos para os clientes. Segundo Viana (2000), apresenta entre outras, uma definição mais simples e generalista para estoque, definindo-o como uma reserva para ser utilizada em tempo oportuno. Dependendo do tipo de empresa, o estoque pode apresentar diferentes características e formas de controle. Machado (2004) ressalta que os estoques são ativos que por sua magnitude e características próprias exigem grande complexidade em seu planejamento, administração e controle, cujas falhas poderão elevar de forma brusca o risco financeiro da empresa. Além disso, a decisão de manter produtos armazenados pode ser determinante para a estratégia de uma empresa. Chiavenato (2005), afirma que estoque é composto de materiais em processamento, semi-acabados e produtos acabados que não é utilizado em determinados momentos na empresa, mas que precisa existir em função de necessidades futuras. Os estoques são de grande importância no processo de gestão para a organização. Slack, Chambers e Johntons (1999), definem estoque como, a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação, e ressalta que estoque também e usado para descrever qualquer produto armazenado. O estoque participa do processo produtivo de uma empresa em diversos momentos. Viana (2011) explana, que o alcance do termo estoque é muito elástico, do ponto de vista mais tradicional, podemos considera-lo como representativo de matérias-primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados. 18 Estoques são acúmulos de recursos materiais entre fases especificas de processos de transformação, Corrêa, Gianesi e Caon (2013) dizem que, esses acúmulos de materiais têm uma propriedade fundamental, que é uma arma no sentido de poder ser usada de forma positiva ou negativa. Avalia-se que os estoques são acúmulos de recursos materiais em transformação e também prontos para serem utilizados. Exige muita atenção, pois se não for bem planejado pode aumentar o risco financeiro da empresa. Os estoques em níveis adequados são essenciais para o funcionamento do processo produtivo, ele representa uma significativa parcela do investimento da empresa. De modo que, o estoque é determinante para o sucesso de um negócio. 2.1.1 Tipos de estoque Muitas empresas buscam manter estoques mínimos para tentarem obter vantagem competitiva no mercado. Com os baixos valores agregados aos estoques, elas conseguem ter a oportunidade de investir o capital ao invés de deixá-lo ocioso em forma de estoques. De acordo com Martins e Alt (2009), os estoques: Tem a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Como a velocidade com que as mercadorias são recebidas – unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas – é usualmente diferentes da velocidade com que são utilizadas – unidades consumidas por unidades de tempo ou saídas –, há a necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor (buffer). (MARTINS E ALT, 2009, p168) Segundo Slack, Chambers e Johntons (2009), as várias razões para o desequilíbrio entre as taxas de fornecimento e de demanda em diferentes pontos de qualquer operação levam a diferentes tipos de estoque. Slack, Chambers e Johntons (2009), descrevem cinco tipos de estoque: de segurança, de ciclo, de desacoplamento, de antecipação e estoque no canal. De acordo com Slack, Chambers e Johntons (2009), estoque de segurança é aquele que tem o propósito de compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. Por exemplo, uma operação de varejo nunca pode prever a demanda perfeitamente, mesmo quando tenha uma boa ideia de qual provável nível de demanda. Ela vai fazer encomendas de bens a seus fornecedores de modo que sempre tenha certa quantidade da maioria dos itens em estoque. 19 Para Slack, Chambers e Johntons (2009), o estoque de ciclo ocorre porque um ou mais estágios na operação não podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente. Por exemplo, suponhamos uma padaria que produz três tipos de pães, todos igualmente populares. Devido à natureza dos processos de misturar e assar, somente um tipo pode ser produzido por vez. O padeiro teria de produzir em fornadas ou em lotes cada tipo de pão. De acordo com Slack, Chambers e Johntons (2009), o estoque de antecipação é usado para compensar diferenças de ritmo de fornecimento e demanda. Por exemplo, em vez de fazer um determinado produto quando necessário, ele pode ser produzido ao longo do ano à frente da demanda e colocado em estoque ate que fosse necessário. é aquele que antecipa uma demanda futura, são criados antes de uma época em que haja um pico de vendas, de um programa de férias, ou uma ameaça de greve. São feitos para nivelar e auxiliara a produção e a reduzir os custos de mudança das taxas de produção Salientam Slack, Chambers e Johntons (2009), o estoquesno canal de distribuição existem porque não podem ser transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de demanda. Se uma loja de varejo encomenda itens em consignação de um de seus fornecedores, o fornecedor vai alocar estoque para a loja de varejo em seu próprio armazém, embalá-lo, carregá-lo em seus caminhões, transportá-lo para seu destino, e descarregar no estoque do varejista. No relato explicativo de Slack, Chambers e Johntons (2009), desde o momento em que o estoque é alocado (e, portanto, está indisponível para qualquer outro consumidor), até o momento em que se torna disponível para a loja de varejo, ele é dito no canal de distribuição. Todo estoque, portanto, em transito, é estoque no canal. Na explicação de Ching (2010),sobre alguns tipos de estoques existentes normalmente em uma indústria manufatureira, matéria-prima requer processamento para ser transformado futuramente em um produto acabado. Sua utilização é proporcional ao volume de produção; Produtos em processo são materiais que estão em distintas etapas do processo de fabricação. Abrange todos os materiais em que a empresa executou alguma espécie de processamento ou transformação, mas que ainda não se encontram na forma acabada para venda; Ching (2010) descreve os materiais de embalagem as caixas para embalar produtos, recipientes, rótulos etc.; E os produtos acabados, que são os produtos 20 finais de fabricação, prontos para a venda; e os suprimentos complementares estes inclui uma variedade de itens que não são os regularmente consumidos na operação fabril. Podem ser os itens para a manutenção de equipamentos, da instalação predial etc. Entender os tipos de estoque ajuda no planejamento e também nas vendas aos clientes. Saber quando e por quanto comprar cada produto e, por qual valor vender, poderá resultar em lucro ou prejuízo para a empresa. 