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GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE ESTADO DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MATO GROSSO PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE GRADUAÇÃO DIRETORIA DE GESTÃO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA GENIVANE SANTANA COSTA NASCIMENTO ESTÁGIO SUPERVISIONADO NA PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTES E LACERDA Pontes e Lacerda- MT 2018 GENIVANE SANTANA COSTA NASCIMENTO ESTÁGIO SUPERVISIONADO NA ORGANIZAÇÃO PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTES E LACERDA Relatório de Estágio Supervisionado, apresentado ao Curso de Administração Pública, da Universidade do Estado de Mato Grosso (UNEMAT), Polo da Cidade de Pontes e Lacerda, como requisito parcial para aprovação na disciplina de Estágio Supervisionado IV Orientador: Prof. Ms. Elei Chavier Martins. Pontes e Lacerda- MT 2018 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 4 1.1 Objetivos ............................................................................................................................. 4 1.1.1 Objetivo Geral ................................................................................................................ 4 1.1.2 Objetivos Específicos ...................................................................................................... 4 1.2 Justificativa .......................................................................................................................... 5 2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO .................................................................. 5 2.1 Dados da Organização ......................................................................................................... 6 2.2 A Administração da Organização ........................................................................................ 6 2.2.1 Missão da Organização .................................................................................................. 7 2.2.2 Sistema de Autoridade .................................................................................................... 7 2.3 Histórico da Organização .................................................................................................... 7 2.4 Estrutura Organizacional ..................................................................................................... 8 2.5 Layout da Organização ...................................................................................................... 10 3 ROTINAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DA PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTES E LACERDA ........................................................................... 13 2.6 Administração de Materiais, Recursos Patrimoniais e Logística ...................................... 14 2.6.1 Gestão de Estoques ....................................................................................................... 15 2.6.2 Compras ........................................................................................................................ 19 2.6.3 Armazenagem ............................................................................................................... 19 2.6.4 Distribuição .................................................................................................................. 20 2.7 Administração de Operações e Serviços ........................................................................... 20 2.7.1 Projeto em Operações e Serviços ................................................................................. 21 2.7.2 Melhoria e Qualidade ................................................................................................... 23 2.8 Administração de Marketing ............................................................................................. 24 2.8.1 Produtos e Serviços ...................................................................................................... 24 2.8.2 Canais de Entrega do Produto ou Prestação dos Serviços .......................................... 25 2.8.3 Comunicação com os Clientes/ Usuários ..................................................................... 25 2.9 Gestão de Pessoas no Setor Público .................................................................................. 25 2.9.1 Recrutamento, Seleção e Integração ............................................................................ 26 2.9.2 Modelagem do Trabalho e Avaliação de Desempenho ................................................ 26 2.9.3 Remuneração e Plano de Carreira ............................................................................... 26 2.9.4 Treinamento e Desenvolvimento ................................................................................... 28 2.9.5 Monitoramento de Pessoas e Sistema de Informação de Pessoal ................................ 28 2.10 Finanças e Orçamento ....................................................................................................... 29 2.10.1 Situação Econômica da Empresa ................................................................................. 30 2.10.2 Situação Financeira da Empresa ................................................................................. 30 3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DAS ROTINAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVO DAS ORGANIZAÇÃO ..................................................................... 32 3.1 Administração de Materiais, Recursos Patrimoniais e Logística ...................................... 32 3.2 Administração de Operações e Serviços ........................................................................... 33 3.3 Administração de Marketing ............................................................................................. 33 3.4 Gestão de Pessoas no Setor Público .................................................................................. 33 3.5 Finanças e Orçamento ....................................................................................................... 34 3.6 Ambiente Externo: Ameaças e Oportunidades.................................................................. 34 3.7 Matriz SWOT .................................................................................................................... 35 4 PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS .................................................................................. 44 4.1 Primeiro Subtítulo Deste Capítulo..................................................................................... 45 4.2 Segundo Subtítulo Deste Capítulo .................................................................................... 45 4.3 Terceiro Subtítulo Deste Capítulo ..................................................................................... 46 4.4 Quarto Subtítulo Deste Capítulo ....................................................................................... 47 4.5 Quinto Subtítulo Deste Capítulo ....................................................................................... 48 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................ 49 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................. 50 APÊNDICES ...........................................................................................................................51 APÊNDICE A – FICHA DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA E ATIVIDADE DESENVOLVIDAS ................................................................................................................ 52 APÊNDICE B – FICHA DE AVALIAÇÃO DO ESTAGIÁRIO ....................................... 55 ANEXOS ................................................................................................................................. 66 ANEXO A – TERMO DE COMPROMISSO PARA REALIZAÇÃO DO ESTÁGIO SUPERVISIONADO .............................................................................................................. 67 ANEXO B – PLANO DE ATIVIDADES DE REALIZAÇÃO DO ESTÁGIO SUPERVISIONADO NA ORGANIZAÇÃO/ ÓRGÃO TAL ............................................. 71 4 1 INTRODUÇÃO O presente relatório tem o objetivo de demonstrar as atividades desempenhadas e observadas durante as rotinas administrativas praticadas no âmbito da administração Pública Municipal pelo graduando em estágio supervisionado do curso de bacharelado em Administração Pública ofertado pela Universidade Aberta do Brasil/Unemat. A instituição estagiada foi a Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda, mais especificamente no setor de convênios e contratos, um dos setores mais importantes da administração, pois é onde ocorre todo processo de elaboração, execução e acompanhamento dos contratos de repasse em parceria com Governo de Estado e Governo Federal. É evidente a importância de todo esse processo para o desenvolvimento do Município, por isso meu interesse em estagiar na referida Instituição. Um dos principais objetivos do estágio é proporcionar ao graduando o acesso a uma Instituição Pública onde terá a oportunidade de desenvolver habilidades e competências da gestão pública aplicada, bem como comparar todo conhecimento teórico adquirido até o momento, com a prática executada durante as rotinas administrativas na instituição. 