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FLUXOGRAMAS DE PROCESSO CONCEITO Fluxograma é uma Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo aconvencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho. Processo Processo Segundo DAVENPORT (1994), “um processo é um conjunto de atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente ou mercado (...)”determinado cliente ou mercado (...) “os processos correspondem a um conjunto de recursos e atividades inter-relacionados que recebe insumos e transforma-os, de acordo com uma lógica pré-estabelecida e com agregação de valor, em produtos-serviços, para responderem às necessidades dos clientes”. Principais componentes de um processo são Ø Entradas: são os insumos necessários ao funcionamento do processo; Ø Saídas: são os produtos e informações geradas pelo processo; Ø Procedimentos de operação: são as várias operações, estruturadas de maneira lógica e preconcebida, que garantem a transformação dos insumos em produtos; Ø Critérios de controle: são os elementos de avaliação, baseados em padrões de desempenho pré-estabelecidos, que permitem a mensuração de resultados e o controle desempenho pré-estabelecidos, que permitem a mensuração de resultados e o controle pelos gestores do processo Ø Recursos humanos: são as pessoas envolvidas nas várias etapas de operação do processo; Ø Infra-estrutura: são os recursos materiais que criam as condições básicas para a operação do processo, como instalações, equipamentos, materiais de consumo etc.; Ø Tecnologia: são os recursos tecnológicos empregados, incluindo tanto os recursos físicos (computadores, máquinas etc.), como as técnicas e softwares. A melhor forma de detalhar um processo é através de fluxogramas, no qual representamos graficamente, através de símbolos padrões, uma seqüência de atividades. As pessoas mais indicadas para realizarem este “detalhamento”, são os profissionais responsáveis pelo “gerenciamento” e “operacionalização” destes processos. CONTRIBUIÇÕES O fluxograma permite uma compreensão detalhada das partes do processo em que algum tipo de fluxo ocorre. O fluxograma destaca áreas problemáticas, onde não existe nenhum procedimento para lidar com um conjunto particular de circunstâncias. Importância dos Fluxogramas PRINCIPAIS ASPECTOS � Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; � Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;métodos administrativos; � Facilitar a leitura e o entendimento; � Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; � Maior flexibilidade; e � Melhor grau de análise. Construindo um Fluxograma: Ø Defina o processo a ser analisado; Ø Registre os passos, atividades e decisões; FLUXOGRAMA Ø Registre os passos, atividades e decisões; Ø Organize a seqüência dos passos do processo; Ø Desenhe o fluxograma usando a simbologia adequada; Ø Faça um teste de consistência no fluxograma concluído. Tipos de Fluxogramas Os tipos mais comuns de fluxogramas são: - Fluxograma Linear: também conhecido como diagrama de blocos, é uma espécie de diagrama mais simples que permite uma rápida noção de um processo colocado na forma de blocos e sem envolvimento de decisões. É usado para instruções de trabalhos simples ou para demonstrar supercialmente os macros fluxos de processos; - Fluxograma Padrão (ANSI), é o mais complexo, completo e mais usado, conhecido por este nome por seguir o padrão ANSI (American National Standards Insitute), Instituto Nacional Americano de Padronização que desenvolveu este padrão de fluxograma vertical que analisa melhor as interações de cada etapa dos processos. Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é tambémEste fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. - Fluxograma Funcional: representa o fluxo de um processo entre as áreas de uma empresa através de linhas verticais ou horizontais usadas para definir as responsabilidades e as relações entre cada área empresarial. É mais voltado ao fluxo de trabalho e responsabilidade de pessoas e departamentos. É usado para processos que não se completam em uma única área e com responsáveis diferentes; - Fluxograma Geográfico: representa o fluxo de um processo entre localidades como uma espécie de mapa elaborado sobre uma planta de um setor ou de uma fábrica; O FLUXOGRAMA DE INFORMAÇÃO: Descreve, sistematicamente, os passos de um processo buscando, em um primeiro momento, promover o entendimento deste. Mostra, portanto, o fluxo de informações que podem ser melhoradas pela adição de símbolos de diagramas que identificam as decisões e as conseqüências destas. FLUXOGRAMA: informação vs operação � O fluxograma de INFORMAÇÃO também chamado de diagrama lógico e de fluxo, é definido como um método para descrever graficamente um processo existente, usando símbolos simples, linhas e palavras. � Tipos comuns: DIAGRAMAS DE BLOCOS; FLUXOGRAMA PADRÃO (ANSI/ABNT). DIAGRAMA DE BLOCO Ø É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá- las por tipos; Ø Utilizado para uma visualização rápida do processo; Ø Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas. DIAGRAMA DE BLOCO FLUXOGRAMA ANSI (http://www.ansi.org) Ø Um fluxograma padrão ANSI (American National Standarts Institute) fornece uma compreensão detalhada de um processo (que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos).diagrama de blocos). Ø Na verdade, o diagrama de blocos normalmente é usado como ponto de partida, e um fluxograma padrão é usado para detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe. SIMBOLOGIA PADRÃO ANSI 1 - utilizado quando o fluxograma não cabe em uma única página. EXEMPLO DE FLUXOGRAMA ANSI Outros Símbolos (fluxograma global) Símbolos (ABNT) Início / Fim Passos do Processo Conectores: Passo do Processo Pags. Diferentes Mesma Pag. Decisão Sim Não Exemplo de Níveis do Fluxograma de Informação Início Programação Início Execução Tipo de Produto Tamanho da Embalagem Tamanho Correto? Macro Micro Definir Novo Tamanho Não Mini Execução Controle Fim Correto? Embalagem Fim Retrabalho Correto? Despacho Endereço Correto? Distribuição Tamanho Corrigir Sim Sim Não “ Exemplo de um Plano Diário” Início Coletar de Insumos Traçar o Plano Tipo de Controle A Assinar o Plano Tipo de Ação Distribuir Fim Submeter ao Controle Reescrever o Plano OK? A Fazer as Cópias Sim Não TIPOS DE FLUXOGRAMA DE OPERAÇÃO: 2.1 – Fluxograma de Material: Registra-se aquilo que se verifica com os materiais envolvidos no processo produtivo em estudo. São indicados os pontos em que os materiais entram no FLUXOGRAMA DE OPERAÇÃO São indicados os pontos em que os materiais entram no processo e, a seguir, as operações, transportes, inspeções, atrasos e estocagens, as quais estes ficam sujeitos. 2.2 – Fluxograma de Operador: Descreve as atividades exercidas pelo homem à medida que este desempenha as tarefas. OBS: A atividade de estocagem não aparece neste tipo de diagrama (fluxograma de operador) ASME -American Society of Mechanical Engineers http://www.asme.org Símbolos ASME FLUXOGRAMA DE PROCESSO Operação, Tarefa ou Atividade Movimento de Materiais, Informações ou Pessoas de um lugar para outro Inspeção, Verificação ou Exame de Materiais /Informação / Pessoas Pausa, Atraso no Processo Estocagem, Estoque de Materiais, Arquivo de Informações ou Fila de Pessoas Não se utiliza a simbologia de “DECISÃO” no padrão ASME Exemplo de Fluxograma de Operação (Vertical) Operação ou análise Cliente: Execução ou conferência Processo: Demora Atual ( ) ou Proposta ( ) Arquivo Provisório Estudado por: Arquivo Definitivo Transporte Data: Sí m bo los FLUXOGRAMA VERTICAL To tai s Transporte Data: Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Símbolos UnidadeOrganizacional Descrição 1 0.50 4,57 X Entra sala de emergência (balcão de atendim.) Processo: Admissão na emergência Assunto: Paciente ferido no tornozelo Início: Entra na sala de emergência Término: Sai do hospital Etapa n. Tempo (min) Distância (m) Resumo Número de etapasAtividade Tempo (min) Distância (m) Transporte 9 11 248,4 Operação 5 23 — Inspeção 2 8 — Armazenamento — — — Atraso 3 8 — Descrição da etapa Inserir etapa Anexar etapa Remover etapa Exemplo de Fluxograma de Operação (Vertical) 1 0.50 4,57 X Entra sala de emergência (balcão de atendim.) 