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UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO - ICSC CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ADMINISTRAÇÃO DO RELACIONAMENTO COM OS CLIENTES E A DIMENSÃO SOCIAL DO CONSUMO: UM ESTUDO NA EMPRESA BMP UTILIDADES DOMÉSTICAS (LOJAS MEL) SÃO PAULO 2018 ESTEVÃO SALERNO RINCO – D69GIA1 GABRIEL SIGNORELLI FERREIRA FERNANDES – D73ECF8 GIOVANA ROSSINI OZZETTI – N331216 KAMILA FERNANDA VIEIRA DA SILVA – D768174 LAIS SOUZA SANTOS – N332492 RENAN AUGUSTO BARBOSA GALINDO – D77ACJ-7 ADMINISTRAÇÃO DO RELACIONAMENTO COM OS CLIENTES E A DIMENSÃO SOCIAL DO CONSUMO: UM ESTUDO NA EMPRESA BMP UTILIDADES DOMÉSTICAS (LOJAS MEL) Atividades Práticas Supervisionadas –APS- Administração do relacionamento com os clientes e a dimensão social do consumo: um estuda na empresa BMP Utilidades Domésticas(Lojas Mel)- trabalho apresentado como exigência para a avaliação do 1º semestre, do curso de Ciências Contábeis da Universidade Paulista, sob orientação da professora Rosemeire Peres. SÃO PAULO 2018 Sumário INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 4 1. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO ........................................................................................... 5 1.1 Apresentação da empresa .................................................................................................. 5 1.2 Força de trabalho ............................................................................................................... 5 1.3 Produtos e clientes .............................................................................................................. 5 1.4 Principais concorrentes da organização ........................................................................... 5 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ...................................................................................... 7 2.1 Definição e tipo de cliente .................................................................................................. 7 2.3 Segmentação de mercado ................................................................................................. 11 2.4. Valorização e atributos para os clientes ........................................................................ 13 2.5 Instrumentos para ouvir os clientes ................................................................................ 17 2.6 Cuidados para ouvir os clientes ....................................................................................... 21 2.7 A seleção de clientes .......................................................................................................... 21 2.8 Canais de acesso ................................................................................................................ 22 2.9 A padronização do atendimento ...................................................................................... 23 2.10 Requisitos para interagir com clientes.......................................................................... 25 2.13 Dissonância cognitiva ..................................................................................................... 32 2.14 Indicadores ethos ............................................................................................................ 36 3. INDICADORES DE PRATICAS ...................................................................................... 39 3.1Pólitica de comunicação comercial .................................................................................. 39 3.2 Excelência no atendimento .............................................................................................. 39 3.3 Conhecimento e gerenciamento dos danos potenciais ................................................... 40 3.4 Análise e sugestões de melhoria .................................................................................. 40 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................. 41 ANEXOS ................................................................................................................................. 42 REFERÊCIAS ........................................................................................................................ 43 INTRODUÇÃO Como consta do Projeto Pedagógico do Curso, as Atividades Práticas Supervisionadas constituem-se em um meio ou instrumento pedagógico para o aprimoramento da aprendizagem por meio da aplicação do conhecimento – adquirido em sala de aula. As Atividades Práticas Supervisionadas visam a contribuir para desenvolver nos alunos as competências requeridas aos futuros Bacharéis e a favorecer aos alunos em de reflexão crítica da realidade a partir dos fundamentos teóricos das disciplinas do semestre letivo e da observação, descrição e análise de importantes temas e desafios presentes em uma empresa/organização em situação real. Está APS terá como disciplina base ARC (Administração do relacionamento com cliente) e a empresa será BMP Utilidades domésticas (Lojas Mel) No trabalho que será realizado, apresentaremos levantamentos de como a empresa estudada insere sua política de comunicação comercial no mercado de trabalho e dos métodos para se ter uma excelência no atendimento, além de ter conhecimento e gerenciamento dos danos potenciais dos produtos e serviços. Os participantes do grupo de APS realizarão uma análise organizacional da empresa BMP utilidades domésticas (Lojas Mel), com objetivo de mostrar os produtos que suprem as necessidades das pessoas no dia a dia. Os objetivos dessa APS são de identificar uma organização de pequeno ou médio porte, com a qual os alunos possam estabelecer uma parceria, usando a formação do perfil da unidade produtora em um breve detalhamento da empresa, buscando identificar e acompanhar seu crescimento. 1. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 1.1 Apresentação da empresa A BMP utilidades domésticas com nome fantasia conhecida como Lojas Mel, é uma empresa privada com o ramo varejista que está há 39 anos no mercado com 23 lojas físicas espalhadas pelo estado de São Paulo, o fundador das Lojas Mel continua tomando conta de todas as lojas, seu faturamento mensal chega em média a R$ 280 mil, As Lojas Mel se dedica em disponibilizar o maior mix de produtos para ajudar no dia a dia da sua casa. São milhares de itens distribuídos em várias lojas de fácil acesso. A preocupação em colaborar sempre para a satisfação dos clientes combinado com um ótimo atendimento, faz com que você tenha uma ótima experiência de compra. 1.2 Força de trabalho A empresa tem em média 750 colaboradores entre eles funcionários, gerentes, supervisores, fiscais e atendentes, a maior parte de seus colaboradores possuem o nível básico que é o ensino médio completo, apenas alguns estão cursando o ensino superior, os funcionários que já são graduados são os supervisores, gerentes e fiscais. 1.3 Produtos e clientes Os principais produtos vendidos pela Lojas Mel fazem parte do dia a dia de seus clientes, esses produtos está entre utilidades domésticas como cama, mesa e banho, eletroportáteis, decoração, elétrica e iluminação, ferragens e segurança, ferramentas, hidráulica e construção, brinquedos, eletrônicos e informática, beleza, moda e saúde, papelaria e pet shop. As lojas mel espalhadas pelo estado de São Paulo atende em média 80% da classe de baixa renda, os outros 20% atende entre a classemédia e de alta renda. 1.4 Principais concorrentes da organização Os principais concorrentes da Lojas Mel e a Lojas Americanas e a Loja Armarinhos Fernando, ambos concorrentes tem grande variedade de produtos com preços acessíveis e que atendem as necessidades do seu público alvo, a Lojas Americanas além de suas lojas físicas , tem loja online que facilita a compra de seus clientes, já a loja Armarinhos Fernando não tem loja online, o seu site só demostra os tipos de produtos que as lojas trabalham, porém suas lojas físicas esta localizadas em grandes pontos com um grande público. Nesse caso a Lojas Mel tem a intenção de aumentar o número de lojas físicas, melhorar também seu atendimento presencial e online, com tendência de aumentar a venda e número de clientes. 1.5 Principais Insumos As Lojas Mel tem uma variedade de fornecedores entre eles estão Wincy, Clink, FLC, Hercules , seus principais, fornecedores são a Cotiplas, Multilaser, Estrela, Mebuki, Lorenzetti, Bransforte eles fornecem a maioria dos produtos como brinquedos, eletrônicos, informática, materiais de construção e etc. 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Definição e tipo de cliente CLIENTE Cliente designa uma pessoa ou unidade organizacional que desempenha papel no processo de troca ou transação com uma empresa ou organização. (...) O termo cliente refere-se a pessoas que assumem diferentes papéis no processo de compra, como: o especificador, o influenciador, o comprador, o pagante, o usuário ou aquele que consome o produto (Bretzke apud Dias, 2003, p. 38). CONSUMIDOR Consumidor “Indivíduo que compra bens ou serviços para consumo próprio e/ou de terceiros” (Moreira; Pasquale; Dubner, 1999, p. 103). COMPRADOR Comprador “1. Pessoa que faz a compra. 