1.1 Objetivos 1.1.1 Objetivo Geral Objetiva-se adquirir experiência profissional, pessoal e acadêmica do estagiário através da observação das atividades e rotinas desempenhadas pelos servidores atuantes na administração direta do Município, não só no setor de convênios e contratos, mas da Prefeitura Municipal de maneira geral. 1.1.2 Objetivos Específicos Conhecer a administração pública através da observação presencial; Observar as rotinas diárias dos agentes públicos e servidores; Adquirir conhecimento profissional; Analisar e diagnosticar pontos positivos e negativos à cerca da gestão pública Municipal; Relacionar a teoria estudada com a prática executada; 5 1.2 Justificativa O estágio curricular supervisionado é o momento onde os acadêmicos de Administração Pública encontram a oportunidade de fazer parte de todo processo administrativo dentro da organização pública. Através dessa metodologia prática, há a possibilidade de relacionar o conteúdo teórico estudado ao ambiente de trabalho efetivamente e principalmente visualizar e diagnosticar situações diversas, da administração pública encontradas diariamente pelos agentes públicos. Durante esse processo de observação tive a oportunidade de presenciar as rotinas administrativas de um setor público, setor de convênios, momento de questionamentos e esclarecimentos e de grande importância para finalização desta etapa do curso, e enriquecimento profissional. A Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda/Convênios e Contratos foi a instituição/setor escolhida para o estágio devido a sua importância na gestão financeira e aplicação dos recursos públicos, os processos realizados nele são complexos, porém extremamente necessários para o Município. 2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO A prefeitura de Pontes e Lacerda está localizada na Avenida Marechal Rondon, número 522, centro da cidade de Pontes e Lacerda e em sede própria a 450 quilômetros da capital Cuiabá e a Sudoeste do estado de Mato Grosso, tem como principais símbolos o hino, a bandeira e o brasão. É uma organização pública de atividade administrativa do poder executivo municipal com nome/firma/razão social Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda, e inscrita no CNPJ 150.239.89/0001-26. A prefeitura neste ano de 2017 adotou o período de segunda a sexta feira de 6 horas diretas trabalhadas por dia, visando uma economia nas despesas mensais de em média 30%. Essa medida foi tomada pelo prefeito Alcino Pereira Barcelos já no início do mandato, visando estabelecer equilíbrio no orçamento municipal. A prefeitura conta com uma infraestrutura adequada e, o prédio onde atualmente está localizada possui em sua estrutura física 14 salas e mais o gabinete do prefeito, espaço suficiente para o trabalho interno da equipe e atendimento à população e estacionamento próprio. 6 Já as secretarias, estão localizadas em endereços diferentes, em prédios locados e em pontos estratégicos de acordo com a necessidade de cada secretaria e sua equipe de trabalho, mas futuramente pretende-se unificar todos os segmentos em um único espaço, onde a prefeitura municipal será construída e projetada em um espaço muito maior e confortável que o atual. . 1.3 Dados da Organização a) Razão social: Prefeitura de Pontes e Lacerda b) Setor da economia e ramo da atividade: Prestação de serviços públicos c) Principais produtos ou serviços: Administração do patrimônio e aplicação dos recursos públicos d) Endereço: Avenida Marechal Rondon Nº 522, Centro de Pontes e Lacerda e) Número de colaboradores/servidores: total de 955 servidores . 1.4 A Administração da Organização A administração Municipal de 01 de janeiro de 2017 até 31 de dezembro de 2020 está representada por Alcino Pereira Barcelos, atual prefeito da cidade, e conta com uma equipe de gestão de 08 (oito) secretários. São eles: Secretário de administração e chefe de gabinete Anderson da Silva Lima, secretário de meio ambiente Wilson Joaquim Moreira, secretário de cidade e planejamento João Batista de Carvalho Filho, secretário de educação e cultura Alan Henrique Monteiro de Oliveira, secretário de esporte Gidelson Chaves, secretário de fazenda Rezoluz Fernandes Lima, secretário de obras e serviços públicos José Garcia Neto e o secretário de saúde Valmor de Oliveira Na referida instituição a administração é centralizada, o executivo é quem decide a finalidade de todos os recursos e sua aplicação, os secretários apenas administram suas secretarias e são subordinados, já que a decisão final é sempre do prefeito. 7 1.4.1 Missão da Organização A missão da Prefeitura Municipal: “Garantir políticas públicas, através do desenvolvimento sócio econômico e da otimização dos recursos, assegurando qualidade de vida à população.” Visão de Futuro:“Transformar Pontes e Lacerda em um Pólo Industrial.” Valores: Transparência, compromisso, ética, inovação, conhecimento e ousadia. 1.4.2 Sistema de Autoridade O sistema utilizado inicialmente é descentralizado por meio das secretarias, as decisões de nível estratégico são tomadas pelo secretário de administração/chefe de gabinete em acordo com o prefeito e repassada aos demais setores às decisões de nível operacional são tomadas e executadas pelos secretários, e em seguida aos chefes de cada setor. Cada secretário é responsável pela administração de sua secretaria e atividades desenvolvidas nela, cada secretário conta com um chefe de setor respectivamente e trabalham em conjunto e contam em média com mais três a cinco servidores auxiliares diretos por setor, e ainda, são auxiliados por uma comissão de seleção de projetos,formada por servidores efetivos e pessoas da comunidade através do voto participativo, e das entidades, porém, o prefeito mantém o poder de decisão final em todas as situações. No entanto, o poder decisório final é do gestor máximo, o prefeito, de maneira centralizada, e isso muitas vezes torna o processo decisório demorado e oneroso ao município, quando se trata de prazos aplicação dos recursos públicos financeiros por exemplo. 1.5 Histórico da Organização A história de Pontes e Lacerda teve início em meados dos anos de 1784. A denominação Pontes e Lacerda é uma homenagem aos astrônomos e cartógrafos Antônio Pires da Silva Pontes Leme e Francisco José de Lacerda e Almeida , ambos eram diplomados pela Universidade de Coimbra, Portugal. Chegaram à região em 1784, com a missão de elaborar a primeira carta geográfica dos rios da região. Partindo de Vila Bela da Santíssima Trindade, primeira capita do estado, descreveram os rios das bacias Amazônica e do Prata. A Lei Estadual no 4.167, de 29 de dezembro de 1979, de autoria do Deputado Ubiratan Spinelli e sancionada pelo Governador Frederico Campos, criou o município de Pontes e Lacerda, com território desmembrado do município de Vila Bela da Santíssima 8 Trindade. O artigo 1° dessa Lei, diz: Fica elevado à categoria de Município com o nome de Pontes e Lacerda, o Distrito do mesmo nome, criado como unidade integrante do Município de Vila Bela da Santíssima Trindade, pela Lei n° 3.813, de 03 de dezembro de 1976. A instalação oficial deu-se somente em janeiro de 1981, ocasião em que tomou posse o senhor Gercino Rodrigues de Souza, na condição de primeiro prefeito municipal, através de nomeação, conforme o artigo 2° dessa mesma Lei: Nos termos da Lei Complementar Federal n° 1, de 09 de novembro de 1967, o Município de Pontes e Lacerda será instalado no dia 31 de janeiro de 1981, com a posse do Prefeito, Vice-Prefeito e Vereadores a serem eleitos a 15 de novembro de 1980. Até o presente ano 2018 passaram pela administração do Município 11 (doze) Prefeitos eleitos: sr. Dionir de Freitas Queiroz, o primeiro prefeito eleito do Município empossado em 01/02/1983; Dauri Alves Mariano (01/01/1989 a 01/01/1993); Dionir de Freitas Queiroz (01/01/1993 A 01/01/1997); Décio Cipriano Maniçoba (01/01/1997 a 25/08/1999); João BentoNeto (26/08/1999 a 21/03/2000); Décio Cipriano Maniçoba (22/03/2000 a 01/01/2001); Nelson Miura (01/01/200 a 01/01/2005); Newton de Freitas Miotto (01/01/2005 a 01/01/2013); Hilário Garbin (07/11/2007 a 28/11/2007); Donizete Barbosa do Nascimento (01/01/2013 a 01/01/2017); Alcino Pereira Barcelos (01/01/2017 a 01/01/2020); Desde então o Município tem crescido consideravelmente, principalmente através das obras de infraestrutura executadas ano após ano, resultando em interesses de grandes empresas em se instalarem em Pontes e Lacerda como frigoríficos, Mineradoras e lojas de grande porte favorecendo tanto o Município, quanto a população com a geração de emprego e renda. 