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NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 1 Olá amigos! Prontos para mais uma aula? Lembre-se: Você deve encarar o autodesenvolvimento como um desafio constante; não importam as circunstâncias: o que vale é o desejo e a força de vontade da auto-superação. Dificuldades vão sempre existir em nossos caminhos, mas nada deve nos separar dos nossos objetivos. Vale ressaltar que se trata de material de uso pessoal, não podendo ser repassado a terceiros, em caráter gratuito ou oneroso, seja impresso, por e-mail ou qualquer outro meio de transmissão sob risco de violação do estabelecido na Lei n. º 9.610/1998 e no Código Penal. Desde já agradecemos à compreensão e estamos abertos para qualquer dúvida ou pendência, tanto sobre o material quanto para qualquer outro assunto relacionado ao concurso em questão. Informamos, ainda, que o material baseia-se na obra MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2006, e, ainda, POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais – Editora Atlas – 4ª Edição, que você pode adquirir em qualquer livraria caso deseje aprofundar-se no assunto. Aula 05 – Noções de Administração de Recursos Materiais. “O princípio da sabedoria está em adquiri-la, sim, com tudo o que possuis adquiras o entendimento”. Provérbio do Rei Salomão. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 2 Sumário: 1. Introdução sobre a Administração de Recursos Material e Patrimônio............................................................................. 2 Conceituação de material e patrimônio : .................................... 4 Patrimônio das empresas e órgãos públicos: .............................. 5 2. Atividades da Administração de materiais............................... 7 2.1. Compras......................................................................... 7 Estrutura Organizacional de Compras:..................................... 16 2.2. Cadastramento .............................................................. 18 2.3. Recebimento. ................................................................ 24 2.4. Armazenagem ............................................................... 28 Técnicas de armazenagem:.................................................... 34 2.5. Transporte .................................................................... 37 2.6 Gestão de estoques......................................................... 39 3. Questões de Concursos Anteriores: ..................................... 39 4. Gabarito:......................................................................... 47 5. Bibliografia: ..................................................................... 53 1. Introdução sobre a Administração de Recursos Material e Patrimônio. As empresas precisam e têm a sua disposição cinco tipos de recursos: materiais, patrimoniais, de capital ou financeiros, humanos e tecnológicos. Entretanto, nosso objetivo será apenas analisar os recursos materiais e patrimoniais. Figura 1 – Recursos à Disposição das empresas. MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. A administração dos recursos materiais engloba a seqüência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, sem sua distribuição ao consumidor final. Patrimoniais Capital Humanos RECURSOS Materiai Tecnológic NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 3 Figura 2: Ciclo da Administração de Materiais. – Recursos à Disposição das empresas. MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. A administração de recursos patrimoniais trata da seqüência de operações que, assim como a administração dos recursos materiais, tem inicio na identificação do fornecedor, passando pela compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o caso, alienação. Recurso é tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Assim, um item de estoque é um recurso, pois, agregado a um produto em processo, irá constituir-se em um produto acabado, que deverá ser vendido por um preço superior ao somatório de todos os custos incorridos em sua fabricação. De modo análogo, um edifício que abriga as instalações de uma empresa é um recurso, já que é essencial ao seu funcionamento. Identificado r Comprar materiais Expedição Armazenagem do produto Movimentaçã o interna Transportar Recebimento de Sinal de demanda Clientes Transporte A administração de recursos patrimoniais cuida de uma parte dos materiais, ou seja, dos recursos patrimoniais (os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente). Os recursos materiais e patrimoniais são geridos separadamente por causa de sua complexidade. Por exemplo: Administrar os materiais de limpeza não poderia exigir a mesma complexidade de administrar as máquinas utilizadas na produção. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 4 Bens x recursos: Por transmitirem a idéia de que são capazes de gerar produtos e serviços, e, portanto, produzir riquezas, os bens são muitas vezes considerados como sinônimos de recursos. Assim, um automóvel, considerado como um bem móvel, pode ser utilizado na prestação de um serviço com valor econômico, e como tal é um recurso. Conceituação de material e patrimônio: O conceito de "material" e de "patrimônio" pode ser entendido como conjunto e subconjunto, ou seja, material é o todo e o patrimônio é a parte que preenche determinadas características, ou seja, os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente. Exemplo: uma madeira é um material. Uma máquina da produção é um patrimônio. Vamos ver algumas definições: Material: designação genérica de móveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral, matérias-primas e outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades da entidade; Material Permanente: de duração superior a dois anos, levando-se em consideração os aspectos de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade; Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a responsabilidade do titular de uma unidade administrativa; Em outras palavras: quando o departamento de patrimônio transfere um patrimônio (ex: uma mesa) para você, a mesa passa a ter "carga patrimonial" no seu nome, ou seja, está sob sua guarda, sua responsabilidade. Tombamento: ato de inscrever o bem no registro patrimonial, com a concomitante afixação do respectivo código numérico mediante plaqueta, gravação, etiqueta ou qualquer outro método adequado às suas características. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOSMATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 5 Registro Patrimonial: descrição analítica do material permanente, ao qual se atribui um código numérico seqüencial, contendo as informações necessárias à sua identificação, localização e carga patrimonial. Conseguiu visualizar a diferença entre Registro e Tombamento? Registrar é como se fosse cadastrar o bem em algum tipo de planilha ou programa específico descrevendo suas características e todas as informações sobre o bem. O tombamento inclui registrar no "controle de patrimônio" da entidade colando a etiqueta com o código do bem. Todo e qualquer material permanente, quando da sua aquisição, sob qualquer modalidade, será recebido pelo Almoxarifado de Material Permanente da Coordenação de Material, e, se aceito, imediatamente tombado ou, quando for o caso, relacionado. 