FICHAMENTO Planejamento de bibliotecas e serviços de informação (Almeida)

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF 
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS 
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
ALUNA: MARCELLY RAMOS COSTA
Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. Brasília: Briquet de Lemos, 2000.
Oferece elementos para a compreensão do processo de planejamento, de forma a incluí-lo no cotidiano dos profissionais que trabalham na área.
“Henri Fayol (1841-1925) foi o primeiro teórico da administração a situar o planejamento como um dos processos da função administrativa, que consistia, segundo ele, em: prever [visualizar o futuro e traçar o programa de ação], organizar, comandar, coordenar e controlar. p. 1
“O planejamento não é um acontecimento, mas um processo contínuo, permanente e dinâmico, que fixa objetivos, define linhas de ação, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários à consecução desses objetivos.” p. 2
“As políticas e diretrizes são planos gerais de ação, guias genéricos que estabelecem linhas mestras, orientam a tomada de decisão e dão estabilidade à organização.” p. 6 As regras e procedimentos são guias para o fazer como, por exemplos, fluxograma, manuais de serviços etc.
‘‘(...) do ponto de vista das instâncias organizacionais, podemos identificar o planejamento institucional, o intermediário e o operacional.” p. 8 O primeiro é o planejamento da alta administração, o segundo é o desdobramento do primeiro e o último é quem decide “o que fazer” e “como fazer”.
“(...) o planejamento é um processo cíclico, o que não significa que seja linear; pelo contrário, é um processo dinâmico e interativo.” p. 11
“Interferem na qualidade [de serviços de informação], principalmente, os seguintes fatores: normas técnicas, política de qualidade da organização e competência da equipe.” p. 13
“[Os bibliotecários] precisam conhecer todos os aspectos da organização que afetam seu desempenho, inclusive seu ambiente, missão e objetivos, estratégias e políticas, estrutura, centros de decisão, processos e recursos.” p. 16
“A eficácia relaciona-se aos resultados: um sistema de informação é eficaz quando fornece aos usuários a informação de que necessitam, com a rapidez e a precisão desejadas. A eficiência está ligada ao processo: um sistema de informação é eficiente quando seus procedimentos são corretos [r o problema resolvido consome apenas a energia –humana e material- necessária].” p. 17 Fazer bem (eficiência) coisas que não precisam ser feitas (ineficácia).
“O bibliotecário precisa conhecer bem: as fontes de informação na área, os serviços existentes, seus usuários, os não-usuários.” p. 19
“A análise de relatórios de diferentes bibliotecas tem mostrado que as estatísticas nem sempre servem aos propósitos do planejamento, pois, em geral, não passam de simples contagem de ocorrências ou materiais, que não resultam de estudos racionais, e são utilizadas apenas para prestar contas ou ‘mostrar serviço’ aos superiores.” p. 20
“Os relatórios não precisam ser longos e detalhistas, mas sintéticos e eficazes e servir, de fato, como instrumento da avaliação do desempenho da unidade de informação em relação às metas que se desejam atingir no período determinado.” p. 20
“(...) muitos autores preferem formular diretrizes e não padrões, por receio de que os padrões mínimos sejam aceitos como máximos.” p. 21
“Mudanças básicas serão necessárias quando houver sintomas de ineficácia, como problemas de qualidade, ineficiência operacional e baixo moral, depois de aplicadas técnicas para solucionar pontualmente esses problemas.” p. 23
“O principal obstáculo à avaliação pode ser o próprio bibliotecário, quer ao julgar que está tudo bem na biblioteca, quer ao achar que conhece todos os seus problemas e que só não os resolve ‘por falta de recursos’.” p. 27
”[O relatório da biblioteca] não é apenas uma contabilização de dados, mas o resultado de um processo que transforma dados em informação, isto é, que os analisa, atribuindo-lhes significação no contexto da biblioteca.” p. 30
“É com base no conjunto de relatórios das bibliotecas que a coordenação poderá definir metas para o sistema, elaborar e implantar projetos integrados que correspondam a suas necessidades reais, captar recursos de entidades financiadoras ou patrocinadoras e gerir, enfim, o sistema.” p. 32
“Os relatórios são elaborados a partir de dados registrados diariamente (...). A periodicidade mínima de um relatório é anual, mas é conveniente que, mensalmente, trimestralmente e semestralmente os dados sejam reunidos e alguns pontos de especial relevância sejam destacados para análise posterior.” p. 32
“O relatório deve conter as seguintes partes: sumário, introdução, dados e análises dos dados, conclusão e recomendações.” p. 35 A introdução situa os objetivos da biblioteca, seu ambiente, serviços, usuários, e sintetiza as metas de planejamento para o período, possibilitando a análise dos dados em função dos objetivos pretendidos. 