1.6 Estrutura Organizacional Em sua estrutura organizacional a prefeitura conta com 955 servidores, sendo 800 efetivos, 92 comissionados, 61 temporários e dois agentes eletivos em seu quadro funcional, 9 entre servidores/colaboradores, de acordo com o site da prefeitura municipal o Portal da Transparência do Município. Cada servidor está ligado à secretaria em que foi, ou encontra-se lotado ou contratado, subordinados ao chefe e ao secretário assim distribuídos hierarquicamente, o gabinete por exemplo, conta com 21 servidores, secretaria de administração 55, secretaria de fazenda 36, secretaria de planejamento 12, secretaria de educação e cultura 450, secretaria de meio ambiente 11, secretaria de esportes 08 e secretaria de saúde 362. Disponível em (:http://www.ponteselacerda.mt.gov.br/Transparencia/Gestao-de-Pessoas/) Figura 1- Organograma da Organização Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda De acordo com os dados disponíveis no site da Prefeitura Municipal está organizado da seguinte forma: SEMFAZ- Secretaria Municipal de Fazenda: Secretário Rezoluz Fernandes; SEMCIP- Secretaria Municipal de Planejamento: Secretário João Batista de Carvalho Filho; SEMOB- Secretaria Municipal de Obras e Serviços Públicos: José Garcia dos Santos Neto; Prefeito Secretário de Planejamento Chefe de Setor Servidor/Auxiliar Secretário de Fazenda Chefe de Setor Servidor/Auxiliar Secretário de Obras e Infraestrutura Chefe de Setor Servidor/Auxiliar Servidor Secretário de Esportes Chefe de Setor Servidor/Auxiliar Secretário de Administração/Chefe de Gabinete 10 SEMES- Secretaria Municipal de desporto e Lazer: Secretário Gidelson Chaves; SEMEC- Secretaria de Educação e Cultura: Secretário Alan Henrique Monteiro de Oliveira; SEMSA- Secretario Municipal de Saúde: Secretário Valmor de Oliveira; SEMAD- Secretaria Municipal de Administração: Anderson da Silva Lima; SEMAGRO- Secretaria de Agropecuária e Meio Ambiente: Wilson Joaquim Moreira; Cada secretaria e equipe executam toda parte administrativa e organizacional de sua competência, de forma centralizada, a comunicação entre as secretarias e prefeitura é feita através reuniões e de comunicação interna em meio físico e por meio de um sistema de protocolo, as atualizações e alterações feitas para cada servidor é monitorado pelo controle interno e suporte. Nesse sistema de protocolo um servidor encaminha a guia de tramitação ao interessado que recebe e dá baixa eletronicamente, além de receber a comunicação interna expedida pelo chefe de setor, o mesmo deverá assinar tanto a G.T. (Guia de Tramitação) quanto a C.I ( Comunicação interna) e horário que o documento foi recebido para controle de prazo. 1.7 Layout da Organização 11 A Prefeitura Municipal localizada na Avenida Marechal Rondon número 522 no centro da Cidade, possui em sua estrutura física 20 salas e 02 recepção a primeira recepção geral e a segunda recepção do gabinete, 05 banheiros, sendo 02 para todos os usuários incluindo contribuintes, e os outros 03 distribuídos particularmente sendo 01 para gabinete, 01 procuradoria e dívida ativa e o terceiro encontra-se instalado na sala do Recursos Humanos (atendimento interno), uma cozinha/copa, e ainda, estacionamento alugado com capacidade para 30 veículos de pequeno porte. 12 Internamente conta com 14 impressoras multifuncionais e mantém contrato de terceirização com uma empresa gráfica de xérox/encadernação para atender a grande demanda própria e das secretarias. No início de 2017 a prefeitura passou por uma pequena reforma, para ampliação de espaços e melhor distribuição dos servidores maior conforto para atendimento da população e em todas as salas, a partir de então, foram instalados climatizadores de ar modernos e mais potentes, objetivando um maior qualidade de vida para os usuários. 13 3 ROTINAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DA PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTES E LACERDA Durante todo período de estágio curricular supervisionado, foi possível perceber o quanto a cidade depende de que as políticas públicas municipais sejam efetivamente aplicadas. É a partir daí que todos os investimentos são direcionados tendo como principal finalidade atender a população em geral, sendo portanto, o principal objetivo do Prefeito e sua equipe. No início do mandato, uma das principais metas era o corte de gastos, para isso foi implementadoo período de 06 horas trabalhadas de forma direta, além de cortes na folha de pagamento de funcionários até então contratados temporariamente e comissionados. Atualmente após o primeiro semestre de gestão, verificou-se uma economia significante no orçamento público municipal, mas ainda não foi suficiente e provavelmente esse período de economia perdure até o fim meados de 2018. Uma das características do prefeito neste ano, foi nomear servidores efetivos experientes como chefes dos setores, e delegar a eles responsabilidades de acordo com a função bem como gratificação pelo cargo em comissão a esses servidores, conhecedores do funcionalismo público alguns com mais 20 anos de prestação de serviços no município. É no setor de convênios que acontece toda parte administrativa para a celebração dos convênios ou contratos de repasses, acordos firmados entre a administração pública municipal e estadual ou municipal e federal que viabiliza investimentos significativos principalmente em infraestrutura para a região, mediante ao Decreto N° 6.170, de 25 de Julho de 2007, Inciso 1° que regulamenta convênio como: I - convênio - acordo, ajuste ou qualquer outro instrumento que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas nos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como partícipe, de um lado, órgão ou entidade da administração pública federal, direta ou indireta, e, de outro lado, órgão ou entidade da administração pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, ou ainda, entidades privadas sem fins lucrativos, visando a execução de programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação A partir daí, os documentos seguem para a secretaria responsável, para que seja elaborado o termo de referência de acordo com as especificações necessárias e logo em seguida seja elaborado o processo licitatório, e encaminhado ao setor jurídico para efetivação do contrato com a empresa vencedora, e por fim, tenha início a execução da obra ou serviço, depois a cada etapa é feita uma prestação de contas por parcial ou total, conforme essa etapa 14 acontece, o ente concedente faz os repasses financeiros junto com a contrapartida do município e os pagamentos são finalmente repassados à empresa contratada. Finalizada a obra/serviço é feita uma última prestação de contas final, e toda documentação mais recente, fica arquivada no setor em fase intermediária por pelo menos 5 anos,e a disposição do Tribunal de Contas do Estado, Tribunal de Contas da União e demais órgãos de fiscalização. Já os documentos mais antigos são destinados a um arquivo geral administrado pela própria prefeitura, lá o sistema de arquivo é manual e físico, separados e armazenados em pastas, e em prateleiras suspensas, devido aos custos com digitalização dos documentos os documentos são em sua totalidade arquivos em papel. 3.1Administração de Materiais, Recursos Patrimoniais e Logística A administração de materiais tem participação importantíssima nos resultados da administração pública, é onde são realizados os processos de aquisição de materiais, pedidos, embalagem, transporte, controle de estoques e destinação dos materiais de acordo com as necessidades da organização. Segundo o livro Gestão de operações e logística I , pag.34 de Rodrigo Alvarenga Rosa Administração de Materiais é, portanto, um conjunto de atividades que tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade solicitada, sendo tudo isso conseguido ao menor custo possível. O livro supracitado refere-se a logística como a colocação do produto certo, na quantidade certa, no lugar certo, no prazo certo, com a qualidade certa, com a documentação certa, ao custo certo, sendo produzido ao menor custo, da melhor forma, e deslocado mais rapidamente, agregando valor ao produto e dando resultados positivos aos acionistas e aos clientes. Tudo isso respeitando a integridade humana de empregados, de fornecedores e de clientes e a preservação do meio ambiente. A prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda, instituição pública da administração direta, assim como a maioria das organizações públicas adquirem seus materiais de usos contínuos e permanentes, por meio de licitações e contratos Lei 8.666/1993, e pregão de acordo com a Lei 10.520/2002 e observando sempre a legislação que rege a administração dos recursos disponibilizados pelo governo. Trata-se de um processo extremamente importante e indispensável para o Município. 15 Primeiramente se avaliam as necessidades e por meio de diagnósticos listam-se os materiais necessários e indispensáveis para o funcionamento da instituição. Estes procedimentos operacionais são fundamentais, pois é onde acontece todo processo de controle e avaliação de compras e dos gastos, além de manter a qualidade dos materiais já armazenados de maneira adequada e de acordo com a classificação e característica de cada grupo de materiais e produtos de consumo e higiene. Por isso é que os agentes responsáveis pela administração de materiais sejam conhecedores de todo funcionalismo da gestão de estoques como: avaliar as compras e a distribuição dos produtos por setores, quais são as prioridades e utilidades da organização. Principalmente mantendo armazenagem adequada dos produtos já disponíveis para uso e evitar a falta daqueles produtos indispensáveis como por exemplo, os alimentos da merenda escolar. 