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Sistemas de Informação - Paragidmas Figura 1: Ambiente de um Sistema Empresarial Dado: qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Informação: é o dado trabalhado, que permite a pessoa tomar decisões adequadas. Sistema de Informações é um conjunto de regras e procedimentos para o fornecimento de informações precisas e oportunas às pessoas de uma organização, particularmente os gerentes. * São todos os sistemas que tratam dados e informações dentro de uma empresa; * Podem ser classificados sob uma perspectiva do tipo de decisão ou tarefa envolvida no problema tratado pelo sistema. Figura 2: “Sistema de Informação é Administração dentro da Administração. É um ferramenta para converter informação em ação.” Exemplos de Sistemas de Informação SAD - Sistema de Apoio à Decisão SE - Sistema Especialista SAE - Sistema de Apoio ao Executivo SIG - Sistema de Informações Gerenciais SIF - Sistema de Informações Financeiras SIP - Sistema de Informações de Produção SIM - Sistema de Informações Mercadológicas SSD - Sistemas de Suporte à Decisão SISTEMAS DE GESTÃO EMPRESARIAL (ERPs) – Enterprise Resource Planning. DATA WAREHOUSES. ALGUNS CONCEITOS Sistemas de Apoio à Decisão São softwares que ajudam o usuário que toma decisões. Os programas de planilha podem ser considerados ferramentas genéricas de apoio à decisão quando usados para analisar um problema. Inteligência Artificial O programa é construído de maneira a simular a capacidade de raciocínio humana. Sistemas Especialistas Podem ser aplicados eficientemente para organizar os conhecimentos e procedimentos necessários para automatizar as decisões menos estruturadas - usam raciocínio simbólico. Sistemas de Apoio ao Executivo São softwares que apoiam as pessoas que dirigem uma organização. Geralmente controlam informações referentes a planejamento estratégico, mudanças ambientais etc. São importes auxiliares para que os executivos tracem a estratégia da organização. Sistemas de Informações Financeiras São softwares que apoiam o controle financeiro tais como contas à pagar e receber. Sistemas de Informações de Produção São softwares voltados para o planejamento e controle da produção. Sistemas de Informações Mercadológicas: são softwares que apoiam as áreas de marketing e controlam informações de mercado. Sistemas de Suporte à Decisão: similar aos sistemas de apoio à decisão. Sistemas de Gestão Empresarial: são softwares que fornecem informações integradas. Integram todos os setores de uma organização trazendo melhoria na distribuição de informações, conhecidos com ERP’s. Data Warehouses São conjuntos de ferramentas que ajudam extrair informações compreensíveis e válidas de grandes bases de dados. Essas ferramentas: • Capturam e integram dados de maneira a representar toda a empresa; • Pesquisa os dados em busca de informações; • Organizam e apresentam as informações de maneira a permitir decisões complexas. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS São softwares de apoio à decisão que apresentam informações para os gerentes e num nível de detalhamento adequados à análise gerencial. No caso da empresa o sistema de informação mais visado é o Gerencial mais conhecido como SIG. Gerencial é o processo administrativo, planejamento, organização, direção e controle voltado para os resultados. Esse sistema visa melhor retorno sobre a informação, quer dizer, melhorar o lucro aumentar as oportunidades e por conseqüência diminuir os custos. Implementação O SIG deve ser muito bem desenvolvido e implementado e ter efetiva colaboração na atividade fim da empresa. Para implementar um sistema desse nível é necessário que se faça, uso da informática, fazer uma pesquisa em dois ambientes organizacionais o interno e o externo. Externo seria a análise do ambiente como um todo a partir de pesquisas de mercado, espionagem em outras empresas, pesquisas de satisfação do cliente. Avaliar como anda a política governamental, quais as medidas econômicas vigentes. Interno análise de departamento, como Contabilidade, para analisar os últimos custos em determinados itens, Departamento Financeiro quanto foi faturado nos últimos meses? Recursos Humanos tem desde emprego dos funcionários à níveis