Prince2

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Universidade Paulista (UNIP)
Governança de Tecnologia da Informação
Introdução à PRINCE2
O PRINCE2 (PRoject In a Controlled Environment, ou em português, Projetos em Ambiente Controlado) é um método de gerenciamento de projetos estruturado (não proprietário e genérico) que tem como base a experiência obtida com milhares de projetos. Pode ser adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto independente da organização, região geográfica ou cultural cobrindo gerenciamento, controle e organização.
Lançado no Reino Unido pela CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) – e que agora faz parte da OGC (Office of Government Commerce - Departamento de Comércio do Governo) – em 1996 como um método de gerenciamento de projetos.
O Prince2 foi criado em 1989 a partir do PROMPTII, o qual, por sua vez, surgiu em 1975 e foi adotado em 1979 como padrão para gerenciamento dos projetos de sistemas de informação do governo Britânico. Hoje o Prince2 já é utilizado em mais de 150 países de todas as regiões do mundo, inclusive no Brasil.[1: As origens do PRINCE2™ datam de 1975, quando um pequeno grupo de ex-gerentes de IBM (Reino Unido) identificou como era pobremente estruturada a disciplina de gestão de projetos, sendo esta constituída principalmente de uma série desconectada de técnicas, tais como liderança de grupo, motivação, planejamento de redes e o uso de diagramas de Gantt. Juntos, eles desenvolveram um método de gestão de projetos muito esperada para gestão de projetos de tecnologia da informação (TI), denominado de PROMPT II. A empresa que eles formaram chamava-se Simpact Systems Ltda. e o PROMPT representava as técnicas de planejamento, gestão e organização de projetos]
O PRINCE2 é publicado por meio do manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2″, que é mantido pelo OGC. O principal propósito do manual é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como:
O que se espera de mim?
O que o gerente de projetos faz?
O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado?
Que decisões espera-se que eu tome?
De que informações preciso e que informações devo fornecer?
A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação?
Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?
Projeto
Para o PRINCE2, os projetos são meios pelos quais se podem introduzir mudanças, partindo da definição de que um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case (Caso de Negócio) pré-acordado. Além de se distinguir das operações de uma produção em massa ou linha de produção, pelas seguintes características:
Introduz mudanças;
É temporário;
Possui equipes interfuncionais (pessoas com diferentes habilidades que trabalham juntas para um objetivo comum);
É exclusivo se comparado a outro projeto, pois tem suas próprias peculiaridades e características;
Possui muitas incertezas, como por exemplo: prazo, custo, etc.
Gerenciamento de Projetos
Para o PRINCE2, o gerenciamento de projetos é o desenvolvimento das entregas do projeto, conhecido como produtos, que produzem os resultados do projeto, controlando o trabalho especializado necessário para a criação dos produtos.
Gerente de Projetos
O gerente de projetos no PRINCE2 é o responsável por planejar a sequência de atividades do trabalho do projeto que irá construir o produto, e controlar a realização do trabalho de modo que este possa ser realizado. É de responsabilidade do gerente de projetos delegar parte deste trabalho, ou todo o trabalho, para outras pessoas, especialmente devido a característica de interfuncionalidade do time do projeto.
Com o trabalho do projeto em andamento, a responsabilidade do gerente de projetos é monitorar os progressos do projeto comparando-o com o plano original, com o objetivo de manter o realizado próximo do planejado.
O gerente de projetos precisa levar em conta que não é possível assumir que tudo sairá conforme o planejado, e com isso, se o plano não estiver sendo cumprido, deverá ser feito algo a respeito por meio de controles pré-estabelecidos. Considerando também que o controle também deve ser realizado quando tudo está correndo bem, pois neste cenário o gerente de projetos poderá ter a oportunidade para melhorar o desempenho do projeto, acelerando ou reduzindo os custos. Assim, o PRINCE2 fornece total apoio ao gerente de projetos fazendo que este tenha acessa as informações disponíveis na hora certa, para as pessoas certas tomarem as decisões certas.
Controles
Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 variáveis, ou seja, 6 aspectos do desempenho do projeto que precisam ser gerenciados, podendo ser respondidos através das respostas das seguintes perguntas:
Custos – O projeto é financeiramente viável?
Prazo – Quando o projeto acaba?
Qualidade – O produto do projeto corresponde as expectativas e é adequado ao seu propósito?
Escopo – O que exatamente o projeto entregará?
Risco – O quanto estamos preparados para correr riscos, e há algo que possamos fazer sobre riscos?