2. Indivíduo que adquire o produto ou serviço” (Moreira; Pasquale; Dubner, 1999, p. 97). É a pessoa presente no ato da compra, executando- a. 2.1.5 PAGANTE Pagante É quem paga pelo produto ou serviço adquirido, podendo, portanto, não ser a mesma pessoa do comprador ou mesmo do consumidor (porém, direta ou indiretamente, o pagante pode ser considerado cliente). CLIENTE EXTERNO Cliente externo É, geralmente, aquele que paga pelos produtos e serviços, sem participar do respectivo processo de produção e realização. Ele sofre o impacto dos produtos e serviços oferecidos, sem fazer parte da organização (Bogmann, 2000, p. 36). CLIENTE PESSOAL Cliente pessoal É aquele que influencia nossas vidas e nosso desempenho no trabalho. O termo “cliente pessoal” é formado pelas pessoas que amamos ou elas nos fazem lembrar: da esposa, do marido, dos filhos, dos amigos e de todos aqueles que convivem conosco, alimentam nossas necessidades emocionais e sociais (Bogmann, 2000, p. 38). CLIENTE DA CONCORRÊNCIA Cliente da concorrência É o cliente externo que não compra de nossa empresa, mas, sim, de nossos concorrentes. A soma dos nossos clientes externos com os clientes da concorrência forma a massa de clientes ativos que chamamos de mercado atual. O número de clientes externos que temos em relação ao mercado atual determina a nossa participação no mercado em um determinado território definido (Bogmann, 2000, p. 39) CLIENTE INTERNO Cliente interno É aquele que faz ou deixa de fazer, para que a expectativa do cliente final seja satisfeita/superada ou não. É a peça principal na qualidade total em serviços. (...) O cliente interno é a pessoa que trabalha em nossa empresa e influencia o processo produtivo e de fornecimento de serviços (Bogmann, 2000, p. 39). CLIENTE LUCRATIVO Cliente lucrativo É uma pessoa, residência ou empresa que, ao longo do tempo, rende um fluxo de receita que excede, por margem aceitável, o fluxo de custos de atração, venda e atendimento da empresa relativa a ele (Kotler, 2000, p. 77). 2.2 Clientes nos processos organizacionais PROCESSOS Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Essa transformação deve agregar valor na percepção dos clientes do processo e exige certo conjunto de recursos. Os recursos podem incluir pessoal, finanças, instalações, equipamentos, métodos e técnicas, numa sequência de etapas e ações sistemáticas. O processo poderá exigir que a sequência de etapas seja documentada por meio de especificações, de procedimentos e de instruções de trabalho, bem como que as etapas de medição e controle sejam adequadamente definidas. PROCESSOS RELATIVO AO PRODUTO Processos diretamente relacionados à criação de valor para os clientes. Estão associados, diretamente, tanto à manufatura de bens como a prestação de serviços necessários para atender as necessidades dos clientes e da sociedade. Compreendem, normalmente, os processos de projeto, processos de produção (fabricação de bens ou prestação de serviços), processos de execução e de entrega do produto (expedição, transporte e distribuição de bens ou conclusão de um serviço) e os processos-fim ou finalísticos (prestação de serviços públicos) PROCESSOS DE APOIO Processos que dão suporte aos processos relativos ao produto (projeto, produção e entrega de produtos) e que são usualmente projetados em função de necessidades relacionadas à estrutura e aos fatores internos à organização. Os processos de apoio dependem do perfil e do ramo de atividades da organização, podendo incluir, dentre outros, pesquisa e desenvolvimento, manutenção e utilidades, vendas, marketing, controle da qualidade, suprimentos, logística, desenvolvimento da tecnologia da informação. PRODUTO Resultados de atividades ou processos. Considere que: O termo produto pode incluir serviços, materiais e equipamentos, informações ou uma combinação desses elementos. Um produto pode ser tangível (como por exemplo, equipamentos ou materiais) ou intangível (por exemplo, conhecimento ou conceitos), ou uma combinação dos dois. Um produto pode ser intencional (por exemplo, oferta aos clientes), ou não intencional (por exemplo, um poluente de efeitos indesejáveis). ATRIBITOS DO PRODUTO Propriedades importantes para um desempenho adequado do produto que, na percepção do cliente, possa exercer influência na sua preferência ou na sua fidelidade. Essas são características que normalmente diferenciam os produtos da organização em relação aos dos concorrentes, entre as quais se incluem preço e valor para o cliente. DESENHO DO PROCESSO ORGANIZACIONAL Para as organizações (empresas, governos e Terceiro Setor) tudo o que se realiza faz parte de um processo ou grupo de processos, ou ainda subprocessos organizacionais. Por exemplo, para que se emita um documento qualquer, existe todo um grupo de processos, que por sua vez exigem um conjunto de insumos interligados e atuantes para que possa se realizar. Quando aprendemos a dirigir o mesmo ocorre, ou seja, demandamos um conjunto de variáveis, processo para que algo ocorra. Se as organizações, realmente, conhecerem muito bem cada um de seus processos elas poderão melhorar sua capacidade competitiva, melhorar sua relação com o mercado (cliente) e obter mais lucros. OS CLIENTES E OS PROJETOS DE PRODUTOS E PROJETO DE PROCESSOS A definição dos projetos de produtos e projetos de processos é fundamental para a melhor compreensão da inter-relação entre os processos (de qualquer projeto). PROJETOS DE PRODUTOS Projetar produtos significa projetar-se aquilo que vai ser produzido (formato, cor, tamanho, funções, embalagem, desempenho etc). Regra geral o que se admite é que, pensando-se em clientes externos, um produto terá maischances de ter sucesso no mercado se for produzido a partir das necessidades que se deseja atender, isto é, dos clientes. Uma coisa é uma empresa identificar necessidades não atendidas e desenvolver produtos (bens ou serviços) que possam atendê-las, outra coisa é produzir algo que já se sabe fazer, para depois se verificar se existem clientes para o produto. Quem tiver interesse poderá investigar o volume de novos produtos lançados a cada ano que não tem sucesso no mercado. Feita essa investigação talvez valha a curiosidade de se verificar se os produtores de tais produtos mal sucedidos identificaram previamente os clientes que desejariam atender e quais suas respectivas necessidades. Muito provavelmente não o fizeram. PROJETO DE PROCESSOS Projetar processos significar projetar-se como fazer o produto (bem ou serviço) que irá ser produzido. Define os recursos necessários (mão de obra, matérias primas, equipamentos etc.) e a sequência das atividades necessárias para a produção. Aqui também se admite que os envolvidos no processo produtivo precisam estar preocupados em gerar produtos compatíveis com as necessidades dos clientes. CLIENTES COMO INICIO E FIM DOS PROCESSOS As explicações acima parecem ser suficientes para sugerir que um bom processo deve começar com o projeto do produto e este, por sua vez, deve estar baseado nas necessidades de clientes que se deseja atender. Em outros termos, um bom processo deve começar a partir das necessidades dos clientes. Um processo somente terá sentido se dele saírem produtos que atendam as necessidades dos clientes, o que nos leva a dizer que os clientes constituem-se o fim de quaisquer processos. OS PROCESSOS A PARTIR DOS CLIENTES Dentre as justificativas de se estudar o cliente como início e fim dos processos organizacionais, destaca-se o fato de que, quanto mais se conhece cada cliente, maiores serão as chances de se realizar atividades que de fato atendam a suas necessidades e desejos, o que tende a proporcionar maior rentabilidade do processo total de negociação (lucro) para as partes (organizações e clientes). Conhecendo cada processo é mais fácil descrever o posicionamento que a organização possui ou devo possuir para cada contingência enfrentada, por exemplo, as ligadas a suporte técnico, garantias etc.; além disso, torna a organização homogênea no que tange as informações transmitidas aos clientes, ou seja, diminui o risco de erros provenientes de informações desencontradas ou inacabadas etc. Os clientes tendem a retornar e realizar novas compras nas organizações que os atendem com coerência, prontidão, exatidão, gentileza, dentre outros. Isso equivale a dizer que, o produto e/ou serviço certo, no lugar certo, pelo preço certo, com a negociação certa, com a entrega certa são valorizados pelos clientes, sejam ou não clientes finais (consumidores). 