de satisfação. Parâmetros devem ser expressos conforme a necessidade de cada empresa, é necessário que o material analisado esteja de acordo com o nível de gerência. Hoje mais do que nunca busca-se a maximização dos lucros e minimização dos custo, e o tramite interno e externo de papéis deve acabar nos próximos anos, porque com a tecnologia da informática existente a necessidade de existir o papel é quase nula. • Um fator muito importante ao se implementar um sistema de informação na empresa é que as pessoas, funcionários, todos os envolvidos no processo devem estar treinados, porque se isso não acontecer a cultura organizacional continua a mesma, sendo assim, a tecnologia pode ser a melhor mas se as pessoas não estiverem satisfeitas o processo não evolui. COMPONENTES, CONDICIONANTES, NÍVEIS DE INFLUÊNCIA E NÍVEL DE ABRANGÊNCIA Existe uma necessidade constante de evolução do conceito dos instrumentos organizacionais, devido às constantes alterações nos planos econômicos, social, político e fiscal. Por isso, os fatores envolvidos no desenvolvimento de sistemas de informações tem sido objeto de inúmeros estudos. Modelo é a apresentação abstrata e simplificada de uma realidade em seu toda ou em partes, ou seja, o modelo apresenta a descrição simplificada de um sistema explicando o seu funcionamento. Antes de se conhecer o modelo básico, se faz necessário enfocar o modelo geral, que procura alocar o Sistema de Informações Gerenciais - SIG - dentro de um processo administrativo. CONTROLE E AVALIAÇÃO O modelo geral demonstra uma perfeita interação do SIG com os objetivos, estratégias e políticas estabelecidas através dos processos de planejamento (estratégico, tático e operacional); com as unidades organizacionais. Existe também a função de gerenciamento destas várias funções apresentadas no modelo geral de SIG, sem a qual nada, ou quase nada, irá ocorrer. O modelo específico pode ser delineado considerando os níveis de abrangência e de influência, os condicionantes e os componentes do SIG. NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA DO SIG a) Nível corporativo do SIG Este nível de abrangência refere-se ao sistema de informação inerente ao negócio ou grupo de negócios em que a corporação atua e/ou irá atuar. Pela sua própria abrangência, este SIG deve ter sustentação em questionamentos de elevada validade estratégica. b) Nível de UEN do SIG Neste caso, o SIG está relacionado a uma Unidade Estratégica de Negócio - UEN. Unidade estratégica de Negócios - UEN - é uma unidade ou divisão da empresa responsável para desenvolver uma ou mais AEN - Áreas Estratégicas de Negócios. Área Estratégica de Negócios - AEN - é uma parte ou seguimento do mercado Com o qual a corporação ou a empresa, de suas UEN, se relaciona de maneira otimizada Uma AEN pode compreender diversas empresas de uma corporação ou, de maneira mais simples, engloba apenas uma divisão de produtos ou algumas poucas linhas de produtos. c)Nível de empresa do SIG Neste caso, o SIG tem a abrangência de uma empresa atuando de forma interativa com o seu ambiente. O SIG refere-se, também, neste caso, às situações de abrangência corporativa e deUEN. NÍVEIS DE INFLUENCIA DO SIG Os níveis de influência do SIG são: a) Nível estratégico: que considera a interação entre as informações do ambiente empresarial (estão fora da empresa) e as informações internas da empresa. Corresponde ao SIE - Sistema de Informações Estratégicas. b) Nível táticos: que considera a aglutinação de informações de uma área de resultado e não da empresa como um todo. Corresponde ao SIT - Sistema de Informações Tática. c) Nível operacional: que considera a formalização, principalmente através de documentos escritos das várias informações estabelecidas. Corresponde ao SIO - Sistema de Informações Operacionais. A razão básica de considerar, de forma separada, estes três níveis de influência é que cada um deles pode ter um tipo e amplitude de influência sobre o SIG. Na realidade, esta separação dos três níveis de influência do SIG também tem a vantagem de propiciar uma situação de interligação com os três tipos, ou níveis, de planejamento nas empresas, o planejamento nas empresas, o planejamento estratégico, tático e operacional. CONDICIONANTES DO SIG