2.1.1.1 Objetivos dos tipos de estoques Conforme Morioka1 (apud Santoro 2001), em geral, o objetivo da modelagem de estoques é minimizar os custos, podemos analisar os modelos de estoques através do controle de dois eixos principais: Minimizar o custo de estocagem, maximizar o nível de serviço (correspondendo a minimizar as rupturas de estoque). Estes dois fatores não são facilmente conciliáveis diante de uma demanda sujeita a variações de mercado. Quando se privilegia a minimização do custo de estocagem, reduz-se a cobertura dos estoques dos produtos, causando um aumento no risco de ruptura, pois se reduz também o estoque de segurança dos itens. Por outro lado, a garantia um nível de serviço igual a 100% (significando ruptura-zero), envolve a estocagem de grande quantidade do produto, elevando os custos. 2.1.2 Funções de estoque As funções de estoques servem para aperfeiçoar o investimento em estoque, aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as necessidades de capital investido em relação às vendas não realizadas. De acordo com a analise de Bowersox e Closs (2010), a politica de estoque ideal é aquela decorrente da fabricação de produtos de acordo com as especificações de seus clientes, após fazer seus pedidos. Isso é chamado produção por encomenda, e não exige estoque de materiais ou produtos acabados em antecipação a vendas futuras. 1 Silvia Ayumi Morioka Análise de modelos de gestão de estoques. Trabalho de Formatura apresentado à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. 21 Em um sistema de produção e distribuição sem estoque nem sempre é possível. Bowersox e Closs (2010) ressaltam que é importante ponderar que o valor investido em estoque deve ser avaliado em conjunto com outros recursos logísticos, para obter o menor custo total. A maioria das empresas mantem estoque médio que ultrapassa suas necessidades normais, para Bowersox e Closs (2010). Essa afirmação pode ser compreendida claramente por meio de exame cauteloso das quatro principais funções de estoque: 2.1.2.1 Especialização geográfica Segundo Bowersox e Closs (2010), uma dessas funções é permitir especialização geográfica considerando cada unidade operacional. Por causa da demanda por fatores de produção, como energia elétrica, materiais, água, e mão-de- obra. A localização mais econômica está frequentemente longe dos principais mercados. Pneus, baterias, conjuntos de transmissão e molas, por exemplo, são componentes importantes em processos de montagem de automóveis. A tecnologia e o conhecimento especializado para produzir cada um desses componentes citados estão normalmente localizados nas proximidades das fontes dos respectivos materiais, a fim de minimizar custos de transporte. Ressaltam Bowersox e Closs (2010), que essa estratégia leva à dispersão geográfica da produção, para que cada componente de automóvel possa ser fabricado da maneira mais econômica. De acordo com Bowersox e Closs (2010), a dispersão geográfica exige transferências de estoque, com o objetivo de integrar os componentes durante o estágio de montagem final, também exige estoques para possibilitar a entrega de sortimentos de produtos aos mercados. Produtos manufaturados em vários locais são reunidos em um único depósito e, em seguida, combinados numa única carga composta de diversos produtos. Bowersox e Closs (2010) exemplificam que a Procter & Gamble, usa centros de distribuição para combinar produtos de suas divisões de produtos de higiene e limpeza, saúde e alimentos, oferecendo a seus clientes a possibilidade de receber, em um único carregamento, todas as suas necessidades. Esses depósitos são 22 exemplos de dispersão geográfica e de distribuição integrada, tornadas possíveis pela existência de estoque. Na concepção de Bowersox e Closs (2010), a dispersão geográfica, permite a especialização econômica de unidades de produção e de distribuição das empresas. Quando é adotada a especialização geográfica, o estoque de materiais, os produtos semiacabados ou componentes e os produtos acabados passam a fazer parte do sistema logístico. Cada local requer um estoque básico. Bowersox e Closs (2010) descrevem, em relação ao estoque em trânsito, que este é necessário para ligar a produção à distribuição. Embora difíceis de avaliar, as economias proporcionadas pela especialização geográfica podem compensar com folga os aumentos de custo de manutenção de estoque e de transporte. 2.1.2.2 Estoques intermediários Bowersox e Closs (2010) Identificam estoques intermediários como sendo outra função do estoque que possibilita a máxima eficiência operacional em unidades de produção é a acumulação de estoque de produtos não acabados entre operações de produção. Permite que cada produto seja fabricado e distribuído em lotes econômicos maiores do que a demanda de mercado. Avaliam Bowersox e Closs (2010), que a armazenagem de produtos em antecipação à demanda permite sua distribuição a clientes em grandes quantidades, com menores custos de transporte. Na comercialização, permite que os produtos sejam paulatinamente fabricados e depois vendidos. O uso de estoques intermediário tende a regular o fluxo das operações, amenizando as incertezas. Ressaltam Bowersox e Closs (2010), diferente da especialização geográfica os estoques intermediários proporcionam aumentos de eficiência operacional em um único local, enquanto especialização geográfica considera múltiplos locais. 2.1.2.3 Função reguladora de estoque Na avaliação de Bowersox e Closs (2010), a função reguladora está relacionada com o tempo decorrido entre produção e consumo. A função reguladorado estoque concilia a disponibilidade de materiais e produtos com a demanda. Os exemplos mais notáveis são a produção sazonal e o consumo durante o ano todo. 23 Bowersox e Closs (2010) citam como exemplo de produção durante o ano todo e consumo sazonal o caso de cervejas e sorvetes. A função reguladora de estoque concilia os aspectos econômicos de produção com as variações de consumo. O estoque para toda a estação de vendas deve ser planejado seis meses antes do pico de vendas. A acumulação de estoque permite produção ou consumo em massa, mesmo quando existe sazonalidade. De acordo com Bowersox e Closs (2010), a função reguladora de estoque, exige investimento em estoque sazonal, que é formado com a expectativa de saída total dentro da estação. O problema crítico do planejamento é determinar a quantidade de estoque que permitirá máximas vendas, sem o risco de arcar com sobras para a estação seguinte. 2.1.2.4 Gerenciando incertezas No entendimento de Bowersox e Closs (2010), o estoque de segurança (também chamado de estoque regulador), ameniza variações e ou incertezas de curto prazo, tanto de demanda, quanto de ressuprimento. São dedicados esforços consideráveis ao planejamento e à determinação de estoque é resultante de mau planejamento. Para Bowersox e Closs (2010), a necessidade do estoque de segurança, decorre de incertezas de vendas futuras e de prazos de ressuprimento. Quando existem incertezas, é necessário proteger os níveis de estoques correntes. De certa maneira, o planejamento de estoque de segurança equivale a um “seguro nos processos de compras”. O estoque de segurança protege a empresa contra dois tipos de incertezas. O primeiro é do excesso de demanda sobre as quantidades projetadas, durante o ciclo das atividades. O segundo tipo envolve tempos de espera no ciclo das atividades. Pode-se avaliar que as funções de estoque implicam em investimento em estoque necessário para que sistemas específicos possam alcançar seus objetivos. A função estoque ocupa um papel muito importante para a empresa, pois ela acaba sendo estratégica para o contexto empresarial. Visto que os estoques desempenham diferentes papéis, dependendo dos objetivos a serem alcançados, funcionam como reguladores do abastecimento de produtos, ou como impulsionadores para as vendas, até mesmo como diferencial perante os 24 concorrentes. E na maioria das vezes, os clientes desejam os produtos no mesmo momento da compra e não está disposto esperar pela entrega. 