Benefícios – Porque o projeto está sendo realizado?
Sendo assim, o PRINCE2 é um framework integrado de processos e temas que trata de planejamento, delegação, monitoramento e controle de todos esses os 6 aspectos apresentados acima.
Estrutura do PRINCE2
Um Overview do Prince2
O PRINCE2 é baseado em 8 processos e 45 sub-processos, os quais definem as atividades que serão executadas ao longo do ciclo de vida do projeto. Juntamente com esses, são descritos 8 componentes que são como áreas de conhecimento que devem ser aplicadas de acordo com a necessidade, dentro das atividades de cada processo. Uma das grandes vantagens e pontos fortes do PRINCE2 é a sua adequação aos mais diversos ambientes de projetos.
O método PRINCE2, aborda o gerenciamento de projetos com 4 elementos integrados de princípios, temas, processos e ambientes de projeto. Estes elementos são:
Os Princípios: São as 7 orientações obrigatórias e boas práticas que determinam se o projeto está sendo gerenciado com o método PRINCE2, ou não. Se algum dos 7 não for aplicado, o projeto não é considerado PRINCE2.
Justificativa contínua do Negócio (Business Case).
Aprender com a experiência.
Papéis e responsabilidades definidos.
Gerenciamento por estágios.
Gerenciamento por exceção.
Foco no produto.
Adequação ao ambiente do projeto.
Os Temas: São 7 os temas que descrevem os aspectos do gerenciamento de projeto que devem ser tratados continuamente, e que explicam o tratamento específico que o PRINCE2 requer e necessita para as disciplinas de gerenciamento de projetos.
Business Case.
Organização.
Qualidade.
Planos.
Risco.
Mudança.
Progresso.
Os Processos representam as etapas que devem ser realizadas ao longo do ciclo de vida do projeto, abrangendo do início ao fim verificações, recomendações e responsabilidades, sendo estes:
Starting Up a Project (SU) – Começar pelo Projeto: Primeiro processo da metodologia é iniciado a partir da emissão de um documento denominado Project Mandate, que define, em alto nível, as razões para o projeto. O objetivo desse processo é responder à pergunta: “Existe um projeto viável e que traga valor?”.
Designar uma comissão Executiva e um Gerente do Projeto (SU1);
Determinar a equipe do Projeto (habilidades, etc.) (SU2);
Designar a equipe do Projeto (SU3);
Preparar um documento do Sumário do Projeto (SU4);
Definir abordagem do Projeto (SU5);
Planejar o Estágio Iniciação (SU6)
Directing a Project (DP) – Direção do Projeto: Processo de responsabilidade do Project Board, constitui um grupo com responsabilidade de dar direcionamento ao projeto, formado por representantes do negócio, usuários e fornecedores. Aqui são tomadas as decisões sobre o andamento do projeto e sobre prováveis exceções ocorridas ao longo do ciclo de vida. Directing a project tem,como princípio, o gerenciamento por exceção, onde o Project Board monitora o projeto via relatórios e controles por intermédio de pontos de decisão pré-determinados.
Autorização Inicial (DP1);
Autorização do Projeto (DP2);
Autorização do Estagio ou Plano de Execuções (DP3);
Fornece direção Informal (Ad-Hoc) (DP4);
Confirmação do fechamento do Projeto (DP5);
Initiating a Project (IP) – Iniciação do Projeto: Tem como propósito elaborar os planos que formarão a baseline do projeto e que farão parte do Project Initiating Document (PID), que constitui o contrato entre o Project Manager e o Project Board.
Plano de Qualidade (IP1);
Plano do Projeto (IP2);
Refinação do Caso de Negócios e Risco (IP3);
Implementar controles do Projeto (IP4);
Organizar os arquivos do projeto (IP5);
Criar um Documento de Iniciação do Projeto DIP (IP6);
Managing a Stage Boundary (SB) – Gerenciar os limites do Estágio: PRINCE2 recomenda que o projeto seja dividido em estágios. Este processo é executado ao término de cada estágio e tem como objetivos:
Garantir ao Project Board que todos os produtos planejados para o estágio foram completados conforme o que foi definido.
Prover as informações necessárias para avaliar se o projeto continua viável.
Preparar e aprovar o planejamento para o próximo estágio.
Listar qualquer lição aprendida no estágio que está terminando.
Tratar qualquer exceção ou desvio do planejamento aprovado pelo Project Board.