1. Assim vemos que o principal objetivo do tombamento dos bens não é substituí-lo, não é inviabilizar a existência de controles físicos e analíticos (pelo contrário, o tombamento auxilia a existência de controles), não é promover a inadequação ao sistema contábil (uma vez que a numeração auxilia a contabilidade a identificar o bem) e muito menos preservar a inexistência de uma política de administração do ativo imobilizado, considerando que o tombamento facilita a identificação dos bens instalados na instituição, fazendo uso de chapas numéricas ou de codificação de barras, preservando, assim, a existência de uma política de administração do ativo imobilizado. Patrimônio das empresas e órgãos públicos: A gestão patrimonial deverá obedecer às normas gerais de Direito Financeiro e sobre licitações e contratos administrativos, em vigor para os três Poderes, e à legislação interna aplicável. Normalmente o material recebe uma plaqueta de patrimônio (tombamento), mas em alguns tipos de material não é possível colocar a plaqueta em face de suas características (por exemplo, um tecido). Neste caso, o material deverá ser relacionado, ou melhor, registrado por arrolamento1. Assim, os itens que não puderem ser tombados serão relacionados. Entretanto, todos os que puderem ser tombados, deverão ser. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 6 O material permanente terá a seguinte classificação: a) regular - quando estiver em perfeitas condições de uso, funcionamento e aproveitamento pela unidade detentora da carga; b) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; c) recuperável - quando o custo de sua recuperação não ultrapassar cinqüenta por cento de seu valor de mercado; d) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, não justificando sua utilização; e) irrecuperável - quando economicamente inconveniente sua recuperação ou não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina. O material permanente, qualquer que seja a forma de aquisição, será obrigatoriamente incorporado ao Patrimônio da entidade. Responsabilidade: Todos os bens móveis permanentes serão confiados a agentes responsáveis. É dever do servidor zelar pela conservação, guarda e uso do material que lhe for confiado, sendo responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao mesmo, esteja ou não sob sua guarda. Os prejuízos causados à entidade, resultantes de extravio, perda ou dano, serão indenizados por quem os tiver dado causa, após processo regular de apuração de responsabilidade. Isso não quer dizer que o servidor será responsabilizado tendo culpa ou não. Ele será responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao patrimônio que estiver sob sua responsabilidade, esteja ou não sob sua guarda. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 7 Ao mesmo tempo, após processo regular de apuração de responsabilidade, ou seja, após a apuração de quem realmente causou o prejuízo, este prejuízo será indenizado pelo culpado. Fique de olho! Cabe exclusivamente ao Departamento de Material e Patrimônio a guarda do material permanente ocioso, recuperável, irrecuperável ou antieconômico. 2. Atividades da Administração de materiais A administração do material corresponde no seu todo, ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de todas as tarefas necessárias à definição de qualidade, aquisição, guarda, controle e aplicação dos materiais destinados às atividades operacionais de uma organização. Estas atividades são: compras, cadastramento, recebimento, armazenagem, transporte e gestão de estoque. 2.1. Compras Segundo Hamilton Pozo, o termo “compras” freqüentemente lembra o processo de compras da administração de materiais. Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais: • assegurar descrição completa das necessidades; • selecionar fontes de suprimentos; • conseguir informações de preço; • colocar os pedidos (ordens de compra); • acompanhar (follow up) os pedidos; • verificar notas fiscais; • manter registros e arquivos; • manter relacionamento com vendedores. A questão é que o processo de compras é externo e envolve bem mais atividades do que aquelas diretamente relacionadas com movimentação e armazenagem de mercadorias. Entretanto, duas dessas atividades influenciam significantemente a eficiência do fluxo de bens. A primeira delas é a seleção de fornecedores. Sua escolha depende do preço, qualidade, continuidade de fornecimento e NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 8 localização. A localização dos fornecedores interessa ao pessoal de logística, porque representa o ponto de partida geográfico do qual os bens devem ser entregues. Não importa se o transporte é contratado pelo fornecedor ou comprador: a distância entre fontes de suprimento e comprador influencia o tempo necessário para obter as mercadorias, além de afetar a confiabilidade dos prazos de entrega. Quando existem múltiplos pontos de carregamento, a proximidade geográfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de consolidação de fretes e na diminuição dos custos de transporte. Em segundo lugar, a colocação de pedidos em determinado fornecedor também afeta a eficiência da logística. A ordem de compra especifica as quantidades e possivelmente as instruções de entrega. É o documento primordial para iniciar o fluxo de produtos no canal de fornecimento. O processo de compras e as ordens resultantes estabelecem o volume de produtos a serem movidos e estocados no sistema logístico em dado instante. Coordenação falha entre os processos de compra e de movimentação de produtos pode levar a custos logísticos desnecessários. Seria demais estender o conceito de Logística para incluir todas as atividades associadas com a função de compras de materiais. Por isso, o termo obtenção é utilizado para referir-se aos aspectos de compras que têm algum impacto nas atividades de movimentação e armazenagem. Dessa forma, assume-se aqui que o termo compras, usado tradicionalmente em muitas empresas, envolve tanto compras como funções de movimentação de materiais. Sinal de demanda: O sinal de demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de bem material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais,o sinal pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado, entre outros, de um estudo de mercado ou de necessidades sociais. No caso de recursos materiais, as formas mais comuns são solicitações de compras (ou requisição de compras), MRP (materials requirement planning ou planejamento das necessidades de materiais), just-in-time, reposição periódica, ponto de pedido, caixeiro-viajante e contratos de fornecimento. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 9 Por meio da solicitação de compras ou requisição de compras, qualquer unidade organizacional ou mesmo um colaborador qualquer manifesta sua necessidade de comprar um item para uso em benefício da empresa. O materials requirement planning (MRP) ou planejamento das necessidades de materiais é uma técnica que permite determinar as necessidades de compras dos materiais que serão utilizadas na fabricação de certo produto. Com base na lista de materiais, obtida por meio da estrutura analítica do produto, também conhecida como árvore do produto ou explosão do produto e, em função de uma demanda dada, o computador calcula as necessidades de materiais que serão utilizados e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento. Se não há material em estoque na quantidade necessária, ele emite uma solicitação de compra. O sistema just-in-time é um método de produção com o objetivo de disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários para que o custo de estoque seja menor. A idéia do just-in-time é suprir produtos para linha de produção, depósito ou cliente apenas quando eles são necessários. Se as necessidades de material ou produtos e os tempos de ressuprimento são conhecidos com certeza, pode-se evitar o uso de estoques. Os lotes são pedidos apenas nas quantidades suficientes para atender o consumo com antecedência de apenas um tempo de