Atividade estruturada - Mapeamento de uma empresa real.

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UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ - NITERÓI
 
BRUNA DE OLIVEIRA CORRÊA – MATRICULA: 201409031098
MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE UMA EMPRESA REAL
 
Atividade estruturada na Disciplina de Gestão de processos do Curso Gestão em Recursos Humanos da Faculdade Estácio de Niterói como requisito sob a orientação do 
Prof.
 Claudio Domingos.
Introdução
Mapeamento e modelagem de processos
 O mapeamento e a modelagem de processos têm como objetivo facilitar o entendimento de futuros processos de negócios, bem como de processos já existentes, com finalidade de aumentar o desempenho dos negócios, melhorando o nível de satisfação do cliente. Além de permitir a melhoria do desempenho do negócio e um melhor entendimento dos processos, o mapeamento e a modelagem possibilitam ainda a empresa/instituição uma maneira mais clara de visualizar pontos de melhorias, tais como: redução de custos, falhas de integração, redundância das atividades. Algumas técnicas normalmente utilizadas para mapear processos: entrevistas, conferência web, reuniões, workshops, análise de sistemas legados, análise de documentação existente, observação de campo. As informações de entrevistas com os usuários são retratadas graficamente, através de fluxos, a sequência de atividades executadas pelo cargo/função em questão. Esses fluxos são validados juntamente com o profissional entrevistado e os níveis hierárquicos superiores, representando o "diagnóstico da situação atual da empresa ou instituição”. Após obter o "retrato da empresa" é que se inicia o trabalho de divisão dos fluxos validados em Sub-Processos e os Ciclos da Empresa. Essa divisão proporciona a empresa/instituição uma visão sistêmica sobre as suas atividades e o encadeamento lógico entre elas. Entende-se por sub-processo, o desdobramento de um processo/ciclo em fluxos menores que agregam atividades de objetivos similares. Um ciclo/processo é uma série de atividades/objetos, transformando entradas (inputs) em saídas/produtos (outputs), de forma a atribuir determinado grau (tangível) de agregação de valor.
Empresa: Marruan madeiras
Seguimento: Madeiras e materiais de construção em geral
Rede: 2 Lojas
Mapeamento: Unidade Loja Niterói
A EMPRESA
 Fundada em 1997 a Madeireira Marruan é uma empresa voltada ao comércio de produtos de madeiras e materiais de construção em geral, podendo atender os outros diversos seguimentos, como construção civil, arquitetos, decoradores e os diversos setores , que utilizam chapas de madeiras, ferragens, colas, vernizes, seladoras, laminas e outros serviços. 
 A filosofia de trabalho da Marruan madeiras está baseada na satisfação de seus Clientes. Para tanto, procura garantir qualidade dos produtos, preços competitivos e ótimo atendimento, além de praticar uma política empresarial séria e consciente, reinvestindo os resultados no próprio negócio, buscando o crescimento sustentável e continuado e assumindo um compromisso com o meio ambiente e com a sociedade.
 Sua crença está baseada no desenvolvimento profissional de seus Clientes, na valorização das pessoas, no crescimento de nosso negócio e no respeito ao meio ambiente e à sociedade. 
 Visão e Valores refletem no compromisso com o desenvolvimento sustentável.
Identificando o mapeamento dos processos realizados na organização.
	
	1º ETAPA – IDENTIFICAÇÃO DO MACROPROCESSO
	VENDAS A VAREJO DE MADEIRAS E MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO
	
	2º ETAPA – IDENTIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS PROCESSOS DA EMPRESA
	PROCESSOS
	RESPONSÁVEL PELO PROCESSO
	GESTÃO DE RH
	DANIELE COSTA
	GESTÃO FINANCEIRA
	MARCOS TEIXEIRA
	GESTÃO LOGÍSTICA
	ROGÉRIO DA CRUZ
	GESTÃO ADMINISTRAÇÃO
	RUAN CARLOS
	CONFERÊNCIA
	JOSÉ BERNARDINO
	ARMAZENAMENTO
	EDUARDO PEREIRA 
	
	4º ETAPA – ENTREVISTA COM OS ENVOLVIDOS NO PROCESSO – DE VENDAS/FINANCEIRO E PRODUÇÃO
	ENTREVISTADOS
	POSIÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
	MARCOS JOSÉ TEIXEIRA
	FINANCEIRO/NEGOCIADOR
	FLÁVIA SOUZA
	GERENTE DE VENDAS
	JOSÉ BERNARDINO
	GERENTE DE EXPEDIÇÃO
	WAGNER FREITAS
	APARELHADOR DE MADEIRAS
	
	Processos
	Indicadores
	
Fornecedor de material
	
Qualidade dos produtos fornecidos
Tempo de entrega
	
 
Vendas
	
Número de clientes ativos.
Reclamação de clientes.
	