2.3 Segmentação de mercado A SEGMENTAÇÃO DE MERCADO O conceito de segmentação de mercado, considerado uma das ferramentas mais importantes do marketing, começou a projetar-se no meio acadêmico e gerencial a partir da segunda metade do século passado, quando surgiram os trabalhos de Wendell Smith (1956) e de Engel, Fiorillo e Cayley (1972). Seu objetivo era claro: diante da impossibilidade de atingir todos os consumidores, seja devido à heterogeneidade de necessidades, valores, dispersão geográfica, gênero ou padrões culturais, as organizações direcionaram seus esforços para grupos específicos de consumo. Por meio dessa filosofia empresarial, fragmenta-se o mercado total em inúmeros micromercados, cada qual englobando consumidores que apresentam particularidades que os fazem semelhantes em termos de atitudes, comportamentos, valores, localização, etnia, sexo, uso e emprego dos produtos. (Parente, 2003, p.234). No Brasil, o assunto foi abordado pela primeira vez em 1972 por meio de uma tese de doutoramento de Geraldo L. Toledo da Universidade de São Paulo. A partir daí, as atenções para a segmentação aumentaram significativamente e velozmente. Em 1991, foi definitivamente incorporada nas opções estratégicas brasileiras através da obra de Richers e Lima (Segmentação: opções estratégicas para o mercado brasileiro). Resumidamente, para Churchill Jr. e Peter (2000, p.207), a estratégia de segmentação consiste na utilização do marketing diferenciado, isto é, o uso de ações de marketing projetadas especificamente para cada grupo de clientes identificados. Quando a organização adota a perspectiva do marketing de segmento, decide atender grupos de clientes que têm entre si algumas características em comum, com produtos e serviços dirigidos a esses públicos. Boa parte das empresas, atualmente, investem elevadas somas para identificar esses grupos e suas preferências, para elaborar produtos que agradem à média dos clientes. (Betanho. Segmentação de Mercado e identificação de Clientes-alvo. _In.: Gestão do Relacionamento com o Cliente. 2006). SIGNIFICADO DE SEGMENTAÇÃO DE MERCADO No livro “Gestão de Marketing” publicado em 2003 e de autoria dos professores do Departamento de Mercadologia da FGV-EAESP e convidados, o capítulo 2, de autoria do Prof. Sergio Roberto Dias, trata de “Analise de Mercado”. A maior parte desse capítulo é destinada ao estudo do tema segmentação de mercado. Sem dúvida é mais uma boa fonte de pesquisa. Na abordagem de Dias (2003), “Se você está pensando em desenvolver seu próprio negócio, ou em lançar um novo produto no mercado, ou, ainda, se foi recentemente contratado para se responsabilizar pelo marketing de alguma empresa, então uma das perguntas que deverá fazer a sim mesmo, antes de qualquer coisa é: A quem interessa este produto? · Quem pode estar interessado em receber este benefício que meu produto (ou serviço) oferece? · Quem é o meu cliente? Além dessas questões, algumas outras podem muito contribuir para o mesmo entendimento efazem com que saibamos um pouco mais sobre os clientes. São elas: · Qual é o perfil do meu cliente potencial? · Que tipo de pessoa e de consumidor ele é? · Quais são seus hábitos de compra? · Qual seu estilo de vida? Esse é o ambiente da segmentação de mercado. Então, o que vem a ser isso (segmentação de mercado)? O autor ArtWeinstein (no livro Segmentação de Mercado), define a segmentação de mercado como o processo de dividir os mercados em grupos de consumidores potenciais com necessidades e/ou características semelhantes entre si, e que, provavelmente terão comportamentos de compras semelhantes”. (Weinstein apud Dias, 2003, p.18) Para Churchill Jr. e Peter. “segmentação de mercado é o processo de dividir um mercado em grupos de compradores potenciais com necessidades, desejos, percepções de valores ou comportamentos de compra semelhantes”. (2000, p.204). É importante lembrar que os profissionais de marketing não criam segmentos; sua tarefa é identificá-los e decidir em quais vão se concentrar. ( Kotler e Keller *2006, p.237). A aplicação prática da segmentação requer competente visão estratégica no contexto (perfil) da organização. FORMAS OU CRITÉRIOSPARA A SEGMENTAÇÃO a. Demografia: independentemente das unidades geográficas, o que importa são as características distintivas básicas de grupos sociais. Assim, idade e ciclo de vida, tamanho da família, sexo, renda, ocupação, grau de instrução, raça, geração, nacionalidade e classe social podem ser utilizados em conjunto ou separadamente para entender as orientações atitudinais e comportamentais de grupos de clientes (Kotler e Keller, 2006; Churchill Jr. e Peter, 2000). b. Geografia: divisão do mercado em unidades geograficamente distintas. É possível definir omercado com respeito a blocos econômicos, continentes, países, regiões, estados, cidades e bairros (Kotler e Keller, 2006). c. Benefício: esta variável consiste no agrupamento de clientes de acordo com os benefícios que buscam nos produtos e serviços, como economia de tempo ou dinheiro, serviços agregados, funcionalidade entre outros, enfim, os motivos básicos pelos quais os clientes são atraídos por diferentes ofertas (Sheth, Mittal e Newman, 2001; Hooley, Saunders e Piercy, 2005; Churchill Jr. e Peter, 2000; Richers, 1991). d. Psicografia: os compradores são separados em grupos com base em seu estilo de vida, personalidade, valores e envolvimento com o produto – portanto, baseado em características psicológicas dos clientes (Kotler e Keller, 2006; Sheth, Mittal e Newman, 2001). Um dos critérios de classificação psicográfica é o VALS 2, que estuda os clientes de acordo com a auto-orientação (princípio, status e ação) e seus recursos (renda, instrução, autoconfiança, saúde, desejo de comprar, inteligência e energia pessoal) (Churchill Jr. e Peter, 2000). e. Comportamento: os clientes podem ser agrupados de formas diferentes se a atenção do pesquisador de marketing se voltar aos conhecimentos acumulados, à atitude do cliente, ao uso que ele faz dos produtos, ocasiões de consumo e seu perfil de resposta. Os papéis de compra e a forma como são exercidos podem afetar o comportamento do cliente. Dividi-los em função do nível de uso (contumazes, medianos e leves) pode ajudar a estabelecer estratégias para a atração e retenção dos clientes mais rentáveis (Kotler e Keller, 2006; Churchill Jr. e Peter, 2000). 2.4. Valorização e atributos para os clientes ATRIBUTOS VALORIZADOS PELOS CLIENTES No livro “A única coisa que importa: trazendo o poder do cliente para dentro da sua empresa”, Karl Albrecht (1997), considerado um dos pioneiros na questão relacionada à qualidade em serviços, ao iniciar a explicação do seu modelo Serviço de Qualidade Total (SQT), afirma que são necessários dois tipos de pesquisa para compreender os clientes, são elas a [a] ‘pesquisa de mercado’ e [b] ‘pesquisa da percepção do cliente’. A Pesquisa de Mercado, nesta conotação, é a investigação da estrutura e da dinâmica do mercado que você se propõe a servir. Ela inclui a identificação de segmentos de mercado, análise demográfica, escolha de nichos críticos no mercado e análise das forças competitivas. A Pesquisa da Percepção do Cliente vai, pelo menos, um passo além da pesquisa de mercado convencional. Ela procura compreender as expectativas, pensamentos e sentimentos do cliente individual em relação ao serviço produzido e ao provedor do serviço. Seu objetivo é discernir um ou mais fatores críticos na percepção do cliente em relação à experiência total. Isso possibilita que você elabore um modelo de valor para o cliente, que é um conjunto de critérios que guiam as escolhas do cliente entre você e seus concorrentes.” (Albrecht, 1997, p.62). Um pouco daquilo que Albrecht denomina de pesquisa de mercado você já estudou anteriormente, quando tratamos da questão relacionada à segmentação de mercado e identificação de clientes-alvo. O que queremos ver, a partir de agora, é aquilo que Albrecht chama de pesquisa da percepção do cliente, que a busca da compreensão das necessidades e/ou desejos dos clientes. Em outros termos, uma coisa é você identificar os clientes que deseja conquistar (clientes-alvo) outra coisa é identificar as necessidades e/ou desejos desses clientes, que é o que passaremos a tratar. Embora isso possa parecer uma preocupação óbvia, vale ressaltar que “embora algumas poucas empresas notáveis dediquem intensos esforços à descoberta e à compreensão das necessidades dos clientes, a maioria delas faz relativamente pouco. Muitas nada fazem para entrar nas mentes dos clientes e descobrir o que eles estão pensando e sentindo.” (Albrecht, 1997: 101). Há ainda casos de algumas empresas não fazem nada não porque não querem, mas porque não sabem como, outras pensam que sabem e assumem o caminho errado; com isso, é importante aprender a conhecer os clientes, ouvi-los e responder a eles, uma vez que a idéia está ligada aos atributos valorizados por eles. EXPECTATIVAS COMUNS DOS CLIENTES Na aula anterior tratamos, em linhas gerais, daquilo que os clientes esperam, nos seus diferentes papéis, quando buscam satisfazer suas necessidades e/ou desejos, através de produtos (inclusive serviços). O que passaremos a tratar, agora, é um detalhamento dos fatores que podem provocar tal satisfação de necessidades e desejos. Para tanto faremos uso, inicialmente, do livro ‘Administração de Operações de Serviço’, onde os autores Robert Johnston e Graham Clark (2002), apresentam um conjunto de fatores de qualidade do serviço que são os atributos sobre os quais os clientes podem ter expectativas. Tais fatores são os seguintes: · Acesso. A acessibilidade da localização do serviço, incluindo a facilidade de encontrar o ambiente de sua prestação e a clareza do trajeto. · Estética. A extensão em que os componentes do pacote de serviços estão de acordo ou ao agrado do cliente, incluindo a aparência e a atmosfera do ambiente, a apresentação das instalações, os artigos genuínos e os funcionários. · Atenção/assistência. A extensão em que o serviço, particularmente o pessoal de contato, fornece ajuda ao cliente e dá a impressão de estar interessado no cliente e mostra disposição em servir. · Disponibilidade. A disponibilidade das instalações do serviço, dos funcionários e dos bens oferecidos ao cliente. No caso do pessoal de contato, isso significa