2.2 Gestão de estoques Varias estratégias e sistemas são criados para buscar uma gestão eficiente e eficaz dos estoques e as razões para o controle de estoque consiste na necessidade do conhecimento dos níveis de materiais e serviços da empresa. A gestão de estoques não se preocupa só com quantidades, mas também com a busca constante da redução monetária de seus estoques. Como relata Pozo (2008), a gestão de estoques é essencial para a sobrevivência das organizações, e, é uma das mais importantes funções da administração de materiais, pois está relacionada com o controle de níveis de estoques. É notório que todas as organizações devem se preocupar com o controle de estoque, visto que desempenham e afetam de maneira bem definida o resultado da empresa. De acordo com a observação de Pozo (2008), a importância de saber que, quando temos estoques elevados, para atender plenamente a demanda, ele acarreta a necessidade de elevado capital de giro e, que produzem elevados custos. No entanto, baixos estoques podem acarretar se não forem adequadamente administrados, custos difíceis de serem contabilizados em face de atrasos de entrega, replanejamento do processo produtivo, insatisfação do cliente e, principalmente, a perda de cliente. Pozo (2008) observa que a importância da correta administração de materiais pode ser facilmente percebida, quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato e preciso para atender as necessidades de mercado. A gestão de estoques abre uma serie de ações que permitem ao gestor apurar se os estoques estão sendo bem utilizados, se tem uma boa localização em relação aos setores que deles se utilizam, Martins e Alt. (2009). De acordo com Dias (2010), a função da gestão de estoques é maximizar o efeito do retorno de vendas e o ajuste do planejamento e programação da produção. Deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele é de alto custo, e aumenta de acordo com o custo financeiro. Sem estoque não há possibilidade de a empresa 25 trabalhar, pois ele é o amortecedor entre os vários estágios da produção até a entrega final do produto. Dias (2010) diz com propriedade, que a responsabilidade dos estoques deve ficar sob um único departamento. Quem toma as decisões em relação ao estoque é o departamento de materiais. Essas decisões com certeza devem estar baseadas na política de estoque da empresa. A administração de estoque não se preocupa somente com o fluxo diário entre vendas e compras, mas também com a relação lógica entre cada integrante deste fluxo, e traz uma mudança na forma tradicional de encarar o estoque nas suas diferentes formas, pois trata de um novo sistema de organização. Afirma Arnold (2011), que a gestão de estoques é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio da matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes. Como o estoque resulta da produção ou a apoia, os dois não podem ser administrados separadamente, portanto, devem ser coordenados. Pode-se analisar que a gestão de estoques é, basicamente, conduzir os recursos disponíveis que possuem valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, na organização. A gestão de estoques visa em uma primeira abordagem, manter os recursos ociosos, em constante equilíbrio em relação ao nível econômico dos investimentos prevenirem incertezas, desabastecimentos, reduzir custos os efeitos de sazonalidades. E isto é obtido mantendo estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para que o fluxo da produção esteja em equilíbrio com o fluxo de consumo, Arnold (2011) Cabe ao gestor verificar se o estoque esta sendo utilizado de maneira adequada e se está apresentando ou não o retorno esperado sobre o capital investido. 2.2.1 Objetivos da gestão de estoques Os estoques representam boa parte dos ativos da empresa, e devem ser visto como um fator potencial na geração de lucros. Ching (2010) entende que em gestão de estoque, o planejamento consiste na determinação dos valores que o estoque terá com o correr do tempo, bem como na 26 determinação das datas de entrada e saída dos materiais do estoque e na determinação dos pontos de pedido de material. Ching (2010) avalia que a retroalimentação é a comparação dos dados de controle com os dados do planejamento, a fim de constatar seus desvios e determinar suas causas. Quando for o caso, a empresa deve corrigir o plano para torná-lo mais realista, fazendo com que o planejamento e o controle sejam cada vez mais coincidentes. Os objetivos da gestão de estoques evidenciados por Ching (2010) são, essencialmente, planejar o estoque, as quantidades de materiais que entram e saem; as épocas em que ocorrem as entradas e saídas; o tempo que decorre entre essas épocas e os pontos de pedido de materiais. De forma que esses objetivos podem ser atingidos pelo alcance das seguintes funções básicas: Fazer o cálculo do estoque mínimo; O cálculo do lote de ressuprimento; O cálculo do estoque máximo; Manter atualizada a ficha de estoque;Replanejar os dados quando houver razões para modificações; Emitir solicitações de compra quando atingir o ponto de ressuprimento; Receber o material do fornecedor; Identificar e armazenar o material; Conservar o material em local adequado; Entregar o material mediante requisição; Atualizar a ficha de estoque e guardar a documentação de movimentação de material; Organizar e manter o almoxarifado organizado, Ching (2010). Para Arnold (2011), uma empresa que deseja maximizar seu lucro, ela terá de ter no mínimo os seguintes objetivos: Excelência no atendimento aos clientes. Operação de fábrica de baixo custo. Investimento mínimo em estoque. Os estoques ajudam a maximizar o atendimento aos clientes, protegendo a empresa da incerteza, ressalta Arnold (2011). Analisa-se que a Gestão de estoque tem por finalidade assegurar o abastecimento contínuo de materiais necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa. Para serem competitivas no mercado, elas tem como objetivo principal diminuir os custos. 