Planejar o Estágio (SB1);
Atualização do Plano do Projeto (SB2);
Atualização do Caso de Negócio do Projeto (SB3);
Atualização do Registro dos Riscos (SB4);
Reportar o Estágio Conclusão (SB5);
Produzir Plano de Exceção (SB6);
Controlling a Stage (CS) – Controle de Estágio: este processo descreve as atividades de controle e monitoramento dos estágios do projeto, constituindo o dia-a-dia do gerente do projeto. Aqui, são autorizados os pacotes de trabalho, avaliados os riscos e as solicitações de mudanças e efetuadas as ações corretivas necessárias.
Autorização do pacote de trabalho (CS1);
Avaliação do Progresso (CS2);
Capturar Incidências problemáticas do projeto (CS3);
Examinar as Incidências problemáticas do projeto (CS4);
Revisão de situação (Status) dos Estágios (CS5);
Reportagem Destacar (CS6);
Fazer Ação Corretiva (CS7);
Escalar Incidências Problemáticas do Projeto (CS8);
Recepção do Pacote de Trabalho Completado (CS9);
Managing Product Delivery (MP) – Gerenciar a Entrega do Produto: O objetivo deste processo é garantir que os produtos planejados serão criados e entregues. PRINCE2 separa o gerenciamento do projeto do desenvolvimento do produto. Este processo constitui a interface com os processos de desenvolvimento dos produtos do projeto existentes na organização como, por exemplo, o RUP (Rational Unified Process) para desenvolvimento de software.
Aceitação do Pacote de Trabalho (MP1)
Executar o Pacote de Trabalho (MP2);
Entregar o Pacote de Trabalho (MP3);
 
Planning (PL) – Planejamento: Este processo desempenha um papel importante nos outros processos. Associado à técnica product-based planning, sua função é auxiliar no desenvolvimento dos planos necessários para o projeto.
Projetar o Plano (PL1);
Definir e Analisar os Produtos (PL2);
Identificar Atividades de Dependências (PL3);
Estimação (PL4);
Programação (Cronograma) (PL5);
Analisar os Riscos (PL6);
Closing a Project (CP) – Fechamento do Projeto: o propósito deste processo é realizar o fechamento controlado do projeto. O fechamento pode ser conduzido ao término do projeto, quando este já desenvolveu e entregou todos os produtos propostos ou se, por algum motivo, tornou-se inviável.
Desativar comissão (Decommission) do Projeto (CP1);
Identificar contínuos itens de Ações (CP2);
Revisão da Avaliação do Projeto (CP3);
Completar o Plano (PL7).
A Adequação do PRINCE2, trata da necessidade de adequar o PRINCE2 ao contexto específico do projeto. Reforçando a flexibilidade do Framework do PRINCE2 que pode ser adequado a qualquer tipo e porte de projeto.
Não tem no PRINCE2
O PRINCE2 não pretende abranger tudo que diz respeito ao gerenciamento de projetos, isto seria até impossível, portanto as seguintes 3 categorias não estão contidas no método de gerenciamento de projetos do PRINCE2:
Aspectos especializados, ou seja, atividades específicas de setores ou tipos de trabalho são externas ao PRINCE2.
Técnicas detalhadas de planejamento e controle não são sugeridas ou abordadas pelo PRINCE2, dois exemplos para entendimento seriam a análise de caminho crítico e a análise de valor agregado que estão contidas no Guia PMBOK.
Capacidade de liderança, também conhecidos como softskills ou habilidades interpessoais não estão codificadas no método do PRINCE2.
Benefícios do Prince2
Para finalizarmos a seção de introdução, vamos entender alguns benefícios conhecidos quando se adota o método PRINCE2 para gerenciar projetos:
Oferece melhores práticas e governança estabelecida e comprovada
Pode ser aplicado a qualquer projeto, combinando modelos especializados e setoriais
Fornece uma linguagem comum para quem o utiliza, promovendo uma comunicação eficaz
Fornece declarações de papéis e responsabilidades bem definidos, contendo inclusive estrutura definida para prestação de contas, delegação, autoridade e comunicação.
Mantém o foco no produto e suas entregas
Possui planos preparados para melhorar a comunicação e o controle
Sua base é um framework de “gerenciamento por exceção”
Aborda a visualização da viabilidade do projeto segundo o Business Case, e não ao fim do projeto, simplesmente pelo fim.
Define uma estrutura mínima necessária de relatórios, ou seja, de maneira economiza fornece todos os relatórios necessários para planejamento e controle de um projeto.
Assegura que todos os Stakeholders estejam representados no planejamento e na tomada de decisões.
Promove o aprendizado e a melhoria contínua.