2 10.0 - X Senta-se e preenche a ficha do paciente 3 0.75 12,19 X Enfermeira acompanha paciente à triagem 4 3.00 - X Enfermeira examina o ferimento 5 0.75 12,19 X Retorna à sala de espera 6 1.00 - X Aguarda um leito disponível 7 1.00 18,28 X Vai para o leito do setor de emergência 8 4.00 - X Espera o médico 9 5.00 - X Médico examina ferimento e questiona o paciente 10 2.00 60,96 X Enfermeira leva o paciente à radiologia 11 3.00 - X Técnico faz radiografia do paciente 12 2.00 60,96 X Retorna ao leito do setor de emergência 13 3.00 - X Espera o médico voltar 14 2.00 - X Médico apresenta diagnóstico e orientações 15 1.00 18,28 X Retorna à área de entrada da emergência 16 4.00 - X Sai da área de emergência 17 2.00 54,86 X Dirige-se à farmácia 18 4.00 - X Pega a prescrição 19 1.00 6,09 X Sai do prédio Fluxograma de Operação do Setor Doméstico – Farinha Dona Benta ( 1Kg ): Fluxograma de Operação (Linear) Bobina Marcar a validade Esteira Até a empacotadeira Empacotar 1 Kg Retificar o peso do saco Cortar fita do rolo Rolo de fita Embalagem (plástico) Farinha (D. Benta) Fita (adesiva) Através da esteira Empacotar pardo de de 10 Kg Lacrar o fardo e colocá-lo na esteira Marcar validade no fardo e contá-lo, através da esteira Recontar os fardos Empilhar Para o setor de armazenamento Setor de armazenamento Mapofluxograma Representação do fluxograma de operação sobre o layout do processo 31 FLUXOGRAMA Interpretando um Fluxograma: Passo 1 - Examine cada passo do processo: Quais os Gargalos? Quais os Passos pobremente definidos? Quais as Seqüências ineficazes? Demoras? ineficazes? Demoras? Passo 2 - Examine cada símbolo de decisão: Este passo pode ser eliminado? Passo 3 - Examine cada retorno para retrabalho: Pode ser encurtado ou pode ser eliminado? Passo 4 - Examine cada símbolo de atividade: O passo agrega valor ao cliente? Análise do Fluxograma � O que é feito? Para que serve essa fase? � Por que essa fase é necessária? � Onde essa fase deve ser feita? � Quando essa fase deve ser feita?� Quando essa fase deve ser feita? � Quem deve executar a fase? � Há alguém mais bem qualificado para executá-la? � Como a fase está sendo executada? FLUXOGRAMA (Check List) Teste da Atividade de Operação: 1 – Pode a operação ser eliminada por: a) Uso de um material diferente? b) Mudança no desenho da peça? 2 – Pode a operação ser combinada com alguma outra atividade, de modo a reduzir o custo de produção unitário?modo a reduzir o custo de produção unitário? 3 – Será significante uma mudança na seqüência de operações? 4 – Pode a operação ser realizada mais economicamente, através do uso de diferentes: a) Equipamentos? b) Ferramentas e acessórios? 5 – Pode o layout da seção, onde se realiza a operação, ser melhorado? 6 – Seria econômico subcontratar o trabalho? Teste da Atividade de Operação (cont.): 7 – Subdividir a operação ajudará em alguma coisa? 8 – É a operação realizada pelo pessoal, que minimizará o custo de mão-de-obra por unidade? 9 – Deveria a operação ser realizada em algum outro local da fábrica, FLUXOGRAMA (Check List) 9 – Deveria a operação ser realizada em algum outro local da fábrica, a fim de minimizar os custos de manipulação? 10 – São as condições de trabalho, tais como calefação, iluminação e ventilação, satisfatórias? 11 – Está o equipamento sendo operado apropriadamente? 12 – Estão sendo utilizados os materiais mais econômicos? 13 – Pode algo ser feito para reduzir as perdas e produtos defeituosos? 14 – Está o trabalho programado em tamanho de lotes econômicos? Teste da Atividade de Inspeção: 1 – É necessária a inspeção? 2 – Estão sendo usados os melhores instrumentos de medição? 3 – Pode a inspeção por amostragem ser substituída pela inspeção FLUXOGRAMA (Check List) 3 – Pode a inspeção por amostragem ser substituída pela inspeção completa? 4 – Podem as exigências de acabamento, tolerância e precisão ser relaxadas? 5 – Pode a inspeção ser mais economicamente realizada pelo operador de máquina do que por um inspetor? 6 – Há algo a ser ganho pelo uso de técnicas de controle de qualidade estático, nos Departamentos de Fabricação? FLUXOGRAMA (Check List) Teste da Atividade de Inspeção (cont.): 7 – Pode o layout do local onde se realiza a inspeção ser aperfeiçoado? 