a) Objetivos, estratégias e políticas da empresa. Objetivo é o alvo ou situação que se pretende alcançar. Estratégia é a ação ou caminho mais adequado a ser executado para alcançar os objetivos estabelecidos. Política é a definição dos níveis de delegação, faixas de valores e/ou quantidades limites e de abrangência das estratégias e ações para a consecução dos objetivos. b) Fatores ambientais da empresa Fatores ambientais são os aspectos externos à empresa que, dentro de um limite específicos, se possa conceber como tendo alguma influência sobre a operação da empresa. São exemplos ambientais: clientes, fornecedores, governos, concorrentes, etc... Cada uma destes fatores ambientais tem maior ou menor condicionamento sobre o delineamento do SIG. A identificação do que e externo ou ambiental ao sistema depende, basicamente, da abrangência do sistema considerado. É por isso que se poderia ter um quarto nível de abrangência do SIG, que seria o do sistema considerado (contabilidade, custos, produção, recursos humanos, etc...). Não se deve, porém, evidenciar este quarto nível de abrangência do SIG porque se tem verificado que, toda vez que não se considera o todo (corporação, UEN ou empresa), a qualidade do SIG fica prejudicada. O ideal é o SIG ser desenvolvido de "cima para baixo" e de "baixo para cima", ou seja, o SIE ser detalhado em SIT e estes em tantos SIO existentes e, posteriormente, aglutiná-los em tantos SIT quanto forem necessários. E, finalmente, fechar os SIT em um único SIE. Esta forma interativa de trabalhar com o SIG é, seguramente, a que melhor resultado proporciona para o processo decisório nas empresas. A alocação de outras empresas do mesmo setor de atuação da empresa considerada nos quadrantes da figura acima pode proporcionar uma situação interessante de análise de posicionamento. c) qualidade do fator humano A qualidade da informação é outro condicionante importante a ser considerado. Isto porque de muito pouco adianta um SIG bem estruturado e com boa sustentação na qualidade do fator humano se não existir efetiva qualidade nos insumos do SIG, que não representados pelas várias informações necessárias. e) tecnologia da empresa Tecnologia é o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados. Por exemplo, o nível de tecnologia inerte à informática condiciona o desenvolvimento e a implementação de um SIG. f) Relação custo x benefício Outro fator condicionante a ser abordado é a relação custo x benefícios do SIG, a qual deve estar bem analisada e entendida pelos vários executivos envolvidos. É natural que os benefícios devam ser maiores que os custos e a sua forma de avaliação, ainda que problemática em algumas situações, deve ser perfeitamente aceita na empresa. APLICAÇÕES As aplicações de um sistema de informações, visam principalmente tornar a empresa mais ágil, capaz de definir com mais clareza a situação da empresa no mercado, planejar estratégias, pontos fortes, e fracos, recursos, movimentos dos competidores, definição dos consumidores. Tem enfoque voltado para os resultados considerados. Enfim o sistema deve estar voltando para obtenção de informações, para evitar surpresas, parâmetros de avaliação de desempenho, identificação de oportunidades de negócios para a empresa. METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO: 1 - Identificação e definição das necessidades de informações estratégicas, táticas e operacionais. Quais são as informações necessárias como por exemplo o campo da missão da empresa, negócios atuais e potenciais. Observando que hoje um negócio potencial, amanhã é atual. Relação custo x beneficio, reunindo maior quantidade de informações sobre o negócio potencial visando um enfoque estratégico para que quando ele vier a se tornar atual se faça da maneira certa. A empresa nesta fase deve ter um cuidado especial sobre as fontes de informações, pois tratando-se de fontes externas, pode conter dados ambíguos, e até mesmo antagônicos que não são de fácil análise. 2 - Geração e arquivamento de informações. Temos como principal objeto a pesquisa planejada de um determinado projeto. Nesta fase deve-se ter cuidado sobre os tipos de pesquisa, a abordagem, que pode ser quantitativa ou qualitativa, e as técnicas de reconhecimento e análise dos dados. No planejamento estabelecemos os seguimento do mercado a serem pesquisados, podendo-se usar o método probabilístico ou estratificado. 