3.1.1Gestão de Estoques Estoque é definido como certa quantidade de matéria prima ou produto acabado que ainda não foi consumido ou comprado/entregue ao cliente da organização. De um modo geral a gestão de estoques pode ser compreendida como o processo de manter disponíveis produtos e mercadorias a tempo e quantidade suficientes, com o objetivo de fornecer às organizacionais condições de funcionamento. Na prefeitura municipal o processo de gestão de estoques é realizado de maneira manual e em planilhas do Microsoft Excel pelos servidores responsáveis, e toda mercadoria recebida e estocada nos cômodos do almoxarifado, e separado por categorias de secretaria, onde, de acordo com a necessidade serão distribuídos futuramente. 3.1.1.1Política de Estoques A política de estoques pode ser entendida como definição das técnicas, diretrizes e métodos utilizados pela organização como normas de orientação utilizando fatores de tempo, quantidade, lugar, valor, enfim, na gestão dos estoques existentes, onde o objetivo principal é evitar percas e causar prejuízos para a instituição.. 16 Além de estabelecer o nível de estoques e sua localização por classificação de gêneros, os servidores responsáveis monitoram os custos de pedidos e de manutenção dos estoques, de modo que as atividades realizadas por eles minimizem os prejuízos e imprevistos que poderão surgir no resultado final. Por isso é muito importante que a administração pública mapeie com exatidão cada fornecedor, conhecendo seu tempo necessário para processar o pedido, produzir e entregar. ro, Corrêa comenta que uma das razões que mais influencia o surgimento de estoques é a necessidade de conciliação entre as flutuações de demanda e as taxas de fornecimento de insumos e/ou matérias-primas. Então, a gestão de estoques desempenha um papel importantíssimo para o sucesso de uma administração pública, além disso, colabora efetivamente para tornar a gestão de estoques eficaz, e possibilita o acesso a informaçõesrelevantes para todas as áreas envolvidas: compras, acompanhamento, gestão da armazenagem, controle de produção e gestão de distribuição física. A prefeitura Municipal mantém uma casa alugada, à parte da prefeitura onde mantém o estoque de materiais de consumo de todas as secretarias. Nesse ambiente, 03 servidores, também estão diretamente ligados ao setor de compras, são responsáveis por todo recebimento e controle de entrada e saída de mercadorias e matérias de consumo de todas as secretarias. Na Gestão Pública Municipal, a gestão de estoque é de suma importância, desde o processo inicial de diagnóstico das necessidades da organização enviados por cada secretaria, até a aquisição das matérias-primas e todos os produtos requisitados para o uso por meio das licitações e distribuição de todo material. É absolutamente rigoroso o processo de acompanhamento para que, tudo seja registrado e relacionado, bem como a observação de tudo que foi armazenado e ainda, que odo processo tenha ocorrido da maneira adequada, quanto as urgências, as prioridades dos produtos pelo usuário final dos setores bem como, utilidades dos suprimentos a classificação, avaliação e acompanhamento das validades dos produtos, prevenção de prejuízos e percas. 3.1.1.2Tipos de Estoques Na referida instituição estagiada, o controle de entrada e saída de estoque é feita manualmente, e em seguida lançados em planilhas do software Excel. Os principais produtos 17 são de uso permanentes, contínuos ou periódicos que estão armazenados e divididos dentro de acordo com o gênero. Existem ainda, itens de uso interno e próprio da administração, como computadores, canetas, papéis, livros, pastas, e ainda os de gêneros alimentícios, que são repostos continuamente, de acordo com as suas necessidades, gênero alimentício, produtos de higiene e limpeza, materiais de consumo como, papéis, canetas, réguas,itens para impressoras e plotters, só na prefeitura municipal são: 69 computadores em funcionamento, 12 no setor de tributos, 8 na tesouraria,13 convênios/engenharia,04 contabilidade/compras, 02 suporte, 02 controle interno,03 licitação, 03 gabinete de prefeito, recepção 02, recursos humanos/gestão de pessoas 06, jurídico/procuradores 10 e planejamento 04. O sistema utilizado é o sistema betha sap e betha servidor, cada servidor é cadastrado com login e senha de acordo com a função e atribuição de cada um. Cada setor mantém arquivo próprio, que é mantido no setor enquanto estão na fase corrente e intermediária, e em seguida quando é destinado a guarda permanente cada um é responsável pela guarda e conservação dos mesmos, em local, chamado de Patrimônio pelos servidores, uma casa de 6 cômodos alugada e mantida pela prefeitura localizada a 01 quadra de distância que funciona também como arquivo morto. Por isso a classificação dos tipos de estoques são de suma importância, são eles: Estoque de matéria prima: são os produtos que serão utilizados para confecção de um novo produto final; Estoque em processo de produção: produtos produzidos e semiacabados, ocorrem geralmente em indústrias; Estoque de produtos acabados: produto final de uma organização, pronto para ser utilizados: Estoque de segurança: este é um dos métodos utilizados no setor de almoxarifado da prefeitura municipal, já que alguns fornecedores, demoram na entrega dos produtos necessários para o funcionalismo administrativo da organização. Desse modo, podemos observar a importância da classificação de cada tipo de estoque da organização, de acordo com as características dos itens constantes no estoque e quantidade de produtos estocados, maior a necessidade de focar o controle naqueles itens considerados mais importantes e indispensáveis para o bom funcionamento das rotinas. 18 3.1.1.3Custos de Estoques É importante ressaltar que todo processo de armazenagem, gera custos, como despesas com energia, aluguel, segurança, pessoal etc... Na prefeitura municipal não é diferente, e pelo fato de que o prédio onde o estoque está localizado não é próprio, a despesa com aluguel é um dos principais fatores que dificultam uma estocagem em maior volume. Os custos de estoques podem ser variáveis ou fixos. Nos custos variáveis relacionados com os estoques, temos: custos de operação e manutenção dos equipamentos, manutenção dos estoques, materiais operacionais e instalações, e custos de perdas. Já nos custos fixos temos: equipamentos de armazenagem e manutenção, seguros, benefícios a funcionários e folha de pagamentos e utilização do imóvel e mobiliário. O controle de estoque é administrado pelo setor de compras do município e as compras para estocagem são estimadas baseadas nas despesas mensais de cada secretaria. Em relação aos custos associados à gestão de estoques, estes podem ser separados em três áreas principais (Garcia et al., 2006, p.14): Custos de manutenção de estoques: custos proporcionais à quantidade armazenada e ao tempo que esta fica em estoque. Um dos custos mais importante é o custo de oportunidade do capital. Este representa a perda de receitas por ter o capital investido em estoques em vez de o ter investido noutra atividade económica. Uma interpretação comum é considerar o custo de manutenção de estoque de um produto como uma pequena parte do seu valor unitário (Garcia et al., 2006, p.15); Custos de pedido: custos referentes a uma nova encomenda, podendo esses custos ser tanto variáveis como fixos. Os custos fixos associados a um pedido são o envio da encomenda, receber essa mesma encomenda e inspeção. O exemplo principal de custo variável é o preço unitário de compra dos artigos encomendados (Garcia et al., 2006, p.15); Custos de falta: custos derivados de quando não existe estoque suficiente para satisfazer a procura dos clientes em um dado período de tempo. Como exemplos têmos: pagamento de multas contractuais, perdas de venda, deteorização de imagem da empresa, perda de market share, e utilização de planos de contingência (Garcia et al., 2006, p.16).( https://portogente.com.br/portopedia/78665-custos-de-estoques). No almoxarifado da prefeitura municipal, foi possível perceber que os custos pela falta relatados anteriormente é um problema recorrente da gestão de estoques atual, segundo servidores do local, pela demora nos trâmites legais que o processo de compras exige como processo licitatório por exemplo. 19 3.1.1.4Sistema de Planejamento e Avaliação dos Níveis de Estoques É no setor de operações e logísticas que toda avaliação dos níveis de estoque acontecem, na administração Municipal este setor encontra-se instalado no Almoxarifado, a aproximadamente uma quadra de distância do prédio da Prefeitura. É nesse setor que acontece todo acompanhamento e execução das atividades que irão equilibrar a quantidade necessária com o tempo disponível bem como controle prazos necessários. 