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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 1 SUMÁRIO Conteúdo ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ................................................................ 4 ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4 ORIGEM E HISTÓRICO ......................................................................................................................................... 4 Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5 Idade Média .......................................................................................................................................................... 6 Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6 Idade Contemporânea .......................................................................................................................................... 7 FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8 Classificação segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8 Classificação segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8 Classificação segundo os estágios de sua evolução ............................................................................................. 8 Classificação segundo à extensão de sua atuação ............................................................................................... 8 PRINCÍPIOS ................................................................................................................................................................ 8 Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8 Princípio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9 Princípio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9 Princípio da organicidade ..................................................................................................................................... 9 Princípio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9 Princípio do Respeito à Ordem Original ............................................................................................................... 9 ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS .............................................................................. 9 DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ..................................................................................... 9 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10 QUANTO À NATUREZA ............................................................................................................................................ 10 QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11 QUANTO AO GÊNERO ............................................................................................................................................. 11 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA .................................................................................................................................. 11 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16 NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA ............................................................................................... 16 PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ............ 18 RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 2 REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19 AUTUAÇÃO ............................................................................................................................................................. 19 CLASSIFICAÇÃO ....................................................................................................................................................... 19 EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................................................................... 19 CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO) .................................................................................................. 19 PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 19 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20 TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20 VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20 PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21 DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21 TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21 SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23 SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23 ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23 MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24 MÉTODO ALFABÉTICO ............................................................................................................................................24 Regras de Alfabetação ........................................................................................................................................ 25 MÉTODO NUMÉRICO .............................................................................................................................................. 27 Método Numérico Simples ................................................................................................................................. 27 Método Numérico‐Cronológico ......................................................................................................................... 28 Método Numérico‐dígito‐terminal ..................................................................................................................... 28 MÉTODO GEOGRÁFICO .......................................................................................................................................... 28 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29 Aplicação Prática do Método Ideográfico .......................................................................................................... 30 ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31 NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS ............................................................................................................... 32 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED .................................................................................... 32 CERTIFICAÇÃO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32 CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32 ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA ........................................................................................ 33 CONFIDENCIALIDADE .......................................................................................................................................... 33 AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33 ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 3 DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRÔNICO ..................................................................................... 34 CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34 RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35 VALIDADE ............................................................................................................................................................ 35 DIGITALIZAÇÃO ....................................................................................................................................................... 36 MICROFILMAGEM ................................................................................................................................................... 36 LEGISLAÇÃO ................................................................................................................................................................ 