o índice de funcionários/cliente e o tempo que cada funcionário dispõe para passar com o cliente individual. No caso da disponibilidade de bens, inclui a quantidade e a variedade de produtos disponibilizados ao cliente. · Cuidado. A preocupação, a consideração, a simpatia e a paciência mostradas ao cliente. Isso inclui a extensão em que o cliente fica à vontade com o serviço e sente-se emocionalmente (em vez de fisicamente confortável). · Limpeza/atratividade. A limpeza, a aparência clara e atraente dos componentes tangíveis do pacote de serviços, incluindo o ambiente, as instalações, os bens e o pessoal de contato. · Conforto. O conforto físico do ambiente e das instalações do serviço. · Comprometimento. O comprometimento aparente dos funcionários com o trabalho, incluindo seu orgulho e satisfação, diligência e perfeccionismo. · Comunicação. A habilidade de comunicar o serviço ao cliente de maneira inteligível. Isso inclui clareza, a totalidade e a precisão da informação verbal e escrita comunicada ao cliente e sua habilidade de ouvi-la e entendê-la. · Competência. A habilidade, a expertise e o profissionalismo com que o serviço é executado. Isso inclui a adoção de procedimentos corretos, a execução correta das instruções do cliente, o grau de conhecimento do produto ou serviço mostrado pelo pessoal de contato, a entrega de produtos finos, a orientação consistente e a habilidade geral de fazer um bom trabalho. · Cortesia. A educação, o respeito e a experiência mostrados pelo pessoal da organização de serviço, principalmente o pessoal de contato, ao lidar com o cliente. Isso inclui a habilidade dos funcionários de não serem desagradáveis e intrusivos quando apropriado. · Flexibilidade. Uma disposição por parte do pessoal do fornecedor a complementar ou alterar a natureza do serviço ou produto para atender as necessidades do cliente. · Cordialidade. O calor e a natureza da abordagem pessoal (em vez da abordagem física)do serviço, particularmente dos funcionários de contato, incluindo a atitude agradável, a habilidade de fazer com que o cliente se sinta bem-vindo · Funcionalidade. A natureza do serviço e sua adaptação ao propósito da ‘qualidade do produto’, das instalações e dos artigos sofisticados. · Integridade. A honestidade, a justiça, a imparcialidade e a confiabilidade com que os clientes são tratados pela organização de serviço. · Confiabilidade. A confiança e a consistência do desempenho das instalações, dos produtos e do pessoal da organização de serviço. Isso inclui pontualidade de entrega e manutenção dos acordos firmados com o cliente. · Responsabilidade. Velocidade e pontualidade de entrega do serviço. Isso inclui a velocidade da produção e a habilidade da organização de serviço de responder prontamente às solicitações do cliente, com espera e tempo de fila mínimos. · Segurança. Segurança pessoal do cliente e de suas posses enquanto participa ou beneficia- se do processo do serviço. Isso inclui a manutenção da confidencialidade.” ATRIBUTOS VALORIZADOS PELOS CLIENTES INTERMEDIÁRIOS E CLIENTES INTERNOS Para tratarmos da questão das diferenças entre os clientes intermediários e os clientes internos, comparativamente aos clientes finais dos produtos derivados dos processos organizacionais, vale recorrer à abordagem de Sheth, Mittal e Newman (2001), apresentada anteriormente. O que se espera, regra geral, em relação aos clientes intermediários, isto é, aqueles que compram para revender ou para transformar, é que seus requisitos referem-se, fundamentalmente a necessidades, ou seja, não tem a ver com desejos. Por este motivo seus valores são aqueles classificados como valor universal. (Veja aula anterior). Os clientes intermediários também apresentam os três papéis: usuários, compradores e pagadores. Quanto a compradores e pagadores é razoável imaginar que seus requisitos não se diferenciam muito dos clientes em geral, com a agravante que o valor preço é um componente de custos e, portanto, interfere na competitividade e rentabilidade dos negócios. No papel de usuários, o valor desempenho tem um significado um pouco diferente daquele que ocorre para os clientes finais visto que o intermediário não usufrui do produto comprado. Para eles (intermediários), a questão desempenho certamente está mais relacionada a questões como facilidade de revenda ou adequação (da matéria prima) ao processo produtivo. Os clientes internos, por sua vez, têm como característica geral, o fato de não atuarem como pagadores (Uma exceção a essa regra encontra-se nas organizações que trabalham na forma de Unidades Estratégicas de Negócios, com a prática de preços internos de transferência.), restando-lhes, então os papéis de usuários e compradores. Como usuários tanto eles podem ser usuários finais como intermediários, sendo que, em ambos os casos o que se espera é que seus atributos estejam relacionados a necessidades, isto é, suas expectativas tendem a relacionar-se aos chamados valores universais (o que, neste caso significa desempenho). O papel de compradores dos clientes internos pode ter ou não significado, dependendo do grau de poder de negociação de cada cliente-interno em relação aos seus fornecedores. 2.5 Instrumentos para ouvir os clientes No livro “Crescimento orientado para o cliente” o consultor Richard Whiteley (1996) apresenta um conjunto de ferramentas para ouvir o cliente, sua natureza, suas vantagens e desvantagens. Tal conjunto de ferramentas é reproduzido abaixo: Ferramenta Natureza e Propósito Vantagens Desvantagens Grupos de Foco Pequenos grupos (de clientes ou de qualquer grupo-alvo) convidados para se reunir com um facilitador, a fim de responder a perguntas abertas. Trata-se de uma técnica simples considerada de extrema utilidade em nossas pesquisas. Proporciona uma íntima visão dos clientes e permite que eles lhe revelem coisas que não mencionariam nas pesquisas de opinião. Pequeno grupo de clientes pode não representar toda a sua base de clientes. Pode ser inadequado para clientes que viajam e, por isso, você pode utilizar técnicas de grupo virtual. Painéis de Clientes Como um grupo de foco, um painel de clientes consiste em um pequeno número de clientes convidados para responder a perguntas abertas. Entretanto, um painel de clientes é um grupo que se reúne regularmente. Reuniões regulares criam uma intimidade até maior do que os grupos de foco. A longo prazo, os clientes que pensam nos seus problemas podem sugerir ideias especialmente boas. Exige considerável esforço gerencial. Entrevistas individuais Oferece nuances dos pensamentos de diferentes clientes. Em grupos, os clientes influenciam as respostas uns dos outros. As entrevistas individuais podem permitir que os clientes articulem pensamentos mais idiossincráticos. Em grupos, os clientes se ajudam mutuamente a articular pensamentos que possam não estar claros em princípio. Nas entrevistas pessoais você perde esse aspecto. Visitas a clientes e observação de sua utilização do produto Um exame cuidadoso de como o cliente utiliza o seu produto provavelmente oferece mais intimidade do que qualquer técnica. Provavelmente o método mais subutilizado. Quando as pessoas que conhecem a finalidade para a qual o produto foi projetado veem como esse produto realmente está sendo utilizado, ocorrem- lhes ideias de melhoria que os próprios clientes nunca proporiam. Menos desvantagens do que você esperaria. Muitos clientes adoram receber visitas. As visitas, no entanto, exigem planejamento. Estabelecem ideias sistemáticas do que você está procurando antes de agir. Números para ligações telefônicas gratuitas As empresas fazem contar em seus produtos ou material promocional números de telefones para contato. Método eficaz de coleta de dados do cliente na ocasião em que os problemas de faro estão ocorrendo. Além disso, melhora o índice de satisfação Pode ser dispendioso. e gera vendas adicionais. Registros de contatos com o cliente Pede-se aos funcionários encarregados de manter contato com o cliente que reportem algo de interessante ou significativo que os clientes digam. Capta dados dos primeiros lugares aos quais os clientes provavelmente recorrem quando têm problemas. O pessoal da linha de frente considera muitos “relatórios de contato com o cliente” um desconforto burocrático. Se quiser obter boas informações, você deve avaliar os registros sobre a qualidade das informações e mostrar que está agindo de acordo com os dados. Linha direta com o serviço ao cliente Número telefônico para o qual o pessoal do serviço ao cliente pode ligar para reportar problemas. Uma caixa de correio de voz pode ser suficiente. Além de fornecer informações, proporciona uma sensação de poder ao pessoal da linha de frente. Os dados devem ser gerenciados cuidadosamente para terem utilidade. Visitas do cliente às instalações da empresa Consiste em convidar os clientes para visitar suas instalações e discutir como você pode oferecer-lhes um melhor serviço.Os clientes apresentam excelentes idéias enquanto estão nas suas instalações. Não oferecem uma compreensão abrangente dos pontos de vista do cliente. Pesquisas de opinião por Estas pesquisas têm um menu de perguntas fixo para um grande número Se bem gerenciados, podem fornecer informações Obterá poucas informações sobre qualquer outro telefone ou correspondência de pessoas. Muito útil para a obtenção de opiniões sobre perguntas fechadas, cuja importância você já determinou ao fazer perguntas abertas em outras situações. cientificamente válidas sobre o que os clientes, de um modo geral, pensam. (Reuniões em pequenos grupos não representam de forma confiável o que a base de clientes como um todo pensa.) aspecto que não as perguntas específicas que você fizer. (embora valha a pena ser feita, a pergunta, “Você teria outras sugestões?” raramente gera respostas extensas.) Compradores disfarçados Profissionais que visitam a sua empresa no papel de clientes, que reportam a maneira como foram tratados. Fornece informações precisas sobre o serviço que você oferece. Pode fazer com que os funcionários não se sintam acreditados. Interrogatório do pessoal da linha de frente dos departamentos vendas e serviço Em um ambiente descontraído, pergunte ao pessoal da linha de frente sobre suas experiências, com a finalidade de obter uma visão do que o cliente enfrenta e quer. Recorre a um conjunto de dados que a empresa já possui. Solução parcial, mas que apresenta riscos. Encontro com os clientes nas férias profissionais Método de ouvir o cliente que economiza tempo e custos. Atinge um número maior de clientes por dólar gasto do que qualquer outro método. Pouco tempo para conversar, atmosfera artificial. 