1.7.1 3.1.2Compras No setor de compras é realizado toda parte se gestão estratégica de aquisição de bens e prestação de serviços, sobretudo relacionadas as fontes de recursos financeiros baseando-se sempre na LEI Nº 8.666, de 21 junho de 1993 que em seu art. 1o estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, (BRASIL, 1993). A principal função deste departamento é principalmente a obtenção de materiais certos, quantidade e especificações corretas de acordo com as necessidades de cada setor. Na referida instituição,o chefe do setor ou secretário autoriza em meio físico um pedido através de uma planilha Excel impressa, assinada e carimbada, e em seguida, após receber a solicitação de pedido, o setor de compras é quem seleciona o respectivo fornecedor vencedor do processo licitatório, em seguida essa solicitação é enviada ao almoxarifado juntamente com uma autorização do setor de compras, e após prazo de entrega, o solicitante faz a retirada dos itens solicitados e de acordo com o pedido no almoxarifado, e posteriormente dado baixa no estoque. 1.7.2 3.1.3Armazenagem O almoxarifado, local onde acontece o processo de estoque e armazenagem dos produtos e materiais estocados, encontra-se localizado a 1 (uma) quadra do prédio da prefeitura municipal, é uma casa alugada de 6 ( seis ) cômodos. 20 A armazenagem dos materiais/produtos é feita em prateleiras suspensas a 50 centímetros do chão, fixadas nas paredes do almoxarifado, a capacidade de armazenamento do município ainda é pequena, os produtos ficam agrupados em salas com pouca ventilação e iluminação, e isso impede que seja mantido um estoque maior, e aumenta o risco de deterioração dos produtos perecíveis. O objetivo futuramente é construir um galpão que satisfaça as necessidades do município e de suas secretarias e assim proporcionar um equilíbrio de controle de recebimento e abastecimento das necessidades da organização. A solicitação feita pelos servidores inicialmente, e que seja instalado um sistema digital para controle com leitores de códigos de barra, e esse processo que hoje é feito manualmente e muito demorado, oque acaba dificultando o trabalhos da equipe. 1.7.3 3.1.4Distribuição Os servidores do almoxarifado são os responsáveis pela distribuição das mercadorias e produtos, esse processo distributivo tem início na saída dos produtos do destino inicial, fornecedor, para o destino final organização. A distribuição desses materiais é feita em veículos das próprias secretarias, já que a prefeitura conta com uma frota mínima de veículos para atender a demanda municipal. E a cada material/produto que é retirado do estoque, é dado baixa, e quem retirou o material assina um requerimento manual de solicitação se responsabilizando pela retirada. O modal utilizado é o rodoviário, com veículos rodantes sobre pneus, como caminhões e carretas, tanto no recebimento dos produtos quanto na distribuição dentro do município, que geralmente é feito com caminhonetes e carros de passeio e pequeno porte. 3.2Administração de Operações e Serviços Todo processo administrativo gerado na organização de cada setor é suma importância para toda gestão municipal e suas secretarias, e exercem um processo de transformação de alguma forma, seja de pessoas, materiais ou informações. No setor de convênios, onde ocorreu o estágio, tramitam diariamente um grande fluxo de documentos como ofícios, termos de convênios, contratos, em sua maioria de interesse público, significativos para a continuidade e celeridade nos processos administrativos financeiros dos objetos conveniados seja na aquisição de um bem ou serviço ou em execução de obras. No início de cada ano é possível acessar uma lista disponibilizada Portal da 21 Transparência da Prefeitura onde consta a relação atualizada dos convênios vigentes e contratos de repasse em execução celebrados com o Estado de Mato Grosso e com a União. As principais atividades praticadas são definidas como processos de contratos de repasses, de concedente, seja Estadual ou Federal para convenente neste ato representado pela Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda, visando dar continuidade aos serviços públicos, onde uma vez conveniado o objeto entre as partes, gera-se a o obrigatoriedade de celebração, execução, acompanhamento e finalmente prestação de contas, de todo recurso recebido do concedente. Esses serviços prestados pelo setor de convênios trás resultados positivos para o Município e para administração pública, a equipe trabalha arduamente para que se cumpra os prazos e metas estabelecidos com agilidade e eficiência que se exige nessas atividades praticadas diariamente. 1.7.4 3.2.1Projeto em Operações e Serviços A SEMCIP secretaria Municipal de Cidade e Planejamento foi criada a partir da gestão atual, que decidiu unificar os setores de planejamento, engenharia, convênios, fiscalização, regularização fundiária e geobras em uma mesma secretaria, com o objetivo de aproximar os setores que desenvolvem atividades sequenciais, visando dar celeridade aos serviços prestados tanto aos munícipes quanto à própria instituição. De acordo com o site da Prefeitura a SEMCIP está distribuída da seguinte forma: 22 Fonte: Site: http://www.ponteselacerda.mt.gov.br/Transparencia/Gestao-de- Pessoas/Organograma/) É no departamento de planejamento, gestão estratégica e departamento de cidade que a gestão quanto as tomadas de decisões de projetos e propostas são apresentadas ao executivo, bem como dotação orçamentária, que em seguida é enviado para câmara municipal para ser votada em plenário. Após aprovado o projeto de lei, é enviado ao setor jurídico da prefeitura, e posteriormente devolvido a secretaria de cidade e planejamento para os devidos trâmites. Já no setor de Convênios é onde acontece a supervisão dos demais departamentos de engenharia, fiscalização, regularização fundiária e geobras. O setor de engenharia elabora e fiscaliza os projetos privados e públicos do Município, e principalmente para as obras dos convênios em execução. O setor de fiscalização atua diretamente nas obras particulares que estão sendo executadas pelos cidadãos, inicialmente de forma preventiva e posteriormente através de notificação, embargo, interdição e em último caso com imposição de multa. A regularização fundiária regulariza situações de propriedades particulares, habite-se e alvará com atendimento direto com o contribuinte. O geobras por sua vez atua diretamente com o sistema do TCE (Tribunal de Contas do Estado), onde os dados praticados nas atividades financeiras para o controle e fiscalização do referido órgão. 23 3.2.2 Planejamento e Controle da Produção Os serviços prestados pela equipe durante as rotinas administrativas do setor de convênios é pautada pela ética, responsabilidade e compromisso com o dinheiro público. Pretende-se com isso, oferecer aos empreiteiros, engenheiros, munícipes, legislativo, judiciário e executivo transparência na efetividade dos serviços prestados. O setor recebe com frequência solicitações quanto às informações referente aos convênios vigentes e também encerrados devido a importância desses documentos com valor probatório, o setor mantém um pequeno arquivo já em fase permanente anexo ao setor oque possibilita maior agilidade e possível para a resposta ao requerente, desde o recebimento dos requerimentos de informações até sua resposta final o prazo geralmente é de 07 dias úteis. O controle de solicitação de medição pelas empresas executoras também são recepcionadas pelo setor de convênios através do endereço eletrônico, e posteriormente entregue aos engenheiros responsáveis pela elaboração das planilhas de medição relatório fotográfico, depois os referidos documentos são devolvidos ao setor de convênios para emissão das notas fiscais e guias de retenção obrigatórias como issqn e inss. Concluída essa etapa os documentos produzidos até o momento é encaminhado ao setor de contabilidade para liquidação e pagamento à Empresa. A prestação de conta do pagamento citado anteriormente acontece geralmente por parcela, conforme o recurso é liberado, a prestação de contas tambémé feita de acordo com o valor liberado. A Caixa Econômica Federal/CEF de Cuiabá é a Instituição designada pela União para intermediar as transações financeiras de liberação, controle e fiscalização com a unidade executora Município de Pontes e Lacerda. 1.7.5 3.2.3Melhoria e Qualidade Melhorias precisam ser feitas em todos os setores da gestão municipal. Devido ao momento de dificuldades econômicas gerados pela crise no país e pela gestão anterior, o atual gestor tem encontrado inúmeras dificuldades. Os secretários são exemplo dessa defasagem de pessoal, eles acabam sobrecarregados de funções, além das próprias atribuições que são inerentes ao cargo que ocupam. A questão da tecnologia de sistemas também precisa de atualizações com urgência. No setor de Recursos Humanos seria necessário maior investimento em tecnologia que 24 contribuísse para o controle de frequência dos servidores. No setor de estoque/almoxarifado o ideal que todo processo fosse informatizado, isso facilitaria muito o trabalho e exatidão de estoque. Mas no geral, a maior necessidade seria a contratação de mais servidores, e que as tecnologias adequadas fossem empregadas, de maneira satisfatória e para todos os setores e departamentos. 