2.2.2 Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque Os estoques, em geral, são uma das maiores preocupações, não só dos gestores de operações, mas também em todos os setores da organização, visto que 27 o estoque é de suma importância para a empresa. As organizações estão em uma constante busca pela redução de custos e de esforços em suas operações para que os produtos e serviços comercializados proporcionem maior rentabilidade para o negócio. Nesse cenário, uma gestão eficiente de estoque é indispensável para que a empresa seja capaz de acompanhar e manusear os materiais, desde a sua compra até a entrega ao cliente final. Em todo esse processo, é fundamental que as empresas fiquem de olho na capacidade de gerar informações confiáveis e exatas sobre o estoque de bens disponíveis, contando com algumas técnicas de gestão. 2.2.2.1 Fichário de estoque As informações contidas nas fichas de estoques determinam o grau de eficiência do controle de estoque da organização com o propósito de controlar o estoque. Para Chiavenato (2005) é denominado banco de dados sobre materiais – é um conjunto de documentos e informações que servem para informar, analisar e controlar os estoques de materiais. 2.2.2.2 Just in time (Jit) O sistema Just in time pode ser aplicado em qualquer organização, e é muito importante para auxiliar a reduzir estoques e os custos. O Just in time é o principal arrimo de diversas fábricas. Nas fábricas onde está implantado o Just in time, o estoque de matérias primas é mínimo e suficiente para poucas horas de produção, e para que isso seja possível, os fornecedores devem se adequar para que possam fazer entregas de pequenos lotes e em comum com a frequência desejada. De acordo com o relato de Corrêa e Gianesi (2009), o Just in time surgiu no Japão por volta da década de 70, sendo sua ideia básica e seu desenvolvimento creditado à Toyota Motor Company. A qual buscava um sistema de administração que pudesse coordenar a produção com demanda especifica de diferentes cores e modelos com o mínimo de atraso. Segundo Corrêa Gianesi (2009) 28 O Jit é muito mais do que uma técnica ou um conjunto de técnicas de administração da produção, sendo considerado como uma completa “filosofia”, a qual inclui aspectos de administração de materiais, gestão da qualidade, arranjo físico, projeto do produto, organização do trabalho e gestão de recursos humanos. (CORRÊA, GIANESI, 2009, p.56) Conforme salientam Corrêa e Gianesi (2009), o sistema Jit tem como objetivo crucial a melhoria contínua do processo produtivo, através de uma técnica de redução dos estoques, os quais tendem a ocultar problemas. Os estoques têm sido utilizados para evitar a paralização do processo produtivo. Observam Corrêa e Gianesi (2009), que o estoque funciona como um investimento necessário quando problemas acontecem no processo produtivo. A filosofia Jit tem como objetivo reduzir os estoques, de modo que os problemas se tornem visíveis e possam ser eliminados através dos esforços concentrado e priorizados. Na interpretação de Ching (2010), Just in time visa atender a demanda de imediato, com qualidade e sem desperdícios. Ele possibilita a produção eficaz em termos de custo, assim como o fornecimento da quantidade necessária de componentes, no momento e em locais corretos, utilizando o mínimo de recursos. Como descreve Ching (2010), o Jit requer os seguintes princípios: 1. Qualidade; deve ser alta porque falhas na produção por erros de qualidade tende a reduzir o fluxo de materiais; 2. Velocidade: primordial em caso de se pretender atender à demanda dos clientes diretamente interligados a produção, em vez de por meio dos estoques; 3. Confiabilidade: pré-requisito para se ter um fluxo rápido de produção; 4. Flexibilidade: determinante para que se consiga produzir em lotes pequenos, atingir fluxo rápido e tempo de espera curto; 5. Compromisso: essencial compromisso entre fornecedor e comprador de modo que o cliente receba sua mercadoria no prazo e local estipulado sem que ocorra qualquer tipo de problema em seu processo de entrada de mercadorias para venda. O Quadro 1 apresenta os enfoques do Jit para alguns problemas fundamentais no processo de entradas de mercadorias e produção. 29 Quadro 1 Enfoques Jit para alguns problemas. Problemas Solução Jit Maquinas não confiável Torna-la confiável Gargalos grandes tamanhos de lote Atacar os gargalos e aumentar a capacidade Produzir necessidade do cliente Longo lead times de produção Melhorar a flexibilidade da produção e reduzir o tempo set up Melhorar processos e trabalhar Fonte: Ching (2010, p.24). Os estoques desviam recursos da empresa, são de alto custo, ocupam espaço e podem tornar-se obsoletos, em um ambiente não Jit, afirma Ching (2010). Concluindo, o Just in time é o que apresenta a necessidade do material certo, na quantidade no tempo e no local certo ele faz isso com um estoque menor e por consequência terá um custo menor. Com este sistema, o produto, matéria prima chega ao local de utilização somente no momento exato em que for necessário, ou seja, os produtos somente são fabricados ou entregues a tempo de serem vendidos ou montados, não existe estoque parado. O sistema Just in time minimiza os riscos de falta de matéria prima pela manutenção dos estoques em quantidades acima da média de consumo. 2.2.2.3 Método ABC A classificação ABC é um método de diferenciação dos estoques segundo sua maior ou menor abrangência em relação a determinado fator, consistindo em separar os itens por classes de acordo com sua importância relativa. O método ABC consiste na classificação dos itens de estoques por ordem decrescente de importância. De acordo com Machado (2004) e Arnold (2011) os estoques são divididos em três grupos: Grupo A Estão classificados todos os itens que requerem maiores investimentos e consequentemente, exigem maiores cuidados no controle, como registros 30 permanentes, monitoramento constante etc. Cerca de 20% dos itens correspondem a aproximadamente 80% da utilização de valores monetários. Grupo B Encontram se os itens que, embora significativos, requerem menores cuidados no seu controle. São normalmente controlados através da verificação periódica. Cerca de 30% dos itens correspondem a aproximadamente 15% da utilização em valores monetários. Grupo C São classificados todos os demais itens, normalmente em grande número, porém, debaixo investimento e que não necessitam de um controle mais rigoroso. Cerca de 50% dos itens correspondem a aproximadamente 5% da utilização em valores monetários. Conforme Corrêa, Gianesi e Caon (2013), a técnica da curva ABC é uma forma de classificar todos os itens de estoque de determinado sistema de operações em três grupos, baseados em seu valor total anual de uso. Com objetivo de definir grupos para os quais diferentes sistemas de controle de estoque serão mais apropriados, resultando em um sistema total mais eficiente em custos. O Quadro 2 apresenta a classificação ABC, o percentual em relação a quantidade em estoque e o quanto representa monetariamente para cada item. Quadro 2 - Classificação ABC. Classificação ABC Quantidade em estoque Valor em estoque R$ A 20% 80% B 30% 15% C 50% 5% Fonte: Elaborada pela autora (2016). De acordo com Corrêa, Gianesi e Caon (2013), os passos para aplicação da técnica ABC são os seguintes: 1. Para cada item de estoque, determinar a quantidade total utilizada no ano anterior (em alguns casos onde isso é possível, prefere-se trabalhar com as quantidades projetadas para uso futuro); 31 2. Determinar o custo médio de cada um dos itens de estoque, usando moeda forte; 3. Calcular para cada item de estoque o custo anual total de uso, multiplicando o custo médio de cada item, levantando em 2, pela quantidade correspondente utilizada levantada em 1; 4. Ordenar em uma lista todos os itens em valor decrescente do valor de uso estabelecido em 3. 