ressuprimento. O enfoque do just-in-time nem sempre leva ao "estoque zero". Caso as necessidades ou os tempos de reposição não sejam conhecidos com certeza, então quantidades ou tempos maiores deverão ser usados, o que acaba colocando estoque extra no sistema. Além disso, pode-se manter estoques maiores do que o necessário para conseguir vantagens e descontos associados a maiores lotes de compra ou Estudos Solicitação de compras MRP Just-in-time Reposição periódica PP Caixeiro-viajante Contratos de fornecimento NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 10 transporte. Quando essas situações acontecem, o método do just-in- time leva a resultados similares aos das outras técnicas de controle de estoques. Portanto, a técnica é vantajosa quando os produtos têm alto valor unitário e necessitam de alto nível de controle; as necessidades ou demanda são conhecidas com alto grau de certeza; os tempos de reposição são pequenos e conhecidos, e, não há benefício econômico em suprir-se com quantidades maiores que as requeridas. No sistema de reposição periódica ou intervalo padrão, depois de decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, por exemplo, três meses, um novo pedido de compra para certo item de estoque é emitido. Para determinar quanto deve ser comprado no dia da emissão do pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível no estoque, comprando-se o que falta para atingir um estoque máximo também previamente determinado. Exemplo: O intervalo de reposição do item de estoque de código "x" é de dois meses (por exemplo, todos os dias 15 dos meses ímpares). O estoque físico existente no dia 15 de maio (data do pedido) era de 280 unidades e o estoque do "x" não pode ultrapassar 600 unidades. A quantidade a ser pedida será: estoque máximo - estoque atual, ou seja, 600 - 280 = 320 unidades. o sistema de reposição contínua ou sistema do ponto de pedido ou lote padrão é o mais popular método utilizado nas fábricas e consiste em disparar o processo de compra quando o estoque de certo item atinge um nível previamente determinado. No sistema da reposição contínua, o ponto de pedido é calculado em função do consumo médio e do prazo de atendimento. Exemplo: o componente de estoque "y", que é reposto pelo sistema de lote padrão, tem um consumo médio de 120 unidades por dia e um tempo de atendimento de 10 dias úteis. O ponto de pedido será: consumo médio x tempo de atendimento = 120 x 10 = 1.200 unidades. Assim, sempre que o item do estoque atingir o nível de 1.200 unidades emite-se um novo pedido de compras, na quantidade previamente estabelecida, geralmente o lote econômico. Isso pode ocorrer a intervalos variáveis, já que o consumo geralmente não é constante, situação em que há necessidade de estoque de segurança. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 11 O sistema de caixeiro viajante consiste em um vendedor visitar os clientes e verificar in loco se está faltando mercadoria no estoque para que ele, em comum acordo com o cliente, tire o pedido. O sinal de demanda, no caso, a falta de mercadoria, é identificado pelo caixeiro-viajante. Com a revolução das comunicações, este sistema está desaparecendo. Nos contratos de fornecimento o processo de compra é iniciado em função de uma necessidade de produção. No Contrato de fornecimento, quando o material se faz necessário, o próprio computador emite e envia uma ordem de compra. Dica: Compras é a atividade que visa suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais ou serviços, emanadas das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas. Gestão de compras: A gestão de aquisição – a conhecida função de compras – assume papel verdadeiramente estratégico de negócios de hoje em face de volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros. O posicionamento atual da função aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. Antes da Primeira Guerra Mundial, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto o preço aumentava vertiginosamente. Nesse cenário, saber o que, quanto, quando e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. Hoje, a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 12 simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as transações em si, e não para o todo. O gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou supply chain, ou cadeia logística integrada, nada mais é do que administrar o sistema de logística integrado da empresa, ou seja, o uso de tecnologias avançadas, entre elasgerenciamento de informações e pesquisa operacional, para planejar e controlar uma complexa rede de fatores visando produzir e distribuir produtos e serviços para satisfazer o cliente. São redes de empresas que se sucedem desde a extração de recursos naturais, sua transformação em materiais primários, fabricação de componentes, subconjuntos, conjuntos, montagens finais, armazenagem e distribuição até a chegada do produto nas mãos do consumidor final e que, após o seu ciclo de vida útil se ocupam da sua reciclagem. São responsáveis pelo fluxo inverso de materiais e informações e pela redução dos custos de transação a um mínimo indispensável. Os componentes da cadeia de suprimentos devem ser preparados para juntos maximizarem seu desempenho, adaptando-se naturalmente a mudanças externas e em outros componentes. Para isso é necessário um alto grau de integração entre fornecedor e cliente que, como parceiros, diminuem custos ao longo da cadeia (entre 10% e 30%) e tempo médio de estocagem (cerca de 50%). À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção, acarretam um custo exagerado para uma manutenção. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo de capital, pessoas de almoxarifado e controles. Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produção. A empresa poderá enfrentar, por exemplo, reclamações de clientes, altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 13 A necessidade de adequação aos sistemas just-in-time (JIT) de muitas das empresas levou a modificações importantes, entre elas a criação da nova função de suprimentos. O procurement surge para que o JIT seja possível. A nova função é exatamente o procurement. O chamado procurement2 envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento desses relacionamentos, sua qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva à necessidade de um aperfeiçoamento dos sistemas de informação. Hoje, há uma integração total entre todos os setores internos da empresa, clientes e fornecedores. Além de tudo o que já foi visto, o departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. Mas ela pode ir mais longe, já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia, como o nível de preços, o poder de compras do consumidor e o relacionamento entre os setores. Estratégias de Aquisição de Recursos Materiais e Patrimoniais: A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à empresa uma grande vantagem competitiva. Se por um lado ela decidir produzir mais internamente, ganha independência, mas perde flexibilidade. Por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros em detrimento da fabricação própria, pode tornar-se dependente. Nesse caso, deve decidir também o grau de relacionamento que deseja com seus parceiros. Componentes que são vitais para o produto final eram sempre fabricados internamente. Essa concepção está mudando com o desenvolvimento de parcerias estrangeiras nos negócios. Outra situação praticamente determinante é aquela em que a fabricação de um componente exige altos investimentos, fora do alcance de eventuais fornecedores. Mesmo assim, são usuais as situações em que um grande fabricante financia as instalações de um futuro fornecedor, pois não interessa a ele produzir o referido componente. Quando se tem uma demanda simultaneamente alta e estável, a fabricação dos materiais necessários internamente pode ser uma boa opção. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 14 Basicamente podemos ter duas estratégias operacionais que irão definir as estratégias de aquisição dos bens materiais, a verticalização e a horizontalização. Ambas têm vantagens e desvantagens e, de um modo geral, o que é vantagem em uma passa a ser desvantagem na outra e vice-versa. Verticalização A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzira internamente tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir. Foi predominante no inicio do Século XX, quando as grandes empresas praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais ou detinham o controle acionário de outras empresas que produziam os seus insumos. O exemplo clássico é o da Ford, que produzia o aço, o vidro, centenas de componentes, pneus e até a borracha para a fabricação dos seus automóveis. As principais vantagens da verticalização são as independências de terceiros - a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas, prazos e padrão de qualidade, além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante, ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria; assim, a tecnologia que o fornecedor desenvolveu, muitas vezes com a ajuda da empresa, não será utilizada também para os concorrentes. A estratégia da verticalização apresenta também desvantagem. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos. Assim, já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os, ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos, seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente, é difícil e custosa a decisão de parar a produção em demanda baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 15 Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Desvantagens Independências de terceiros Maior investimento Maiores lucros Menos flexibilidade (perda de foco) Maior autonomia Aumento da estrutura da empresa Domínio sobre a tecnologia própria Horizontalização A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que, hoje em dia, um dos setores de maior expansão é o horizontalização e parcerias. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais, ou também, denominados core process, por questões de detenção tecnológica, qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – a empresa não necessita de novos investimentos em instalações industriais -, maior flexibilidade para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária, pode até não comprar nada num determinado mês -, e uso do know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos por meio da engenharia simultânea. A estratégia de horizontalizaçãoapresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço, ou fabricação que está sendo repassada. Vantagens e Desvantagens da Horizotalização Vantagens Desvantagens Redução de custos Menor controle tecnológico Maior flexibilidade e eficiência Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias Maior exposição Foco no negócio principal da empresa NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 16 Estrutura Organizacional de Compras: Para que haja sucesso no processo de aquisição, é necessário que a empresa tenha uma eficaz condução do setor de compras, que deverá estar subordinado do departamento de logística, devendo estar composto por pessoal técnico e administrativo competente e altamente motivado. Essa ligação direta com a logística, produção e vendas proporciona rapidez na tomada de decisões, fluxos contínuos, custos reduzidos e, principalmente, satisfação do cliente. Logicamente, a operação eficiente e eficaz depende da habilidade e da capacidade de organizar e de relacionar-se do pessoal envolvido. A organização do setor de compras ou suprimentos visa não só a seu desempenho como um sistema, mas também, principalmente, a sua interação com os demais setores da empresa e com o mercado; fornecedores, entidades governamentais, públicas, privadas e classes sociais. O responsável pelo setor de compras tem como funções primordiais deveres administrativos e executivos, estabelecendo as diretrizes gerais do setor, bem como gerenciá-lo eficazmente. É o responsável pelo perfeito relacionamento com as empresas fornecedoras e com as exigências operacionais dos demais departamentos da organização, primando por uma administração eficiente voltada para o bom desempenho e motivação de seus comandados na obtenção dos resultados esperados pelos acionistas. O volume de operações de compras pode alcançar quantidades apreciáveis e peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se todas as compras devam ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer-se em seções de compras separadas para cada unidade de negócios. Existem várias razões para que as empresas decidam por centralizar ou descentralizar as compras, e, certamente, essas decisões apresentam vantagens e desvantagens. Vejamos algumas delas. Vantagens da centralização em Compras: • permite manter um melhor controle global de materiais e de estoques e coerência das transações financeiras; O setor de compras deverá estar estruturado em conformidade com o tamanho da empresa, ou com o volume de atividades desenvolvidas e requeridas pela empresa. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 17 • comprar em quantidades maiores, o que pode significar condições e preços melhores; • redução dos custos de transporte ao combinarem pedidos e despachar quantidade maior; • homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos; • combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de pedidos, o que pode reduzir os custos; • evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos. Vantagens da descentralização: • exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas necessidades, além de permitir um melhor controle das funções e necessidades; • maior autonomia funcional das unidades regionais; • permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas regionais, pelo conhecimento abrangente do problema pela regional interessada, assim como melhor conhecimento das fontes de suprimento, meios de transporte e armazenamento mais próximo da região. • permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial. Exemplo de um processo típico de compras: Toda empresa tem seu procedimento de compras. Vamos descrever um processo típico. Primeiramente, a unidade organizacional que necessita o material envia ao setor ou departamento de compras um documento interno solicitando a compra (solicitação de compras). O setor de compras analisa a solicitação quanto aos limites de autoridade do solicitante que são normalmente estabelecidos pela empresa para o valor das compras. Depois disso, o setor de compras efetua as cotações com pelo menos três fornecedores (é a prática usual). O setor de compras, então, recebe as propostas, analisa-as, julga qual(is) a(s) melhor(es), busca em seu banco de dados fornecedores disponíveis e negocia os fornecedores preços e condições de pagamentos, para, então, selecionar o fornecedor que apresenta melhores condições de suprir aquela necessidade. Assim, o departamento de compras age como intermediário entre a empresa e seus fornecedores, sempre buscando melhores condições que tragam vantagem para a empresa. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 18 Passadas todas essas etapas, ele emite o pedido de compras e faz o acompanhamento (follow-up) do fornecimento. Para o caso da grande maioria das empresas, o setor ou departamento de compras utiliza-se dos tradicionais sistemas de informações. Seus funcionários identificam fornecedores, fazem cotações de preços ou condições de fornecimento, escolhem o fornecedor, emitem pedidos de compras e acompanham prazos de entrega. Para muitas outras empresas, entretanto, essa metodologia tem mudado substancialmente nos últimos tempos, com o surgimento das parcerias. Nesse tipo de atuação, muda completamente a forma de relacionamento entre clientes e fornecedor. Da desconfiança e antagonismo passa-se a uma relação de confiança recíproca, estabelecendo-se meios mais rápidos e eficazes de troca de dados e informações sobre, por exemplo, prazos, quantidades a serem fornecidas, formas de pagamentos e preços. Outra característica comum a quase todas as empresas é a disponibilidade de software de planejamento e controle de compras, que automaticamente emitem pedidos de reposição de materiais. Muitos desses softwares se comunicam diretamente com o cliente (ou fornecedor) por formas eletrônicas, como e-mails, EDI e outros que surgem a cada dia. Vale lembrar que as obras, serviços, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas na Lei de Licitações e Contratos (Lei nº 8.666/93). 2.2. Cadastramento Cadastramento É a atividade que implica o reconhecimento perfeito da classificação de materiais, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, objetivando a emissão de catálogos para utilização dos envolvidos nos procedimentos de administração de materiais. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 19 Uma técnica básica da política de materiais é a padronização dos materiais em uso na organização. Esta padronização se dá pela aplicação de especificações técnicas e pela existência de um programa de classificação e catalogação de materiais. Para cadastrar, você deve classificar os materiais (ou seja, organizá- los por características semelhantes), dar a eles um código e determinar sua especificação. Fazer a especificação significafazer a descrição pormenorizada de suas características com a finalidade de identificá-lo de seus similares. A especificação correta facilita a compra do item, o entendimento do fornecedor e a inspeção por ocasião do recebimento. Deve ter, no mínimo, nome e características físicas. A padronização é a análise dos materiais a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando, assim, redução de variedade e consequente economia. O objetivo é uniformizar. A padronização reduz o risco de falta de material no estoque, permite a compra em grandes lotes e reduz a quantidade de itens no estoque. Dica: Classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Tipos de Classificação: Existem vários tipos de classificação, cada um com um objetivo diferente, que possuem vantagens e desvantagens, conforme quadro abaixo. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 20 Classificação Objetivo Vantagem Desvantagem Aplicações Valor de consumo Materiais de maior consumo (valor) Método ABC. Demonstra os mate- riais de grande in- vestimento no estoque. Não fornece análise da importância ope- racional do material. Fundamental.Deve ser utilizada em com- junto com “impor- tância operacional”. Importância operacional Importância dos materiais para o funcionamento da empresa Demonstra os mate- riais vitais para a empresa. Não fornece análise econômica dos estoques. Fundamental. Deve ser utilizada em con- junto com “valor de consumo”. Perecibilidade Se o material é perecível ou não Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenamento e movimentação Básica. Deve ser utilizada com a classificação de “periculosidade”. Periculosidade Grau de periculosidade do material. Determina incompatibilidade com outros materiais, facilitando armazenamento e movimentação Básica. Deve ser utilizada com a classificação de “perecibilidade”. Possibilidade de Fazer ou comprar Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado. Facilita a organização da programação e planejamento de compras. Complementar para os procedimentos de compra. Dificuldade de aquisição Materiais de fácil e difícil aquisição. Agiliza a reposição dos estoques Complementar para os procedimentos de compra. Complementar para os procedimentos de compra. Mercado fornecedor Origem dos materiais (nacional ou importado) Auxilia a elaboração dos programas de importação. Quadro dos tipos de classificação. Fonte: Prof. Ionara Rech Cada organização deve utilizar o tipo de classificação que lhe for mais conveniente e trouxer mais vantagens ao seu tipo de negócio, ao seu dia-a-dia. 1. Perecibilidade O critério de classificação pelo perecimento (obsolescência) significa evitar o desaparecimento das propriedades físico-químicas do material. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificação, assim, a empresa adquire determinado material para ser utilizado em data oportuna, e, se porventura não houver consumo, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos. Existem recomendações quanto a preservação dos materiais e sua adequada embalagem para proteção à umidade, oxidação, poeira, choques mecânicos, pressão etc. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 21 2. Periculosidade A adoção dessa classificação visa a identificação de materiais, como, por exemplo, produtos químicos e gases, que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos à segurança. A adoção dessa classificação é de muita utilidade quando do manuseio, transporte e armazenagem de materiais. 3. 3. Possibilidade de Fazer ou comprar Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado. Facilita a organização da programação e planejamento de compras. a) Fazer internamente: fabricados na empresa; b) Comprar: adquiridos no mercado; c) Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise; d) Recondicionar: materiais passíveis de recuperação. 4. Dificuldade de aquisição As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de: a) Fabricação especial: envolve encomendas especiais e acompanhamentos; b) Escassez: há pouca oferta no mercado; c) Sazonalidade: há alteração em determinada período do ano d) Monopólio: há um único fornecedor; e) Logística sofisticada: transporte especial, ou difícil acesso; f) Importações: imprecisão e/ou longo lead time. 5. Mercado Fornecedor a) Mercado nacional: materiais fabricados no próprio país; b) Mercado internacional: materiais fabricados fora do país; c) Materiais em processo de nacionalização: materiais aos quais estão desenvolvendo fornecedores nacionais, ou similares. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 22 Outro tipo de classificação utilizado pelas organizações é por tipo de demanda. A) Quanto à aplicação: 1. Materiais produtivos: Compreendem todo e qualquer material ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricação. Exemplos: matérias-primas, produtos em fabricação, produtos acabados. 1.1 Matérias-primas: materiais básicos e insumos3 que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa. 1.2 Produtos em fabricação (ou em processamento): são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não se encontram no almoxarifado porque já não são matérias-primas, nem podem estar na expedição porque ainda não são produtos acabados. 1.3 Produtos acabados: são os produtos constituintes do estágio final do processo produtivo, portanto; já prontos. 1.4. Materiais auxiliares, ou materiais indiretos, ou materiais não- produtivos, ou improdutivos: são os itens que não se incorporam ao produto final. 