3.3Administração de Marketing A prefeitura municipal utiliza de diversos meios de comunicação, o jornal impresso da cidade Folha Regional, os canais de TV Rede Record TV Guaporeí, TV Centro-Oeste SBT e Portal da Amazônia TV Santa Catarina para divulgar as atividades de interesse público e social da população. No entanto, o principal meio utilizado para publicidade de todo processo e trabalhos realizados, é o próprio site da prefeitura Portal da Transparência. Lá estão elencados por meio de links e páginas as principais atividades realizadas pela gestão pública do município. Remuneração de servidores, chamamentos público, celebração de contratos e convênios entre a administração municipal e concedentes estaduais e federais, empresas privadas e prestadores de serviço, projetos e programas que serão implantados, secretarias e suas atribuições, nomeações, enquetes participativas, links úteis para acesso do cidadão, Neste site também, população tem acesso aos dados referente a pagamentos e parcelamento de tributos, com o link cidadão on line, onde os munícipes tem acesso ao boleto de IPTU , e dívidas anteriores, uma inovação para este ano de 2017. 1.7.6 3.3.1Produtos e Serviços Visando maior comodidade e satisfação das necessidades dos clientes/usuários dos serviços públicos municipais, no ano de 2017 uma inovação tecnológica foi disponibilizadano que se refere acesso aos dados do IPTU, por exemplo, evitando filas e demora no atendimento, um problema que era recorrente nos anos anteriores. No site do portal da transparência também é possível que o cidadão acesse um link ouvidoria pública , onde o cidadão tem a possibilidade de uma comunicação direta com a Prefeitura e podem ser feitas reclamações e sugestões quanto ao serviço público prestado. 25 E ainda uma, enquete participativa segundo A Lei Federal 13.019/2014 que dispõe sobre a necessidade da participação da comunidade quanto ao interesse no desenvolvimento de Termos e Parcerias que envolvam a Administração Pública. Através dessa enquete a população participa das ações da prefeitura municipal diretamente. 1.7.7 3.3.2Canais de Entrega do Produto ou Prestação dos Serviços Sistema de distribuição no setor de convênios, por exemplo, foi criado um tipo de protocolo específico, onde as empresas, empreiteiros e engenheiros, devem solicitar formalmente os pedidos de medições das obras executadas nas segundas e terças-feiras, e em contrapartida, o setor dispõe de até 03 (três) dias úteis para realizar a medição, e proceder o processo de empenho e pagamento da mesma no setor da contabilidade e tesouraria. Objetivos e estratégias desse serviço prestado é a agilidade, poderá ser realizada oficialmente por meio físico no setor de protocolo endereçado ao setor de convênios ou via correio eletrônico em um endereço específico para o envio que é o e-mail: fiscalizaçãopl2017@gmail.com, e essa correspondência é monitorada pelos técnicos responsáveis diariamente. E ainda, são distribuídos os Ofícios Circulares para divulgação dos recursos Federais recebidos pela Prefeitura Municipal através dos Convênios obedecendo o dispositivo legal em seu ar. 1.7.8 3.3.3Comunicação com os Clientes/ Usuários Toda divulgação dos atos praticados pela gestão municipal obedece ao princípio da publicidade, e o acesso é facilitado por meio de links de acesso ao assunto que se deseja consultar. O objetivo é disponibilizar para a população todo processo executado pela gestão atual e sua equipe de colaboradores, e propiciar uma fiscalização efetiva dos cidadãos quantos aos investimentos dos recursos públicos. 3.4Gestão de Pessoas no Setor Público 26 1.7.9 3.4.1Recrutamento, Seleção e Integração O setor de Recursos Humanos e gestão de pessoas trabalham em conjunto para atender os funcionários e servidores, esse setor fica subordinado à secretaria de administração. São eles os responsáveis por todo processo de recrutamento, seleção ou demissão. Geralmente as admissões são feitas através da realização de concurso público ou processo seletivo, no entanto, em alguns casos específicos também são realizadas contratações diretas. O setor de Recursos Humanos também é o responsável pelo controle de frequência dos servidores, licenças médicas, autorização para concessão de diárias, abonos, férias, auxiliar nas aberturas de contas bancárias, geralmente Caixa Econômica Federal e assuntos relacionados, entre outras funções. Recursos Humanos está o recrutamento e qualificação dos servidores, o sistema utilizado para as atividades controle de recursos Humanos, Relógio Ponto e o fechamento da Folha, esse sistema tem constantes problemas, no entanto existe uma empresa que presta serviços para solucionar tais erros, no entanto deixa muito a desejar, a questão política em um órgão como a prefeitura é constante o que é comum e produtivo por muitas vezes quando é dirigido de forma democrática e visando o bem da população, mas torna se importante na relação de um setor como os Recursos Humanos saber deferir lados políticos e trabalhar para que todos os servidores evidenciem a necessidade de trabalhar em beneficio de um bem 1.7.10 3.4.2Modelagem do Trabalho e Avaliação de Desempenho As atribuições dos cargos na prefeitura municipal de Pontes e Lacerda neste ano de 2017, foi realizada de acordo com as experiências que os servidores e secretários demonstraram durante a gestão anterior, o prefeito manteve a maioria dos secretários, visando a experiência profissional de cada um deles. A administração municipal também investe em cursos e seminários, disponibilizando recursos financeiros para o pagãmente de diárias de acordo com a despesa do curso que será realizado, geralmente na capital do estado, Cuiabá. 1.7.11 3.4.3Remuneração e Plano de Carreira A Gestão de Pessoas foi regulamentada por meio da Lei Complementar Municipal Nº063 de 01/04/2008 que dispõe sobre o Estatuto dos Servidores Públicos Municipais de Pontes e Lacerda tem como objetivo inicial regulamentar as atividades remuneradas, e dessa 27 forma estabelecer os direitos e deveres dos servidores públicos Municipais. E assegurar direitos isonômicos tanto no processo de admissão ao serviço Público quanto a elevação e progressão dos cargos e carreiras consoantes a referida Legislação: Art. 16. A Progressão de Classe (Horizontal)por titulação profissional é a passagem do servidor público municipal estável, ocupante de um dos cargos definidos nesta Lei, de uma classe para outra no mesmo cargo, em virtude de comprovação da habilitação exigida para a respectiva classe, compatível com as atribuições do cargo efetivo e observado o cumprimento do intervalo mínimo de 3 (três) anos entre cada classe. § 1º As classes são estruturadas segundo a formação exigida para o provimento e para a progressão horizontal no cargo, de acordo com seguinte: Cargo de Nível Fundamental: I - Classe A - habilitação em nível de ensino fundamental; II - Classe B - exigência para classe A, mais habilitação em nível médio; III - Classe C - exigência para classe B, mais habilitação de grau superior em nível de graduação; Cargo de Nível Médio: I - Classe A: habilitação no ensino médio; II - Classe B: exigência para classe A, mais habilitação em grau superior em nível de graduação; III - Classe C: exigência para classe B, mais curso de especialização lato sensu em área de abrangência do cargo; IV - Classe D: curso especialização stricto sensu a nível de Mestrado na área de abrangência do cargo ou exigência para classe C, mais uma das titulações abaixo: a-1 (um) curso de graduação na área de abrangência do cargo; b-2 (dois) cursos de especialização lato sensu em área de abrangência do cargo; V - Classe E: curso de especialização stricto sensu a nível de doutorado em área de abrangência do cargo. Cargo de Nível Superior: I - Classe A: habilitação em grau superior na área especifica do cargo; II - Classe B: exigência para classe A, mais curso de especialização lato sensu em área de abrangência do cargo; III - Classe C: curso especialização stricto sensu a nível de Mestrado na área de abrangência do cargo ou exigência para classe B, mais uma das titulações abaixo: a-1 (um) curso de graduação na área de abrangência do cargo; b-2 (dois) cursos de especialização lato sensu em área de abrangência do cargo; IV - Classe D: curso de especialização stricto sensu a nível de doutorado em área de abrangência do cargo. § 2º Os requerimentos poderão ser apresentados a qualquer tempo, após o cumprimento dos prazos expressos no caput deste artigo, sendo sempre analisados em até trinta dias contados a partir da data do protocolo do requerimento, tendo seus efeitos de enquadramento sempre no primeiro dia do mês subsequente ao do deferimento final. § 3º Para efeito do disposto neste artigo, serão considerados somente os cursos e as instituições de ensino reconhecidos pelo Ministério da Educação, na forma da legislação. § 4º Serão admitidos cursos de pós-graduação lato sensu somente com duração mínima de 360 (trezentas e sessenta) horas. O setor de RH está formulando um método de avaliação a ser com todos os servidores, não só durante o estágio probatório, mas durante toda a carreira, onde será proposto métodos avaliativos e quantitativos, que será responsabilidade