FUNDAMENTOS ARQUIVÍSTICOS

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De acordo com Rousseau e Couture, são sete as funções arquivísticas: ​produção, avaliação, 
aquisição, conservação, classificação,​​ ​descrição e difusão. 
 
A ​criação/produção contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor 
possível na produção de documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, 
modelos, formato e trâmite. 
 
A ​avaliação é feita a partir de critérios preestabelecidos, ​definição dos prazos de guarda e 
destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística. Ela demanda 
o conhecimento da instituição. Contempla a participação de arquivistas nas ações da Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de 
temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos 
e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência. Também 
abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos 
arquivísticos. Abrange a atividade de microfilmagem e de digitalização de documentos. 
 
A ​aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e 
permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e 
recolhimento de arquivo. É feito de forma a assegurar que o acervo recebido é completo, confiável 
e autêntico. Abrange também a doação, a dação, o depósito e o empréstimo sob custódia 
temporária, a microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas têm o 
interesse fundamental ao fundo em custódia. 
 
A ​conservação/preservação engloba os procedimentos relacionados à manutenção da 
integridade física e (ou) lógica dos documentos ao longo do tempo, em como as tecnologias que 
permitem o seu processamento e recuperação. 
 
A ​classificação refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as 
funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos 
nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. A 
classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura 
organizacional e decisória da instituição e facilitar o acesso aos documentos produzidos. Para 
criar o plano arquivístico o arquivista deve ter autorização expressa da direção e ter acesso aos 
dossiês, documentos e processos de trabalho. Abrange também a fiscalização e o controle da 
utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar 
possíveis necessidades de revisão deste instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis. 
 
A ​descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus 
elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às 
necessidades do usuário. A indexação é um componente da descrição, como o processo de 
estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. 
Compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados. Atualmente no Brasil 
existe a NOBRADE. 
 
A ​difusão/acesso tem relação com a acessibilidade do documento. Não se restringe ao acesso, 
mas também a proliferação das informações contidas nos documentos. Essa função perpassa 
todas as demais. 
 
Análise Tipológica (AT) é um meio para a identificação dos tipos documentais nos arquivos, pois 
fornece subsídios para organização das séries tipológicas. Combinada com a ​Análise 
Documental (AD), viabiliza o desenvolvimento de instrumentos de busca para a recuperação da 
informação. 
 
Tipologia Documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, e entendidos como 
a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a 
natureza do conteúdo, ou técnica de registro. TIPO DOCUMENTAL = ESPÉCIE + FUNÇÃO 
Exemplos de tipologia documental: 
1. Ata de reunião da CIPA 
2. Contrato de locação de imóvel 
3. Contrato de prestação de serviço 
4. Contrato de trabalho 
 
Espécie Documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e 
a natureza das informações nele contidas. 
 
Tipo Documental ​​é a Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas 
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica 
do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, 
decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafia, xilogravuras. 
 
Arquivo Permanente: ​​Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos 
onde a documentação de caráter permanente (valor secundário) é tratada. Tem como atividades: 
arranjo; descrição e publicação; conservação e referência; 
 
ARRANJO: ​ordenação dos documentos em ​fundos (conjuntos de documentos) – Respect dês 
Fonds/Provenance/Respeito aos Fundos, compreende atividade intelectual – observação do 
documento quanto à forma, conteúdo e função; atividade físicas – acondicionamento e 
localização; 
 
DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: elaboração de ​instrumentos de pesquisa ​para identificar, rastrear, 
localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o ​acesso aos documentos e a 
divulgação​ do acervo. 
 
CONSERVAÇÃO: medidas de ​proteção aos documentos e ao local de seu acondicionamento, 
visando ​impedir sua deterioração. 
 
REFERÊNCIA:​​ estabelecer ​políticas de acesso​ aos documentos. 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
GUIA: o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo, finalidade de 
informar sobre a histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada 
fundo integrante do acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de funcionamento, 
condução para o local,regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do 
pesquisador. 
 
INVENTÁRIO: ​sumário​, onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões 
são identificadas e descritas sucintamente, reflete o arranjo, sua finalidade é descrever a 
composição do fundo, possui introdução; ​analítico​, onde as unidades de arquivamento são 
descritas pormenorizadamente, proporcionando ao usuário o conhecimento individualizado das 
unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo. 
 