8 – Ajudará ter peças entregues para inspeção em um local central, ou será melhor que as inspeções sejam realizadas em váriosou será melhor que as inspeções sejam realizadas em vários centros de Produção? 9 – Tem o inspetor a perícia necessária, isto é, está a empresa pagando por mais conhecimento do que o necessário ou, inversamente, utilizando pessoa que possui menos habilitações do que o necessário? 10 – Podem algumas inspeções ser associadas, de modo a reduzir o tempo de manipulação? FLUXOGRAMA (Check List) Teste da Atividade de Transporte: 1 – Podem as distâncias a percorrer ser reduzidas por uma mudança no layout da fábrica? 2 – Podem as quantidades transportadas de uma só vez ser aumentadas, a fim de reduzir os custos de manipulação por unidade? 3 – Será econômico substituir métodos manuais por métodos mecânicos, ou vice-versa?vice-versa? 4 – São os materiais carregados e descarregados nos locais corretos? 5 – Podem os meios de despacho ser aperfeiçoados? 6 – Está sendo utilizado o tipo mais eficiente de equipamento mecanizado? 7 – Está o equipamento sendo operado na velocidade correta? 8 – Pode a manipulação ser feita mais facilmente pelo uso de containers, prateleiras e bandejas de desenho apropriado? 9 – Pode uma operação, como pintura, ser realizada enquanto o material está sendo transportado? 10 – Pode ser utilizada mão-de-obra mais barata, para manipular e transportar os materiais? Teste da Atividade de Estocagem e Demora: 1 – Pode a entrega de materiais ser programada, a fim de eliminar ou reduzir o tempo de estocagem? 2 – São as estocagens causadas pelas quantidades muito grandes dos pedidos? FLUXOGRAMA (Check List) dos pedidos? 3 – São os materiais estocados nos locais mais convenientes? 4 – São os materiais estocados de modo a minimizar a quebra, deterioração e furto? 5 – Permite o layout do depósito que os materiais entregues ou recebidos sejam empilhados ou descarregados sem dificuldade? Teste da Atividade de Estocagem e Demora (cont.): 6 – Podem o número ou a extensão de estoques ser diminuídos por: a) Estabelecimento de melhores programas de Produção? b) Providenciar corredores mais largos ou de maior número deles? c) Aumento da capacidade de produção da fábrica? FLUXOGRAMA (Check List) c) Aumento dacapacidade de produção da fábrica? d) Combinação de determinadas atividades? e) Desempenho de mais de uma atividade em um determinado local? 7 – Perde-se o tempo devido à transferência freqüente de tarefas? 8 – Os empregados se atrasam devido ao fato das instruções não serem liberadas a tempo, ou porque os equipamentos de Produção, tais como homens, máquinas e materiais não estão disponíveis quando necessários? OFFICE FLOW CHARTING SMART DRAW EXEMPLOS DE SOFTWARES COMERCIAS 41 SMART DRAW VISIO ARIS Caixa Auto Formas OFFICE - EXCEL 42 OFFICE - EXCEL 43 OFFICE - POWER POINT 44 OFFICE - WORD 45 VISIO 46 VISIO 47 FLOW CHARTING 48 SMART DRAW 49 SMART DRAW 50 Produzir Produto Acabado Encaminhado Receber Produto Acabado Produto Acabado Recebido Estocar Mercadoria Mercadoria Estocada Efetuar Vendas Receber Ordem de Expedição Ordem de Expedição Cronograma de Matéria Prima Entregue ao Estoque Verificar Disponibilidade de Estoque Estoque/ Expedição Acionado Estoque Disponível Estoque não Disponível Comprar Dados Ref. Datas de Entrega Enviados ao Estoque Executar PCP Processo Estocar/Expedir ARIS 51 Acionar Transportadora Transportadora Acionada Entregar Mercadoria à Transportadora na Data de Remessa Mercadoria Entregue Ordem de Expedição Recebida Efetuar Reserva de Matéria Prima Matéria Prima Disponibilizada pela Expedição Receber de Compras Dados Ref. Datas de Entrega Dados Recebidos Receber Matéria Prima Matéria Prima Recebida Estocar Matéria Prima Matéria Prima Estocada Produzir Outros símbolos para construção de fluxogramas Processo Operação Manual Decisão Display Direção do Fluxo Anotação Tambor Magnético Cartão Perfurado Documento Memória Principal Disco Magnético Operação AuxiliarDecisão Modificação Programa Preparação Terminal Conecção de páginas Espera Fita papel Perfurada “OU” Junção Fita Magnética Arquivo Off-line Entrada Manual Input /Output Sub-rotina Conexão e/ou Operação Arquivo On-Line Sort Simbologia – Modelo Gabarito O Mapeamento do Processo Gestão