5. Calcular os valores acumulados de valor de uso para toda a lista, na ordem definida em 4. 6. Calcular os valores acumulados determinados em 5 em termos percentuais relativos ao valor total acumulado de valor de uso para o total de itens. 7. Plotar num gráfico os valores calculados no item 6. 8. Definir as três regiões conforme a inclinação da curva resultante: região A, de grande inclinação; B, de media inclinação (em torno de 45º); região C, de pequena inclinação. Na percepção de Francischini e Gurgel (2002), analisar em profundidade milhares de itens em estoque é uma tarefa de extrema dificuldade. De acordo com Arnold (2011), com controle baseado na classificação ABC, existe duas regras gerais a serem seguidas: 1. Ter grandes números de itens de baixo valor. Os itens C representam cerca de 5% do valor total do estoque. Manter estoque desses itens acrescenta pouco valor ao total do estoque, são importantes quando ha falta de um deles, quando se tornam muito importantes-, portanto, deve ser mantido sempre um estoque disponível. Por exemplo, pedir um suprimento para o ano todo de uma única vez e manter um estoque de segurança suficiente. Desse modo, haverá a possibilidade de esvaziamento do estoque uma vez por ano. 2. Utilizar o dinheiro e o esforço de controle economizado para reduzir o estoque de itens de alto valor. Os itens A representam cerca de 20% dos itens e aproximadamente 80% do valor de estoque. São de extrema importância e merecem o controle cerrado e a revisão mais frequente. Para Arnold (2011), a curva ABC é um importante instrumento para o gestor, porque permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Acredita que é o método de priorização para facilitar a análise dos itens em estoque concentrando-se naqueles que trarão 32 maiores benefícios em termos de análise dos itens estocados. A tecnologia da informação, os recursos tecnológicos materiais e os serviços oferecidos para o processo dos estoques estão evoluindo constantemente e desta forma as empresas podem fazer as suas escolhas, diante de diversas opções, tanto de software como de equipamentos, indo à busca daquilo que mais se adequa às suas necessidades. . 2.3 Planejamento A falta do planejamento de estoque pode influenciar negativamente o resultado da empresa, fazendo com que os gastos de manutenção aumentem de modo que as relações com os clientes podem ser afetadas. Segundo Machado (2004), o planejamento dos itens estocados, é fundamental para uma adequada administração de materiais, sendo a função primordial do planejamento, suprir o processo produtivo com os insumos necessários e, ao mesmo tempo, evitar altos financiamentos nesse tipo de ativo. De acordo com Machado (2004), a gestão de estoques, contempla o planejamento de estoques e os objetivos do planejamento são assegurar o suprimento adequado de matérias-primas, peças e demais insumos ao processo de industrialização, serviços e comércio. Mantendo o estoque mais reduzido possível para atendimento compatível às necessidades de vendas. Para Gonçalves (2007), indiscutivelmente as previsões integram o planejamento, do negócio das organizações. Para fins de planejamento, é necessário projetar os cursos de ações futuras com base nas estimativas das necessidades de recursos. Na visão de Gonçalves (2007), várias são as técnicas utilizadas para estimativas futuras, sendo que cada uma delas dependerá do grau de sofisticação que pretendemos empregar na modelagem em função do tempo disponível para a realização da respectiva previsão e dos custos envolvidos na sua obtenção. Conforme Dias (2008), os estoques são classificados segundo as informações básicas que permitem escolher quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da previsão da demanda em duas categorias: quantitativas e qualitativas. A hipótese mais provável dos resultados encontrados nas organizações é decorrente das previsões. 33 O Quadro 3 classifica e descreve as previsões de demanda como qualitativa e quantitativa. Quadro 3 - Classificação das previsões Categoria Descrição Qualitativa São elaborados com base na existência de dados históricos. Evolução de vendas, variáveis cuja explicação e evolução estão atreladas às vendas. Quantitativa Não científico, utiliza critérios essencialmente subjetivos. Pesquisa de mercado e/ou opinião de gestores, vendedores e compradores. Fonte: Dias (2008, p. 28) A previsão é o ponto de partida de todo o planejamento. De acordo com Arnold (2011) baseia-se no principio de que a previsão é um prelúdio do planejamento. Antes de fazer planos, deve-se fazer uma estimativa das condições que existirão dentro de um período futuro. É necessário elaborar previsões para atendimento das demandas futuras, isto é, não devemos esperar o ingresso de pedidos para fazer um planejamento de compras. É relevante ilustrar que por planejamento entende-se o processo de determinar diretrizes e ações futuras coordenadas visando aumentar a viabilidade em alcançar os resultados desejados. 2.3.1 Métodos de planejamento Segundo Bowersox e Closs (2010), os métodos de planejamento de estoques usam bases de dados comuns para organizar necessidades de estoque nos vários locais ou elos da cadeia de agregação de valor. O planejamento pode ocorrer no depósito da fabrica para organizar a vinculação e a entrega dos estoques em diversos centros de distribuição, ou para coordenar as necessidades de estoques entre inúmeras empresas de um canal de distribuição, como por exemplo, entre fabricantes e varejistas. 34 Os dois métodos de planejamento de estoques destacados por Bowersox e Closs (2010), são o rateio dos estoques disponíveis e o planejamento das necessidades de distribuição ou PND (DRP – distribution requeriments planning) 2.3.2 Rateio dos estoques disponíveis No entendimento de Bowersox e Closs (2010), rateio dos estoques disponíveis é um método simplificado de planejamentode estoques que se adequa a cada centro de distribuição uma cota justa dos estoques disponíveis de uma fonte comum, como o deposito de uma fabrica. Bowersox e Closs (2010) dizem que, mediante as regras de rateio, o responsável pelo planejamento dos estoques determina a quantidade de produtos que pode ser destinado a cada centro de distribuição, com base nos estoques disponíveis. DS = A + ∑ E∑D Em que: DS = dias de suprimento comuns aos centros de distribuição A = quantidade de unidades no estoque do depósito da fábrica a ser rateada E = quantidade em estoque no centro de distribuição D = demanda diária do centro de distribuição De acordo com Bowersox e Closs (2010), o rateio dos estoques disponíveis coordena os níveis de estoques em múltiplos locais. Mas não considera fatores específicos dos locais, como diferenças de tempo de ressuprimento, lote econômico de compra ou necessidades de estoques de segurança, é um método com limitações em sua capacidade de estruturar estoques de vários estágios. 