APOL GES SEC INFORMAÇÃO E ARQUIVISTICA

Prévia do material em texto

Questão 1/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A profissão de secretariado tradicionalmente é uma profissão que trabalha diariamente com informações, dos mais variados tipos e formatos. Desta forma, saber identificar as informações relevantes para sua função e para a organização onde atuam é primordial no dia a dia de secretárias/os de todas as empresas.
 
Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso:
 
(  ) A informação é um dos recursos mais utilizados no dia a dia de profissionais de secretariado executivo em qualquer tipo de empresa.
(  ) Uma das funções dos/as profissionais de secretariado é filtrar as informações que circulam diariamente dentro das empresas.
(  ) As informações em formato físico (papel, documentos e relatórios, por exemplo) são muito comuns no dia a dia secretarial e são as únicas que devem ser protegidas com cuidado e atenção.
(   ) O excesso de dados e informações no ambiente empresarial faz com que profissionais de todas as áreas utilizem ferramentas de TIC para lidar com estes elementos.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	V; V; V; V;
	
	B
	F; V; V; F;
	
	C
	V; V; F; V;
Você acertou!
Justificativa: As informações são elementos básicos na atuação secretarial. Atualmente, no
 cotidiano das empresas, são encontradas informações nos mais variados formatos, o que leva 
profissionais das mais variadas áreas a utilizarem-se de ferramentas de TIC para poder lidar com
 os grandes volumes de dados e informações. (AULA 1).
	
	D
	V; F; V; V;
	
	E
	F; F; V; V.
Questão 2/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Ao ‘conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros’ dá-se o nome de:
Nota: 10.0
	
	A
	Acervo;
	
	B
	Arquivo;
Você acertou!
Justificativa: Conforme Paes (2004) apud Moraes e Oliveira (2015, p. 113), arquivo é “o ‘conjunto 
de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
 decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos 
futuros”.
	
	C
	Documento;
	
	D
	Informação;
	
	E
	Protocolo.
Questão 3/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Pensando no contexto das informações para a gestão contemporânea, leia e analise as afirmativas a seguir:
I- A informação é um recurso que ocupa cada vez mais espaço no pensamento estratégico das organizações.
 
Porque
II - A utilização correta da informação no contexto organizacional pode proporcionar às empresas vantagens competitivas frente aos seus concorrentes.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
	
	B
	A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
	
	C
	As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias.
	
	D
	As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
Você acertou!
Justificativa: A informação é um dos elementos centrais na economia contemporânea global. Por
 meio das informações é possível gerenciar as empresas de forma mais efetiva com base em 
conjuntos de informações relevantes que podem auxiliar na aquisição de vantagens competitivas 
frente aos concorrentes, ou mesmo aprimorar os resultados econômicos e administrativos. (Rota 1).
 
	
	E
	As duas afirmativas são falsas.
Questão 4/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Para garantir uma padronização e, posteriormente, facilitar a recuperação da informação contida nos documentos, existem métodos e técnicas de classificação e organização de arquivos. Pensando nos métodos de classificação, assinale a alternativa que compreende as características referentes à Natureza dos Documentos:
Nota: 10.0
	
	A
	Públicos ou Privados;
	
	B
	Especiais ou Especializados;
Você acertou!
Justificativa: Com relação à natureza dos documentos, os mesmos podem ser classificados em 
arquivos especiais ou arquivos especializados:
	Arquivo
Especual
	Guarda documentos de variadas formas físicas. Assim, estes
 documentos precisam de armazenamento, registro e 
conservação sob condições especiais.
	
	
	
	
	Arquivo 
Especia
lizado
	Arquivos que mantêm sob sua guarda documentos 
(independente do formato) de áreas específicas do
 conhecimento. ex: Arquivos médicos; Arquivos 
cartográficos; etc.
	
	
	
	
(AULA 4 – Tema 4; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 128).
	
	C
	Setoriais ou Centrais;
	
	D
	Correntes, Intermediários e Permanentes;
	
	E
	Físicos ou Digitais.
Questão 5/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, leia e analise as afirmativas a seguir:
 
i. A utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos.
ii. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos financeiros.
iii. O GED pode ser utilizado apenas por empresas de grande porte, com capital financeiro suficiente para arcar com as despesas de implementação.
iv. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos armazenados.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	C
	Somente as afirmativas I, II e IV estão corretas;
Você acertou!
O GED pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos, pois será implementado mediante 
necessidades informacionais e de gerenciamento de documentos de cada organização. Além disso,
 a utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem 
de documentos. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e 
investimentos financeiros. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o 
acesso aos documentos armazenados. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 194-195; AULA 6 – 
Temas 1 e 2).
	