Promove consistência do trabalho do projeto.
Facilita a mobilidade do pessoal do projeto e reduz o impacto de mudanças de equipes.
Fornece ferramentas de diagnóstico, facilitando a garantia e a avaliação do trabalho.
Possui um número considerado de organizações de treinamento e consultoria.
Adequação
Para o PRINCE2, adequar refere-se ao uso apropriado do PRINCE2 em um dado projeto, garantido que exista a correta quantidade de planejamento, controle, governança e o uso dos processos e temas. Alguns entendimentos errados indicam que não é necessário o PRINCE2 completo para um projeto específico, simples ou pequeno. Então, adequar não significa omitir elementos do PRINCE2, adequar é adaptar o método a fatores externos, tais como padrões corporativos, e aos fatores do projeto, tais como complexidade e escala.
Assim, a meta da adequação é aplicar um nível de gerenciamento do projeto que não sobrecarregue o projeto, mas forneça um nível adequado de controle de acordo com os fatores externos e do projeto.
Aplicar Princípios
Os Princípios do PRINCE2 são universais e não devem ser adequados, devendo ser sempre aplicados em todos os projetos.
Adaptar Temas
Neste caso o importante é manter os Temas, mas adaptar a sua aplicação, considerando sua profundidade, seus padrões, documentos e fatores corporativos e de projetos. Por exemplo:
Quais são os documentos de gerenciamento de riscos que a corporação utiliza, e que riscos já são conhecidos de acordo com a natureza do negócio e do setor da organização?
Outro exemplo seria aplicar o tema com outro nome, devido a linguagem comum da organização. Por exemplo, no caso do Business Case, onde o padrão da organização já o conhece, já o utiliza mas o chama de outro nome.
Adaptar produtos de gerenciamento
É similar a adaptação dos Temas, onde é preciso considerar características próprias dos produtos do projeto, a fim de adaptar os produtos de gerenciamento. Por exemplo, quando falamos de escopo do produto. Ao se produzir um produto de gerenciamento para um projeto de desenvolvimento de softwares,é diferente de um produto de gerenciamento de fábrica de tecido.
Adaptar Papéis
A estrutura organizacional do PRINCE2 deve ser cuidadosamente considerada para todos os projetos, mas é preciso considerar adaptações para anteder a capacidade e/ou níveis de autoridade da organização, a exemplo de ambientes que possuem Programas, e que algumas responsabilidades ficarão com este nível de gerenciamento.
Adaptar Processos
Todas as atividades de processo do PRINCE2 precisam ser realizadas, porém as responsabilidades para realizá-las poderão mudar, justamente devido a adaptações de papéis. Além dos processos poderem utilizar referências de produtos de gerenciamento diferentes, também caso tenha sido adaptado algum produto de gerenciamento.
Níveis do Prince2
Nível Foundation: O objetivo deste nível é avaliar se o candidato tem capacidade de agir como um membro informado de uma equipe de gerenciamento de projetos usando o método PRINCE2, em um ambiente de projeto que usa o PRINCE2. O Foundation é o primeiro dos dois Exames PRINCE2 para ser um Profissional certificado em PRINCE2.
Formato da prova:
Múltipla escolha;
75 questões;
5 questões são experimentais e não valem nota;
Nota 35 (em 70) para a aprovação - 50%
Duração de 60 minutos;
Prova sem consulta.
Nível Practitioner: O objetivo deste nível é avaliar se o candidato tem capacidade de aplicar o PRINCE2 à execução e ao gerenciamento de um projeto não complexo em um ambiente de projeto que usa o PRINCE2.
Formato da prova:
Perguntas do tipo “teste objectivo”
8 perguntas - Cada pergunta contém 10 linhas de pergunta, cada uma vale 1 ponto
A nota de aprovação é 55% (44 dos 80 pontos disponíveis)
Os candidatos têm 2.5 horas - tempo de leitura adicional não é permitido
Exame com consulta (só é permitida consulta ao manual oficial PRINCE2).
Nível PRINCE2 Professional: A qualificação PRINCE2® Professional é o próximo passo para o PRINCE2 Practitioner querendo demonstrar ainda mais sua experiência no método PRINCE2. Este nível examina a sua capacidade de gerenciar um projeto PRINCE2 simples em todos os aspectos do ciclo de vida do projeto.
Formato da prova:
Centro de avaliação com duração total de 2 ½ dias
Atividades em grupo e exercícios
Baseado em um case study
A avaliação leva em consideração 19 critérios de desempenho individual (não há exame escrito).