2.6 Cuidados para ouvir os clientes É comum as organizações afirmarem que ouvem seus clientes. De modo geral isso até ocorre, porém com ressalvas, por isso é importante oferecer os instrumentos (meios) que facilitem a comunicação entre clientes e organizações, além disso, é preciso que exista adequada preparação para filtrar as informações dos clientes e identificar o que é necessário responder, em outras palavras, é necessário compreender o que de fato é relevante e o que não é, tanto para o cliente quanto para a organização. RISCOS INERENTES AO PROCESSO DE OUVIR CLIENTES OS CLIENTES SABEM O QUE QUEREM Estudar os riscos ao ouvir os clientes nos remete a seguinte indagação: ‘os clientes sabem o que querem?’ Riscos existem sempre que a condição de certeza é inexistente, ou seja, a condição de incerteza é alta. Quando os clientes não estão certos do que realizar (comprar – consumir) algumas dificuldades podem surgir, como por exemplo, podem desenvolver um sentimento de insatisfação e/ou de repúdio sobre algo ou alguém (marca, produto, empresa-lugar, funcionário). Para as organizações, quando mais riscos como este forem evitados, maiores serão as chances de reter clientes satisfeitos. Tal condição deve ser buscada com afinco, de forma que a organização seja reconhecida pela maioria das pessoas que atende como comprometida com o sucesso de seus clientes. 2.7 A seleção de clientes Antes de tudo é preciso dizer que, o contexto de selecionar clientes não trata apenas de uma forma de identificação, mas sim, de uma forma de seleção, em outras palavras, avaliar ‘quais clientes interessam e quais não interessam’ para o seu negócio, obviamente, com muitas ressalvas, inclusive éticas. COMO SELECIONAR CLENTES Primeiramente, é preciso ter bom senso. Não basta imaginar que os clientes não servem mais e pronto, é necessário ter certeza, ou seja, estar respaldado por estatísticas históricas que mostram a evolução do cliente. Além disso, é importante ter em mente que a informação histórica em caso de clientes novos tende a não ser muito segura, pois, pode não haver tempo suficiente para a construção de um histórico seguro, ou o cliente pode ter mudado, por exemplo, seu padrão de consumo, talvez, justamente o que o levou para o seu negócio. A questão de como selecionar clientes nos leva a uma reflexão sobre o fato de o homem ter sempre dois motivos para tudo que faz: uma boa razão e uma razão verdadeira. No que diz respeito à “boa razão”, pode-se afirmar que a lucratividade está totalmente voltada para esse cenário. E, quando se faz referência a “razão verdadeira”, significa que não se deve modificar as estruturas de atendimento, produção e logística, enfim, todos os processos organizacionais, para atender um outro tipo de cliente apenas (Silva e Zambon, 2006, p.97). Selecionar clientes, portanto, é uma questão de estratégia, a organização precisa conhecer muito bem os clientes que tem para saber quando e porque não são lucrativos ou vice-versa, com isso, pode tomar a decisão de mantê-los ou não. A seleção de clientes é uma medida estratégica porque considera a viabilidade de curto, médio e longo prazos de cada cliente, além disso, precisa considerar o tipo de clientes que os concorrentes possuem para então identificar se é vantajoso ou não empenhar esforços e recursos para atraí-los. Você deve se lembrar de que a questão não é abandonar clientes indiscriminadamente, pelo contrário, se isso realmente precisa ser feito, que seja com o máximo de conhecimento sobre as partes e fatores envolvidos, evitando assim que o cliente se sinta discriminado e ataque à empresa na saída. Todo e qualquer negócio deve ser voltado ao cliente e, principalmente, ser focado nele e nas suas necessidades e desejos, passando, portanto, para o sentido de “foco do cliente” é uma verdade que sempre será defendida e estará entranhada nas organizações, do mesmo modo, que todos concordam que o lucro está diretamente ligado à qualidade dos que se faz e para quem se faz, em outras palavras, bons clientes tendem a ser sempre bons clientes se bem atendidos. 2.8 Canais de acesso Os canais de acesso dos clientes às organizações são os meios através dos quais as organizações recebem os mais diversos tipos de contatos de seus clientes. Seja qual for a forma desejada de contato dos clientes a empresa é ela que deve estar apta a atender a tal expectativa atendendo ao cliente. Por exemplo, as organizações que buscam submeter suas práticas de gestão a avaliação do Prêmio Nacional da Qualidade (PNQ), tem que responder, entre outras coisas, a seguinte questão: “Como são selecionados e disponibilizados canais de relacionamento para os clientes? Apresentar os canais de relacionamento utilizados pela organização.” (FPNQ, 2004: p.30). Esta exigência, contida numa sistemática de avaliação organizacional tão completa e tão rigorosa com é a avaliação do PNQ, certamente serve para indicar que empresas que buscam a excelência do desempenho devem ter, dentre suas práticas de gestão, práticas que permitam que os clientes se relacionem com a organização, sendo que, para isso, um requisito fundamental é que sejam disponibilizados canais de acesso. Os canais de acesso devem oferecer a possibilidade de receber retorno de todas as pessoas que de alguma forma são impactadas pelos resultados da organização. Uma estrutura eficiente de atendimento ao cliente deve incluir um conjunto de fatores ligados a: infra-estrutura (vias pelas quais circulam as interações do cliente com a empresa) e recursos humanos (todas as pessoas envolvidas em cada uma das etapas do processode interação). Alguns dos elementos que compõem a infra-estrutura: canais (por onde ingressa, transita e retorna a comunicação com o cliente), formulários e padrões de atendimento (ferramentas por meio das quais são estruturadas, registradas e organizadas as interações com o cliente) e equipamentos e softwares (onde são armazenadas, processadas e consolidadas as interações). (Velardez, 2006, p.106). 2.9 A padronização do atendimento O tratamento dado às sugestões e as reclamações dos clientes pode representar o quanto a empresa está comprometida com os clientes que possui e em sua satisfação. Por isso, tendo novamente como referência os Critérios de Excelência do Prêmio Nacional da Qualidade (PNQ) outra questão que deve ser respondida por organizações que se submetem ao PNQ é a seguinte: Como as reclamações ou sugestões dos clientes, inclusive as obtidas por meio de contatos informais, são tratadas e como é assegurado que sejam pronta e eficazmente atendidas ou solucionadas? (FPNQ, 2004: p.30) Em outras palavras, é muito importante destacar como os resultados das análises dessas informações e as ações implementadas são repassadas para os demais setores da empresa e para os clientes. A qualidade da informação é igualmente importante para as pessoas envolvidas e/ou interessadas nelas, bem como a qualidade o trabalho de divulgação (fazer com que as informações cheguem aos destinatários rápida e integralmente). De nada adianta oferecer canais de acesso para que os clientes possam realizar suas sugestões e reclamações, se estes não receberem um tratamento adequado. É disso que trataremos a seguir. TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES Sugere-se uma acurada análise dos extratos dos Relatórios de Gestão da Politeno, Bahia Sul, Hospital Taquaral e 7.o ofício, que aparecem na próxima aula (Modulo 03 – Aula 15), pois, permitirá o conhecimento de conjunto de práticas que podem ser adotadas para o registro e tratamento de reclamações. Em síntese as práticas de tratamento de reclamações tendem a envolver: Recebimento e registro das reclamações. Cabe às organizações definir a quem compete receber reclamações. Pode ser somente um Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) ou qualquer pessoa que faça interação com os clientes. O importante é que haja registro da reclamação em formulário próprio, onde se possa identificar o reclamante e a reclamação. Na Bahia Sul, por exemplo, utiliza-se o Relatório de