2.3.3 Planejamento das necessidades de distribuição (DRP – distribution requeriments planning). Na análise de Bowersox e Closs (2010), o DRP é uma abordagem mais sofisticada de planejamento, que considera os vários estágios de distribuição e as características de cada um deles. É ampliar o planejamento de necessidades de 35 materiais (MRP – Manufacturing Requeriments Planning), embora exista uma diferença fundamental entre as duas técnicas. A técnica DRP é com base na programação de produção definida e controlada pela empresa. A técnica MRP é baseada no princípio da demanda dependente, o DRP funciona em um ambiente independente, no qual a incerteza da demanda dos clientes determina os níveis necessários de estoques. De acordo com Bowersox e Closs (2010): O conjunto de requisitos de produção, componente do planejamento, rege a programação e a integração de materiais nos produtos acabados. O PRP controla os estoques até que a produção ou a montagem estejam completas. O PND assume a responsabilidade da coordenação quando os produtos acabados são recebidos no depósito da fábrica. (Bowersox e Closs 2010, p.261). O instrumento primordial do planejamento DRP é a programação, que determina as necessidades no prazo planejado. Há uma programação para cada produto e para cada local, como salienta Bowersox e Closs (2010). 2.3.4 MRP (Materials requeriments planning) Dias (2010) define, o MRP como um dos sistemas de planejamento e controle de materiais mais divulgados ele lida em especial com suprimento de peças e componentes cujas demandas dependem de determinado produto final. Os conceitos básicos do MRP existem há muito tempo, porem, com os sistemas informatizados, tem permitido às empresas beneficiarem se dos métodos do MRP. MRP é um sistema que estabelece uma série de procedimentos e regras de decisão de forma a atender ás necessidades da produção em uma sequência de tempo determinada para cada item do produto final. Trata se de um sistema que se propõe a definir as quantidades necessárias e a exatidão do tempo para utilizar os materiais na composição do produto final, Dias (2010). Dias (2010) ressalta que os objetivos do MRP são: Garantir a disponibilidade de materiais, componentes e produtos para atendimento ao planejamento da produção e às entregas dos clientes; Manter os inventários no nível mais baixo possível; Planejar atividade de manufatura, de suprimento e de programação de entregas. 36 Dias (2010) descreve que, os sistemas de planejamento de materiais se preocupam basicamente com o correto dimensionamento dos estoques, redução do custo ou maximização do lucro, provenientes de uma perfeita adequação dos estoques ao tamanho das necessidades dos mesmos. Figura 1 – Elementos do MRP Fonte: Dias (2010, p.112) Observando a Figura 1, Dias (2010) evidencia que o processo da inicio a partir de quanto e quando o cliente quer consumir. O MRP, então, tem essas informações para cada item componente do produto final. As entradas mais evidentes são os pedidos dos clientes e a previsão da demanda. Quando não existir estoque suficiente para atender à demanda futura, serão realizadas solicitações na linha do programa mestre de produção. Neste sentido, a precisão do registro é vital para que cada informação de cada produto final seja processada a frente no tempo. Ainda na visão de Dias (2010), o programa mestre de produção baseia se na carteira de pedidos dos clientes e nas previsões de demanda, este que também é chamado MPS (Master Production Schedule) é quem orienta todo sistema MRP. O MPS alimenta o MRP fornecendo as informações sobre o produto final, ou seja, quais os componentes e quando será agregado ou transformado em produto final planejado, normalmente seu horizonte de planejamento normalmente é um ano, dividido em semanas. Lista de materiais Programa MRP Registros de estoques Saídas e relatórios Previsões de demanda Programa mestre de produção Ordens dos clientes 37 Conforme ressalta Dias (2010), as listas de materiais, contêm as quantidades exatas de matéria prima, componentes e sub-rotinas que determinarão a produção do produto final. As listas de materiais além de especificar, determinam o momento em que os materiais devem ser disponibilizados e identificam as suas relações de dependência com outros materiais e com o produto final. Na concepção de Dias (2010), os registros de inventário permitem a identificação, a qualquer momento, das posições de estoque e pedidos em aberto, de maneira que possam se obter as necessidades líquidas de materiais. Ele também tem as informações sobre o estoque de segurança e lead times. Segundo Dias (2010), o programa MRP tem como base as necessidades do produto final, especificada no programa mestre de produção e nas informações contidas nas listas de materiais, o programa MRP transforma a demanda do produto final em necessidades brutas para cada item. E partindo dessas informações constantes nos registros de inventário, são calculadas as necessidades liquidas são liberadas as ordens de compra ou fabricação. 2.3.5 ERP (Enterprise resource planning) Para Slack, Chambers e Johnston (2009), o ERP, é o planejamento de recursos do empreendimento, ERP é provavelmente o ultimo e o mais significativo desenvolvimento da filosofia de MRP. O sistema ERP permite que o gestor consiga analisar o que reflete em outros departamentos as tomadas de decisões feitas em uma parte da empresa. Afirmam Slack, Chambers e Johnston (2009), o ERP tem como objetivo auxiliar o gestor na tomada de decisão, ele oferece ferramentas para o desenvolvimento de novos produtos, para a compra de novos itens, inventários, integração com fornecedores e acompanhamento da produção e o define: é um sistema de informação amplo da empresa que integra todas as informações de diferentes funções, necessárias ao planejamento e controle das atividades de operações. Essa integração ao redor de um banco de dados comum permite maior transparência, Slack, Chambers e Johnston (2009). O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e funções em uma empresa em um único sistema de informações que passa atender a todas as necessidades da empresa. 