37 Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. .......................................................................................................................................................... 37 Decreto 4.073, de 03/01/2002 – Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. .................................................................................... 39 Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, e dá outras providências...................................................................................... 43 Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ............. 45 Decreto 1.799, de 30/01/1996 – Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ...................................................................................................... 46 Resolução Conarq 10, de 06/12/1999 – Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. .............................................................. 48 Decreto 4.553, de 27/12/2002 – Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências. ............................................................................................................................................... 51 Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução 4, de 28/03/1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades ‐ Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades ‐ Meio da Administração Pública. ........................................................................................................................................... 58 ÉTICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59 Código de Ética do Arquivista – Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 4 ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO O arquivo de uma instituição funciona como o guardião das informações ali existentes. Para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. Informação: pode ser definida como idéia ou conhecimento. Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentosdo homem numa determinada época ou lugar. No momento em que o indivíduo registra uma informação em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então surgiram os primeiros arquivos. Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo: “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”. Heloísa Almeida Prado define arquivo como “a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores” e que “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue”. Ao analisarmos tais definições, poderemos concluir que: 1 – Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma; 2 – Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários gêneros (textual, iconográfico, audiovisual...), ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente no gênero textual e em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, têm seu suporte alterado pelos arquivos, visando garantir a permanência das informações ali depositadas (processo de microfilmagem, mudança de mídia de documentos digitais etc) ; O termo arquivo pode também ser usado para designar: • conjunto de documentos; • móvel para guarda de documentos; • local onde o acervo documental deverá ser conservado; • órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; • títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa. ORIGEM E HISTÓRICO Sendo a Suméria, por volta de 3300 a.C., um pólo comercial havia o surgimento de muitas contas, elaboração de registros etc. assim dando origem às escrituras e aos arquivos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 5 Segundo Manuel Romero Tallafigo a história dos arquivos está dividida em duas etapas: Antigo Regime e Novo Regime. Tendo a Revolução Francesa como pontapé inicial para a Soberania Nacional, isto é, os arquivos como uma propriedade da nação. Idade Antiga Como característica geral, na Idade Média, não existia uma divisão dos arquivos em correntes e intermediários gerando um princípio de que o arquivo é considerado todo o tipo de documento. Na Mesopotânia e Síria os documentos eram basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades administrativas. No caso da madeira o conteúdo (a escrita) não era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma pequena camada de cera onde era feita a impressão. A argila atendia ao público do comércio com registros de impostos e balancetes comerciais. Era de fácil manejo e tinha forma quadrada com as pontas arredondadas. Ernst Posner sugere três tipos de arquivamento dos tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de estantes abertas onde serão colocados os tabletes um ao lado, encostado no outro da mesma forma que livros em bibliotecas. Por último ele indica a guarda dos tabletes em caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram identificados. Os tabletes que têm sido encontrados estão revelando várias correspondências entre muitos povos revelando o valor dos arquivos para a sociedade. Tablete de argila No Egito a existência dos documentos está fortemente ligada ao Estado burocrático, que articula os documentos tanto para a administração quanto para o registro e aplicação de suas leis. O material mais usado no Egito era o papiro. Também havia a existência de outros materiais para registro. Os egípcios usavam como suporte couro de animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica etc. Devido à leis como o registro de transações comerciais e outros, a constante elaboração de decretos por parte do faraó, havia uma crescente acumulação de documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de organização destes documentos. Na época havia a divisão em quatro departamentos. papiro A Grécia, segundo Aristóteles, tinha grande afinidade com os arquivos pois sua política se identifica com os princípios arquivísticos. Com o material mais usado sendo o papiro podiam ser conservados em nichos. Devido a resistência os documentos importantes eram impressos em tabletes de madeira ou bronze. O único estabelecimento arquivístico registrado na época na Grécia era o Metroon de Atenas. Onde eram guardados os documentos privados e públicos (autógrafos - documentos originais, antígrafos - cópias documentais). Segundo Posner na Grécia já havia uma distinção entre arquivo corrente e não corrente. A história do arquivo romano tem sido dividida nas etapas da República e Império. Independente da etapa o material mais usado era o tablete de argila, pois era barato e de fácil obtenção na Itália. Os papiros e pergaminhos também eram usados, porém em menor quantidade. Em Roma podemos ver a existência de arquivos privados situados dentro de residências. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 6 Com a instituição da República o Arquivo Central do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava tabletes públicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, cópias de projetos etc.) Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se, contudo os tabletes nunca desapareceram. Devido a centralização do poder o Tabularium (lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a ser de interesse somente do império. Com a divisão do império e Ocidental e Oriental houve um crescente aumento do número de documentos provocando uma grande desorganização onde não se encontrava determinados documentos, obrigando os oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para obter cópias de documentos não encontrados. A China tem arquivos de documentos ligados à dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de tartaruga assim como ossos de animais principalmente o omoplata bovino. Esse tipo de escritura é denominada jinwen. Com constantes evoluções no suporte da escrita a China é marcada por essas mudanças. A Cai Lun foi atribuído o caráter de inventor do papel. Ele era um servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com o baixo custo foi levado para o ocidente pelos árabes dando origem à produção de um grande volume de documentos. A partir daí deu-se início à preocupação com as técnicas de preservação e restauração. Na África não vamos nos deparar com grandes acervos arquivísticos, mascom a - tradição oral -. Em Senegal existe um método de preservação da memória muito interessante, o Cantante. Neste método as pessoas narram grandes epopéias de heróis africanos, informações que são transmitidas de geração em geração. A Mesoamérica é uma área de definição cultural (Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca a origem das escrituras é registrada através de hieróglifos encontrados em pedras. Os suportes utilizados são muitos diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas sobre muros, recipientes de cerâmica etc.) A aparição do arquivo para os aztecas foi importante para o registro dos territórios conquistados. Na Sudamérica, ou América do Sul, o questionamento sobre a existência de um arquivo é geral. Devido a problemas coloniais os investigadores negam o arquivo durante essa época. Há, porém, depoimentos que afirmam a existência de primitivos e pequenos arquivos. Idade Média Devido às invasões dos bárbaros-germanos quase todos os arquivos foram destruídos. O período compreendido entre os séc. V e X foi o trecho da história onde mais se destruíram arquivos e a época onde havia poucas pessoas que praticavam a atividade arquivística. Com a expansão árabe para o Ocidente através da conquista da Espanha e a técnica de produção de papel, algumas práticas arquivísticas já se tornaram usuais, mas não havia nenhum Arquivo na Europa. Um fator que determinou o ressurgimento do arquivo na Europa foi a implantação de estudos voltados à Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de registro como os documentos e os arquivos. Os arquivos foram surgindo de forma independente. No séc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos registros, formando grandes acervos perante as corte soberanas. Idade Moderna O Estado continua usando o arquivo como um instrumento para o governo e de administração de muita importância para a organização. Para muitos estados ou impérios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em relação a seus bens contratuais, decretos etc. Já havia a preocupação com que iria manusear os documentos. Também havia uma preocupação na criação de cópias para o empréstimo de documentos, limpeza dos documentos, ordem de classificação e regras para o acesso evitando a deterioração dos originais. No ano de 1632, Baldassarp Bonifácio escreveu o primeiro tratado que determinava o método de uso e manuseio do arquivo. Em seguida vários decretos foram emitidos por, praticamente, toda a Europa. Com a busca do Novo Mundo (Américas) a Espanha levou consigo seu costumes arquivísticos. Com a fundação de novas cidades houve o surgimento da atas de fundação, testamentos, cartas, inventários etc. Como na Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e organizados. O regimento de segurança e uso foram os mesmos que aplicados na península. Ao invés do Estado eram os órgãos eclesiásticos que tomavam conta do documentos civis. A partir do séc. XVIII os arquivos começaram a ser implantados nas universidades associada a um caráter diplomático. Também surge a carreira universitária Arquivística na Universidade de Maguncia (Alemanha). NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 7 Idade Contemporânea No fim do séc. XVIII a arquivística é vista como ciência assim como nos dias de hoje. Com a Revolução Francesa há uma troca significativa nos métodos de administração, métodos de governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas levam os arquivos mudarem completamente as suas teorias arquivísticas. A criação de um serviço de arquivo próprio foi uma das primeiras medidas da Assembléia Nacional. A Assembléia decretou a custódia e exibição de suas atas a uma instituição que posteriormente se tornou o Arquivo Nacional de Paris. Principais conseqüências do período revolucionário. O fim do conceito de que o acervo arquivístico era somente para o acesso de autoridades trouxe um novo público para os fundos arquivísticos. O valor cultural e histórico do arquivo foi decisivo para a abertura de Arquivos Históricos. Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o objetivo de centralizar os documentos de origem pública e privada e eclesiásticos. Devido a falta de espaço físico foi laçada uma lei que determinava a criação dos Arquivos Departamentais. Ao contrário que na Espanha, na Itália, os arquivos eram organizados separadamente das bibliotecas. Consequentemente, começam a surgir associações de arquivos separadas dos bibliotecários. Em 1841 foi definido pela primeira vez o princípio de proveniência. Segundo o arquivista, diplomata e historiador francês Natalis de Wailly, todos os documentos que vem de um corpo, um estabelecimento, família ou um indivíduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos segundo a sua proveniência. Em 1880 foi definido outro princípio, o respeito a ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar a ordem que foi dada aos documentos pelo seu órgão gerador. Esse princípio é a essência da ciência arquivística moderna. FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente ; 2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da instituição. Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a) contar com pessoal qualificado e em número suficiente; b) estar instalado em local apropriado; c) dispor de instalações e materiais adequados; d) utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; e) contar com normas de funcionamento; f) contar com dirigente qualificado, preferencial, mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia. Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda ”. Observa-se, portanto, que o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a administração, servindo de base para eventuais tomadas de decisões e ainda para a preservação da história. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 8 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sobo qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: • as entidades mantenedoras (públicos ou privados); • a natureza dos documentos (especial ou especializado); • aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) ; • à extensão de sua atuação (setorial e central). Classificação segundo as entidades mantenedoras De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, ou ainda, por entidades privadas encarregadas da execução de serviços públicos, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a que estão vinculados, os arquivos podem ser classificados em: públicos, quando mantidos por um órgão público, em qualquer esfera de atuação; institucionais: quando mantidos por associações, igrejas ou entidades sem fins lucrativos; comerciais: quando mantidos por firmas, empresas ou indústrias; pessoais ou familiares: quando mantidas por pessoas físicas. Classificação segundo a natureza dos documentos Arquivos especiais: Arquivos que mantêm sob sua guarda documentos de formas físicas variadas e que exijam cuidados especiais em sua guarda e conservação. É o caso de arquivos que guardam documentos em meio digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides, microfilmes, fitas de vídeo etc. Arquivos especializados: Arquivos que mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento. São exemplos os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Classificação segundo os estágios de sua evolução Com relação ao estágio de evolução, os arquivos classificam-se em correntes, intermediários e permanentes. Arquivos correntes: São aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição. Arquivos intermediários: São aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que ainda podem ser utilizados para fins administrativos; Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os documentos que, já tendo cumprido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição. Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em concursos públicos, esta classificação merecerá um tópico à parte (ciclo vital dos documentos), onde serão abordados com maior profundidade. Classificação segundo à extensão de sua atuação Com relação à extensão de sua atuação (localização física), os arquivos classificam-se em setoriais ou centrais/gerais. Arquivos setoriais: São aqueles instalados nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia. Arquivos centrais/gerais: São aqueles que estão localizados fora dos setores de trabalho e acumulam, em um único local, documentos provenientes dos diversos setores da instituição, de forma centralizada. PRINCÍPIOS Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos. De um modo geral, este princípio fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 9 Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência (instituição) Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. Fundo fechado: Fundo que não recebe mais acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Princípio da Cumulatividade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Princípio da Indivisibilidade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da organicidade O acervo deve refletir a estrutura interna e as competências / atribuições de seu órgão produtor, mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo. Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm estreita relação com os demais documentos pertencentes ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um documento de arquivo retirado de seu conjunto perde muito do seu significado. Princípio da Unicidade Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Princípio do Respeito à Ordem Original Os documentos devem ser mantidos no arquivo na mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os criaram. Não se explica quando os documentos na fase corrente não receberam uma organização adequada. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso às informações), sua forma de atuação e suas características básicas são diferentes. Poderíamos assim definir cada instituição: Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos. Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra, doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional (preservar as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo), a finalidade das bibliotecas é essencialmente cultural (guarda de informações para estudo). Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas (livros) são produzidos em numerosos exemplares, espalhados pelas inúmeras bibliotecas existentes. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas: 1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa freqüência) ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastantede um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 10 outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados, o que não quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar tramitando todo o tempo. 2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados, em alguns países que adotam esta teoria, de limbo ou purgatório”. 3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva”. São classificados como permanentes os documentos : – que revelam a origem e a constituição da instituição; – que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo; – normas e regulamentos; – demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição. Essas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e cada uma das fases corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc) adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária e permanente, nas quais é muito comum a utilização de caixas-arquivo. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À NATUREZA Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Graus de sigilo Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo : – ultra-secreto; – secreto; – confidencial; – reservado. A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultra- secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra- secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior. A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 11 São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional. Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. No Brasil, a atribuição do grau de sigilo e o controle dos documentos sigilosos é regulamentada pelo Decreto nº 4.553/2002, transcrito no capítulo referente à legislação arquivística. QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA Denomina-se espécie de um documento o seu aspecto formal, ou seja, a aparência que o mesmo assume a partir das informações nele contida. Em geral, há nas instituições diversas espécies de documentos, como ofícios, memorandos, atas, declarações, avisos, requerimentos etc. Quando reunimos a determinada espécie a função ou atividade que o documento irá exercer, criamos uma tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental resulta da soma da espécie do documento com sua atividade. Exemplos: Contrato (espécie) Contrato de trabalho (tipologia documental) Contrato de locação (tipologia documental) Declaração (espécie) Declaração de imposto de renda (tipo documental) Declaração de bens (tipologia documental) Alvará (espécie) Alvará de funcionamento (tipologia documental) Alvará de construção (tipologia documental) QUANTO AO GÊNERO Quanto ao gênero, os documentos são classificados em: – Documentos escritos ou textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões. – Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. – Documentos sonoros: documentos cuja informação esteja em forma de som/áudio. Ex.: escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete. – Documentos filmográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: filmagens e vídeos. – Documentos informáticos ou digitais: documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrônicos para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. – Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas e plantas. – Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA A seguir estão relacionados os temos técnicos utilizados nesta publicação, de acordo com as definições dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionário de Terminologia Arquivística. ACERVO Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo. ACESSO Possibilidade de consulta a documentos.Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviço educativo, de referência e divulgação. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 12 ACONDICIONAMENTO Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio. ACUMULAÇÃO Reunião de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma instituição ou pessoa. ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Direção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo. ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS. AMOSTRAGEM Técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto. ANEXAÇÃO Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. ANEXO Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de conteúdo, em caráter definitivo. APENSAÇÃO Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. APENSO Documento juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo. ARMAZENAMENTO Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim. Ver também ACONDICIONAMENTO ARQUIVAMENTO 1. Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos 2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação Ver também ARRANJO e MÉTODO DE ARQUIVAMENTO. ARQUIVO 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ao longo de suas atividades. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e a utilização de arquivos. ARQUIVO ADMINISTRATIVO 1. Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo técnico. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo administrativo. ARQUIVO CENTRAL Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado de arquivo geral. Ver também ARQUIVO SETORIAL. ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente. ARQUIVO ESTADUAL Arquivo público mantido pela administração pública estadual. ARQUIVO GERAL Ver ARQUIVO CENTRAL. ARQUIVO HISTÓRICO Ver ARQUIVO PERMANENTE. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente e que aguarda destinação. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário. 3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários. ARQUIVO MUNICIPAL Arquivo público mantido pela administração pública municipal. ARQUIVO NACIONAL Arquivo público mantido pela administração central ou federal de um país. ARQUIVO PARTICULAR Ver ARQUIVO PRIVADO. ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 13 ARQUIVO PRIVADO Arquivo acumulado por pessoa física ou jurídica de direito privado. ARQUIVO PÚBLICO 1. Arquivo acumulado por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. 2. Arquivo integrante da administração pública. ARQUIVO REGIONAL Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada região. ARQUIVO SETORIAL 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial, existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado. ARQUIVO TÉCNICO 1. Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo administrativo. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo técnico. ARRANJO Seqüência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos. ATIVIDADE-FIM Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição. Ver também ARQUIVO TÉCNICO e ATIVIDADE-MEIO. ATIVIDADE-MEIO Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição. Ver também ARQUIVO ADMINISTRATIVO. AVALIAÇÃO Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Ver também COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda permanente. Ver também TEORIA DAS TRÊS IDADES CLASSE Cada divisão que compõe um sistema de classificação. CLASSIFICAÇÃO 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de acesso. Também chamada classificação de segurança. CLASSIFICAÇÃO DECIMAL Ver MÉTODO DECIMAL. CÓDIGO Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números que mediante uma convenção, representam dados. Ver também NOTAÇÃO. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Sistema de código derivado de um Plano de Classificação. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo. CONSERVAÇÃO Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos. CONSULTA Busca direta ou indireta de informações. DATA DE ACESSO Período a partir do qual, terminado o prazo de restrição de acesso, o documento está liberado para consulta. DATAS-LIMITE Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do período abrangido por um conjunto de documentos. DESCARTE Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, após avaliação, com a finalidade de encaminhá-los a uma instituição ou pessoa. Ver também ELIMINAÇÃO NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 14 DESCRIÇÃO Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação. Ver também: TABELA DE TEMPORALIDADE. DOCUMENTAÇÃO 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviçode coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. DOCUMENTO Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado. Ver também, ITEM DOCUMENTAL. DOCUMENTO OFICIAL Documento emanado do poder público ou de instituições de direito privado que produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. DOCUMENTO PÚBLICO 1. Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público. 2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público. 3. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público. DOSSIÊ O dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. ESPÉCIE DOCUMENTAL Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório. FICHÁRIO 1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperação de documentos e informações. 2. Móvel utilizado para guarda de fichas. FUNDO Conjunto de documentos de uma mesma proveniência; termo que eqüivale a arquivo. Também referido como núcleo. FUNDO ABERTO Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador do arquivo continuar em atividade. Também referido como núcleo aberto. FUNDO FECHADO Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá acréscimos de documentos de data posterior a sua existência. Também referido como núcleo fechado. GÊNERO DOCUMENTAL Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentação audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação informática, documentação micrográfica, documentação textual. GESTÃO DE DOCUMENTOS Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Também referida como administração de documentos. GUIA DE RECOLHIMENTO Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. GUIA DE TRANSFERÊNCIA Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. IDENTIFICAÇÃO Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual. ITEM DOCUMENTAL Unidade documental materialmente indivisível. Também referido como peça. Ver também DOCUMENTO. JUNTADA Ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a outro. Termo também aplicado à junção de documentos a um processo. LISTA DE ELIMINAÇÃO Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada. Ver também TERMO DE ELIMINAÇÃO LISTA DE RECOLHIMENTO Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 15 LISTA DE TRANSFERÊNCIA Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. MÉTODO DECIMAL Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. NOTAÇÃO Código de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais, que permite sua ordenação ou localização. NÚCLEO Ver FUNDO. ORDENAÇÃO Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método. PEÇA Ver, ITEM DOCUMENTAL PERÍODO DE RETENÇÃO Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Ver também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE ELIMINAÇÃO Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não considerados de valor permanente. PRAZO DE GUARDA Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção. Ver também PERÍODO DE RETENÇÃO PRAZO DE RETENÇÃO Ver PRAZO DE GUARDA PRESERVAÇÃO Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Princípio básico da Arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores. PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA. PROCESSO Conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. PROJEÇÃO Saliência colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de informações, permitindo rápida visualização. PROTOCOLO Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Ver também ARQUIVO CORRENTE. RECOLHIMENTO 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Ver também RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos permanentes. RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos intermediários. SELEÇÃO Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e conservação de documentos ou arquivos, bem como acesso ágil às informações neles contidas. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 16 SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. TEORIA DAS TRÊS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos são correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a freqüência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário. Ver também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS. TERMO DE ELIMINAÇÃO Instrumentoque reúne informações sucintas sobre os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados. Ver também LISTA DE ELIMINAÇÃO. TIPO DOCUMENTAL Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas- patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Ver TIPO DOCUMENTAL. TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. TRIAGEM Ver SELEÇÃO. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de armazenamento, notação e arranjo. VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros. Ver também VALOR PRIMÁRIO. VALOR FISCAL Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. VALOR HISTÓRICO Ver VALOR PERMANENTE. VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório. VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Ver também VALOR PROBATÓRIO. VALOR PERMANENTE Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Ver também VALOR SECUNDÁRIO. VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição. A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos. O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 17 A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos Físicos: – Luminosidade : a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a exposição dos documentos à luz natural (luz solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. – Temperatura : – Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na casa aproximada dos 22º sua temperatura ideal. – Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco também contribuem para a aceleração do processo de envelhecimento do documento. Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) são extremamente comuns a nossa realidade de país de clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos fenômenos de evaporação e condensação d’água, que estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente. Todo o papel possui uma característica comum: o seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel absorve água e perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local em que está sendo mantido. Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contração e dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manutenção de um acervo é a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de 55%. A medição da temperatura se faz com o uso de termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo- se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos). Químicos: – Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça. – Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração. – Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los, pois as mãos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo recomendado a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los. – Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqüentemente, acabarão por danificar os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não causam tal problema. Biológicos: – Insetos: Vários são os insetos que atacam os documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traças e brocas. – Microorganismos: fungos. – Roedores: ratos. – Homem: danifica os documentos, por utilizá-lo constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los. A melhor estratégia preventiva para evitar a presença de insetos e roedores: • manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; • evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo ; • evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; • retirar o lixo do dia após o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; • substituir os vidros quebrados das janelas; • arejar os armários onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas por algumas horas. Cuidados gerais na conservação dos documentos: Documentos em papel: – As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem) ; – Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos ; – Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; – Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado ; – Não escrever nos documentos; – Não dobrar as páginas; – Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar; – Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; – Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 18 com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento; – Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão; – Durante a limpeza, removem-se grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos; – Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário. Fotografias: – Devem receberproteção individual de boa qualidade; – Devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço; – Não forçar a separação de uma fotografia da outra; – Escrever o necessário somente no verso, com lápis macio. Diapositivos (slides): – Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno); – Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções freqüentes. Microfilmes: – Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade; – Devem ser feitas duplicatas; – A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: – Usar os disquetes de boa qualidade; – Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; – Usar programas antivírus; – Proteger o CD contra arranhões e poeira. Caixas de arquivo: – Utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ; Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de preservação e devem ser realizados em todas as fases do arquivamento. Limpeza do assoalho: – Para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados, o que traz danos irreversíveis para os mesmos, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos úmidos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água ; – A remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienização doméstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. É necessário que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra área do acervo. – Em todo esse processo é fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado. Para saber se está no ponto correto de utilização, deve-se torcer o pano até não pingar nenhum excesso de líquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substituído por outro. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra. PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades : NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 19 – Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação RECEBIMENTO É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados. REGISTRO É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado. AUTUAÇÃO É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos. CLASSIFICAÇÃO Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública. CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO) É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo). PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS A Lei nº 8.159/1991, em seu parágrafo 3º define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituição, de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estará inserida na gestão de documentos. A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. A gestão de documentos tem os seguintes objetivos : • assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; • garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 20 • assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica; • assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação; • contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. Fases As três
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