de um processo? Monitorar e Medir o Processo Certificar-se que as entradas são as adequadas, que as atividades de transformação podem ser executadas de forma conveniente e que os resultados esperados serão atingidos – então definir e executar ações de melhoria Por que mapear os Processos? IDENTIFICANDO E DELIMITANDO O PROCESSO - MAPEAMENTO - QUEM É O CLIENTE? E O FORNECEDOR? QUAIS AS ATIVIDADES? PRA QUÊ ELE EXISTE? QUAL O INPUT?HÁ INTERFACES COM OUTROS PROCESSOS? QUAL O INPUT? QUAL O OUTPUT? É AUTOMATIZADO? QUAIS ITENS DE CONTROLE? HÁ ATIVIDADES CRÍTICAS? Exemplo de Processo TÉCNICAS DE MAPEAMENTO O Mapeamento de Processo é utilizado para traçar o momento atual de um processo. Traduzindo diretamente, seria analisar o processo COMO ELE É. Mas para quê analisar o processo como ele é? Para ter um ponto de partida, saber o que funciona e o que há de ser melhorado. Exemplo de Mapeamento de Etapa processual Secretaria TesourariaAluno Início Solicita renovação de matrícula Verifica se aluno foi aprovado Aluno Aprovado? Informa reprovação ao aluno Não Informa aprovação ao aluno Verifica se aluno está em débito Aluno etá em débito? Sim Não 1 62 Emite o boleto de renovação de matrícula Recebe pagamento de Boleto Emite duas vias autenticadas do boleto e entrega ao aluno Efetua matrícula do aluno Apresenta boleto pago a secretaria 1 Calcula valor e propõe forma de pagamento Aceita Proposta ? Cancela o contrato Não Fim Sim Boleta Boleta Recebe boleta Boleta Fim Fim Mapeamento de um processo aquisição de bem patrimonial Q u e m C o m oO q u e I n í c io S o l ic i t a a c r i a ç ã o d a O r d e m d e I n v e s t im e n t o U n id a d e A t r a v é s d o S is t e m a R e a l i z a a n á l is e c o n t a b i l I n f o r m a n º d o B e m P a t r im o n ia l e d á c o n t in u id a d e n o W o r k f l o w d a S o l i c i t a ç ã o d e I n v e s t im e n t o O K ? O r d e m E m i t e p a r e c e r e d e v o l v e a o s o l i c i t a n t e N ã o S im A g u a r d a c r i a ç ã o d a C o n t a b i l id a d e V e r i c a n d o s e o p r o c e s s o c o n t á b i l d e a q u is i ç ã o a t e n d e à L e g is l a ç ã o v i g e n t e n o P a í s A t r a v é s d o S i s t e m a C r ia o n º d o b e m p a t r im o n ia l A t r a v é s d o R / 3 U n id a d e A t r a v é s d o S is t e m a 63 O r d e m c r i a d a ? E x e c u t a p r o c e s s o d e c o m p r a C o m p r a s C o n f o rm e p r o c e d im e n t o s e s p e c í f ic o s S im R e c e b e o b e m p a t r im o n ia l e a N o t a F i s c a l A lm o x a r i f a d o C o n f o rm e p r o c e d im e n t o s e s p e c í f i c o s C a d a s t r a a N o t a F i s c a l F is c a l C o n f o rm e p r o c e d im e n t o s e s p e c í f i c o s I n f o rm a à Á r e a C o n t á b i l r e c e b im e n t o d o b e m p a t r im o n ia l A t r a v é s d e e -m a i l I d e n t i f i c a ( c o lo c a r p l a q u e ta ) o b e m p a t r im o n ia l C o n t a b i l id a d e C o n f e r i n d o o N º d e p a t r im ô n io c o m a N o t a F i s c a l L i b e r a o b e m p a t r im o n ia l p a r a a U n id a d e F im A g u a r d a c r i a ç ã o d a O r d e m N ã o L iq u id a a O r d e m d e I n v e s t im e n t o C o n f o rm e p r o c e d im e n t o s e s p e c í f i c o s E x p a n s ã o C o n f o rm e p r o c e d im e n t o s e s p e c í f i c o s U n id a d e F u n c io n a l A lm o x a r i f a d o A lm o x a r i f a d o Importância da Análise Processos Estrutura SIPOC Fornecedores: Entradas Limite de início ____________ Resultados Clientes Limite de término ____________ Processo FLUXOGRAMA DE MATRIZ “SIPOC” SS II PP OO CC Suppliers (fornecedores) Inputs (entradas) Process (Processo) Outputs (saídas) Customers (clientes) 66 (fornecedores) Provedores dos inputs para o processo (entradas) Materiais Recursos Informações Necessárias p/ execução do processo (Processo) Atividades estruturadas de tal forma que transforme entradas em saídas, provendo valor aos clientes e stakeholders (saídas) Os produtos ou serviços resultantes do processo (clientes) Receptores dos resultados do processo A MATRIZ SIPOC F o n t e : U n i c a m p , 2 0 0 3 )
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