Produção
	
Tempo de entrega dos pedidos.
Aumento na produtividade.
Indicadores de processos.
Mapeamento na atividade de fornecimento de material.
O sócio gerente é o mesmo que negocia com o Fornecedor, onde é analisada a melhor qualidade dos produtos e dos menores preços. Depois de realizada cotação é feito o pedido do material, ao fazer o pedido é enviado para o fornecedor na qual ele retorna com o pedido, valor das mercadorias, frete e prazo de entrega. Se aprovado pelo financeiro é efetuada a compra.
Mapeamento na atividade de vendas
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É feito o pedido pelo cliente, o vendedor faz o cadastro do cliente no sistema com todos os dados possíveis do cliente, pois o mesmo é necessário para a área administrativa. Feito o cadastro, o vendedor analisa juntamente com o gerente de expedição se todo o material solicitado pelos clientes consta em estoque, caso não, o gerente de vendas entra em contato com o fornecedor e solicita o material de acordo com o tempo que seja satisfatório para o cliente. Depois desse procedimento é efetuada a venda e emitida três vias: Uma do cliente, da expedição e outra do caixa.
Mapeamento na atividade de produção.
Após entre a via de expedição para a área de produção. Os ajudantes de produção realizam a retirada das madeiras, caso for bruta, o cliente retira o material na hora se possuir um veículo. Caso o cliente não possua um veículo ou algum meio para retirar o material, o mesmo será entregue na data marcada pelo vendedor. Quando a madeira necessita de corte ou aparelhamento é encaminhado para o aparelhador de madeira realizar o serviço de acordo com as especificações do cliente. Vale ressaltar que materiais para produção não são entregues no mesmo dia.
Desenho do processo de vendas atual.
Situação do processo atual.
 Foi constatado durante o mapeamento do processo de vendas juntamente com a produção, que os materiais dos clientes raramente eram entregues no período marcado entre o vendedor e o cliente.
 Notamos também que, as vendas eram feitas e as entregas eram marcadas sem o consentimento do gerente de expedição, o que torna o processo indevido, já que o pessoal de vendas não tinha noção do que acontecia na área produtiva da empresa e o pessoal da produção alegava que eram feitas muitas vendas e as entregas eram quase sempre marcadas no mesmo dia ou num curto período de tempo. Sendo assim, possuía um prazo muito curto para a produção dos materiais, e que o pessoal da produção não possuía um tempo específico para a produção dos materiais a serem entregues, também foi notado que o pessoal da área de produção não tinha um tempo específico para produzir os materiais a serem entregues, já que eles deviam também estar à disposição para a retirada de materiais para a pronta entrega.
 Esse dois processos na empresa sempre foi muito conturbado, pois os materiais eram não eram entregues nos dias marcados e os clientes ligavam e reclamavam muito da demora e muitos outros até desistiam do pedido, causando um prejuízo até mesmo para a empresa. Já que como precisavam dos materiais para a obra, muitos deles contratavam a mão de obra para o dia em que era marcada a entrega do material e o mesmo não chegava ao prazo acordado. Causando assim, um grande prejuízo ao cliente que tinha que pagar o dia de seus funcionários sem eles terem realizadoo trabalho. 
Os funcionários também entre si geravam muita discussão, o pessoal de vendas reclamava pelo material que não estaria pronto para a entrega e o pessoal da produção alegava que o pessoal da venda só queria saber de vender e marcava as entregas mesmo sabendo da indisponibilidade da entrega no momento.
 Esses e entre outros, são um dos problemas mais comuns que acontecem no dia a dia da empresa.
 