3 - Geração e avaliação Consiste propriamente na análise dos dados obtidos e a partir daí iniciar a análise tendo como principais pontos: • relevância • consistência • urgência • confiabilidade • precisão Feita análise devemos transformar os dados em informações gerenciais para facilitar o processo na tomada de decisões. Devemos tomar muito cuidado nesta fase levando em conta os aspectos de urgência, confiabilidade dos dados, eficiência quando os dados são transmitidos de uma fonte para outra. 4 - Disseminação de dados e informações Correspondente a parte operacional trata da distribuição das informações de acordo com as necessidades da empresa. Para que ocorra com perfeição deve-se ter feito antes uma análise da necessidade e utilidade das informações atendendo ao quesitos de: • objetividade • prioridade • eficácia • necessidade especifica • eficiência • brevidade • clareza • conteúdo • rapidez • atualidade • efetividade 5 - Utilização das informações da empresa É a incorporação das informações nos processos de decisão da empresa nos seus três níveis. Grande utilização no planejamento empresarial (estratégico, tático, operacional) mas que nota, também o comprometimento do executivo da empresa. 6 - Retroalimentação "feedback" das informações Aspecto que visa fechar o circuito do sistema de informações, método também que o executivo analisa o ambiente e todas as mutações que possam ocorrer dentro do cenário econômico, político e social, independentes ou em conjunto. Paradigmas Internet X SIGs A informática evolui em dois planos. Num primeiro plano, evolui em seus princípios, diretrizes básicas de constituição da arquitetura dos sistemas de informação. Num segundo plano, evolui verticalmente em tecnologia. No primeiro plano, por exemplo, um novoparadigma se estabelece com o uso intensivo de bancos de dados no desenvolvimento de aplicações; no segundo plano, um conjunto de fornecedores desenvolve bancos de dados para suporte a gigantescos volumes de informação, da ordem de terabytes. A primeira evolução alterou nossa maneira de desenvolver sistemas, a segunda, definiu nossa escolha por um ou outro fornecedor devido ainda a necessidades intrínsecas ao nosso negócio. Neste item, vamos passar em revista as mudanças nas evoluções de primeiro plano que devem ser levadas em consideração no desenvolvimento dos serviços a serem oferecidos aos contribuintes via Internet, de forma a torná-los o mais perenes e afinados com as perspectivas de evolução que se apresentam. Assim direcionados, aos princípios que regem a informática, princípios estes que se estabelecem por mais longo prazo, haverão os técnicos das Secretarias de Fazenda tornarem-se aptos a distinguir soluções aderentes aos princípios que se mantém “atemporais” , das soluções verticais, de ciclos mais curtos de mudança. Computadores, bancos de dados, redes, software, enfim, os componentes da infra-estrutura de um ambiente de tecnologia da informação, sofreram crescentes melhorias técnicas (capacidade, interoperabilidade, velocidade etc), ao mesmo tempo em que o ambiente competitivo forçou fornecedores a seu barateamento. Resultado destas evoluções, passou-se em reavaliação o uso dos recursos computacionais de forma a otimizar sua utilização e a aumentar sua performance em conjunto. A partir destas mudanças, ergueram-se novos paradigmas, dentre os quais, os que compreendem a arquitetura centrada em redes. No início, o acesso a mainframes via terminais burros constituía-se como uma arquitetura em uma camada, onde tratamento e armazenamento residiam num só local, o mainframe. Com o advento da microinformática, foi removida parte da carga para os PCs , o que passou a definir uma arquitetura em duas camadas (cliente e servidor). Visto a princípio como vantajosa, a arquitetura em duas camadas implicava na atualização e manutenção de um número crescente de estações a cada mudança de software. As empresas, confrontadas com o ônus, financeiro e operacional, de lidar com uma arquitetura cliente/servidor em duas camadas, onde os clientes, “engordados” por uma infra-estrutura