Atendimento ao Cliente (RAC). Afora isso, deve existir, sempre, um ou mais órgãos responsáveis pelo recebimento e tratamento das reclamações. Análise da procedência de cada reclamação. Nem sempre os clientes têm razão, motivo pelo qual nem todas reclamações são procedentes. Compete à organização designar pessoas competentes para saber avaliar a procedência ou não de uma reclamação. No caso de reclamações não procedentes, deve-se dar retorno ao cliente, justificando a não procedência. No caso de reclamações procedentes. Dever-se buscar classificá-las segundo o grau de dificuldade / gravidade dos problemas apresentados. Problemas mais simples e rotineiros devem ser, quando possível, resolvidos pelos próprios agentes do atendimento. Problemas mais complexos podem exigir a criação de “grupos de trabalho” para análise e solução de cada problema. Regra geral estes grupos devem seguir métodos específicos de análise e solução de problemas (como é o caso, por exemplo, do método MASP – Método de Análise e Solução de Problemas – que têm uma sequência específica e um conjunto de ferramentas adequadas para cada etapa da sequência). Deve-se fixar um mínimo tempo ideal para a solução dos problemas. Como, exemplo: 24 horas ou 48 horas como tempo máximo de resposta. Caso alguns problemas demandem tempo superior ao mínimo desejado, o cliente deverá ser informado Resolvido o problema, o cliente deve ser informado. Lembre-se, por exemplo, do caso do Pão de Açúcar que trata do ombudsman, onde não só se informa o cliente das medidas relacionadas à sua reclamação, como também se avalia sua satisfação em relação às soluções adotadas. As reclamações e as respectivas soluções devem ser registradas. Em algum banco de dados da organização as informações são constantemente analisadas por órgãos competentes (da própria organização ou externos se for necessário), de forma abrangente. O objetivo é o de tomar medidas voltadas para a redução do número de reclamações combatendo-se as causas geradoras das mesmas, geralmente com a proposta de medidas que buscam evitar sua ocorrência ou sua rápida e eficiente reparação se ocorrerem. Informar as diferentes áreas da organização. É recomendável que as diferentes áreas da organização sejam informadas a respeito das reclamações recebidas e das providências tomadas, com o objetivo de se evitar fatos geradores de outras reclamações. Além disso, tal medida torna claro para todos os funcionários quais procedimentos foram adotados pela organização para solucionar os problemas, fato que acaba preparando os demais envolvidos a auxiliar os clientes em eventuais problemas solucionando- os rapidamente. Tratamento de sugestões, dúvidas ou solicitações Procedimentos similares aos das reclamações devem ser dados às sugestões dadas pelos clientes: registro, definição de responsáveis, definição de tempo de resposta e feedback (retorno) aos clientes, são práticas desejadas. O mesmo deve acontecer no que trata de esclarecimentos de dúvidas e solicitações (principalmente de informações). Lembre-se que o que é fundamental em qualquer atendimento a sugestões, dúvidas ou solicitações, assim como reclamações é o bom sendo. Dizer a verdade, registrar o ponto de vista do cliente, estabelecer prazos, dentre outros, não adiantarão de nada se o atendente/respondente não for preparado para lidar com o cliente. Lembre-se também que, em muitos momentos, os clientes encontram-se exaltados, cansados e indignados com situações cujo erro não é de sua responsabilidade, ou pelo menos, eles pensam que não é. A atenção e a cautela redobradas nesses momentos podem evitar que se perca um bom cliente e, pode até torná-lo um cliente ainda melhor para a organização. Clientes não gostam de surpresas desagradáveis, gostam sim de soluções e agilidade. Mudar as regras constantemente é, sem sobra de dúvida, uma das coisas que mais pode desagradar um bom cliente. 2.10 Requisitos para interagir com clientes REQUISITOS EXIGIDOS DAS PESSOAS QUE INTEREGEM COM OS CLIENTES Você já sabe que, quando se trata da questão do relacionamento com os clientes, principalmente no que diz respeito a reclamações e/ou sugestões, sabe-se que a existência de canais de acesso para os clientes é algo de vital importância, da mesma forma que também é bastante importante à existência de sistemáticas padronizadas para tratamento de tais reclamações ou sugestões. O que não se pode esquecer, entretanto, é que quando os clientes entram em contato com as organizações eles querem se comunicar com pessoas e ser atendidos por pessoas. Também são pessoas que deverão dar encaminhamento às reclamações ou sugestões. A questão que fica é: que tipos de pessoas as organizações devem ter, para atender adequadamente os clientes? Qual o preparo que elas devem ter? É para responder tais questões, dentre outras, propõe-se os conteúdos a seguir. AUTOSSUFICIÊNCIA TÉCNICA Significa que o atendente deve ter conhecimentos técnicos suficientes, a respeito do funcionamento do hospital para, em primeiro lugar, poder entender a manifestação do cliente (solicitação, sugestão ou reclamação) e, depois, tomar as decisões necessárias tanto para resolver a situação como para providenciar o devido encaminhamento,quando for o caso. Essa regra válida para um hospital, também deve ser válida para quaisquer outros negócios. Para alguém entender, solucionar ou encaminhar uma solicitação, reclamação ou sugestão de um cliente, é necessário que o atendente conheça a empresa, aquilo que ela faz e aquilo que fazem suas várias áreas/setores. Ele precisará saber entender aquilo que lhe está sendo comunicado e saber a quem compete dar o passo seguinte, inclusive ele. HABILIDADE DE COMUNICAÇÃO Saber ouvir e ser claro o suficiente para se fazer entendido é uma outra habilidade essencial de um atendente. CORTESIA E EMPATIA Entende-se empatia como a capacidade de uma pessoa colocar-se no lugar de outra, sentir como a outra. Ocorrerá empatia no relacionamento com um cliente quando este sentir que quem o está ouvindo o está entendendo perfeitamente bem, simplesmente porque está sabendo colocar- se como se estivesse no lugar dele (o cliente). Cortesia, por sua vez, significa delicadeza, amabilidade e urbanidade. CAPACIDADE DE GERENCIAR CRISES Tratar com pessoas não é algo simples e fácil. Nem todos aqueles que reclamam, tratam os atendentes com cortesia. O que pode ocorrer, isto sim, é a existência de pessoas exaltadas, malcriadas e, muitas vezes, até agressivas. Ter o equilíbrio emocional suficiente para não se deixar envolver pela situação é o que se exige de atendentes. É aqui que, mais do que nunca, se aplica aquele princípio evangélico que diz que quando lhe baterem numa face, você deve dar a outra ao agressor. A este respeito o que se tem percebido é que muitas organizações têm cuidado para que seus colaboradores que se relacionam com os clientes tenham intervalos para descanso, de tempos em tempos, para poder recompor suas energias e seu equilíbrio pessoal. AUTONOMIA PARA RESOLVER PROBLEMAS A questão de se atribuir autonomia às pessoas da organização não é uma coisa muito simples. Regra geral, para que se possa dar autonomia a alguém, é necessário que: · Quem recebe a delegação de autoridade tenha autossuficiência técnica (conforme tratado acima). · Quem recebe a delegação tenha acesso às informações necessárias para entender/avaliar as manifestações dos clientes, resolver aquilo que poderá ser resolvido no seu âmbito de atuação e encaminhar para quem de direito aquilo que deverá ser encaminhado. · Haja aceitação de erros, visto que quem decide está sujeito a erros. (Só não erra quem não faz). 2.11 E- relacionamento e as novas regras O E-RELACIONAMENTO Cuidar do relacionamento com os clientes não é uma necessidade recente, porém, são novos alguns meios para que isso possa ser adequadamente realizado. Com o desenvolvimento de novas tecnologias e a profusão destas em diversos setores da economia, o que se vê hoje, é uma alteração marcante no modo pelo qual as organizações, de todos os setores e tipo, interagem com seus clientes, seja vendendo-lhes algo, seja pela forma de informar do lançamento de novos produtos ou serviços, pela forma como as dúvidas são sanadas, as modalidades de pagamento, as possibilidades de entrega, dentre outras. Com o crescimento dos meios e métodos de comunicação com o público-alvo, cresceram as preocupações com o desenvolvimento das estratégias mercadológicas e com a formatação da comunicação desejada. A partir de tal realidade é possível constatar todo um movimento articulado que objetiva reorganizar os recursos das organizações em função de seu perfil (missão e visão) em função do perfil dos clientes que atende, considerando que os clientes possuem necessidades e desejos e que estes muitas vezes, não podem ser matematicamente explicados, o que faz do planejamento estratégico de marketing peça fundamental ao buscar compreender quais são as variáveis (momentos-verdade e atributos) valorizadas pelos clientes e porquê. O momento para as organizações é crucial, não apenas porque precisam aprender a lidar com novas ferramentas tecnológicas e mercadológicas, mas porque, se não o fizerem rapidamente, podem perder significativa participação de mercado para a concorrência. Com isso, é importante destacar que, quanto mais sensível a organização e seus dirigentes forem para