“O processo sistematizado, com tempo e espaço definidos, de avaliação de serviços em organizações pode ser denominado diagnóstico organizacional.” p. 44
“[Os objetivos de um diagnóstico são]: identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no funcionamento da organização; compreender a natureza e as causas dos problemas ou desafios apresentados; descobrir formas de solucionar esses problemas; e melhorar a eficácia organizacional.” p. 44
O desenvolvimento do diagnóstico exige uma série de atividades que podem ser agrupadas em: preparação, elaboração do projeto do diagnóstico e implementação do diagnóstico.
“[O diagnóstico] não começa, portanto, com a coleta de dados, mas com a definição de objetivos e metas organizacionais.” p. 46 Tão importante quanto a definição de objetivos é a definição das prioridades da unidade de informação.
“A coleta de dados pressupõe a consulta a, no mínimo, dois atores: usuários e funcionários. Em relação aos usuários, três questões são indispensáveis: quem são, quais são suas necessidades de informação e qual o nível de satisfação em relação ao serviço de informação analisado. (...) Em relação aos funcionários é importante que sejam levantados seus perfis (formação, função, atividades, tempo de serviço, etc), bem como suas opiniões e propostas para a melhoria do desempenho da unidade de informação. Todos esses dados podem ser levantados por meio de questionário ou entrevista e enriquecidos por observação.” p. 54
“A última atividade no processo de elaboração do diagnóstico refere-se às formas de implementação da pesquisa. Envolve elaboração do cronograma, definição das atividades a serem executadas do pré-teste e definição dos recursos que serão necessários ao desenvolvimento do diagnóstico.” p. 60
“Esta etapa [de implementação do diagnóstico] envolve basicamente duas grandes subetapas: a coleta de dados e a análise e interpretação desses dados.” p. 61
Subsídios para a avaliação do contexto informacional, da estrutura organizacional e dos recursos humanos: análise do ambiente, análise da instituição mantenedora, análise da unidade de informação (estrutura organizacional e poder decisório), análise de serviços, análise de recursos humanos.
Subsídios para a avaliação dos recursos informacionais, dos processos e dos produtos: avaliação de recursos informacionais (acervo e informações disponíveis pelo banco de dados etc), avaliação de processos (aquisição, processamento técnico, atendimento, referência), avaliação dos produtos (palestras, cursos, atividades de extensão etc).
Subsídios ao estudo de usuários potenciais e reais (satisfação do cliente)
“O documento final que contém o diagnóstico deve conter, na parte introdutória, dados relativos ao projeto de diagnóstico, incluindo objetivos, justificativas, hipóteses e metodologia (instrumento de coleta de dados, amostragem, etc). Em seguida, deve apresentar dados relativos à instituição à qual está subordinada a unidade de informação (...).” p. 78
“Por fim, deve trazerdados sobre os usuários potenciais e reais da unidade de informação, inclusive dados quantitativos e qualitativos, com base em informações levantadas a partir de estudo do perfil desses usuários, bem como de suas expectativas e níveis de satisfação com os serviços oferecidos.” p. 78
“A parte final consiste nas conclusões, que devem fazer referencia às hipóteses e questões de pesquisa levantadas, e apresentar uma reflexão sobre os dados levantados, amarrando-os pelo cruzamento de informações e por observações que mereçam destaque.” p. 78
“Nos anexos, devem ser incluídos modelos de questionários e de roteiros de entrevistas, quadros e tabelas, e outros dados que complementem o texto.” p. 79
“A primeira providência é a redação de um documento resumido, que denominamos documento gerencial. Como o nome indica, trata-se de um documento sintético dirigido ao alto escalão da instituição que abriga a unidade de informação e que deve acompanhar a versão completa do diagnóstico.” p. 79
“O projeto é a unidade elementar do processo de planejamento, constituindo um conjunto de ações e recursos para a consecução de objetivos concretos, perfeitamente especificados e destinados a gerar benefícios. O projeto responde a determinadas questões.” p. 80