 Pensando nisso, propormos uma solução que muitas das vezes entre si parece básica, mas que dentro deste caso diminui e até elimina esse problema que é bastante comum em muitas empresas. Que tem como objetivo atender as necessidades dos clientes cumprindo os prazos estabelecidos e melhorando também no clima organizacional da empresa.
Desenho do processo de vendas otimizado.
Benefícios do processo otimizado. 
 
 Podemos analisar que foi introduzido na imagem 2 do processo otimizado, que a área de vendas consulte o gerente da expedição para que ele possa dar o aval para o agendamento da entrega do cliente. Pois ele é o responsável por toda entrada e saída de materiais da empresa e organiza juntamente com os ajudantes de produção a entrega dos mesmos.
 Tendo ele esse conhecimento, podemos resolver a questão das entregas no prazo definido. Por tanto fica inteiramente em sua responsabilidade o agendamento das entregas para que se evite o número de reclamações feito por clientes pelo atraso das mesmas.
 Também foi incluído um tema de extrema importância, o pós-venda. Tendo em vista que a empresa deseja melhorar sua imagem no mercado e não ser mais vista como uma organização que não cumpre o prazo com seus clientes. E também serve para que a empresa adquira vantagem competitiva e se destaque diante da concorrência. O objetivo maior do pós-venda é manter o cliente satisfeito através da confiança, credibilidade e a sensação de segurança transmitida pela organização, construindo relacionamentos duradouros que contribuam para o aumento do desempenho para resultados sustentáveis. 
 Por ser uma empresa de médio porte que conta apenas com 13 funcionários, não tendo a necessidade de contratar alguém que fique especificamente nesta área, fica de inteira responsabilidade dos vendedores entrarem em contato com seus clientes.
 Descrição das principais dificuldades encontradas no aplicar os conhecimentos aprendidos em uma situação real:
 Foi possível perceber que a maior dificuldade a ser vencida diante dos processos dentro da empresa, é a mudança de cultura, que transforma uma empresa que trabalhou num ambiente fechado durante 17 anos, em ambiente aberto.
 Outro ponto a comentar seria a questão do comprometimento. Falar de comprometimento na teoria parece-nos muito interessante, porém se este não se exteriorizar no dia a dia da empresa de nada adianta. Todos aqueles que compõem a empresa são importantes para seu crescimento e precisam se conscientizar tornando o comprometimento real. Precisamos observar que este comprometimento pode depender muito das vezes de uma maior motivação e reconhecimento. A empresa precisa de fato colocar isto em prática, o que poucas vezes ocorre.
Foi levantado também certo desequilíbrio no tratamento interno da empresa. Independente de posições é necessário que os empregados tenham tratamento igualitário por parte dos empregadores, para que não gere descontentamento e por fim descomprometimento.
Conclusão
 As atividades realizadas têm contribuído consideravelmente para o entendimento dos processos, aumentando a eficiência e eficácia dos trabalhos realizados, produzindo sistemas condizentes com as especificações de seus interessados.
 Como trabalho futuro pretende – se investir na capacitação dos colaboradores para que eles possam vir compreender a importância de todas as funções realizadas na empresa e em seus processos. Que é uma imprescindível e estratégica para dar maior eficácia e eficiência aos negócios da instituição, em especial, otimizando o funcionamento dos negócios e aumentando a satisfação dos clientes finais de um modo geral.
Referências
CAMPOS, Jorge de Paiva.
Mapeamento De Processos: Uma Estratégia Vencedora.
Disponível Em: <www.abacocursos.com.br/download/artigo_08.pdf > Acesso em: 15 mar 2011.2009.CRUZ, P. O. S.
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 UFRJ. 2004. JUNIOR, Orlando Pavan; SCUCUGLIA, Rafael.
Mapeamento e Gestão por Processos
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 BPM.
 M. Books. 376p. 2011. SANTOS, Arildo.
Mapeamento e Modelagem de Processos de Negócio com BPMN.
Disponível em: <http://www.slideshare.net/Ridlo/mapeamento-e-modelagem-de-processos-de-negcio-com-RPM> Acesso em: 14 mar 2011. 2009.SHARP, A.
Tools for Process Improvement and Application Development
.Bartech House computer library. 2000.WHITE, S. A.
Introduction to BPMN
. IBM Corporation. Elementos gráficos do BPMN. 2004.