	D
	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	
	E
	Somente as afirmativas II e IV estão corretas.
Questão 6/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
É comum ouvirmos expressões como: “o ambiente da maioria das empresas é complexo”; “o ambiente das empresas é dinâmico”; ou “o ambiente das empresas é cada vez mais competitivo”. Desta forma, e a partir dos conteúdos vistos em aula, leia as afirmativas a seguir, relacionadas com os ambientes organizacionais, e analise-as:
 
I - As organizações, de modo geral, são formadas pelos ambientes interno e externo.
II -Apenas o ambiente externo pode influenciar nos resultados e ações das empresas contemporâneas.
III -É da sociedade, entendida como comunidade, que a organização se forma quanto aos seus aspectos humanos.
IV  - Nenhuma organização é auto-suficiente ao ponto não precisar de outras organizações ou da sociedade de modo geral para sobreviver.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	D
	Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas;
Você acertou!
Justificativa: O ambiente empresarial das empresas é composto por ambientes interno e externo. 
Do ambiente externo são importados os mais variados recursos necessários ao funcionamento das 
organizações. E no ambiente interno estes recursos são transformados. Desta forma, ambos os 
ambientes influenciam nas decisões e ações das empresas, de forma que não se pode negligenciar
 nem um e nem o outro. Ainda, conforme visto em aula, as organizações dependem umas das 
outras para sobreviver e operar. (AULA 3, Tema 3; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 84-85).
	
	E
	Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.Questão 7/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao processo de tomada de decisão, leia e analise as afirmativas abaixo:
  
I - As empresas devem utilizar dados e informações de qualidade em seus processos decisórios.
 
Porque
 
II - O processo decisório é muito complexo e demanda atenção em todas as suas etapas.
Assinale a alternativa correta:
 
Nota: 10.0
	
	A
	A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
	
	B
	A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
	
	C
	As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias
	
	D
	As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
Você acertou!
Justificativa: O processo decisório é uma das tarefas mais complexas dentro das organizações, 
pois depende de uma série de fatores a serem analisados e ainda precisa ser baseado em dados e
 informações de qualidade. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 57; AULA 2).
	
	E
	As duas afirmativas são falsas.
Questão 8/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação a qualidade da informação, a partir dos conteúdos vistos em aula e dos conceitos apresentados por Miller (1996), alinhe a primeira coluna com a segunda:
 
(1) Relevância
(2) Precisão
(3) Confiabilidade
(4) Temporalidade
(5) Compreensibilidade
 
(A) Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?).
(B) O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão.
(C) Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.
(D) Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc).
(E) Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	1 – C; 2 – E; 3 – A; 4 – B; 5 – D;
Você acertou!
	
	B
	1 – A; 2 – E; 3 – C; 4 – D; 5 – B;
	
	C
	1 – D; 2 – E; 3 – B; 4 – A; 5 – C;
	
	D
	1 – E; 2 – C; 3 – D; 4 – B; 5 – A;
	
	E
	1 – B; 2 – A; 3 – E; 4 – D; 5 – C;
Questão 9/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Atualmente é comum ouvirmos falar em dados, informações e no papel de destaque que as informações possuem na gestão contemporânea. Além disso, a informação passou a ser considerada como uma fonte de vantagem competitiva tanto para empresas como para os/as profissionais que sabem utilizá-la de maneira correta. Neste contexto e com base nos conteúdos vistos na disciplina, leia as afirmativas a seguir e analise-as.
 
I . A informação pode ser vista como um conjunto de dados que recebeu contexto e significado.
II .Uma das características da informação está relacionada com a possibilidade de sua criação a partir de sistemas de informação e ferramentas de tecnologias, sem necessidade de mediação humana.
III. As informações podem ser vistas como simples registros, observações, do estado das coisas.
IV. A informação, para ser criada, depende, necessariamente, da interação e da mediação humana.
Assinale a alternativa que corresponde a resposta correta.
Nota: 10.0
	
	A
	Apenas a afirmativa I está correta.
	
	B
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I e IV estão corretas;
Você acertou!
Justificativa: Os ‘dados’ podem ser vistos como registros, observações ou indícios de algo, ou de 
algum evento. Já a Informação pode ser vista como um conjunto de dados que recebeu contexto e
 significado. Neste contexto, podemos entender que a informação depende, necessariamente, da 
interação humana para que possa ser criada. (Rota 1).
	
	D
	Apenas as afirmativas II e III estão corretas;
	
	E
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
Questão 10/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Para garantir uma padronização e, posteriormente, facilitar a recuperação da informação contida nos documentos, existem métodos e técnicas de classificação e organização de arquivos. Pensando nos métodos de classificação, assinale a alternativa que compreende as características referentes à Natureza dos Documentos:
 
Nota: 10.0
	
	A
	Públicos ou Privados;
	
	B
	Especiais ou Especializados;
Você acertou!
Com relação à natureza dos documentos, os mesmos podem ser classificados em arquivos especiais 
ou arquivos especializados:
	Arquivo Especial
	Guarda documentos de variadas formas físicas. Assim, estes 
documentos precisam de armazenamento, registro e 
conservação sob condições especiais.
	
	
	
	
	Arquivo Especializado
	Arquivos que mantêm sob sua guarda documentos 
(independente do formato) de áreas específicas do conhecimento. ex: Arquivos médicos; Arquivos cartográficos; etc.
	
	
	
	
(AULA 4 – Tema 4; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 128).
	
	C
	Setoriais ou Centrais;
	
	D
	Correntes, Intermediários e Permanentes;
	
	E
	Físicos ou Digitais.