38 Como concluem Slack, Chambers e Johnston (2009), o ERP procura automatizar as tarefas envolvendo o desempenho de um processo, tal qual a concretização de um pedido, o qual engloba pegar o pedido de um cliente, enviá-lo e cobrá-lo. A Figura 2 expõe a integraçãodas informações em todos os setores da organização. Figura 2- ERP integra informação de todas as partes da organização Fonte: Slack e Chambers (2009, p.444) 2.3.5.1 SAP R/3 (Systemanalyse und Programmentwicklung) O SAP R/3 é um sistema integrado, que permite um melhor planejamento e controle do negócio, surgiu em 1972. Segundo Davenport (2002), a implantação de um sistema integrado de gestão como o SAP R/3, leva em torno de dois anos, desde a fase inicial, de seleção do sistema, até sua parametrização final, que consiste no preenchimento de todos os F O R N E C E D O R E S C O N S U M ID O R E S Base de dados integrada Aplicativo de logística Aplicativo de serviços Aplicativo de gestão Aplicativos de marketing Aplicativo de compra Aplicativos de operações Aplicativos demonstrativos Aplicativos financeiros 39 aspectos customizáveis, de modo que forme a estrutura de funcionamento da empresa. Do ponto de vista de Davenport (2002), o sistema SAP R/3 ERP traz uma abrangente série de benefícios empresariais: Melhor tomada de decisão, pois o acesso às informações é processado em tempo real para identificar problemas iniciais e poder valer-se de oportunidades de forma proativa. Outro aspecto importante está relacionado à produtividade, eficiência e um melhor tempo de resposta, aumentando o alcance de processos empresariais para conectar mais pessoas, em tempo real, dentro e fora da empresa, disponibilizando acesso rápido para visualizações consolidadas e consistentes de seus processos. Segundo Martins e Laugeni (2005), através de uma ideia muito extravagante para época, cinco engenheiros de sistemas tomaram a decisão de abandonar seus empregos para abrir uma nova empresa. Surgiu a SAP. No relato de Martins e Laugeni (2005), a ideia por trás dessa iniciativa era a criação de uma solução única, totalmente integrada, capaz de automatizar todos os processos essenciais a uma empresa. Vinte e nove anos após e dez milhões de usuários, a SAP surge como a terceira maior empresa de software do mundo, a primeira em software de gestão empresarial. Martins e Laugeni (2005) descrevem que o sistema R/3 é uma aplicação de negócios viável, estabelecida com uma estrutura modular completamente integrada que o torna excepcionalmente flexível e expansível. Foi projetado considerando os padrões da indústria em sistemas abertos. O parecer de Martins e Laugeni (2005) aponta que o R/3 conta também com ferramentas de desenvolvimento e oferece capacidade de integração com vários sistemas externos, uma dessas ferramentas é a chamada Business Engineering (BE), que é um ambiente de trabalho online para permitir uma implantação rápida, aperfeiçoando os recursos da empresa. Na concepção de Martins e Laugeni (2005), o SAP R/3 funciona na maioria das plataformas de hardware e sistemas operacionais importantes com conexões aos bancos de dados e ás aplicações existentes feitas automaticamente. Além disso, dispõe de soluções compatíveis com o comercio eletrônico: internet e intranet. De acordo com Martins e Laugeni (2005), á medida que a empresa expande pode incluir novos usuários e módulos, ativar funções adicionais e moldar o sistema SAP para que esteja sempre pertinente às estratégias da empresa. 40 Martins e Laugeni (2005) descrevem que dentre os vários módulos do SAP R/3 segue o que se relaciona ao tema desse estudo, que é o de materiais onde se encaixam: - planejamento de necessidades de materiais (MRP de consumo); - compras; - contagens cíclicas; - gestão de materiais; - verificação de faturas; - verificação/ gestão/controle de inventários; - gestão de estoque (controle de situações); - sistemas de informações de compras. Corrêa e Gianesi (2005) ressaltam que entre as várias atividades gerenciais suportadas no SAP, está a de planejar níveis de estoques apropriados, sejam de matérias-primas, semi-acabados e produtos acabados nos pontos corretos, para garantir que as incertezas do processo afetem, o menos possível o nível de serviços aos clientes e o funcionamento tranquilo da empresa. Corrêa e Gianesi (2005) destacam também que o SAP é capaz de saber da situação decorrente das pessoas, dos equipamentos, dos materiais, das ordens e de outros recursos produtivos da empresa. Ser capaz de prometer prazos com precisão aos clientes e, depois, cumprir, mesmo em situações ambientais dinâmicas e, muitas vezes, difíceis de prever. Pode-se concluir que os sistemas ERP/SAP estão mudando a tecnologia das organizações e as próprias relações comerciais, auxiliando a empresa tornar- se mais competitiva e assim responder melhor às pressões do mercado, descobrir oportunidades e reduzir estoques. 2.3.6 ECR (Efficient Consumer Response) O ECR surgiu nos Estados Unidos no início da década de 1990 por iniciativa das empresas Wal Mart e Procter & Gamble. Na descrição de Parente (2000), a definição de ECR è resposta eficiente ao consumidor objetivando melhorar o desempenho de toda a cadeia de abastecimento, reduzindo custos ao mesmo tempo em que agrega valor para o consumidor mediante melhores serviços e produtos. 41 Representa um esforço conjunto entre fabricantes e varejistas para identificar oportunidades de melhores práticas comerciais e no uso de novas tecnologias sendo que a base para a construção do ECR é a tecnologia da informação, Parente (2000). Segundo Martins² (apud Terra, 2001, p.5) O Comitê ECR Brasil é definido como: “Um conjunto de estratégias de produção, comercialização e distribuição de produtos que, com a participação estreita de toda a cadeia de suprimentos, envolvendo, portanto, a indústria, o atacado e o varejo, objetiva racionalizar custos e processos, através de uma série de instrumentos técnicos, tendo como objetivo principal transferir valor ao consumidor final”.( Terra, 2001, p.5) Martins2 (apud Terra, 2001) também descreve as quatro ferramentas do ECR: EDI, Reposição Contínua, Gerenciamento de Categorias, Custo Baseado na Atividade. EDI - Electronic Data Interchange que representa a troca automatizada, computador a computador, de informações de negócios estruturadas, entre uma empresa e seus parceiros comerciais de acordo com um padrão reconhecido internacionalmente. Que visa à diminuição de custos e erros operacionais aperfeiçoa a checagem de informações e a recepção das mercadorias reduzindo a s devoluções e os custos de frete, melhora os níveis de serviço e diminui o ciclo do pedido. Reposição Contínua - que representa um processo de reposição de mercadorias automático, com base na informação de demanda real. As informações coletadas no PDV, através da leitura ótica, são transmitidas eletronicamente entre computadores das empresas que repõem continuamente sem estoques, papéis ou perdas. Gerenciamento de Categorias - que pode ser conceituado como um processo entre varejista e fornecedor, que consiste em gerenciar categorias como unidades estratégicas de negócios para produzir resultados comerciais melhorados, através da concentração de esforços em entregar maior valor ao consumidor. Custo Baseado na Atividade - que corresponde ao custo financeiro. É um método de rastrear os custos de um negócio ou departamento para as atividades2 Prof. Dr. Gilberto de Andrade Martins. Titular da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade São Paulo, Coordenador de Graduação em Ciências Contábeis da FEA/USP. Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade São Paulo. 42 realizadas e de verificar como estas atividades estão relacionadas com a geração de receitas e consumo dos recursos. Avalia o valor que cada atividade agrega para o desempenho do negócio ou departamento. O ECR representa a quebra da posição de guarda de sigilo entre as partes que compõem o sistema de distribuição, procurando somar esforços com vista ao atendimento de forma mais eficiente e eficaz ao último elo da cadeia, que é o consumidor. 2.4 Controle de estoque O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoques excessivos às reais necessidades da empresa. O controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. Conforme Bowersox e Closs (2010): Controle de estoques é um procedimento rotineiro necessário ao cumprimento de uma politica de estoques. O controle abrange as quantidades disponíveis numa determinada localização e acompanha suas variações ao longo do tempo. Essas funções podem ser desempenhadas manualmente ou por computador. As principais diferenças são a velocidade, a precisão e o custo. (BOWERSOX e COLSS, 2010, p.255). Para programar as direções desejadas de gerenciamento dos estoques Na visão de Bowersox e Closs (2010), torna-se indispensável desenvolver procedimentos de controle, que definam a regularidade segundo a qual os níveis de estoques são verificados e comparados com os padrões de ressuprimento, ou seja, quando e quanto pedir. Segundo Bowersox e Closs (2010) que os procedimentos de controle de estoques podem ser periódicos ou permanentes. 2.4.1 Controle permanente Explanam Bowersox e Closs (2010), que os controles permanentes são executados diariamente, a fim de averiguar a necessidades de reabastecimento. Esse tipo sistema exige um controle preciso das quantidades de todos os produtos, 43 que para uma adesão eficaz exige uso de sistemas informatizados. Os procedimentos permanentes exigem a definição de pontos de ressuprimento e quantidades a serem pedidas. PR= D x T + ES Em que: PR = ponto de ressuprimento D = demanda diária média em unidades T = tempo médio de ressuprimento em dias ES = estoque de segurança em unidades. Para descobrir a necessidade de um novo pedido utiliza-se a seguinte fórmula representada matematicamente assim: Se E + Qp < PR, então pedir Q Em que: E = estoque disponível Qp = quantidades de pedidos aos fornecedores PR = ponto de ressuprimento em unidades Q = quantidade do novo pedido O controle permanente de estoques é um instrumento de controle que permite que o departamento de compras consiga identificar com precisão quais pedidos devem ser feitos para minimizar o investimento em estoque, sem ocorrer falta de mercadorias. 2.4.2 Controle periódico Na analise Bowersox e Closs (2010), o controle periódico de estoques é concretizado sobre cada item a intervalos regulares, semanais ou mensais. O ponto básico de ressuprimento deve ser adaptado para ponderar a extensão dos intervalos entre as vistorias de controle. A fórmula para calcular o ponto de ressuprimento periódico é PR = D x (T + P/2) + ES Em que: PR = ponto de ressuprimento 44 D = demanda diária média T = tempo médio de ressuprimento P = período entre duas contagens sucessivas ES = estoque de segurança Presumem Bowersox e Closs (2010), o fato de a verificação ser feita apenas a intervalos predeterminados pode acontecer de faltar qualquer item antes da próxima revisão. Por esse motivo, adere à suposição produto a produto, de que o estoque atingirá uma quantidade menor que do ponto de ressuprimento antes da próxima contagem, tornando-se necessária a criação de estoques médios. 2.4.3 Métodos reativos Bowersox e Closs (2010) afirmam que, no método reativo atende as necessidades de controle de estoques de uma empresa, ao longo do canal de distribuição. Os pedidos são feitos quando o estoque disponível cai abaixo de um mínimo ou de um ponto de ressuprimento predeterminado. Pode-se dizer que o método reativo espera que a demanda dos clientes “puxe” o produto ao longo do sistema. De acordo com Bowersox e Closs (2010), Cada varejista decide livremente quando e quanto pedir ao atacadista ou ao centro de distribuição. Por sua vez o centro de distribuição e o atacadista colocam seus pedidos com independência em seus fornecedores. Essas ações independentes tem como resultado a incerteza em cada ponto de ressuprimento, ao longo do canal de distribuição. Inúmeros pontos de incertezas obrigam níveis significativos de estoque de segurança para garantir um desempenho satisfatório. Os procedimentos básicos dos controles, periódico e permanente apresentado exemplificam um típico sistema reativo. Segundo Bowersox e Closs (2010), a figura 3 mostra uma estrutura reativa de controle de estoques para um centro de distribuição e dois atacadistas servidos por ele. Em que: E = estoque existente PR = ponto de ressuprimento Q = quantidade de pedido D = demanda média para cada atacadista A figura 3 exemplifica um o ambiente reativo de estoque. 45 Figura 3 - Ambiente reativo de estoque. Fonte Bowersox e Closs (2010, p.258). Na exemplificação de Bowersox e Closs (2010), o controle de estoque dos atacadistas apontou que será necessário um pedido de 200 unidades pelo atacadista A, no centro de distribuição. Como o estoque existente esta acima da PR no atacadista B, este não tem necessidade de ressuprimento no momento. No entanto, Bowersox e Closs (2010) ressaltam que em um exame mais profundo, as providencias independentes do atacadista A podem causar falta de estoque no atacadista B em alguns dias. Provavelmente terá falta de produtos, pois seu nível de estoque está perto do ponto de ressuprimento e o seu fornecedor, não terá estoque suficiente para atender um pedido. 2.4.4 Sistemas duas gavetas De acordo com Dias (2010), considerar-se o método de duas gavetas como o mais simples para controlar os estoques. Por sua simplicidade. É muito utilizado em revendedores de autopeças e no comercio varejista de pequeno porte. E 250 PR 200 Q 400 E 45 PR 50 Q 200 D 5 E 80 PR 75 Q 200 D 14 Centro de Distribuição Atacadista A Atacadista B 46 Segundo a definição de Dias (2010), neste modelo o estoque de inicio, é armazenado em duas gavetas, onde a primeira gaveta tem material suficiente para atender ao consumo durante período de reposição, mais o estoque de segurança. A segunda gaveta possui estoque equivalente ao consumo previsto no período. Quando a primeira gaveta estiver vazia devera ser feita a reposição de matéria. Dias (2010) explana que a grande vantagem desse método, consiste em uma substancial redução do processo burocrático de reposição de material. Verificar-se que o controle de estoque precisa ser feito para garantir o bom andamento do negócio
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