a compreensão e uso de novas ferramentas, em especial quando se busca saber se os clientes são concordantes com o que se propõe e de que formar isso deve ser feito, maiores serão as chances de se obter sucesso nesse momento da economia mundial em que conhecimento, recursos e disposição de ‘fazer acontecer’ são primordiais. A gestão do relacionamento com o cliente vem se tornando cada vez mais importante para as organizações no que diz respeito à manutenção da estratégia competitiva e da identidade do negócio frente ao mercado. Partindo da necessidade de se gerenciar o relacionamento com os clientes se propõem compreender o e-relacionamento, ou seja, o relacionamento por meio eletrônico, já que este está presente no cotidiano das grandes organizações, na maioria das médias e é cada vez mais comum nas pequenas. Deste contexto nascem algumas indagações: · O que é a gestão do relacionamento com o cliente (e-relacionamento)? · Quais são as novas regras da economia que norteiam o relacionamento entre organizações e clientes e, portanto, que servem como pano-de-fundo para o e-relacionamento? · Quais os novos perigos da era do relacionamento? · Os clientes e as organizações conseguem falar a mesma língua? · O que é permissão (marketing de permissão) no que se refere a gestão do relacionamento com cliente? Muitas outras indagações poderiam ser feitas, mas é necessário que se concentre naquelas que são consideradas genericamente relevantes. ENTENDENDO A GESTÃO DO E-RELACIONAMENTO COM O CLIENTE A gestão do relacionamento com os clientes pode ser entendia como o gerenciamento dos meios utilizados para se estabelecer e mensurar os contatos com os clientes, sendo considerado que cada contato pode ter como origem o cliente ou a própria organização. O relacionamento com o cliente se tornou mais notável nas organizações com o desenvolvimento do CRM que entende as interações entre demanda e oferta (cliente e organizações) e as ferramentas tecnológicas necessárias para ter melhor proveito de tais interações, regido pelos princípios e prática da administração. De certo modo é como se o CRM fosse um tipo de ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos Empresariais) só que voltado exclusivamente ao cliente. Aliás, em soluções ERP completas, no CRM normalmente está presente. O CRM não é um conceito, bem como não é um projeto, na verdade é uma estratégia de negócios que visa entender, antecipar e administrar as necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma organização. É uma jornada de estratégias, processos, mudanças organizacionais e técnicas pelas quais a empresa deseja administrar melhor seu próprio empreendimento acerca do comportamento dos clientes. Acarreta em adquirir e distribuir conhecimento sobre os clientes e usar essas informações por meio de vários pontos de contato para equilibrar rendimentos e lucros com o máximo de satisfação dos clientes. (Brown, 2001: XXIII) Ainda segundo Brown, CRM é um processo de aquisição e retenção de clientes lucrativos (Ibid: 8). Esta definição é especialmente importante, porque reluz na vida das organizações de uma maneira profissional, causando a reflexão de que, não é apenas necessário atender aos clientes, mas é necessário fazer isso de maneira sustentável, ou seja, a relação de ganho deve ser proporcional aos clientes e as organizações, pois, elas também precisam ter suas necessidades atendidas para poder continuar operando.É importante destacar também que a implementação do CRM pode trazer diversas vantagens de marketing para a organização e, tais vantagens, podem ser consideradas no e- relacionamento. Veja algumas delas são: · reduzir custos com propaganda; · diminuir os riscos de comunicações (propagandas) generalizadas, e que podem confundir ou irritar o público-alvo; · melhorar a abordagem de clientes específicos por se concentrar em suas necessidades e na capacidade de atendê-las; · aumentar a capacidade de mensurar o resultado de determinada campanha; · dar suporte a organização para competir por clientes através dos serviços e diferenciais agregados que fornece, não apenas por preço; · acelerar o processo de desenvolvimento e comercialização de produtos; · utilizar mais eficientemente o Data Base Marketing (banco de dados de marketing) que armazena, processa e distribuí informações relevantes para qualquer áreas organizacional solicitantes; · dimensionar melhor o investimento, o que significa, redução de gastos com clientes de baixo valor, e incremento de maiores gastos com clientes mais lucrativos; · realizar a customização de massa; dentre outros. (Inspirado de Brown, 2001:9). Porém, para que qualquer benefício possa ser abstraído da administração do relacionamento com o cliente, seja no e-relacionamento ou no relacionamento tradicional é necessário haver planejamento adequado do uso das informações e recursos disponíveis, e isso, corresponder a saber se o cliente é concordante com certas atitudes da organização ou não. Portanto, entra em cena a necessidade da permissão do cliente, que é, um levantamento através do Marketing de Permissão, para descobrir se o cliente concorda com, por exemplo, ser fonte de informações direta para a empresa, se aceita receber material publicitário, se autoriza à divulgação de seus dados etc. Logo, não basta apenas apoiar-se nos benefícios teóricos que o CRM ou e-CRM (eletronic- CRM) podem trazer, para que se tornem práticas, é fundamental que as organizações hajam com responsabilidade e coerência, desde o momento em que solicitam informações aos clientes (ou simplesmente as capturam) até o momento em que fazem uso dela. As regras do jogo estão, cada vez mais, privilegiando os consumidores (já não era sem tempo!), portanto, respeite-os e as novas regras para que tenha maiores chances de sucesso no século XXI. AS NOVAS REGRAS DA ECONOMIA QUE NORTEIAM O RELACIONAMENTO ENTRE ORGANIZAÇÕES E CLIENTES Dentre as novas regras da economia que podem ser destacadas como pano-de-fundo para a maximização do valor do relacionamento entre organizações e clientes e, portanto, do e- relacionamento, pode-se destacar: (1) a perda de importância da matéria, (2) a “aceleração” do tempo, (3) a necessidade de se importar com as pessoas, (4) entender que os clientes também são recursos, portanto, também podem ser transformados em agentes de venda, mesmo que de maneira indireta, (5) a participação de mercado deve ser a maior possível, é o que se busca, pois, quanto maior, possivelmente, maior será o valor agregado, (6) a informação é a principal forma de valor para gerar valor, portanto, quanto maior sua quantidade e qualidade, maior o valor do negócio e das atividades pratica, e na era do relacionamento, a informação trás o redimensionamento do papel dos intermediários no e- business / e-commerce com a morte e a revitalização no ambiente Internet (7) a customização deve ser utilizada como diferencial estratégico para agregar valor e reter clientes, (8) a acessibilidade deve ser desenvolvida e aproveitada a partir da ótica do cliente, especialmente na concepção de utilização adequada de espaço e tempo, o que pode gerar percepção de competência além de satisfação, e (9) o repensar de quem são os compradores e os vendedores – o duplo papel dos clientes. 2.12 Compra racional, por impulso. As relações entre clientes e organizações são palco para muitas discussões, dentre elas estão os motivos que levam os indivíduos a praticarem a compra e as formas que o fazem. Pelo menos duas condições são fundamentais para se compreender o processo de compra de um cliente: · a primeira é que ele ao praticar qualquer aquisição o faz de maneira racional, portanto, programada e geralmente baseada em necessidades claramente definidas e, · a segunda é a compra impulsiva que normalmente ocorre no próprio estabelecimento comercial ou quando se depara com determinada informação (propaganda), o que se caracteriza pela pouca ou nenhuma programação prévia (necessidades previamente racionalizada), ocorrem uma pulsão (desejo) que acaba transmutado em compra. Outro momento importante decorrente da compra por impulso é a dissonância cognitiva, cuja importância para os Administradores e Profissionais de Marketing está ligada ao conhecimento das sensações e relações de mundo que o cliente tem ou desenvolve após o ato de compra. Quando no pós-compra carrega consigo sensações de satisfação, logo, cujas expectativas presentes no ato da compra foram satisfeitas não há a dissonância cognitiva, mas ao contrário, depois do ato de compra o cliente se vê com pensamentos negativos sobre a compra que realizou, levando-o a uma sensação de arrependimento sobre o ato praticado está em ocorrência a dissonância cognitiva. Este é um momento que, nenhum profissional de vendas gostaria de estar por perto do cliente, pois, certamente ouviria muitas lamúrias. Então, o que é a dissonância cognitiva e, porque é importante que sua ocorrência seja minimizada? A compra por impulso expressa os elementos manifestos ou latentes de desejo dos consumidores sobre os quais os profissionais de marketing empenham seus esforços para desenvolver ações mercadológicas que maximizem o desejo de consumir e, portanto, o ato de comprar. Por sua vez, a dissonância cognitiva é o oposto daquilo que os profissionais de marketing desejam, ou seja, todos os esforços possíveis são empenhados