local, cobravam crescentes custos de administração, atentaram-se para as possibilidades conferidas por uma arquitetura adicionada em uma nova camada. Esta nova arquitetura bipartiu servidores, em servidores de aplicações (abrigando a lógica dos programas ou do negócio) e de bancos de dados (armazenando os dados e centralizando arquivos), ao mesmo tempo que manteve clientes “enxutos”, com pouco mais do que a infra-estrutura capaz de suportar um browser. A esta arquitetura tripartida, denominou-se arquitetura em três camadas (three-tier), nela repousando a maioria das aplicações em Internet e Intranet da atualidade. Esta arquitetura apresenta assim inúmeras vantagens sobre as anteriores, destacando-se: Qualquer equipamento que possa rodar um browser (Mac, PCs, Javastation, NCs etc), novos e antigos, permitem o acesso padronizado às aplicações; A colocação da lógica comercial numa camada intermediária possibilita a atualização das aplicações num pequeno número de servidores dedicados ao invés de em centenas ou até milhares de estações clientes; Replicação e sincronização a nível dos servidores permitem o balanceamento de carga e a recuperação automática em caso de falhas, tornando os sistemas mais robustos, confiáveis e de melhor desempenho; Permitem, ainda, a padronização de acesso a sistemas, favorecendo a aculturação de usuários com mínimo de treinamento e com os mais diversos perfis e Garante o acesso a qualquer hora e a partir de qualquer lugar, favorecendo as mudanças nos processos empresariais no que toca o relacionamento das empresas com seus funcionários, clientes e parceiros. A estas evoluções somaram-se tendências ao desenvolvimento de sistemas distribuídos com orientação a objetos e uso intensivo da Web para realização de transações a bancos de dados. Estes conceitos, reunidos, receberam diversas nomenclaturas, segundo os fornecedores que os adotam, mas, à parte pequenas digressões lingüísticas e de interpretação, vê-se comumente referida, a reunião dos mesmos, pelo termo “arquitetura centrada em redes” ou similar. Atualmente, portanto, o desenvolvimento de um sistema de informação define-se não só pelo desenvolvimento de modelos de processos empresariais, de hierarquia de funções e de dados, mas também pela definição de localização dos recursos lógicos junto a uma ou a um subconjunto das três camadas desta arquitetura. Em geral, repousa sobre o “cliente” o código que permite, em boa medida, não onerar a rede com tráfego desnecessário de validações e de cálculos intermediários. Aos servidores de aplicação, e segundo a melhor logística de distribuição, comportar o conjunto de componentes de software que, em conjunto , compreendem a aplicação. E ainda, a nível do servidor de bancos de dados, não só capacidade de armazenamento adequada, como também facilidades que permitam agilizar o uso de linguagens interpretadas, comportar estrutura de dados híbrida (relacional e orientada a objetos) , inclusive oferecendo suporte a serviços de diretório e de busca textual. Seguem a estes novos princípios a instalação de novos padrões de programação, de suporte e de análise, a serem considerados quando do desenvolvimento de aplicações Web. Romeu Menezes romeumenezes@gmail.com www.ensino.rumix.com.br DATA WAREHOUSES. Alguns Conceitos Inteligência Artificial Sistemas Especialistas Sistemas de Informações Gerenciais Implementação Hoje mais do que nunca busca-se a maximização dos lucros e minimização dos custo, e o tramite interno e externo de papéis deve acabar nos próximos anos, porque com a tecnologia da informática existente a necessidade de existir o papel é quase nula. COMPONENTES, CONDICIONANTES, NÍVEIS DE INFLUÊNCIA E NÍVEL DE ABRANGÊNCIA CONTROLE E AVALIAÇÃO NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA DO SIG NÍVEIS DE INFLUENCIA DO SIG CONDICIONANTES DO SIG APLICAÇÕES METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO: 1 - Identificação e definição das necessidades de informações estratégicas, táticas e operacionais. 2 - Geração e arquivamento de informações. 3 - Geração e avaliação 4 - Disseminação de dados e informações 5 - Utilização das informações da empresa 6 - Retroalimentação "feedback" das informações
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