2. Materiais de manutenção: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção. Materiais de manutenção são, por exemplo, óleos e filtros das máquinas, que você precisa trocar independentemente da máquina dar defeito ou não. 3. Materiais improdutivos: compreende todo e qualquer material não incorporado às características do produto fabricado. Exemplos: materiais para limpeza, de escritório, etc. 4. Materiais de consumo geral: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam de manutenção. Materiais de consumo geral são os improdutivos, excluindo os utilizados na manutenção. - produtivos - de manutenção - improdutivos - de consumo geral NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 23 B) Quanto ao valor de consumo anual: É fundamental para o sucesso do processo de gerenciamento de estoques que se separe o essencial do acessório, voltando nossas atenções para o que realmente é importante quanto a valor de consumo. Para tanto, conta-se com a ferramenta Curva ABC ou Curva Pareto (ou ainda curva 80-20), método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo emdeterminado período. Assim os materiais são classificados em A, B ou C de acordo com a curva ABC de consumo anual; Materiais A: Materiais de grande valor de consumo; Materiais B: Materiais de médio valor de consumo; Materiais C: Materiais de baixo valor de consumo. OBS.: Não é recomendado analisar a curva ABC isoladamente, devendo-se estabelecer uma interface com a importância operacional. C) Quanto à importância operacional: A maioria dos órgãos de gestão baseia suas análises de ressuprimento e definem as quantidades de reposição por meio de resultados de consumos históricos e tempos necessários para recompor os níveis de estoque. Esse tratamento matemático não diferencia os diversos materiais de estoque e não considera sua individualidade. Todavia, existem materiais que, independentemente de fraco consumo, poderão, caso venham a faltar, prejudicar seriamente a continuidade de produção de uma empresa ou ainda, trazer sérios riscos de poluição ambiental e segurança industrial, tornando o custo da falta mais oneroso do que o custo do investimento em estoque. Adota-se a classificação da importância operacional, visando identificar materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa. Materiais X: materiais de aplicação não importante, com possibilidade de uso similar existente na empresa; Materiais Y: materiais de importância média, com ou sem similar na empresa; Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na empresa, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 24 2.3. Recebimento. O recebimento de uma empresa é mais bem compreendido com uma combinação de cinco elementos principais: espaço físico, recursos de informática, equipamentos de carga e descarga, pessoa e procedimentos normalizados. O correto dimensionamento do espaço físico envolve espaço para fila de veículo, plataformas compensadoras de altura, espaço para separação e conferência, acesso livre para o estoque inicial e para a fabrica. A disponibilidade de recursos de informática pede, por exemplo, terminal EDI e de leitura ótica de código de barras, programas de comunicação com fornecedores e planejamento, e controle da produção (PCP). Para a carga e descarga, podem ser usados equipamentos apropriados, como, paletes, empilhadeiras e esteiras de distribuição. Pessoal qualificado é imprescindível; não se aceitam mais elementos que só exerçam uma função, e sim colaboradores polivalentes, com nível de instrução adequado e treinados. O homem que confere uma carga deve estar habilitado a inserir dados no sistema, determinar o destino da carga recebida e, em muitos casos, transportá-la para o local destinado. Na normalização de procedimentos, dá-se ênfase ao que deve ser feito em caso de exceção, principalmente dispondo até que ponto o colaborador tem autonomia de decisão. O recebimento é a atividade que visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 25 A estocagem inicial deve se limitar aos itens que a análise econômica prévia determinar, e os tipos de instalações variam de acordo com o tipo e escala da empresa. A forma mais comum de armazenagem é por meio de estruturas porta-paletes, simples ou de dupla profundidade, convenientemente dispostas a facilitar o acesso de equipamentos de elevação e transporte, a proteção do produto contra contaminantes internos ou externos, a fácil localização na hora de armazenagem e da coleta, segurança contra incêndios e iluminação conveniente. As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. As atribuições básicas do Recebimento são: 1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; 2. analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; 3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; 4. proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; 5. proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; 6. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; 7. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; 8. liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado; A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases: 1a fase - entrada de materiais; 2a fase - conferência quantitativa; 3a fase - conferência qualitativa; 4a fase - regularização; NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 26 1a fase - Entrada de Materiais: A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos: • a recepção dos veículos transportadores; • a triagem da documentação suporte do recebimento; • constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa; • constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual; • constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; • cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; • o encaminhamento desses veículos para a descarga; As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam: paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontesrolantes. O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas: • Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle; NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 27 • Sistema de Contas a pagar: dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores; • Sistema de Compras: dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras; 2a fase - Conferência Quantitativa: É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como "contagem cega" é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos: • Manual: para o caso de pequenas quantidades; • Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; • Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos, porcas, arruelas; • Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias; • Medição: em geral as medições são feitas por meio de trenas; 3ª Fase – Conferência qualitativa: Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: • Características dimensionais; • Características específicas; • Restrições de especificação; 4ª Fase: Regularização: Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 28 respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações: • liberação de pagamento ao fornecedor (material recebido sem ressalvas); • liberação parcial de pagamento ao fornecedor; • devolução de material ao fornecedor; • reclamação de falta ao fornecedor; • entrada do material no estoque; O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora. 2.4. Armazenagem A armazenagem de materiais também é uma preocupação constante do administrador. A armazenagem, embora não se aperceba disso facilmente têm um custo (posse e conservação da área, conservação dos próprios materiais, custo de pessoal, etc.), além do próprio custo do estoque imobilizado. Assim pela padronização e pelo planejamento deve-se procurar reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem. Deve-se também estar atento às modernas técnicas e equipamentos de armazenagem e embalagem, para aumento da eficiência e redução de custos. Antigamente o almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada. Almoxarifado é a atividade que visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 29 Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações. O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "depositar". Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa. O almoxarifado deverá: • assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário; • impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza; • preservar a qualidade e as quantidades exatas; • possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente; Em outras palavras, a função do administrador de almoxarifado consiste em planejar esses setores (localizar, preservar e assegurar), de modo a operá-lo (receber, guardar, entregar e controlar) preservando os materiais de deteriorações e desvios. A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente: • da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta; • do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas; • da melhor utilização de sua capacidade volumétrica; Os objetivos do almoxarifado, assim como de todo e qualquer sistema de administração de materiais, prendem-se aos seguintes tópicos: NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 30 • ter o material certo; • na quantidade certa; • na hora certa; • no lugar certo; • na especificação certa; • ao custo e preço econômicos. O controle de custos unitários de produção é feito pelo departamento de custos. A venda de forma eficiente dos produtos da empresa é feita pelo departamento de marketing, e o controle do horário da jornada de trabalho dos colaboradores, pelo departamento de pessoal, ou recursos humanos. O Almoxarife: Almoxarife é o funcionário responsável pelo depósito e distribuição de materiais e matérias-primas (fiel de armazém). Os Almoxarifes programam e coordenam as atividades de recebimento, conferência, controle, guarda, distribuição, registro e inventário de materiais permanentes e de consumo, para uso das unidades e órgãos da Instituição. • Asseguram o bom andamento de processos de entrada e saída de materiais, verificando, executando os registros específicos, visando facilitar consultas e a elaboração de inventários. • Classificam, controlam o uso e disposição física dos espaços onde os materiais são estocados, dispensando atenção especial a materiais perecíveis ou de certo grau de periculosidade, conforme especificações dos mesmos e normas técnicas vigentes. • Asseguram o controle rígido do estoque, bem como consumo médio e ponto de compra, calculando demandas futuras, evitando falta de materiais. • Auxiliam na organização de arquivo, envio e recebimento de documentos, pertinentes a sua área de atuaçãopara assegurar a pronta localização de dados. • Zelam pela segurança individual e coletiva, utilizando equipamentos de proteção apropriados, quando da execução dos serviços. • Zelam pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do local de trabalho. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 31 Equipamentos para armazenamento: Também chamados de unidades de estocagem, esses equipamentos compreendem: • armações; • estrados do tipo pallets; • engradados; • contenedores. Armações São prateleiras fabricadas com estruturas de aço ou de madeira em unidades padronizadas, segundo as necessidades do armazém e da estocagem. Na construção das prateleiras, há que se levar em conta, além dos objetivos a que se destinam, as proporções e posicionamentos estudados no lay-out. A maioria dos almoxarifados de pequeno porte usa estantes de madeira fabricadas na própria oficina da organização, pois os contingentes estocados são constituídos de materiais leves, de pequeno volume, como os materiais de escritório, de limpeza, etc. Entretanto, nos últimos anos, tem-se observado uma gradual substituição das armações de madeira por estruturas metálicas, mesmo nos pequenos almoxarifados. As estruturas metálicas possuem uma série de vantagens adicionais em relação à madeira: são imunes à ação de insetos e roedores, suportam maior peso, são mais fáceis de ser montadas ou desmontadas e têm grande durabilidade. Estrados ou Pallets Como unidade de estocagem, os estrados ou pallets revolucionaram os métodos e técnicas de armazenamento, modificando radicalmente a concepção de transporte e movimentação de material vigente até pouco tempo atrás. Consistem em estrados feitos principalmente de madeira, com medidas padronizadas, sobre os quais se montam cargas unitárias, possibilitando eficiente guarda e/ou movimentação de materiais, por meio de equipamentos de transporte interno. E o que é um palete? Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 32 A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão- de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionou a muitas empresas economia de até 80% do capital despendido com o sistema de transporte interno. Esse sistema de armazenamento denomina-se também sistema de blocagem. Ele permitiu a melhor utilização do espaço vertical com a ajuda de prateleiras de aço chamadas porta- pallets, com a vantagem dos benefícios proporcionados pela movimentação das cargas unitárias. Casos há em que se pode dispensar as estruturas de aço porta- pallets, como, por exemplo, nas cargas uniformes que formam uma superfície de sustentação, que possibilitam a superposição de vários blocos paletizados. Verifica-se aí também a otimização do aproveitamento do espaço vertical do armazém apenas com blocos superpostos. Existem vários tipos e tamanhos de pallets que atendem às especificações de uso, porém com aberturas laterais para entrada e sustentação dos garfos de empilhadeiras e carrinhos de transporte. Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única unidade de movimentação. VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE PALETES 1. Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo; 2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para as operações braçais; 3. Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual; 4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo, terrestre, aéreo); 5. Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais; NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 33 6. Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios de descarga; 7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem. Engradados São estrados providos de proteção lateral. Prestam-se à guarda e transporte de materiais que, devido à fragilidade de sua embalagem e/ou à irregularidade de seu formato, não admitem o uso de estrados. Contenedores Mais conhecidos como containers (“caixas de carga”), apresenta-se sob a forma de uma caixa metálica retangular, revestida de chapa de aço, alumínio ou fibra de vidro, hermeticamente fechada e selada, destinada ao acondicionamento (não confundir com embalagem) e ao transporte intermodal de mercadorias consolidadas (desde o fabricante até o consignatário ou importador). Entretanto, o termo “contenedor” vem se estendendo a outras formas de construção, aplicação e finalidade, e já existe no mercado uma variedade para uso industrial, comercial e com múltiplas finalidades, como as caixas de plástico para armazenar e transportar leite, carne, bebidas, pescado, etc., que, além de tudo, são fabricadas de maneira a possibilitar um eficiente empilhamento. Finalizando, uma das grandes vantagens da paletização é que os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem. Assim, salvo situações especiais, não há necessidade de investimentos em equipamentos adequados a seu manuseio. Por esse motivo, a resposta “a” é a alternativa errada. Critérios de Armazenagem A armazenagem pode ser simples ou complexa. O que determina a complexidade da armazenagem são as características intrínsecas do material, que variam quanto a: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso; forma. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 34 Os materiais de armazenagem complexa demandam as seguintes necessidades: • Conservação adequada (explosivos); • Equipamentos especiais de combate a incêndio (magnésio); • Equipamentos especiais para movimentação (geladeiras); • Manuseio especial (cristais); • Estrutura de armazenagem especial (carnes), etc. Técnicas de armazenagem: Para se realizar uma estocagem correta, há que se observar um conjunto de regras formuladas segundo critérios definidos. Cada almoxarifado terá, segundo as suas peculiaridades de organização e funcionamento, as suas normas de funcionamento, cujospreceitos devem ser observados rigorosamente pelos operadores e usuários do armazém. Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se selecionar a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais de cada organização. Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral. Mesmo que haja variação de um almoxarifado para outro em organizações diferentes, tais regras buscam os mesmo objetivos, quais sejam: • redução das perdas por quebra; • diminuição de acidentes no trabalho, por dispensar o elemento humano da movimentação de cargas pesadas; • menor tempo gasto nas movimentações e expedição; • ampliação, com melhor aproveitamento de área útil de armazenamento. Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers”, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 35 Em síntese, o que se procura por meio das normas de armazenamento é aumento da eficiência do processo de estocagem, traduzindo, em expressões máximas, o seu rendimento e, em expressões mínimas, os seus custos. Critérios de armazenamento Entre os critérios mais comuns que orientam a elaboração de normas de armazenamento, podem ser enumerados os seguintes: • rotatividade de materiais; • volume e peso; • ordem de entrada/saída; • similaridade; • valor; • carga unitária; • acondicionamento e embalagem; Rotatividade de materiais Dentre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que têm maior movimentação em relação a outros, em virtude de sua utilização por maior número de usuários, ou por outro motivo qualquer. A esses materiais que entram e saem com maior freqüência deve ser dado um tratamento específico em relação à localização no armazém, ou seja, armazená-los nas proximidades das portas (setores de expedição e embalagem). Esse procedimento oferece as seguintes vantagens: • minimização de número de viagens entre as áreas de estocagem e de expedição; • descongestionamento do trânsito interno do almoxarifado; • melhor aproveitamento da mão-de-obra interna, com menor desgaste físico dos operadores; • maximização do tempo despendido na expedição do material, etc. Volume e peso do material Da mesma forma, os itens mais volumosos e pesados devem ficar perto das portas para facilitar não só a sua conservação, como também a sua movimentação, e ser colocados sobre estrados ou pallets (tipo especial de estrado). Ordem de entrada/saída Armazenar, observando esse critério, significa obedecer à ordem cronológica de saída levando em conta a sua época de entrada. Isso quer dizer: as unidades estocadas há mais tempo devem sair primeiro, a fim de que não venham a ocorrer situações de esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidações, deterioração, obsoletismo, perda de propriedades físicas, NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 36 endurecimentos, ressecamentos e outras situações que impliquem em perda de material. Similaridade Sempre que possível, os materiais devem ser armazenados considerando a sua similaridade com outros itens, o que pode ser feito mais facilmente com o auxílio do catálogo de materiais. O agrupamento de materiais que apresentam características físicas, aplicações ou naturezas semelhantes em locais adjacentes facilita a sua localização, a movimentação e até a contagem. Valor do material O valor financeiro que um determinado material representa para o estoque define a sua forma de armazenamento. As regras não diferem muito daquelas adotadas para os demais itens, porém deve- se destacar que o local deve ser apropriado e proporcionar maior condição de segurança. Para os controles de estoque que utilizam o método denominado “ABC”, ou “curva ABC”, podemos adiantar que os itens de material aqui tratados integram a letra “A”. Carga unitária O critério de carga unitária baseia-se na constante necessidade de racionalização do espaço útil de armazenamento, com o máximo aproveitamento do conceito de cubagem. Porém, aliada à racionalização do espaço, a carga unitária favorece sobremaneira a boa movimentação do material, a rapidez de carga e descarga e, conseqüentemente, a redução dos custos. Esse método consiste na arrumação ou composição de pequenos itens –pacotes ou unidades menores – em volumes dimensionados em peso, cubagem e quantidade maiores. Pode-se dizer também que o critério de carga unitária significa transformar as unidades simples em unidades múltiplas. Acondicionamento e embalagem A abertura das caixas ou embalagens recebidas do fornecedor para conferência dos materiais adquiridos é uma praxe. Porém, depois disso, deve-se lacra-las novamente, com o aproveitamento da própria embalagem. Evidentemente, só se deve deixar desembalado o contingente de unidades necessárias à entrega do período. Tal procedimento traz os mesmos benefícios apontados no critério da carga unitária, pois guarda com ele uma grande similitude. Podemos verificar que a única alternativa errada é a letra “c”, uma vez que, a intenção é evitar a obsolescência. Uma forma de evitar é NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RH E DE RECURSOS MATERIAIS ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA PROFESSOR JOSÉ CARLOS www.pontodosconcursos.com.br 37 adotar a técnica de armazenagem de ordem de entrada/saída, pois, assim, as unidades estocadas há mais tempo sairão primeiro, a fim de que não venham a ocorrer situações de esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidações, deterioração, obsoletismo, perda de propriedades físicas, endurecimentos, ressecamentos e outras situações que impliquem em perda de material. 2.5. Transporte O transporte faz parte das preocupações básicas do administrador de materiais. Seja ele interno ou externo, um baixo desempenho na sua execução pode comprometer a atividade fim da organização. Deve-se estar sempre atento às modernas técnicas e equipamentos de transporte, além da evolução das relações comerciais com aquelas empresas prestadoras de serviço nesta área, que podem vir a ser empregadas como uma importante maneira de economia de tempo e recursos. Essa função compreende todas as tarefas, responsabilidades e relacionamentos utilizados na movimentação/deslocamento de materiais demandados pelo processo de criação de bens e serviços. Devido à sua natureza, pode-se dizer que é realizado dentro do sistema de produção a fim de deslocar materiais: • do recebimento para o almoxarifado; • do almoxarifado para a unidade de produção; • de uma unidade de produção para outra; • de uma unidade de produção para o almoxarifado; • do almoxarifado de produtos acabados para o despacho. Qual é o melhor modal? Transporte rodoviário, aéreo, marítimo, ferroviário? Para cada rota há uma possibilidade de escolha, que deve ser feita mediante uma análise profunda de custos, muito além de uma simples análise do custo baseada em peso por quilometragem (Kg/Km). Para cada
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