do chefe de setor imediato, ou se chefe, a avaliação será feita pelo secretário respectivo, e essa avaliação acontecerá anualmente. A intenção da gestão inicialmente incentivar os servidores e motivá- 28 los a prestarem serviços de qualidade tanto para o atendimento ao público, como para serviços internos, e gratifica-los por isso. A forma de gratificação ainda não foi definida, mas muito em breve será. 1.7.12 3.4.4Treinamento e Desenvolvimento Ao ingressar no serviço público Municipal o processo de aprendizagem acontece durante as rotinas praticadas diariamente, um servidor com maior experiência será designado para essa tarefa, geralmente o chefe do setor ou secretaria. Durante o processo de estágio não foi possível identificar um treinamento específico de preparação para ingresso nas atividades propostas, porém é notável a colaboração e empenho dos servidores atuantes em compartilhar experiências adquiridas com o passar dos anos. Esse processo de treinamento e capacitação dos servidores torna-se oneroso para o Município devido ao vultuoso número de servidores, devido a isso é realizado uma pré seleção por setores, e de acordo com as possibilidades financeiras do órgão são oferecidas diárias aos servidores para obterem capacitação em Cuiabá. Uma das formas de incentivo à inovação, criatividade e desenvolvimento desenvolvidas pela prefeitura municipal acontece por meio de 50% de bolsas de estudos de graduação e pós-graduação, para que isso aconteça são utilizados critérios de seleção de idade, tempo de serviço e assiduidade. Após a seleção as bolsas de estudos são custeadas em 50% pele administração Municipal em parceria com a Universidade do Paraná (UNOPAR). 1.7.13 3.4.5Monitoramento de Pessoas e Sistema de Informação de Pessoal Durante o processo de observação do estágio e foi possível constatar que a equipe de pessoas que compõem o funcionalismo público municipal, dispõem de grande interação entre si, a maioria trabalha em harmonia buscando uma convivência harmoniosa e pacífica. 29 Já na saúde, higiene e segurança ocupacional secretaria de administração é responsável pela segurança dos servidores que atuam em atividades de risco, bem como, participação em palestras e conscientização e investimentos em equipamentos de segurança, como capacetes, roupas apropriadas, botinas com proteção de ferro,etc... Exames admissionais, periódicos e demissionais realizados; os exames demissionais e admissionais são realizados por uma clínica ocupacional EMETRA, a mesma possui um contrato de prestação de serviços que é renovado anualmente com o município, através do setor de Recursos Humanos e sua equipe. A jornada de trabalho na organização desde 2017 foi reduzida para 6:00 horas diretas de trabalho na maioria dos setores, visando efetividade nos serviços prestados e economia de despesas fixas, como energia, água e esgoto e telefone. 3.5Finanças e Orçamento O orçamento público é processo gerado através de um planejamento financeiro de receitas e despesas, De acordo com Mota (2009), o orçamento público, portanto, é o ato administrativo revestido de força legal que estabelece um conjunto de ações a serem realizadas, durante um período de tempo determinado, estimando o montante das fontes de recursos a serem arrecadados pelos órgãos e pelas entidades públicas e fixando o montante dos recursos a serem aplicados por eles na consecução dos seus programas de trabalho, a fim de manter ou de ampliar os serviços públicos, bem como de realizar obras que atendam as necessidades da população. O orçamento público brasileiro por meio da Constituição Federal de 1988 no parágrafo 1º Art. 165 estabelece existem três leis orçamentárias Lei Orçamentária Anual (LOA), Plano Plurianual (PPA) e Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) -1º A lei que instituir o plano plurianual estabelecerá, de forma regionalizada, as diretrizes, objetivos e metas da administração pública federal para as despesas de capital e outras delas decorrentes e para as relativas aos programas de duração continuada É no PPA (Plano Plurianual) que todo planejamento acontece, tem prazo de 04 anos e deverá estabelecer as diretrizes, objetivos e metas da administração nas 03 ( três) esferas, municipal, estadual e federal. Na LDO ( Lei de Diretrizes Orçamentárias), que tem a duração de 01 (um) ano, é onde ser estabelece as prioridades de tudo que foi inicialmente planejado n PPA. De acordo com o 2º parágrafo da Constituição Federal: 30 2º A lei de diretrizes orçamentárias compreenderá as metas e prioridades da administração pública federal, incluindoas despesas de capital para o exercício financeiro subseqüente, orientará a elaboração da lei orçamentária anual, disporá sobre as alterações na legislação tributária e estabelecerá a política de aplicação das agências financeiras oficiais de fomento. (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm, acesso em 15/10/2017)br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm) Já a LOA (Lei Orçamentária Anual), a principal atribuição é a quantificação e alocação de recursos, no Art. 5º a Constituição preconiza: 5º A lei orçamentária anual compreenderá: I - o orçamento fiscal referente aos Poderes da União, seus fundos, órgãos e entidades da administração direta e indireta, inclusive fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público; II - o orçamento de investimento das empresas em que a União, direta ou indiretamente, detenha a maioria do capital social com direito a voto; III - o orçamento da seguridade social, abrangendo todas as entidades e órgãos a ela vinculados, da administração direta ou indireta, bem como os fundos e fundações instituídos e mantidos pelo Poder Público. 3.5.1Situação Econômica da Empresa A arrecadação Municipal é feita por meio de cobrança de impostos, como Iptu, imposto sobre serviço (issqn) entre outros impostos, repasses financeiros em contrato de repasses com o Estado ou a União. Ao acessar o site do Portal da Transparência verificou-se um resumo das despesas totais, e não detalhadas, porém os resultados obtidos forma: despesas geradas e valores (aluguel, salários, água, luz, telefone, manutenção, etc.); no mês de setembro de 2017 o total de despesas pagas de todas as secretarias e prefeitura foi de R$ 5.831.558,61 ( cinco milhões, oitocentos e trinta e um mil, quinhentos e cinquenta reais e a recita arrecada no mesmo mês comparativo da Receita Arrecadada no período mês de foi R$ 29.891.249,88( Vinte e nove milhões oitocentos e noventa e um mil, duzentos e quarenta e nove reais e oitenta e oito centavos). 3.5.2Situação Financeira da Empresa Situação do ativo: estoque de material, itens no imobilizado e valores médios e taxa de depreciação; 31 Situação do passivo: eventuais dívidas, formas de parcelamento, taxas de juros, prazos e periodicidade de pagamento. 32 4ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DAS ROTINAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVO DAS ORGANIZAÇÃO Durante o Estágio Curricular Supervisionado na prefeitura municipal de Pontes e Lacerda foi possível constatar, analisar e acompanhar todo processo referente às rotinas administrativa gerenciais da Organização. O estágio presencial na organização pública é imprescindível, e indispensável para o desenvolvimento acadêmico dos graduandos do curso de Administração Pública., pois é neste momento em que temos a oportunidade de conhecer e vivenciar as atividades praticadas pelo gestor público na organização estagiada, e relacionar o estudo teórico até então realizado com a prática em si. A referida instituição, atualmente desempenha atividades administrativas com resultados parciais positivos e disponibiliza á população ponteslacerdence políticas públicas aplicadas de acordo com a arrecadação do município oferecendo serviços públicos como educação, saúde e infraestrutura básicas para a sociedade. A Prefeitura Municipal dispõe de prédio próprio e um novo projeto de construção civil para novas instalações onde o espaço será mais amplo, e pretende unificar todas as secretarias que atualmente encontram-se espalhadas pela cidade, em um mesmo espaço, e ainda no mesmo terreno serão edificadas delegacia da Politec e Corpo de Bombeiros da cidade.. Para a atual administração a missão e objetivo principal é melhorar cada vez mais esses serviços que já são oferecidos atualmente e disponibilizar ensino superior de qualidade aos munícipes, mas principalmente priorizar ações na área da saúde com a inauguração da UPA. A história de Pontes e Lacerda teve início em meados dos anos de 1784. A denominação Pontes e Lacerda é uma homenagem aos astrônomos e cartógrafos Antônio Pires da Silva Pontes Leme e Francisco José de Lacerda e Almeida que passaram pela região em 1784, com a missão de elaborar a primeira carta geográfica dos rios da região. No que se refere às rotinas e procedimentos administrativos diários, oque se pode observar é um empenho por parte dos funcionários e servidores em suas atividades, a grande maioria cumpre o horário exigido, que é monitorado pelo marcador de ponto de chegada e saída, e o número de faltas é mínimo, segundo o setor de RH. 4.1Administração de Materiais, Recursos Patrimoniais e Logística 33 A administração de materiais recursos e logística são realizados de acordo com as necessidades e rotinas administrativas da instituição, é o setor responsável por todo o processo e controle de materiais administrativos, uso contínuo, limpeza e higiene e enfim, a e aquisição é realizada sempre segundo as leis vigentes com a 8.666 de Licitação e 10.520 lei do Pregão, juntamente com o setor de compras e demais setores responsáveis. O processo de avaliação e necessidades dos recursos e das prioridades da organização e dos setores, é acompanhado constantemente pela secretário de administração do município e sua equipe para que o bom funcionamento aconteça sem falhas durante as rotinas da instituição. 