CATÁLOGO: ​​critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, inclui todos os documentos 
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada, sua finalidade é agrupar 
documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito 
a mesma pessoa, etc. 
 
REPERTÓRIO: trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos 
previamente selecionados, os documentos têm valor específico sobre determinados assuntos, 
intenção de ressaltar documentos individuais. 
 
ÍNDICE: instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada, remete o leitor ao 
contexto onde se acha inserido o termo indexado, pode ser parte da obra ou independente. 
 
TABELA DE EQUIVALÊNCIA: instrumento de pesquisa auxiliar,dá a equivalência de antigas 
notações, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no 
sistema de arranjo. 
 
DICAS COMPLEMENTARES 
FUNDO ABERTO​​ – RECEBE NOVOS DOCUMENTOS; 
FUNDO FECHADO – NÃO RECEBE, A INSTITUIÇÃO NÃO SE ENCONTRA MAIS EM 
ATIVIDADE; 
DOCUMENTO DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO REAPARECEM, PODEM 
REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR 
CLARA A SUA ORIGEM; 
 
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS 
TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO 
• Anteriormente – tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram 
encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados. 
• Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos 
• Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos. 
 
Automação 
– Arquivos como usuário – computador identifica séries documentais, registra documentos e 
controla o acervo. 
– Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações – computador é o próprio 
suporte da informação = bancos de dados. 
– Recuperação rápida e eficaz - descentralização da informação. 
– Racionalização da gestão documental. 
 
Microfilmagem 
– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. 
Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. 
– Economia com espaços físicos 
– Instrumento de consulta – preservar os originais do manuseio 
– Segurança 
– Racionalização da informação 
– Formas: filme, jaqueta, microficha 
– Possui validade legal 
– LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996 
– Possuem imagem de abertura e de encerramento 
– Sempre é feito filme cópia 
 
Digitalização de Documentos 
– Captura de imagens – scanners 
– Acesso simultâneo – intranet e internet 
– Documentos digitalizados = cópias criadas a partir de papel – sem autenticidade. Não possuem 
validade legal. 
– Documentos digitais = criados em meio eletrônico – possuem autenticidade. Incluem-se as 
cópias e perdem a validade legal se impressos. 
• Workflow 
• GED 
• METADADOS = descritores de informação 
– identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) 
– identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.) 
 
Workflow 
– Localização do documento dentro da organização 
– Gerenciamento eletrônico de processos de informação através de rotinas e ações pré-definidas 
= organização e monitoramento através de departamentos da organização 
– Maior produtividade, segurança e controle. 
 
GED 
Gerenciamento eletrônico de documento ou GED é “a somatória de todas as tecnologias e 
produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando então que não é 
necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento 
dispensado a estes, ou instrumentos de gestão documental sejam produzidos com o uso destas 
tecnologias” 
 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – uso de ferramentas eletrônicas para gerenciar 
documentos em vários suportes. 
• É diferente de Gerenciamento Documentos Eletrônicos – GDE – Gerenciar documentos 
produzidos em meio digital, independente da ferramenta. 
 
ATIVIDADES DE PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO 
Preservação​​ = conservar, armazenar e restaurar; 
– É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, 
política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a 
proteção do patrimônio. 
Conservação​​ = Estender a vida útil dos documentos; 
– É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de 
medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. 
Restauração​​ = revitalizar a concepção original – legibilidade do documento; 
– É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou 
químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não 
comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
 
Armazenamento 
– Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem 
ventilados. 
– Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na 
posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, 
também chamado de papel permanente. 
– Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total 
deformação do suporte. 
– O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de 
cada obra. 
 
Higienização = pó de borracha ou borracha fina 
• Amarelecimento do papel = indica que está em processo de deterioração 
• Oxidação = ferrugem 
• Acidez = decorre do processo de fabricação 
• Não plastificar 
• Documentos permanentes = confecção em papel alcalino ou chamado papel permanente 
• Evitar presença de elásticos e elementos metálicos 
• Não furar nem dobrar documentos