para que a mesma não aconteça, pois, ela é um elemento/manifestação psicológico que prejudica a recompra do produto ao gerar na mente do consumidor a nefasta sensação de que fez um mau negócio. É um sentimento de negação sobre a compra realizada (Zambon e Benevides, 2003:73). Na busca por maior esclarecimento conceitual sobre a compra por impulso no tocante aos riscos de se ouvir os clientes, foram identificadas três abordagens centrais que descrevem variações comportamentais dos indivíduos ao praticarem compras impulsivamente, são elas: conceito tradicional, conceito comportamental simples e conceito comportamental exagerado (Almeida, 1993). O primeiro (conceito tradicional) corresponde à compra não planejada, cuja principal causa motriz é o próprio ambiente, ou seja, o ato impulsivo de compra é baseado na configuração do ambiente: local, disposição, comparação. O segundo (conceito comportamental simples) corresponde à compra impulsiva motivada por elementos emocionais: ocasionado pelo momento sentimental de cada indivíduo, se feliz ou triste, se entusiasmado ou desanimando, cada um correspondendo a um perfil de impulso de compra. E o terceiro (conceito comportamental exagerado) corresponde à compra impulsiva como sendo uma doença, um tipo de distúrbio que deve ser acompanhado e tratado de modo medicamentoso. O conhecimento de tais abordagens pode ajudar as organizações a melhor avaliar o processo de tomada de decisão de compra dos consumidores (clientes), bem como buscar meios operacionais que promovam o envolvimento do consumidor com o objeto comprado para que se reduza ou evita a ocorrência da dissonância. 2.13 Dissonânciacognitiva CONCEITO DE DISSONÂNCIA COGNITIVA O termo ‘dissonância cognitiva’ é proveniente dos estudos e posicionamentos de Festinger (1957), com a obra A Theoryof Cognitive Dissonance, e, desde então, muitas discussões sobre o assunto tomaram corpo. No campo da Administração, a pauta ficou enquadrada em Marketing por seu empenho em relacionar as atividades organizacionais às atividades individuais dos clientes e consumidores, bem como pela aproximação do marketing com os discursos sociológico, psicológico e antropológico, além do filosófico. Tudo num conjunto de variáveis que contemplam vantagens para as duas partes (clientes e organizações) e que, para serem atingidas é necessário que haja interação entre as partes. Segundo Festinger (1957) a dissonância cognitiva refere-se exatamente ao processo final cognitivo e emocional de verificação da diferença entre o que se esperada e o que ocorreu. Porém, para Giglio, Festinger apresentou o conceito de maneira ampla, incluindo toda e qualquer discordância entre as ações (o corpo em ação), a ideia (o mundo de ideias) e a ética do sujeito (código de ética de relações) (Giglio, 2002:161). A existência da dissonância cognitiva após o consumo cria um ambiente psíquico (uma predisposição) para o surgimento de julgamentos negativos em relação ao produto ou serviço, o que interfere naquela etapa imediatamente anterior à compra (Giglio, 2002:162), tal interferência pode ser entendida como risco porque, pode evitar que o cliente repita a compra do produto consumido, ou ainda, o que é pior, pode fazer com que ele não compre mais o produto em determinado estabelecimento – comprando em um concorrente. A DISSONÂNCIA COGNITIVA PODE SER ELIMINADA Conforme a teoria de Festinger (1957), os profissionais de Administração e Marketing não podem eliminar a dissonância, mas tais profissionais – no cunho de suas atribuições profissionais cotidianas nas organizações – podem compreender a forma de construção dos mecanismos em que ocorre a dissonância e então, podem agir de forma a minimizá-la ao máximo, reduzindo assim sua intensidade. O estudo do tema, portanto, não está concentrado na erradicação da dissonância, mas sim na maximização da capacidade dos profissionais e organizações em desenvolver ações de negócio (as vendas) que satisfaçam aos clientes, e gerem neles o máximo de consciência sobre o ato realizado, para que possam identificar e aproveitar as justificativas positivamente que levaram à compra em favor da organização e contra a dissonância. Não se trata de evitar as impulsões de compra (contexto emocional), mas sim de estimular atribuições que façam delas válidas emocionalmente, de tal forma que tais emoções não se tornem danosas para a organização por meio de arrependimento da compra realizada. Já que não se pode evitar a dissonância cognitiva, pelo menos tudo que for feito e cujo resultado reduza sua incidência será bem vindo. As organizações que mais avançam neste sentido, em sua maioria estão comprometidas com o eficiente desenvolvimento de campanhas de administração de relacionamento com o cliente, que pode ser vista, dentre outra forma, como os sistemas de Costumer Relationship Management (CRM). O QUE FAZER QUANDO A DISSONÂNCIA COGNITIVA OCORRE Outro ponto importante que precisa ficar claro é que, a abordagem do capítulo concentra-se na dissonância ocorrida pelo consumo (na mente do consumidor), e que a intensidade e tipo de respostas para sua “eliminação” dependem dos graus de importância dada ao consumo e de consciência das expectativas. Neste caso, segundo Giglio (2002, p.163), observações informais e pesquisas de Psicologia Social têm demonstrado que ao sentir dissonância cognitiva, as pessoas (clientes – consumidores) percorrem três soluções básicas: a. Os indivíduos distorcem as percepções. Resumidamente esta interpretação pode ser assim entendida: “Quem ama o feio, bonito lhe parece”. Em outras palavras, como a percepção é uma seleção de estímulos, ao sentir dissonância, os indivíduos alteram as percepções. b. Os indivíduos depreciam a fonte da dissonância. Resumidamente esta interpretação pode ser assim entendida: “Mas quem foi que disse isso?”. Em outras palavras, trata-se do entendimento de que às vezes os estímulos não podem ser negados, por sua evidência. c. Os indivíduos buscam apoio social. Resumidamente esta interpretação pode ser assim entendida: “Amigo e pra essas coisas.” Geralmente esta situação ocorre quando as duas anteriores não são o bastante para reduzir a dissonância, logo, é a mais forte delas. Ela deve funcionar quando os estímulos são fortes demais para serem negados e a própria pessoa não consegue reunir depreciações adequadas, daí precisa de apoio externo (os amigos / grupo social). Além dessa situação, há outra que associa a dissonância ao consumo. Trata-se da dissonância que ocorre por motivos independentes do consumo e que leva os indivíduos a um consumo específico com resposta para eliminá-la. Por exemplo, mulheres quando se sentem deprimidas ou frustradas por ‘n’ motivos, não têm dúvida em passear e consumir no shopping. Para elas, é uma forma eficaz de mudar os sentimentos negativos (Giglio: 2002:165). Neste caso, os profissionais mais observadores aproveitam dos momentos de dissonância coletiva, como a morte de uma personalidade pública muito querida (um Papa por exemplo), para promover a venda de seus produtos ou imagem. As organizações por sua vez, necessitam entender que a primeira coisa a ser feita é influenciar a etapa referente à construção das expectativas, ou seja, elas precisam esclarecem, o mais detalhadamente possível, quais são os benefícios que o consumidor pode esperar do produto ou serviço. Por exemplo, deixar claro que: o que é o produto; como é utilizado; quais garantias; assistência técnica; formas de pagamento; custos com a manutenção; adaptabilidade; dentre outros. Passa ser necessário que as organizações desenvolvam, inclusive no contexto de venda de produtos, uma tática de prestação de serviços (encarar o processo de venda como um processo de prestação de serviços), que substitua as tradicionais táticas de vendas (tirar pedidos). Isso equivale a dizer que é preciso que fique claro, para o cliente, o compromisso da organização com ele e, quais as responsabilidades da mesma com o produto. A entrega de algo deve ser mais deve significar mais ao cliente que simplesmente uma compra, ela deve representar compromisso e gerar relacionamento. As organizações devem também, segundo Giglio (2002:168) cuidar dos benefícios obtidos. Isso consiste em atuar no momento da compra e no pós-compra, que é quando se constrói a noção do que se está obtendo em comparação ao que se esperava. Este momento refere-se a dois aspectos que são ‘as expectativas’ e ‘os resultados’, por exemplo, durante um show musical ou durante uma limpeza de pele. No pós-compra a tática consiste em influenciar positivamente as conclusões sobre o que se obteve. Entende-se que para isso, muitas ações podem ser praticadas, por exemplo, a apresentação em comerciais de tevê o produto sendo utilizado por pessoas em situação de indiscutível satisfação. Mulheres bonitas em campanhas de shampoo etc. Logo, a própria propaganda poder ser utilizada, não apenas para chamar a atenção e para a venda, mas para a retenção e influencia de satisfação. Por fim, as organizações precisam realizar pesquisas constantes sobre o comportamento de seus clientes, sejam pesquisas científicas ou seja pela mera observação. Indagar os funcionários do front-office e alguns clientes sempre é útil, bem como, acompanhar as informações gerais sobre a demanda por setor, publicadas por sérios
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