4.2Administração de Operações e Serviços É no departamento de planejamento, gestão estratégica e departamento de cidade que a gestão quanto as tomadas de decisões de projetos e propostas são levadas até o prefeito, bem como dotação orçamentária, que em seguida é enviado para câmara municipal para ser votada em plenário. Após aprovado o projeto de lei, é enviado ao setor jurídico da prefeitura, e posteriormente devolvido a secretaria de cidade e planejamento para os devidos trâmites. 4.3Administração de Marketing O marketing geralmente é utilizado de maneira adequada com relação aos serviços prestados no município. Além do Portal da Transparência onde acontece a maior divulgação dos serviços públicos, onde a equipe de T.I atualiza diariamente os acontecimentos no que se refere ao órgão, as redes de televisão locais são ulitizadas também de maneira eficiente para levar informações de interesse público aos munícipes, além das rádios locais. A partir desta análise você irá construir o texto escrito aqui listando os pontos fortes e os pontos fracos/ oportunidades de melhoria identificados na área de Administração de Marketing a partir da análise das rotinas e procedimentos administrativos desta área. 4.4Gestão de Pessoas no Setor Público A gestão de pessoas é desenvolvida de maneira organizada e bem estruturada na prefeitura, os servidores são capacitados e efetivos, resultando em uma equipe experiente e responsável, exercem controle de pessoal, bem como admissão e demissão, treinamentos e capacitações. Foi possível observar um fato que ainda preocupa o setor de Recursos 34 Humanos, é que na atual gestão o número de servidores que foi reduzido desde que a última iniciou a atual administração, porém isso não prejudica as atividades praticadas no setor, mas de maneira geral outros setores. 4.5Finanças e Orçamento Na organização Prefeitura Municipal, o setor de Planejamento e Tesouraria são os responsáveis pela gestão dos recursos disponíveis, e o controle dos gastos ficam por conta do controle interno que fiscaliza e acompanha todo o processo financeiro, além dos Tribunais de Contas do Estado e da União, quando se refere aos repasses estaduais e federais ao Município, através dos Convênios e Contratos.O setor de Convênios exerce um serviço importante na instituição, conta com uma equipe capacitada para as atividades, é um dos setores que são tidos como ponto forte e os serviços prestados são efetivamente reconhecidos pela gestão administrativa municipal. 4.6Ambiente Externo: Ameaças e Oportunidades Durante todo esse processo foi possível constatar a relevância dos serviços prestados nas organizações públicas atividades diariamente por meio de ações praticadas pelas equipes de trabalho, onde cada um faça sua parte, mas todos com um único objetivo, prestar um serviço público de qualidade para a população e para instituição da qual fazem parte, onde cada um desempenhe sua função pensando no coletivo e não no resultado individual, pois cada setor depende do outro para dar seguimento aos processos executados no ambiente publico. E mais, se faz necessário que exista além de harmonia entre os trabalhadores, também uma união para que os objetivos finais sejam alcançados. O setor de Convênios e Contratos por exemplo, internamente depende diretamente dos setores de compras, licitação, tesouraria e contabilidade para dar seguimento às atividades administrativas realizadas ali. Já como ambiente externo, depende das ações das secretarias e respectivos funcionários, empreiteiras, Secretarias de Estado e Governo Federal, onde o objetivo final é sempre o mesmo a execução, acompanhamento e finalização das obras de infraestrutura de grande porte em parceria com o município. Dessa forma é evidente que todo processo depende de uma administração competente e empenhada em obter resultados positivos de acordo com as legislações vigentes, unificando nesse processo as questões humanas, logísticas, enfim, todos. 35 Por tanto para o ambiente externo isto representa significativamente mais investimentos no quesito humano de pessoal, com o objetivo inicial de propor melhorias na qualidade dos serviços prestados e ainda investimento em tecnologia atualizada para facilitar o trabalho humano. As oportunidades apresentadas resultarão em números positivos para o processo administrativos, e resultarão em uma população satisfeita total ou parcialmente com relação aos serviços públicos prestados oferecidos pelo setor público. O desempenho final institucional depende de alguns fatores internos e externos pontos fortes e pontos fracos. Porém, oque se pode observar, um ponto que merece atenção é a questão dos repasses financeiros do Governo, que com a atual crise reduziu de maneira significativa os repasses das verbas Estaduais e Federais, ainda tem dificultado o processo de emendas parlamentares, resultando em prejuízos para o município. 4.7Matriz SWOT Através da Matriz SWOT é possível observar e evidenciar os pontos positivos e negativos demonstrados abaixo, resultado da observação e análise do acadêmico durante o estágio presencial, neste caso, na Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda. Sabe-se que os serviços públicos prestados para a população ainda necessita de muitos ajustes e atenção por parte do executivo e sua equipe, no entanto, verificou-se a necessidade de que esses serviços públicos sejam efetivamente melhorados o mais rápido possível. Quadro 1- Matriz SWOT da Organização Administração de Operações e Serviços/SETOR DE CONVÊNIOS da Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda Administração de Operações e Serviços PONTOS FORTES Intensid. Impacto Total PONTOS FRACOS Intensid. Impacto Total Agilidade na prestação de serviços 3 4 12 Espaço físico 2 4 8 Utilização no sistema de protocolo 2 3 6 Arquivo de documentos oficiais 2 4 8 Gestão de pessoas no setor 3 4 12 Localização do arquivos morto 3 4 12 Sistema de arquivo de documentos 2 3 6 Mobiliário antigo 4 3 12 Número de servidores suficiente 4 4 16 Tecnologia / Sistemas 3 5 15 0 0 36 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 52 TOTAL 55 DIFERENÇA -3 Administração de Marketing Administração de Marketing PONTOS FORTES Intensid . Impact o Tota l PONTOS FRACOS Intensid . Impact o Tota l Site Portal da Transparência 4 4 16 Divulgação do site para o cidadão 1 2 2 Links de acesso ao cidadão 3 5 15 Acessibilidade para PCD 2 1 2 Divulgação via rádio e televisão 3 4 12 Agilidade na divulgação 2 3 6 Transparência da gestâo pública 3 5 15 Controle de divulgação 2 1 2 Enquetes participativas 2 3 6 Resposta do cidadão aos serviços 3 2 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 64 TOTAL 18 DIFERENÇA 46 Gestão de Pessoas no Setor Público PONTOS FORTES Intensid. Impacto Total PONTOS FRACOS Intensid. Impacto Total Número de 3 5 15 Sistema de 1 2 2 37 servidores pontualidade Qualidade nos serviços 3 4 12 Controle de frequência dos servidores 2 4 8 Controle de frequência 2 3 6 Capacitação do servidor 1 4 4 Espaço físico 4 3 12 Avaliação de desempenho 0 4 0 Capacidade administrativa 3 3 9 Treinamento 1 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 54 TOTAL 17 DIFERENÇA 37 Finanças e Orçamento PONTOS FORTES Intensid. Impacto Total PONTOS FRACOS Intensid. Impacto Total Sistema de economia 3 3 9 Número de servidores atuantes 3 5 15 Corte na folha de pagamento 3 4 12 Investimento em capacitação 2 5 10 Planejamento e controle de gastos 4 5 20 Carga horária de 6 horas diárias 2 4 8 Investimentos em infraeestrutura 4 5 20 Despesa 4 5 20 Despesas com 3 4 12 Receita 3 5 15 38 fornecedores 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 73 TOTAL 68 DIFERENÇA 5 ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO FORNECEDORES OPORTUNIDADE S Provab . Impact o Total AMEAÇAS Provab . Impact o Tota l Celebração de Contratos 3 4 12 Incapacidade técnica 3 4 12 Processos licitatórios 3 5 15 Entrega dos materiais no prazo 2 4 8 Prestação de serviços 2 3 6 Agilidade na entrega 2 3 6 Geração de emprego 4 5 20 Capacidade financeira 3 4 12 Investimentos financeiro 3 3 9 Despesas extras 2 4 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 62 TOTAL 46 DIFERENÇA 16 39 CLIENTES OPORTUNIDADES Provab. Impacto Total AMEAÇAS Provab. Impacto Total Cidadão 3 2 6 Demora na prestação do serviço 3 5 15 Empresas 4 5 20 Competência jurídica 2 5 10 Alunos 2 4 8 Ensino adequado 3 6 18 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
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